Resolución 68 de 2018 SDHBOG
RESOLUCIÓN 68 DE 2018
(mayo 31)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
REGISTRO DISTRITAL N. 6327. AÑO 51, 06, JUNIO 2018. PÁG. 4.
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 537 de 2022 de la Secretaría de Hacienda de Bogotá>
SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA
Por medio de la cual se adopta el Manual de Políticas Contables para la Entidad Contable Pública Bogotá D.C.
LA SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA,
En uso de las facultades que le confiere el literal a) del ARTÍCULO 4o del Decreto 601 del 22 de diciembre de 2014, modificado por el ARTÍCULO 1o del Decreto 364 del 22 de septiembre de 2015, y
CONSIDERANDO:
Que el ARTÍCULO 1o del Decreto Distrital 364 del 22 de septiembre de 2015, que modifica el ARTÍCULO 4o del Decreto Distrital 601 del 22 de diciembre de 2014, en el literal a), asigna a la Secretaría Distrital de Hacienda la función de: “formular, orientar, coordinar y ejecutar las políticas tributarias, presupuestales, contables y de tesorería”. Esta función básica de la Secretaría Distrital de Hacienda se encuentra establecida en el ARTÍCULO 62 del Acuerdo Distrital 257 del 2006.
Que en el numeral 2.1.1 del Anexo de la Resolución 193 de 2016[1], expedida por la Contaduría General de la Nación (CGN), establece que: “...las políticas contables se formalizarán mediante documento emitido por el representante legal o la máxima instancia administrativa de la entidad”. Adicionalmente, en el numeral 3.2.4 del Anexo de la mencionada Resolución se indica que “...La entidad debe contar con un manual de políticas contables, acorde con el marco normativo que le sea aplicable.” Que este proyecto de resolución se publicó en la página WEB de la entidad durante los días 21 al 27 de marzo del 2018, sin que se recibieran observaciones o sugerencias por parte de la ciudadanía.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. ADOPCIÓN. <Artículo derogado por el artículo 4 de la Resolución 537 de 2022> Adoptar el Manual de Políticas Contables de la Entidad Contable Pública Bogotá D.C., el cual hace parte de esta resolución. La actualización del Manual corresponde a la Dirección Distrital de Contabilidad.
ARTÍCULO 2o. CAMPO DE APLICACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 4 de la Resolución 537 de 2022> El presente Manual de Políticas Contables rige para:
1. Las Secretarías de Despacho
2. Los Departamentos Administrativos
3. Las Unidades Administrativas Especiales sin Personería Jurídica
4. Los Órganos de Control y el Concejo de Bogotá
D.C.
5. Los Fondos de Desarrollo Local
6. Otros fondos
PARÁGRAFO: Los entes mencionados aplican el Manual, siempre que se clasifiquen como Entidades de Gobierno de Bogotá D.C., según lo indicado por la Contaduría General de la Nación[2].
ARTÍCULO 3o. VIGENCIA. <Artículo derogado por el artículo 4 de la Resolución 537 de 2022> El presente Manual de Políticas Contables rige a partir del día siguiente de la fecha de su publicación en el Registro Distrital y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias. Este Manual será publicado adicionalmente en la página WEB de la entidad.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D.C. el 31 de mayo de 2018
BEATRIZ ELENA ARBELÁEZ MARTÍNEZ
Secretaria Distrital de Hacienda
SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA
DIRECCION DISTRITAL DE CONTABILIDAD
Manual de Políticas Contables de la Entidad Contable Pública
Bogotá D.C.
Bogotá D.C., 31 de mayo de 2018
Versión 1
ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO
Alcalde Mayor
BEATRIZ ELENA ARBELÁEZ MARTÍNEZ
Secretaria Distrital de Hacienda
JOSÉ ALEJANDRO HERRERA LOZANO
Subsecretario Técnico
MARCELA VICTORIA HERNÁNDEZ ROMERO
Directora Distrital de Contabilidad
JUAN CAMILO SANTAMARÍA HERRERA
Subdirector de Consolidación, Gestión e Investigación
REINALDO CABEZAS CUELLAR
Subdirector de Gestión Contable de Hacienda
MARÍA FERNANDA VILLAMIL MACÍAS
ZULAY VIVIANA MUÑOZ GALVÁN
Asesoras
Equipo de Investigación
IRMA CONSUELO DÍAZ GARCÍA
MARÍA ANDREA GÓMEZ RESTREPO
PEDRO ANDRÉS BOHÓRQUEZ PULIDO
RICARDO CASTRO NOVOA
RUTH ALEJANDRA PATIÑO JACINTO
YURY LISET SUÁREZ RODRÍGUEZ
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
1. LA ADMINISTRACIÓN Y EL PROCESO CONTABLE EN BOGOTÁ D.C
1.1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD TERRITORIAL BOGOTÁ D.C
1.2. EL PROCESO CONTABLE EN EL SECTOR PÚBLICO DISTRITAL
1.2.1. Marco regulatorio
1.2.2. Estructura del Proceso Contable en Bogotá D.C
1.2.3. La Entidad Contable Pública (ECP) Bogotá D.C.
1.2.4. Políticas contables
2. POLÍTICAS CONTABLES DE LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA DE BOGOTÁ D.C
2.1. POLÍTICA CONTABLE DE EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO
2.2. POLÍTICA CONTABLE DE INVERSIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ
2.3. POLÍTICA CONTABLE DE INVERSIONES PATRIMONIALES
2.3.1. Inversiones en controladas
2.3.2. Inversiones en asociadas
2.3.3. Inversiones en entidades en liquidación
2.3.4. Acuerdos conjuntos
2.3.5. Negocio Conjunto
2.4. POLÍTICA CONTABLE DE CUENTAS POR COBRAR
2.4.1. Generalidades
2.4.2. Reconocimiento
2.4.3. Clasificación y medición inicial
2.4.4. Medición posterior
2.4.5. Reconocimiento y medición del deterioro de las cuentas por cobrar
2.4.6. Baja en cuentas
2.4.7. Revelaciones
2.5. POLÍTICA CONTABLE DE INVENTARIOS
2.5.1. Reconocimiento
2.5.2. Medición inicial
2.5.3. Medición posterior
2.5.4. Baja en cuentas
2.5.5. Revelaciones
2.6. POLÍTICA CONTABLE DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: BIENES MUEBLES
2.6.1. Reconocimiento
2.6.2. Medición inicial
2.6.3. Medición posterior
2.6.4. Deterioro
2.6.5. Baja en cuentas
2.6.6. Revelaciones
2.7. POLÍTICA CONTABLE DE BIENES INMUEBLES
2.7.1. Reconocimiento contable del inmueble
2.7.2. Medición y estimaciones
2.7.3. Entrega de bienes inmuebles entre Entidades Contables Públicas
2.8. POLÍTICA CONTABLE DE BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES
2.8.1. Reconocimiento
2.8.2. Medición inicial
2.8.3. Medición posterior
2.8.4. Baja en cuentas
2.8.5. Revelaciones
2.9. POLÍTICA CONTABLE DE ACTIVOS INTANGIBLES
2.9.1. Reconocimiento
2.9.2. Medición inicial
2.9.3. Medición posterior
2.9.4. Baja en cuentas
2.9.5. Revelaciones
2.10. POLÍTICA CONTABLE DE DETERIORO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
2.10.1. Deterioro del valor de los activos no generadores de efectivo
2.10.2. Reconocimiento y medición del deterioro del valor
2.10.3. Medición del valor del servicio recuperable
2.10.4. Reversión de las pérdidas por deterioro del valor
2.10.5. Revelaciones
2.10.6. Otras consideraciones
2.11. POLÍTICA CONTABLE DE EMISIÓN DE TÍTULOS DE DEUDA
2.12. POLÍTICA CONTABLE DE PRÉSTAMOS POR PAGAR
2.13. POLÍTICA CONTABLE DE COSTOS DE FINANCIACIÓN
2.14. POLÍTICA CONTABLE DE CUENTAS POR PAGAR
2.14.1. Reconocimiento
2.14.2. Medición inicial
2.14.3. Medición posterior
2.14.4. Baja en cuentas
2.14.5. Revelaciones
2.15. POLITICA CONTABLE DE BENEFICIOS A EMPLEADOS
2.15.1. Naturaleza
2.15.2. Beneficios a corto plazo
2.15.3. Beneficios a largo plazo
2.15.4. Beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual
2.15.5. Beneficios posempleo
2.16. POLITICA CONTABLE DE PROVISIONES, PASIVOS CONTINGENTES Y ACTIVOS
CONTINGENTES
2.16.1. Generalidades
2.16.2. Provisiones
2.16.3. Pasivos Contingentes
2.16.4. Obligaciones remotas
2.16.5. Activos Contingentes
2.16.6. Activos de naturaleza Remota:
2.16.7. Reclasificaciones
2.17. POLÍTICA CONTABLE DE INGRESOS
2.17.1. Alcance
2.17.2. Reconocimiento y medición de ingresos sin contraprestación
2.17.3. Reconocimiento y medición de ingresos con contraprestación
2.17.4. Revelaciones
2.18. POLÍTICA CONTABLE DE ARRENDAMIENTOS OPERATIVOS
2.18.1. Reconocimiento
2.18.2. Contabilización para el arrendador
2.18.3. Contabilización para el arrendatario
2.19. POLÍTICA CONTABLE PARA LA PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y SUS REVELACIONES
2.19.1. Generalidades de los estados financieros
2.19.2. Estado de situación financiera
2.19.3. Estado de resultados
2.19.4. Estado cambios en el patrimonio
2.19.5. Estado flujos de efectivo
2.20. POLÍTICA CONTABLE DE HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERIODO CONTABLE
2.21. POLÍTICA CONTABLE PARA DEFINIR LAS POLÍTICAS CONTABLES, LOS CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES Y LA CORRECCIÓN DE ERRORES
3. ANEXOS DE POLÍTICA CONTABLE
3.1. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO
3.1.1. Secretaría Distrital de Hacienda
3.2. INVERSIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ
3.2.1. Secretaría Distrital de Hacienda
3.3. EMISIÓN DE TÍTULOS DE DEUDA
3.3.1. Secretaría Distrital de Hacienda
3.4. PRÉSTAMOS POR PAGAR
3.4.1. Secretaría Distrital de Hacienda
3.5. COSTOS DE FINANCIACIÓN
3.5.1. Secretaría Distrital de Hacienda
GLOSARIO
INTRODUCCIÓN
El Manual de Políticas Contables de la Entidad Contable Pública (ECP) Bogotá D.C. compila los lineamientos contables mínimos a seguir para lograr la uniformidad en la información contable pública de la ECP Bogotá D.C. y debe ser aplicado por quienes la conforman, es decir, las Secretarías de Despacho, los Departamentos Administrativos, las Unidades Administrativas Especiales sin Personería Jurídica, los Órganos de Control, el Concejo de Bogotá D.C., los Fondos de Desarrollo Local y otros fondos.
Este Manual se compone de las Políticas Contables de la Entidad Contable Pública Bogotá D.C., los Anexos de política elaborados por quienes conforman la ECP Bogotá D.C. y las guías transversales de aplicación. Su actualización, que está a cargo de la Dirección Distrital de Contabilidad (DDC), se realizará cuando la Contaduría General de la Nación (CGN) realice una modificación al Marco Normativo Contable para Entidades de Gobierno, que afecte las directrices sobre lo consignado en este Manual, o en los casos puntuales, cuando a juicio de la DDC se produzca un cambio en la Política Contable que genere una representación más fiel y relevante de la información contable.
Todos los lineamientos aquí introducidos fueron elaborados partiendo de lo indicado por la Contaduría General de la Nación en el Marco Conceptual y el Marco Normativo Contable para Entidades de Gobierno, anexos a la Resolución 533 de 2015 y sus modificatorias; también se contemplaron definiciones y dinámicas emitidas en el Catálogo General de Cuentas para Entidades de Gobierno, anexo a la Resolución 620 de 2015 y sus modificatorias. Por lo que, en este documento solamente se ajusta lo indicado en los mencionados documentos a la realidad de los hechos económicos ocurridos en la ECP Bogotá D.C.
Dado lo anterior, siempre prima lo indicado en el Régimen de Contabilidad Pública y lo que este incorpora. Por lo tanto, cuando un cambio en el Marco Normativo no se haya incorporado a este Manual de Políticas, quienes aplican este último deben acatar lo indicado en el Marco Normativo hasta que el Manual sea actualizado.
Finalmente, cada Ente que conforma la ECP Bogotá D.C. tiene la obligación de aplicar lo indicado en este Manual y en el Régimen de Contabilidad Pública (RCP) vigente emitido por la CGN; por tanto, cada Ente debe responder por su proceso contable bajo los lineamientos exigidos(1), y por la generación de los informes y estados financieros(2) con la periodicidad solicitada[3].
1. LA ADMINISTRACIÓN Y EL PROCESO CONTABLE EN BOGOTÁ D.C.
1.1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD TERRITORIAL BOGOTÁ D.C.
Bogotá D.C. es una entidad territorial del orden distrital, la cual, con base en el ARTÍCULO 3 del Acuerdo Distrital 257 de 2006[4], desarrolla la función administrativa:
“en consonancia con el interés general de la ciudadanía y los fines del Estado Social de Derecho, atendiendo los principios constitucionales y legales de democratización y control social de la Administración Pública Distrital, moralidad, transparencia, publicidad, igualdad, imparcialidad, efectividad, economía, celeridad y buena fe, así como a los principios de distribución de competencias, coordinación, concurrencia, subsidiaridad y complementariedad”
Además, realiza la acción administrativa pública a través de la descentralización funcional o por servicios, la desconcentración, la delegación, la asignación y la distribución de funciones, mediante la implementación de las instancias de coordinación.[5] El Distrito Capital está sujeto al régimen político, administrativo y fiscal que para él establece expresamente la Constitución y las leyes especiales que para su organización y funcionamiento se dicten. Bajo tal consideración, el Decreto Ley 1421 de 1993[6] dota al Distrito Capital de instrumentos que le permiten ejercer sus facultades propias, como la prestación de servicios públicos de salud y educación, producción de bienes, administración de los recursos, desarrollo de infraestructura, preservación del medio ambiente, mantenimiento del orden público y la seguridad distrital, entre otras, con el propósito de mejorar la calidad de vida de sus habitantes.
Para cumplir con lo anterior, en concordancia con el Decreto Ley 1421 de 1993 y el Acuerdo Distrital 257 de 2006, el Distrito Capital se organiza administrativamente en los Sectores Central, Descentralizado y de las Localidades. También, tiene Órganos de Control y una Corporación de elección popular denominada Concejo de Bogotá, tal como se indica a continuación:
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE LA ENTIDAD TERRITORIAL BOGOTA D.C.
Sector Central
| Despacho del alcalde o Alcaldesa Mayor | Consejos Superiores de la Administración Distrital |
| -Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica -Secretarías de Despacho | - Departamentos Administrativos |
Sector Descentralizado
| -Establecimientos Públicos Empresas Industriales y Comerciales del Estado -Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios Oficiales y mixta -Sociedades entre entidades públicas -Entes Universitarios Autónomos | Unidades Administrativas Especiales con Personería Jurídica -Empresas Sociales del Estado Sociedades de Economía Mixta Entidades Descentralizadas Indirectas |
Sector de las Localidades
| 20 Fondos de Desarrollo Local |
Órganos de control
| Contraloría de Bogotá D.C. | Veeduría Distrital |
| Personería de Bogotá D.C. | |
Corporaciones
| Concejo de Bogotá D.C. |
Fuente: Creación propia
En el mencionado Acuerdo 257 de 2006 se indica que la administración del Distrito Capital se distribuye en sectores administrativos de coordinación que, como su nombre lo indica, tienen por objeto la coordinación y articulación de las grandes áreas especializadas de la gestión Distrital; por su parte, las secretarías cabeza de sector orientan, lideran y realizan el seguimiento a la formulación de las políticas, estrategias, planes y programas del sector, con la participación de las entidades adscritas o vinculadas:
SECTORES ADMINISTRATIVOS DE COORDINACIÓN
| SECTOR | CABEZA DEL SECTOR | ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y SECTOR DESCENTRALIZADO |
| Sector Gestión Pública | Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. | SECTOR CENTRAL - Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital - DASCD |
| Sector Gobierno | Secretaría Distrital de Gobierno | SECTOR CENTRAL - Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DADEP SECTOR DESCENTRALIZADO Entidad Adscrita - Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal - IDPC |
| Sector Hacienda | Secretaría Distrital de Hacienda | SECTOR DESCENTRALIZADO Entidades Adscritas - Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital - Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones - FONCEP Entidad Vinculada - Empresa Industrial y Comercial del Estado: Lotería de Bogotá |
| Sector Planeación | Secretaría Distrital de Planeación | |
| Sector Desarrollo Económico, Industria y Turismo | Secretaría Distrital de Desarrollo Económico | SECTOR DESCENTRALIZADO Entidades adscritas - Instituto para la Economía Social - IPES - Instituto Distrital de Turismo – IDT Entidad vinculada - Corporación para el Desarrollo y la Productividad de Bogotá Región-Invest in Bogotá |
| Sector Educación | Secretaría de Educación del Distrito | SECTOR DESCENTRALIZADO Entidad Adscrita - Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP - Universidad Distrital Francisco José de Caldas |
| Sector Salud | Secretaría Distrital de Salud | SECTOR DESC ENTRALIZADO Entidades Adscritas - Fondo Financiero Distrital de Salud - FFDS - Subred Integrada de Servicios de Salud Sur E.S.E. - Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E.S.E. - Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E. - Subred Integrada de Servicios de Salud Centro Oriente E.S.E. - Instituto Distrital de Ciencia, Biotecnología e Innovación en Salud EPS S Capital Salud S.A.S - Entidad Asesora de Gestión Administrativa y Técnica |
| Sector Integración Social | Secretaría Distrital de Integración Social | SECTOR DESCENTRALIZADO Entidad Adscrita - Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud - IDIPRON |
| Sector Cultura, Recreación Y Deporte | Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte | SECTOR DESCENTRALIZADO Entidades Adscritas - Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD - Orquesta Filarmónica de Bogotá - Fundación Gilberto Álzate Avendaño - Instituto Distrital del Patrimonio Cultural - IDPC Entidad Vinculada - Sociedad Pública: Canal Capital SECTOR DESCENTRALIZADO Entidades Adscritas - Jardín Botánico José Celestino Mutis - Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - IDIGER - Instituto Distrital de Protección Animal SECTOR DESCENTRALIZADO Entidades Adscritas - Instituto de Desarrollo Urbano - IDU - Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial Entidades Vinculadas - Sociedad pública: Empresa de Transporte de Tercer Milenio -Transmilenio S.A. - Sociedad de Economía Mixta: Terminal de Transporte S.A. SECTOR DESCENTRALIZADO Entidades Adscritas Caja de Vivienda Popular |
| Sector Ambiente | Secretaría Distrital de Ambiente | |
| Sector Movilidad | Secretaría Distrital de Movilidad | |
| Sector Hábitat | Secretaría Distrital del Hábitat | |
| - Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos – UAESP Entidades Vinculadas - Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá D.C. - Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá - EAB – ESP Entidades con vinculación especial - Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A.- ETB - ESP - Empresa de Energía de Bogotá S.A. - EEB - ESP | ||
| Sector Mujeres | Secretaría Distrital de la Mujer | |
| Sector Seguridad, Convivencia Y Justicia | Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia | SECTOR CENTRAL - Unidad Administrativa Especial del Cuerpo Oficial de Bomberos |
| Sector De Gestión Jurídica | Secretaría Jurídica Distrital | |
Fuente: Creación propia
1.2. EL PROCESO CONTABLE EN EL SECTOR PÚBLICO DISTRITAL
La información financiera evidencia el resultado de la gestión de la entidad, la cual atiende una serie de condiciones, respecto del uso de los recursos, de carácter presupuestal, contractual, laboral, entre otros, lo que garantiza que esta pueda servir de base para la toma de decisiones. En este sentido, los Entes y Entidades que integran la Entidad están obligadas a rendir cuentas y a controlar el uso de los recursos públicos destinados al desarrollo de sus funciones de cometido estatal.
1.2.1. Marco regulatorio
Los Entes y Entidades deben basar su contabilidad en los lineamientos definidos por la Contaduría General de la Nación (CGN), según lo establecido en el ARTÍCULO 354 de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 298 de 1996[7].
A raíz de lo introducido por la Ley 1314 de 2009[8], para lograr la uniformidad en la información contable pública del Bogotá D.C., la CGN emitió varios marcos normativos, los cuales se aplican acorde con la clasificación[9] de las entidades y empresas que hacen parte del estado colombiano. Así, los mencionados Entes y Entidades basan su proceso contable en el Régimen de Contabilidad Pública conformado por los siguientes elementos[10]:
- Referente Teórico y Metodológico de la Regulación Contable Pública.
- Marco Normativo para Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, o que Captan o Administran Ahorro del Público.
- Marco Normativo para Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público.
- Marco Normativo para Entidades de Gobierno.
- Marco Normativo para Entidades en Liquidación.
- Regulación del proceso contable y del sistema documental contable.
- Procedimientos transversales.
Las Empresas Públicas (tanto las que cotizan en el mercado de valores, o que captan o administran ahorro del público, como las que no) comprenden entidades que actúan en condiciones de mercado y tienen vínculos económicos con el gobierno quien tiene participación en su propiedad o en su control; están dedicadas a la producción de bienes o de servicios considerados prioritarios para los fines del Estado, estas entidades son un instrumento de política económica. También se caracterizan porque poseen formas particulares o regímenes jurídicos, económicos y sociales diferentes a las de Gobierno, en función de su naturaleza organizacional.
Las Entidades de Gobierno desarrollan actividades orientadas hacia la producción y provisión, gratuita o a precios de no mercado, de bienes o servicios. Estas entidades se caracterizan por la ausencia de lucro y sus recursos provienen de la capacidad del Estado para imponer tributos u otras imposiciones obligatorias, o por provenir de donaciones privadas o de organismos internacionales. La naturaleza de tales recursos, la forma de su administración y su uso, están vinculados estrictamente a un presupuesto público. Este Sector en el Distrito Capital se encuentra conformado por:
ENTES Y ENTIDADES DE GOBIERNO DEL DISTRITO CAPITAL
| Secretarías de Despacho | Departamentos Administrativos y Unidad Administrativa sin Personería Jurídica |
| -Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C. -Secretaría Distrital de Gobierno -Secretaría Distrital de Hacienda -Secretaría Distrital de Salud -Secretaría Distrital de Movilidad -Secretaría Distrital de Ambiente -Secretaría Distrital del Hábitat -Secretaría de Educación del Distrito (350 Fondos de Servicios Educativos) -Secretaría Distrital de Integración Social -Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte -Secretaría Distrital de Desarrollo Económico -Secretaría Distrital de Planeación -Secretaría Distrital de la Mujer -Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia -Secretaría Jurídica Distrital | - Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público - DADEP - Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital -DASCD - Unidad Administrativa Especial del Cuerpo Oficial de Bomberos |
| Órganos de Control y Corporación | |
| - Personería de Bogotá D.C. - Veeduría Distrital - Contraloría de Bogotá D.C. - Concejo de Bogotá D.C. | |
| Fondos de Desarrollo Local | Establecimientos Públicos |
| - Fondo de Desarrollo Local de Usaquén - Fondo de Desarrollo Local de Chapinero - Fondo de Desarrollo Local de Santa Fe - Fondo de Desarrollo Local de San Cristóbal - Fondo de Desarrollo Local de Usme - Fondo de Desarrollo Local de Tunjuelito - Fondo de Desarrollo Local de Bosa - Fondo de Desarrollo Local de Kennedy - Fondo de Desarrollo Local de Fontibón - Fondo de Desarrollo Local de Engativá - Fondo de Desarrollo Local de Suba - Fondo de Desarrollo Local de Barrios Unidos - Fondo de Desarrollo Local de Teusaquillo - Fondo de Desarrollo Local de Los Mártires - Fondo de Desarrollo Local de Antonio Nariño - Fondo de Desarrollo Local de Puente Aranda - Fondo de Desarrollo Local de La Candelaria - Fondo de Desarrollo Local de Rafael Uribe - Fondo de Desarrollo Local de Ciudad Bolívar - Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz | - Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal - IDPAC - Instituto Distrital de Gestión de Riesgo y Cambio Climático - IDIGER Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones FONCEP - Instituto para la Economía Social - IPES - Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP - Fondo Financiero Distrital de Salud - FFDS - Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud - IDIPRON - Instituto Distrital de Patrimonio Cultural - IDPC - Instituto Distrital de Turismo - IDT - Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD - Orquesta Filarmónica de Bogotá - Fundación Gilberto Álzate Avendaño - Jardín Botánico José Celestino Mutis - Instituto de Desarrollo Urbano - IDU - Caja de la Vivienda Popular - Instituto Distrital de las Artes IDARTES - Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal |
| Ente Universitario Autónomo | Unidades Administrativas Especiales con Personería Jurídica |
| Universidad Distrital Francisco José de Caldas | - Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital - Unidad Administrativa Especial de - Rehabilitación y Mantenimiento Vial - Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos - UAESP |
Corporaciones Mixtas
-Entidad asesora de gestión administrativa y técnica
-Corporación para el desarrollo y la productividad de Bogotá región-invest in Bogotá
Otros fondos
-Fondo publico de pensiones de Bogotá (FPPB)
Fuente: Creación propia
1.2.2. Estructura del Proceso Contable en Bogotá D.C.
A nivel distrital se crea la Dirección de Contabilidad del Distrito Capital (DDC) mediante el Acuerdo No. 17 de 1995[11] como una dependencia adscrita a la Secretaria de Hacienda del Distrito Capital, cuyas funciones, indicadas en el ARTÍCULO 38 del Decreto Distrital 601 de 2014[12], son:
“a. Participar en la formulación y ejecución del Plan Estratégico de la Secretaría Distrital de Hacienda.
b. Asesorar a las directivas de la Secretaría Distrital de Hacienda en la formulación, coordinación, ejecución y control de las políticas y planes generales de la misma, particularmente en materia contable.
c. Liderar y coordinar la adopción e implementación de los métodos, técnicas y procedimientos necesarios para el reconocimiento, evaluación, control y revelación de la información contable a cargo del Distrito Capital, con arreglo a las normas superiores, en especial, las contenidas en el Régimen de Contabilidad Pública emitido por la Contaduría General de la Nación.
d. Emitir conceptos en materia contable requeridos por las áreas de la Secretaria Distrital de Hacienda y de las diferentes dependencias, organismos y entidades que conforman el Distrito Capital.
e. Dirigir el proceso de identificación, medición, codificación y registro en el Sistema de Información previsto para tal fin, de la totalidad de hechos económicos, financieros, sociales y ambientales ejecutados por la Secretaría Distrital de Hacienda en desarrollo de su cometido estatal, hasta conformar, revelar y presentar su información contable en los términos previstos por el Contador General de la Nación en el Régimen de Contabilidad Pública vigente.
f. Dirigir el proceso de agregación de la información contable reportada por los diferentes organismos y dependencias que hacen parte de la Administración Central del Distrito Capital y la de las Localidades (Fondos de Desarrollo Local) para conformar, revelar y reportar los estados contables de Bogotá Distrito Capital como ente jurídico independiente de sus entidades descentralizadas.
g. Dirigir el proceso de consolidación de la información contable de todos los entes jurídicos de la Administración Distrital Central y Descentralizada, para conformar, revelar y reportar los estados contables del Sector Gobierno General del Distrito Capital.
h. Adelantar el proceso de consolidación de la información contable de todos los entes jurídicos que hacen parte del Distrito Capital, para conformar, revelar y reportar los estados contables del Sector Público no Financiero del Distrito Capital.
i. Establecer el procedimiento de consolidación, así como los mecanismos, plazos y requerimientos necesarios para que los servidores públicos distritales reporten la información contable necesaria para su consolidación.
j. Formular las pautas para el registro y la actualización financiera de los bienes del Distrito Capital.
k. Ejercer control en la oportunidad, confiabilidad, utilidad, publicidad y divulgación de los informes producidos por el sistema contable de acuerdo con las reglamentaciones vigentes para el efecto.
l. Establecer los métodos y procedimientos que permitan el seguimiento, evaluación y control al sistema integrado de información contable y financiera que desarrolle el Distrito Capital.
m. Fomentar la investigación contable para la elaboración y emisión de documentos técnicos relacionados con el proceso contable público distrital, que se constituyan en herramientas para el mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital (SCPD).
n. Orientar el tratamiento contable de los hechos económicos originados por las Entidades Distritales sobre los cuales no exista claridad técnica.
o. Establecer medidas que aseguren el cumplimiento de las normas contables e informar a las instancias administrativas y disciplinarias correspondientes, las acciones no acordes con la normativa, a fin de que se apliquen las sanciones a que hubiere lugar.
p. Coordinar la oportuna remisión de los Estados Contables Consolidados del Distrito Capital al Señor Alcalde Mayor, al Secretario Distrital de Hacienda, a la Contraloría Distrital y al Concejo de Bogotá para los fines de su competencia. ...”
La organización de la Dirección Distrital de Contabilidad, soportada en el Decreto Distrital No. 601 de 2014[13], contribuye al desarrollo e implementación de la cultura contable distrital, con una estructura interna enfocada al Balance de la Secretaría Distrital de Hacienda (SDH) y a la agregación y consolidación de la información contable de Bogotá D.C. en los siguientes Estados Financieros de Propósito General:
- Estado de Situación Financiera
- Estado de Resultados
- Estado de Flujos de Efectivo
- Estado de Cambios en el Patrimonio
- Notas a los estados financieros[14]
Los mencionados estados se presentan con los siguientes niveles de agregación o consolidación:
a. Bogotá D.C.: Contiene la información contable consolidada de los Órganos de Control, Secretarías de Despacho, Departamentos Administrativos, Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica, los Fondos de Desarrollo Local y otros fondos.
b. Sector Gobierno General del D.C.: Conformado con la información contable consolidada de Bogotá Distrito Capital, Establecimientos Públicos y la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
c. Sector Público Distrital: Contiene la información contable consolidada de Bogotá D. C., el Sector Gobierno General del D.C. y las Empresas (Empresas Sociales del Estado, Societarias y No Societarias).
Con independencia de las funciones de la DDC y la elaboración y presentación de los estados financieros enunciados, quienes conforman el Cuadro “Entidades de Gobierno de Bogotá D.C.”, por su organización financiera y presupuestal y por disposiciones vigentes preparan su información contable en forma independiente y la reportan a la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda y a la Contaduría General de la Nación (CGN) en algunos casos.
En este sentido, los Organismos del Sector Central, los Órganos de Control, los Fondos de Desarrollo Local y otros fondos, presentan su información contable a través del aplicativo dispuesto para ello en los plazos y formatos determinados para la entrega de información a la Dirección Distrital de Contabilidad; esta información es agregada y reportada a la CGN en los formatos y plazos determinados con el Código Institucional 210111001, asignado a Bogotá D.C. como Entidad Contable Pública (ECP); la cual también es presentada por cada Ente de manera individual a la Contraloría de Bogotá D.C., de acuerdo con los lineamientos establecidos.
La información de las demás Entidades Públicas Distritales que, de acuerdo con la CGN conforman el grupo de Entidades de Gobierno y el grupo de Empresas que cotizan y no cotizan en el mercado, presentan su información contable a la Dirección Distrital de Contabilidad en los plazos y formatos establecidos por la CGN y la demás información financiera necesaria para realizar el análisis de cada Entidad, a través del aplicativo respectivo; esta información es consolidada con la de la ECP Bogotá D.C. y presentada por cada Ente y Entidad de manera individual a la Contraloría de Bogotá D.C. y a las instancias que la soliciten.
1.2.3. La Entidad Contable Pública (ECP) Bogotá D.C.
Si bien existe la división administrativa y jurídica de la Entidad territorial, como se mencionó al comienzo de este documento, también se pueden identificar Entidades Contables Públicas, las cuales preparan y presentan su información contable pública de manera independiente y forman parte del Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCP) según lo indicado en el Referente teórico y metodológico de la Regulación Contable Pública del 2015, emitido por la CGN. De acuerdo con el mencionado Referente, una entidad contable pública se define como:
“...la unidad mínima productora de información que se caracteriza por ser una unidad jurídica, administrativa o económica. [Que] debe desarrollar el proceso contable y producir estados, informes y reportes contables con base en las normas que expida el Contador General de la Nación.” (párrafo 69)
Tomando como referencia el Cuadro “Entidades de Gobierno de Bogotá D.C.”, hacen parte de la Entidad Contable Pública (ECP) Bogotá D.C. las siguientes:
- Las Secretearías de Despacho
- Los Departamentos Administrativos
- Las Unidades Administrativas Especiales sin Personería Jurídica
- Los Órganos de Control y el Concejo de Bogotá D.E.
- Los Fondos de Desarrollo Local
- Otros fondos
Es importante precisar que, bajo la vigencia de los regímenes de contabilidad pública precedentes, la entidad contable publica Bogotá D.C. ha tenido la conformación mencionada; en la etapa de preparación hacia la implementación del Marco Normativo Contable para Entidades de Gobierno, es decir en el año 2017 esta decisión fue con firmada y legitimada por la CGN mediante Acta de la Mesa de Trabajo llevada a cabo el día 21 de abril de 2017.
Para efectos de este documento y de aquellos documentos que en adelante regulen Para efectos de este documento y de aquellos documentos que en adelante regulen el proceso contable se determinan las siguientes denominaciones:
Entes públicos Distritales. Son aquellos que conforman la ECP Bogotá D.C.; estos se denominan también entes públicos o solamente Entes.
Entidades de Gobierno Distritales. Son aquellas entidades contables publicas que aplican el marco normativo para entidades de gobierno (incluida la ECP Bogotá D.C); a lo largo de este manual, estas se denominan también como entidades.
Empresas Públicas Distritales: Son aquellas empresas que aplican los Marcos Normativos de Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, Captan o Administran Ahorro del Público y el de Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no captan ni administran ahorro del público, que hacen parte de Bogotá D.C.
Entidades publicas Distritales. Bajo esta terminología se agrupan las denominaciones de entidades de gobierno distritales y empresas públicas distritales.
Entidades de Gobierno no Distritales: en aquellas entidades contables públicas que aplican el Marco Normativo para Entidades de Gobierno que no pertenecen a Bogotá D.C.
Empresas Públicas no Distritales: Son aquellas empresas que aplican los Marcos Normativos de Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, Captan o Administran Ahorro del Público y el de Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público, que no pertenecen a Bogotá D.C.
Los siguientes son los aspectos más importantes que denotan el devenir contable de la entidad contable publica Bogotá D.C.
a) Efectivo
De acuerdo con la normatividad vigente para el distrito capital y en virtud del principio de unidad de caja, la secretaria distrital de hacienda por medio de la dirección distrital de Tesorería (DDT) tiene a su cargo la administración de todos los recursos financieros de Bogotá D.C. correspondientes a los ingresos del Presupuesto Anual del Distrito Capital[15] y de los Fondos de Desarrollo Local, para lo cual utiliza el mecanismo de la Cuenta Única Distrital - CUD. Por lo tanto, esta Dirección debe garantizar y optimizar la gestión de los dineros que se mantienen con unta disponibilidad inmediata en caja, cuentas corrientes, cuentas de ahorro, y fondos en tránsito con el propósito de cumplir con los pagos de las obligaciones adquiridas por los organismos del Sector Central, Órganos de Control, Fondos de Desarrollo Local y los Establecimientos Públicos del Distrito Capital. El manejo contable se hace a través de Operaciones Interinstitucionales y Transferencias, tomando como base el tratamiento presupuestal de estos recursos[16]. Es importante precisar que los recursos propios generados por los establecimientos públicos son gestionados y administrados por cada una de sus tesorerías.
Cada entidad de gobierno distrital es responsable de elaborar su estado de flujos de efectivo según lo establecido por la CGN. En la ECP Bogotá D.C., este estado es elaborado con base en la información sobre la administración de los recursos por parte de DDT, la ejecución de los recursos por los entes públicos distritales y las operaciones que requieran efectivo en los entes que cuenten con tesorerías independientes (por ejemplo, la contraloría distrital).
b) Inversiones
Los excedentes de tesorería de los recursos que conforman la unidad de caja de Bogotá D.C. son invertidos por la DDT de la secretaria distrital de Hacienda para que produzcan rentabilidad adicional, de acuerdo con las inversiones autorizadas en la normatividad vigente.
Las inversiones patrimoniales que posea Bogotá D.C. en empresas societarias son reconocidas contablemente como activos en la información financiera de la secretaria distrital de hacienda de Bogotá D.C. mientras que los aportes patrimoniales en empresas no societarias se reconocen como gastos.
c) Cuentas por cobrar
Hacen parte de la cartera de los derechos por la prestación de servicios, los prestamos concedidos, los valores conexos a la liquidación de rentas por cobrar, los intereses, las sanciones, las multas y los demás derechos por operaciones diferentes a los ingresos tributarios, entre otros. La causación de las cuentas por cobrar está a cargo del responsable de los ingresos siempre que tengan el control administrativo o jurídico.
El cobro persuasivo es realizado de manera general por quien emite el acto administrativo que origina el derecho y el cobro coactivo[17] está a cargo de la Dirección Distrital de Cobro de la Secretaría Distrital de Hacienda[18], exceptuando la cartera de comparendos de tránsito a cargo de la Secretaría Distrital de Movilidad.
d) Propiedad Inmobiliaria
El Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público (DADEP), fue creado por el Acuerdo 18 de 1999 como un Departamento Administrativo de la Administración Central de Bogotá con la misión de contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de Bogotá por medio de una eficaz defensa del Espacio Público, de una óptima administración del patrimonio inmobiliario de la ciudad y de la construcción de una nueva cultura del Espacio Público.
Por lo dicho, el DADEP es el organismo del Sector Central responsable del reconocimiento contable de los inmuebles de propiedad de Bogotá D.C. que cumplen con los criterios para clasificarlos como Activos en la información contable del Ente Contable Público Bogotá D.C.
e) Beneficios a los Empleados a Largo Plazo
i. Cesantías con Retroactividad
La Secretaría Distrital de Hacienda con los recursos de Bogotá D.C., tiene constituida una reserva con el objeto de cubrir el pago de cesantías con retroactividad cuando los recursos correspondientes al aporte mensual realizado por los Organismos del Sector Central y los Órganos de Control no son suficientes; para el efecto esta Secretaría a través de la Dirección Distrital de Presupuesto autoriza la utilización de estos recursos; por tanto, los recursos de la reserva se encuentran registrados y están bajo el control de la Secretaría Distrital de Hacienda.
Es importante aclarar que el aporte mensual es reconocido contablemente por cada uno de los que conforman el Ente Contable Público Bogotá D.C.
ii. Pasivo Pensional
El pasivo pensional que se reconocía con anterioridad a la Ley 100 de 1993, estaba en cabeza de la Caja de Previsión del Distrito Capital - Liquidada; posteriormente, fue asumida por el Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá D.C. (Decreto Nacional 1296 de 1994, Decreto Distrital 349 de 1995), el cual se encuentra adscrito como Fondo Cuenta al FONCEP Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones (Acuerdo Distrital 257 de 2006), creado como un Establecimiento Público, con personería Jurídica y autonomía financiera y Administrativa.
El Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá D.C. (FPPB) tiene a su cargo la Reserva Financiera Actuarial, conformada con recursos provenientes del Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales (FONPET), reservas pensionales existentes en entidades sustituidas, recursos presupuestados para el pago de pensiones por parte de la SDH, recursos de concurrencia, rendimientos financieros, recursos obtenidos de bienes y activos, y de recursos propios manejados a través de fiducias para el pago del pasivo pensional de los funcionarios de la Administración Central, Establecimientos Públicos, Empresas Sociales del Estado del Distrito, Empresas Industriales y Comerciales del Distrito, y Organismos de Control, que venían afiliados a la Caja de Previsión del Distrito, y cuotas partes de los que se trasladaron al Instituto de Seguros Sociales (ISS), hoy Colpensiones, o a Fondos Privados de Pensiones.
En este sentido, el FPPB reconoce la reserva (Distrito FONPET), el cálculo actuarial de las entidades a su cargo, el pago de mesadas, las cuotas partes por cobrar y recibe o registra ingresos de recursos (transferencias). No incluye en sus registros el pasivo pensional de las empresas Industriales y Comerciales cuyo objeto está relacionado con la prestación de servicios públicos domiciliarios, y el de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, como entidad no sustituida.
En cuanto al reconocimiento contable del FPPB, a la luz de lo indicado en el Marco Conceptual anexo a la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificaciones, emitida por la CGN, en la definición de los elementos de los estados financieros, los activos y pasivos del FPPB cumplen con dicha definición para los estados financieros de Bogotá D.C., en cuanto el pasivo pensional implica una obligación de pago para Bogotá D.C. y ha sido la Entidad Territorial la que ha dispuesto los activos para su respaldo, siendo el FONCEP solamente el pagador de la obligación con los recursos recibidos de Bogotá D.C.
En cuanto a los activos, la esencia económica subyacente al control de los recursos señala que es la administración de Bogotá D.C. la que dispone el uso de los activos que actualmente respaldan el pasivo pensional, siendo el FONCEP el administrador de dichos activos a través del FPPB. Adicionalmente, en la medida que estos activos respaldan un pasivo que en esencia es obligación para Bogotá D.C., es la Entidad Territorial la que se beneficia de estos activos en la medida en que generen flujos de efectivo para el pago de las pensiones.
De esta manera, y con concordancia con lo definido en Acuerdo 257 de 2006 y el Decreto Distrital 339 de 2006, el FONCEP tiene solamente la administración de los recursos, más no asume los riesgos de la existencia del pasivo pensional del FPPB, ni se beneficia de la existencia de los activos que respaldan dicho pasivo.
De acuerdo con lo anterior, en reunión realizada el día 6 de diciembre de 2017, se decidió por parte de la Secretaría Distrital de Hacienda, el FONCEP y la DDC que los activos, pasivos y el patrimonio asociados al FPPB fueran parte de la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. a partir del 1o de enero de 2018 y, por ende, se retiraran de los estados financieros del FONCEP a partir de la misma fecha.
Adicionalmente, se decidió que el proceso contable del FPPB, que incluye la preparación, elaboración y presentación de los estados contables, continuara a cargo del FONCEP en sus etapas de reconocimiento, medición inicial, medición posterior y revelaciones, de acuerdo con el Concepto No. 20172000000121 del 5 de enero de 2017, emitido por la CGN. Esta información debe ser reportada a la DDC de la SDH para el proceso de agregación y consolidación de los entes que conforman la ECP Bogotá D.C.
f) Prestamos por pagar
La contratación de créditos, el pago de capital e intereses y el respectivo registro de la deuda se encuentra a cargo de la Secretaría Distrital de Hacienda. Los recursos obtenidos se destinan a financiar proyectos de inversión ejecutados por el Sector Central, Local y Descentralizado.
Los costos de financiación son capitalizados en los bienes adquiridos, construidos o desarrollados en proyectos ejecutados por los Entes Públicos que conforman la ECP Bogotá D.C. Para el caso, los pagos se realizan por medio de la Dirección Distrital de Tesorería de la SDH con recursos de la disponibilidad de caja antes, durante o después de efectuar la obra. El tratamiento contable de los posibles escenarios es ampliado en el Anexo a la Política Contable de préstamos por pagar de la SDH.
Los costos de financiación de los recursos del crédito destinados a proyectos ejecutados por entidades que no pertenezcan a la ECP no se capitalizan, por cuanto la entidad que contrata el crédito (ECP Bogotá D.C.SDH) es distinta de quien ejecuta la obra (entidad descentralizada con código independiente).
g) Transferencias y Subvenciones
Con base en la distribución de los recursos que realiza la Nación al Ente Territorial Bogotá D.C., la SDH atendiendo sus competencias reconoce el ingreso correspondiente a la transferencia de los recursos recibidos de la Nación a través de sus diferentes Ministerios.
La SDH a su vez reconoce con cada uno de los ejecutores de los recursos que conforman el ECP Bogotá D.C. una Operación Interinstitucional y con las demás Entidades Contables Públicas (distritales y no distritales) una transferencia. Por lo tanto, los ejecutores reconocen en su información financiera la utilización de los recursos.
Una excepción es el tratamiento de los recursos del Sistema General de Participaciones destinados a salud, el cual está a cargo del Fondo Financiero Distrital de Salud de acuerdo con el procedimiento contable establecido por la CGN.
1.2.4. Políticas contables
Con base en las funciones asignadas, la DDC emite políticas contables con el fin de uniformar la información contable pública preparada por quienes conforman la ECP Bogotá D.C. y demás Entidades de Gobierno Distritales.
Así, dicha Resolución define las Políticas Contables como:
"...los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por la entidad para la elaboración y presentación de los estados financieros” (p. 232).[19]
Estas políticas se componen de las normas indicadas por la Contaduría General de la Nación y por los aspectos específicos de quien las implemente, y deben aplicarse de manera uniforme para transacciones, hechos económicos y operaciones de similares características, según lo instruido en la Resolución No. 193[20] de 2016.
A nivel distrital pueden identificarse los siguientes niveles de políticas contables:
a) Políticas transversales de Bogotá D.C.
Estas políticas son emitidas por la DDC y contienen los lineamientos transversales de obligatorio cumplimiento por las entidades clasificadas dentro del grupo de las Entidades de Gobierno de Bogotá D.C.
Las políticas transversales emitidas por la Dirección Distrital de Contabilidad son aplicadas por cada una de las Entidades de Gobierno Distritales con el fin de dar uniformidad al tratamiento contable de las transacciones, hechos y operaciones que sean similares.
Cuando se contemple la necesidad de agregar aspectos específicos a las políticas transversales, estas Entidades documentan y someten a revisión de la Dirección Distrital de Contabilidad los cambios para su posterior inclusión. Lo anterior, siempre que estos cambios atiendan las características de representación fiel y relevancia de la información financiera y se ciñan a lo indicado en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno.
Con independencia de la existencia de las Políticas contables emitidas por la DDC, cada Entidad de Gobierno Distrital debe elaborar sus propios manuales de políticas, definiendo sus lineamientos en políticas contables y de operación, las cuales deben dar alcance a lo contenido en el Marco Normativo Contable para Entidades de Gobierno, en el Marco Conceptual, en la Doctrina Contable Pública, en las Políticas Transversales de Bogotá D.C. y en su propia operatividad y realidad.
De igual manera, las Empresas que se consoliden en los estados financieros del Sector Público Distrital deben estructurar sus manuales de políticas contables y de operación a la luz de las directrices contables y marcos normativos que a ellas apliquen. Esto según lo normado en la Resolución No. 193 de 2016, que indica:
“La entidad debe contar con un manual de políticas contables, acorde con el marco normativo que le sea aplicable, en procura de lograr una información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública.” (p. 17)
b) Políticas contables de la Entidad Contable Pública (ECP) Bogotá D.C.
Estas son emitidas por la DDC con base en lo definido en las políticas transversales de Bogotá D.C., y están contenidas en el Manual de Políticas Contables de la ECP Bogotá D.C. en el Título 2: Políticas Contables de la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. Así, son lineamientos generales de carácter vinculante, con incidencia directa sobre la orientación del proceso contable de los Organismos del Sector Central, Órganos de Control, Fondos de Desarrollo Local y demás Entes Públicos que conforman la ECP Bogotá D.C.
c) Anexos de política elaborados por quienes conforman la ECP Bogotá D.C.
Son elaborados con sujeción a las políticas contables de la ECP Bogotá D.C. y contienen aquellos lineamientos que surgen de la realidad y casuística específica de quienes la conforman. Estas Políticas forman parte del presente Manual y se incorporan en el Título 3: Anexos de Política Contable. Su cambio o modificación tiene el mismo efecto indicado en la Política contable de políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores.
La aprobación de la incorporación, modificación o eliminación de los anexos es responsabilidad de la máxima autoridad de cada Ente Público Distrital que genere el anexo, esto una vez la Dirección Distrital de Contabilidad dé visto bueno a la decisión. Por ende, los cambios que sufra el Manual de Políticas Contables de la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. a raíz de los anexos se entenderán aprobados con la firma de la máxima autoridad de cada Ente.
d) Guías transversales de aplicación
Son aquellos documentos de corte transversal que tienen como objetivo ampliar y aclarar lo indicado en las políticas contables. Allí se consignan algunas explicaciones de las políticas, se ejemplifica el uso de los códigos contables indicados en el Catálogo General de Cuentas para situaciones particulares, se indican metodologías para el cálculo de la información, entre otros. Asimismo, las guías transversales contienen las estimaciones[21] y las metodologías para el calculo de las mismas. Estas son consignadas en un documento independiente.
De acuerdo con lo establecido en la resolución No 193 de 2016 y su procedimiento anexo este documento se constituye en el manual de políticas contables de la entidad contable publica Bogotá D.C. para ser aplicado por los entes públicos distritales que la conforman, el cual contiene:
Las Poéticas Contables de la Entidad Contable Pública Bogotá [D.C.
Los Anexos de política elaborados por quienes conforman la ECP Bogotá D.C.
La actualización de este manual de políticas esta a cargo de la DDC. La misma se hace cuando la CGN realiza una modificación al marco normativo contable para entidades de gobierno, que afecte las directrices sobre los allí consignado, o en los casos puntuales en que a juicio de la DDC un cambio en la Política Contable genere una representación más fiel y relevante de la información contable. Los cambios en las políticas contables generan el efecto indicado en la Política contable de políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores.
Dado lo anterior, siempre prima lo indicado en el Régimen de Contabilidad Pública y lo que este incorpora. Por lo tanto, cuando un cambio en el Marco Normativo no se haya incorporado a este manual de políticas, quienes aplican este último deben acatar lo indicado en el marco normativo hasta que el manual sea actualizado.
Finalmente, algunas estimaciones son introducidas en las políticas contables, sin que estas pierdan su esencia de ser estimaciones, toda vez que las condiciones bajo las cuales han sido emitidas están sujetas a incertidumbre ante cambios en las condiciones de funcionamiento de la ECP [22].
Estas estimaciones, entre otras, son:
-Umbral de materialidad para el reconocimiento de propiedades, planta y equipo.
-Indicios del deterioro de los activos
-Vidas útiles y valores residuales
-Rangos de probabilidad para clasificar los procesos judiciales entre provisiones, contingencias revelaciones.
2. POLÍTICAS CONTABLES DE LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA DE BOGOTÁ D.C.
2.1. POLÍTICA CONTABLE DE EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO
Los recursos a los cuales da alcance esta política están conformados por el efectivo, equivalentes al efectivo y el efectivo de uso restringido, los cuales se reconocen en las cuentas correspondientes del grupo efectivo y equivalentes al efectivo.
En los aspectos correspondientes al reconocimiento, medición, revelación y presentación de la información relacionada con el grupo efectivo y equivalentes al efectivo, los Entes Públicos que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. deben aplicar el tratamiento contable establecido por la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificatorias, específicamente, el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de la Información Financiera de las Entidades de Gobierno, Numerales 6.1.1. Definición de los elementos de los estados financieros Activos y 6.2.1. Reconocimiento de los elementos de los estados financieros Activos; las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, y el Capítulo I Activos; así como la Resolución 620 de 2015 y sus modificatorias.
Para el reconocimiento y presentación del efectivo y equivalentes al efectivo cada Ente Público de Bogotá D.C., que tenga a cargo este tipo de instrumentos considera por lo menos los siguientes aspectos:
a. Evaluar las características del efectivo, de tal forma que se identifique el efectivo, los equivalentes al efectivo y el efectivo de uso restringido.
b. El efectivo comprende los recursos de liquidez inmediata que se registran en caja, cuentas corrientes y cuentas de ahorro.
c. Los equivalentes al efectivo corresponden a inversiones a corto plazo de alta liquidez que son fácilmente convertibles en efectivo, que se mantienen para cumplir compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión y tienen un riesgo poco significativo de cambios en su valor. Por tanto, para el caso de la ECP Bogotá D.C., los equivalentes al efectivo corresponden a:
-Inversiones con vencimiento próximo, es decir, tres meses o menos desde la fecha de adquisición, las cuales se deben medir de acuerdo con los parámetros establecidos para las inversiones de administración de liquidez.
-Recursos en efectivo entregados en administración a Entidades Contables Públicas diferentes a Bogotá D.C., siempre que estos cumplan con la definición de equivalente al efectivo y su finalidad sea pagar compromisos de corto plazo adquiridos por el titular de los recursos.
d. No obstante, en el caso que algún Ente Público identifique que cuenta con participaciones en el patrimonio de otras entidades que cumplen con las características mencionadas y son sustancialmente equivalentes al efectivo, o sobregiros exigibles en cualquier momento por el banco, que forman parte integrante de la gestión de su efectivo, las clasifican en las respectivas cuentas del efectivo y equivalentes al efectivo.
e. Para el caso de las inversiones, con independencia de que cumplan con los criterios de equivalentes de efectivo, estas se reconocen y miden atendiendo el Numeral 1 - Inversiones de administración de liquidez del Capítulo I – Activos[23].
f. Se considera de uso restringido, el efectivo y equivalentes al efectivo que, por disposiciones legales, no está disponible para su uso inmediato por parte de los Entes Públicos[24].
g. La Secretaría Distrital de Hacienda define en sus Políticas de Operación el tratamiento contable para el efectivo y los equivalentes al efectivo de los recursos de la ECP Bogotá D.C., administrados por la Dirección Distrital de Tesorería.
Las inversiones que se clasifiquen como equivalentes al efectivo se miden de acuerdo con la categoría de inversiones a la cual correspondan, según lo estipulado en la Política de inversiones de administración de liquidez.
2.2. POLÍTICA CONTABLE DE INVERSIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ
Las inversiones de administración de liquidez corresponden a los recursos financieros colocados en instrumentos de deuda o de patrimonio, con el propósito de obtener rendimientos provenientes de las fluctuaciones del precio o de los flujos contractuales del título durante su vigencia, así como los instrumentos de patrimonio que no se esperen negociar y que no otorguen control, influencia significativa ni control conjunto.
En los aspectos correspondientes al reconocimiento, medición, revelación y presentación de la información de las inversiones de administración de liquidez, los Entes Públicos que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C., aplican el tratamiento contable establecido por la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificatorias, específicamente en el Numeral 1 Inversiones de administración de liquidez del Capítulo I Activos y el Numeral 1.3.5 Estados de flujos de efectivo del Capítulo VI Normas para la presentación de estados financieros y revelaciones; adicionalmente lo contemplado en el Numeral 6.1.1 Definición de los elementos de los estados financieros Activos y 6.2.1 Reconocimiento de los activos, del mencionado Marco Conceptual.
Para el reconocimiento de las inversiones de administración de liquidez, los Entes Públicos que tengan recursos en estos instrumentos, consideran por lo menos los siguientes aspectos:
a. Que la clasificación, así como el reconocimiento, la medición, la revelación y la presentación de las inversiones de administración de liquidez, se realizan de acuerdo con la intención que tenga el Ente Público en estos instrumentos, así como las características de los mismos; si espera o no negociar la inversión y si esta tiene o no valor de mercado. Los aspectos para clasificar las inversiones de administración de liquidez se presentan a continuación:
Fuente: Elaboración propia
b. Los costos de transacción[25] se reconocen en el activo (inversión) o en el gasto, dependiendo la intención de negociar la inversión. Por tanto, si se prevé negociar el instrumento estos costos constituyen un gasto; en caso contrario, se reconocen como mayor valor de la inversión. En este último caso, cuando se incurra en costos de transacción antes de la adquisición de la inversión, estos son acumulados como un activo diferido hasta que se reconozca la inversión y se aumente su valor.
c. Para el caso de las inversiones en moneda extranjera, se requiere realizar la reexpresión considerando la tasa de cambio en la fecha de la transacción y en la fecha de cierre para la actualización de las mismas, afectando la respectiva cuenta de resultados según corresponda a ingresos o gastos.
d. La medición del deterioro del valor de las inversiones de administración de liquidez se realiza cuando se presentan indicios según lo indicado en la Norma de inversiones de administración de liquidez, esto para las categorías de costo, costo amortizado y valor de mercado con cambios en el patrimonio. Por su parte, las inversiones clasificadas en la categoría de valor de mercado con cambios en el resultado no son objeto de medición del deterioro.
e. Las inversiones patrimoniales donde se configure control, influencia significativa o control conjunto siguen lo indicado en la norma específica aplicable al tipo de inversión, según lo establecido en el Marco normativo incorporado al RCP mediante la Resolución 533 de 2015 y sus modificatorias, así como el Marco Normativo para Entidades en Liquidación regulado mediante la Resolución 461 de 2017 y sus modificatorias.
2.3. POLÍTICA CONTABLE DE INVERSIONES PATRIMONIALES
2.3.1. Inversiones en controladas
Son inversiones en controladas las participaciones que los Entes tienen en empresas societarias, las cuales le permitan ejercer control sobre las decisiones de la entidad receptora, es decir, cuando se tiene derecho a los beneficios variables, hay exposición a los riesgos inherentes a la participación en la controlada y cuando se tiene la capacidad de afectar la naturaleza o el valor de dichos beneficios o riesgos, empleando el poder sobre la entidad controlada.
En los aspectos correspondientes al reconocimiento, medición, revelación y presentación de la información relacionada con las inversiones en controladas, los Entes Públicos que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. aplican el tratamiento contable establecido por la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificatorias, específicamente, el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de la Información Financiera de las Entidades de Gobierno, Numerales 6.1.1 Definición de los elementos de los estados financieros Activos y 6.2.1. Reconocimiento de los elementos de los estados financieros Activos; las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, Capítulo I Activos y el Numeral 5 Inversiones en controladas; así como la Resolución 620 de 2015 y sus modificatorias.
Las inversiones en mención se miden por el costo en los estados financieros individuales del Ente Público controlador, quien, a su vez, hace una comparación entre el valor y la participación en el valor de mercado de los activos y pasivos de la entidad receptora de la inversión. Posteriormente, se determina la diferencia entre dichos valores; cuando el costo es superior existe una plusvalía, la cual hace parte del valor de la inversión y no es objeto de amortización; si es inferior se reconoce como un mayor valor de la inversión y como ingreso en el resultado del periodo.
La medición posterior se realiza a través del método de participación patrimonial en los estados financieros individuales de la controlada.
2.3.2. Inversiones en asociadas
Son inversiones en asociadas las participaciones en empresas societarias, sobre las que el inversor tiene influencia significativa, no tiene control como tampoco ha constituido una participación en un negocio conjunto. La influencia significativa es la capacidad que tiene el ente inversor para intervenir en las decisiones de política financiera y de operación de la asociada, sin que se configure control ni control conjunto.
En los aspectos correspondientes al reconocimiento, medición, revelación y presentación de la información relacionada con las inversiones en asociadas, los Entes Públicos que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. aplican el tratamiento contable establecido por la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificatorias, específicamente, el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de la Información Financiera de las Entidades de Gobierno, Numerales 6.1.1 Definición de los elementos de los estados financieros Activos y 6.2.1. Reconocimiento de los elementos de los estados financieros Activos; las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, Capítulo I Activos y el Numeral 6 Inversiones en asociadas; así como la Resolución 620 de 2015 y sus modificatorias.
Se presume la existencia de influencia significativa cuando se posee, directa o indirectamente, una participación igual o superior al 20% del poder de voto sobre la asociada, con independencia de que exista otro inversor con una participación mayoritaria.
Su medición inicial es por el costo, el cual se compara con el valor de la participación en el valor de mercado de los activos y pasivos de la entidad receptora. Posteriormente, se determina la diferencia entre dichos valores; cuando el costo es superior existe una plusvalía, la cual hace parte del valor de la inversión y no es objeto de amortización; si es inferior se reconoce como un mayor valor de la inversión y como ingreso en el resultado del periodo.
La medición posterior se realiza a través del método de participación patrimonial en los estados financieros individuales de la asociada.
2.3.3. Inversiones en entidades en liquidación
Son inversiones en entidades en liquidación aquellas que se hayan clasificado con anterioridad como inversiones en controladas, en asociadas o en negocios conjuntos, cuando se ordene la liquidación de la entidad receptora de la inversión.
En los aspectos correspondientes al reconocimiento, medición, revelación y presentación de la información relacionada con las inversiones en entidades en liquidación, los Entes Públicos que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. aplican el tratamiento contable establecido por la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificatorias, específicamente, el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de la Información Financiera de las Entidades de Gobierno, Numerales 6.1.1 Definición de los elementos de los estados financieros Activos y 6.2.1. Reconocimiento de los elementos de los estados financieros Activos; las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, Capítulo I Activos y el Numeral 8 Inversiones en entidades en liquidación; así como la Resolución 620 de 2015 y sus modificatorias.
La medición inicial y posterior de estas inversiones es el valor en libros que tenía la inversión en su anterior clasificación, el cual se mantiene hasta la baja de la inversión.
2.3.4. Acuerdos conjuntos
Es un acuerdo que se celebra para realizar una operación conjunta o un negocio conjunto, en el cual dos o más partes mantienen control conjunto, de modo que, las decisiones sobre las actividades relevantes requieren el consentimiento unánime de las partes que comparten el control; su clasificación como una operación conjunta o un negocio conjunto depende de los derechos y obligaciones de las partes con respecto al acuerdo.
En los aspectos correspondientes al reconocimiento, medición, revelación y presentación de la información relacionada con los acuerdos conjuntos, los Entes Públicos que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. aplican el tratamiento contable establecido por la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificatorias, específicamente, el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de la Información Financiera de las Entidades de Gobierno, Numerales 6.1.1 Definición de los elementos de los estados financieros Activos y 6.2.1. Reconocimiento de los elementos de los estados financieros Activos; las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, Capítulo I Activos y el Numeral 7 Acuerdos conjuntos; así como la Resolución 620 de 2015 y sus modificatorias.
a) Operación Conjunta
Es un acuerdo conjunto mediante el cual las partes que poseen control conjunto tienen derechos sobre los activos y responsabilidades frente a los pasivos relacionados con el acuerdo. Cada una de las partes se denomina Operador Conjunto.
En los aspectos correspondientes al reconocimiento, medición, revelación y presentación de la información de Operación Conjunta, se aplica lo establecido por la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificatorias, específicamente en el Numeral 7.1Operación conjunta del Capítulo I Activos.
Las operaciones conjuntas no implican el establecimiento de una entidad, sino el uso de los activos y otros recursos de los Entes y Entidades participantes. Cada ente o entidad participante usa sus activos para el desarrollo de la operación; incurre en gastos, costos y pasivos, y obtiene recursos del crédito como parte de sus obligaciones. El acuerdo celebrado proporciona el medio por el cual el ingreso por la venta o suministro del producto o servicio, y los gastos y costos en los que se incurra se comparten entre los Entes o Entidades que controlan conjuntamente la operación.
2.3.5. Negocio Conjunto
Un negocio conjunto es el acuerdo mediante el cual las partes que poseen control conjunto, en una empresa societaria, tienen derecho a los activos netos del negocio. Esas partes se denominan participantes en un negocio conjunto. Se materializa a través de la constitución de otra entidad, la cual controla los activos del negocio conjunto, incurre en pasivos, gastos y costos, a su vez obtiene ingresos, celebra contratos en su propio nombre, obtiene financiamiento para los fines de la actividad del negocio y lleva su propia contabilidad. Cada Ente o Entidad participante tiene derecho a una parte de los resultados de la entidad bajo control conjunto.
En los aspectos correspondientes al reconocimiento, medición, revelación y presentación de la información de los negocios conjuntos, se aplica lo establecido por la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificatorias, específicamente en el Numeral 7.2Negocios conjuntos del Capítulo I Activos.
El Ente Público reconoce su participación en un negocio conjunto como una inversión. Su medición inicial es por el costo y su medición posterior se realiza a través del método de participación patrimonial.
El método de participación patrimonial implica que la inversión se incremente o disminuya para reconocer la porción que le corresponde al inversor en los resultados del periodo y en los cambios en el patrimonio del negocio conjunto, después de la fecha de adquisición de la inversión patrimonial y cada vez que la empresa genere sus estados financieros[26].
2.4. POLÍTICA CONTABLE DE CUENTAS POR COBRAR
2.4.1. Generalidades
El tratamiento contable de las cuentas por cobrar y su deterioro, tiene una relación directa con los criterios establecidos para la clasificación de la cartera, bien sea, de acuerdo al Reglamento Interno del Recaudo de Cartera del Distrito Capital[27], o a las disposiciones internas fijadas en el Manual de Cartera o documento equivalente.
Por consiguiente, es necesario establecer entre otros aspectos, las situaciones que dan origen a la clasificación de las acreencias a favor, por concepto de venta de bienes, prestación de servicios, impuestos por cobrar, ingresos no tributarios y otras cuentas por cobrar, con base en la categorización de la cartera (cobrable, difícil cobro, incobrable o no cobrable, u otra denominación).
2.4.2. Reconocimiento
a) Cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar son derechos a favor del Ente Público, de los que se espera recibir un flujo financiero, fijo o determinable, en efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento.
Se derivan tanto de transacciones sin contraprestación (por ejemplo, impuestos, ingresos no tributarios y transferencias) como con contraprestación (venta de bienes, prestación de servicios, entre otros) y surgen, de las declaraciones tributarias presentadas por los contribuyentes, de las liquidaciones oficiales, o en general, de actos administrativos en firme.
El reconocimiento procede siempre que previa evaluación de las circunstancias, se evidencie que se cumple con las siguientes condiciones:
- Se tiene control sobre el activo asociado a la transacción.
- Es probable que el Ente Público perciba beneficios económicos o potencial de servicio relacionado al activo de la transacción.
- El valor del activo puede ser medido con fiabilidad.
La causación[28] oportuna de las cuentas por cobrar generadas en desarrollo de una actividad misional se realiza por aquellos que sean responsables de los ingresos que generaron las mismas siempre que tengan el control administrativo o jurídico.
Las cuentas por cobrar se reconocen cuando quedan en firme los respectivos actos administrativos que generan el derecho de cobro, atendiendo la presunción de legalidad que acompaña todo acto administrativo, mientras no hayan sido anulados por la Jurisdicción Contencioso Administrativa o revocados por la autoridad que los profirió [29]. De lo contrario, se reconocen esos derechos potenciales como activos contingentes[30] en las cuentas de orden previstas para tal efecto y son objeto de revelación.
El registro de las cuentas por cobrar requiere del documento idóneo que cumpla el principio de procedibilidad establecido en el ARTÍCULO 6o del Decreto 397 de 2011, expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.[31], para ejercer legalmente el cobro, de manera que exista certeza que fluya un potencial de beneficios económicos futuros en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.
Cuando el acto administrativo que presta mérito ejecutivo se encuentra demandado ante la Jurisdicción Contencioso Administrativa, se observa si esta situación afecta o no su firmeza, atendiendo la norma que lo regule[32], para realizar la respectiva revelación como activo contingente o mantener el reconocimiento contable como una cuenta por cobrar.
La Subdirección de Ejecuciones Fiscales (SEF)[33] tiene la competencia funcional para adelantar el proceso de cobro coactivo y el otorgamiento de facilidades de pago de las acreencias no tributarias a favor de los Entes Públicos del nivel central, sin embargo, esta gestión no implica que se ceda el control de las cuentas por cobrar, por lo tanto, el reconocimiento permanece en el Ente Público que las originó.
Al respecto, las cuentas por cobrar que sean devueltas por tener vicios de forma[34], continúan reconocidas en los estados financieros o informes contables y es responsabilidad del Ente Público o la entidad, la revisión de las evidencias objetivas que determinen la existencia de indicios de deterioro. Con independencia de lo anterior, se efectúa el tratamiento administrativo a seguir al respecto, acorde con las circunstancias y particularidades de cada situación.
b) Intereses de mora
Los intereses de mora corresponden a la sanción que se le impone al deudor, al no satisfacer oportunamente una obligación. Están regulados de acuerdo con el origen de la deuda (tributaria[35] o no tributaria, como las sanciones disciplinarias, los reintegros, las costas procesales, entre otros).
Los intereses moratorios que provienen de las declaraciones tributarias, liquidaciones oficiales de impuestos, actos administrativos o títulos ejecutivos en firme, se reconocen cuando se pueda ejercer control sobre el derecho, exista certidumbre suficiente sobre el recaudo de los beneficios económicos, y su valor pueda medirse fiablemente.
Cuando los intereses de mora no cumplen con todas las condiciones para ser reconocidos como activos e ingresos, se revelan de acuerdo con la periodicidad establecida por el Ente Público en sus políticas de operación, como activos contingentes en cuentas de orden, hasta tanto la entrada de beneficios económicos sea prácticamente cierta, para proceder al reconocimiento del ingreso y de la cuenta por cobrar.
2.4.3. Clasificación y medición inicial
Las cuentas por cobrar se clasifican al costo y se miden inicialmente por el valor de la transacción determinado en los soportes documentales correspondientes.
2.4.4. Medición posterior
Las cuentas por cobrar se mantienen por el valor de la transacción y son objeto de deterioro.
2.4.5. Reconocimiento y medición del deterioro de las cuentas por cobrar
Para efectos de la estimación del deterioro, por lo menos una vez al final del periodo contable, se evalúa si existen indicios del mismo, a través, de evidencias objetivas del incumplimiento de los pagos a cargo del deudor o del desmejoramiento de sus condiciones crediticias.
El reconocimiento del deterioro se registra de forma separada, como un menor valor de la cuenta por cobrar y afecta el gasto del periodo. Si en mediciones posteriores las pérdidas por este concepto disminuyen, se reconoce un menor valor del deterioro, contra el gasto afectado inicialmente, si el deterioro ha sido reconocido durante el periodo contable, o contra un ingreso por recuperaciones, cuando el valor deteriorado fue registrado en periodos anteriores. En ningún caso estas reversiones son superiores a las pérdidas previamente registradas.
Dado su origen y características, las cuentas por cobrar por concepto de ingresos por transferencias no son objeto de evaluación de deterioro.
Es de señalarse, que acorde con la naturaleza y la materialidad de las cuentas por cobrar, así como la relación costo/beneficio de generar la información, el cálculo del deterioro se puede aplicar de manera grupal sobre un conjunto de cuentas por cobrar, en razón a características similares (homogéneas) de las mismas, como los riesgos, la antigüedad, el concepto de la deuda, el tipo de deudor, entre otros. Estos criterios de agrupación son objeto de una revisión continua por parte del área de gestión competente.
Quienes apliquen esta política, y cuyo procedimiento de cobro coactivo de sus ingresos no tributarios es gestionado por la SEF o el área que haga sus veces de acuerdo a las competencias asignadas normativamente, deben mantener actualizada y conciliada la información contable con la fuente de datos que proviene del aplicativo diseñado para apoyar la gestión de cobro[36], la cual pueden consultar como fuente de información para el reconocimiento del deterioro de sus cuentas por cobrar.
El deterioro se mide como la diferencia entre el valor en libros de la cuenta por cobrar y el valor presente de los flujos futuros estimados de la acreencia a favor.
a) Deterioro de impuestos por cobrar, venta de bienes y prestación de servicios
Respecto a las cuentas por cobrar relacionadas con los conceptos de impuestos, venta de bienes y prestación de servicios, así como los intereses de mora y sanciones generadas por los mismos, cada Ente Público soporta y documenta el lineamiento contable específico, que se ajuste a los parámetros definidos en el Marco Normativo y a las funciones de cometido estatal, para establecer indicios de deterioro y la medición del mismo.
Este documento tiene en cuenta: el modelo de gestión y administración de cobro de la cartera, el análisis legal y operativo de los flujos financieros, tanto la rotación como la materialidad individual y grupal de las cuentas por cobrar, el comportamiento histórico o conocimiento que se tenga de los deudores (observación de incumplimientos de pagos o desmejoramiento de sus condiciones crediticias), entre otros.
Para la determinación del deterioro de las cuentas por cobrar por concepto de impuestos, la Dirección de Impuestos de Bogotá - DIB, es la instancia competente para efectuar el análisis de los indicios y cálculo correspondiente.
b) Deterioro de ingresos no tributarios por cobrar
Las cuentas por cobrar por concepto de ingresos no tributarios que se encuentran en la etapa de cobro persuasivo no son objeto de evaluación de deterioro. No obstante, si a juicio profesional se determina que hay suficiente evidencia objetiva de indicios de deterioro en esta fase, se procede a calcular su estimación.
Por su parte, las cuentas por cobrar por ingresos no tributarios que se encuentran en cobro coactivo son objeto de deterioro.
c) Deterioro de otras cuentas por cobrar
El tratamiento contable del deterioro de cuentas por cobrar asociado a partidas diferentes a las mencionadas en los Numerales anteriores, como las establecidas en la cuenta Otras Cuentas por Cobrar, del Catálogo General de Cuentas, es definido por cada Ente Público Distrital o Entidad, según la naturaleza y materialidad de las mismas.
En los casos mencionados en los Numerales a) y b), la estimación del deterioro se realiza de conformidad con los criterios mínimos señalados en la Guía para la estimación del deterioro de las cuentas por cobrar, que forma parte integral de esta política.
2.4.6. Baja en cuentas
Sin perjuicio de la normativa correspondiente a la gestión y el control de las cuentas por cobrar, las mismas se dejan de reconocer cuando:
a. Los derechos que representan expiren o prescriba la acción de cobro de los títulos ejecutivos de acuerdo con los plazos y condiciones que establezca la normativa vigente correspondiente.
b. El Ente Público renuncie a los derechos. Situación en la cual, se soporta adecuadamente la naturaleza legal y administrativa de dicha decisión.
c. Los riesgos y ventajas inherentes a las cuentas por cobrar se transfieren. En este caso, se registran por separado los activos o pasivos que se produzcan en la transacción[37].
En cualquiera de los tres escenarios planteados, se retira el saldo de la cuenta por cobrar, los intereses, el deterioro acumulado y demás conceptos relacionados con el derecho, afectando las cuentas de resultado.
En caso de que los montos dados de baja previamente sean reintegrados al Ente, se registra un ingreso por recuperaciones.
La baja en cuentas está sustentada mediante acto administrativo o documento idóneo expedido por el servidor competente, de conformidad con la norma vigente[38]. A su vez, este documento está respaldado en los soportes que permitan verificar, que previamente se ha realizado un estudio de las razones, que motivan la decisión y las acciones ejecutadas.
2.4.7. Revelaciones
Los Entes Públicos Distritales revelan, para las diferentes partidas de cuentas por cobrar, los aspectos señalados en las Normas para Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, especialmente, Capítulo I, Numeral 2 Cuentas por Cobrar, su Doctrina y Normas modificatorias, emitidas por la CGN.
Además, presentan información de las cuentas por cobrar que se encuentren en cobro persuasivo y las que estén en cobro coactivo, de acuerdo con los lineamientos que la DDC emita al respecto.
2.5. POLÍTICA CONTABLE DE INVENTARIOS
2.5.1. Reconocimiento
Para el reconocimiento de los inventarios en la ECP Bogotá D.C. se aplica lo contenido en la presente política, la cual se desarrolla según lo indicado en el Marco Conceptual y la definición señalada en el Numeral 9 del Capítulo I [39] del Marco normativo para Entidades de Gobierno, con el fin de determinar si los hechos económicos cumplen con las condiciones para ser reconocidos como inventarios. Los hechos relacionados con inventarios no contemplados en esta política son reconocidos y revelados según los Anexos de Política de Inventarios, lo indicado en el Marco Normativo y la Doctrina Contable Pública aplicable a Entidades de Gobierno.
Los inventarios existentes en la ECP Bogotá D.C. son aquellos adquiridos, que se encuentran en proceso de transformación y los producidos, que se tengan con la intención de: a) comercializarse en el curso normal de la operación, b) distribuirse en forma gratuita o a precios de no mercado a la comunidad en el curso normal de la operación, o c) transformarse o consumirse en actividades de producción de bienes o prestación de servicios. De esta definición se excluyen los elementos que se adquieran o reciban con el fin de consumirse en el desarrollo de actividades administrativas. En el caso que los bienes que no cumplan la definición de activo, estos se reconocen como gasto en el periodo. En todos los casos el Ente Público garantiza su control administrativo.
2.5.2. Medición inicial
Los inventarios se miden por el costo de adquisición o transformación.
a) Costo de adquisición
Incluye las erogaciones necesarias para la adquisición y la adecuación de los inventarios hasta que estén en condiciones de uso o distribución. A este valor se restan los descuentos, rebajas y otras partidas similares que afecten su valor.
Los inventarios adquiridos en una transacción sin contraprestación se reconocen cuando: a) el ente tenga el control sobre el activo, b) sea probable que fluyan, al Ente Público, beneficios económicos futuros o potencial de servicio asociados con el activo; y c) el valor del activo pueda ser medido con fiabilidad. Dichos inventarios se miden por el valor de mercado del activo recibido y, en ausencia de este, por el costo de reposición. Si no es factible obtener alguna de las anteriores mediciones, se miden por el valor en libros que tenía el activo en la entidad que transfirió el recurso. El valor de mercado y el costo de reposición se determinan conforme a lo definido en el Marco Conceptual para estas bases de medición. Al valor determinado se le adiciona cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para el uso previsto.
b) Costos de transformación
Los costos de transformación están conformados por las erogaciones y costos directos e indirectos relacionados con la producción de bienes y la prestación de servicios. Para la determinación de los costos de transformación, se implementarán sistemas de costos de acuerdo con el proceso productivo.
c) Sistema de inventario y métodos de valuación de inventarios
Los inventarios se controlan utilizando el sistema de inventario permanente. Las técnicas para la medición del costo de los inventarios, la valoración y determinación de los costos, se definen según las metodologías y métodos (excluyendo el método UEPS) que mejor reflejen la esencia económica y la rotación de los inventarios. Cuando la naturaleza y uso de los inventarios son similares, se utiliza el mismo método de valuación.
2.5.3. Medición posterior
Cada bien o grupo homogéneo de inventarios cuya destinación sea su venta a precios de no mercado, su consumo en la operación, su distribución gratuita o a precios de no mercado, se mide al menor valor entre el costo y el costo de reposición. Cuando las circunstancias reflejen que el costo de reposición es inferior al costo del inventario, la diferencia se calcula y se registra como un deterioro de dicho inventario.
Cuando las circunstancias que causaron el deterioro dejen de existir, se revierte su valor. El valor del deterioro que se revierta se reconoce como ingreso en el resultado del periodo.
En el momento de la venta a precios de no mercado, se reconoce el ingreso generado y el costo de ventas asociado a los inventarios entregados en el hecho económico, atendiendo el principio de asociación. Los inventarios distribuidos gratuitamente se reconocen como gasto en el resultado del periodo.
Cuando cambien las características de uso, consumo, distribución o venta, los inventarios son reclasificados a propiedades, planta y equipo, intangibles, propiedades de inversión u otro tipo de bienes, o al gasto. Cuando se entregan inventarios mediante contratos de comodato, se analiza cada contrato para definir su respectiva reclasificación.
Los Entes Públicos, cuyos inventarios son vendidos a precios de mercado o que deben deteriorar sus materias primas en la producción de inventarios, desarrollan el tratamiento contable de estos hechos como Anexo a este Manual de Políticas.
2.5.4. Baja en cuentas
Las mermas, sustracciones o vencimiento de los inventarios, implican el retiro de estos del activo y su reconocimiento como gasto en el resultado del periodo.
2.5.5. Revelaciones
Los Entes Públicos Distritales revelan, para sus inventarios, los aspectos señalados en las Normas para Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, especialmente, Capítulo I, Numeral 9 Inventarios, su Doctrina y Normas modificatorias, emitidas por la CGN.
Adicional a estas, se revela el valor en libros del inventario recibido y distribuido en forma gratuita o a precios de no mercado.
2.6. POLÍTICA CONTABLE DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: BIENES MUEBLES
2.6.1. Reconocimiento
Los Entes Públicos a los que va dirigido este manual, aplican los criterios de definición y reconocimiento señalados en los Numerales 4.1.1, 6.1.1 y 6.2.1 del Marco Conceptual y el Numeral 10Propiedades, planta y equipo, del Capítulo I Activos, del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, con el fin de determinar si reconocen o no, una partida como propiedades, planta y equipo.
Se tiene en cuenta la intención con la cual se adquieren los bienes tangibles, es decir, si se utilizarán para propósitos administrativos, para producir bienes o prestar servicios o si generarán ingresos producto de su arrendamiento; que los mismos no estén disponibles para la venta y se prevé usarlos durante más de un año.
Adicionalmente, se evalúa el control que se tiene sobre los bienes, independiente de la titularidad jurídica que se tenga sobre los mismos, si:
- Decide el propósito para el cual se destina el activo.
- Obtiene sustancialmente el potencial de servicio o los beneficios económicos futuros.
- Asume sustancialmente los riesgos asociados al activo.
- Permite el acceso al activo o la capacidad de un tercero para negar o restringir su uso.
Se reconocen los bienes adquiridos o recibidos en una transacción con o sin contraprestación[40], cuyo valor sea igual o superior a dos (2) SMMLV, de acuerdo con la clasificación de propiedades, planta y equipo; por lo tanto, los bienes que sean adquiridos por un valor menor al señalado anteriormente se reconocen en el resultado del periodo, y se controlan administrativamente, cuando a ello hubiera lugar.
No obstante, se reconocen contablemente los bienes que no excedan la suma señalada anteriormente, si como resultado del juicio profesional aplicado al interior se determina que por su materialidad desde el punto de vista de naturaleza son necesarios para la ejecución de su actividad y cumplen para ser catalogados como propiedades, planta y equipo, situación que se incorpora en las Políticas de Operación.
2.6.2. Medición inicial
Las propiedades, planta y equipo se miden al costo, de acuerdo con lo señalado en el Numeral 6.3.4 del Marco Conceptual y el Numeral 10.2 del Capítulo I del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.
a) Medición inicial diferente al costo
Con respecto a las propiedades, planta y equipo que se reciban en permuta, se miden por su valor de mercado, para tal efecto se pueden utilizar precios de referencia o cotizaciones de mercado, siempre que estas alternativas reflejen la realidad económica del bien; si no se cuenta con esta información, se miden por el valor de mercado de los activos entregados; y en ausencia de los dos criterios anteriores, se miden por el valor en libros de los activos entregados.
Por su parte, los bienes recibidos en una transacción sin contraprestación se miden por su valor de mercado y en ausencia de este por el costo de reposición, a falta de esta información, se miden por el valor en libros de los activos recibidos.
Las propiedades, planta y equipo que sean destinadas para financiar pasivos (por ejemplo: beneficios a empleados de corto y largo plazo), se miden al valor de mercado, con el fin de que los valores reconocidos en los estados financieros no difieran significativamente de los que podrían determinarse al final del período contable.
b) Bienes entregados a terceros
Se registran en las subcuentas de propiedades, planta y equipo, los bienes muebles que se entreguen a terceros mediante contrato de comodato u otro acto administrativo desde que los mismos no cumplen con las características de activo para la entidad que los recibe. El registro se realiza de manera detallada, de tal forma que permita la identificación de los bienes objeto de estas entregas. Esta situación debe describirse en las revelaciones de las entidades que intervienen.
Los bienes muebles que entregue a terceros mediante contrato de comodato u otro acto administrativo se registran en las subcuentas de orden deudoras, si los mismos cumplen con las características de activo para la entidad que los recibe; este reconocimiento se realiza de manera detallada, de tal forma que permita la identificación objeto de esta entrega. Por tanto, la entidad que recibe los bienes, los registrar en las subcuentas denominadas “de propiedad de terceros” de acuerdo con la respectiva clasificación del bien en los rubros de propiedades, planta y equipo. Así mismo, esta situación debe ser descrita en las revelaciones de las entidades que intervienen.
c) Otras consideraciones
- Quienes tengan a su cargo la administración de “Fondos Cuenta”, reconocen y registran los bienes adquiridos o recibidos en una transacción con o sin contraprestación, así como las adiciones y las mejoras que se realicen al mismo, en las respectivas subcuentas de propiedades, planta y equipo.
- El mantenimiento y las reparaciones de las propiedades, planta y equipo se reconoce como gasto en el resultado del periodo.
- Los elementos de propiedades, planta y equipo construidos en virtud de Contratos de Concesión se miden de acuerdo con la Norma de Acuerdos de Concesión.
- Las propiedades, planta y equipo producto de un arrendamiento financiero se miden de acuerdo con lo establecido en la Norma de Arrendamientos.
- Los elementos que se adquieren para ser comercializados, distribuidos en forma gratuita o a precios de no mercado en el curso normal de la operación, o transformados o consumidos en actividades de producción de bienes o prestación de servicios, se miden de acuerdo a lo establecido en la Política de Inventarios.
- Para los bienes muebles adquiridos a través de proyectos de inversión, se tiene en cuenta la destinación de los mismos de acuerdo con lo establecido en las estipulaciones contractuales.
- Se garantiza el control administrativo de los bienes que por su materialidad se reflejen contablemente como gasto del período.
2.6.3. Medición posterior
Después del reconocimiento y medición inicial, la medición posterior de las propiedades, planta y equipo se hace al costo menos la depreciación acumulada menos el deterioro acumulado, de acuerdo con lo señalado en el Numeral 10.3 del Capítulo I del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, con el fin de actualizar los valores reconocidos inicialmente y de lograr una representación fiel de la información los activos.
a) Depreciación
Para la determinación de la depreciación, se aplica el método de depreciación, que mejor refleje el equilibrio entre los beneficios recibidos o potencial de servicio, la vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente, la cual inicia cuando los bienes estén disponibles para ser utilizados en la forma prevista por el ente, aun cuando estos se encuentren en bodega o no explotados.
Con respecto a los elementos que se encuentren registrados como propiedades, planta y equipos no explotados o propiedades, planta y equipo en mantenimiento, su depreciación no cesa, independientemente que los bienes por sus características o circunstancias especiales no sean objeto de uso o se encuentran en mantenimiento preventivo o correctivo, respectivamente.
Sin embargo, la depreciación cesa cuando: a) se produzca la baja del bien; b) para aquellos elementos que se deprecien por el método de unidades de producción y se encuentren sin utilizar o se encuentren en mantenimiento; y c) si el valor residual del bien supera el valor en libros.
Para ello, los métodos de depreciación se determinan por cada ente público de acuerdo con la naturaleza y características de los activos que poseen, y pueden utilizar métodos de depreciación como: el método lineal, el método de depreciación decreciente, el método de unidades de producción, u otro que represente de manera fiel la realidad del activo. Cuando se adquieren activos que están conformados por componentes y los mismos requieran reemplazo (repuestos), estos se reconocen en una partida de propiedades, planta y equipo, siempre y cuando proporcionen potencial de servicio o beneficios futuros; a su vez los componentes sustituidos se dan de baja en las respectivas cuentas. Si los principales componentes de una partida de propiedades, planta y equipo tienen patrones significativamente diferentes de consumo de potencial de servicio o de beneficios económicos, se distribuye el costo inicial del activo entre sus componentes principales y se deprecian estos componentes por separado a lo largo de su vida útil.
Las inspecciones generales necesarias para que el activo continúe operando se incorporan como mayor valor del elemento y son objeto de depreciación de forma separada en el lapso durante el cual se deba llevar a cabo una nueva inspección al elemento.
El cargo por depreciación de un período se reconoce como gasto en el resultado del ejercicio, excepto cuando:
- Se deba incluir en el valor en libros de otros activos, de acuerdo con las normas de inventarios o de activos intangibles.
- Corresponda a un bien directamente relacionado con la prestación del servicio o la producción de bienes, siempre que se disponga de un sistema de costeo.
b) Vidas útiles estimadas
La vida útil es el tiempo en el cual se espera obtener los beneficios económicos futuros o el potencial de servicio, derivados de un activo, con base en la esencia económica subyacente a cada bien.
Con base en este análisis, no se toman como referencia los catálogos de depreciación históricamente utilizados, como quiera que el Ente Público no puede generalizar aplicando una tabla para cada clase de propiedades, planta y equipo.
Para la estimación de la vida útil, se observan factores como:
- Uso previsto del activo
- Desgaste físico esperado del bien, efectuando el estudio de factores operativos
- Programa de reparaciones y mantenimiento
- Adiciones y mejoras realizadas al bien
- Obsolescencia técnica o comercial
- Indicaciones sobre la duración aproximada según el uso, definida por el proveedor
- Fechas de caducidad de los contratos de arrendamiento relacionados
- Políticas de renovación tecnológica del Ente Público
- Restricciones ambientales de uso
La vida útil se documenta según las características y el uso que planea dar al bien mueble, por ejemplo, si son bienes de uso administrativo u operativo, las jornadas a la que se expone el bien, entre otras situaciones, y el procedimiento que realice para la estimación de vidas útiles queda definido en las Políticas de Operación.
Se observa las características específicas de los bienes para estimar su vida útil individual; solamente si no es posible determinar esta o ya se ha determinado previamente, se puede recurrir a estimar la vida útil de grupos homogéneos de activos, con los respectivos soportes documentales.
c) Valor Residual
Teniendo en cuenta que, por lo general durante la vida útil de un elemento clasificado como propiedades, planta y equipo, se consume la totalidad de los beneficios económicos o el potencial de servicio del mismo, el valor residual es cero ($0) pesos.
Sin embargo, cuando existan excepciones respecto de la asignación de un valor residual para una clase de activo determinado, el ente público establece el procedimiento para el cálculo del mismo, de acuerdo con la estimación de la vida económica del bien, como se define en el Numeral 10.3 del Capítulo I del Marco Normativo Contable para Entidades de Gobierno.
Se evalúa y revisa al término de cada periodo contable la vida útil, el método de depreciación y el valor residual de las propiedades, planta y equipo y si las expectativas difieren significativamente de las estimaciones previas, se fijan parámetros diferentes, registrando el efecto a partir del periodo contable en el cual se efectúa el cambio, como lo señala el Numeral 4.2 del Capítulo VI, del Marco Normativo Contable para Entidades de Gobierno.
2.6.4. Deterioro
Para efectos de determinar el deterioro de un bien clasificado como propiedades, planta y equipo, el Ente Público aplica lo establecido en los Numerales 19 y 20 del Capítulo I del Marco Normativo Contable para Entidades de Gobierno y como complemento aplica la Política de Deterioro correspondiente.
2.6.5. Baja en cuentas
Se dan de baja los elementos de propiedades, planta y equipo, cuando no cumplan con los requisitos establecidos para que se reconozcan como tal, de acuerdo a lo señalado en el Numeral 10.4 del Capítulo I del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, lo cual sucede cuándo:
- El elemento quede permanentemente retirado de su uso.
- No se espere tener beneficios económicos del activo o potencial de servicio.
- Se disponga para la venta; es de mencionar que la pérdida o ganancia originada en la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo se calcula como la diferencia entre el valor neto obtenido por la disposición del activo y su valor en libros, y se reconoce como ingreso o gasto en el resultado del periodo.
- Se reemplacen componentes del activo o se lleven a cabo nuevas inspecciones a las capitalizadas de las cuales procede la baja previa incorporación de la nueva inspección.
Teniendo en cuenta lo anterior, para el retiro de los elementos de propiedad, planta y equipo, se verifica el estado real de los mismos, y se determina si se encuentran inservibles, no útiles por obsolescencia, no útiles por cambio o renovación de equipos, inservibles por daño total parcial o inservibles por deterioro; situación que queda previamente avalada por la instancia respectiva y sustentada mediante un documento o acto administrativo, y se registra contablemente la baja de los elementos, afectando las subcuentas de propiedades, planta y equipo, la depreciación acumulada, el deterioro acumulado (cuando aplique), y las cuentas de orden deudoras para los casos en que el destino final no se produzca en forma simultánea, atendiendo para ello el procedimiento administrativo establecido para tal fin.
2.6.6. Revelaciones
Se revela, para cada clase de propiedades, planta y equipo, los aspectos señalados en el Numeral 10.5 del Capítulo I del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.
2.7. POLÍTICA CONTABLE DE BIENES INMUEBLES
Los bienes inmuebles son bienes que no pueden transportarse de un lugar a otro, pueden ser de origen natural como las tierras y minas y los que se adhieren de forma permanente a ellos, como edificios, casas y construcciones en general. Para la ECP Bogotá D.C., también hacen parte de estos, los bienes destinados al uso y beneficio del inmueble que, al ser retirados de este, pierden de manera significativa su potencial de servicio, tales como ascensores, subestaciones, transformadores, cableado estructurado, sistemas contra incendio, sistema de seguridad, entre otros.
Cuando se trate de elementos destinados al uso del inmueble que se constituyan como adiciones o mejoras, estos se consideran componentes y se reconocen como mayor valor de los mismos.
2.7.1. Reconocimiento contable del inmueble
En el análisis de las características y condiciones para el reconocimiento de Activos establecidas en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno: Resolución No. 533 de 2015 y sus modificatorias, específicamente en las normas de Inventarios, Propiedades, planta y equipo, Bienes de uso público, Bienes históricos y culturales, y Propiedades de inversión, la ECP Bogotá D.C., evalúa si determinado bien inmueble, se considera activo para la misma[41].
Una vez se determine que es Activo, según lo indicado en las mencionadas Normas, su reconocimiento se realiza en la ECP Bogotá D.C., conforme se señala a continuación:
Reconocimiento contable de bienes que se consideran activos en la ECP Bogotá D.C.
| Si el bien inmueble se considera ACTIVO para: | Y su Titularidad legal corresponde a: | Reconocimiento contable: |
| Entes Públicos Distritales | Bogotá D.C. (Sector Central) [42] | En el DADEP salvo algunas excepciones (explicadas posteriormente) |
| Sector Localidades | En cada ente público que conforma la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. | |
| Órganos de control | ||
| Otra ECP (Establecimiento Público o Empresa) | ||
Fuente: Elaboración propia
Los bienes inmuebles que se consideren activos para Bogotá D.C. y cuya titularidad sea de Bogotá D.C. Sector Central, son reconocidos contablemente en el DADEP a excepción de:
- Los inmuebles que hayan sido adquiridos o construidos por uno de los Entes Públicos que conforman al ECP Bogotá D.C., hasta tanto se surta el proceso de entrega de información, documentación e incorporación en los estados financieros del DADEP; en este caso el inmueble continúa con su reconocimiento contable en el ente público distrital hasta tanto sea informada la inclusión contable como activo por parte del DADEP.
De forma similar sucede con las adiciones o mejoras efectuadas. Por lo anterior, en el momento en que el inmueble, adición o mejora se encuentre en servicio en el ente público, es objeto de depreciación y demás cálculos que se requiera bajo el Marco Normativo aplicable para la ECP[43].
- Los bienes inmuebles con destinación al desarrollo de proyectos de vivienda de interés social o prioritario, ya que estos son reconocidos como activos por la Secretaría Distrital del Hábitat, siempre y cuando no se consideren activos para otra Entidad Contable Pública (Entidad de Gobierno o Empresa, distritales o no distritales)
- Los bienes inmuebles que respaldan el pasivo pensional serán reconocidos en el Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá D.C.
En los predios que presentan uso compartido, la decisión sobre el reconocimiento contable debe ser consensuada entre las entidades, a fin de que se garantice el reconocimiento del inmueble en su totalidad o no se presenten duplicidades. Para el caso de la ECP Bogotá D.C, esta responsabilidad se suscribe al Ente Público que tiene a cargo la administración o uso del inmueble, de manera conjunta con la otra Entidad Contable Pública (distrital o no distrital) que tenga injerencia, según los derechos y deberes estipulados legalmente, además de la esencia económica subyacente. De lo anterior se presentan las siguientes posibilidades:
a) Si es factible individualizar las áreas[44] del inmueble, tales como terreno, terreno y construcción o construcción, el Ente Público que controla estas áreas las reconoce de manera individualizada en la clasificación correspondiente. Para esto, las áreas deben contar con una medición fiable y se debe garantizar su medición posterior. Esta decisión es tomada de manera soportada y es objeto de revelación.
b) Si no es posible individualizar las áreas del inmueble, el Ente Público que controla el bien lo reconoce en la clasificación que mejor describa la esencia económica del mismo. Para esto, el bien debe contar con una medición fiable y se debe garantizar la medición posterior.
El activo se reconoce en una sola entidad atendiendo las siguientes prioridades:
i) En el ente público que presenta su control predominante.
ii) Si lo anterior no puede determinarse de forma clara, en el Ente Público que presente la titularidad jurídica del bien o, si esta es compartida, en la que presente una mayor participación.
Por su parte, cuando la ECP Bogotá D.C. tiene la titularidad jurídica o participación sobre el bien inmueble, pero este no se considera activo para la misma, la ECP en cabeza del DADEP o del Ente Público responsable del registro, revela en cuentas de orden deudoras el valor total o la participación que tenga sobre el bien, tomando como referencia el valor por el cual se activa el bien, siempre que este tenga medición fiable. El bien también es objeto de actualización cuando se presenten adiciones y mejoras sobre el mismo.
2.7.2. Medición y estimaciones
En la ECP Bogotá el responsable de la determinación de las estimaciones requeridas en el Marco Normativo Contable aplicable, tales como valor residual, método de depreciación, vidas útiles, valor de servicio recuperable o valor recuperable, es el ente público responsable de la administración o uso del inmueble que forma parte de la ECP, independientemente de que no sea responsable del registro del inmueble.
Por lo anterior, para el caso de bienes inmuebles cuyo registro se encuentre a cabeza del DADEP, los Entes Públicos le remiten cualquier novedad presentada en las estimaciones contempladas en el Marco Normativo aplicable sobre los bienes inmuebles que administran o de los cuales son responsables.
Cada una de las estimaciones señaladas, u otras que se contemple dentro del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, forman parte de las políticas operativas que determinen cada uno de los Entes Públicos que forman parte de la ECP Bogotá D.C.
2.7.3. Entrega de bienes inmuebles entre Entidades Contables Públicas
Independientemente de la figura legal que se utilice para la entrega de un bien entre Entidades de Gobierno (distritales o no distritales) o a un ente privado, procede el análisis de la realidad económica subyacente al hecho económico, a fin de determinar quién debe reconocer el bien como activo.
Si se entrega un bien reconocido como activo en los estados financieros de la ECP Bogotá D.C. a otra Entidad de Gobierno o Empresa (distrital o no distrital), y para esta última el bien se considera activo, entonces se procede a desincorporar el inmueble cuando se entrega, mientras que la Entidad o Empresa que recibe el activo lo incorpora.
Si en la transferencia del activo se han impuesto condiciones contractuales, que de no cumplirse implicarían la devolución del bien, la ECP aplica lo establecido en el Marco Normativo para transferencias o subvenciones condicionadas, según sea la naturaleza de la Entidad receptora del bien.
En el caso de la ECP Bogotá D.C., se identifica en cuál o cuáles de sus Entes Públicos se encuentra reconocido contablemente el Activo que se entregará, para que procedan los registros contables correspondientes.
Cuando es la ECP Bogotá D.C. la que recibe el bien condicionado, esta efectúa la incorporación del Activo en las subcuentas correspondientes de acuerdo con su uso y fin previsto. Así mismo, reconoce un ingreso diferido y lo amortiza según se dé el cumplimiento de las condiciones pactadas, con sujeción a lo indicado en el Numeral 2.7.1. Reconocimiento contable del inmueble.
Quienes conforman el ECP Bogotá D.C. reconocen individuamente o independientemente los inmuebles que reciban de otras Entidades Contables Públicas (distritales y no distritales) y que una vez analizados los criterios establecidos en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno se determina que son Activos para Bogotá D.C. Así mismo, les compete realizar las mediciones para su incorporación y medición posterior, al igual que las estimaciones respectivas.
2.8. POLÍTICA CONTABLE DE BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES
2.8.1. Reconocimiento
Los Bienes Históricos y Culturales son bienes tangibles controlados por el ente público distrital, a los que se les atribuye, entre otros, valores colectivos, históricos, estéticos y simbólicos, y que, por tanto, la colectividad los reconoce como parte de su memoria e identidad.
Para que un bien sea reconocido como Bien Histórico y Cultural, se atienden los criterios señalados en el Numeral 12.1 del Capítulo I [45] del Marco Normativo para Entidades de Gobierno y los lineamientos de definición y reconocimiento indicados o establecidos en los Numerales 4.1.1, 6.1.1 y 6.2.1 del Marco Conceptual. Adicional a ello, se observa lo contenido en el Decreto No. 185 de 2011[46] y sus modificaciones.
Para que un bien sea reconocido como Histórico y Cultural:
- Existe el acto administrativo expedido por el Consejo Distrital de Patrimonio Cultural[47], que lo declare como tal[48].
- Su medición monetaria es fiable[49].
Adicionalmente, los Entes Públicos tienen en cuenta para el reconocimiento de los bienes declarados como Históricos y Culturales, los criterios de valoración desde el punto de vista histórico, estético y simbólico, así, como las características físicas y materiales del activo, entre otras: la constitución del bien, la antigüedad, la forma, el estado de conservación, la autoría, el contexto urbano y el contexto socio cultural en el cual se encuentre.
Los bienes clasificados como Históricos y Culturales, que sean adquiridos o recibidos en una transacción con o sin contraprestación, así como las restauraciones que se realicen al mismo, con independencia de su cuantía son reconocidos como tal.
El mantenimiento y la conservación realizada a esta clase de bienes, se reconoce como gasto en el resultado del periodo.
Los bienes muebles e inmuebles declarados como Históricos y Culturales mediante acto administrativo, pero que en la práctica son destinados para uso administrativo, para la producción o suministro de bienes, la prestación de servicios o para la generación de ingresos producto de su arrendamiento y para el caso de los bienes inmuebles que se arrienden por un valor inferior al valor de mercado, se reconocen, conforme lo dispuesto en la norma de Propiedades, Planta y Equipo.
Para los bienes muebles e inmuebles declarados como Históricos y Culturales mediante acto administrativo, que sean destinados para el uso, goce y disfrute de la colectividad, orientados para generar bienestar social, se reconocen, de acuerdo a lo establecido en la norma de Bienes de Uso Público.
Para los bienes muebles e inmuebles declarados como Históricos y Culturales mediante acto administrativo, que se tengan con el objetivo principal de generar rentas en condiciones de mercado, plusvalías o ambas, se reconocen, conforme a lo establecido en la norma de Propiedades de Inversión.
El reconocimiento, así como las funciones de administrar, mantener, conservar y restaurar los bienes que constituyen el Patrimonio Cultural material inmueble en el espacio público de Bogotá Distrito Capital, está a cargo del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural[50].
2.8.2. Medición inicial
Los Entes Públicos que conforman la ECP Bogotá D.C. miden los bienes históricos y culturales al costo, de acuerdo con lo señalado en el Numeral 6.3.4.1 del Marco Conceptual y el Numeral 12.2 del Capítulo I del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.
a) Medición inicial diferente al costo
Los Bienes Históricos y Culturales recibidos en una transacción sin contraprestación, se miden por su valor de mercado, a falta de esta información, se miden por el costo de reposición de los mismos, de no existir tampoco, se utiliza el valor en libros de los activos recibidos.
2.8.3. Medición posterior
Después del reconocimiento y medición inicial, los Entes Públicos Distritales realizan la medición posterior de sus bienes históricos y culturales al costo, más las restauraciones, menos la depreciación de las restauraciones realizadas al mismo, de acuerdo con lo señalado en el Numeral 12.3 del Capítulo I del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, con el fin de actualizar los valores reconocidos inicialmente y lograr una representación fiel de la información.
a) Depreciación de las restauraciones
La depreciación es aplicable únicamente a las restauraciones efectuadas al bien, para su determinación, el ente utiliza el método de depreciación, que mejor refleje el equilibrio entre el potencial de servicio, la vida útil y la distribución del valor de la restauración del activo correspondiente e inicia cuando la restauración haya terminado.
El cargo por depreciación se reconoce como gasto en el resultado del ejercicio.
La depreciación no cesa, independientemente que los bienes por sus características o circunstancias especiales no sean objeto de uso o se encuentren en mantenimiento preventivo o correctivo.
La depreciación de la restauración cesa cuando se produzca la baja en cuentas de esta o del activo al que está asociada.
b) Vidas útiles estimadas de las restauraciones
Debe entenderse la vida útil como el tiempo en el cual el ente espera fluya el potencial de servicio de la restauración, hasta el momento que sea necesaria otra de las mismas características; para tal efecto la parte técnica competente de efectuarla, indica o establece el tiempo durante el cual se espera que esta restauración cumpla con su finalidad.
Adicionalmente, para la formulación del proyecto de restauración, el ente público tiene en cuenta, entre otros, los siguientes factores:
- Uso previsto del activo
- Desgaste físico esperado del bien, efectuando el estudio de factores operativos
- Programa de reparaciones y mantenimiento
- Adiciones y mejoras realizadas al bien
- Restricciones ambientales de uso
La vida útil y el método de depreciación son revisados, como mínimo, al término de cada periodo contable y en caso de existir un cambio significativo en estas variables, se ajustan para reflejar el nuevo patrón de consumo del potencial de servicio.
2.8.4. Baja en cuentas
Se dan de baja los Bienes Históricos y Culturales, cuando no cumplan con los requisitos establecidos para que se reconozcan como tal, por ejemplo, cuando se pierda el control, o cuando no se espera obtener el potencial de servicio, por el cual fue reconocido.
Cuando un bien clasificado como Histórico y Cultural sea objeto de una restauración, el ente público reconoce en el activo el costo de dicha restauración previa baja en cuentas de la restauración anterior, siempre y cuando esta se haya realizado sobre el mismo componente del bien.
2.8.5. Revelaciones
Los Entes revelan la información señalada en el Numeral 12.5 del Capítulo I del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, sobre los bienes clasificados como Históricos y Culturales.
2.9. POLÍTICA CONTABLE DE ACTIVOS INTANGIBLES
2.9.1. Reconocimiento
Los Entes Públicos Distritales, aplican los criterios de definición y reconocimiento señalados en los Numerales 4.1.1, 4.1.2, 6.1.1 y 6.2.1 del Marco Conceptual y el Numeral 15.1 del Capítulo I[51] del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, con el fin de determinar si cumplen con las condiciones para ser reconocidos como Activo Intangible. Estos activos, representan el valor de recursos identificables[52], de carácter no monetario y sin apariencia física, sobre los cuales se tiene el control, se espera obtener beneficios económicos futuros o potencial de servicio, se puede realizar mediciones fiables[53], además, los mismos no deben estar disponibles para la venta y se prevé usarlos durante más de un año. Si no cumple alguna de las anteriores condiciones se reconoce como gasto del periodo.
Un activo intangible es controlable siempre que el Ente Público:
- Decide el propósito para el cual se destina el activo,
- Obtiene sustancialmente el potencial de servicio o los beneficios económicos futuros,
- Asume sustancialmente los riesgos asociados al activo,
- Permite el acceso al activo o la capacidad de un tercero para negar o restringir su uso. Esto con independencia de la titularidad jurídica.
a) Activos Intangibles adquiridos
Se reconocen los intangibles adquiridos o recibidos en una transacción con o sin contraprestación[54], cuyo valor sea igual o superior a dos (2) SMMLV, de acuerdo con la clasificación correspondiente; mientras que los adquiridos por un valor menor al señalado se reconocen en el resultado del periodo, y se controlan administrativamente tipificando los controles de accesos, claves, la habilitación de uso del intangible, entre otros, cuando a ello hubiera lugar.
No obstante, se reconocen contablemente los intangibles que no excedan la suma señalada anteriormente, si como resultado del juicio profesional aplicado al interior de cada ente público se define que por sus características cualitativas sean necesarios para la ejecución de su actividad misional, situación que debe ser incorporada en las respectivas políticas contables de operación.
b) Activos Intangibles generados internamente
Se reconocen los Activos Intangibles generados internamente, cuando éstos sean producto de la fase de desarrollo, en consecuencia, para esta clase de activos, se establecen los procedimientos internos que permitan identificar claramente las erogaciones efectuadas en la fase de investigación y en la fase de desarrollo a fin de efectuar los reconocimientos requeridos.
Los desembolsos realizados en la fase de investigación se reconocen como gastos del periodo en el que se incurran[55].
Los desembolsos que se realicen en la fase de desarrollo[56] se reconocen como Activos Intangibles si se puede demostrar:
a) La viabilidad técnica de completar el Activo Intangible de forma que pueda estar disponible para su utilización o su venta.
b) Su intención de completar el Activo Intangible y usarlo o venderlo.
c) Su capacidad para utilizar o vender el Activo Intangible.
d) La forma en que el Activo Intangible vaya a generar probables beneficios económicos futuros o potencial de servicio. Entre otras cosas, se demuestre la existencia de un mercado para el producto que genere el Activo Intangible o para el Activo Intangible en sí, o si va a ser utilizado internamente, la utilidad del mismo.
e) La disponibilidad de los recursos técnicos, financieros o de otro tipo, adecuados para completar el desarrollo y para utilizar o vender el Activo Intangible.
f) Su capacidad para medir, de forma fiable, el desembolso atribuible al Activo Intangible durante su desarrollo.
No se reconoce como Activos Intangibles:
- Las marcas, las cabeceras de periódicos o revistas, los sellos o denominaciones editoriales, ni otras partidas similares que se hayan generado internamente.
- Los desembolsos por actividades de capacitación.
- La publicidad y actividades de promoción.
- Los desembolsos por reubicación o reorganización de una parte o la totalidad del ente público.
a) La búsqueda, evaluación y selección final de aplicaciones de resultados de investigación;
b) La formulación, diseño, evaluación y selección final, de posibles alternativas para materiales, dispositivos, productos, procesos, sistemas o servicios que sean nuevos o se hayan mejorado.
a) El diseño, construcción y prueba de una alternativa elegida para materiales, dispositivos, productos, procesos, sistemas o servicios que sean nuevos o se hayan mejorado, y
b) Costos de sitios web y costos de desarrollo de aplicaciones informáticas.
- Los costos legales y administrativos generados en la creación del ente.
2.9.2. Medición inicial
Se miden los Activos Intangibles al costo, de acuerdo con lo señalado en el Numeral 6.3.4.1 del Marco Conceptual y el Numeral 15.2 del Capítulo I del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.
En virtud de la suscripción de los contratos de adquisición de software o de licencias, se pueden generar erogaciones como el de soporte técnico o de capacitación, caso en el cual, independientemente de su cuantía, su reconocimiento se define como gasto y es responsabilidad del área técnica, el diseño o la actualización de procedimientos, para garantizar la fuente de información contable.
a) Medición inicial diferente al costo para activos intangibles adquiridos
Respecto a los Activos Intangibles que se reciban en permuta se miden por su valor de mercado, para tal efecto se utilizan precios de referencia o cotizaciones de mercado; si no se cuenta con esta información, se miden por el valor de mercado de los activos entregados; y en ausencia de los dos criterios anteriores, se miden por el valor en libros de los activos entregados. En todo caso, al valor determinado, se le adiciona cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para el uso previsto.
De igual manera, los Activos Intangibles recibidos en una transacción sin contraprestación se miden por su valor de mercado y en ausencia de este por el costo de reposición; a falta de esta información, se miden por el valor en libros que tenía el activo en la entidad que lo entregó o transfirió.
Para los Activos Intangibles derivados de un contrato de arrendamiento financiero, se miden por el valor de mercado o costo de reposición en la fecha de inicio del contrato, más todos los desembolsos incurridos para dejar el activo en condiciones de uso.
b) Activos Intangibles generados internamente
Los Entes Públicos Distritales que generen internamente Activos Intangibles de acuerdo con su cometido estatal separan los desembolsos que efectúen en la fase de investigación y los que realicen en la fase de desarrollo, teniendo en cuenta que los primeros se reconocen como gastos en el momento en que se produzcan y los segundos forman parte de los componentes del costo de los Activos Intangibles desarrollados internamente.
En el caso de no poder identificar y separar los desembolsos en las fases de investigación y desarrollo, el ente público trata todos los desembolsos como gastos y no se reconoce algún valor como un Activo Intangible.
c) Otras consideraciones
a. Para los Activos Intangibles adquiridos o desarrollados en virtud de contratos de concesión, se miden por el valor de la inversión privada más los aportes realizados por la entidad concedente, siempre que los valores estén asociados al desarrollo del activo o a las respectivas adiciones y mejoras que se le efectúen. Los desembolsos sobre un Activo Intangible reconocidos inicialmente como gastos en el resultado no se reconocen posteriormente como parte del costo de un Activo Intangible.
b. En el caso que se determine que el componente tangible de un activo tiene un peso más significativo[57] que el componente intangible, el Ente, para efectos de su reconocimiento sigue lo establecido en la Política Contable de Propiedades, Planta y Equipo, según corresponda, siempre y cuando se cumplan los criterios para su reconocimiento, y medición fiable que contemplan estas políticas; en caso contrario, es decir, si la parte intangible del activo tiene un peso más significativo, se trata como Activo Intangible.
c. Los Entes Públicos que suscriban Convenios Interadministrativos de Transferencia de Tecnología[58] u otra clase de Acuerdos[59], con el fin de usar sistemas de Información, así como las copias de los programas fuentes y la documentación del software (Manuales técnicos y del usuario)[60], reconocen como activo las erogaciones realizadas a su interior, requeridas para el funcionamiento del Sistema y que garanticen su puesta en marcha, parametrización y desarrollo, atendiendo lo establecido en secciones anteriores.
2.9.3. Medición posterior
Después del reconocimiento y medición inicial, los Entes que conforman la ECP Bogotá D.C. realizan la medición posterior de sus activos intangibles, al costo menos la amortización acumulada menos el deterioro acumulado, de acuerdo con lo señalado en el Numeral 15.3 del Capítulo I del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, con el fin de actualizar los valores reconocidos y lograr una representación fiel de la información de esta clase de activos.
a) Amortización
Para la determinación de la amortización, de los Activos Intangibles con vida útil finita, el ente público utiliza el método que mejor refleje el equilibrio entre los beneficios recibidos o potencial de servicio, la vida útil y la distribución del valor del activo correspondiente, la cual inicia cuando el intangible esté disponible para su uso[61].
Sin embargo, la amortización cesa cuando: a) se produzca la baja del activo; y b) si el valor residual del Activo Intangible supera el valor en libros.
Para ello, los métodos de amortización se determinan de acuerdo con la naturaleza y características de los activos que poseen acorde con la normatividad aplicable.
El cargo por amortización de un período se reconoce como gasto en el resultado del ejercicio, excepto cuando deba incluirse en el valor en libros de otros activos, de acuerdo con las normas de Inventarios o de Propiedades, planta y equipo.
b) Vidas útiles estimadas
Para la estimación de la vida útil, el ente tiene en cuenta, entre otros, los siguientes factores:
- Uso previsto del activo
- Lapso que corresponda a la recuperación de la inversión en que se incurrió
- Adiciones y mejoras realizadas al Activo Intangible
- Obsolescencia técnica o comercial
- Indicaciones sobre la duración aproximada según el uso, definida por el proveedor
- Duración del amparo legal o contractual de los derechos otorgados
- Plazo de la vigencia del contrato que otorga la licencia.
- Políticas de renovación tecnológica del ente público
Con base en este análisis, si no es posible hacer una estimación fiable de la vida útil de un Activo Intangible, se considera que este tiene vida útil indefinida[62] y no es objeto de amortización.
La vida útil de un Activo Intangible que surja de derechos contractuales o legales no excede el plazo establecido en dichos acuerdos, pero puede ser inferior dependiendo del periodo en el cual el ente público espera utilizar el activo. Si los acuerdos se han fijado durante un plazo limitado que puede ser renovado, la vida útil del activo intangible incluye el periodo o los periodos de renovación, siempre y cuando exista evidencia que la renovación no tiene un costo significativo.
Si el costo de la renovación llegara a ser significativo en comparación con los beneficios económicos futuros o el potencial de servicio que se espera de la misma, los costos de renovación representan el costo de adquisición de un nuevo activo intangible en la fecha en que se realice, decisión que se soporta en el área técnica competente.
c) Valor Residual
Teniendo en cuenta que, en los Entes Públicos Distritales, durante la vida útil de un activo intangible, consumen la totalidad de los beneficios económicos o potencial de servicio del mismo, el valor residual es cero ($0) pesos.
Sin embargo, en el caso que exista un compromiso por parte de un tercero, de adquirir el activo al final de la vida útil, el ente público establece el procedimiento para el cálculo del respectivo valor residual, de acuerdo con la estimación de la vida económica del activo intangible, como se define en el Numeral 15.3 del Capítulo I del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.
Se evalúa y revisa al término de cada periodo contable la vida útil, el método de amortización y el valor residual de los activos intangibles y si las expectativas difieren significativamente de las estimaciones previas[63], se fijan parámetros diferentes, registrando el efecto a partir del periodo contable en el cual se efectuó el cambio, como lo señala el Numeral 4.2 del Capítulo VI, del Marco Normativo Contable para Entidades de Gobierno.
d) Deterioro
Por considerarse que el tratamiento contable de los activos intangibles generadores de efectivo[64] no es transversal, los Entes Públicos desarrollan una política contable específica, teniendo en cuenta lo señalado en la Norma de Deterioro del valor de los activos generadores de efectivo, Numeral 19 del Capítulo I del Marco Normativo Contable para Entidades de Gobierno.
Para efectos de determinar el deterioro de un activo intangible no generador de efectivo, se aplica lo establecido en el Numeral 20 del Capítulo I del Marco Normativo Contable para Entidades de Gobierno, además, se tienen en cuenta las siguientes consideraciones:
a. Para el caso de los activos intangibles con vida útil indefinida y de aquellos activos intangibles que aún no estén disponibles para su uso, el ente público comprueba anualmente si el activo intangible se ha deteriorado, independientemente de que no existan indicios de deterioro de su valor.
b. Para el caso de los activos intangibles con vida útil finita la evaluación de los indicios de deterioro procede para los activos intangibles adquiridos o recibidos en una transacción con o sin contraprestación, así como los desembolsos en que se incurra durante la fase de desarrollo de un intangible generado internamente, cuyo valor sea igual o superior a treinta y cinco (35) SMMLV; no obstante, los Entes realizan esta evaluación para aquellos activos que no excedan la suma señalada, si como resultado del juicio profesional determinan que puede presentarse indicios internos o externos que afecten de forma significativa el valor de los mismos y cuya omisión pueda influir en la relevancia y fiabilidad de la información financiera, revelando el hecho en las notas a los estados financieros.
c. En el caso que existan activos intangibles a los cuales se les haya reconocido deterioro, se continúa con la evaluación de indicios de deterioro, aunque no cumplan con el criterio de materialidad, hasta tanto se reverse el deterioro acumulado en su totalidad.
d. Como mínimo al cierre del periodo contable, el Ente evalúa la existencia de indicios de que el activo pueda estar sujeto a deterioro y puede recurrir, entre otras, a las fuentes externas o internas de información que se detallan a continuación:
Fuentes externas:
-Existencia de factores económicos, políticos, sociales y legales que ejerzan influencia sobre la vida útil de un activo intangible.
-Los factores económicos, políticos o sociales determinan el periodo a lo largo del cual se recibirán los beneficios económicos futuros o potencial de servicio.
-Los factores legales pueden restringir el intervalo de tiempo en el que el ente público distrital controla el acceso a estos beneficios económicos o potencial de servicio.
-El valor de mercado del activo intangible ha disminuido más de lo razonable.
-La presencia de tratados o acuerdos que pueden afectar los precios de activos específicos, o si se presentan situaciones propias de la economía de mercado, como, por ejemplo: sobreoferta de intangibles, fluctuaciones de precios de materias primas, estímulo para el aumento de inversiones, entre otras.
-Cambios significativos en el entorno con efectos adversos en el ente público, desde el punto de vista tecnológico, cuando el ente se encuentre en renovación tecnológica de activos y debe migrarse a nuevas tecnologías que sean de alto impacto.
Fuentes internas:
-Evidencia de obsolescencia que trae como consecuencia una pérdida total o parcial en el potencial del servicio recuperable.
-Cambios en el uso del activo que impliquen menores rendimientos futuros o uso ineficiente del mismo: ociosidad, discontinuación, u obsolescencia.
-Se detiene el desarrollo o puesta en funcionamiento del activo. o Informes de seguimiento de indicadores de gestión de los activos. o El incremento significativo de los costos de mantenimiento y funcionamiento del activo.
e. El análisis de las fuentes de información descritas anteriormente es fundamental para evaluar si se presenta deterioro del valor de los activos; en caso de que no se reconozca deterioro alguno, es necesario revisar y ajustar la vida útil restante, el método de amortización utilizado o el valor residual del activo, situación que se documenta y soporta por el ente.
f. El reconocimiento del deterioro del valor de los activos se lleva a cabo cuando existan indicios de que el activo se ha deteriorado y se reconoce como una disminución del valor en libros del activo en una cuenta separada y como un gasto en el resultado del periodo.
g. Existe deterioro del valor de un activo intangible no generador de efectivo cuando el valor en libros supere el valor del servicio recuperable, para tal efecto se debe determinar dicho valor, el cual es el mayor valor entre el valor de mercado del activo menos los costos de disposición y el costo de reposición[65].
h. Posterior al reconocimiento de una pérdida por deterioro del valor, los cargos por amortización del activo se determinan, para los periodos futuros, teniendo en cuenta el valor en libros ajustado por dicha pérdida, con el fin de distribuir el valor en libros ajustado del activo, menos su eventual valor residual, de una forma sistemática a lo largo de su vida útil restante.
i. La reversión del deterioro no puede ser mayor a lo causado como deterioro acumulado; se revierte la pérdida por deterioro del valor reconocido en periodos anteriores para un activo y se asigna un ingreso en el resultado del periodo, si, y solo si, se hubiese producido un cambio en las estimaciones utilizadas para determinar el valor recuperable, es decir, si las mismas ya no existen o se han disminuido.
j. Después de haber reconocido una reversión de la pérdida por deterioro del valor, los cargos por amortización del activo se ajustan para los periodos futuros, con el fin de distribuir el valor en libros del activo menos su eventual valor residual, de una forma sistemática a lo largo de su vida útil restante.
2.9.4. Baja en cuentas
Se dan de baja los elementos de activos intangibles, cuando no cumplan con los requisitos establecidos para que se reconozcan como tal, de acuerdo con lo señalado en el Numeral 15.4 del Capítulo I del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, es decir:
- El activo intangible quede permanentemente retirado de uso.
- No se espere obtener beneficios económicos del activo o potencial de servicio.
- El valor de los activos intangibles enajenados. En este caso la pérdida o ganancia originada en la baja en cuentas de un activo intangible se calcula como la diferencia entre el valor neto obtenido por la disposición del activo y su valor en libros, y se reconoce como ingreso o gasto en el resultado del periodo.
2.9.5. Revelaciones
Los Entes Públicos revelan, para cada clase de activos intangibles, los aspectos señalados en el Numeral 15.5 del Capítulo I del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.
2.10. POLÍTICA CONTABLE DE DETERIORO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
2.10.1. Deterioro del valor de los activos no generadores de efectivo
Los Entes Públicos aplican los criterios de definición señalados en el Numeral 20 del Capítulo I[66] del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, con el fin de evaluar la existencia de deterioro del valor de los bienes muebles e inmuebles, no generadores de efectivo, clasificados como Propiedades, Planta y Equipo y Bienes de Uso Público.
a) Materialidad
La evaluación de los indicios de deterioro procede sobre los activos bienes muebles, clasificados como Propiedades, Planta y Equipo, cuyo valor más las adiciones y mejoras que se realicen al mismo, sea igual o superior a treinta y cinco (35) SMMLV; no obstante, los Entes Públicos realizan esta evaluación para aquellos activos que no excedan la suma señalada, si como resultado del juicio profesional se determina que puede presentarse indicios internos o externos que afecten de forma significativa el valor de los mismos y cuya omisión pueda influir en la relevancia y fiabilidad de la información financiera.
En el caso que existan bienes muebles a los cuales se les haya reconocido deterioro, se continúa con la evaluación de indicios de deterioro, aunque no cumpla con el criterio de materialidad, hasta tanto se reverse el deterioro acumulado en su totalidad.
Con respecto a los bienes inmuebles clasificados como Propiedades, Planta y Equipo y Bienes de Uso Público, la evaluación de los indicios de deterioro se realiza independientemente del valor de los mismos.
b) Indicios del deterioro del valor
Como mínimo al cierre del periodo contable, cada Ente Público evalúa la existencia de indicios a los de que el activo pueda estar sujeto a deterioro y puede recurrir, entre otras, a las fuentes externas o internas de información que se detallan a continuación:
Fuentes externas
- El valor de mercado del activo ha disminuido más de lo razonable, por ejemplo, en bienes inmuebles, cuando se presentan disminuciones en el valor del metro cuadrado o se presentan cambios cíclicos de la inversión en las construcciones, así como, en los cambios de la normatividad relacionada con el uso del suelo, y planes parciales que disminuyan el potencial en el sector, entre otras.
- La presencia de tratados o acuerdos que pueden afectar los precios de activos específicos, o si se presentan situaciones propias de la economía de mercado, como, por ejemplo: sobreoferta de bienes, fluctuaciones de precios de materias primas, estímulo para el aumento de inversiones, entre otras.
- Cambios significativos en el entorno con efectos adversos en el Ente Público distrital, desde el punto de vista: a. Tecnológico, cuando el ente se encuentre en renovación tecnológica de activos y debe migrarse a nuevas tecnologías que sean de alto impacto; b. Legal cuando se presenta modificaciones en la normatividad para el uso del activo como restricciones ambientales.
Fuentes internas
- Evidencia de obsolescencia o daño físico del activo que trae como consecuencia una pérdida total o parcial en el potencial del servicio recuperable
- Cambios en el uso del activo que impliquen menores rendimientos futuros o uso ineficiente del mismo: ociosidad, discontinuación, obsolescencia o reestructuración.
- Se detiene la construcción o puesta en funcionamiento del activo.
- Información que indica un menor rendimiento del bien al esperado, que puede ser a través de informes de expertos, planos, fotografías, videos o declaraciones de personal interno acerca de la situación operativa del activo cuyo deterioro físico se pretende probar.
- Informes de producción o seguimiento de indicadores de gestión de los activos.
- El incremento significativo de los costos de mantenimiento y funcionamiento del activo.
Las circunstancias que puedan indicar la existencia de deterioro son significativas, por tal motivo el análisis de las fuentes de información descritas anteriormente es fundamental para evaluar si se presenta deterioro del valor de los activos; en caso de que no se reconozca deterioro alguno, puede ser necesario revisar y ajustar la vida útil restante, el método de depreciación utilizado o el valor residual del activo, situación que es documentada y soportada por el Ente Público.
En el caso de no existir indicios de deterioro el ente no está obligado a realizar alguna estimación del valor del servicio recuperable.
2.10.2. Reconocimiento y medición del deterioro del valor
El reconocimiento del deterioro del valor de los activos se lleva a cabo cuando existen indicios de que el activo se ha deteriorado y se reconoce como una disminución del valor en libros del activo en una cuenta separada y como un gasto en el resultado del periodo.
Existe deterioro del valor de un activo no generador de efectivo cuando su valor en libros supere el valor del servicio recuperable, para tal efecto se determina dicho valor, el cual es el mayor valor entre el valor de mercado del activo menos los costos de disposición y el costo de reposición.
Posterior al reconocimiento de una pérdida por deterioro del valor, los cargos por depreciación del activo se determinan, para los periodos futuros, teniendo en cuenta el valor en libros ajustado por dicha pérdida, con el fin de distribuir el valor en libros ajustado del activo, menos su eventual valor residual, de una forma sistemática a lo largo de su vida útil restante.
2.10.3. Medición del valor del servicio recuperable
Para verificar si existe deterioro del valor de un activo, el Ente Público determina el valor del servicio recuperable y comparar este con su valor en libros, es decir que determina el valor de mercado menos los costos de disposición y/o el costo de reposición.
Si no es factible determinar el valor de mercado menos el costo de disposición, se puede utilizar el costo de reposición como el valor del servicio recuperable.
Es de señalar que no siempre es necesario determinar el valor mercado del activo menos los costos de disposición y el respectivo costo de reposición, si cualquiera de estos dos valores excede el valor en libros del activo, no habrá deterioro del valor y no es necesario realizar la medición del otro valor.
a) Valor de mercado menos costos de disposición
El valor de mercado es el valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua, para tal efecto el valor puede determinarse mediante proveedores de precios, de una entidad pública o privada o de una persona con la idoneidad necesaria para establecer precios.
El valor del mercado es la mejor referencia, si se da alguna de las siguientes condiciones:
- Los bienes o servicios intercambiados en el mercado son homogéneos.
- Pueden encontrarse prácticamente en cualquier momento compradores o vendedores para un determinado bien o servicio.
- Se reflejan en transacciones reales, actuales y producidas con periodicidad.
Los costos de disposición (venta) se deducen al calcular el valor, estos incluyen entre otros, costos de carácter legal, timbres y otros impuestos, costos de desplazar los activos, los costos de desmantelamientos, comisión de intermediarios en la venta de activos (remates), en los que se incurre para dejar el activo en condiciones para la venta. Información que es suministrada por las áreas de gestión responsables.
b) Costos de reposición
Está determinado por el costo en el que el Ente Público distrital incurriría en una fecha determinada para reponer la capacidad operativa del activo existente,
El Ente puede emplear los siguientes enfoques a efecto de estimar el costo de reposición.
a. Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación, recursos que tendría que sacrificar el ente para reponer el potencial de servicio del activo ajustado con la vida útil consumida del mismo, enfoque utilizado cuando el deterioro se origina por cambios significativos en el entorno tecnológico, legal o político, así como por cambios en el grado de utilización o uso del activo.
b. Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación y rehabilitación, recursos que tendría que sacrificar el ente para reponer el potencial de servicio del activo ajustado con la vida útil consumida del mismo y por el costo de la rehabilitación[67], enfoque que se privilegia cuando el deterioro del valor se origina por un daño físico del activo.
2.10.4. Reversión de las pérdidas por deterioro del valor
La reversión del deterioro ocurre cuando los indicios que generaron inicialmente el deterioro cambian y esta no puede ser mayor a lo causado como deterioro acumulado. La reversión del deterioro del valor reconocido en periodos anteriores para un activo se reconoce como un ingreso en el resultado del periodo.
Después de haber reconocido una reversión de la pérdida por deterioro del valor, los cargos por depreciación del activo se ajustan para los periodos futuros, con el fin de distribuir el valor en libros revisado del activo menos su eventual valor residual, de una forma sistemática a lo largo de su vida útil restante.
2.10.5. Revelaciones
Los Entes Públicos revelan para los activos muebles e inmuebles objeto de deterioro que se encuentran clasificados como Propiedades, Planta y Equipo, Bienes de Uso Público y Propiedades de Inversión, los aspectos señalados en el Numeral 20.6 del Capítulo I del Marco normativo para Entidades de Gobierno.
2.10.6. Otras consideraciones
De acuerdo con la cantidad de activos generadores de efectivo[68], por considerarse que el tratamiento no es transversal, los Entes Públicos que posean esta clase de activos, tienen en cuenta lo señalado en la Norma de Deterioro del valor de los activos generadores de efectivo, Numeral 19 del Capítulo I del Marco Normativo para Entidades de Gobierno y lo establecido en el Anexo de Política Contable que determine cada Ente Público que conforma la ECP Bogotá D.C.
Para efectos de determinar el deterioro del valor de un activo intangible, se aplica lo establecido en la política de Activos Intangibles establecida en este Manual.
2.11. POLÍTICA CONTABLE DE EMISIÓN DE TÍTULOS DE DEUDA
Los títulos de deuda corresponden a instrumentos financieros emitidos que se caracterizan por ser títulos de renta fija, dado que sus intereses atienden el pago de una tasa fija o variable y su valor principal o nominal se paga al vencimiento del título.
En los aspectos correspondientes al reconocimiento, medición, revelación y presentación de la información relacionada con la emisión de los títulos de deuda, los Entes Públicos que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. aplican el tratamiento contable establecido por la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificatorias, específicamente, el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de la Información Financiera de las Entidades de Gobierno, Numerales 6.1.2. Definición de los elementos de los estados financieros Pasivos y 6.2.2. Reconocimiento de los elementos de los estados financieros Pasivos; las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, Capítulo 2Pasivos, el Numeral 2 Emisión de títulos de deuda y el Capítulo 5Otras normas, Numeral 2Efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera; así como la Resolución 620 de 2015 y sus modificatorias.
Para el tratamiento contable de los títulos de deuda emitidos el Ente Público considera por lo menos los siguientes aspectos:
- La medición inicial se realiza por el valor de mercado y cualquier diferencia con el precio de la transacción se reconoce como ingreso o gasto.
- Los costos de transacción, los cuales constituyen costos incrementales directamente atribuibles al título de deuda emitido, generan una disminución del título. Adicionalmente los costos de transacción en los que se incurra con anterioridad a la emisión del título se reconocen como un activo diferido hasta tanto este se emita, momento en el cual se disminuirán del valor del título afectando el activo diferido reconocido inicialmente.
- Su clasificación y medición posterior corresponde a la categoría de costo amortizado.
- El costo efectivo se reconoce como un mayor valor del instrumento y como gasto en el resultado del periodo. No obstante, los costos de financiación se reconocen como un mayor valor del activo financiado cuando los recursos obtenidos con la colocación de los títulos se destinen a financiar un activo apto, de conformidad con la política de costos de financiación.
2.12. POLÍTICA CONTABLE DE PRÉSTAMOS POR PAGAR
Los préstamos por pagar corresponden a recursos financieros recibidos por el Ente Público distrital para su uso y de los cuales se espera, a futuro, la salida de un flujo financiero fijo o determinable, a través del efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento.
En los aspectos correspondientes al reconocimiento, medición, revelación y presentación de la información relacionada con los préstamos por pagar, los Entes Públicos que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. aplican el tratamiento contable establecido por la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificatorias, específicamente, el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de la Información Financiera de las Entidades de Gobierno, Numerales 6.1.2. Definición de los elementos de los estados financieros Pasivos y 6.2.2. Reconocimiento de los elementos de los estados financieros Pasivos; las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, Capítulo 2Pasivos, el Numeral 4 Préstamos por pagar y el Capítulo 5Otras normas, Numeral 2Efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera; así como la Resolución 620 de 2015 y sus modificatorias.
Para el tratamiento contable de los préstamos por pagar cada ente que conforman la ECP Bogotá D.C, considera por lo menos los siguientes aspectos:
- La medición inicial se efectúa por el valor recibido.
- Los costos de transacción, los cuales constituyen costos incrementales directamente atribuibles al préstamo por pagar, generan una disminución del préstamo por pagar.
- Los costos que se cancelan antes de los desembolsos del crédito se reconocen como un activo diferido, y en la medida que se reciban los desembolsos se registran como un menor valor del crédito y se amortizan a prorrata del valor recibido.
- La clasificación y medición posterior de los préstamos por pagar se realiza en la categoría del costo amortizado.
2.13. POLÍTICA CONTABLE DE COSTOS DE FINANCIACIÓN
Los costos de financiación están relacionados con los fondos prestados a la ECP Bogotá D.C., e incluyen comisiones, diferencias en cambio asociadas con la financiación, intereses y las cargas financieras correspondientes a los arrendamientos financieros, si hay lugar a ello.
En los aspectos correspondientes al reconocimiento, medición, revelación y presentación de la información relacionada con los préstamos por pagar, los Entes Públicos que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. aplican el tratamiento contable establecido por la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificatorias, específicamente, el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de la Información Financiera de las Entidades de Gobierno, Numerales 6.1.1. Definición de los elementos de los estados financieros Activos y 6.2.1. Reconocimiento de los elementos de los estados financieros Activos; las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, Capítulo 1Activos, el Numeral 18 Costos de financiación; así como la Resolución 620 de 2015 y sus modificatorias.
Para el tratamiento contable de los costos de financiación cada Ente Público de Bogotá considera por lo menos los siguientes aspectos:
- La Entidad Contable Pública Bogotá D.C reconoce los costos de financiación como parte del activo, siempre que reconozca el activo y tenga la obligación de realizar el pago de la financiación. En caso contrario, los costos de financiación se contabilizan como gasto en el resultado del periodo.
- Los costos de financiación se reconocen como mayor valor del activo, siempre y cuando se relacionen con la adquisición, construcción, desarrollo o producción del activo, el cual requiera de un periodo sustancial antes de su uso, venta o distribución de forma gratuita o a precios de no mercado; en este sentido es relevante que el Ente Público defina lo que considera período sustancial dependiendo del proyecto.
2.14. POLÍTICA CONTABLE DE CUENTAS POR PAGAR
2.14.1. Reconocimiento
Se reconocen como cuentas por pagar las obligaciones adquiridas con terceros por los Entes Públicos, originadas en el desarrollo de sus actividades y de las cuales se espere, a futuro, la salida de un flujo financiero fijo o determinable a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento. Las obligaciones originadas de las cuentas por pagar existentes son nuevas cuentas por pagar, por ejemplo, los intereses.
Se consideran como cuentas por pagar, entre otras:
- La adquisición de bienes y servicios que generen la obligación de pago.
- Los recursos que sean recaudados o pendientes de recaudo que son de propiedad de otras entidades públicas, privadas o personas naturales, siempre que la entidad tenga el derecho de cobro o de retención de dichos recursos.
- Los descuentos de nómina de los trabajadores y retenciones por impuestos y contribuciones, que son propiedad de otras entidades u organizaciones y que son reintegrados a estas en los plazos y condiciones convenidos.
2.14.2. Medición inicial
Las cuentas por pagar se clasifican al costo y se miden por el valor de la transacción, o por el cálculo de las obligaciones derivadas de cuentas por pagar existentes.
2.14.3. Medición posterior
Con posterioridad al reconocimiento, las cuentas por pagar se mantienen por el valor de la transacción.
2.14.4. Baja en cuentas
Se deja de reconocer una cuenta por pagar cuando se extingan las obligaciones que la originaron, esto es, cuando la obligación se pague, expire, el acreedor renuncie a ella o se transfiera a un tercero.
La diferencia entre el valor en libros de la cuenta por pagar que se da de baja y la contraprestación pagada, incluyendo cualquier activo transferido diferente del efectivo o pasivo asumido, se reconoce como ingreso o gasto en el resultado del periodo.
Cuando el acreedor renuncie al derecho de cobro o un tercero asuma la obligación de pago, el Ente Público aplica la Norma de ingresos de transacciones sin contraprestación del Marco Normativo Contables para Entidades de Gobierno.
2.14.5. Revelaciones
Se revela la información relativa al valor en libros y a las condiciones de la cuenta por pagar, tales como:
- Plazo.
- Tasa de interés.
- Vencimiento.
- Restricciones que las cuentas por pagar impongan al ente.
- El valor de las cuentas por pagar que se hayan dado de baja por causas distintas a su pago.
Si el Ente Público infringe los plazos o incumple con el pago del principal, intereses o cláusulas de reembolso, también revela:
- Los detalles de esa infracción o incumplimiento.
- El valor en libros de las cuentas por pagar originadas al finalizar el periodo contable.
- La corrección de la infracción o renegociación de las condiciones de las cuentas por pagar antes de la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.
2.15. POLITICA CONTABLE DE BENEFICIOS A EMPLEADOS
2.15.1. Naturaleza
Los Entes Públicos Distritales tienen beneficios a los empleados en las categorías de corto plazo, largo plazo, por terminación del vínculo laboral o contractual y posempleo.
Por su parte, el Fondo de Prestaciones, Cesantías y Pensiones FONCEP, es el ente responsable de reconocer[69] y pagar las cesantías de carácter retroactivo y las obligaciones pensionales a cargo del Distrito Capital, de igual forma, le corresponde la administración del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá.
2.15.2. Beneficios a corto plazo
a) Reconocimiento
Incluyen los sueldos, salarios, aportes a la seguridad social, prestaciones sociales, bonificaciones, primas extralegales, ausencias remuneradas a corto plazo (ausencias acumulativas y ausencias no acumulativas), incentivos[70] (pecuniarios y no pecuniarios, como reconocimientos al buen desempeño en dinero o en bonos para turismo, deportes, educación, salud y tecnología, entre otros) que se entregan al empleado para retribuir la prestación de sus servicios. Estos se reconocen como un pasivo y un gasto o costo.
Para el caso de los sueldos, salarios, aportes a la seguridad social y demás beneficios que se paguen de manera mensual, se reconocen cuando el Ente Público consuma el beneficio económico o el potencial de servicio procedente del servicio prestado en el mes; las bonificaciones, primas extralegales, cesantías, ausencias remuneradas acumulativas como las vacaciones y demás beneficios que no sean pagados mensualmente, se reconocen en cada mes por el valor de la alícuota correspondiente al servicio prestado. Por otra parte, las ausencias no acumulativas, tales como: incapacidades por enfermedad, maternidad o paternidad, permisos sindicales y calamidades domésticas, se reconocen cuando se produzca la ausencia.
La liquidación de las prestaciones sociales por concepto de cesantías, en el sector gobierno general de Bogotá D.C., correspondientes al sistema de liquidación anual de cesantías se reconocen como un beneficio a corto plazo. La periodicidad de la actualización de estas cesantías durante la vigencia es potestativa para los Entes Públicos Distritales que cuenten con un sistema de información que le permita realizar su medición.
Para el reconocimiento de capacitación, bienestar social y estímulos como beneficios a empleados a corto plazo, los Entes Públicos realizan la identificación de las erogaciones relacionadas con: i) planes de capacitación a los trabajadores, ii) programas de bienestar social orientados a mejorar el desarrollo integral del empleado y de su familia, y iii) planes de incentivos dirigidos a reconocer el desempeño de los empleados.
Cuando no es posible identificar claramente si estos conceptos se destinan directamente a los trabajadores, estas erogaciones se reconocen como una obligación por concepto de adquisición de bienes o servicios y como un gasto general.
En el evento que un Ente Público Distrital otorgue préstamos a sus empleados con tasa de interés cero o inferior a la del mercado o efectúe pagos por beneficios a corto plazo que estén condicionados al cumplimiento de determinados requisitos por parte del empleado, el ente debe establecer la política respectiva que determine el reconocimiento y medición de los mismos, de conformidad con lo señalado en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno.
Los beneficios contemplados para los regímenes especiales (como docencia o los sindicalizados, entre otros), son tratados de manera específica por los Entes Públicos que los aplican.
b) Medición
El pasivo se mide por el valor de la obligación, habiendo realizado previamente las deducciones a que haya lugar. (Por ejemplo: descuentos de nómina, pagos anticipados si los hubiere)
c) Revelación
Las revelaciones sobre beneficios a corto plazo contienen como mínimo, las mencionadas en el Numeral 5.1.3[71] del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.
d) Presentación
Para efectos de la presentación de la información financiera, el valor del beneficio a corto plazo se clasifica como un pasivo corriente.
2.15.3. Beneficios a largo plazo
En el Distrito Capital, los beneficios a largo plazo corresponden al reconocimiento por permanencia en el servicio público y los quinquenios.
a) Reconocimiento
Se reconocen como un pasivo por beneficios a los empleados a largo plazo y como un gasto o costo del periodo cuando el Ente Público consume el beneficio económico o el potencial de servicio procedente del servicio prestado por el empleado a cambio de los beneficios otorgados.
En el evento que un ente otorgue préstamos a sus empleados con tasa de interés cero o inferior a la del mercado o efectúe pagos por beneficios a largo plazo que estén condicionados al cumplimiento de determinados requisitos por parte del empleado, el ente reconoce un activo por los beneficios pagados por anticipado.
b) Medición
Los beneficios a largo plazo se miden al final del periodo contable por el valor presente de la obligación, utilizando la tasa de mercado de los TES emitidos por el Gobierno Nacional con plazos similares a los estimados para el pago de las obligaciones. Por lo anterior, para el caso del reconocimiento por permanencia y los quinquenios, se emplea la tasa TES cero cupón a cinco (5) años en concordancia con lo establecido en los acuerdos distritales y convenciones colectivas, respectivamente.
Las cesantías retroactivas[72] a cargo del Ente se miden mínimo al final del periodo contable por el valor que el Ente Público tendría que pagar si fuera a liquidar esa obligación a esa fecha.
Para medir el valor actual de los beneficios a empleados a largo plazo con un grado de fiabilidad que justifique su reconocimiento como pasivo, el Ente Público aplica un método de medición actuarial para distribuir los beneficios entre los períodos de servicio, lo cual requiere considerar una serie de variables como proyección de incremento salarial, rotación de personal o porcentaje de permanencia, entre otras, que dependen de las características de su nómina.
En el caso del reconocimiento por permanencia, se efectúa el cálculo de la estimación del beneficio durante los periodos en los cuales el ente consuma el beneficio económico o el potencial de servicio procedente del servicio prestado por los empleados, de conformidad con la “Guía para la medición del reconocimiento por permanencia en entidades de gobierno del Distrito Capital”, la cual se encuentra en el documento “Guías de aplicación”. Este proceso se realiza anualmente, para cada uno de los años; también se realiza por fracción de año cuando se considera necesario. El cálculo se repite hasta que el empleado cumpla con el tiempo establecido para hacerse acreedor del reconocimiento por permanencia, es decir cada cinco (5) años.
Una vez cumplidos los requisitos para hacerse acreedor del beneficio, se constituye el pasivo real a favor del funcionario. Esta obligación se mantiene como beneficios a los empleados a largo plazo de conformidad con el Catálogo General de Cuentas aplicable a la ECP Bogotá D.C.
En el caso de los quinquenios, los Entes Públicos determinan las variables de estimación para la medición actuarial, de acuerdo con los lineamientos contemplados en la convención colectiva que los regula.
c) Revelación
Las revelaciones sobre beneficios a largo plazo contienen, adicionalmente a las mencionadas en el Numeral 5.2.4., del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, la metodología aplicada para la estimación de la obligación por este beneficio.
d) Presentación
Para efectos de la presentación de la información financiera, el valor de la alícuota del pasivo real que se vaya a pagar en el año se clasifica como un pasivo corriente y el saldo por pagar corresponde a un pasivo no corriente.
Para el caso de las alícuotas causadas de acuerdo con la estimación del beneficio, se clasifican como pasivo no corriente.
En ambos casos, se mantiene el registro como beneficio a los empleados a largo plazo.
2.15.4. Beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual
Los Entes Públicos Distritales efectúan el reconocimiento, medición y revelación de los beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual, de acuerdo con el Numeral 5.3 del Capítulo 2 de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno.
Así las cosas, se reconocen como un pasivo y un gasto solamente cuando el ente se encuentra comprometido en forma demostrable a otorgar esos beneficios. Esto ocurre cuando existe un plan formal detallado que lleva al otorgamiento de los beneficios por terminación y no existe posibilidad de retirar la oferta, o cuando por ley así se establece; de igual manera, cuando se presenten procesos de reestructuración, en los que el ente va a tener que hacer una erogación económica, por ejemplo, por supresión de cargos.
2.15.5. Beneficios posempleo
Los Entes que realicen el reconocimiento de las pensiones en el Distrito Capital son las encargadas del establecimiento de la política para este tipo de beneficios, que debe elaborarse de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
2.16. POLITICA CONTABLE DE PROVISIONES, PASIVOS CONTINGENTES Y ACTIVOS CONTINGENTES
2.16.1. Generalidades
Esta política contable está enfocada a la estimación de los hechos económicos que generen el reconocimiento de provisiones, y la revelación de pasivos contingentes o activos contingentes, y obligaciones o activos de naturaleza remota, que en el momento de su emisión son objeto de reconocimiento o revelación. Así las cosas, en caso de que se presenten cambios en la estimación, los mismos pueden ser contemplados, sin que esta acción implique un cambio en la política contable.
Los Entes Públicos Distritales consideran dentro de sus políticas contables de operación, los hechos económicos que, pese a no estar contemplados en este documento, pueden dar origen al reconocimiento contable de una provisión, la revelación de un activo o pasivo contingente en Cuentas de orden o la revelación en notas de las obligaciones o activos de naturaleza remota.
Por otra parte, se evalúan las situaciones que puedan afectar los estados financieros, con independencia que no se encuentren registrados en el aplicativo diseñado para la administración y control de los procesos judiciales de Bogotá D.C., se determina el tratamiento contable a que haya lugar y se revela en notas estas circunstancias.
Para el tratamiento de las provisiones, los pasivos y activos contingentes, se tiene en cuenta la probabilidad de ocurrencia, dado que la misma determina la diferencia entre estos conceptos. De esta manera, la provisión conlleva probablemente la salida de recursos como estimación y las contingencias, por su parte, el ingreso o salida de recursos derivados de hechos que posiblemente puedan ocurrir.
Para determinar la clasificación y medición de las obligaciones contingentes judiciales en contra que corresponden a los litigios y demandas, se definen tres rangos:
Obligación Probable: si la valoración de la probabilidad final de pérdida es superior al 50%.
Obligación Posible: si la valoración de la probabilidad final de pérdida es mayor al 10% y menor o igual al 50%.
Obligación Remota: si la valoración de la probabilidad final de pérdida es igual o inferior al 10%.
Las pretensiones iniciales de los litigios y demandas en contra del ente no son objeto de reconocimiento en Cuentas de orden de control.
2.16.2. Provisiones
a) Reconocimiento
Son objeto de reconocimiento como provisión las obligaciones contingentes derivadas de: litigios y demandas y mecanismos alternativos de solución de conflictos en contra del ente, las obligaciones contingentes generadas en contratos administrativos, los contratos onerosos, las reestructuraciones y los desmantelamientos, entre otros hechos que cumplan con la definición.
De conformidad con el Marco normativo emitido mediante la Resolución 533 de 2015, los Entes Públicos Distritales, reconocen una provisión cuando:
- Se tenga una obligación presente (legal o implícita), como resultado de un suceso
pasado.
- Probablemente se deban desprender de recursos que concentren beneficios económicos o potencial de servicio para cancelar la obligación.
- Pueda hacerse una estimación fiable del valor de la obligación.
Las provisiones se reconocen como un pasivo y un gasto en el resultado del periodo. Sin embargo, las provisiones por desmantelamientos son objeto de reconocimiento como un pasivo y como un mayor valor del activo al cual se asocie este proceso.
Las provisiones se utilizan solo para afrontar los desembolsos para los cuales fueron reconocidas inicialmente.
Respecto a las provisiones originadas en obligaciones implícitas, se consideran los acuerdos formales que, aunque no son exigibles legalmente, han creado una expectativa válida frente a terceros: verificando que dicho acuerdo haya sido comunicado a los afectados de manera específica y explícita, bien sea mediante acto administrativo o documento equivalente que reconozca la obligación, en el que se consigne el tiempo de cumplimiento y el tipo de obligación, entre otros.
Las obligaciones contingentes judiciales por concepto de litigios y demandas en contra se reconocen como provisión, cuando las obligaciones derivadas de los mismos son clasificadas como probables, esto es, que tengan una probabilidad final de pérdida superior al 50%.
Las obligaciones contingentes judiciales correspondientes a Mecanismos alternativos de solución de conflictos en contra son objeto de reconocimiento como provisión cuando corresponden a obligaciones probables y son medibles fiablemente.
Para el reconocimiento de provisiones por obligaciones contingentes generadas en contratos administrativos, los Entes Públicos Distritales analizan únicamente las obligaciones que se derivan de la ocurrencia de eventos inciertos más no por la ejecución normal del contrato.
Si el Ente tiene un contrato oneroso (pérdida futura), las obligaciones que se derivan del mismo son registradas y medidas como provisiones, reconociendo previamente cualquier pérdida por deterioro del valor de los activos incorporados en la ejecución del contrato, según los lineamientos establecidos en la Política contable de deterioro de bienes muebles e inmuebles de este Manual de Políticas Contables.
Las provisiones por reestructuración surgen por los cambios en la estructura de la administración o las reorganizaciones, que tienen un efecto significativo sobre la naturaleza y enfoque de las actividades del ente. Esta situación está condicionada a la tenencia de un plan formal y detallado para proceder a la reestructuración y a la generación de una expectativa válida entre los afectados, de que este proceso se lleva a cabo. El plan formal desarrollado por la administración del ente o por el área encargada de organizar la reestructuración, sirve de soporte para el reconocimiento de la provisión por este concepto y en él se deben identificar como mínimo las actividades del ente implicadas en la reestructuración, las fechas de implementación, la ubicación, función y número de empleados que son objeto de indemnización, y los respectivos desembolsos a que haya lugar.
La expectativa válida, por su parte, se da porque se haya empezado a ejecutar el plan de reestructuración, situación que se puede evidenciar por el desmantelamiento de oficinas o venta de activos, entre otros; o porque se han dado a conocer sus principales características y su ejecución esté planeada para realizarse a la mayor brevedad y adicionalmente no existe la posibilidad de realizar cambios en lo proyectado inicialmente. Cuando el ente tiene la obligación o la intención de incurrir en costos para desmantelar, retirar o rehabilitar el lugar en que se asienta un activo, reconoce una provisión por costos de desmantelamiento.
b) Medición inicial
Las provisiones por litigios y demandas en contra se miden por la valoración inicial.
Las obligaciones contingentes generadas por el otorgamiento de garantías de contratos administrativos se miden por el valor de la obligación pecuniaria estipulada contractualmente.
Las provisiones originadas en contratos de carácter oneroso se miden por el valor presente de la pérdida esperada asociada al contrato, previa deducción de las recuperaciones del mismo.
En el caso de la provisión por reestructuración, se realiza el análisis financiero de las circunstancias que la originan y se mide su impacto económico incluyendo solo los desembolsos originados en la misma, que no estén asociados con las actividades normales que se continúan desarrollando. Por lo tanto, los costos asociados a la gestión del ente en un futuro, como la formación o reubicación del personal que continúe en el ente, la adquisición de nuevos sistemas informáticos o de redes, o la publicidad, no forman parte de la provisión por este concepto.
La provisión por costos de desmantelamiento se mide por el valor presente de los costos estimados en los que se incurra para llevar a cabo este proceso.
Para reflejar el efecto significativo del valor del dinero en el tiempo, se determina el valor de las provisiones, por el valor presente de los valores que se espera sean requeridos para liquidar las obligaciones.
c) Medición posterior
Las provisiones son objeto de revisión, con una periodicidad que depende de la causa que las origina, y deben ser ajustadas para reflejar la mejor estimación.
La actualización de la provisión del contingente judicial, por efecto de reflejar el valor del dinero en el tiempo, se mide por el valor presente de su valoración actualizada y su ajuste se reconoce como un gasto financiero por actualización financiera de provisiones, o como un ingreso por recuperaciones.
Para el caso, de las provisiones constituidas por desmantelamiento, el ajuste se realiza como mínimo en la fecha de cierre del ejercicio, registrando un gasto por actualización financiera, si el ajuste obedece al reconocimiento del valor del dinero en el tiempo, o como costo del activo, si el ajuste corresponde a la revisión de los costos estimados en los que incurrirá el ente público para llevar a cabo el desmantelamiento.
d) Revelaciones
Las revelaciones sobre provisiones contienen como mínimo, las mencionadas en el Numeral 6.4[73] del Capítulo 2 Pasivos del Marco Normativo para Entidades de Gobierno. En relación con la conciliación de provisiones, al cierre de la vigencia, se detallan las variaciones de los saldos actuales de las provisiones por litigios y demandas, frente a los saldos registrados para la vigencia anterior, teniendo en cuenta aspectos como: i) reconocimiento de nuevas provisiones, por cambios en la probabilidad, ii) reconocimiento de nuevas provisiones por inclusión de nuevos litigios y demandas, iii) cancelación de provisiones por cambios en la probabilidad, iv) cancelación o variación de las provisiones por cambios en las estimaciones, v) cancelación de provisiones por pago de la sentencia definitiva y, vi) gasto por actualización financiera de provisiones.
En el caso de las reestructuraciones, las provisiones se revelan si una vez tomada la decisión de llevar a cabo este proceso, durante la vigencia, se da inicio a su ejecución o se ha creado una expectativa válida a los afectados una vez anunciadas las características del plan. En caso de que su ejecución o su anuncio, se realice después de la fecha de cierre contable y esta sea significativa o afecte las decisiones económicas de los usuarios de la información, se revelan de acuerdo con la Política para la Presentación de Estados Financieros y Revelaciones de Hechos ocurridos después del periodo contable.
2.16.3. Pasivos Contingentes
a) Reconocimiento
Las obligaciones posibles surgidas a raíz de sucesos pasados, cuya existencia se confirme solo por la ocurrencia o, por la no ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro que no están enteramente bajo el control del ente, corresponden a los pasivos contingentes, no son objeto de reconocimiento en los estados financieros y dan lugar a revelación en Cuentas de orden acreedoras.
Los litigios y demandas en contra del ente, clasificados como una obligación posible, es decir que tengan una probabilidad final de pérdida mayor al 10% y menor o igual al 50%, corresponden a pasivos contingentes, se revelan en Cuentas de orden acreedoras, y se miden por su cuantía de valoración.
Las obligaciones posibles surgidas por mecanismos alternativos de solución de conflictos en contra se clasifican como pasivos contingentes y cuando son medibles fiablemente se revelan en cuentas de orden acreedoras.
La actualización del contingente judicial da lugar al ajuste respectivo del reconocimiento del pasivo contingente en las Cuentas de orden acreedoras, por el valor actualizado de la obligación.
b) Revelaciones
Los Entes Públicos revelan para cada tipo de pasivo contingente, mínimo la información contenida en el Numeral 2.2 del Capítulo 3, de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno.
2.16.4. Obligaciones remotas
a) Reconocimiento
Los litigios y demandas y los mecanismos alternativos de solución de conflictos en contra, que se encuentren en un rango de probabilidad final de pérdida igual o inferior al 10%, o que no tengan asociada una valoración, son clasificados como obligaciones remotas, no son objeto de reconocimiento contable como provisión, ni de revelación como pasivos contingentes, y dan lugar a revelación en notas a los estados financieros.
Las obligaciones contingentes que sean registradas con posterioridad al periodo de calificación[74] y que, por tanto, no presentan valoración, como es el caso de los nuevos litigios o demandas en contra, deben clasificarse como obligaciones remotas, entretanto, se realice el proceso de valoración correspondiente.
Las obligaciones que se deriven de contratos onerosos, reestructuraciones o desmantelamientos, son reveladas en notas a los estados financieros, cuando no se puedan medir fiablemente.
b) Revelación
Las obligaciones remotas, son objeto de revelación en notas a los estados financieros.
2.16.5. Activos Contingentes
a) Reconocimiento
Los activos de naturaleza posible surgidos a raíz de sucesos pasados, cuya existencia se confirma solo por la ocurrencia o, en su caso, por la no ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro que no están enteramente bajo el control del ente, son denominados activos contingentes, no son objeto de reconocimiento en los estados financieros y dan lugar a revelación en cuentas de orden deudoras.
Los activos contingentes se evalúan de forma continuada con el fin de asegurar que su evolución se refleje apropiadamente en los estados financieros.
De este modo, los litigios y demandas y mecanismos alternativos de solución de conflictos iniciados por los Entes Públicos Distritales, que den origen a un activo de naturaleza posible, son revelados en cuentas de orden deudoras, como activos contingentes, cuando se pueda realizar una medición fiable.
Por otra parte, se clasifican como activos contingentes, los actos administrativos emitidos por los Entes que pueden generar un derecho, aunque no gocen de firmeza, teniendo en cuenta que posiblemente originen entrada de beneficios económicos o potencial de servicios, con sujeción a la Política de Cuentas de cobrar; como es el caso de los actos administrativos que generan renta por liquidación de cobros de impuestos o de ingresos no tributarios (tasas, multas intereses, sanciones, peajes, y otros).
b) Revelaciones
Para cada tipo de activo contingente se revela mínimo la información contenida en el Numeral 1.2 del Capítulo 3, de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos económicos de las Entidades de Gobierno.
Una vez sean admitidas las contingencias judiciales iniciadas por los Entes, son objeto de revelación en cuentas de orden deudoras por concepto de litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos si tienen una medición fiable. Cuando esta no exista o la misma sea igual a cero, no son objeto de revelación en Cuentas de orden deudoras contingentes, sin embargo, son objeto de revelación en notas a los Estados Financieros.
2.16.6. Activos de naturaleza Remota:
a) Reconocimiento
Se consideran activos de naturaleza remota los derechos contingentes judiciales por concepto de litigios y demandas iniciados por el ente, que tienen registrada la admisión de la demanda, sin valoración alguna, y los mecanismos alternativos de solución de conflictos iniciados por el ente, que no tienen asignada cuantía para su pretensión inicial o con valor igual a cero.
La actualización del contingente judicial puede conllevar el reconocimiento de un activo contingente, si se estima que la entrada de recursos por el litigio o demanda, o el mecanismo alternativo de solución de conflictos iniciado por el ente, que fue clasificado como un derecho remoto, se determina que es posible (le fue asignada una pretensión inicial diferente a cero, salvo que no pueda medirse fiablemente este valor).
b) Revelación
Los activos de naturaleza remota son objeto de revelación en notas a los estados financieros y no son objeto de revelación como activos contingentes.
Adicionalmente, deben reportarse los procesos que hayan sido clasificados como activos de naturaleza remota, en el Formato de Conciliación de Procesos Judiciales
2.16.7. Reclasificaciones
Cuando producto de la actualización del contingente judicial, se produzcan cambios en la clasificación de las obligaciones, se analiza la pertinencia de las reclasificaciones a que haya lugar cuando sea posible su medición fiable y teniendo en cuenta:
Condiciones para la Reclasificación
| Clasificación inicial de la obligación | Reclasificación de la obligación | Tratamiento contable |
| Obligación probable | Obligación real | Se cancela el valor de la provisión y se constituye el pasivo real correspondiente. |
| Obligación probable | Obligación posible | Se cancela el valor provisionado y se revela el pasivo contingente en una cuenta de orden acreedora. |
| Obligación probable | Obligación remota | Se cancela el saldo de la provisión y se revela en notas a los estados |
| financieros. | ||
| Obligación posible | Obligación probable | Se cancela el saldo del pasivo contingente y se constituye la provisión. |
| Obligación posible | Obligación remota | Se cancela el saldo del pasivo contingente y se revela en notas a los estados financieros |
| Obligación remota | Obligación posible | Se revela el pasivo contingente en una cuenta de orden acreedora |
Fuente: Creación propia
Ahora bien, si desaparecen las causas que dieron origen al reconocimiento de la obligación contingente como provisión o su revelación en Cuentas de orden acreedoras, se procede a la cancelación del saldo respectivo.
2.17. POLÍTICA CONTABLE DE INGRESOS
2.17.1. Alcance
Esta política no aplica para definir el tratamiento contable de los siguientes ingresos, para los cuales se toma como referencia, en la elaboración de políticas o procedimientos específicos, lo dispuesto en otras políticas contables emitidas por la DDC o en la normatividad expedida por la CGN:
- Ingresos derivados de arrendamientos financieros.
- Ingresos derivados de convenios interadministrativos, entrega y recepción de bienes muebles e inmuebles.
- Ingresos producto del desarrollo de contratos de construcción.
- Ingresos relacionados con inversiones contabilizadas por el método de participación, de entidades controladas, negocios conjuntos y asociadas.
- Ganancias generadas en la venta de propiedades planta y equipo, propiedades de inversión, bienes de uso público y bienes históricos y culturales.
- Ingresos por reversión de las pérdidas por deterioro del valor.
- Cambios en el valor de inversiones de administración de liquidez.
- Ingresos por diferencias en cambio.
a) Clasificación de los ingresos
Los Entes Públicos Distritales que conforman la ECP Bogotá D.C. son responsables del reconocimiento de los ingresos generados en desarrollo de su actividad misional. Para llevar a cabo un adecuado reconocimiento de los ingresos en la información financiera, se observa la esencia de la transacción, el origen y el hecho generador que permita definir su clasificación en: ingresos originados de transacciones sin contraprestación y los producidos en transacciones con contraprestación.
Los ingresos de transacciones sin contraprestación corresponden a los impuestos, las transferencias, las donaciones, la toma de pasivos por parte de terceros, las retribuciones (tasas, derechos de explotación, derechos de tránsito, entre otros). Generalmente, el ente los obtiene como resultado de la facultad legal que tiene de exigir cobros a cambio de bienes, derechos o servicios que no tienen valor de mercado y que son suministrados únicamente por la Secretaría de Hacienda o el Gobierno[75].
Los ingresos de transacciones con contraprestación se generan de la venta de bienes, la prestación de servicios o el uso por parte de terceros de activos del Ente Público, que producen intereses, arrendamientos, dividendos o participaciones, entre otros.
Los descuentos y rebajas relacionadas a los ingresos, ya sean sin contraprestación o con contraprestación, se reconocen como un menor valor de los mismos.
2.17.2. Reconocimiento y medición de ingresos sin contraprestación
Los ingresos sin contraprestación, incluyendo los intereses de mora, se reconocen cuando quedan en firme los respectivos derechos de cobro. El reconocimiento procede siempre que previa evaluación de las circunstancias, se evidencie, que se cumple con las siguientes condiciones:
- Se tiene control sobre el activo asociado a la transacción.
- Es probable que el ente perciba beneficios económicos o potencial de servicio relacionado al activo de la transacción.
- El valor del activo puede ser medido con fiabilidad.
Si en algún momento se presentan circunstancias que conducen a concluir que no se cumple con estas condiciones, se debe suspender el reconocimiento y se procede con su registro en cuentas de orden como un activo contingente[76].
Mientras no se tenga un derecho claro, expreso y exigible[77], se debe controlar la información del hecho económico en cuentas de orden[78], soportando adecuadamente los registros en políticas de operación u otro documento que se considere idóneo.
Los intereses moratorios que provienen de las declaraciones tributarias, liquidaciones oficiales de impuestos, actos administrativos o títulos ejecutivos en firme, se reconocen cuando se pueda ejercer control sobre el derecho, exista certidumbre suficiente sobre el recaudo de los beneficios económicos, y su valor pueda medirse fiablemente.
En caso de no cumplir con estas condiciones para ser reconocidos como activos e ingresos, son revelados de acuerdo con la periodicidad establecida por el Ente Público en sus procedimientos internos, como activos contingentes en cuentas de orden, hasta tanto la entrada de beneficios económicos sea prácticamente cierta, para proceder al reconocimiento del ingreso y de la cuenta por cobrar.
Los intereses que se generen en la moratoria del pago se reconocen y clasifican como una cuenta por cobrar por un ingreso no tributario, diferente de la transacción o evento económico del que se derivan.
a) Ingresos Fiscales Tributarios y No Tributarios
En las siguientes tablas se presenta una enumeración de ingresos sin contraprestación relevantes en los Entes Públicos que están dentro del alcance de la presente política, así como sus parámetros de reconocimiento, medición y codificación.
| Partidas | Definición | Reconocimiento | Medición |
| Ingresos Fiscales Tributarios | Son ingresos determinados en las disposiciones legales, que facultan al Estado para establecer y exigir a los contribuyentes el pago de gravámenes, en función, de un hecho generador. | Son reconocidos cuando surja el derecho de cobro originado en: i) Las declaraciones tributarias presentadas por los contribuyentes, ii) Las liquidaciones oficiales y demás actos administrativos, cuando queden en firme, y mediante los cuales la autoridad tributaria liquide obligaciones a cargo de los contribuyentes. Los anticipos y retenciones en la fuente se reconocen como pasivo hasta cuando tenga lugar la liquidación del impuesto. | Se miden por el valor liquidado en las declaraciones, las liquidaciones oficiales u otros actos administrativos. |
| Ingresos Fiscales no Tributarios | Representa el valor neto causado por conceptos de: multas, sanciones, estampillas distritales, entre otros | Se reconocen cuando quede en firme el acto administrativo en los que se liquiden las obligaciones a cargo del ciudadano. Las multas y sanciones se reconocen cuando se presente la decisión de una autoridad competente, como consecuencia de la infracción a requerimientos legales. Además, cuando contra los actos administrativos soporte de esta decisión no proceda ningún recurso, en la vía gubernativa, por parte del sancionado. En el caso particular de las estampillas distritales se reconocen cuando surja el derecho de cobro originado en las declaraciones tributarias presentadas. | Se miden por el valor liquidado en las declaraciones o en los actos administrativos que le soportan o generan |
Fuente: Elaboración Propia
i. Transferencias
Las transferencias se entienden como recursos monetarios o no monetarios recibidos de terceros en razón de: recursos entregados por otra Entidad Contable Pública (distrital o no distrital), donaciones, condonaciones o toma de obligaciones por parte de terceros, bienes declarados a favor de del Distrito Capital, entre otros.
Estos recursos pueden tener especificaciones sobre el uso o destinación de los mismos, es decir, estipulaciones, originados en la normatividad vigente o en acuerdos de carácter vinculante. En el caso que se presenten estipulaciones con restricciones, el ente reconoce un ingreso del periodo cuando se cumpla con los requerimientos de control para el activo recibido. Cuando se trate de estipulaciones con condiciones se reconoce el recurso recibido (efectivo, bienes o el que corresponda) contra un pasivo[79], que se disminuirá contra el ingreso a medida que se cumplan las condiciones asociadas a su uso o destinación.
En seguida se señala el tratamiento contable de las transferencias.
Transferencias
| Partida | Se reconocen cuando... | Se medirán por... |
| Transferencias en efectivo entre entidades de gobierno. | La entidad cedente expida el acto administrativo[80] en el que establece la obligación por concepto de la transferencia, salvo que esté sujeta a condiciones, caso en el cual se reconoce un pasivo. | El valor recibido. Si se percibe en moneda extranjera, se debe considerar el tratamiento establecido en el Capítulo V, Numeral 2 de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno. |
| Condonaciones de deuda. | El proveedor de capital renuncie, formalmente, a su derecho de cobrar la deuda de la entidad. | El valor de la deuda asumida o condonada. |
| Las deudas asumidas por un tercero. | El tercero pague la obligación o la asuma legal o contractualmente, siempre que no existan contragarantías, en cuyo caso debe buscarse en primer lugar su ejecución. | |
| Los bienes que reciba el ente de otras entidades y las donaciones (no monetarios) | La entidad que transfiere el recurso se obligue legal o de forma vinculante con la transacción. | Se medirán por el valor de mercado del bien recibido, si no se tiene esta información por el costo de reposición, y a falta de este, se medirán por el valor en libros de los activos recibidos. |
| Los bienes declarados a favor de la Nación y los bienes expropiados (no monetarios) | La autoridad competente expida el acto administrativo o la sentencia judicial correspondiente. | |
Fuente: Elaboración Propia
Los recursos provenientes de la Nación o de las entidades territoriales pueden ser recibidos en calidad de restricciones o transferencias con condiciones, o como recursos recibidos en administración: en el primer caso, se reconocen como ingresos desde su recepción; en el segundo caso se reconocen como pasivo y en la medida de su ejecución, se reconocen como ingreso; finalmente, en el tercer caso, estos recursos se reconocen como pasivos.
La movilización de recursos para el pago de obligaciones, cuyo pagador es la Dirección Distrital de Tesorería, y el recaudo de ingresos entre Entes Públicos Distritales, y los reintegros asociados, se reconocen en las cuentas de Operaciones Interinstitucionales correspondientes, de acuerdo con los Procedimientos Contables, emitidos por la CGN sobre el tema. Para la movilización de bienes y elementos diferentes al efectivo y equivalentes del efectivo, se reconocen como otras transferencias.
Las transferencias que se generan de la Administración Central Distrital (gasto) hacia los Fondos de Desarrollo Local (ingreso) se tratan contablemente en las cuentas de Transferencias y Subvenciones. Igualmente, sucede con los traslados hacia la Corporación para el Desarrollo y la Productividad de Bogotá Región Invest in Bogotá, cuando estos no se establezcan como aportes de capital.
La movilización de los recursos a través de la Cuenta Única Distrital y los reintegros asociados, que se realicen de la Administración Central Distrital (gasto) a los establecimientos públicos (ingreso), se reconocen en las cuentas de Operaciones Interinstitucionales respectivas.
Los Entes Públicos coordinan el registro adecuado y elaboran conciliaciones a fin de mantener esta información contable fiable y oportuna.
Los recursos que se reciban a favor de terceros no se reconocen como ingresos de transacciones sin contraprestación, sino como pasivos, en la cuenta de Recursos a favor de terceros del Catálogo General de Cuentas emitido por la CGN.
2.17.3. Reconocimiento y medición de ingresos con contraprestación
Para el caso de los Entes que conformen la ECP Bogotá D.C., cada una debe desarrollar un anexo de política en el que se dé alcance a la realidad económica de sus ingresos con contraprestación.
Dichas políticas específicas y anexos de política deben ajustarse a las directrices y lineamientos establecidos en las Normas para Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, especialmente, el Numeral 2 Capítulo IV de Ingresos, su doctrina y normas modificatorias emitidas por la CGN.
2.17.4. Revelaciones
Los Entes Públicos revelan, para las diferentes partidas de Ingresos con contraprestación y sin contraprestación, los aspectos señalados en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, especialmente, el Capítulo 4 Ingresos, su Doctrina y Normas modificatorias emitidas por la CGN.
2.18. POLÍTICA CONTABLE DE ARRENDAMIENTOS OPERATIVOS
2.18.1. Reconocimiento
Para el reconocimiento se aplican lo contenido en el Marco Conceptual y la definición señalada en el Numeral 16 del Capítulo I[81] del Marco normativo para entidades de gobierno, con el fin de determinar si los hechos económicos cumplen con las condiciones para ser reconocidos como arrendamientos operativos.
Un arrendamiento operativo es un acuerdo mediante el cual el arrendador cede al arrendatario, el derecho a utilizar un activo durante un periodo de tiempo determinado a cambio de percibir una suma única de dinero o una serie de pagos. En estos acuerdos el arrendador no transfiere sustancialmente al arrendatario los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo.
La fecha de inicio del arrendamiento es la fecha más temprana entre la fecha del acuerdo del arrendamiento y la fecha en la que las partes se comprometen a cumplir las principales estipulaciones del acuerdo.
2.18.2. Contabilización para el arrendador
a) Reconocimiento y medición
El arrendador sigue registrando el activo arrendado y reconoce la cuenta por cobrar y los ingresos procedentes del acuerdo (excluyendo lo que se reciba por servicios adicionales) de manera que se refleje fielmente el patrón temporal de consumo de los beneficios derivados del uso del activo arrendado. Esto con sujeción a las políticas transversales respectivas de propiedades, planta y equipo, bienes inmuebles, activos intangibles, cuentas por cobrar y de ingresos.
Los costos directos iniciales en los que incurra el arrendador durante la negociación y contratación de un arrendamiento operativo, que contribuyan a generar beneficios económicos futuros del bien, constituyen un mayor valor del activo arrendado y se deprecian a lo largo del plazo del arrendamiento; para el efecto, no se tienen en cuenta las prórrogas del contrato.
b) Revelaciones
El arrendador revela la siguiente información:
- Los pagos futuros del arrendamiento para cada uno de los siguientes periodos: un año, entre uno y cinco años, y más de cinco años.
- Las cuotas contingentes totales reconocidas como ingreso en el resultado del periodo.
- Una descripción general de los acuerdos de arrendamiento significativos, incluyendo, por ejemplo: información sobre cuotas contingentes; opciones de renovación o adquisición, y cláusulas de revisión; así como restricciones impuestas por los acuerdos de arrendamiento.
- Las cuentas por cobrar derivadas de los arrendamientos que sean reclasificadas a cuentas de difícil recaudo.
En relación con la cuenta por cobrar, cada Ente Público revela según lo contenido en la Política de Cuentas por Cobrar.
2.18.3. Contabilización para el arrendatario
a) Reconocimiento y medición
El arrendatario no reconoce el activo tomado en arrendamiento. Este solo reconoce las cuentas por pagar y los gastos procedentes del acuerdo (excluyendo lo que se pague por servicios adicionales) de manera que se refleje fielmente el patrón temporal de consumo de los beneficios del arrendamiento. Esto con sujeción a la Política de cuentas por pagar.
b) Revelaciones
El arrendatario revela la siguiente información:
- El total de pagos futuros del arrendamiento para cada uno de los siguientes periodos: un año, entre uno y cinco años, y más de cinco años.
- Los pagos por arrendamiento reconocidos como gasto en el resultado del periodo.
- Las cuotas contingentes totales reconocidas como gasto en el resultado del periodo.
- Una descripción general de los acuerdos de arrendamiento significativos incluyendo, por ejemplo, información sobre cuotas contingentes; opciones de renovación o adquisición, y cláusulas de revisión; subarrendamientos; así como restricciones impuestas por los acuerdos de arrendamiento.
En relación con las cuentas por pagar, el ente revela según lo contenido en la Política de Cuentas por Pagar.
2.19. POLÍTICA CONTABLE PARA LA PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y SUS REVELACIONES
Esta política aplica a los estados financieros de información de propósito general, sean estados financieros consolidados o individuales. Los reportes o estados financieros que suministran la fuente de información para la creación de los estados financieros de la ECP Bogotá D.C., también siguen los mismos lineamientos contenidos en esta política, así como los requerimientos de aprobación de la información allí plasmada. Otros reportes de información financiera se crean con base en los lineamientos establecidos por la entidad que solicite la información.
En los aspectos correspondientes a la presentación de estados financieros y revelaciones de la información, los Entes Públicos que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C., aplican lo establecido por la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificatorias, específicamente en el Capítulo 4 Normas para la presentación de estados financieros y revelaciones.
2.19.1. Generalidades de los estados financieros
El objetivo de los estados financieros corresponde a:
- Suministrar información que sea útil a una amplia variedad de usuarios para tomar y evaluar sus decisiones económicas respecto a la asignación de recursos.
- Constituir un medio de rendición de cuentas.
- Constituir un instrumento de carácter predictivo en relación con los recursos requeridos, recursos generados en el giro normal de operación y los riesgos e incertidumbres asociados a estos.
Los estados financieros suministran información de los elementos (activo, pasivo, patrimonio, ingreso, gasto y costo), además de información adicional relevante para el cumplimiento del objetivo de dichos estados financieros, bien sea a través de notas o del desglose de la información a presentar.
El juego completo de estados financieros comprende (en todos los casos son comparativos con los correspondientes al período inmediatamente anterior):
- Estado de Situación Financiera.
- Estado de Resultados.
- Estado de Cambios en el Patrimonio.
- Estados de Flujos de Efectivo.
- Notas a los Estados Financieros.
Los rubros contables incluidos en los estados financieros se ciñen al contenido del Catálogo General de Cuentas (CGC) aplicable a las Entidades de Gobierno; por lo que, tanto la denominación de los rubros, como su contenido y orden, obedecen la estructura del CGC.
En los estados financieros se pueden presentar partidas adicionales, encabezados o subtotales, cuando ello resulte relevante, de manera que en los estados financieros de situación financiera, de resultados o en las notas a los estados financieros, se desagregan las partidas presentadas de acuerdo con las operaciones y su aporte a la relevancia de la información. Asimismo, puede modificarse el orden o la agrupación de las partidas. La relevancia se estima, se consigna y se revisa, por lo menos al final del periodo contable, en las políticas de operación propias de quien prepare la información contable financiera.
2.19.2. Estado de situación financiera
El estado de situación financiera revela la totalidad de los bienes, derechos y obligaciones, y la situación del patrimonio.
En este estado financiero se clasifican las partidas en corrientes y no corrientes. Los factores para establecer si un activo cumple con las condiciones para que sea corriente es que se espere realizar el activo, o se tenga la intención de venderlo, consumirlo o distribuirlo en forma gratuita o a precios de no mercado, en el periodo contable posterior a la fecha de cierre del periodo del que se presentan los estados financieros.
2.19.3. Estado de resultados
En el estado de resultados se presentan los gastos basados en la función y se incluyen, como mínimo, los gastos relacionados con las funciones principales.
En este estado no se permite la presentación de ingresos o gastos como partidas extraordinarias.
2.19.4. Estado cambios en el patrimonio
En el estado de cambios en el patrimonio se incluye:
- Cada partida de ingresos y gastos del periodo que se haya reconocido directamente en el patrimonio.
- El resultado del periodo, mostrando para estados financieros consolidados de forma separada, los importes totales atribuibles a las participaciones no controladoras y al ente controlador.
- Los efectos de la aplicación retroactiva a causa de un cambio en una política, o la reexpresión retroactiva por la corrección de un error.
En el estado de cambios en el patrimonio o en las notas a los estados financieros se presenta:
- El valor de los incrementos de capital y los excedentes financieros distribuidos.
- El saldo de los resultados acumulados al inicio y al final del periodo contable, y los cambios durante el periodo.
- Una conciliación entre los valores en libros al inicio y al final del periodo contable para cada componente del patrimonio, informando por separado cada cambio, con explicaciones detalladas de las razones de dichos cambios cuando se considere pertinente.
2.19.5. Estado flujos de efectivo
El estado de flujos de efectivo presenta los flujos de efectivo[82] generados y utilizados por el Ente, en desarrollo de sus actividades de operación, inversión y financiación, durante el periodo contable.
Para efectos del estado de flujos de efectivo se evalúa la existencia de equivalentes al efectivo, partiendo de los lineamientos estipulados en la Política Contable de Efectivo y equivalentes al efectivo.
El estado de flujo de efectivo se realiza por el método directo, siempre realizando la clasificación en actividades de operación, de inversión y de financiación partiendo de los criterios establecidos en la citada Norma.
La presentación del uso de los recursos del fondo común de una tesorería centralizada por parte de los Entes Públicos se describe en la “Guía para la preparación y presentación del estado de flujos de efectivo”, la cual hace parte del documento “Guías de aplicación”.
2.20. POLÍTICA CONTABLE DE HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERIODO CONTABLE
Los hechos ocurridos después del periodo contable son todos aquellos eventos, favorables o desfavorables, que se producen entre el final del periodo contable y la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.
El final del periodo contable se refiere al último día del periodo con el cual están relacionados los estados financieros y corresponderá al 31 de diciembre. Por su parte, la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros corresponde a la fecha en la que se aprueba que los diferentes usuarios tengan conocimiento de estos.
En los aspectos correspondientes a los hechos ocurridos después del período contable, Entes Públicos que conforman la ECP Bogotá D.C., aplican lo establecido por la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificatorias, específicamente en el Capítulo 4 Normas para la presentación de estados financieros y revelaciones, Numeral 5Hechos ocurridos después del período contable.
Para los estados financieros de cada Ente Público que conforma la Entidad Contable Pública Bogotá D.C., en lo referentes a hechos ocurridos después del período contable, se consideran por lo menos los siguientes aspectos:
- Los hechos ocurridos después del periodo contable implican ajuste siempre y cuando
proporcionen evidencias de las condiciones existentes al final de dicho periodo.
- De lo contrario no se realizan ajustes y se efectúan las revelaciones correspondientes, siempre y cuando los hechos económicos sean materiales.
2.21. POLÍTICA CONTABLE PARA DEFINIR LAS POLÍTICAS CONTABLES, LOS CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES Y LA CORRECCIÓN DE ERRORES
Las políticas contables corresponden a los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por cada Ente Público Distrital para la elaboración y presentación de los estados financieros.
Una estimación contable es un mecanismo utilizado por cada Ente Público para medir un hecho económico que, dada la incertidumbre inherente al mismo, no puede medirse con precisión, sino que solamente puede estimarse.
Los errores son las omisiones e inexactitudes que se presentan en la información financiera del Ente, para uno o más periodos anteriores, como resultado de un fallo al utilizar información fiable que estaba disponible cuando los estados financieros para tales periodos fueron formulados y que podría esperarse razonablemente que se hubiera conseguido y tenido en cuenta en la elaboración y presentación de aquellos estados financieros.
En los aspectos correspondientes a políticas contables, estimaciones y corrección de errores de los Entes Públicos que conforman la ECP Bogotá D.C., se aplica lo establecido por la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificatorias, específicamente en el Capítulo 4 Normas para la presentación de estados financieros y revelaciones, Numeral 4 Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores.
Para los estados financieros de cada Ente Público distrital, en lo referentes a políticas contables, estimaciones y corrección de errores, se considera por lo menos los siguientes aspectos:
- Las políticas contables de la ECP Bogotá D.C. son definidas por la DDC, por lo tanto, los Entes que formen parte de ECP, atienden estos los lineamientos en cada una de las fases de su proceso contable.
- Cuando algún Ente considera pertinente proporcionar lineamientos específicos a causa de la naturaleza de sus actividades, lo hace partiendo de las Normas emitidas por la CGN y las Políticas Contables emitidas por la DDC.
- Los cambios en las estimaciones contables corresponden al resultado de nueva información o nuevos acontecimientos que afectan la información de la ECP y, por lo tanto, su aplicación se realiza de forma prospectiva.
- Los errores del periodo corriente, descubiertos en este mismo periodo, se corrigen antes de que se autorice la publicación de los estados financieros. Los errores correspondientes a periodos anteriores se corrigen independiente de que sean materiales o no, pero solo generan reexpresión retroactiva de la información comparativa cuando estos se consideran materiales.
3. ANEXOS DE POLÍTICA CONTABLE
3.1. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO
3.1.1. Secretaría Distrital de Hacienda a) Reconocimiento
El Marco Normativo Contable para Entidades de Gobierno establece conceptos adicionales para la clasificación de la cuenta del efectivo, tales como: equivalentes al efectivo y el efectivo de uso restringido, los cuales se reconocen como activo en las cuentas correspondientes del grupo Efectivo y Equivalentes de efectivo. Por lo anterior, la Secretaría Distrital de Hacienda (SDH) para efectos del registro contable tiene en cuenta lo siguiente:
El efectivo comprende los recursos que se mantienen con una disponibilidad inmediata en caja, cuentas corrientes, cuentas de ahorro, fondos en tránsito y fondos que están disponibles para el desarrollo de las actividades de la SDH y de los Entes Públicos que conforman la ECP Bogotá D.C. y Establecimientos Públicos Distritales que hacen parte de la unidad de caja.
Por su parte, el efectivo de uso restringido corresponde a los recursos que no están disponibles para su uso inmediato por parte de la SDH y se caracterizan por no hacer parte de la unidad de caja de conformidad con las disposiciones legales. Dentro de esta clasificación se encuentran las cuentas bancarias de destinación específica que aparecen en el Estado Diario de Tesorería - EDT y las cuentas identificadas por la Dirección Distrital de Tesorería, en adelante DDT, para la administración de recursos de uso restringido.
Los equivalentes al efectivo corresponden a las partidas que tienen como característica que pueden convertirse en efectivo de manera inmediata, se mantienen para cumplir compromisos de corto plazo más que para propósitos de inversión por lo cual, se pueden incluir las operaciones overnight, fondos colocados por la SDH pagaderos a la vista, y los recursos en efectivo entregados en administración a través de derechos fiduciarios empleados como un medio transaccional de pagos.
Así mismo, se clasifican como equivalentes al efectivo inversiones a corto plazo, es decir, que cumplan las siguientes condiciones:
- Plazo de tres meses o menos desde la fecha de adquisición.
- De alta liquidez.
- Fácilmente convertibles en efectivo.
- Se mantienen para cumplir con compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión.
- Que están sujetas a un riesgo poco significativo de cambios en su valor.
Las inversiones en moneda extranjera no se clasifican como Equivalentes al Efectivo, por cuanto presentan un alto riesgo de cambios en su valor, dada la volatilidad que presenta la tasa de cambio.
b) Medición Inicial
El efectivo y el efectivo de uso restringido se miden por el valor de la transacción. En el caso de las inversiones que cumplan con las características para ser clasificadas como equivalentes al efectivo, la medición inicial se realiza de conformidad con lo señalado en la Política de Inversiones de Administración de Liquidez.
Las operaciones de tesorería, relacionadas con la administración, control y disposición del efectivo se registran en el aplicativo de gestión de tesorería.
Los depósitos en moneda extranjera se reconocen aplicando la Tasa Representativa del Mercado (TRM) de la fecha de la transacción.
c) Medición Posterior
Los depósitos en el exterior, se reexpresan en la moneda funcional mediante la TRM vigente a la fecha del cálculo. Para presentar información contable financiera de final del mes o del periodo contable, se utiliza la TRM calculada o formada a la fecha de corte y certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para este efecto[83]. El mayor o menor valor del depósito originado por efectos de la reexpresión, se reconoce como un ingreso o gasto en el resultado del periodo.
Para el caso de las inversiones que cumplan con las características para ser clasificadas como equivalentes al efectivo, la medición posterior se realiza de conformidad con lo señalado en la Política de Inversiones de Administración de Liquidez.
d) Revelaciones
La SDH revela la siguiente información en notas a los estados financieros:
-Los componentes del efectivo, equivalentes al efectivo, y la información correspondiente a recursos de uso restringido en forma comparativa con el periodo anterior.
-Cualquier importe significativo de sus saldos de efectivo y equivalentes al efectivo que, por disposiciones legales, no esté disponible para ser utilizado por parte del ente(2).
-Las partidas conciliatorias por diferencias en los saldos reflejados en el EDT y el aplicativo contable, por concepto del reconocimiento de los rendimientos financieros de las cuentas bancarias no legalizadas por la DDT por recibir la información de manera posterior a la fecha de cierre del EDT.
3.2. INVERSIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ
3.2.1. Secretaría Distrital de Hacienda a) Alcance
Esta política ha sido elaborada con base en los instrumentos financieros con los que cuenta la SDH a la fecha de su emisión y se actualiza en el caso que existan nuevos instrumentos que no estén bajo su alcance o cuando se presenten modificaciones al Marco normativo para entidades de gobierno que deban ser incluidas en ella.
Así mismo, aplica para las inversiones que no otorgan control, control conjunto e influencia significativa. De la misma forma, aplica para las inversiones recibidas en dación de pago que cumplan con las condiciones para ser clasificadas como inversiones de administración de liquidez.
Esta política, no aplica para las inversiones en entidades en liquidación para los cuales el Ente Público toma como referencia, lo dispuesto en la normatividad expedida por la CGN.
b) Naturaleza
En la SDH, las inversiones de administración de liquidez se efectúan teniendo en cuenta los siguientes aspectos: los excedentes de liquidez y el poder disponer de ellas en cualquier momento, lo cual implica que son objeto de negociación de acuerdo a las condiciones de mercado o cuando se requiera de liquidez.
c) Reconocimiento
La SDH, reconoce en el activo como inversiones de administración de liquidez, los recursos financieros colocados en instrumentos de deuda o de patrimonio, con el propósito de obtener rendimientos provenientes de las fluctuaciones del precio o de los flujos contractuales del título durante su vigencia.
d) Medición Inicial
La medición inicial de las inversiones de administración de liquidez se realiza por el valor de mercado el cual es cargado en el aplicativo de valoración para la posterior actualización de la operación. Cualquier diferencia con el precio de la transacción se reconoce como ingreso o como gasto en el resultado del periodo, según corresponda, en la fecha de la adquisición. Las inversiones que no tienen valor de mercado se miden por el valor de la transacción.
Las inversiones en el exterior se miden al valor de mercado y se reexpresan teniendo en cuenta la tasa de cambio utilizada en la transacción, de acuerdo con los procedimientos establecidos para la valoración de las inversiones en el aplicativo de la Dirección Distrital de Tesorería en adelante, DDT.
i. Clasificación
La clasificación de las inversiones de administración de liquidez depende de la intensión que tiene la SDH sobre la inversión. Las inversiones se clasifican en las siguientes categorías:
- Valor de mercado con cambios en el resultado
- Costo Amortizado
- Valor de mercado con cambios en el patrimonio
- Costo
Para tal efecto, la SDH en concordancia con las políticas y lineamientos de riesgo financiero y los hechos asociados a la ejecución presupuestal que dependen, en muchas ocasiones, de las políticas de Gobierno, ha determinado que las inversiones de administración de liquidez son clasificadas en la categoría de valor de mercado con cambios en el resultado, en razón a que en cualquier momento puede disponer de ellas, es decir, estas se efectúan teniendo en cuenta los excedentes de liquidez y son objeto de negociación de acuerdo a las condiciones de mercado o cuando se requiera de liquidez. Excepcionalmente se clasifican inversiones en las categorías de costo amortizado, costo o valor de mercado con cambios en el patrimonio, si se cumplen las condiciones para ello, tal es el caso, de los instrumentos de patrimonio recibidos en dación en pago. Estas inversiones hasta tanto se defina su destino se reconocen en la categoría de valor de mercado con cambios en el patrimonio, si tienen valor de mercado; o en caso de no tenerlo, se reconocen en la categoría de costo.
Se excluyen de la anterior clasificación, las operaciones overnight y las inversiones a corto plazo, es decir, con un plazo de tres meses o menos desde la fecha de adquisición y que se mantienen para cumplir con compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión y que estén sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor, por lo cual, se analizan para su clasificación como equivalentes al efectivo.
ii. Costos de transacción
La SDH negocia directamente sus inversiones por cuanto de conformidad con el ARTÍCULO 1.1.3.12 del Decreto 1121 de 2008 es catalogada como intermediaria financiera, razón por la cual generalmente no presenta costos de transacción.
En caso de que se identifiquen erogaciones iniciales que cumplan con las características del concepto de costos de transacción, se tiene en cuenta la intención en relación con la inversión; es decir, si la intención es negociar, los costos de transacción se reconocen como gastos en el resultado del periodo con independencia de su clasificación en la categoría de valor de mercado con cambios en el resultado o al costo; para las demás categorías de inversiones, se registran como un mayor valor de la inversión. Para este último caso, los costos de transacción en los que se incurra con anterioridad al reconocimiento de la inversión se reconocen como un activo diferido hasta tanto la inversión se reconozca, momento en el cual se aumenta el valor de esta, afectando el activo diferido reconocido inicialmente.
e) Medición Posterior
Con posterioridad al reconocimiento, las inversiones de administración de liquidez se miden atendiendo la categoría en la que se encuentren clasificadas.
Para efectos de la presentación de estados financieros de final del mes o del período contable, las cifras correspondientes a operaciones de inversiones denominadas en moneda extranjera se reexpresan con base en la TRM calculada o formada a la fecha de corte y certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para este efecto[84]. El mayor o menor valor de la inversión originado por efectos de la reexpresión, se reconoce como un ingreso o gasto en el resultado del periodo.
i. Inversiones clasificadas en la categoría de valor de mercado con cambios en el resultado
La medición posterior al reconocimiento, es al valor de mercado y las variaciones del valor de la inversión afectan el resultado del periodo; es decir, si el valor de mercado es mayor que el valor registrado en libros, la diferencia se reconoce aumentando el valor de la inversión y como contrapartida un ingreso en el resultado del periodo, previa reversión del gasto por pérdida reconocido en el mismo período contable, si existiere; por el contrario, si el valor de mercado es menor que el valor en libros, la diferencia se reconoce disminuyendo el valor de la inversión y reconociendo un gasto en el resultado del periodo, previa reversión de la ganancia reconocida en el mismo período contable, si existiera.
Los intereses y dividendos recibidos reducen el valor de la inversión y aumentan el efectivo o equivalente al efectivo de acuerdo con la contraprestación recibida.
La SDH en concordancia con esta clasificación, mide las inversiones de administración de liquidez al valor de mercado, por medio del aplicativo de inversiones utilizado en la DDT. Finalmente, las inversiones de administración de liquidez clasificadas en esa categoría no son objeto de estimaciones de deterioro.
ii. Inversiones clasificadas en la categoría de costo amortizado
En el evento en que la SDH adquiera inversiones de administración de liquidez, sobre las cuales tenga la capacidad e intención de mantenerlas hasta el vencimiento, se clasifican en la categoría de costo amortizado y su medición posterior es al costo amortizado situación que es documentada por la DDT.
El costo amortizado[85] corresponde al valor inicialmente reconocido más el rendimiento efectivo menos los pagos de capital e intereses menos cualquier disminución por deterioro del valor. El rendimiento efectivo se calcula multiplicando el costo amortizado de la inversión por la tasa de interés efectiva[86] y se reconoce como un mayor valor de la inversión afectando el ingreso en el resultado del periodo.
Los rendimientos recibidos reducen el valor de la inversión, afectando el efectivo o equivalentes al efectivo de acuerdo con la contraprestación recibida.
Las inversiones de administración de liquidez clasificadas en esta categoría son objeto de estimaciones de deterioro cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del emisor o del desmejoramiento de sus condiciones crediticias, caso en el cual se atienden las disposiciones establecidas en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno.
Para tal efecto, la SDH verifica al final del ejercicio si existen indicios de deterioro para su cálculo y registro.
El deterioro se reconoce de forma separada como un menor valor de la inversión, afectando el gasto en el resultado del periodo. En un escenario contrario, cuando las pérdidas por deterioro disminuyan debido a eventos relacionados con su origen, se disminuye el valor del deterioro acumulado y se afecta el resultando del periodo; en todo caso, las disminuciones no superan las pérdidas por deterioro previamente reconocidas.
iii. Inversiones clasificadas en la categoría de valor de mercado con cambios en el patrimonio
Si en desarrollo de sus actividades, la SDH adquiere inversiones que tienen valor de mercado y no espera negociar o la intención que tiene sobre las mismas no está definida, se clasifican en la categoría de valor de mercado con cambios en el patrimonio.
La medición posterior al reconocimiento se realiza con base en el valor de mercado y las variaciones del valor de la inversión afectan el patrimonio; es decir, si el valor de mercado es mayor que el valor registrado en libros, la diferencia se reconoce aumentando el valor de la inversión y como contrapartida el patrimonio; en caso contrario, si el valor de mercado es menor que el valor en libros, la diferencia se reconoce disminuyendo el valor de la inversión y del patrimonio.
Para el caso de los instrumentos de deuda clasificados en esta categoría, se miden posteriormente al valor de mercado previo reconocimiento del rendimiento efectivo a través de la aplicación de la tasa de interés efectiva.
Los dividendos de los instrumentos de patrimonio en el momento en que sean decretados se reconocen como un mayor valor de la inversión y como contrapartida un ingreso, en cuanto a los dividendos pagados, su reconocimiento es como un menor valor de la inversión y como contrapartida el efectivo o equivalente al efectivo de acuerdo con la contraprestación recibida.
Con posterioridad al reconocimiento, las inversiones de administración de liquidez clasificadas en esta categoría son objeto de estimaciones de deterioro cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del emisor o del desmejoramiento de sus condiciones crediticias. Para lo cual, la DDT define la metodología que le permita verificar la existencia de indicios de deterioro y su cálculo respectivo.
El deterioro se reconoce de forma separada como un menor valor de la inversión, afectando el gasto en el resultado del periodo.
iv. Inversiones clasificadas en la categoría de Costo.
Las inversiones clasificadas en esta categoría, para efectos de la medición posterior, se mantienen al costo y son objeto de estimación de deterioro.
Los intereses de los instrumentos de deuda y los dividendos y participaciones de los instrumentos de patrimonio se reconocen como una cuenta por cobrar y como un ingreso en el resultado del periodo.
Los instrumentos de deuda clasificados en esta categoría son objeto de estimaciones de deterioro cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del emisor o del desmejoramiento de sus condiciones crediticias, para tal efecto, el ente verifica al final del ejercicio si existen indicios de deterioro, de acuerdo con la metodología que defina la DDT.
El deterioro corresponde a la diferencia entre el valor en libros de la inversión y el valor de la participación en el patrimonio de la empresa receptora, cuando este último sea menor. El importe correspondiente se reconoce de forma separada como un menor valor de la inversión, afectando el gasto en el resultado del periodo.
Cuando mejoran las condiciones del emisor y el valor del deterioro disminuya, se realiza la reversión del mismo sin exceder las pérdidas por deterioro previamente reconocidas y hasta el costo inicial de la inversión.
f) Inversiones clasificadas como equivalentes al efectivo
i. Operaciones Overnight
La SDH clasifica las operaciones overnight como equivalentes al efectivo[87], en el entendido que son de alta liquidez, fácilmente convertibles en efectivo, se encuentran sujetas a un riesgo poco significativo de cambio en su valor y se mantienen para cumplir compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión.
ii. Inversiones a corto plazo destinadas a cumplir compromisos de pago
En el evento en que la SDH, realice inversiones a corto plazo, es decir, que cumplan las siguientes condiciones: i) plazo de tres meses o menos desde la fecha de adquisición, ii) son de alta liquidez. iii) fácilmente convertibles en efectivo, iv) se mantienen para cumplir con compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión, v) están sujetas a un riesgo poco significativo de cambios en su valor, se clasifican como equivalentes al efectivo.
Las inversiones en moneda extranjera no se clasifican como Equivalentes al Efectivo, por cuanto presentan un alto riesgo de cambios en su valor, dada la volatilidad que presenta la tasa de cambio.
iii. Medición inicial
La medición inicial de las inversiones clasificadas como Equivalentes al Efectivo es por el valor de mercado, el cual es cargado en el aplicativo de inversiones utilizado en la DDT.
iv. Medición Posterior
Con posterioridad al reconocimiento, las inversiones clasificadas como equivalentes al efectivo se miden de acuerdo a la categoría de valor de mercado con cambios en resultados y no son objeto de estimaciones de deterioro, excepto las inversiones que por sus condiciones se valoren en otra categoría.
g) Reclasificaciones
En casos excepcionales la SDH realiza reclasificaciones entre categorías de inversión; en dado caso, se aplica lo dispuesto en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno[88].
h) Revelaciones
- Para cada categoría de las inversiones de administración de liquidez, la SDH revela la información relativa al valor en libros y a las principales condiciones de la inversión[89] tales como, plazo, tasa de interés, vencimiento.
- Los dividendos e intereses reconocidos durante el periodo.
- Para las categorías del valor de mercado, se revela la fuente de información utilizada en la determinación del valor de mercado, mostrando el impacto que haya tenido la variación del valor de mercado de estas inversiones en el resultado del ejercicio.
- Para la categoría del costo, se revela el precio pagado, los costos de transacción y el valor total de los ingresos por intereses o dividendos causados durante el periodo.
- El valor de las pérdidas por deterioro, o de su reversión, reconocidas durante el periodo, así como el deterioro acumulado y los factores que se hayan tenido en cuenta para su cálculo.
- Si se han pignorado inversiones como garantía por pasivos o pasivos contingentes; revelar el valor en libros de dichas inversiones, los plazos y condiciones de la pignoración.
3.3. EMISIÓN DE TÍTULOS DE DEUDA
3.3.1. Secretaría Distrital de Hacienda
a) Reconocimiento
Se reconocen como títulos de deuda emitidos, los instrumentos financieros de renta fija que se caracterizan por la determinación de los intereses devengados hasta el vencimiento de los mismos, sin que esto signifique que el tipo de interés pactado corresponde una tasa fija, ya que esta puede también puede ser variable. El valor principal o nominal usualmente se paga al vencimiento.
b) Medición inicial
La medición inicial de los títulos de deuda para la SDH se efectúa por el precio de la transacción en la fecha de la colocación, el cual corresponde al valor de mercado. Cuando estos títulos no sean emitidos en un mercado, se toma como medición inicial el valor de la transacción.
Los costos de transacción se registran como un menor valor de la obligación y se constituyen por conceptos tales como: contratos de asistencia o asesoría, contratos de colocación, calificación inicial, que son los directamente incurridos en el momento de la colocación.
Los costos de transacción en los que se incurra con anterioridad a la emisión del título se reconocen como un activo diferido hasta tanto este se emita, momento en el cual se disminuye del valor del título afectando el activo diferido reconocido inicialmente.
No constituyen costos de transacción, aquellas operaciones conexas en la que se incurre regularmente como: contratos de administración de títulos de deuda, contratos de calificación recurrente, contratos de contragarantías, las cuales se registran como un gasto financiero del periodo.
c) Medición posterior
Con posterioridad al reconocimiento, los títulos de deuda se miden al costo amortizado, el cual consiste en tomar el saldo o valor en libros, aumentarle el valor del costo efectivo y disminuirle los pagos realizados por concepto de capital o intereses.
El costo efectivo (ver Guía para el cálculo del costo efectivo y reconocimiento de las diferencias en cambio), se registra como un mayor valor del instrumento financiero y su contrapartida como un gasto financiero del periodo. Los intereses pagados disminuyen el valor de la obligación afectando el efectivo o equivalentes al efectivo, según corresponda. Los costos de financiación de los títulos de deuda emitidos para financiar proyectos de inversión de activos aptos de Entes Públicos que conforman la ECP Bogotá D.C., se reconocen como mayor valor del activo financiado, de conformidad con la política de costos de financiación.
d) Reconocimiento de las diferencias de cambio
El valor de los títulos emitidos en moneda extranjera se convierte a la moneda funcional utilizando la TRM certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia[90]. Las diferencias en cambio que surjan de la conversión a tasas de cambio diferentes de las utilizadas en el valor inicialmente reconocido se registran como ingreso o gasto del periodo.
e) Revelaciones
En las notas a los estados financieros se revelan los siguientes conceptos en relación con la emisión de títulos:
- Origen: deuda interna o externa.
- Plazo pactado: a corto o a largo plazo y fecha de vencimiento.
- Valor en libros: saldo a la fecha de corte tomado de la tabla contable de aplicativo de gestión de Crédito Público.
- Valor nominal del título: cuál fue el valor nominal de la emisión.
- Costos de transacción: valores reconocidos como menor valor de la obligación a la fecha de corte.
- Tasa de negociación: tasa de interés pactada en el contrato.
- Tasa de interés efectiva: criterios utilizados para su cálculo.
- Valor del costo efectivo: el valor del costo efectivo calculado durante el periodo utilizando la tasa de interés efectiva.
f) Presentación
Para efectos de la presentación en los estados financieros, la SDH clasifica como pasivo corriente la parte del instrumento que se espera amortizar dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros.
3.4. PRÉSTAMOS POR PAGAR
3.4.1. Secretaría Distrital de Hacienda
a) Alcance
La Secretaría Distrital de Hacienda SDH como Ente Público que conforma la ECP Bogotá D.C., tiene a cargo las finanzas del Distrito Capital Esta y aplica esta política para la liquidación de las obligaciones internas y externas contraídas para efectos de financiación.
Este anexo de política incorpora lo indicado en el Concepto 20162000020811 del 3 de agosto de 2016, emitido por la Contaduría General de la Nación.
b) Reconocimiento
La SDH reconoce en el pasivo como préstamos por pagar, los recursos financieros recibidos para uso de la Administración Distrital y de los cuales se espera, a futuro, la salida de un flujo financiero fijo o determinable. Se clasifican en la categoría de costo amortizado, con independencia de que se originen en operaciones de crédito público o en operaciones de financiamiento autorizados por vía general.
c) Medición inicial
Los préstamos por pagar se miden por el valor recibido menos los costos de transacción, ya que estos se reconocen como un menor valor del préstamo. La SDH acumula en un solo préstamo todos los tramos referentes al mismo crédito aprobado. Para cada tramo se calcula el costo efectivo.
Las deudas en moneda extranjera se reconocen cuando se realice la legalización del desembolso teniendo en cuenta el valor de la TRM de la fecha en que se recibe el mismo; sin embargo, el registro contable se efectúa en la moneda funcional.
Los conceptos identificados como costo de transacción disminuyen el valor del préstamo. No obstante, aquellos que se cancelan antes de los desembolsos del crédito, se reconocen como un activo diferido, y en la medida que se reciban los desembolsos se registran como un menor valor del crédito y se amortizan a prorrata del valor recibido[91]. Cuando no se desembolsa la totalidad del valor del préstamo contratado, el saldo no amortizado de los costos de transacción se registra como otros gastos financieros diferentes al costo efectivo.
d) Medición posterior
Con posterioridad al reconocimiento, los préstamos por pagar se miden al costo amortizado, el cual consiste en tomar el saldo o valor en libros, aumentarle el valor del costo efectivo y disminuirle los pagos realizados por concepto de capital o intereses.
El costo efectivo[92] se reconoce como un mayor valor del préstamo por pagar y su contrapartida como un gasto financiero del periodo. Los costos de financiación de los préstamos contraídos para financiar proyectos de inversión de activos aptos de los Entes Públicos Distritales se reconocen como mayor valor del activo financiado, de conformidad con la Política de Costos de Financiación.
e) Reconocimiento de las diferencias en cambio
El valor de los préstamos en moneda extranjera se convierte a la moneda funcional, utilizando la TRM certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia[93]. Las diferencias en cambio que surjan de la conversión a tasas de cambio diferentes de las utilizadas en el valor inicialmente reconocido se registran como ingreso o gasto del periodo.
Las deudas en moneda extranjera diferentes al dólar de los Estados Unidos de América, son convertidas previamente a una moneda patrón, la moneda patrón es el dólar de los Estados Unidos de América.
f) Revelaciones
En las notas a los estados financieros se revela los siguientes conceptos:
- Origen: deuda interna o externa.
- Plazo pactado: a corto o a largo plazo y fecha de vencimiento.
- Valor en libros: saldo a la fecha de corte tomado de la tabla contable del aplicativo de gestión de Crédito Público.
- Principales condiciones: periodo de gracia, restricciones.
- Valor recibido: valores desembolsados a la fecha de corte.
- Costos de transacción: valores reconocidos como menor valor del préstamo a la fecha de corte.
- Tasa de negociación: tasa de interés pactada en el contrato.
- Tasa de interés efectiva: criterios utilizados para su cálculo.
- Valor del costo efectivo: el valor del costo efectivo calculado durante el periodo utilizando la tasa de interés efectiva.
- Incumplimientos: si el ente infringe los plazos o incumple con el pago del capital o de los intereses y los detalles de la renegociación.
g) Presentación
La SDH clasifica como pasivo corriente la porción de los préstamos que se espera amortizar dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros.
Los préstamos aprobados y que están pendientes de desembolso, se registran en cuentas acreedoras de control, hasta tanto sean desembolsados, momento en el cual se reconocen en el pasivo como prestamos por pagar.
3.5. COSTOS DE FINANCIACIÓN
3.5.1. Secretaría Distrital de Hacienda
a) Alcance
Este anexo de política es aplicado por los Entes Públicos que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C., y ha sido elaborada con base en la información de las cuentas utilizadas por la Secretaría Distrital de Hacienda en adelante SDH para el manejo de los proyectos que son financiados con préstamos de la banca multilateral o bilateral a la fecha de su emisión.
Este anexo de política incorpora lo indicado en el Concepto 20162000021031 del 4 de agosto de 2016, emitido por la Contaduría General de la Nación.
b) Reconocimiento
Se reconocen como un mayor valor del activo los costos por préstamos que sean directamente atribuibles a la adquisición, construcción o producción de un activo apto, para uso de la ECP Bogotá D.C. Tales costos por préstamos se capitalizan, como parte del costo del activo, siempre que sea probable que den lugar a beneficios económicos futuros o potencial de servicios y puedan ser medidos con suficiente fiabilidad.
La SDH informa a los Entes Públicos que conforman la ECP Bogotá D.C. encargados de la ejecución de los proyectos que se sufraguen con recursos de la Banca Multilateral o Bilateral, cuáles son los costos de financiación en que se incurrió de conformidad con el crédito contratado, ya que los Entes son responsables del registro de dichos costos junto con el activo.
La Entidad Contable Pública Bogotá D.C., reconoce los costos de financiación como parte del activo, siempre que reconozca el activo y tenga la obligación de realizar el pago de la financiación. En caso contrario, los costos de financiación se reconocen en la SDH como gasto en el resultado del período, por ser el Ente Público que tiene a cargo las finanzas del Distrito Capital y por ende las operaciones de crédito.
Cuando el proyecto sea ejecutado por una entidad distrital del sector descentralizado, la SDH reconoce como un gasto del periodo los costos de financiación inherentes a dicho proyecto.
Si el proceso de adquisición, construcción o producción de un activo apto se lleva a cabo de manera previa al desembolso del préstamo para la financiación de la transacción, no se realiza capitalización, ya que no se cumplen las condiciones para ello.
c) Medición
Cuando los costos de financiación se puedan asociar a la construcción, producción o adquisición de un activo apto, se capitaliza el valor de dichos costos incurridos en el periodo contable, deduciendo los rendimientos obtenidos por la inversión temporal de los fondos recibidos si la hubiere.
Cuando la SDH contrata un crédito que va a financiar varios proyectos de inversión, identifica cuales recursos están directamente relacionados con cada proyecto, para poder distribuir de manera proporcional los costos financieros a capitalizar y aquellos que se reconocen como gasto.
Se puede iniciar la capitalización de los costos de financiación cuando se cumplan las siguientes condiciones:
-Se generen desembolsos para la adquisición o construcción del activo apto.
-Se paguen intereses, comisiones o se incurra en gastos por diferencia en cambio.
-Que la obra de construcción este en curso o en alguna adecuación para que quede disponible para el uso o disposición, es decir, que corresponda a un activo apto.
Por lo anterior, los entes públicos no capitalizan los costos financieros del crédito si la obra inicia antes de que se hayan efectuado los desembolsos del crédito; de igual manera, si una vez terminado el periodo para que se considere el activo apto, el Ente publico sigue pagando costos de financiación, estos se registran como gastos del periodo.
La capitalización de los costos de financiación se suspende durante los periodos en los que se interrumpa el desarrollo de las actividades para dejar el activo en condiciones de uso y siempre que esta interrupción se extienda de manera significativa en el tiempo; periodo en el cual los costos financieros se registran como gastos del periodo. No se suspende la capitalización cuando se trate de una demora temporal necesaria para la construcción o preparación del activo.
Se finaliza la capitalización cuando se completen las actividades necesarias para dejar el activo en condiciones de uso o distribución gratuita o a precios de no mercado, según corresponda.
En los casos en los cuales el activo pueda ser usado por partes o componentes, la capitalización se suspende para cada una de esas cuando estas se encuentren en las condiciones para el fin previsto.
d) Revelaciones
Cuando surgen de financiación se revelan la siguiente información a los estados financieros, para cada unos de los activos financiados.[94]
-El valor de los costos de financiación capitalizados durante el periodo
-Las fuentes y monto de la financiación
-La moneda de la transacción
-Las fechas de comienzo, suspensión y finalización de la capitalización de los costos de financiación.
GLOSARIO
Activo apto: aquel que requiere necesariamente de un periodo sustancial antes de estar listo para el uso al que está destinado, o para la venta o distribución en forma gratuita o a precios de no mercado. Tales como edificios para colegios, hospitales, activos de infraestructura (carreteras, puentes e instalaciones para la generación de energía).
Activo contingente: Es un derecho o recurso de naturaleza posible, que surge de sucesos pasados, cuya existencia se confirmará solo por la ocurrencia, o en su caso, por la no ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro, que no están bajo el control de la entidad.
Activos de naturaleza remota: Activo por concepto de litigios y demandas y mecanismos alternativos de solución de conflictos, cuya existencia o probabilidad de generar un derecho para la entidad es prácticamente nula.
Activos generadores de efectivo: Son los activos que se mantienen con el objetivo fundamental de generar beneficios económicos futuros acordes con un rendimiento de mercado, es decir, activos a través de cuyo uso se pretende generar entradas de efectivo y obtener un rendimiento que refleje el riesgo que implica su posesión.
Activos no generadores de efectivo: Son los activos que se mantienen con el propósito fundamental de suministrar bienes o prestar servicios en forma gratuita o a precios de no mercado, es decir, no se pretende, a través del uso del activo, generar rendimientos en condiciones de mercado. Los bienes y servicios generados por estos activos pueden ser para consumo individual o colectivo y se suministran en mercados no competitivos.
Acto administrativo: Es la expresión de la voluntad de la Administración Pública, dirigida a crear, modificar y extinguir un derecho, y en general, tendiente a producir efectos jurídicos.
Adiciones y mejoras: Erogaciones en que se incurre para aumentar la vida útil del activo, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o reducir significativamente los costos.
Amortización acumulada: Representa el valor acumulado de las amortizaciones realizadas de acuerdo con el consumo de los beneficios económicos futuros o el potencial de servicio que incorpora el activo, las cuales se estiman teniendo en cuenta el costo, el valor residual, la vida útil y las pérdidas por deterioro reconocidas.
Aplicativo de gestión de Tesorería: Sistema de información financiera automatizado, que se utiliza para el registro y control de las operaciones de Tesorería: ingresos, egresos, inversiones y que tienen afectación en la contabilidad.
Arbitraje: Mecanismo alternativo de solución de conflictos mediante el cual las partes delegan a árbitros la solución de una controversia relativa a asuntos de libre disposición o aquellos que la ley autorice.
Ausencias acumulativas: son aquéllas cuyos derechos de usufructo se aplazan o trasladan a futuros períodos, en caso de no haberse hecho uso completo del derecho durante el período presente.
Ausencias no acumulativas: son aquéllas cuyos derechos de usufructo no se trasladan al futuro.
Banca Bilateral: hace referencia a aquellos recursos recibidos en desarrollo de acuerdos entre países que establecen líneas de crédito Gobierno a Gobierno, en las cuales un país se compromete a poner a disposición de otro o de una entidad pública, recursos económicos, bienes o servicios para la estructuración, financiación o ejecución de determinados proyectos.
Banca Multilateral: Organismos de fomento o desarrollo de carácter multilateral (más de tres naciones) que proporcionan apoyo económico, regularmente a través de donaciones, créditos o garantías en condiciones favorables, así como asistencia técnica en la preparación, ejecución y evaluación de programas y proyectos, generalmente en países en vía de desarrollo.
Beneficios a los empleados a corto plazo: Son los otorgados a los empleados que hayan prestado sus servicios durante el periodo contable y cuya obligación de pago venza dentro de los doce meses siguientes al cierre de dicho periodo.
Beneficios a los empleados a largo plazo: Son los otorgados a los empleados que hayan prestado sus servicios durante el periodo contable y cuya obligación de pago no venza dentro de los doce meses siguientes al cierre de dicho periodo. No incluyen los beneficios posempleo y los relacionados con la terminación del vínculo laboral o contractual.
Beneficios a los empleados: Comprenden todos los tipos de retribuciones que se proporcionan a los trabajadores a cambio de sus servicios.
Beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual: Son aquellos a los cuales los Entes están comprometidos por ley, por contrato u otro tipo de acuerdo, o por una obligación implícita, cuando se dan por terminados los contratos laborales anticipadamente o cuando el empleado acepta una oferta de beneficios en compensación por la terminación del vínculo laboral o contractual.
Beneficios posempleo: Son aquellos diferentes de los beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual que se pagan después de completar el periodo de empleo en la entidad, es decir se pagan tras la terminación de su ejercicio activo en la Entidad Contable Pública Bogotá D.C.
Bien de interés cultural con Acto Administrativo o Declaratoria: significa que las autoridades competentes determinaron que ese bien o manifestación del patrimonio cultural queda cobijado por el Régimen Especial de Protección o de Salvaguardia contemplado en la Ley, y que contiene todos o algunos de los valores de orden histórico, estético o simbólico, basados en los criterios de antigüedad, autenticidad, constitución, forma, estado de conservación, contexto ambiental, contexto urbano, contexto físico, representatividad y contextualización sociocultural del mismo.
Bienes de interés cultural: Son el conjunto de inmuebles, zonas arqueológicas, centros históricos, sectores urbanos y bienes muebles que por sus valores de autenticidad, originalidad, estéticos, artísticos y técnicos son representativos para la ciudad, constituyéndose en testimonio vivo de su historia y de su cultura.
Bonos: Es una operación que consiste en la emisión de títulos de deuda pública en el mercado de capitales, a través de la cual se captan recursos del público a un plazo determinado y con una tasa de interés establecida en el momento de la emisión. Dichos recursos pueden ser destinados para un proyecto específico o para financiar cualquier actividad que estime conveniente la entidad emisora. El plazo mínimo de los bonos es de un año y la tasa de interés es determinada por el emisor en el momento de la colocación de los títulos de acuerdo con las condiciones de mercado.
Capitalización: Montos que se reconocen como mayor valor del activo, hasta el momento en que este se encuentre en las condiciones para ser utilizado de la forma prevista por la entidad.
Cartera de difícil cobro[95]: Corresponde a los derechos u obligaciones que en razón de su antigüedad, la situación particular del deudor o del proceso de cobro conlleva a estimar de forma fiable o razonable que esta no es recuperable. Para efectos de la depuración y el saneamiento de esta cartera deben adoptarse mecanismos que permitan comprobar tal circunstancia o la estimación de costos de recuperación y la determinación del beneficio o valor recuperable.
Categoría al costo: Incluyen las inversiones que no tienen valor de mercado y que corresponden a: i) instrumentos de patrimonio, con independencia de que se esperen o no negociar, siempre que no otorguen control, influencia significativa ni control conjunto ii) instrumentos de deuda que se esperen negociar y iii) instrumentos de deuda que no se mantienen con la intención exclusiva de negociar o de conservar hasta su vencimiento.
Categoría de costo amortizado: Corresponde a las inversiones que la entidad tiene con la intención y capacidad de conservar hasta su vencimiento, es decir, aquellas inversiones cuyos rendimientos provienen de los flujos contractuales del instrumento.
Categoría de valor de mercado con cambios en el patrimonio: Corresponde a las inversiones en instrumentos de patrimonio que tienen valor de mercado, que no se mantienen con la intención exclusiva de negociar y que no otorgan control, influencia significativa ni control conjunto. También incluye, las inversiones en instrumentos de deuda que tienen valor de mercado y que no se mantienen con la intención exclusiva de negociar o de conservar hasta su vencimiento.
Categoría valor de mercado con cambios en el resultado: Corresponde a las inversiones que tienen valor de mercado y que se esperan negociar, es decir, las inversiones cuyos rendimientos esperados provienen del comportamiento del mercado.
Cesantías: Este auxilio corresponde a una suma de dinero que el empleador está obligado a pagar al trabajador a razón de un mes de sueldo o jornal por cada año de servicio o proporcionalmente por el tiempo laborado en el año.
Cobro Coactivo[96]: Conjunto de actuaciones realizadas por las entidades facultadas por los artículos 5 de la Ley 1600 de 2006 y 98 de la Ley 1437 de 2011 encaminadas a hacer efectivo el pago de las obligaciones a favor de la administración Distrital, mediante la ejecución coercitiva del deudor, dando aplicación al procedimiento previsto por el ARTÍCULO 823 y siguientes del Estatuto Tributario Nacional y demás normas que le complementan, de conformidad con lo previsto en el ARTÍCULO 100 de la Ley 1437.
Cobro Persuasivo[97]: Es la actuación administrativa mediante la cual la entidad de derecho público acreedora invita al deudor a pagar voluntariamente sus obligaciones, previamente al inicio del proceso de cobro coactivo, con el fin de evitar el trámite administrativo y los costos que conlleva esta acción.
Comisión de compromiso: porcentaje que se paga durante la vida del crédito por saldos no desembolsados con el objetivo de garantizar que se mantenga el saldo disponible para desembolsar. Se calcula sobre el saldo del crédito contratado pendiente de desembolso y se paga con la misma periodicidad del capital e intereses.
Comisión de financiamiento: porcentaje calculado sobre el monto total del crédito contratado o valor fijo que se paga una sola vez de manera anticipada de acuerdo con las cláusulas contractuales, en las cuales se establece que no se puede solicitar desembolsos hasta tanto el prestamista no haya recibido el pago total de dicha comisión.
Conciliación: Mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador.
Conservación del deterioro de bienes: Comprende estrategias y medidas de orden técnico y administrativo dirigidas a evitar o minimizar el deterioro de los bienes y a mantenerlo en su estado original, fomentando la permanencia de aquellas manifestaciones culturales y artísticas, al protegerlas y rescatarlas responsablemente de manera que, se logren transmitir a generaciones futuras al asegurar su uso actual y al respetar su significado histórico, artístico y social.
Contrato oneroso: Contrato en el cual la entidad preveía obtener utilidades, pero en su ejecución se evidencia que los costos inevitables para cubrir las obligaciones establecidas en el contrato exceden los beneficios económicos que se espera recibir de él teniendo en cuenta los valores recuperables.
Corto plazo: Es un plazo igual o inferior a un año.
Costo de reposición: Corresponde a la contraprestación más baja requerida para reemplazar el potencial de servicio restante de un activo o los beneficios económicos incorporados a este.
Costo de Transacción: son los costos incrementales directamente atribuibles a la emisión de títulos de deuda, la solicitud de préstamos y otras actividades de financiación. Costo Directo: Importes que pueden identificarse fácilmente con un producto o servicio en particular.
Costo Efectivo: Es el costo financiero de un hecho económico asociado a actividades de financiación o de inversión, el cual se calcula multiplicando el saldo en libros del instrumento por la tasa de interés efectiva.
Costo Indirecto: Importes que no pueden identificarse fácilmente con un producto o servicio en particular, pero que sí constituyen costos aplicables al producto o servicio. Costos de disposición: Costos que incluyen entre otros, costos de carácter legal, timbres y otros impuestos de la transacción similares, así como todos los demás costos incrementales para dejar el activo en condiciones para la venta.
Costos de financiación: Son aquellos en los que incurre la entidad y que están relacionados con los recursos que toma prestados, tales como comisiones e intereses directamente relacionadas con el activo apto. Incluye las diferencias de cambio procedentes de moneda extranjera en la medida en que se consideren como ajustes de los costos de financiación.
Costos de transacción (inversiones): Son los costos incrementales directamente atribuibles a la adquisición de una inversión de administración de liquidez. Se entiende como un costo incremental, aquel en el que no se habría incurrido si la entidad no hubiere adquirido dicha inversión, tales como: honorarios y comisiones pagadas a comisionistas e intermediarios y demás tarifas establecidas por los entes reguladores y bolsas de valores, si hay lugar a ello.
Costos de Transacción (préstamos): son los costos necesarios para la obtención del crédito, tales como: la comisión de financiamiento, honorarios y otras comisiones.
Costos de transformación: Están conformados por las erogaciones y cargos directos e indirectos relacionados con la producción de bienes y la prestación de servicios.
Costos directos iniciales en un arrendamiento operativo: son los costos incrementales directamente imputables a la negociación y contratación de un arrendamiento.
Cuentas de destinación específica. Son cuentas bancarias que manejan recursos que por ley o norma tienen asociado un determinado propósito y no hacen parte de la unidad de caja.
Cuota contingente (arrendamiento): Pagos por arrendamiento cuyo valor no es fijo, sino que está sujeto a variables que se determinan a lo largo del tiempo como volumen de ventas o cantidad de uso.
Desmantelamiento de activos: Proceso por el cual, al finalizar la vida útil de un activo, es necesario su “desarme” para su traslado, abandono, recuperación de un terreno o cualquier otro activo.
Deterioro acumulado de activos intangibles: Representa el valor acumulado por la pérdida del potencial de servicio o de los beneficios económicos futuros de los activos intangibles cuando el valor en libros del activo excede el valor recuperable, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la amortización.
Deterioro acumulado de bienes de uso público: Representa el valor acumulado por la pérdida del potencial de servicio de los Bienes de Uso Público cuando el valor en libros del activo excede el valor del servicio recuperable, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación.
Deterioro acumulado de propiedades, planta y equipo: Representa el valor acumulado por la pérdida del potencial de servicio o de los beneficios económicos futuros de las propiedades, planta y equipo cuando el valor en libros excede el valor del servicio recuperable, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación. Deterioro del valor de cuentas por cobrar: Se entiende como el monto en que el valor en libros, excede al valor presente de sus flujos de efectivo futuros recuperables estimados (excluidas las pérdidas crediticias futuras) descontados a la tasa de interés de mercado para transacciones similares. El deterioro se calcula cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de pagos a cargo del deudor o del desmejoramiento de sus condiciones crediticias.
Deterioro del valor de un activo no generador de efectivo: Es la pérdida en su potencial de servicio, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación.
Deterioro: Es la pérdida o disminución de los beneficios económicos futuros que el activo de inventarios le genera a la entidad. Solo aplica para los activos y constituye un mecanismo para lograr el valor más apropiado de los mismos, en la medida en que se incorpora en la valoración las expectativas de pérdidas por condiciones del entorno o internas de la entidad, que no siempre están bajo su control.
Deuda a corto plazo: aquella que se adquiere con un plazo para su pago igual o inferior a un año.
Deuda a largo plazo: aquella que se adquiere con un plazo para su pago superior a un año.
Deuda Externa: es aquella que se pacta con no residentes del territorio nacional.
Deuda Interna: es aquella que se contrae con residentes del territorio nacional.
Efectivo de uso restringido: Representa el valor de los fondos en efectivo y equivalentes al efectivo que, por disposiciones legales, no están disponibles para su uso inmediato por parte de la entidad.
Efectivo: Comprende el dinero en caja y los depósitos a la vista.
Equivalentes al efectivo: Representan inversiones a corto plazo de alta liquidez que son fácilmente convertibles en efectivo, que se mantienen para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión y que están sujetas a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. También pueden ser aquellos recursos entregados en administración cuya disponibilidad se asimile al efectivo.
Espacio Público: Es el conjunto de espacios urbanos conformados por los parques, las plazas, las vías peatonales y andenes, los controles ambientales de las vías arteriales, el subsuelo, las fachadas y cubiertas de los edificios, las alamedas, los antejardines y demás elementos naturales y construidos definidos en la legislación nacional y sus reglamentos.
Estado Diario de Tesorería - EDT: Reporte que presenta en forma acumulada y consistente el movimiento diario de ingresos, egresos y los saldos de los recursos a cargo de la Dirección Distrital de Tesorería.
Estipulaciones (ingresos): Comprenden las especificaciones sobre el uso o destinación de los recursos transferidos a la entidad receptora de los mismos, las cuales se originan en la normatividad vigente o en acuerdos de carácter vinculante. Las estipulaciones relacionadas con un activo transferido pueden ser restricciones o condiciones.
Expectativa válida: Posibilidad creada por la entidad frente a terceros, de asunción de una obligación por parte de la misma. En este caso, el acuerdo debe haber sido comunicado a los afectados de manera específica y explícita, no debe transcurrir un largo periodo antes de que la entidad cumpla con los compromisos asumidos.
Fase de desarrollo (intangibles): Consiste en la aplicación de los resultados de la fase de investigación (o de cualquier otro tipo de conocimiento científico) a un plan o diseño para la producción de sistemas nuevos o sustancialmente mejorados, materiales, productos, métodos o procesos, antes del comienzo de su producción o utilización comercial.
Fase de investigación (intangibles): Comprende todo aquel estudio original y planificado que realiza la entidad con la finalidad de obtener nuevos conocimientos científicos o tecnológicos.
Firmeza de un acto administrativo: Es un aspecto fundamental para que este pueda ser ejecutado por la autoridad competente. Un acto administrativo queda en firme cuando se presente alguna de las siguientes circunstancias: a) Cuando contra él no proceda ningún recurso, desde el día siguiente al de su notificación, comunicación o publicación según el caso; b) Desde el día siguiente a la publicación, comunicación o notificación de la decisión sobre los recursos interpuestos; c) Desde el día siguiente al del vencimiento del término para interponer los recursos, si estos no fueron interpuestos, o se hubiere renunciado expresamente a ellos; d) Desde el día siguiente al de la notificación de la aceptación del desistimiento de los recursos; e) Desde el día siguiente al de la protocolización a que alude el ARTÍCULO 85 de la Ley 1437 de 2011, para el silencio administrativo positivo.
Fondo Común: Está conformado por los recursos recaudados por la tesorería centralizada, que financian el pago de obligaciones originadas en la ejecución del presupuesto de gastos de una entidad del mismo nivel.
Fondos en tránsito: Representa el valor de los fondos consignados en las cuentas bancarias por los contribuyentes, los cuales son confirmados por la entidad receptora, una vez se cumpla la reciprocidad pactada en el convenio o contrato suscrito con la entidad financiera.
Impuestos por cobrar: Representa el valor de los ingresos por concepto de tributos, pendientes de recaudo por la Administración Tributaria, determinados en las declaraciones privadas, facturas, liquidaciones oficiales y demás actos administrativos ejecutoriados, con independencia del periodo fiscal al que correspondan.
Ingresos condicionados: Es el tipo de ingresos cuyas estipulaciones implican que la entidad receptora de los recursos, los use o destine a una finalidad particular y si esto no ocurre, dichos recursos se devuelven a la entidad que los transfirió, quien tiene la facultad administrativa o legal de hacer exigible la devolución.
Ingresos no tributarios por cobrar: Representa el valor de los derechos a favor de la entidad, que se originan por conceptos tales como tasas, multas, sanciones, estampillas y cuotas de sostenimiento.
Ingresos por transferencias: Corresponde a ingresos por transacciones sin contraprestación recibidos de terceros, por conceptos tales como: recursos que recibe la entidad de otras entidades públicas, condonaciones de deudas por partes de terceros, entre otros.
Ingresos: Son los incrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como salidas o decrementos de los pasivos) que dan como resultado aumentos del patrimonio y no están relacionados con los aportes para la creación de la entidad.
Instrumento de deuda: Son títulos de renta fija que le otorgan a su tenedor la calidad de acreedor frente al emisor del título.
Instrumento de patrimonio: Son aquellos que otorgan al tenedor derechos participativos en los resultados de la entidad emisora.
Intervención de bienes: Se entiende como todo acto que cause cambios al activo o que afecte el estado del mismo, comprende acciones como: conservación, restauración, recuperación, remoción, demolición, reconstrucción, entre otras.
Mantenimiento de un activo: Erogaciones en que incurre la entidad con el fin de conservar la capacidad normal de uso del activo.
Mecanismos alternativos de solución de conflictos (MASC): Son los procesos alternativos al proceso judicial disponibles para la resolución de conflictos en los cuales más que imponer una solución permite a las partes crear su propia solución. Según el ARTÍCULO 116 inciso 4 de la Constitución Política "Los particulares pueden ser investidos transitoriamente de la función de administrar justicia en la condición de conciliadores o en la de árbitros habilitados por las partes para proferir fallos en derecho o en equidad, en los términos que determine la ley".
Medición actuarial (beneficios a los empleados): Corresponde a una cuantificación estadística de las obligaciones que ha contraído la entidad a través de sus pasivos laborales, donde se consideran factores como la mortalidad, invalidez, rotaciones, el análisis del entorno macro económico y sueldos proyectados.
Medición fiable: implica que un elemento tiene un valor que se puede determinar con razonabilidad.
Merma (inventarios): Disminución del volumen de un inventario.
Moneda Funcional: corresponde al peso colombiano.
Obligación implícita: Aquella que asume la entidad, de manera excepcional, producto de acuerdos formales que, aunque no son exigibles legalmente, crean una expectativa válida de que la entidad está dispuesta a asumir ciertas responsabilidades frente a terceros. Obligación legal: Aquella que se deriva de un contrato, de la legislación o de otra causa de tipo legal.
Obligación posible: Cuando la probabilidad de ocurrencia es menor que la probabilidad de no ocurrencia.
Obligación probable: Cuando la probabilidad de ocurrencia es más alta que la probabilidad de que no ocurra.
Obligación remota: Cuando la probabilidad de ocurrencia del evento es prácticamente nula.
Obligaciones contingentes generadas en contratos administrativos[98]: Se refiere a las obligaciones pecuniarias sometidas a condición que dependen de la ocurrencia de eventos futuros inciertos diferenciados de los eventos generados por la ejecución normal de los contratos administrativos de las entidades públicas y que cumplen con una o más de las siguientes condiciones: a) La obligación pecuniaria se origina por el otorgamiento de garantías en la que se pacta contractualmente el pago de una suma de dinero a favor de un tercero, sujeto al cumplimiento de condiciones definidas pero inciertas; b) La obligación pecuniaria sometida a condición puede afectar la estabilidad financiera de la entidad regulada. Cuando la obligación contingente se valore y se determine que, en el evento de su exigibilidad, la entidad regulada por sí misma no está en capacidad de responder con su propio presupuesto por la obligación, generando un requerimiento inesperado de recursos presupuestales para la Administración Distrital, se considera como obligación contingente de impacto adverso representativo; c) La obligación pecuniaria sometida a condición generada por proyectos de inversión que involucran el presupuesto de vigencias futuras previo concepto del CONFIS Distrital.
Obligaciones contingentes judiciales[99]: Obligaciones pecuniarias sometidas a condición generadas por procesos judiciales en curso, laudos arbitrales y transacciones en contra de Bogotá D.C.
Obligaciones contingentes: De acuerdo con el PARÁGRAFO del Artículo 1 de la Ley 448 de 1998, se entiende por obligaciones contingentes las obligaciones pecuniarias sometidas a condición. Es decir, aquellas obligaciones en virtud de las cuales una entidad debe pagar una suma de dinero a un tercero por la ocurrencia de un evento futuro e incierto.
Operaciones conexas a las operaciones de crédito público: pagos efectuados a proveedores de servicios necesarios para la realización de las operaciones de crédito público, los cuales se pueden presentar antes del primer desembolso o durante la vida del crédito tales como aporte fondo de contingencias, auditorías, evaluaciones de impacto. Estas no constituyen costos de transacción.
Operaciones de crédito público externas: son las que celebran las entidades públicas con no residentes en el territorio colombiano.
Operaciones de crédito público: los actos o contratos que tienen por objeto dotar a la entidad estatal de recursos, bienes o servicios con plazo para su pago o aquellas mediante las cuales la entidad actúa como deudor solidario o garante de obligaciones de pago.
Operaciones de financiamiento (crédito público): No exigen las formalidades propias de las operaciones de crédito público, y comprenden las operaciones efectuadas para cubrir situaciones temporales de iliquidez.
Operaciones interinstitucionales (efectivo): Corresponde a los fondos recibidos por la entidad en efectivo y equivalentes al efectivo, de la tesorería central del mismo nivel, para el pago de los gastos incluidos en el presupuesto. También incluye las operaciones sin flujo de efectivo realizadas entre entidades, con independencia del sector y nivel al que pertenezcan. Además, los pagos al beneficiario final por parte de la tesorería centralizada previa autorización de los Entes Públicos Distritales.
Operaciones overnight: Alternativa de inversión diseñada para obtener un retorno a corto plazo sobre sus excesos de efectivo diarios.
Pasivo contingente: Corresponde a una obligación posible surgida a raíz de sucesos pasados, cuya existencia quedará confirmada solo si llegan a ocurrir o si no llegan a ocurrir uno o más sucesos futuros inciertos que no estén enteramente bajo el control de la entidad.
Patrimonio cultural[100]: Comprende todos los bienes materiales, las manifestaciones inmateriales, los productos y las representaciones de la cultura que son expresión de la nacionalidad colombiana, tales como la lengua castellana, las lenguas y dialectos de las comunidades indígenas, negras y creoles, la tradición, el conocimiento ancestral, el paisaje cultural, las costumbres y los hábitos, así como los bienes materiales de naturaleza mueble e inmueble a los que se les atribuye, entre otros, especial interés histórico, artístico, científico, estético o simbólico en ámbitos como el plástico, arquitectónico, urbano, arqueológico, lingüístico, sonoro, musical, audiovisual, fílmico, testimonial, documental, literario, bibliográfico, museológico o antropológico.
Patrimonio material inmueble[101]: Comprende sectores urbanos, conjuntos de inmuebles en espacio público y construcciones de arquitectura habitacional, institucional, comercial, industrial, militar, religiosa, para el transporte y obras de ingeniería que dan cuenta de una fisonomía, características y valores distintivos y representativos para una comunidad. A los cuales se les atribuye, entre otros, especial interés histórico, artístico, científico, estético o simbólico en ámbitos como el arquitectónico, urbano, arqueológico, museológico o antropológico.
Patrimonio material mueble: Es aquel que podría ser trasladado de un lugar a otro y comprende colecciones u objetos de carácter arqueológico, etnográfico, artístico, utilitario, documental, científico y monumentos en espacio público. Esta tipología incluye las colecciones que pertenecen a entidades públicas, bibliotecas, museos, casas de cultura, iglesias y confesiones religiosas entre otras que representan por su valor histórico, estético o simbólico a un grupo o una comunidad.
Patrimonio material: Son los bienes tangibles de naturaleza mueble e inmueble, los cuales se caracterizan por tener un especial interés histórico, artístico, científico, estético o simbólico en ámbitos como el plástico, arquitectónico, urbano, arqueológico, lingüístico, sonoro, musical, audiovisual, fílmico, testimonial, documental, literario, bibliográfico, museológico o antropológico, entre otros.
Patrón temporal de consumo (arrendamientos): Comportamiento en el consumo de los beneficios económicos futuros (generación de flujos económicos futuros o potencial de servicio) inherentes al uso de un activo a lo largo del tiempo que dura un acuerdo de arrendamiento.
Pérdida de fuerza ejecutoria del acto administrativo[102]:
“Salvo norma expresa en contrario, los actos administrativos en firme son obligatorios mientras no hayan sido anulados por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Perderán obligatoriedad y, por lo tanto, no pueden ser ejecutados en los siguientes casos: a) Cuando sean suspendidos provisionalmente sus efectos por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo; b) Cuando desaparezcan sus fundamentos de hecho o de derecho; c) Cuando al cabo de cinco (5) años de estar en firme, la autoridad no ha realizado los actos que le correspondan para ejecutarlos; d) Cuando se cumpla la condición resolutoria a que se encuentre sometido el acto; e) Cuando pierdan vigencia.” (ARTÍCULO 91)
Pérdida por deterioro: Es el exceso del valor en libros de un activo sobre su valor neto de realización (inventarios), su valor del servicio recuperable (activos no generadores de efectivo) o su valor recuperable (activos generadores de efectivo).
Periodo sustancial (costos de financiación): para este caso corresponde a un periodo superior a doce meses antes de estar listo para el uso al que está destinado o para la venta.
Planes de incentivos no pecuniarios: Los planes de incentivos no pecuniarios están conformados por un conjunto de programas flexibles dirigidos a reconocer individuos o equipos de trabajo por un desempeño productivo en niveles de excelencia.
Planes de incentivos pecuniarios: Los planes de incentivos pecuniarios están constituidos por reconocimientos económicos que se asignan a los mejores equipos de trabajo de cada entidad pública.
Porcentaje de permanencia de personal: Corresponde a la mejor estimación del tiempo en que el empleado brindará sus servicios al Ente, asociando la información por tipo de cargo (carrera administrativa, libre nombramiento y remoción, periodo fijo, empleos temporales) o por nivel jerárquico (directivo, asesor, profesional, técnico o asistencial), o por cualquier forma de agregación del personal, que ella determine.
Prescripción legal (cuentas por cobrar): Modo de extinguir las obligaciones por no haberse ejercido las acciones y derechos sobre las mismas durante el plazo consagrado en la normativa[103].
Préstamos por Pagar: recursos financieros recibidos por la Secretaría Distrital de Hacienda para la ejecución de proyectos de inversión que se van a ejecutar por entidades de la Administración Central o Descentralizadas.
Provisión: Pasivo a cargo del Ente que está sujeto a condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento, que pueda medirse de forma fiable y cuya probabilidad de ocurrencia es mayor a la de no ocurrencia.
Reconocimiento por permanencia: Contraprestación directa y retributiva, que se paga a los empleados públicos que hayan cumplido cinco (5) años o más de servicio ininterrumpido, en los organismos y entidades a que hace referencia el ARTÍCULO 3o del Acuerdo 276 de 2007 modificado por los Acuerdos 336 de 2008 y 528 de 2013.
Reestructuración (beneficios a los empleados): Programa de actuación, planificado y controlado por la administración de la entidad, cuyo efecto es un cambio significativo en el alcance o la manera en que la entidad lleva a cabo sus actividades.
Reparaciones: Erogaciones en que incurre la entidad con el fin de recuperar la capacidad normal de uso del activo.
Repuesto (propiedades, planta y equipo): Representa el valor de los componentes de las propiedades, planta y equipo que se utilizan durante más de un periodo contable y se capitalizan en el respectivo elemento, previa baja del componente sustituido. Restauración (bienes históricos y culturales): Obras tendientes a recuperar y adaptar un bien o parte de éste, con el fin de conservar y revelar sus valores estéticos, históricos y simbólicos, se fundamenta en el respeto por su integridad y autenticidad.
Restricciones (ingresos): Es el tipo de estipulación, en el que se requiere que la entidad receptora de los recursos, los use o destine a una finalidad particular, sin que ello implique que dichos recursos se devuelvan al cedente en el caso de que se incumpla la estipulación.
Rotación del personal: Define la fluctuación del personal que ingresa y se retira de la entidad. Esta variable es insumo para el cálculo del porcentaje de permanencia del personal.
Sistema de Costos: Conjunto de procedimientos técnicos, administrativos y contables que se emplean para determinar el costo de las operaciones en diversas fases, de manera que se pueda usar para fines de información contable, control de gestión y base para la toma de decisiones.
Tasa de cambio de contado: es la tasa del valor actual de la moneda funcional en la fecha de la transacción. Para el caso de la SDH, se toma la Tasa Representativa del Mercado TRM certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia vigente el día en que se realiza la operación.
Tasa de cambio en la fecha del cierre del periodo: tasa de cambio representativa del mercado (TRM) calculada el último día hábil del mes y certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para efectos de la presentación de estados financieros intermedios y de fin de ejercicio.
Tasa de cambio en la fecha del cierre del periodo: tasa de cambio representativa del mercado (TRM) calculada el último día hábil del mes y certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para efectos de la presentación de estados financieros intermedios y de fin de ejercicio.
Tasa de interés efectiva: aquella que hace equivalentes los flujos contractuales de un préstamo o una inversión de administración de liquidez al costo amortizado con su valor inicial en la fecha de medición.
Tasa Representativa del Mercado TRM: cantidad de pesos colombianos por un dólar de los Estados Unidos.
TES: Los títulos de tesorería creados con la Ley 51 de 1990 son títulos de deuda pública interna emitidos por el Gobierno Nacional. Existen dos clases de títulos: clase A y clase B.
El primero fue emitido con el objeto de sustituir la deuda contraída en las operaciones de mercado abierto realizadas por el Banco de la República. El segundo se emite para obtener recursos para apropiaciones presupuestales y efectuar operaciones temporales de la Tesorería del Gobierno Nacional. En la actualidad solamente se emiten los títulos clase B[104].
Time Deposit: Depósito en un banco u otra institución financiera, que tiene una rentabilidad fija (usualmente a través de una tasa de interés) y una fecha de vencimiento establecida.
Tir.no.per: la tasa que hace que el valor actual neto de una serie de flujos de caja que no son periódicos sea igual a cero.
Título Ejecutivo: Documentos que prestan merito ejecutivo para su cobro coactivo[105], siempre que en ellos conste una obligación clara, expresa y exigible[106]. En términos del ARTÍCULO 828 del Estatuto Tributario, prestan merito ejecutivo: 1. Las liquidaciones privadas y sus correcciones, contenidas en las declaraciones tributarias presentadas, desde el vencimiento de la fecha para su cancelación. 2. Las liquidaciones oficiales ejecutoriadas. 3. Los demás actos de la Administración de Impuestos debidamente ejecutoriados, en los cuales se fijen sumas líquidas de dinero a favor del fisco nacional. Concordancias: 4. Las garantías y cauciones prestadas a favor de la Nación para afianzar el pago de las obligaciones tributarias, a partir de la ejecutoria del acto de la Administración que declare el incumplimiento o exigibilidad de las obligaciones garantizadas. 5. Las sentencias y demás decisiones jurisdiccionales ejecutoriadas, que decidan sobre las demandas presentadas en relación con los impuestos, anticipos, retenciones, sanciones e intereses que administra la Dirección General de Impuestos Nacionales.
Títulos de deuda pública: es un título valor que refleja una deuda que el estado contrae con un inversor. Se encuentra dentro de las posibles inversiones en renta fija.
Tramo de deuda (préstamos por pagar): fraccionamiento de un crédito debido a diferentes condiciones financieras establecidas durante el periodo de desembolsos del mismo.
Transacción con contraprestación (ingresos): Es una operación de intercambio de activos o servicios monetarios o no monetarios, en la cual, dos o más entidades entregan una contraprestación que equivale o es muy similar al valor de mercado del bien o servicio recibido.
Transacción en moneda extranjera: toda transacción cuyo valor se denomina o exige su liquidación en una moneda diferente al peso colombiano.
Transacción sin contraprestación (ingresos): Es una operación en la que no hay intercambio de activos o servicios, es decir, una de las partes no recibe nada; o si se presenta el intercambio, una de las partes entrega un valor menor al del mercado del recurso recibido.
TRM: Tasa de cambio representativa del mercado, es la cantidad de pesos colombianos por un dólar de los Estados Unidos.
Unidad de Caja: Principio en virtud del cual los ingresos y gastos de una entidad se centralizan en una tesorería única, que tiene a su cargo la gestión de todos sus recursos financieros.
Unidad de crédito proyectada (beneficios a los empleados): Método de medición actuarial (a veces denominado método de los beneficios acumulados, o devengados, en proporción a los servicios prestados, o método de los beneficios por año de servicio) según el cual cada periodo de servicio se considera generador de una unidad adicional de derecho a los beneficios, midiéndose cada unidad de forma separada para conformar la obligación final.
Valor de mercado: es el valor por el cual se puede intercambiar un activo o liquidar o transferir un pasivo entre partes interesadas y debidamente informadas que participan en el mercado el cual debe ser abierto, activo y ordenado.
Valor del servicio recuperable: Es el mayor valor entre el valor de mercado del activo menos los costos de disposición y el costo de reposición.
Valor en libros: valor de un activo una vez se hayan deducido depreciaciones, amortizaciones, deterioros y demás hechos económicos relacionados con su cálculo. En el caso de los pasivos, corresponde al valor de la obligación contraída por el Ente una vez incrementado o disminuidos su valor por hechos relacionados con su cálculo o por los desembolsos entregados o recibidos. A la fecha de corte de la información contable.
Valor estimado de incremento salarial: Valor aproximado en el que se espera se incremente el valor nominal de la remuneración salarial.
Valor neto de realización: Es el valor que la entidad puede obtener por la venta de los activos menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo su venta.
Valor residual: Es el valor estimado que el Ente podría obtener actualmente por la disposición de un elemento, después de deducir los costos estimados por tal disposición, si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.
Vida económica: Periodo durante el cual se espera que un activo sea utilizable por parte de uno o más usuarios, o puede entenderse, como la cantidad de unidades de producción o similares que uno o más usuarios esperan obtener de él
Vida útil: Periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la entidad; o el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de una entidad.
HOJA DE APROBACIÓN
| Preparado Por: | Revisado Por: | Aprobado Por: | |
| Nombre: | María Andrea Gómez Restrepo Pedro Andrés Bohórquez Pulido Ricardo Castro Novoa Ruth Alejandra Patiño Jacinto Yury Liset Suárez Rodríguez | Irma Consuelo Díaz García Juan Camilo Santamaría Herrera | Marcela Victoria Hernández Romero |
| Cargo: | Contratistas | Profesional Especializado Subdirector de Consolidación, Gestión e Investigación-DDC- SDH | Contadora General de Bogotá D.C. |
| Fecha: | 31 de mayo de 2018 | 31 de mayo de 2018 | 31 de mayo de 2018 |
HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
| Versión | Acción | Fecha | Descripción de la Acción | Numeral | Responsable |
| 1.0 | Creación | 31 de mayo de 2018 | Creación del documento | Todos | Juan Camilo Santamaría Herrera |
1. “Por la cual se incorpora, en los Procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable”.
2. La CGN adopta el criterio de clasificación del Comité Interinstitucional de la Comisión de Estadísticas de Finanzas Públicas, según los criterios establecidos en el Manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas.
1. Ver Procedimiento Transversal del Proceso Contable y Sistema Documental Contable, anexo a la Resolución No. 525 de 2016.
2. Según lo indicado en el ARTÍCULO 11 del Acuerdo 17 de 1995 “Por el cual se conforma la Dirección de Contabilidad del Distrito Capital y se crea el cargo de Contador Distrital”
3. Según lo indicado en la Resolución No. 182 de 2017 “Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la preparación y publicación de los informes financieros y contables mensuales, que deban publicarse de conformidad con el numeral 36 del ARTÍCULO 34 de la Ley 734 de 2002”
4. Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones. (Modificado por el Acuerdo 641 de 2016).
5. Con base en lo indicado en el ARTÍCULO 39 de la LEY 489 DE 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del ARTÍCULO 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”
6. Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Bogotá.
7. Por la cual se desarrolla el ARTÍCULO 354 de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia.
8. Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.
9. La CGN adopta el criterio de clasificación del Comité Interinstitucional de la Comisión de Estadísticas de Finanzas Públicas, según los criterios establecidos en el Manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas.
10. Con base en lo indicado en el Referente Teórico, Párrafo 91.
11. Por el cual se conforma la Dirección de Contabilidad del Distrito Capital y se crea el Cargo de Contador Distrital.
12. Posterior al Acuerdo 17 de 1995 han surgido los decretos 143 de 1996, 800 de 1996, 270 de 2001, 333 de 2003, 545 de 2006 y 601 de 2014, los cuales han modificado la estructura interna y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda y, con esta, las funciones de la DDC. De allí que las funciones del Despacho de la DDC, aquí descritas, obedezcan al más reciente Decreto 601 de 2014.
13. Por el cual se modifica la estructura interna y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda, y se dictan otras disposiciones.
14. En la Política contable de presentación de los estados financieros se describe el objetivo y contenido de cada uno de los estados indicados.
15. Conformado por: Concejo de Bogotá D.C., Contraloría de Bogotá D.C., Personería de Bogotá D.C., Veeduría Distrital, Administración Central Distrital, Unidades Administrativas Especiales, Establecimientos Públicos y el Ente Autónomo Universitario.
16. La Administración Central tiene un solo presupuesto de Ingresos, las localidades y los Establecimientos Públicos tienen Presupuesto independientes.
17. Se exceptúa la cartera de Comparendos y Multas de Tránsito que se encuentra a cargo de la Secretaría Distrital de Movilidad.
18. La cartera permanece en la información contable de quien emite los Actos Administrativos de imposición de cartera no tributaria.
19. Con base en lo dispuesto en Las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, anexo a la Resolución No. 484 de 2017 que modifica la Resolución No. 533 de 2015, emitida por la Contaduría General de la Nación, en particular en la Norma de políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores.
20. Por la cual se incorpora, en los Procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable.
21. Según el marco normativo anexo a la resolución No 533 de 2015, las estimaciones se definen como:
“…Un mecanismo utilizado por la entidad para medir un hecho económico que, dad la incertidumbre inherente al mismo, no puede medirse con precisión, sino que solamente puede estimarse. Ellos implican la utilización de juicios basados en la información fiable disponible y en técnicas o metodologías apropiadas…”(p.235).
22. Tal como se define en el Concepto No. 20172000064301 del 12 de octubre de 2017, emitido por la Contaduría General de la Nación en la Doctrina Contable Pública, la cual, según Sentencia No. C487 de 1997 es de obligatorio cumplimiento para las entidades del Estado.
23. Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno.
24. Resolución 598 de 2017, por la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, Dinámica de la Cuenta 1132.
25. Corresponden a los costos incrementales directamente atribuibles a la adquisición de la inversión. Esto según lo indicado en las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, específicamente el Numeral 1.3Medición inicial de la citado Numeral 1Inversiones de administración de liquidez.
26. Siempre que la diferencia entre la generación de los estados financieros de la inversora y de la empresa no supere los 3 meses.
27. Decreto 397 de 2011 Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y sus modificatorias
28. De acuerdo con el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de la Información Financiera de la CGN, se debe aplicar el principio de devengo en el registro de la información contable. Según esta directriz: (...) los hechos económicos se reconocen en el momento en que suceden, con independencia del instante en que se produce el flujo de efectivo o equivalentes al efectivo que se deriva de estos, es decir, el reconocimiento se efectúa cuando surgen los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incide en los resultados del periodo” (2p9. 7).
29. Concepto 2016EE47168 de la Dirección Jurídica de la SDH
30. Concepto No. 20162000004841 del 030316 de la CGN.
31. Para el cobro de las rentas o caudales públicos, el ente acreedor será responsable de constituir el título ejecutivo de la obligación de manera clara, expresa y exigible, conforme con la legislación que regula el origen de la misma, así como, de establecer la legal ejecutoria del mismo, sin perjuicio del cobro de los títulos que provienen del deudor, como resulta ser el caso de las declaraciones tributarias presentadas por los contribuyentes y los demás títulos ejecutivos señalados en el ARTÍCULO 828 del Estatuto Tributario Nacional.
32. Para acreencias de naturaleza tributaria, de acuerdo a las reglas de firmeza descritas en el ARTÍCULO 829 del Estatuto Tributario, para las acreencias no tributarias originadas en actos administrativos según el procedimiento de determinación y consecuente firmeza, regulado por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y de acuerdo a lo regulado para las cuentas por cobrar cuyo cobro se rige por reglas especiales.
33. Que forma parte de la Dirección Distrital de Cobro y esta, a su vez, hace de la Secretaría Distrital de Hacienda.
34. Corresponden a los títulos ejecutivos clasificados en el Reporte SICO, bajo el Estado “Devuelto”.
35. ARTÍCULO 634 del Estatuto Tributario.
36. Al momento de emisión de esta política corresponde al Sistema de Información de Cobro Coactivo - SICO.
37. En este sentido, hay tres posibles escenarios, que se deben analizar, evaluar y soportar a la luz del evento económico: 1) Cuando el ente transfiere de forma sustancial, pero no todos, los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad de la cuenta por cobrar, 2) Cuando el ente conserva de forma sustancial los riesgos y ventajas y, 3) Ni transfiere, ni conserva sustancialmente los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad. Para el registro de cualquiera de estas situaciones, el Ente Público deberá guiarse por las directrices establecidas en las Normas para reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las entidades de gobierno, Capítulo I, Numeral 2.5 Baja en Cuentas, su doctrina y normas modificatorias; emitidas por la CGN.
38. Actualmente, ARTÍCULO 4o del Decreto 397 de 2011 - Competencias para ordenar la depuración contable y saneamiento de cartera.
39. Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, expedido por la Contaduría General de la Nación.
40. El valor de las adiciones y mejoras efectuadas, que no signifiquen mantenimientos, se reconocen como mayor valor del activo, independientemente del valor de las mismas.
41. Para lo cual, es necesario que: el bien provenga de un evento pasado, se tenga control sobre el mismo, se espere obtener beneficios económicos futuros o potencial de servicio y sea posible medirlos de forma fiable.
42. Bienes inmuebles con titularidad legal de Bogotá D.C., o en el caso de bienes de uso público de los cuales se dispone de un documento formal que está respaldado en el ordenamiento legal.
43. Los procesos de depreciación deberán realizarse en el ente público hasta el mes anterior en que se surta la incorporación contable en el DADEP.
44. Para lo cual se requiere que se cuente con la información clara y fidedigna de las áreas bajo su responsabilidad.
45. Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno expedido por la Contaduría General de la Nación.
46. Por el cual se asignan unas funciones relacionadas con la administración, mantenimiento, conservación y restauración de los elementos que constituyen el Patrimonio Cultural material inmueble en el espacio público de Bogotá, D. C., y se dictan otras disposiciones.
47. Órgano encargado de asesorar a la Administración Distrital en cuanto a la salvaguardia, protección y manejo del Patrimonio Cultural del Distrito Capital, de conformidad con el ARTÍCULO 7o del Decreto 070 de 2015.
48. Los Bienes Históricos y Culturales que no cuenten con la respectiva declaratoria, son reconocidos como activo, dependiendo de su uso como propiedades, planta y equipo; bienes de uso público o propiedades de inversión.
49. En el caso de que existan bienes declarados como Históricos y Culturales y de los cuales no sea posible su medición monetaria fiable, son objeto de revelación por parte del ente público, describiendo la información cuantitativa física y cualitativa, como: cantidades, ubicación y estado de conservación, etc.
50. De conformidad con lo señalado en el ARTÍCULO 2o del Decreto 185 de 2011, "Por el cual se asignan unas funciones relacionadas con la administración, mantenimiento, conservación y restauración de los elementos que constituyen el Patrimonio Cultural material inmueble en el espacio público de Bogotá, D. C., y se dictan otras disposiciones."
51. Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno expedido por la Contaduría General de la Nación.
52. Un activo intangible es identificable cuando es susceptible de ser separado o escindido del ente contable público y vendido, cedido, dado en operación, arrendado o intercambiado; o cuando surge de derechos legales, con independencia de que esos derechos sean transferibles o separables del ente público o de otros derechos u obligaciones
53. Es decir, cuando exista evidencia de transacciones para el mismo activo u otros similares, o la estimación del valor dependan de variables que se pueden medir.
54. El valor de las adiciones y mejoras efectuadas, que no signifiquen mantenimientos, se reconocen como mayor valor del activo intangible, independientemente del valor de las mismas.
55. Son algunos ejemplos de actividades de investigación:
56. Son algunos ejemplos de actividades de desarrollo:
57. El componente con mayor peso significativo será el que mayor porcentaje tenga en el valor total del activo, entre su parte tangible e intangible.
58. Los Convenios Interadministrativos de Transferencia de Tecnología, son procedimientos legales, técnicos, y tecnológicos que garantizan la ejecución de Acuerdos Interadministrativos a nivel Distrital y Nacional para transferir los Sistemas de Información desarrollados, sin ningún costo.
59. Se puede celebrar a través de Convenios de Cooperación Interinstitucional, Convenios Interadministrativos, entre otros, y en el caso de tener costo alguno, esta erogación se deberá reconocer como parte del Activo Intangible.
60. Para este hecho económico la transferencia de tecnología supone que la entidad que entrega el sistema de información, no se desprende del activo desarrollado, por lo tanto, no se catalogaría como una transacción sin contraprestación.
61. Es decir, cuando se encuentre en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la administración del ente público.
62. El término “indefinida” no significa “infinita”. La vida útil de un activo intangible puede ser muy larga o incluso indefinida; la incertidumbre existente justifica una estimación prudente de la vida útil, aunque no justifica la elección de un período que sea tan corto que resulte irreal y dicha estimación no deberá depender del exceso de los desembolsos futuros planeados sobre los requeridos para mantener el activo en uso.
63. La vida útil y el valor residual son estimaciones y en caso de presentarse cambios en las mismas, se realizarán de manera prospectiva; por su parte, si el método de amortización aplicado tuviere cambios, se deberán reconocer de forma retroactiva.
64. Son los activos que el ente mantiene con el objetivo fundamental de generar beneficios económicos futuros acordes con un rendimiento de mercado, es decir, activos a través de cuyo uso el ente pretende generar entradas de efectivo y obtener un rendimiento que refleje el riesgo que implica su posesión; son ejemplos de estos bienes, las propiedades de inversión y los activos utilizados en la producción y venta de bienes y servicios a valor de mercado.
65. Si no es factible determinar el valor de mercado menos el costo de disposición, el ente podrá utilizar el costo de reposición como el valor del servicio recuperable. No siempre será necesario determinar el valor de mercado del activo menos los costos de disposición y el respectivo costo de reposición, si cualquiera de estos dos valores excede el valor en libros del activo; por lo tanto, no habrá deterioro del valor y no será necesario realizar la medición del otro valor.
66. Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno expedido por la Contaduría General de la Nación.
67. Costos de rehabilitación: Costo en que incurriría el ente para devolver el potencial de servicio por el daño físico del activo.
68. Son los activos que el ente mantiene con el objetivo fundamental de generar beneficios económicos futuros acordes con un rendimiento de mercado, es decir, activos a través de cuyo uso el ente pretende generar entradas de efectivo y obtener un rendimiento que refleje el riesgo que implica su posesión; son ejemplos de estos bienes, las propiedades de inversión y los activos utilizados en la producción y venta de bienes y servicios a valor de mercado.
69. Según el PARÁGRAFO del ARTÍCULO 1o del Acuerdo de Junta Directiva del Foncep 02 de 2007
“Para efectos del reconocimiento de cesantías el FONCEP podrá celebrar convenios con cada una de las entidades afiliadas, a efecto que a través de las respectivas áreas administrativas encargadas del manejo de personal se expidan los actos de reconocimiento de cesantías a que haya lugar, efectuando el FONCEP el pago correspondiente con base en dichos actos.”
70. Decreto 1567 de 1998 por el cual se crean el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado.
71. Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de gobierno.
72. Aplicable a aquellos servidores vinculados antes del 30 de diciembre de 1996, se reconocen con base en el último salario realmente devengado, o el promedio de lo percibido en el último año de servicios, en caso de que durante los últimos tres meses de labores el salario devengado hubiera sufrido modificaciones, o con base en todo el tiempo si la vinculación hubiera sido inferior a un año, en forma retroactiva, sin lugar a intereses.
73. Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno.
74. Numeral 4.2.3.2 de la Resolución SDH000303 de 2007 - Cronograma de valoración de los contingentes judiciales, por la cual se modifica parcialmente la resolución 866 del 8 de septiembre de 2004, que adopta el Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá D.C.
75. Sobre el particular, ver las normas para reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las entidades de gobierno Capítulo IV Ingresos, su doctrina y normas modificatorias; emitidas por la CGN.
76. Concepto No. 20162000004841 del 150316 de la CGN.
77 Sobre este tópico ver, Concepto Unificador de Doctrina 03 de 2011 de la Secretaría General de Alcaldía Mayor de Bogotá.
78. Concepto No. 20162000004841 del 150316 de la CGN.
79. De acuerdo con las Normas para reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las entidades de gobierno, Capitulo IV Ingresos, en el caso de una transferencia con condiciones: “El pasivo se medirá inicialmente por el valor del activo reconocido y, posteriormente, por la mejor estimación del valor requerido para cancelar la obligación presente al cierre del periodo contable y la diferencia se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo. La estimación tendrá en cuenta los riesgos y las incertidumbres relacionados con los sucesos que hacen que se reconozca un pasivo. Cuando el valor del dinero en el tiempo sea significativo, el pasivo se medirá por el valor presente del valor que se estima será necesario para cancelar la obligación” (p. 127).
80. Esto según los procedimientos establecidos para cada tipo de recurso.
81. Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno expedido por la Contaduría General de la Nación.
82. Los flujos de efectivo son las entradas y salidas de efectivo y equivalentes al efectivo.
83. Circulares Externas 006 y 008 de 2004 que modificaron los Capítulos VIII y IX de la Circular Externa 100 de 1995 emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia
84. Circulares Externas 006 y 008 de 2004 que modificaron los Capítulos VIII y IX de la Circular Externa 100 de 1995 emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
85. Numeral 1.4.2 Inversiones clasificadas en la categoría de costo amortizado, Capitulo I. Activos - Normas para la el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las entidades de gobierno CGN.
86. La tasa de interés efectiva es aquella que hace equivalentes los flujos contractuales del título con su costo amortizado en la fecha de medición.
87. Ver anexo de Política de Efectivo y Equivalentes al Efectivo de la SDH
88. Numeral 1.5 Reclasificaciones, Capitulo I. Activos - Normas para la el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las entidades de gobierno CGN
89. Numeral 1.7 Revelaciones, Capitulo I. Activos - Normas para la el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las entidades de gobierno CGN
90. Circulares Externas 006 y 008 de 2004 que modificaron los Capítulos VIII y IX de la Circular Externa 100 de 1995 emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
91. Ver Prorrateo Costos de Transacción en la “Guía para la medición de los préstamos por pagar y emisión de títulos” la cual hace parte de este manual de políticas.
92. Ver la Guía para la medición de los préstamos por pagar y emisión de títulos.
93 Circulares Externas 006 y 008 de 2004 que modificaron los Capítulos VIII y IX de la Circular Externa 100 de 1995 emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
94. Numeral 18.6 Revelaciones, Capítulo I. Normas para la Presentación de estados financieros y Revelaciones - Normas para la el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las entidades de gobierno
95. Tomado del Concepto Unificador de doctrina No.03 de 2011 expedido por la Dirección Jurídica Distrital.
96. ARTÍCULO 1 Manual de Administración y Cobro de la Cartera no Tributaria de competencia de la Dirección Distrital de Tesorería - Oficina de Ejecuciones Fiscales.
97. Concepto Unificador de Doctrina No. 03 de 2011 expedido por la Subdirección Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos de la Dirección Jurídica Distrital.
98. Concepto Unificador de Doctrina No. 03 de 2011 expedido por la Subdirección Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos de la Dirección Jurídica Distrital.
99. Proceso básico de la gestión - anexo de la resolución SDH000303 de 2007, por la cual se modifica parcialmente la Resolución 866 del 8 de septiembre de 2004, que adopta el Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá D.C.
100. ARTÍCULO 4o de la Ley 1185 de 2008, por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997 - Ley General de Cultura y se dictan otras disposiciones.
101. ARTÍCULO 1o del Decreto 185 de 2011, por el cual se asignan unas funciones relacionadas con la administración, mantenimiento, conservación y restauración de los elementos que constituyen el Patrimonio Cultural material inmueble en el espacio público de Bogotá, D. C., y se dictan otras disposiciones.
102. Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
103. De acuerdo con el Decreto 397 de 2011 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, ARTÍCULO 12 Criterios de gestión de cartera, los Entes Públicos deben establecer los tiempos de la prescripción de las obligaciones, atendiendo a la legislación correspondiente.
104. Fuente: Glosario Bolsa de Valores de Colombia.
https://www.bvc.com.co/pps/tibco/portalbvc/Home/Glosario
105. ARTÍCULO 99 de la Ley 1437 de 2011.
106. El Decreto 397 de 2011 de la Alcaldía Mayor define estos términos así. Obligación clara: Aquella que es fácilmente inteligible y se entiende en un solo sentido. Expresa: En el que contiene la obligación debe constar en forma nítida el crédito - deuda, sin que para ello haya que acudir a suposiciones. Exigible: La obligación sea ejecutable, es decir, que puede demandarse su cumplimiento por no estar pendiente de plazo o una condición o de estarlo ya se cumplió, y tratándose de actos administrativos, que estos hayan perdido su fuerza ejecutoria.
