RESOLUCIÓN 303 DE 2007

(diciembre 3)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

REGISTRO DISTRITAL N. 3891. AÑO 42, 11, DICIEMBRE, 2007. PÁG. 87.

SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA

Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 866 del 8 de septiembre de 2004, que adopta el Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá D.C.

EL SECRETARIO DISTRITAL DE HACIENDA DE BOGOTÁ D. C.

En uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por los literales h, l, q, r y v del artículo 4o del Decreto Distrital 545 del 29 de diciembre de 2006, el artículo 2o del Decreto Distrital 175 del 4 de junio de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que el Secretario Distrital de Hacienda expidió la Resolución 866 del 8 de septiembre 2004, estableciendo el Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá D.C. determinando los procedimientos, metodologías, cronogramas, condiciones, definiciones y formatos.

Que en la actualidad se requiere precisar y aclarar aspectos relativos al proceso de gestión de las obligaciones contingentes generadas en contratos administrativos.

Así mismo, se requiere modificar aspectos relativos al proceso de gestión de las obligaciones contingentes generadas por Sentencias y Conciliaciones junto con el Sistema de Información de los Procesos Judiciales (SIPROJ-WEB).

En mérito de lo expuesto este Despacho,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Modificar el Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá D.C., en el capítulo 4 referido al Proceso Básico de la Gestión de Obligaciones Contingentes mediante el documento adjunto que hará parte de la presente Resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los tres (3) días del mes de diciembre de dos mil siete (2007).

PEDRO A. RODRÍGUEZ TOBO

Secretario Distrital de Hacienda

4. PROCESO BÁSICO DE LA GESTIÓN

OBJETIVO

Establecer la estructura sobre la cual se sustenta la gestión de las obligaciones contingentes a cargo de las entidades distritales.

ALCANCE

Las entidades distritales, para cumplir con la implementación de gestión de las Obligaciones Contingentes, deberán acoger el procedimiento de identificación descrito en el numeral 4.1, con el fin de realizar una mitigación de las posibles obligaciones contingentes existentes, y las próximas a contraer para implementar mecanismos de seguimiento.

DEFINICIONES Y CONCEPTOS

- Obligaciones Contingentes

Conforme con lo dispuesto por el parágrafo del artículo 1o de la Ley 448 de 1998 "Por medio de la cual se adoptan medidas en relación con el manejo de las obligaciones contingentes de las entidades estatales y se dictan otras disposiciones en materia de endeudamiento público", reglamentada por el Decreto 423 de 2001, se entienden por Obligaciones Contingentes "las obligaciones pecuniarias sometidas a condición", es decir, aquellas obligaciones en virtud de las cuales una entidad debe pagar una suma de dinero a un tercero por la ocurrencia de un evento futuro e incierto.

Con base en el marco normativo establecido en la Ley 89 de 2003 "Por el cual se dictan normas de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones", se depura el concepto de la Ley 448 de 1998 definiendo y clasificando las Obligaciones Contingentes de la siguiente manera:

- Obligaciones Contingentes Judiciales

Las obligaciones pecuniarias sometidas a condición generadas por procesos judiciales en curso, laudos arbitrales y transacciones en contra de Bogotá D.C., serán considerados como obligaciones contingentes judiciales. Todas las obligaciones contingentes judiciales se consideran de impacto adverso representativo y deberán estar sometidas a lo dispuesto en el Decreto 175 de 2004.

-Obligaciones Contingentes generadas en Operaciones de Crédito Público.

Son las obligaciones contingentes que se generan por el otorgamiento de garantías para obligaciones de pago a cargo de entidades estatales en operaciones de crédito público; estas garantías siempre se considerarán como obligaciones contingentes de alto impacto.

-Obligaciones Contingentes generadas en Contratos Administrativos.

Se refieren a las obligaciones pecuniarias sometidas a condición que dependen de la ocurrencia de eventos futuros inciertos diferenciados de los eventos generados por la ejecución normal de los contratos administrativos de las entidades públicas y que cumplen con una o más de las siguientes condiciones:

-La Obligación pecuniaria se origina por el otorgamiento de garantías en la que se pacta contractualmente el pago de una suma de dinero a favor de un tercero, sujeto al cumplimiento de condiciones definidas pero inciertas.

-La Obligación pecuniaria sometida a condición puede afectar la estabilidad financiera de la entidad regulada. Cuando la Obligación Contingente se valore y se determine que en el evento de su exigibilidad, la entidad regulada por sí misma no estará en capacidad de responder con su propio presupuesto por la obligación, generando un requerimiento inesperado de recursos presupuestales para la Administración Distrital, se considerará como obligación contingente de impacto adverso representativo.

-La obligación pecuniaria sometida a condición generada por proyectos de inversión que involucran el presupuesto de vigencias futuras previo concepto del CONFIS Distrital.

ACTIVIDADES A REALIZAR

Gráfico 1. Estructura General del Proceso Básico de la Gestión

El Proceso Básico sobre el cual se estructura la gestión para las Obligaciones Contingentes se soporta en cinco (5) procedimientos a saber: Identificación; Valoración; Registro Contable; Mitigación; y Seguimiento.

1. Identificación de las Obligaciones Contingentes que pueden tener un impacto adverso representativo sobre las finanzas de las entidades distritales.

2. Valoración de las obligaciones contingentes previamente identificadas por medio del Procedimiento de Identificación dentro del Proceso de Gestión de las Obligaciones Contingentes.

3. Registro Contable de las obligaciones contingentes previamente valoradas por medio del Procedimiento de Valoración definido dentro del Proceso de Gestión de las Obligaciones Contingentes.

4. Mitigación de las Obligaciones Contingentes que posee la entidad y que han sido previamente registradas, a través del diseño e implementación de mecanismos, estrategias y/o apropiaciones de recursos.

5. Seguimiento constante de las Obligaciones Contingentes a cargo de la entidad, con el fin de mantener actualizado el registro de estas obligaciones como herramienta de control fiscal para la entidad y para la Secretaría Distrital de Hacienda.

4.1. PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN

4.1.1. OBJETIVO

Identificar las Obligaciones Contingentes que pueden tener un impacto adverso representativo sobre las finanzas de las entidades distritales.

4.1.2 ALCANCE

Inicia con el levantamiento de la información relacionada con las Operaciones de Crédito Público, Contratos Administrativos y Procesos Judiciales vigentes y finaliza con la elaboración de la planilla de registro donde se relacionan las Obligaciones Contingentes existentes.

Gráfico 2. Alcance de la Identificación

Como se observa en el gráfico 2, se deben analizar los tres tipos de obligaciones contingentes así:

- En el caso de proyectos de inversión, contratos administrativos y demás proyectos estratégicos, se debe emplear la política de riesgos de los CONPES 3107 y 3133 de 2001 y la política distrital que emita el CONFIS sobre el tema, de acuerdo a lo estipulado en el artículo 4o de la Ley 1150 de 2007, como filtro para efectuar una asignación de riesgos y separar los riesgos normales de las Obligaciones Contingentes reales.

- En el caso de Operaciones de Crédito Público, si éstas comprometen garantías, inmediatamente se considerarán como Obligaciones Contingentes.

- Los Procesos Judiciales en contra del Distrito Capital o alguna de sus entidades, siempre serán considerados como Obligaciones Contingentes.

4.1.3. DEFINICIONES Y CONCEPTOS

Origen de las Obligaciones Contingentes

Con el fin de ampliar la descripción dada en el punto anterior, a continuación se presenta una relación de los principales factores que dan origen a las Obligaciones Contingentes, respetando la clasificación establecida:

-En Sentencias y Conciliaciones

Todas las entidades públicas están expuestas a la existencia de eventuales demandas y procesos judiciales en su contra. En este sentido, la pérdida de procesos judiciales que acarreen como consecuencia el pago de una suma de dinero a favor de un tercero, genera lo que se conoce como Obligaciones Contingentes Judiciales.

En un proceso judicial, siempre que se presenten expectativas de fallo en contra del Distrito Capital o alguna de sus entidades con ocasión de sentencias judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones o transacciones que dispongan a futuro del pago de una cuantía a favor de un tercero, se considerará inminentemente como una Obligación Contingente.

-En Operaciones de Crédito Público

Aquellas entidades distritales que por sus características institucionales y funcionales tienen acceso a líneas de crédito para el financiamiento de su actividad y/o de proyectos específicos, deberán tener en cuenta lo siguiente:

El artículo 3o del Decreto 2681 de 1993, establece entre otras operaciones de crédito público, aquellas mediante las cuales una entidad actúa como deudor solidario o garante de obligaciones de pago, dentro de las que se encuentra el otorgamiento de garantías.

Adicionalmente, el Decreto 423 de 2001 en su artículo 19, señala que en los términos del artículo 22 de la Ley 185 de 1995, en concordancia con lo dispuesto en el parágrafo segundo del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, los contratos en los que se pacten Obligaciones Contingentes, se asimilan a operaciones de crédito público, siempre y cuando el pago debido al contratista por la provisión a la entidad pública de bienes o servicios, se encuentre sometido a plazo o condición.

Con base en lo anterior, dentro de la anterior clasificación, las Obligaciones Contingentes se originan solamente por el otorgamiento de garantías para obligaciones de pago a cargo de entidades estatales, es decir, que una entidad puede tener una operación de crédito público activa sin que esto implique la existencia de Obligaciones Contingentes para el Distrito Capital, pero en el momento en que se pacten garantías o avales que comprometan directa o indirectamente al Distrito Capital, se considerará entonces la existencia de una Obligación Contingente.

Cabe mencionar que para operaciones de crédito público y, en general, para cualquier tipo de contrato administrativo, por directrices del CONFIS Distrital, siempre que se pacten garantías en favor de terceros, éstas deberán contar con la respectiva aprobación de dicho órgano rector de la política fiscal.

-En Contratos Administrativos

En contratos administrativos, al igual que lo anterior, el pacto de garantías implica directamente la existencia de una Obligación Contingente; más aún, siempre que una entidad distrital pacte contractualmente de manera explícita o implícita el pago de una suma de dinero a favor de un tercero en un contrato administrativo sujeto al cumplimiento de condiciones previamente definidas, se estará dando paso a la asunción de una Obligación Contingente.

Una garantía es explícita si se estipula contractualmente a favor de su contratista el pago de una suma de dinero, determinada o determinable a partir de factores identificados, por la ocurrencia de un hecho futuro e incierto formalmente dentro de los términos del contrato. Sin embargo, no es la única forma por medio de la cual se generan obligaciones contingentes; la incorrecta asignación de los riesgos en los contratos administrativos puede generar la existencia de garantías implícitas y por ende, la existencia de obligaciones contingentes para la entidad contratante.

De acuerdo con el artículo 7o de la Ley 1150 de 2007, el Gobierno Nacional señalará los criterios que seguirán las entidades para la existencia de garantías, las clases y niveles de amparo de los riesgos de los contratos, así como los casos en que por las características y complejidad del contrato a celebrar, la garantía pueda ser dividida teniendo en cuenta las etapas o riegos relativos a la ejecución del respectivo contrato.

La Ley 448 de 1998 y su Decreto Reglamentario 423 de 2001, definieron como Obligaciones Contingentes las obligaciones pecuniarias sometidas a condición, contraídas por las entidades a través de la celebración de contratos de concesión o aquellos contratos que desarrollen esquemas de participación privada en los sectores de infraestructura de transporte, energético, saneamiento básico, agua potable y comunicaciones. Estos contratos, por ende, se clasifican como contratos administrativos.

Para la definición de los demás contratos administrativos, la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 serán el marco normativo a considerar, a menos que otra disposición legal de igual o superior jerarquía disponga lo contrario.

Con base en la clasificación contractual que presenta la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, la propensión a generar obligaciones contingentes de impacto representativo se presenta en la mayoría de los casos por virtud de:

- Contratos de Concesión para servicios públicos.

- Contratos de Construcción, mantenimiento e instalación de obra sobre inmuebles.

- Contratos de Concesión para construcción, explotación o conservación total o parcial de una obra o bien, destinados al uso de servicio público.

- Contratos que conlleven Obligaciones Contingentes que puedan afectar la estabilidad financiera de la entidad.

Lo anterior no implica que en los demás contratos administrativos no puedan generar Obligaciones Contingentes, sólo que normalmente en estos casos tienden a ser de bajo impacto para las entidades públicas.

Ahora bien, para llevar a cabo el análisis y asignación de los riesgos que se generen a partir de la celebración de contratos administrativos, como paso preliminar para la identificación de Obligaciones Contingentes, se empleará la clasificación de riesgos definida por los CONPES 3107 y 3133 descrita previamente en el numeral 3 de la Resolución 866 de 2004, mientras a nivel distrital o nacional se expiden lineamientos de política sobre el tema en el contexto de la Ley 819 de 2003. Lo anterior, sin perjuicio de los derechos y deberes de las entidades estatales previstos en el artículo 4o de la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.

En las licitaciones públicas, los pliegos de condiciones de las entidades estatales deberán señalar el momento en el que, con anterioridad a la presentación de las ofertas, los oferentes y la entidad revisarán la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva.

Una vez realizada la identificación y asignación de los riesgos, se deberá proceder con la identificación de las Obligaciones Contingentes que pueden tener un impacto adverso representativo sobre las finanzas de las entidades distritales.

4.1.4. FORMATOS Y REPORTES UTILIZADOS

Formato de Registro de las Obligaciones Contingentes (34_F01). Ver Anexo 2 de la Resolución 866 de 2004.

4.1.5. ACTIVIDADES A REALIZAR

4.1.5.1. Identificación de las posibles Obligaciones Contingentes generadas por Sentencias y Conciliaciones

Gráfico 3. Flujo-grama de Identificación 1

Cada entidad distrital deberá depurar y actualizar la información sobre los procesos judiciales en su contra y actualizar la base de datos del Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJ-WEB. Este sistema funciona vía internet y tiene cobertura distrital.

El procedimiento de registro y actualización de los procesos judiciales se encuentra detallado en el Manual Operativo de dicho sistema, elaborado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Para tal efecto, las entidades que no hayan recibido capacitación al respecto, deberán contactar a la Subdirección de Gestión Judicial de la Secretaría General.

Todo proceso nuevo que se notifique, se deberá registrar directamente en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ-WEB, de acuerdo con el reglamento de operación del mismo desarrollado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Con el registro de los procesos notificados en el SIPROJ-WEB, se lleva a cabo automáticamente el procedimiento de identificación.

4.1.5.2. Identificación de las posibles Obligaciones Contingentes generadas en Operaciones de Crédito Público.

Gráfico 4. Flujo-grama de Identificación 2

Aquellas entidades distritales que cuenten con la autorización para suscribir operaciones de crédito público en consideración a lo dispuesto en los Decretos 714 de 1993 y 499 de 2003, deberán verificar la existencia de garantías explícitas o implícitas que comprometan al Distrito Capital, como paso previo a la firma de los contratos correspondientes a éstas operaciones.

En caso tal que se identifiquen garantías o se justifique la necesidad de implementarlas, se deberá solicitar la aprobación del CONFIS Distrital para pactarlas y dicha información deberá ser reportada a la Oficina de Análisis y Control de Riesgo (OACR) de la Secretaría Distrital de Hacienda, por medio del formato 34_F01.

4.1.5.3. Identificación de las posibles Obligaciones Contingentes generadas en Contratos Administrativos

Gráfico 5. Flujo-grama de Identificación 3

Las entidades distritales dentro de su programación anual de presupuesto, deberán reportar a la Secretaría Distrital de Planeación y a la Secretaría Distrital de Hacienda, para cada vigencia, los proyectos estratégicos que se estime se van a contratar. Adicionalmente, para cada uno de estos proyectos deberán realizar el estudio de los riesgos asociados, con base en la Política de Manejo de Riesgo Contractual del Estado o la que establezca el Distrito Capital.

En este sentido y como paso obligatorio y previo a la asunción de las Obligaciones Contingentes que se generen por concepto de Contratos Administrativos, las Entidades Distritales deberán:

a) Solicitar a la Secretaría Distrital de Planeación su concepto previo, en el cual señale que el contrato que se pretende celebrar se ajusta a las Políticas de Manejo de Riesgos Contractuales del Estado, establecidas por el Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES) y a las políticas distritales que se expidan sobre la materia.

El proceso tendiente a la expedición del concepto técnico y las eventuales modificaciones que lo optimicen y depuren, serán establecidos al interior de la Secretaría Distrital de Planeación, mediante directriz expedida por la Dirección de la Secretaría; sin embargo, se señalan como parámetros básicos tendientes a la solicitud y trámite, los siguientes:

Para la expedición del concepto, las entidades deberán remitir a la Secretaría Distrital de Planeación, con una antelación mínima de dos (2) meses a la apertura del proceso de selección de las operaciones o contratos descritos, los siguientes documentos:

- Pliegos de condiciones o términos de referencia, según el caso.

- Minuta del contrato.

- Documento donde se identifique la asignación de riesgos y la justificación de asumir cada riesgo.

- La Secretaría Distrital de Planeación remitirá a la Secretaría Distrital de Hacienda, en un plazo no mayor a 1 mes contado a partir de la solicitud de la entidad distrital, el concepto correspondiente con sus respectivos anexos, el cual servirá como soporte técnico a la Secretaría Distrital de Hacienda para la expedición del concepto a su cargo.

b) Solicitar el concepto técnico a la Secretaría Distrital de Hacienda, sobre la existencia de obligaciones contingentes que se pacten en los contratos.

Para la expedición de este concepto técnico, las entidades deberán remitir a la Secretaría Distrital de Hacienda con una antelación mínima de dos (2) meses a la apertura de las operaciones o contratos descritos, la siguiente información:

- Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia, según el caso.

- Minuta del Contrato, según el caso.

- Documento donde se identifique la asignación de riesgos y la justificación de asumir cada riesgo.

- Resultados del Procedimiento Básico de Identificación y Valoración de las Obligaciones Contingentes.

- Según el caso, la valoración de las Obligaciones Contingentes y la metodología utilizada para su cálculo, incluyendo modelo financiero.

- De requerirse, la proyección del cronograma de las obligaciones contingentes durante el plazo total del contrato.

- Proyecciones financieras de la entidad y supuestos de proyección

La Oficina de Análisis y Control de Riesgo de la Secretaría Distrital de Hacienda remitirá a la entidad distrital el concepto técnico correspondiente con sus respectivos anexos, en un plazo no mayor a (6) semanas, contado a partir de la presentación completa de los mencionados documentos.

c) Si en el concepto técnico de la Secretaría Distrital de Hacienda se identifica el otorgamiento de garantías explícitas o implícitas a favor de terceros, se debe solicitar al CONFIS Distrital la autorización para pactarlas y definir el esquema de mitigación.

En el caso particular de las garantías otorgadas en proyectos de inversión, para los sectores de que trata el Decreto 423 de 2001, se deberán presentar a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, previa autorización del CONFIS Distrital, los documentos en los que se determinen las obligaciones contingentes que se van a asumir, acompañados de un cronograma que proyecte las sumas correspondientes a dichas obligaciones durante el plazo del contrato, para obtener la aprobación del Ministerio según lo establecido en el Decreto 423 de 2001.

d) Si en el concepto técnico de la Secretaría Distrital de Hacienda no se identifica el otorgamiento de garantías a favor de un tercero pero se prevé la existencia de riesgos que puedan generar la existencia de obligaciones contingentes, con base en la valoración de las mismas se deberá dar cumplimiento al Procedimiento Básico de Mitigación.

e) Informar a la Secretaría Distrital de Hacienda sobre el resultado final de la gestión de las obligaciones contingentes, teniendo en cuenta para esto lo establecido en el Procedimiento Básico de Seguimiento.

f) Sin perjuicio de lo anterior las entidades distritales deberán cumplir con el siguiente proceso de identificación del Sistema Integral de Obligaciones Contingentes Contractuales SICOC, a partir del momento que sea implementado por la Secretaría Distrital de Hacienda y comunicado a las diferentes entidades distritales.

Gráfico 6. Flujo-grama de Identificación 4

El SICOC permitirá que cada entidad distrital pueda realizar el proceso de identificación de obligaciones contingentes en la etapa precontractual del proceso de contratación. Con este objetivo las entidades distritales, de acuerdo con el manual de operación del SICOC deberán:

1. Elaborar la relación de los contratos administrativos a realizar por la entidad, cuyo presupuesto asignado supere el número de salarios mínimos legales vigentes establecidos para los procesos de contratación directa según la Ley 80 de 1993 y sus respectivas modificaciones sobre el tema.

2. Para cada uno de estos contratos se deberán identificar los eventos que puedan ocasionar riesgos y en el caso que la Entidad sea responsable de asumirlos, se debe verificar la existencia de garantías explícitas o implícitas, el impacto y la probabilidad de ocurrencia del riesgo. Para ello se debe diligenciar la información solicitada por el Sistema Integral de Obligaciones Contingentes Contractuales -SICOC- que le permitirá a la entidad, con la información incorporada por ésta, identificar la existencia de obligaciones contingentes. Este sistema funciona vía internet y tendrá cobertura distrital.

Sí la Entidad Distrital considera que existe un evento que no está incluido en el SICOC y que puede ocasionar riesgos, deberá informarlo a la Oficina de Análisis y Control de Riesgo OACR de la Secretaría Distrital de Hacienda, con el fin que se evalúe su inclusión al SICOC.

Para llevar a cabo el procedimiento de identificación de los contratos en SICOC, cada entidad contará con claves de acceso para cada uno de los usuarios autorizados. El administrador del Sistema Integral de Contingencias Contractuales SICOC asignará los usuarios correspondientes a cada entidad y les brindará la respectiva asesoría y capacitación.

El procedimiento de registro de la información e identificación de las obligaciones contingentes será explícito en el Manual Operativo de dicho sistema, elaborado por el Administrador. Para tal efecto, las entidades recibirán capacitaciones al respecto por parte de la Oficina de Análisis y Control de Riesgo de la Secretaría Distrital de Hacienda.

3. El SICOC emitirá un reporte a la Entidad verificando que se realizó el proceso de identificación de obligaciones contingentes.

4. En todos los casos que se identifiquen obligaciones contingentes, las Entidades Distritales deberán cumplir con el procedimiento de identificación estipulado en el flujograma No. 3. Igualmente la Oficina de Análisis y Control de Riesgo de la Secretaría Distrital de Hacienda, podrá solicitar a las entidades el cumplimiento de este procedimiento estipulado previamente.

5. Las Entidades Distritales que identifiquen la existencia de obligaciones contingentes en los contratos administrativos que ya están en ejecución deberán dar a conocer dicho evento a la Oficina de Análisis y Control de Riesgo de la Secretaría Distrital de Hacienda con el objeto de conocer y evaluar el tratamiento que dará la entidad responsable de la obligación contingente.

Con este fin, la entidad debe cumplir con el procedimiento estipulado en el flujograma No. 3 para seleccionar aquellos contratos que tienen obligaciones contingentes con un valor significativo para la entidad. Aunque el criterio de selección es discrecional y se ajusta a las condiciones particulares de cada entidad, se propone como criterio de selección el porcentaje de impacto estimado de la contingencia sobre los ingresos corrientes de la entidad. En este sentido, se recomienda reportar aquellas obligaciones contingentes que se generen en contratos administrativos en los que se pacten garantías explicitas o implícitas cuyo monto supere el 5% del presupuesto de funcionamiento o de inversión directa de la entidad, dependiendo si el contrato se hace con cargo al presupuesto de funcionamiento o inversión.

En tal caso, las entidades distritales deben reportar a la OACR las obligaciones contingentes identificadas, como lo especifica el flujograma No. 3, a través del formato de registro 34_F01 con los contratos seleccionados en el paso anterior, identificando puntualmente las obligaciones contingentes identificadas.

4.2. PROCEDIMIENTO DE VALORACIÓN

4.2.1. OBJETIVO

Valorar las Obligaciones Contingentes previamente identificadas por medio del Procedimiento de Identificación dentro del Proceso de Gestión de las Obligaciones Contingentes.

4.2.2. ALCANCE

Inicia con la recepción del registro donde se relacionan las Obligaciones Contingentes existentes y finaliza con el reporte de la Valoración de las Obligaciones Contingentes generadas en Operaciones de Crédito Público, Contratos Administrativos y Procesos Judiciales.

4.2.3. METODOLOGÍAS DE VALORACIÓN

4.2.3.1 Obligaciones Contingentes generadas en Operaciones de Crédito Público y/o en Contratos Administrativos

Gráfico 7. Selección de la Metodología de Valoración

En el marco de la Ley 819 de 2003, las entidades deberán valorar sus Obligaciones Contingentes con base en los siguientes parámetros:

a) Emplear las metodologías de valoración elaboradas por el Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con base en el siguiente criterio:

La valoración de las Obligaciones Contingentes perfeccionadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 448 de 1998, será realizada por el Departamento Nacional de Planeación con base en los procedimientos establecidos por esta entidad.

La valoración de las Obligaciones Contingentes que resulten de la celebración de operaciones de crédito público, otros contratos administrativos y sentencias y conciliaciones cuyo perfeccionamiento se lleve a cabo con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 448 de 1998, será aprobada por la Dirección General de Crédito Público del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y se manejará de acuerdo con lo establecido en dicha ley.

b) Si no existen metodologías de valoración desarrolladas por el Departamento Nacional de Planeación o el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se deberán emplear las metodologías de valoración elaboradas por la Secretaría Distrital de Hacienda.

c) Finalmente, en caso de no contar con metodologías de valoración de Obligaciones Contingentes desarrolladas por la Secretaría Distrital de Hacienda, la entidad deberá diseñar sus propias metodologías y someterlas a la aprobación de dicha Secretaría, la cual prestará la asesoría necesaria en el desarrollo de las mismas, si así las entidades lo estiman conveniente.

4.2.3.2 Obligaciones Contingentes generadas por Sentencias y Conciliaciones.

La Secretaría Distrital de Hacienda desarrolló la metodología para la valoración de las Obligaciones Contingentes Judiciales, la cual adicionalmente se sistematizó a través del Módulo de Valoración de estas obligaciones en el SIPROJ-WEB, metodología que podrá tener modificaciones según los nuevos requerimientos y avances desarrollados por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor en su calidad de administrador del sistema, la Secretaría Distrital de Hacienda y/o reglamentación que expida el orden nacional sobre la materia.

Para que las entidades distritales den cumplimiento al Procedimiento de Valoración de las Obligaciones Contingentes Judiciales, en el proceso de calificación, valoración cuantitativa de riesgo y el reporte contable de las obligaciones contingentes, los abogados deben efectuar la calificación trimestral en las siguientes fechas:

Gráfico 8. Cronograma de Valoración de Contingencias Judiciales

- Trimestre Enero - Marzo: Del 10 al 25 de Marzo

- Trimestre Abril - Junio: Del 10 al 25 de Junio

- Trimestre Julio - Septiembre: Del 10 al 25 de Septiembre

- Trimestre Octubre - Diciembre: Del 1o al 20 de Diciembre. En razón a la vacancia judicial de fin de año.

Consecuente con lo anterior, el módulo de calificación de los procesos del aplicativo SIPROJ WEB estará habilitado en estas fechas, para realizar las cuatro (4) calificaciones anuales de los procesos judiciales.

4.3. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO CONTABLE

4.3.1. OBJETIVO

Elaborar el registro contable de las Obligaciones Contingentes previamente valoradas por medio del Procedimiento de Valoración definido dentro del Proceso de Gestión de las Obligaciones Contingentes.

4.3.2. ALCANCE

Inicia con la recepción del Reporte de la Valoración de las Obligaciones Contingentes existentes y finaliza con el Registro Contable de las Obligaciones Contingentes generadas en Operaciones de Crédito Público, Contratos Administrativos y Procesos Judiciales.

4.3.3. ACTIVIDADES A REALIZAR

Con base en las directrices contables impartidas por la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Contabilidad, se deberán realizar los registros y ajustes contables acordes con la identificación y valoración de todas las Obligaciones Contingentes a cargo de cada entidad.

Las entidades distritales deberán realizar los respectivos registros contables, de acuerdo con la normatividad contable vigente, de tal manera que el procedimiento se ajustará en concordancia con la normatividad contable nacional.

En este sentido, las entidades distritales deberán registrar sus Obligaciones Contingentes de la siguiente manera:

4.3.3.1. REGISTRO CONTABLE - Sentencias y Conciliaciones

Modificado por la Resolución 169 de 2005 de la Secretaría Distrital de Hacienda.

4.3.3.2. REGISTRO CONTABLE - Operaciones de Crédito Público

Modificado por la Resolución 169 de 2005 de la Secretaría Distrital de Hacienda.

4.3.3.3. REGISTRO CONTABLE - Contratos Administrativos

Modificado por la Resolución 169 de 2005 de la Secretaría Distrital de Hacienda.

4.4. PROCEDIMIENTO DE MITIGACIÓN

4.4.1. OBJETIVO

Generar los mecanismos, estrategias y/o apropiaciones de recursos que se necesiten para mitigar el impacto de las Obligaciones Contingentes que posee la entidad y que han sido previamente registradas con base en el Procedimiento de Registro definido dentro del Proceso de Gestión de las Obligaciones Contingentes.

4.4.2. ALCANCE

Inicia con la recepción del registro de las obligaciones contingentes, continua con el reporte de valoración y finaliza con el reporte sobre la estrategia de mitigación para las Obligaciones Contingentes generadas en Operaciones de Crédito Público, Contratos Administrativos y Procesos Judiciales.

4.4.3. DEFINICIONES Y CONCEPTOS

4.4.3.1 MECANISMOS DE RESERVA

Los mecanismos de reserva serán los establecidos por los sistemas que se definan para las entidades distritales o se mitigarán con el Fondo de Contingencias Contractuales de las Entidades Estatales en el siguiente caso:

Fondo de Contingencias Contractuales de las Entidades Estatales

Aplica para aquellos proyectos enmarcados dentro de la Ley 448 de 1998 y el Decreto reglamentario 423 de 2001. Luego de obtener la aprobación del CONFIS al otorgamiento de garantías, y de presentar el plan de aportes en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, las entidades deberán hacer los ajustes presupuestales específicos para cubrir el valor de las obligaciones contingentes identificadas, por medio de los aportes al Fondo de Contingencias de las Entidades Estatales.

4.4.4. FORMATOS Y REPORTES UTILIZADOS

Reporte sobre la Estrategia de Mitigación (34_F03) Ver Anexo 4.

4.4.5. ACTIVIDADES A REALIZAR

Gráfico 9. Flujo-grama de la Mitigación

Al igual que en los procedimientos anteriores, el enfoque definido en el Proceso de Gestión se preserva en este procedimiento. Lo anterior debido a que se hace necesario el desarrollo de mecanismos y herramientas que permitan mitigar el impacto futuro de las obligaciones previamente adquiridas, así como la prevención de las nuevas obligaciones contingentes.

A continuación se presentan las líneas de acción en cada uno de los casos posibles, las estrategias de mitigación más comunes y el mecanismo de apropiación de recursos diseñado por la Secretaría Distrital de Hacienda dentro de la estrategia de cobertura.

4.4.5.1. Análisis de Casos Posibles

-Las Obligaciones Contingentes no se generan por el otorgamiento de garantías.

Es el caso de las obligaciones contingentes judiciales y de las generadas en algunos contratos administrativos, por razones distintas al otorgamiento de garantías.

En este caso, las entidades distritales deberán diseñar e implementar estrategias de mitigación internas, tanto preventivas como reactivas; estas estrategias deberán ser reportadas a la SDH. En caso de ser insuficiente el impacto de las estrategias diseñadas, las entidades deberán evaluar la viabilidad de hacer las apropiaciones presupuestales necesarias para garantizar la mitigación de sus obligaciones contingentes.

-Las Obligaciones Contingentes se generan por el otorgamiento de garantías.

Es el caso de las obligaciones contingentes generadas en operaciones de crédito público y en contratos administrativos donde se pactan garantías, una vez la autorización del CONFIS Distrital para su pacto, se deberá:

a) Si la obligación contingente se genera en contratos de infraestructura de los sectores de Transporte, Energético, Saneamiento básico, Agua potable y Comunicaciones, es decir los relacionados con el Decreto 423 de 2001, se deberá seguir lo estipulado en dicha norma, lo cual implica realizar aportes en el Fondo de Contingencias de las Entidades Estatales. Aportes que corresponderán al valor que mitiga la obligación contingente asumida.

b) Si la obligación contingente se genera en Otros Contratos Administrativos y en Operaciones de Crédito Público, la entidad distrital deberá diseñar e implementar estrategias de mitigación internas, tanto preventivas como reactivas; estas estrategias deberán ser reportadas a la SDH. En caso de ser insuficiente el impacto de las estrategias diseñadas, las entidades deberán evaluar la viabilidad de hacer las apropiaciones presupuestales necesarias para garantizar la mitigación de sus obligaciones contingentes.

4.4.5.2. Estrategias de Mitigación

En los casos que corresponda, cada entidad deberá diseñar e implementar las estrategias de mitigación necesarias para contrarrestar el efecto de sus obligaciones contingentes, las cuales deberán contar con el concepto previo de la Secretaría Distrital de Hacienda. Dentro de las estrategias de mitigación más comunes, se encuentran:

a) La constitución de pólizas de garantía para la cobertura de riesgos específicos.

b) La implementación de estrategias comerciales, tendientes a disminuir los efectos de pérdida de equilibrio económico en proyectos de inversión.

c) La estructuración de procesos contractuales en los cuales se da una adecuada asignación de los diferentes riesgos asociados, con base en la Política de Manejo de Riesgo Contractual de Estado.

d) La implementación de esquemas de seguimiento y gestión de procesos judiciales.

e) La conformación de reservas de liquidez, para hacer frente a requerimientos adicionales de obras en proyectos de infraestructura.

f) Los contratos contentivos de cláusulas que permitan reestablecer el equilibrio económico cuando éste sea vulnerado.

4.4.5.3. Apropiación de Recursos

Tal como se mencionó anteriormente, si las estrategias de mitigación generadas tienen un impacto parcial sobre las Obligaciones Contingentes, de acuerdo con la valoración que para tal fin se lleve a cabo por la entidad con aprobación de la SDH o en la Secretaría Distrital de Hacienda, cada entidad internamente deberá afectar las cuentas de orden para reconocer el efecto de las Obligaciones Contingentes y, de acuerdo con el esquema interno de provisión, deberá evaluar la viabilidad de hacer las respectivas apropiaciones presupuestales para cubrir el impacto futuro de las Obligaciones Contingentes.

Para el caso particular de las Obligaciones Contingentes Judiciales, la entidad deberá proveer los recursos para pagar el valor de las sentencias, laudos, conciliaciones y providencias de autoridades jurisdiccionales competentes en contra de la Administración Distrital y en favor de terceros, exceptuando las obligaciones que se originen como consecuencia de proyectos de inversión u obligaciones pensionales, los cuales serán cancelados con cargo al mismo rubro o proyecto que originó la obligación principal. Así mismo, los gastos conexos a los procesos judiciales y extrajudiciales fallados se pagarán por el mismo rubro que se pague la sentencia, laudo, etc.

Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley 448 de 1998 y el Decreto 423 de 2001, así como de los trámites de aprobación que establezca el Ministerio de Hacienda y Crédito Público de conformidad con el artículo 3o de la Ley 819 de 2003, o el Departamento Nacional de Planeación.

4.5. PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO

4.5.1. OBJETIVO

Realizar el seguimiento constante de las Obligaciones Contingentes a cargo de la entidad y mantener actualizado el registro de estas obligaciones en la base de datos de la Secretaría Distrital de Hacienda.

4.5.2. ALCANCE

Inicia con la recepción de los reportes de identificación de obligaciones contingentes y finaliza con la elaboración y envío del Reporte sobre la Gestión de las Obligaciones Contingentes.

4.5.3 FORMATOS Y REPORTES UTILIZADOS

- Formato de Reporte de la Valoración de las Obligaciones Contingentes (34_F02)

- Reporte sobre la Estrategia de Mitigación. (34_F03)

4.5.4. ACTIVIDADES A REALIZAR

Las entidades distritales, para cumplir con el procedimiento de seguimiento de sus Obligaciones Contingentes, deberán:

a) Realizar la actualización trimestral del valor de todas las Obligaciones Contingentes a su cargo, a la luz de la normatividad y metodologías de cálculo vigentes y autorizadas.

b) Enviar el reporte actualizado con el valor de las Obligaciones Contingentes, a la Secretaría Distrital de Hacienda. Este reporte se presentará con base en el cronograma definido por ésta y la responsabilidad de su cumplimiento recaerá directamente sobre el representante legal de cada entidad.

Cronograma de reportes: Dentro de cada vigencia fiscal, las entidades distritales deberán reportar la información sobre sus obligaciones contingentes generadas en contratos administrativos y en operaciones de crédito público en las fechas máximas señaladas a continuación:

Cuadro 1: Cronograma de Reportes para las Obligaciones Contingentes Generadas en Operaciones de Crédito Público y en Contratos Administrativos.

Valoración corte a:	Fecha de Reporte de Información
31 de diciembre	Segunda semana de febrero
31 de marzo	Segunda semana de mayo
30 de junio	Segunda semana de agosto
30 de Septiembre	Segunda semana de noviembre

Específicamente, las entidades distritales deberán enviar a la Secretaría Distrital de Hacienda la siguiente información:

1. El valor actualizado de las obligaciones contingentes existentes, acompañado de una explicación breve de su desempeño. Para dicha actualización, se empleará el IPC anualizado del año inmediatamente anterior, así como los ajustes propios de la metodología de valoración diseñada para la Obligación Contingente que se esté reportando.

2. En el caso de las Obligaciones Contingentes Judiciales, las entidades distritales deberán asegurar el mantenimiento del registro actualizado de sus procesos judiciales, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ-WEB, de acuerdo con el reglamento de registro diseñado para la operatividad de dicho sistema. En términos de la valoración y apropiación presupuestal, se empleará la metodología definida por la Secretaría Distrital de Hacienda, que se presenta como anexo del presente documento.

Las entidades deberán calificar sus procesos en los períodos definidos para tal fin. Ver gráfico 8 en este documento.

3. Adicionalmente, en el penúltimo reporte de cada vigencia fiscal, se deberá anexar el informe sobre las provisiones realizadas (Formato 34_F03), en el que se indique el estado de la cobertura de sus Obligaciones Contingentes.

4. En el caso de las Obligaciones Contingentes de proyectos de inversión de que trata la Ley 448 de 1998 y el Decreto Reglamentario 423 de 2001, de tener implícito el otorgamiento de garantías y avales, se deberá anexar el reporte de aportes al Fondo de Contingencias de las Entidades Estatales.

5. En el caso de las Obligaciones Contingentes Generadas en Contratos Administrativos, las entidades distritales deberán asegurar el mantenimiento del registro actualizado de sus obligaciones contingentes en el Sistema Integral de Contingencias Contractuales SICOC, de acuerdo con el reglamento de registro diseñado para la operatividad de dicho sistema. En términos de la identificación de obligaciones contingentes, se empleará la metodología definida por la Secretaría Distrital de Hacienda, que se expida en la implementación del SICOC.