Compilaci&oacute;n Normativa Hacendaria Distrital

SOBRE LA DISMINUCIÓN DE CAPITAL.

1.1. COMPETENCIA PARA AUTORIZAR LA DISMINUCIÓN DEL CAPITAL SOCIAL CON EFECTIVO REEMBOLSO DE APORTES. La Superintendencia de Sociedades, en los términos del artículo 145 del Código de Comercio, tiene la facultad para autorizar la disminución del capital y de la prima de emisión de instrumentos de patrimonio propios, cuando se presente un efectivo reembolso de aportes en cualquier sociedad, empresa unipersonal y sucursal de sociedad extranjera sometida a su inspección, vigilancia o control y cuando se verifique cualquiera de los supuestos previstos en dicha norma. Para los efectos, se hará referencia a los sujetos como “entidad(es) empresarial(es)”.

Esta superintendencia también deberá autorizar la disminución de capital que se origine en la operación de readquisición de acciones prevista en el numeral 4º del artículo 417 del Código de Comercio, consistente en readquirir acciones para luego cancelarlas y disminuir el capital hasta la concurrencia de su valor nominal y aquella que implica la disminución de la prima por emisión de acciones, cuotas o partes de interés.

En lo que se refiere a los sujetos sobre los que recae la autorización que se imparte, son las sociedades comerciales, empresas unipersonales o sucursales de sociedad extranjeras (en adelante “entidades empresariales”), sometidas a la supervisión de la Superintendencia de Sociedades, quienes llevarán a cabo reformas estatutarias de disminución de capital en los términos del presente capítulo.

Igualmente, la Superintendencia de Sociedades cuenta con la competencia residual para ejercer esta facultad, respecto de sociedades sometidas a la supervisión de otra entidad del estado que no cuente de manera expresa con la facultad para impartir esta autorización en los términos establecidos por la ley.

Respecto de las sociedades que operan en el sector salud, la Superintendencia Nacional de Salud cuenta con facultades privativas para autorizar o negar a las sociedades que operan en el sector salud, cualquier modificación estatutaria relacionada con la disminución de capital o que tenga como efecto una disminución de capital.

1.2. TIPOS DE AUTORIZACIÓN. Existen dos regímenes de autorización para disminuir el capital con efectivo reembolso de aportes; el régimen de autorización particular y el régimen de autorización general. Bajo el régimen de autorización particular, le corresponde a la Superintendencia de Sociedades en ejercicio de sus funciones, autorizar previamente las disminuciones de capital de conformidad y en las situaciones concretas indicadas en las disposiciones de este capítulo.

Bajo el régimen de autorización general, en las situaciones concretas indicadas en las disposiciones de este capítulo, la operación correspondiente gozará de autorización de carácter general, sin perjuicio de su verificación posterior por parte de la entidad.

1.3. ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN GENERAL. Se entenderán autorizadas de manera general las disminuciones de capital de las entidades empresariales que se encuentren en alguno de los siguientes supuestos:

1.3.1. Autorización general frente a inspeccionadas. Aquellas supervisadas por la Superintendencia de Sociedades bajo el grado de inspección en los términos del artículo 83 de la Ley 222 de 1995 y que no se encuentren sujetas al régimen de autorización particular (ver numeral 1.5.3 del presente capítulo);

1.3.2. Autorización general en caso de supervisión residual. Aquellas vigiladas por otra autoridad que no tengan expresamente asignada la facultad de autorización de que trata este capítulo y siempre que la sociedad no supere los montos de activos o ingresos señalados en el artículo 2.2.2.1.1.1 del Decreto 1074 de 2015 como causal de vigilancia.

1.4. OBLIGACIÓN DE CONSERVAR DOCUMENTACIÓN DE QUIENES SEAN SUJETOS DE LA AUTORIZACIÓN GENERAL. Las entidades empresariales que se encuentren dentro del régimen de autorización general, deberán conservar por un término no inferior a 10 años, conforme a las normas vigentes de conservación, copia de los siguientes documentos:

1.4.1. Convocatorias dirigidas a los asociados a la reunión del máximo órgano social en la que se hubiere aprobado la disminución de capital, salvo que se trate de una reunión universal.

1.4.2. Acta de la reunión asentada en el libro de actas donde conste la decisión del máximo órgano social, en el sentido de aprobar la disminución del capital, la cual deberá contener la información señalada en el numeral 1.6.4 del presente capítulo.

1.4.3. Estados financieros con base en los cuales se aprobó la reforma estatutaria, debidamente certificados y dictaminados por el revisor fiscal (si lo hubiere), y en los términos indicados en el numeral 4.2 del capítulo IV de la CBJ.

1.4.4. Comunicaciones mediante las cuales los acreedores hubieren autorizado la disminución de capital, si fuere el caso.

1.4.5. Certificación suscrita por representante legal, contador y revisor fiscal (si lo hubiere), relacionada con la capitalización o no del saldo del rubro de revalorización del patrimonio que se encuentra reclasificada en ganancias acumuladas, y los montos que fueron capitalizados.

1.4.6. Acto administrativo donde conste la aprobación del Ministerio del Trabajo o la entidad que haga sus veces, en los casos en que, de acuerdo con el artículo 145 del Código de Comercio, sea procedente.

1.4.7. Documentos que evidencien la efectiva realización del reembolso de los aportes.

PAR.–En cualquier momento, la Superintendencia de Sociedades podrá requerir los documentos antes mencionados, los cuales deberán estar disponibles para su entrega.

1.5. ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN PARTICULAR. Las siguientes entidades empresariales deberán solicitar de manera previa al perfeccionamiento de la reforma, autorización particular de la Superintendencia de Sociedades, conforme a lo que a continuación se dispone:

1.5.1. Toda entidad empresarial no sometida a la inspección, vigilancia o control de la Superintendencia Financiera de Colombia y que, siendo vigilada por otra superintendencia que no cuente con tales facultades, cumpla con el monto de activos o ingresos, establecidos en los numerales 1º y 2º del artículo 2.2.2.1.1.1 del Decreto 1074 de 2015, como criterio de vigilancia.

Una vez recibida una solicitud de autorización por parte de alguno de estos sujetos, la Superintendencia de Sociedades informará a la entidad de supervisión respectiva acerca de la misma, para que dicho supervisor se pronuncie en relación con el impacto o la eventual afectación de la operación en relación con el ejercicio de sus competencias, si lo considera pertinente.

1.5.2. Toda entidad empresarial que se encuentre sometida a vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, que pretenda llevar a cabo una reforma estatutaria consistente en la disminución de su capital con efectivo reembolso de aportes.

1.5.3. Las sociedades inspeccionadas que estén en cualquiera de los siguientes supuestos:

a) Cuando a pesar de haberse verificado el cumplimiento de cualquiera de los supuestos previstos en el artículo 145 del Código de Comercio, que la situación financiera de la respectiva entidad empresarial, registre una o más obligaciones vencidas, cuyo incumplimiento supere los 90 días y que represente(n) el 10% o más del pasivo externo.

b) Cuando el valor total de los aportes a reembolsar, represente el 50% o más del total de los activos.

c) Cuando se trate de entidades empresariales respecto de las cuales exista una situación de control, bien sea como controlante o como subordinada de acuerdo con los artículos 260 y 261 del Código de Comercio, en relación con otra u otras personas jurídicas que se encuentren en el grado de vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, o de otra superintendencia, en los términos de los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995.

d) Cuando se trate de sociedades con obligaciones a su cargo, originadas en emisión de bonos tanto en Colombia como en el exterior.

e) Cuando se trate de sociedades, sucursales de sociedades extranjeras o empresas unipersonales con pasivo pensional a su cargo.

f) Cuando se trate de sociedades, sucursales de sociedades extranjeras o empresas unipersonales que se encuentren en ejecución de un acuerdo concordatario, de reestructuración o de reorganización.

1.6. DOCUMENTACIÓN PARA LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARTICULAR. Se deberá presentar solicitud suscrita por el representante legal o apoderado debidamente constituido, de manera previa al perfeccionamiento de la reforma estatutaria consistente en la disminución de capital. La solicitud se acompañará de los documentos que se enuncian a continuación, salvo que los mismos obren en los archivos de la entidad, circunstancia que se deberá informar en el escrito de la solicitud, indicando el número de radicación y la fecha:

1.6.1. Poder debidamente otorgado, en el evento de actuarse por intermedio de apoderado.

1.6.2. Copia simple de la escritura pública o documento privado de constitución de la entidad empresarial. En el caso de sucursales de sociedades extranjeras, copia simple del instrumento de constitución de la sociedad extranjera y de la resolución o acto en que se haya acordado establecer negocios permanentes en Colombia. En caso de que no existan reformas, tal circunstancia deberé constar por escrito en la solicitud.

1.6.3. Documento compilatorio de los estatutos vigentes de la sociedad. En lo que respecta a una sucursal de sociedad extranjera, se deberá remitir copia de todas las reformas al instrumento de constitución de esa sociedad, así como del documento en el que se compilen los estatutos vigentes de la sociedad extranjera, salvo que reposen en la entidad. En caso de que no existan reformas, tal circunstancia deberé constar por escrito en la mencionada comunicación. Si dichos documentos se encuentran en idioma diferente al castellano, deberán presentarse con la respectiva traducción oficial y/o el requisito de apostilla si a ello hay lugar.

1.6.4. Copia completa autorizada del acta que corresponda a la reunión del máximo órgano social (ver capítulo III de la presente circular), en la que se haya adoptado la decisión de disminuir el capital, acompañada de la convocatoria respectiva cuando sea el caso y en la que además de lo que la ley impone, contenga la constancia que el máximo órgano social fue informado adecuadamente sobre:

a) La procedencia de los recursos con los cuales se pretende hacer efectivo reembolso de los aportes.

b) El efecto que la reducción de capital tendrá en el desarrollo del objeto social de la compañía y en el futuro cumplimiento de sus obligaciones patrimoniales.

1.6.5. Estados financieros certificados, correspondientes a las entidades empresariales participantes junto con sus notas y acompañados del dictamen del revisor fiscal (si lo hubiere).

Para estos efectos, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

a) La fecha de corte de los estados financieros preparados para decidir sobre la disminución de capital, deberá cumplir lo señalado en el numeral 4.2 del capítulo IV de la CBC.

b) Si ha transcurrido un lapso superior a 3 meses entre la fecha de corte de los estados financieros utilizados para decidir sobre la disminución de capital y la fecha en que se vaya a presentar la solicitud ante la Superintendencia de Sociedades, deberá entregarse una certificación suscrita por el representante legal, contador y el revisor fiscal (si lo hubiere), de la respectiva entidad empresarial, en la que hagan constar la ocurrencia o no de eventos que hubieren podido afectar significativamente la situación de la persona jurídica o sucursal, entre la fecha de corte de los mencionados estados financieros y la presentación de la solicitud y en la que además conste que las condiciones descritas del artículo 145 del Código de Comercio se siguen cumpliendo.

1.6.6. Certificación suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal (si lo hubiere), de la entidad empresarial solicitante, en la que se exprese si durante su existencia ha capitalizado la cuenta revalorización del patrimonio o ganancias acumuladas, específicamente en lo que corresponde al efecto de la reclasificación de la cuenta revalorización del patrimonio. En caso afirmativo, deberá indicar los montos capitalizados y la fecha, ya que, por no corresponder el capital proveniente de dicha cuenta a aportes efectivos realizados por los asociados, el mismo no es susceptible de reembolso, salvo al momento de liquidarse la sociedad (ver CBC, Cap. III, num. 3.10.1 y Cap. IV, num. 4.7.1).

1.6.7. Cuando los acreedores sociales hubieren aceptado expresamente la disminución de capital, la entidad empresarial solicitante, como lo establece el artículo 145 del Código de Comercio, deberá acompañar a la solicitud, copia de los escritos en los que los acreedores dejen constancia expresa de tal aceptación.

1.6.8. Certificación suscrita por el representante legal y contador o revisor fiscal (si lo hubiere), en la que se deje constancia de la disponibilidad de los recursos con los que se tiene la intención de efectuar el efectivo reembolso de aportes, conforme a lo dispuesto el numeral 4.7.1 del capítulo IV de la CBC.

1.6.9. En relación con las entidades empresariales que tengan pensiones a su cargo, copia del cálculo actuarial. Dicho cálculo deberá corresponder al ejercicio contable inmediatamente anterior al que se esté solicitando la autorización de la disminución de capital a la Superintendencia de Sociedades.

1.7. PROCEDIMIENTO PARA SOLEMNIZAR LA DISMINUCIÓN DE CAPITAL EN CASO DE AUTORIZACIÓN PARTICULAR. Para expedir el acto administrativo que contiene la autorización particular para el perfeccionamiento de la reforma estatutaria de disminución de capital con efectivo reembolso de aportes, se tendrá en cuenta lo siguiente:

1.7.1. La Superintendencia de Sociedades revisará que la solicitud se haya acompañado de todos los documentos indicados en este capítulo y en la ley aplicable, necesarios para el inicio del estudio.

1.7.2. En caso de faltar documentación, la Superintendencia de Sociedades procederá a requerir al solicitante para que complete la solicitud. Transcurrido el plazo otorgado sin que se reciba respuesta dará lugar a que se entienda desistido el trámite.

1.7.3. La Superintendencia de Sociedades puede solicitar para su análisis y evaluación, cualquier información adicional que considere pertinente para cada caso en particular, con el fin de garantizar la transparencia de la operación y la protección de los derechos de los acreedores y asociados.

1.7.4. Una vez la documentación se encuentre completa, la Superintendencia de Sociedades procederá a su estudio de fondo.

1.7.5. Cuando la Superintendencia de Sociedades haya expedido el acto administrativo donde conste la autorización de la disminución del capital, el solicitante podrá proceder a formalizar dicha disminución, según corresponda a cada entidad empresarial. En cualquier caso, en el acto donde se formalice dicha reforma deberá aportarse copia o dejarse constancia del cumplimiento de los requisitos que se mencionan a continuación, según sea el caso:

a) Copia del acto administrativo que contenga la autorización del Ministerio del Trabajo o la entidad que haga sus veces, en caso de que la entidad empresarial, tenga pasivo externo proveniente de prestaciones sociales, como lo establece el último inciso del artículo 145 del Código de Comercio; y

b) Constancia escrita del representante legal o apoderado de la solicitante que al momento de llevarse a cabo el acto que formalice la reforma estatutaria, no han cambiado las circunstancias que dieron lugar a la autorización de la Superintendencia conforme a los supuestos previstos en el artículo 145 del Código de Comercio.

1.7.6. El representante legal deberá radicar en la Superintendencia de Sociedades, el certificado de existencia y representación legal donde conste la inscripción del acta contentiva de la disminución de capital, dentro de los 30 días siguientes a la fecha de ejecutoria del acto administrativo que autorizó la disminución de capital. En caso de que haya disminución en la cuenta de la prima de emisión, se deberá allegar copia de los comprobantes de contabilidad mediante los cuales se haga el registro de la disminución de la cuenta mencionada.

1.7.7. La solicitud escrita deberá estar acompañada de los siguientes documentos:

a) Copia del acto administrativo a través del cual el Ministerio del Trabajo o la entidad que haga sus veces haya otorgado su autorización cuando sea procedente y;

b) Certificación del revisor fiscal o del contador, según sea el caso, donde conste que a la fecha del acto donde se formalizó la reforma estatutaria, no cambiaron las circunstancias en virtud de las cuales la Superintendencia de Sociedades impartió su autorización.

El plazo de 30 días antes mencionado podrá prorrogarse por esta Superintendencia, previa solicitud y cuando se acredite el acaecimiento de circunstancias ajenas a la voluntad del solicitante que hayan impedido adelantar el acto dirigido a formalizar la reforma estatutaria, según corresponda al régimen legal aplicable a la entidad empresarial solicitante. La Superintendencia de Sociedades procederá a estudiar la viabilidad de la solicitud y concederá un plazo razonable adicional si así lo estima conveniente.

En el caso de las sucursales de sociedades extranjeras se deberá enviar a esta superintendencia, el documento en el que se acredite que el órgano competente adoptó la decisión de disminuir el capital asignado, con la apostilla o legalización a que haya lugar según el país de domicilio, acompañado de la respectiva traducción oficial, según corresponda.

Cuando el pasivo externo de la entidad empresarial proviniere de prestaciones sociales, la Superintendencia de Sociedades estudiará y aprobará la reforma estatutaria, siempre y cuando se cumplan los requisitos previstos en este capítulo. Sin embargo, la inscripción en el registro mercantil de la disminución de capital, dependerá de la autorización que profiera el Ministerio del Trabajo.

1.8. DISMINUCIÓN DEL CAPITAL COMO EFECTO DE LA CANCELACIÓN DE INSTRUMENTOS DE PATRIMONIO PROPIOS READQUIRIDOS. Las sociedades por acciones y las limitadas, podrán readquirir los instrumentos de patrimonio propio conforme lo previsto en la ley comercial y según lo dispuesto en el numeral 3.5 del capítulo III de la CBC, siempre que se pueda verificar el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1.8.1. Que la decisión haya sido adoptada por el máximo órgano social con la mayoría prevista en la ley o los estatutos, según sea el caso;

1.8.2. Que en la operación se empleen fondos tomados de utilidades líquidas; y

1.8.3. Que las acciones, cuotas o partes de interés objeto de la compraventa se encuentren totalmente liberadas.

1.8.4. Que realizada la readquisición, deberá permanecer el número de asociados necesario para la existencia o transformación de la sociedad y cumplirse los demás requisitos legales o estatutarios.

Mientras las acciones o cuotas readquiridas pertenezcan a la sociedad y con las mismas no se adopte alguna de las medidas previstas en el artículo 417 del Código de Comercio, quedarán en suspenso todos los derechos inherentes a la participación en la sociedad. El número de acciones o cuotas que quedan en poder de los asociados es el que debe tomarse como base para determinar tanto el quórum deliberativo como la mayoría decisoria.

Cuando la entidad empresarial readquiera instrumentos de patrimonio propios y resuelva cancelarlos, se disminuirá el capital social hasta la concurrencia de su valor nominal conforme lo establece el numeral 4º del artículo 417 del Código de Comercio, lo que implicará una reforma estatutaria consistente en la disminución del capital social que, como tal, requiere de la autorización de la Superintendencia de Sociedades en los términos del artículo 145 del Código de Comercio.

SUSCRIPCIÓN DE ACCIONES Y PAGO DE DIVIDENDOS EN ACCIONES.

1.9. AUMENTO DE CAPITAL SOCIAL. El aumento de capital en sociedades por acciones puede, entre otros, operar a través de un contrato de suscripción de acciones o a través del pago del dividendo en acciones.

1.10. PRIMA DE EMISIÓN DE ACCIONES COMO ELEMENTO INESCINDIBLE DEL CAPITAL. El órgano social respectivo puede determinar libremente el precio al que serán ofrecidas las acciones, al aprobar el reglamento de colocación, con las limitaciones legales, según las cuales el precio de la oferta no deberá ser inferior al valor nominal de las acciones, salvo para los casos previstos en el artículo 42 de la Ley 1116 de 2006.

Ahora bien, si se fija un valor superior al nominal se presentará una diferencia entre el precio al que son ofrecidas las acciones y su valor nominal, lo que se denomina como “prima de emisión”. En consecuencia, dicha prima corresponderá a un sobreprecio cuya justificación se sustenta en la valorización que adquieren las acciones por el incremento del patrimonio de la sociedad.

Las especificaciones relativas a la prima de emisión y su tratamiento como elemento inescindible del capital, se encuentran desarrolladas en el numeral 3.3 del capítulo III de la CBC.

1.11. AUMENTO DE CAPITAL POR LA SUSCRIPCIÓN DE ACCIONES. La suscripción de acciones es un contrato por el cual una persona se obliga a pagar un aporte a la sociedad de acuerdo con el reglamento respectivo y a someterse a sus estatutos. A su vez, la sociedad se obliga a reconocerle la calidad de accionista y a entregarle el título correspondiente.

Para llevar a cabo la suscripción deberá disponerse de un reglamento de colocación de acciones que cumpla con los requisitos legales y que contenga la oferta de acciones.

Para el caso de capitalización de pasivos, no es necesaria la emisión del reglamento mencionado.

1.12. PROPORCIÓN PARA LA SUSCRIPCIÓN DE ACCIONES. La proporción es la medida en que cada accionista podrá suscribir en una emisión. Esta proporción se obtiene de dividir el número de acciones suscritas y en circulación, entre el número de acciones que serán ofrecidas.

Para determinar la proporción para la suscripción de acciones de cada accionista, el valor determinado en la división, se deberá multiplicar por el total de acciones del que cada accionista sea titular en la fecha de la oferta y con este resultado, se establece el número de acciones que el accionista podrá suscribir preferentemente.

Salvo disposición estatutaria o del máximo órgano social, si al aplicar la proporción llegaran a resultar fracciones de acciones, el(os) titular(es) de tales fracciones, únicamente podrán negociarlas hasta completar la unidad de la acción, a partir del aviso de oferta para la suscripción de acciones.

Cuando las fracciones no fueren negociadas deben continuar en la reserva. Tampoco es posible la aproximación de dichas fracciones a la unidad, por cuanto con ello se excedería el número de acciones ofrecidas.

1.13. TÉRMINO DE LA OFERTA PARA EMITIR ACCIONES. El término de la oferta para colocar acciones no podrá ser menor de quince días ni exceder de tres meses, contados a partir de la fecha de la expedición del aviso correspondiente.

En atención a que los sábados resultan hábiles solo cuando en las oficinas de administración de la sociedad se labora tales días, para determinar el cómputo de los días en que se efectúe la oferta, no podrán ser incluidos los sábados, si durante estos no se labora ordinariamente en las oficinas de la administración. Tampoco se incluirán los domingos y festivos, aun cuando en las oficinas de administración se laboren dichos días.

Podrá reducirse el plazo de la oferta a menos de quince días, siempre y cuando su modificación sea aceptada por todos sus destinatarios. Para tales efectos, aunque en el reglamento se fije el plazo de quince días, la aceptación podría darse al día siguiente de ser expedido el respectivo reglamento, por debajo del término mínimo en este expresado, siempre que se garantice a todos los destinatarios la posibilidad de suscribir.

Si bien en las sociedades por acciones simplificadas se podrán acordar plazos distintos para la oferta y suscripción de acciones, lo dispuesto en este numeral se podrá aplicar de forma supletiva.

1.14. DERECHO DE PREFERENCIA EN LA SUSCRIPCIÓN DE ACCIONES. El derecho de preferencia en la suscripción de acciones implica que cada accionista, antes que cualquier otro interesado, pueda suscribir preferentemente una cantidad proporcional de acciones a las que posea a la fecha de la oferta para la emisión de acciones y tiene las siguientes características:

1.14.1. El derecho de preferencia en la suscripción de acciones, otorga la posibilidad de que los asociados mantengan en la sociedad su actual participación porcentual dentro de la composición del capital social y puedan con ello conservar el mismo poder patrimonial y político dentro del ente jurídico.

1.14.2. No es necesario que se pacte en los estatutos, pues es un elemento de la naturaleza del contrato de sociedad, pero puede prescindirse de este derecho si así lo establecen los estatutos, porque el máximo órgano social de la sociedad así lo decida, según lo dispuesto en la ley aplicable o porque el accionista renuncia o cede su derecho de preferencia.

1.14.3. Para el ejercicio del derecho de preferencia, los suscriptores serán los accionistas que figuren inscritos en el libro de registro de accionistas en la fecha en que se produzca el aviso de oferta o en caso de que se haya cedido dicho derecho, sus cesionarios.

1.15. PLAZO PARA NEGOCIAR EL DERECHO DE SUSCRIBIR ACCIONES DE LOS ASOCIADOS. El derecho de suscripción de acciones es negociable a partir de la fecha del aviso de oferta y debido a que el plazo de la oferta no puede ser inferior a quince días, ni exceder de tres meses, quien tenga la condición de accionista, dentro de los plazos mencionados podrá negociar total o parcialmente su derecho a suscribir mediante carta dirigida a la sociedad con el nombre del cesionario o cesionarios.

1.16. OFRECIMIENTO A TERCEROS Y FIJACIÓN DEL PRECIO. Cuando el máximo órgano social decida ofrecer las acciones o cuotas a asociados y/o terceros, deberá hacerlo conforme a lo que se prevea en los estatutos y en el reglamento de colocación o suscripción de acciones.

El máximo órgano social o la junta directiva, según sea el caso, podrán determinar libremente el precio al que serán ofrecidas la acciones siempre que se ofrezcan, como mínimo, a un precio igual a su valor nominal.

En el evento en que se fije un valor superior al nominal, la diferencia entre el precio al que son ofrecidas las acciones y su valor nominal, se deberá cumplir lo dispuesto en el numeral 3.3 del capítulo III de la CBC, para la prima de emisión.

1.17. IMPROCEDENCIA DE LA EXIGENCIA DE OBLIGAR AL ACCIONISTA A SUSCRIBIR UN MONTO MÍNIMO DE ACCIONES. Cuando no haya sido excluido el derecho de preferencia para la suscripción de acciones por voluntad de los asociados, los accionistas tienen derecho a suscribir preferencialmente en toda nueva emisión de acciones una cantidad proporcional a las que posean en la fecha en que se apruebe el reglamento. No procede la obligación para los asociados de suscribir un monto mínimo o paquete de acciones en una nueva emisión de acciones, salvo que así se estipule en el contrato de sociedad.

1.18. AUTORIZACIÓN PARA LA COLOCACIÓN DE ACCIONES ORDINARIAS DE LAS SOCIEDADES SOMETIDAS A CONTROL. La Superintendencia de Sociedades está facultada para autorizar la colocación de acciones de las sociedades sometidas a control. La solicitud de autorización de colocación de acciones ordinarias, deberá cumplir en todo caso, con lo previsto en los artículos 385 al 392 del Código de Comercio.

De acuerdo con lo anterior, la solicitud antes mencionada, deberá acompañarse de los siguientes documentos:

1.18.1. Copia del acta de la reunión debidamente asentada en el libro de actas, donde conste la decisión del órgano competente de la sociedad respecto de la autorización de la emisión de acciones suscrita por quienes hubieren actuado como presidente y secretario de la reunión, en cumplimiento de los requisitos previstos en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio.

1.18.2. El reglamento de suscripción de acciones que deberá contener los requisitos previstos en el artículo 386 del Código de Comercio.

1.19. PAGO DE DIVIDENDO EN ACCIONES. El capital social también se podrá aumentar por el pago de dividendo en acciones. Esta operación deberá tener en cuenta las siguientes reglas:

1.19.1. No podrá distribuirse suma alguna por concepto de utilidades si estas no se hallan justificadas en los estados financieros reales y fidedignos, así como tampoco podrán distribuir estas sumas, si no se han enjugado pérdidas de ejercicios anteriores que afecten el capital.

1.19.2. El dividendo podrá pagarse en forma de acciones liberadas cuando así lo apruebe la asamblea general de accionistas con el voto del 80% de las acciones presentes en la reunión.

En todo caso, cuando se configure una situación de control por subordinación en los términos previstos en la ley, solo podrá pagarse el dividendo en acciones o cuotas liberadas de la misma sociedad a los socios que así lo acepten. A falta de esta mayoría, solo podrán entregarse tales acciones a título de dividendo a los accionistas que así lo acepten.

Para el pago de dividendos en acciones, no se requiere elaborar reglamento de colocación de acciones, por cuanto no se está en frente de un contrato de suscripción de acciones por no haber un pago de aporte. Por lo tanto, no existe el consentimiento para celebrarlo toda vez que se trata de un negocio jurídico de pago o reconocimiento cierto de un derecho que corresponde al accionista y que tiene como fuente el contrato de sociedad; no puede hablarse de una oferta de acciones, por cuanto la relación jurídica que se configura en ella constituye el proyecto de un negocio jurídico que una persona formula a otra por tratarse de la extinción de una obligación por un medio de pago.

1.19.3. El derecho que tiene el accionista sobre la capitalización de utilidades es abstracto, por cuanto se concreta en el momento en que se ha decretado el dividendo. Pero, así como el máximo órgano social con el quórum previsto en los estatutos, puede inmovilizar las utilidades no distribuidas, dándoles una destinación específica, goza de los mismos poderes para inmovilizar reservas o utilidades no distribuidas a través de su capitalización.

Es legítimo que el máximo órgano social decida apropiar parte de las utilidades para la constitución de reservas ocasionales, siempre que no se vulnere el reparto mínimo de estas. En criterio de esta entidad, lo que sí constituye una situación abusiva, es retener indebidamente sumas que corresponden a utilidades cuya distribución no es legalmente obligatoria, para afectar a la compañía, a otros accionistas o para obtener para sí o para un tercero una ventaja injustificada.

1.19.4. La posibilidad de que las utilidades puedan ser distribuidas no implica que estas ingresen al patrimonio del accionista, porque se trata de una simple expectativa de un derecho, ya que su efectividad depende de la voluntad social manifestada a través de la asamblea.

1.20. SANCIONES. Quienes incumplan las instrucciones derivadas del presente capítulo, podrán ser sujeto de investigación de conformidad con las facultades establecidas en la ley y cuando se verifique el incumplimiento de las siguientes obligaciones:

1.20.1. Realizar los trámites para formalizar la reforma estatutaria consistente en la disminución de capital con efectivo reembolso de aportes sin haber obtenido la autorización particular de que trata el presente capítulo.

1.20.2. No haber enviado los documentos que den cuenta de la formalización de la reforma estatutaria dentro del término aquí previsto.

1.20.3. No conservar los documentos mencionados en el numeral 1.4 del presente capítulo.

CAPÍTULO II.

AUTORIZACIÓN PARA EMITIR ACCIONES CON DIVIDENDO PREFERENCIAL Y SIN DERECHO A VOTO O ACCIONES PRIVILEGIADAS.

La participación en el capital social implica a su vez, la existencia de un derecho a participar en las deliberaciones para la toma de decisiones del máximo órgano social de la compañía. Aunque este derecho, se puede considerar, en principio, inescindible de la participación en el capital, el legislador creó mecanismos a través de los cuales es posible disociar la participación en el capital de los derechos políticos que confiere dicha participación; este es el caso de las acciones que otorgan al asociado un dividendo preferencial (beneficio económico preferente que compensa la privación política de la sociedad, pero que anula el derecho al voto de este accionista, permitiéndole a la sociedad acceder a un mecanismos de financiación que no necesariamente implican la pérdida de control).

Por su parte, las acciones privilegiadas, son aquellas que además de otorgar a sus titulares todos los derechos políticos y económicos que confieren las acciones ordinarias, conceden otro beneficio adicional como: (i) un derecho preferencial para su reembolso en caso de liquidación hasta concurrencia de su valor nominal; (ii) un derecho a que de las utilidades se les destine, en primer término, una cuota determinada, acumulable o no; o (iii) cualquier otra prerrogativa de carácter exclusivamente económico que se pacte en el contrato social.

2.1. COMPETENCIA. Corresponde a la Superintendencia de Sociedades autorizar la colocación de acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto o de acciones privilegiadas en sociedades comerciales y empresas unipersonales vigiladas, en las sociedades sometidas a control y en las sociedades sometidas a la supervisión de otra entidad que no cuenten con las facultades de autorizar esta operación.

2.2. TIPOS DE AUTORIZACIÓN. Para la colocación de acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto o de acciones privilegiadas, existen dos regímenes de autorización; el régimen de autorización general y el régimen de autorización particular.

Se encuentran bajo el régimen de autorización general, las sociedades o empresas unipersonales que no cumplan los supuestos previstos en el numeral 2.4 del presente capítulo, sin perjuicio de su verificación posterior por parte de la Superintendencia de Sociedades y de la obligación de cumplir con la totalidad de requisitos de transparencia que más adelante se señalan.

Por su parte, bajo el régimen de autorización particular, le corresponde a la Superintendencia de Sociedades en ejercicio de sus funciones, autorizar la colocación de las acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto o de acciones privilegiadas de las sociedades o empresas unipersonales cuando el máximo órgano social tome la decisión de llevar a cabo la emisión y colocación, de conformidad y en las situaciones concretas indicadas en las disposiciones de este capítulo.

2.3. REQUISITOS DE TRANSPARENCIA Y REVELACIÓN PARA LOS SUJETOS QUE SE ENCUENTREN EN EL RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN GENERAL. Las sociedades y empresas unipersonales destinatarias del régimen de autorización general, deben cumplir con la totalidad de los requisitos de transparencia y revelación. Los documentos que den cuenta del cumplimiento de estos requisitos, deberán conservarse por un término de 10 años.

Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento de los demás requisitos señalados en la ley para este tipo de reformas:

2.3.1. Convocatorias dirigidas a los asociados respecto de la reunión del órgano competente de la sociedad en la que hubieren aprobado la colocación de acciones, salvo que en la respectiva reunión hubiere estado representada la totalidad de las acciones suscritas y en circulación o de las cuotas sociales o partes de interés en las que se divida el capital de la sociedad, según corresponda.

2.3.2. Acta de la reunión asentada en el libro correspondiente donde conste la decisión del órgano competente de la sociedad, suscrita por quienes hubieren actuado como presidente y secretario de la reunión, en cumplimiento de los requisitos previstos en la ley.

2.3.3. El reglamento de suscripción de acciones deberá contener, salvo disposición legal expresa, por lo menos lo siguiente:

a) La cantidad de acciones que se ofrezcan, las cuales tendrán el mismo valor nominal de las acciones ordinarias. En el caso de las acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, estas no podrán representar más del 50% del capital suscrito. En el caso de una sociedad por acciones simplificada se puede pactar una proporción diferente.

b) La proporción y forma en que podrán suscribirse y el plazo para el pago de las acciones.

c) El plazo de la oferta, que no será menor de 15 días ni mayor a 3 meses.

d) El dividendo mínimo preferencial a que tienen derecho los titulares de las acciones.

e) El número de ejercicios sociales hasta el cual se podrá acumular el dividendo mínimo.

f) La forma como será pagado tal dividendo.

g) Detallar los derechos que se van a conferir a los titulares de estas acciones.

h) Detallar los eventos en que las acciones con dividendo preferencial conferirán a sus titulares el ejercicio del derecho al voto.

i) Los demás derechos que la sociedad considere pertinentes.

2.4. RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN PARTICULAR. La Superintendencia de Sociedades autorizará de manera previa a través de acto administrativo, a las sociedades que tomen la decisión de emitir acciones con dividendo preferencial sin derecho a voto o de acciones privilegiadas a través de la decisión del máximo órgano social y siempre que cumplan con alguno de los siguientes supuestos:

2.4.1. Que se encuentren sometidas a grado de control por parte de esta superintendencia.

2.4.2. Que se encuentren vigiladas por la Superintendencia de Sociedades por una causal distinta a las señaladas en el numeral 1º y 2º del artículo 2.2.2.1.1.1 del Decreto 1074 de 2015 (por activos o ingresos).

2.5. AUTORIZACIÓN PARTICULAR EN CASOS DE SUPERVISIÓN RESIDUAL. Cuando la Superintendencia de Sociedades deba conocer de una autorización bajo este capítulo al no tener expresamente asignada esa facultad otra autoridad de supervisión, dicha autorización particular será necesaria solamente cuando la sociedad emisora supere los montos de activos o ingresos señalados en el artículo 2.2.2.1.1.1 del Decreto 1074 de 2015 como causal de vigilancia.

2.6. DOCUMENTACIÓN PARA LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARTICULAR. Para efectos de obtener la autorización particular, quienes se encuentren en las causales previstas en el numeral 2.4. o 2.5 de este capítulo, deberán presentar una solicitud firmada por representante legal o apoderado debidamente constituido. Esta solicitud deberá acompañarse de los siguientes documentos, salvo que obren en los archivos de esta superintendencia, circunstancia que deberá indicarse expresamente en la solicitud, mencionando el número de radicación y fecha:

2.6.1. Poder debidamente otorgado, en el evento en que se actúe por medio de apoderado.

2.6.2. Copia del acta del máximo órgano social en la cual se decidió la emisión de acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto o de acciones privilegiadas.

2.6.3. Copia del acta del órgano competente de la sociedad de acuerdo con sus estatutos o el régimen legal que le sea aplicable, donde conste la aprobación del reglamento de suscripción de acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto o de acciones privilegiadas, conforme a lo que se prevé para este reglamento en la ley y en el numeral 2.3.3 del presente capítulo.

2.7. AVISO A LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Quienes se encuentren sometidos al régimen de autorización general, una vez vencido el término de la oferta para suscribir, el representante legal y el revisor fiscal (si lo hubiere), deberán comunicar a la Superintendencia de Sociedades, detallando la información exigida por el artículo 392 del Código de Comercio, sus adiciones o modificaciones.

2.8. PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN PARTICULAR Y OBLIGACIONES POSTERIORES. Para expedir el acto administrativo que contiene la autorización particular para colocar acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto o acciones privilegiadas se tendrá en cuenta lo siguiente:

2.8.1. La Superintendencia de Sociedades revisará que la solicitud se haya acompañado de todos los documentos indicados en este capítulo y en la ley aplicable, necesarios para el inicio del estudio.

2.8.2. En caso de faltar documentación, la Superintendencia de Sociedades procederá a requerir al solicitante para que complete la solicitud. Transcurrido el plazo otorgado sin que se reciba respuesta dará lugar a que se entienda desistido el trámite.

2.8.3. La Superintendencia de Sociedades puede solicitar para su análisis y evaluación cualquier información adicional que considere pertinente para cada caso en particular, con el fin de garantizar la transparencia de la operación y la protección de los derechos de los asociados.

2.8.4. Una vez la documentación se encuentre completa, la Superintendencia de Sociedades procederá a su estudio de fondo.

2.8.5. Una vez obtenido el permiso para la colocación, la misma no estará sometida a formalidades especiales y podrá acreditarse por cualquier medio de prueba.

2.9. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO. Quienes incumplan las instrucciones derivadas del presente capítulo y estando en la obligación, no soliciten autorización para la emisión de acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto o acciones privilegiadas, podrán ser sujeto de investigación de conformidad con las facultades establecidas en la ley.

CAPÍTULO III.

REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL Y DE LA JUNTA DIRECTIVA.

GENERALIDADES DE LAS REUNIONES.

3.1. REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL. Los asociados se reunirán de manera ordinaria en junta de socios o asamblea general de accionistas por lo menos una vez al año, en la época fijada en los estatutos sociales y en silencio de estos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio; también se reunirán en forma extraordinaria cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la sociedad, según convocatoria de los órganos o entidades competentes.

Para efectos del presente capítulo, se hará referencia a la sociedad por acciones simplificadas como SAS.

3.2. TIPOS DE REUNIONES. El máximo órgano social podrá reunirse a través de reuniones ordinarias y extraordinarias, las cuales pueden ser presenciales, no presenciales o mixtas, según lo que se pacte en los estatutos. También existen otras reuniones denominadas: i) por derecho propio, ii) de segunda convocatoria y iii) universales.

3.2.1. Reuniones ordinarias: son aquellas que se celebran por lo menos una vez al año en la época convenida en los estatutos de la sociedad y, a falta de esta estipulación, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio.

3.2.2. Reuniones extraordinarias: son aquellas que permiten atender asuntos de carácter imprevistos o urgentes y deben seguir las reglas establecidas en la ley y en los estatutos.

3.2.3. Reuniones por derecho propio: se encuentran previstas en la ley y deben efectuarse el primer día hábil del mes de abril a las 10:00 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad cuando por cualquier circunstancia no se haya convocado a la reunión ordinaria del máximo órgano social. Estas condiciones no son susceptibles de ser modificadas por acuerdo privado.

A este tipo de reuniones, les son aplicables las siguientes reglas:

a) Se entiende que no hay convocatoria cuando esta no se haya efectuado o cuando la citación se haya realizado con omisión de alguno de los requisitos en cuanto a medio, antelación o persona facultada para realizarla.

b) En las sociedades que no tengan oficinas de administración en la sede de su domicilio principal, no podrá realizarse este tipo de reuniones por cuanto no se cumple con el requisito que sobre el particular exige el artículo 422 de Código de Comercio. Si los administradores de la sociedad prohíben la entrada a las oficinas de administración, la reunión deberá celebrarse en la puerta de acceso, puesto que no es posible cambiar el lugar señalado por la ley para la celebración de la reunión por derecho propio.

c) Si en las oficinas de administración de la sociedad se labora habitualmente los días sábados, estos se consideran hábiles para efectos de la reunión, salvo que, de manera excepcional, algunos de estos no lo sean.

d) Siempre que proceda la celebración de la reunión por derecho propio, surge para los asociados la posibilidad de ejercer el derecho de inspección, en las condiciones consagradas por la ley.

e) En las reuniones por derecho propio se puede deliberar con cualquier número plural de asociados sin importar el número de acciones o cuotas sociales representadas. Las decisiones podrán tomarse con el voto favorable de por lo menos la mitad más una de tales acciones o cuotas sociales representadas, a no ser que se trate de decisiones para las cuales la ley o los estatutos exijan una mayoría especial, caso en el cual deberán tomarse con dicha mayoría.

f) En las SAS, el quórum para las reuniones por derecho propio, se podrá conformar con un número de accionistas que no tiene que ser plural y cualquiera sea la cantidad de acciones que represente.

3.2.4. Reuniones de segunda convocatoria: ocurren cuando a pesar de haberse efectuado la convocatoria en debida forma, la reunión convocada, ordinaria o extraordinaria no puede celebrarse por falta de quórum.

Dicha modalidad de reunión tiene los siguientes requisitos:

a) Que la reunión ordinaria o extraordinaria, debidamente convocada, no se haya llevado a cabo por falta de quórum.

b) Que se convoque a la nueva reunión. En este sentido es preciso tener en cuenta que cuando para la primera reunión ordinaria se haya citado con la antelación debida para ejercer el derecho de inspección, no será necesario volver a citar con la misma antelación, debido a que el derecho de inspección ya se concedió para la primera reunión.

c) Que se realice no antes de diez días hábiles ni después de treinta días hábiles, contados desde la fecha fijada para la primera reunión.

d) Que exista pluralidad de asociados para decidir, cualquiera que sea la cantidad de partes de interés, cuotas o acciones representadas, siempre y cuando se respeten las mayorías especiales determinadas en la ley o en los estatutos, sin perjuicio de las normas especiales existentes para los emisores de valores. Así, por ejemplo, si se trata de una sociedad de responsabilidad limitada y asisten a la reunión un número plural de socios que representan el 60% de la totalidad de las cuotas en que se divide el capital social, no podrán aprobar una reforma estatutaria porque para ello se requiere de un porcentaje no inferior al 70% del total del capital social, pero en ningún caso, de las cuotas representadas en la reunión.

e) En la SAS, debe tenerse en cuenta que en la primera convocatoria para una reunión de la asamblea de accionistas podrá incluirse igualmente la fecha en que habrá de realizarse una reunión de segunda convocatoria en caso de no haberse llevado a cabo la primera reunión por falta de quórum.

El quórum en este tipo social para las reuniones de segunda convocatoria, se podrá conformar con un número de accionistas que no tiene que ser plural y cualquiera sea la cantidad de acciones que represente.

Igualmente, en la SAS, los accionistas podrán renunciar a su derecho a ser convocados, así como al derecho de inspección, por comunicación escrita enviada al representante legal antes, durante o después de la sesión correspondiente. La renuncia al derecho a ser convocados también puede efectuarse con la asistencia a la reunión respectiva, salvo que antes de la iniciación de la reunión, expresen su inconformidad con la ausencia de convocatoria.

3.2.5. Reuniones universales: pueden realizarse cualquier día y en cualquier lugar dentro o fuera del domicilio social, siempre que se encuentren reunidos la totalidad de asociados y no requieren convocatoria. Bajo el criterio de esta superintendencia, se entiende el domicilio como la ciudad o municipio en donde se encuentra matriculada la sociedad.

3.2.6. Reuniones no presenciales: habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva, cuando por cualquier medio, todos los socios o accionistas o miembros de junta directiva que asisten a la reunión, según sea el caso, puedan tomar decisiones por comunicación sucesiva o simultánea y siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente, conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 (ver numeral 3.26.4 del presente capítulo)

Para la toma de decisiones por mecanismos electrónicos prevista en el artículo 20 de la Ley 222 de 1995; no es necesaria la existencia de convocatoria, por cuanto se exige que todos los miembros del órgano colegiado expresen el sentido de su voto (ver numeral 3.28 del presente capítulo).

En la SAS también se podrá realizar reuniones por comunicación simultánea o sucesiva. En caso de no establecerse mecanismos estatutarios para la realización de reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y para la adopción de decisiones por consentimiento escrito, se seguirán las reglas previstas en los artículos 19 a 21 de la Ley 222 de 1995.

3.2.7. Reuniones mixtas: son aquellas en las que, conforme se determine en la convocatoria, algunos de sus participantes asisten físicamente (presencialmente) y otros virtualmente (no presencialmente).

CONVOCATORIA.

El acto de convocatoria a la reunión del máximo órgano social es uno de los más importantes dentro del funcionamiento de una sociedad, en especial para preservar valores de gobierno corporativo como la transparencia y la claridad en las comunicaciones entre la administración y los asociados. En ese sentido, las reglas legales sobre este tema buscan que, sin sacrificar la flexibilidad necesaria para la administración de una sociedad, se informe de forma oportuna, clara y completa, a todos los socios, la fecha de una próxima reunión, la modalidad bajo la cual habrá de realizarse y los detalles que para ello sean necesarios y los temas que serán discutidos. Por supuesto, la intención es que se cuente con esa información, así como con la adicional que sea necesaria para el adecuado conocimiento de los asuntos por parte de los asociados, con una antelación suficiente que les permita informarse y llegar a la reunión a ejercer de forma consciente sus derechos. A continuación, se presenta el resumen de las reglas que se deben tener en cuenta:

3.3. REGLAS DE CONVOCATORIA A LA REUNIÓN DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL. Para efectos de las reuniones, deberán tenerse en cuenta las reglas de convocatoria previstas en la ley y en los estatutos sociales para cada evento, las cuales se resumen a continuación:

3.3.1. Personas facultadas para convocar: únicamente pueden convocar a las reuniones de la asamblea general de accionistas o de la junta de socios, las personas legalmente facultadas para ello. Es decir, los administradores, el revisor fiscal o la Superintendencia de Sociedades, en este último caso, cuando le sea solicitado en ejercicio de las medidas administrativas previstas en el artículo 87 de la Ley 222 de 1995.

En el último caso, los principales llamados a convocar al máximo órgano social son los órganos internos de administración y el de control de la sociedad y, de manera subsidiaria, podría suplir ese rol el supervisor natural, sin perjuicio de las posibles sanciones que se deriven para aquellos que, teniendo el deber, no ejercen sus funciones adecuadamente.

Conforme a lo anterior, por regla general los socios no pueden convocar directamente, salvo que se trate de lo previsto para decidir sobre la acción social de responsabilidad. En el caso de la SAS, los accionistas sí pueden convocar directamente si así lo contemplan los estatutos.

3.3.2. Medio para convocar: es el que se pacte por los asociados en los estatutos o a falta de esta estipulación, se seguirá lo que indiquen las normas vigentes, esto es mediante aviso publicado en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Al respecto, es importante destacar el valor de las estipulaciones estatutarias para darle flexibilidad a estos mecanismos de comunicación con los socios, lo que no necesariamente ocurre cuando el mecanismo supletivo debe ser el aplicable.

3.3.3. Término de antelación para convocar: para las reuniones en las que hayan de aprobarse estados financieros de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con 15 días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará con una antelación de 5 días comunes.

En las sociedades por acciones simplificadas, las reuniones podrán ser convocadas cuando menos con 5 días de antelación, incluidas aquellas en las que han de aprobarse estados financieros de fin de ejercicio.

Los días de antelación para la convocatoria se contarán desde el día siguiente a la fecha en que esta se efectúe, hasta la medianoche del día anterior a la reunión; de modo que para establecer la antelación no se tendrán en cuenta ni el día de la convocatoria, ni el de la reunión. Si en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad opera de manera ordinaria los días sábados, se tendrán como hábiles para tal fin. De modo contrario, los domingos y festivos no serán computables en ningún caso.

3.3.4. Contenido de la convocatoria: el contenido de la convocatoria es el que se especifica en el numeral 3.4 del presente capítulo.

3.4. CONTENIDO DE LA CONVOCATORIA. La convocatoria deberá tener cuanto menos, lo siguiente:

3.4.1. Nombre de la sociedad.

3.4.2. Órgano que convoca.

3.4.3. Fecha de la reunión.

3.4.4. Hora de la reunión.

3.4.5. Ciudad.

3.4.6. Indicar si la reunión es presencial, no presencial o mixta. Si la reunión es presencial, la reunión del máximo órgano social debe realizarse en el domicilio principal de la sociedad (salvo los casos de reuniones universales) y se indicará la dirección completa que permita individualizar plenamente el lugar donde se llevará a cabo la reunión. Para la SAS, se aclara que la asamblea de accionistas podrá reunirse en el domicilio principal o fuera de él, aunque no esté presente un quórum universal, siempre y cuando se cumplan los requisitos de quórum y convocatoria previstos en los artículos 20 y 22 de la Ley 1258 de 2008.

3.4.7. Para las reuniones no presenciales y mixtas, será necesario advertir sobre el medio utilizado para el desarrollo de la reunión (plataforma tecnológica, línea telefónica, entre otras), el procedimiento para la verificación de la identidad de los participantes y la forma en la que se dará el uso de la palabra.

3.4.8. Orden del día, cuando se trate de reuniones extraordinarias o en las ordinarias o extraordinarias de la SAS.

3.4.9. En los casos de fusión, escisión, transformación o cancelación de la inscripción en el registro nacional de valores o en bolsa de valores, debe hacerse expresa mención de la posibilidad que tienen los socios de ejercer el derecho de retiro (ver capítulo VI de la presente circular).

3.4.10. En el caso de las sociedades anónimas inscritas en el registro nacional de valores o en bolsa de valores, para el aumento del capital autorizado o disminución del suscrito, debe hacerse expresa mención en el orden del día de la convocatoria.

3.4.11. Cuando se trate de aprobar estados financieros, se sugiere indicar a los asociados que tienen a su disposición todos los documentos para el ejercicio del derecho de inspección (ver el título III, numerales 3.6 al 3.12 del presente capítulo).

3.4.12. Las previsiones legales en materia de convocatoria para la SAS, son de carácter supletivo, por lo que los asociados podrán pactar en los estatutos reglas diferentes sobre medio y personas facultadas para convocar. En caso de la antelación para convocar, podrán pactarse reglas superiores.

También en este tipo social, los accionistas podrán renunciar a su derecho a ser convocados a una reunión determinada de la asamblea, mediante comunicación escrita enviada al representante legal de la sociedad antes, durante o después de la sesión correspondiente. Igualmente, si no hubieren sido convocados a la asamblea, se entenderá que los accionistas que asistan a la reunión correspondiente han renunciado al derecho a ser convocados, a menos que manifiesten su inconformidad con la falta de convocatoria antes de que la reunión se lleve a cabo.

La Superintendencia de Sociedades podrá solicitar una copia de la convocatoria cuando lo estime pertinente, para verificar el cumplimiento de las normas.

3.5. ORDEN DE CONVOCATORIA POR LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Los interesados podrán solicitar a la Superintendencia de Sociedades que ordene a los obligados a realizar una convocatoria del máximo órgano social o hacerla directamente, cuando las sociedades no se encuentren sometidas a la supervisión de otra entidad que cuente con la facultad de ordenar o convocar la reunión del máximo órgano social. Para estos efectos, se aplicarán las siguientes reglas:

3.5.1. Para sociedades inspeccionadas, se deberán acreditar la totalidad de los siguientes requisitos:

a) Que el máximo órgano social no se hubiere reunido en las oportunidades señaladas por la ley o por los estatutos.

b) Que la solicitud sea elevada por uno o más asociados representantes de no menos del diez por ciento del capital social o alguno de sus administradores.

c) Que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior la sociedad registre activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes o ingresos iguales o superiores a tres mil (3.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

3.5.2. Para sociedades vigiladas o controladas: la solicitud ante la Superintendencia de Sociedades, procederá en cualquiera de los siguientes casos:

a) Cuando la sociedad no se hubiere reunido en las oportunidades señaladas por la ley o por los estatutos.

b) Cuando se hubieren cometido irregularidades graves en la administración que deban ser conocidas o subsanadas por la asamblea; y

c) Por solicitud del número plural de accionistas determinado en los estatutos y a falta de esta fijación, por el que represente no menos de la quinta parte de las acciones suscritas.

La orden de convocar la asamblea será cumplida por el representante legal o por el revisor fiscal.

DERECHO DE INSPECCIÓN.

El derecho de inspección es tal vez uno de los principales instrumentos con que cuentan los asociados, en especial los que no están involucrados en la administración de la sociedad, para acceder a información relacionada con su inversión. Desde ese punto de vista se trata de un importante derecho cuyo ejercicio debe ser respetado no solo por los administradores, quienes además deben buscar mecanismos prácticos que verdaderamente faciliten su ejercicio, sino también por los demás socios, ya que consiste en uno de los principales instrumentos que permiten el control de las inversiones en las sociedades de capital cerrado.

A continuación, se destacan algunos aspectos básicos sobre su contenido, su ejercicio y las implicaciones de no respetarlo por parte de administradores o revisores fiscales. Es importante señalar que los mismos asociados, sea al momento de la constitución de la sociedad o en etapas posteriores, pueden establecer algunas reglas que busquen garantizar un ejercicio práctico y efectivo de este derecho de información a los socios, sin que por ello se afecten las labores de administración de los demás funcionarios de la sociedad.

3.6. DERECHO DE INSPECCIÓN. El derecho de inspección es una prerrogativa individual inherente a la calidad de asociado consistente en la facultad que tienen de examinar, directamente o mediante persona autorizada para el efecto, los libros y papeles de la sociedad en la cual realizaron sus aportes, con el fin de enterarse de su situación administrativa, financiera, contable y jurídica.

Este derecho, de manera correlativa, implica la obligación de los administradores de permitir el examen de la referida información, en los términos y condiciones que exigen tanto las normas contables, como las normas propias del ordenamiento societario y los estatutos sociales de cada sociedad.

3.6.1. Personas autorizadas para ejercer el derecho de inspección: los asociados podrán ejercer este derecho por conducto de un representante debidamente facultado o asistir acompañado de un profesional con el conocimiento técnico para examinar los papeles de la sociedad. En este caso el asociado será responsable del uso indebido que de la información llegue a hacer ese tercero.

3.6.2. El derecho de inspección en las reuniones universales: en las reuniones de carácter universal sin previa convocatoria en las que se consideren estados financieros de fin de ejercicio, hay renuncia tácita del ejercicio del derecho de inspección sobre los libros y documentos sociales, en el entendido que la asistencia espontánea de la totalidad de los asociados, con la intención de conformar el máximo órgano social y aprobar los estados financieros, permite prescindir de la antelación para ese efecto.

No ocurre lo mismo en las reuniones por derecho propio, en las que el presupuesto para su procedencia es la indebida convocatoria o la falta de ella, evento en el cual, los asociados están habilitados para ejercer el derecho de inspección según el tipo societario, sin que sea necesario dar un nuevo término para su ejercicio (ver num. 3.2.3).

3.6.3. Renuncia del derecho de inspección en la SAS: en la SAS, los accionistas podrán renunciar a su derecho a ser convocados, así como al derecho de inspección, por comunicación escrita enviada al representante legal de la sociedad antes, durante o después de la sesión correspondiente. La renuncia al derecho a ser convocados también puede efectuarse con la asistencia a la reunión respectiva, salvo que antes de la iniciación de la reunión, expresen su inconformidad con la ausencia de convocatoria. Esto no es aplicable a los demás tipos societarios.

3.7. OPORTUNIDAD, LUGAR Y CONDICIONES GENERALES PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE INSPECCIÓN. Dependiendo del tipo societario, existen limitaciones temporales para ejercer el derecho de inspección.

La oportunidad para ejercer el derecho de inspección varía dependiendo del tipo societario, tal y como se indica a continuación:

Tipo societario	Oportunidad para ejercer el derecho de inspección
Sociedades colectivas	En cualquier momento, según el artículo 314 del Código de Comercio.
Sociedades en comandita	En cualquier momento, según el artículo 328 del Código de Comercio.
Sociedades de responsabilidad limitada	En cualquier momento, según el artículo 369 del Código de Comercio.
Sociedades anónimas	Dentro de los quince (15) días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general de accionistas, en que se vayan a considerar los estados financieros, según los artículos 379, 422 y 447 del Código de Comercio.
Sociedades por acciones simplificadas	Durante los cinco (5) días hábiles anteriores a la reunión en la que se han de aprobar estados financieros de fin de ejercicio, a menos que en los estatutos sociales se convenga un término superior, según el artículo 20 de la Ley 1258 de 2008.

Respecto del lugar para el ejercicio del derecho de inspección este será ejercido en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad, independientemente del tipo societario de que se trate. No obstante, los administradores podrán disponer que se ejerza mediante el uso de repositorios de información digital u otros instrumentos tecnológicos que salvaguarden la reserva de la información. En todo caso, sin importar el medio a través del cual se tenga acceso a la información, los asociados son responsables de su uso adecuado y de los perjuicios que le pueda causar a la sociedad y del acceso a la misma por parte de quienes no tengan derecho a ello (ver numeral 3.8 del presente capítulo).

Si por alguna razón el asociado se ve impedido para ejercer su derecho de inspección o surge una controversia en relación con este, de conformidad con el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, tal circunstancia deberá ser puesta en conocimiento de la entidad que ejerza inspección y vigilancia o control de la sociedad, para que adopte las medidas a que hubiere lugar.

El ejercicio del derecho de inspección no podrá atentar contra la buena marcha de la sociedad, por lo que si bien, por ejemplo, la asistencia diaria del asociado a ejercer su derecho estaría amparada por el hecho de que la ley determina que en algunos tipos societarios se puede hacer en cualquier tiempo, tal conducta podría afectar el funcionamiento de la administración y podría constituir un exceso en el ejercicio del referido derecho.

3.8. ALCANCE DEL DERECHO DE INSPECCIÓN. Para ejercer y permitir el ejercicio del derecho de inspección, se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:

3.8.1. El derecho de inspección se circunscribe a aquellos asuntos y documentos que tengan relación directa con las materias o asuntos propios de la reunión ordinaria del máximo órgano social y siempre que no se trate de documentos que versen sobre secretos industriales o información que de ser divulgada pueda ser utilizada en detrimento de la sociedad.

Al respecto, la Comunidad Andina-CAN ha definido el secreto empresarial, como cualquier información no divulgada que una persona natural o jurídica legítimamente posea, que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida que dicha información cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 260 de la Decisión 486 de 2000.

Lo anterior cobra relevancia en los eventos en que los accionistas de una sociedad tengan a su vez la calidad de competidores, por lo que dependiendo del caso habrá que revisar si existen razones válidas y suficientes para restringir el acceso a cierta información por pertenecer estos a un mismo sector productivo y/o mercado, resultando evidente la posibilidad de competencia entre los mismos y, por tanto, de que la información que conozcan en ejercicio del derecho de inspección sea utilizada en detrimento de la sociedad sobre la que se ejerce la inspección, y en beneficio de los accionistas competidores, en cuyo caso resultaría razonable imponer la restricción de acceso a determinada información de relevancia comercial y que de darse a conocer a terceros puede perjudicar los intereses de la sociedad y sus asociados.

3.8.2. En materia de reserva documental, los asociados podrán examinar libros y papeles del comerciante, con la obligación de mantener en confidencialidad la información que tenga carácter reservado. No es posible solicitar que se ponga a disposición de los accionistas documentos distintos de los señalados en las normas comerciales.

3.8.3. En materia de protección de datos personales, conforme a lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, los datos personales podrán suministrarse a terceros autorizados por el titular o por la ley, lo anterior significa que respecto de asuntos tales como el salario o remuneración que reciben los administradores de una sociedad, el legislador ha incluido a los asociados como sujetos autorizados para conocer, en ejercicio del derecho de inspección, la información detallada e individualizada sobre su remuneración con cargo al patrimonio social.

3.8.4. Respecto de operaciones específicas que se realicen en el marco del giro ordinario de los negocios de la sociedad, bastará con que los asociados sean informados adecuadamente sobre la gestión de la administración y el aspecto económico de la sociedad y tengan el conocimiento suficiente para poder participar activamente en la reunión del máximo órgano social en lo que a esos temas se refiera. El objetivo es que los asociados puedan documentarse suficiente y adecuadamente de forma que esto permita una activa participación y un ejercicio informado de derechos políticos en la asamblea general de accionistas.

3.8.5. Los libros de contabilidad y documentos de la sociedad no pueden ser sacados de las oficinas de la sociedad, so pretexto de poder ejercer el derecho de inspección, por cuanto, de una parte, la ley no prevé dicha posibilidad y de otra, dichos libros y documentos deben estar a disposición de los demás asociados en forma permanente o dentro del término señalado en la ley, dependiendo el tipo de sociedad de que se trate, para garantizarle a los asociados la posibilidad de ejercer su derecho adecuadamente. Esa restricción, en especial en cuanto a los documentos de la sociedad resultaría naturalmente morigerada si una sociedad decide poner a disposición de los asociados información por medios virtuales, sin que esa circunstancia los releve del deber de mantener la reserva sobre la misma.

3.8.6. El máximo órgano social podrá reglamentar el ejercicio del derecho de inspección a fin de evitar el entorpecimiento de la actividad comercial de la empresa y disponer aspectos como el horario para su ejercicio, los mecanismos para la consulta de la documentación, la necesidad de programar citas para el ejercicio individual del mismo, sin que tal reglamentación pueda, en ningún caso, comportar una violación de las normas que amparan el derecho de inspección de los accionistas.

3.8.7. La información que el administrador debe poner a disposición es por regla general, la correspondiente al último ejercicio, pues los documentos propios a ejercicios anteriores, en principio fueron objeto de fiscalización individual en la oportunidad legal correspondiente.

Sin embargo, es preciso señalar que el legislador ha definido los límites frente al alcance, la oportunidad y los sujetos a quienes les asiste el derecho de inspección; por tanto, le corresponde a la administración estudiar la información que será presentada a la asamblea de accionistas con el fin de determinar cuál será la extensión del derecho de inspección, determinando la razonabilidad de la información y la documentación puesta a disposición de los accionistas, teniendo en cuenta que podrían existir operaciones o registros que para su entendimiento, análisis y comprensión, requieren de la exhibición de documentos que eventualmente pueden abarcar un período de tiempo mayor al ejercicio que actualmente se presenta a consideración de la asamblea.

3.9. DOCUMENTOS OBJETO DEL DERECHO DE INSPECCIÓN. Son objeto de inspección todos los libros que lleva la sociedad y los demás documentos que establece la ley:

3.9.1. Libros de contabilidad con los comprobantes y documentos que justifiquen los asientos consignados en los mismos;

3.9.2. La correspondencia que la sociedad dirija y la que reciba que esté relacionada con los negocios sociales, toda vez que forma parte de los papeles del comerciante;

3.9.3. Los libros de actas de asamblea o junta de socios y de junta directiva (si aplica);

3.9.4. El libro de registro de socios y de accionistas (o de acciones);

3.9.5. Los estados financieros de fin de ejercicio y los demás documentos que la junta directiva o el representante legal presentan al máximo órgano social, así como los enunciados en el artículo 446 del Código de Comercio:

Conforme numeral 4º del artículo 446 mencionado, el representante legal debe presentar una evaluación de su gestión y la recomendación sobre las medidas que al máximo órgano social le correspondería adoptar. Este escrito, que debe preparar el representante legal, es diferente del informe de gestión establecido en artículo 47 de la Ley 222 de 1995, el cual corresponde a aquel en el cual se indican los acontecimientos acaecidos después del ejercicio, la evolución previsible de la sociedad y las operaciones celebradas con los socios y administradores. Adicionalmente, se deberá tener en cuenta si por la existencia de disposiciones especiales, sea necesario preparar otro tipo de informes al máximo órgano social, como por ejemplo ocurre frente a las sociedades de beneficio e interés colectivo.

El legislador ha señalado de manera taxativa cuáles son los documentos que deben ser puestos a disposición para ser examinados en el marco del derecho de inspección en las sociedades por acciones. De conformidad con lo anterior, no todos los documentos vinculados con las operaciones y negocios deben ponerse a disposición de los accionistas de una sociedad anónima, sino los referidos en este numeral y teniendo en cuenta el alcance general definido en el numeral anterior.

Atendiendo lo anterior, para efectos del derecho de inspección, previo a la reunión ordinaria del máximo órgano social, no es posible solicitar que se ponga a disposición de los accionistas documentos distintos de los señalados en los artículos 379 y 446 del Código de Comercio, tales como contrato comerciales, laborales, presupuestos de la compañía, entre otros; por cuanto la ley no previó dicha posibilidad.

Conforme a las reglas expresadas en el numeral 3.7, del presente capítulo, en las sociedades colectivas, en comandita y limitadas, los asociados tienen derecho a examinar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y, en general, todos los documentos de la sociedad, sin perjuicio de la excepción contenida en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 respecto de los documentos que versan sobre secretos industriales o información que de ser divulgada pueda ser utilizada en detrimento de la sociedad.

3.10. PRECISIONES SOBRE EL INFORME QUE PRESENTA LA JUNTA DIRECTIVA A LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS. El informe de la junta directiva señalado en el numeral 3º del artículo 446 del Código de Comercio, para que sea completo, deberá describir los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio, la evolución previsible de la sociedad, las operaciones celebradas con socios y administradores, así como los documentos previstos en las normas que se enumeran a continuación:

3.10.1. Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase de remuneraciones que hubiere percibido cada uno de los directivos de la sociedad.

La información correspondiente a los egresos debe ser detallada, es decir, no solo deben discriminarse los diferentes conceptos que constituyen la remuneración de los directivos, sino que dicha remuneración debe ser informada respecto de cada uno de ellos, individualmente considerados.

3.10.2. Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el literal anterior, que se hubieren hecho en favor de asesores o gestores vinculados o no a la sociedad mediante contrato de trabajo, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones.

Se resalta que se deben informar los pagos por concepto de salarios y honorarios a asesores o gestores, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales actividades. Este numeral no resulta aplicable respecto de asesorías que no tengan la mencionada finalidad.

3.10.3. Las transferencias de dinero y demás bienes, a título gratuito o a cualquier otro que pueda asimilarse a este, efectuadas en favor de personas naturales o jurídicas.

3.10.4. Los gastos de propaganda y de relaciones públicas, discriminados unos y otros.

3.10.5. Los dineros u otros bienes que la sociedad tenga en el exterior y las obligaciones en moneda extranjera.

3.10.6. Las inversiones discriminadas de la sociedad en otras sociedades, nacionales o extranjeras.

3.11. SOLICITUD DE COPIAS DURANTE EJERCICIO DEL DERECHO DE INSPECCIÓN. La inspección apunta a verificar el contenido de los documentos sin que tengan derecho a pedir copias, por lo que el hecho de que la administración de la sociedad se niegue a suministrarlas a los socios no configura violación alguna del citado derecho; no obstante, la junta de socios o la asamblea general de accionistas, podrá determinar la viabilidad de conceder cierta libertad a favor de los asociados, para que al examinar los distintos papeles de la empresa en el ejercicio del derecho de inspección, se les permita sacar directamente o solicitar a la administración las copias que a bien tengan.

Cuando se tengan repositorios de información digital con ocasión de reuniones virtuales o mixtas, no podrán los asociados o sus representantes, reproducir su contenido, salvo autorización expresa del administrador de la sociedad y se reitera que incluso en estos casos se mantiene el deber de preservar la reserva de esa información.

Así mismo, como se trata de una labor de fiscalización con finalidades puramente informativas, los socios no están facultados para hacer anotaciones de ninguna clase sobre los documentos facilitados ni para conocer y mucho menos difundir la información amparada con reserva documental, como los secretos técnicos, industriales, empresariales o de política comercial ni entorpecer la marcha administrativa de la gerencia.

A su vez, respecto del alcance del derecho de inspección, es preciso tener en cuenta que este derecho apunta a verificar el contenido de los documentos sin que se tenga derecho a pedir copias ni a realizar anotaciones, enmendaduras o comentarios sobre los documentos que se colocan a disposición. En consecuencia, la administración de la sociedad podría negarse a suministrar copias y, a su vez, podría impedir la realización de las referidas anotaciones sobre los documentos objeto de inspección, sin que esto constituya una violación al ejercicio del derecho de inspección.

Sin embargo, teniendo en cuenta que de manera particular la normatividad no prohíbe tomar notas en otro documento⁽²⁾ distinto de los que son objeto de análisis, a juicio de esta superintendencia, tal conducta resultaría viable, desde luego sin perjuicio de la responsabilidad del asociado por el uso indebido de la información que haga tanto el mismo como el tercero en quien delegue o acompañe el ejercicio del derecho de inspección. Lo anterior, no podría ser de otra forma por cuanto en un ejercicio de verificación, análisis e inspección de documentación societaria, es apenas lógico que el asociado tome notas que le permitan enterarse y estudiar la situación administrativa, financiera, contable y jurídica de la compañía para, por ejemplo, formular preguntas en la respectiva asamblea de accionistas y en general, para obtener la ilustración suficiente para participar de las deliberaciones y ejercer el derecho al voto en las reuniones del máximo órgano social.

3.12. SANCIONES A LOS ADMINISTRADORES Y REVISORES FISCALES POR IMPEDIR EL DERECHO DE INSPECCIÓN. Uno de los deberes de los administradores, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 23, numeral 6º de la Ley 222 de 1995, consiste en “dar trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos”.

El administrador que impida el ejercicio del derecho de inspección y el revisor fiscal que conociendo de su incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la superintendencia que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente.

Así mismo, las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección podrán ser resueltas por la superintendencia respecto de sus supervisadas y en caso de que considere que hay lugar al suministro de información, impartirá la orden respectiva.

Los asociados que consideren que se les ha negado el ejercicio legítimo de su derecho de inspección deberán dejar las constancias que consideren necesarias, de forma que la superintendencia pueda verificar de mejor manera los supuestos de una posible infracción.

TÍTULO IV.

TOMA DE DECISIONES.

3.13. DERECHO DE VOZ Y VOTO EN LAS REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL. Pueden asistir a la reunión y ejercer su derecho de voz y voto, los accionistas inscritos en el libro de registro de accionistas.

En las sociedades por cuotas o partes de interés la inscripción en el libro de registro de socios no determina su condición de tal y por tanto podrán asistir a la reunión quienes se encuentren inscritos como socios en el registro mercantil.

Los asociados que se encuentren en las siguientes condiciones, no tienen derecho a participar en las reuniones:

3.13.1. Cuando el accionista se encuentre en mora en el pago de las acciones que haya suscrito, sin perjuicio de que pueda participar y votar con relación a las acciones que haya pagado.

3.13.2. Cuando las cuotas o acciones hayan sido entregadas en usufructo, salvo que el nudo propietario expresamente se haya reservado el ejercicio de los derechos políticos.

3.13.3. Cuando el asociado, como deudor prendario, hubiere conferido los derechos políticos a su acreedor prendario.

3.14. DERECHOS POLÍTICOS DE ACCIONES EMBARGADAS. El titular de las acciones embargadas conserva los derechos políticos, es decir, puede deliberar y votar en las reuniones del máximo órgano social.

3.15. UNIDAD DE VOTO EN LAS SOCIEDADES POR ACCIONES. Por regla general, cada accionista debe votar con todas sus acciones en un mismo sentido, en las decisiones que se adopten al interior del máximo órgano social de manera directa o por intermedio de su representante.

Se exceptúa de esta regla a la SAS, donde los accionistas en los estatutos podrán expresar los derechos de votación para cada clase de acción, con indicación expresa sobre la singularidad o pluralidad si a ello hubiere lugar. Cuando se trate de la elección de juntas directivas o de otros cuerpos colegiados, los accionistas podrán fraccionar su voto, siempre y cuando los estatutos así lo prevean, de lo contrario, se deberá acudir al sistema de cociente electoral y, por ende, el voto no podrá ser fraccionado.

De manera excepcional, cuando medie la desmembración del derecho de dominio, es decir que una acción pertenezca a varias personas como consecuencia de prendas, usufructos, anticresis, o frente a la transferencia de acciones a título de fiducia mercantil, el titular puede votar con algunas de las acciones en un mismo sentido y los titulares del derecho de voto de sus restantes acciones podrían votar respecto de alguna o algunas de ellas en sentido distinto.

Si una misma persona tiene el encargo de apoderar a varios accionistas, podrá expresar de manera diversa el sentido del voto de cada uno de ellos, puesto que las acciones que representa corresponden a tantas voluntades como accionistas represente. Tal apoderado, entonces, podrá expresarse en tantos sentidos cuantas sean las voluntades que se encuentre representando.

3.16. REPRESENTACIÓN Y PODERES. Los asociados podrán participar directamente en las reuniones o hacerse representar por un apoderado cuyo poder deberá cumplir con los siguientes requisitos legales, así como con cualquier otro que se haya establecido en los estatutos:

3.16.1. Constar por escrito.

3.16.2. Indicar expresamente el nombre de la persona a la cual se otorga el poder y, si se concede la facultad de sustituir, el nombre del posible sustituto.

Por lo tanto, no se puede recibir de los asociados poderes para las reuniones de asamblea donde no aparezca plenamente identificado el nombre del respectivo apoderado, ni dejar espacios en blanco para que terceros determinen dicho representante.

3.16.3. La fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere el poder, salvo que se trate de poder general conferido por escritura pública. (es el único caso en que esa formalidad es obligatoria).

3.16.4. Los poderes otorgados en el exterior no requerirán formalidades adicionales.

3.16.5. Es posible otorgar poderes a personas jurídicas, caso en el cual podrá actuar el representante legal de la persona jurídica, según conste en el respectivo certificado de existencia y representación legal emitido por la cámara de comercio.

3.16.6. El poder que se haya otorgado para representar a un socio durante una reunión del máximo órgano social que fue suspendida o que no pudo llevarse a cabo, mantiene sus alcances respecto de la reunión reanudada o nuevamente convocada, siempre que el socio poderdante aún mantenga la voluntad de hacerse representar por el mandatario o apoderado citado en el escrito de poder

3.17. PROHIBICIÓN PARA REPRESENTAR A LOS ASOCIADOS. La regla general para todos los tipos societarios es que, salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no pueden representar acciones o cuotas distintas de las propias en las reuniones de la asamblea o junta de socios, mientras estén en ejercicio de sus cargos. En las sociedades por acciones simplificadas no resultaría aplicable esta situación salvo que en sus estatutos se haya pactado expresamente.

Dicha representación legal hace referencia tanto al cargo de representante legal de una persona jurídica, como a los representantes de personas naturales, bien sea en calidad de tutor, curador o ejercicio de la patria potestad (e.g. padres que representan a sus hijos menores de edad). Debe tenerse en cuenta que el suplente que no ha actuado como principal no se encuentra inhabilitado.

Los asociados pueden hacerse representar en las reuniones de la junta de socios o asamblea de accionistas mediante poder otorgado por escrito en los términos anotados; sin embargo, una vez asumen la función de administradores o empleados, se encuentran sujetos a las prohibiciones previstas en el artículo 185 del Código del Comercio. En consecuencia, los asociados que ostentan la calidad de administradores, no pueden votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de la liquidación, ni mucho menos lo podrían hacer a través de delegados o mandatarios, en razón de la perentoria prohibición prevista en el artículo 185 del Código de Comercio.

3.18. REGLAS ADICIONALES PARA LA PARTICIPACIÓN DEL ASOCIADO QUE COMPAREZCA A LA REUNIÓN DE MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL CON SU REPRESENTANTE. Cuando el asociado asista con su apoderado o representante a la reunión del máximo órgano social, deberá tener en cuenta los siguientes lineamientos:

3.18.1. El asociado y el apoderado no podrán participar de forma simultánea en la misma reunión ni, mucho menos, deliberar o decidir conjuntamente en ellas. Ello no obsta para que se le permita al asociado ser asistido por su apoderado como asesor suyo, pero sin voz ni voto.

3.18.2. Es posible que la totalidad de los asociados decida otorgar poder a una sola persona.

3.18.3. Si una cuota, parte de interés o acción pertenece a varias personas, los copropietarios deberán designar un representante común y único que ejerza los derechos correspondientes a la calidad de asociado.

3.18.4. Los asociados podrán suscribir acuerdos entre ellos en orden a que determinada persona actúe como su representante en las reuniones del máximo órgano social. La representación puede encontrarse deferida a cualquier persona natural o jurídica, tenga o no está la calidad de accionista.

3.18.5. La representación de las cuotas o acciones que hagan parte de una sucesión ilíquida corresponde a las siguientes personas según el caso:

a) Cuando hay un albacea (aquel a quien el testador da el cargo de hacer ejecutar sus disposiciones) con tenencia de bienes, corresponde a él la representación.

b) Siendo varios los albaceas, debe designarse un solo representante, salvo que uno de ellos haya sido autorizado por el juez o el funcionario competente para el efecto.

c) Si no hay albacea o este no acepta el encargo, corresponderá la representación a la persona que por mayoría de votos designen los sucesores reconocidos en el juicio o el respectivo trámite sucesoral.

d) Cuando quiera que no se pueda elegir al administrador de la manera anteriormente señalada, se otorgará a cada uno de los comuneros la facultad de acudir al juez para que los convoque a una reunión de comuneros determinando expresamente la fecha, hora y lugar de la reunión y así, bajo su presencia, efectuar el nombramiento del representante, en cuyo caso podrá hacerse por cualquier número de sucesores que concurra. En el evento que no se logre el referido nombramiento, este corresponderá al juez, en concordancia con lo previsto en el inciso 2º del artículo 378 del Código de Comercio.

e) Los actos de administración y conservación o custodia realizados por los legitimarios no reconocidos como herederos, no les confiere la representación de la herencia ni la facultad de elegir, por mayoría de votos, a la persona que represente las acciones de la sucesión.

f) En el evento que no existan sucesores reconocidos, la representación le corresponderá al curador de la herencia yacente (período que va entre la apertura de la sucesión tras el fallecimiento del causante y la aceptación de la herencia por los herederos). Será necesario promover ante el juez la declaratoria de la herencia yacente y la designación del curador que la represente.

3.19. INSTALACIÓN DE LAS REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL. En toda reunión del máximo órgano social deberá elegirse presidente y secretario.

El presidente de la reunión o el representante legal, deberá verificar la calidad de asociado de los participantes y la existencia y permanencia de quórum para deliberar. Si se trata de una sociedad por acciones, se debe acudir al libro de registro de accionistas para constatar que el asociado se encuentre inscrito. Si se trata de sociedades por cuotas o partes de interés, la calidad debe constar en el respectivo certificado de existencia y representación legal.

El presidente y secretario o la comisión aprobatoria, según corresponda, serán responsables del contenido y veracidad del acta correspondiente (ver numeral 3.26.2 del presente capítulo)

3.20. FALTA O PÉRDIDA DEL QUÓRUM PARA DELIBERAR EN LAS REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL. En caso de que no concurra el número de socios que integre el quórum deliberatorio o que en el curso de la reunión se pueda constatar que este se ha perdido, no podrá llevarse a cabo o continuar con la reunión, so pena de que las decisiones que allí se tomen se consideren ineficaces.

Cuando en el desarrollo de la reunión se pueda constatar que se ha perdido el quórum deliberatorio, deberá dejarse constancia de ello en el acta y el máximo órgano social podrá decidir si suspende la reunión, la termina en el estado en que se encuentre o continúa discutiendo temas bajo la advertencia de que cualquier decisión que se tome a partir de ese momento, podría estar afectada por un vicio de validez.

Cuando convocado el respectivo órgano en debida forma, no se pueda efectuar la reunión por falta de quórum, se deberá realizar una reunión de segunda convocatoria no antes de 10 ni después de 30 días hábiles, contados desde la fecha fijada para la reunión fallida en los términos legales y conforme a lo dispuesto en el numeral 3.2.4 del presente capítulo.

3.21. REGLAS SOBRE QUÓRUM EN LAS REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL. Sin perjuicio de la posibilidad de pactar un quórum más alto y cuando nada se haya previsto en los estatutos, se deberán tener en cuenta las siguientes reglas:

3.21.1. Para la sociedad colectiva: se podrá deliberar con la mayoría numérica de los asociados cualquiera que sea su aporte.

3.21.2. Para la sociedad en comandita simple y por acciones: se podrá deliberar con la mayoría numérica de los socios gestores y con un número plural de socios comanditarios que representen por lo menos la mitad más una de las cuotas en que se divide el capital social.

3.21.3. Para la sociedad de responsabilidad limitada: se podrá deliberar con un número plural de socios que represente por lo menos la mitad más una de las cuotas en que se divide el capital social.

3.21.4. Para la sociedad anónima: se podrá deliberar con un número plural de accionistas que represente, por lo menos, la mitad más una de las acciones suscritas, salvo que en los estatutos se pacte un quórum inferior.

3.21.5. Para la SAS: se podrá deliberar con uno o varios accionistas que representen por lo menos, la mitad más uno de las acciones suscritas.

3.22. SUSPENSIÓN DE LAS DELIBERACIONES. Las deliberaciones del máximo órgano social podrán suspenderse cuando así lo apruebe un número plural de asistentes que represente al menos el 51% de las cuotas o acciones representadas en la reunión. En el mismo acto se deberá señalar el lugar, fecha y hora en que se reanudará la reunión, sin que las deliberaciones se puedan prolongar por más de tres días.

Para la limitación temporal de las deliberaciones los plazos de días señalados en la ley se entenderán hábiles y se cuentan completos, por lo tanto, si la reunión tuvo inicio el lunes a las 10 de la mañana, el primer día del plazo para continuar las deliberaciones será el martes a las 10 de la mañana, el segundo día el miércoles a la misma hora y el tercer día el jueves a las 10 de la mañana, hora y día en que la reunión debe finalizar. Naturalmente, si para la reanudación se encuentran representadas la totalidad de las acciones suscritas no existe límite a la duración de las deliberaciones.

Para la reanudación no serán necesarias nuevas convocatorias y podrán asistir quienes no se encontraban en la deliberación inicial.

3.23. MAYORÍAS EN LA TOMA DE DECISIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL SEGÚN EL TIPO SOCIETARIO. La regla general es que la toma de decisiones del máximo órgano social requiere del voto favorable de la mayoría de las partes de interés, cuotas o acciones presentes en una reunión en la que se haya alcanzado el quórum correspondiente. Dicho esto, a continuación, se compilan las siguientes reglas sobre mayorías especiales, según el tipo societario:

3.23.1. Sociedad colectiva: cada asociado tendrá derecho a un voto. Debido al carácter cerrado de este tipo de sociedades, las siguientes son las decisiones que requieren voto unánime de los asociados:

a) La transferencia de partes de interés.

b) El ingreso de nuevos socios.

c) La enajenación de la totalidad o de la mayor parte de los activos sociales.

d) Las reformas estatutarias.

e) Las que estatutariamente establezcan unanimidad para su aprobación.

Salvo que se diga lo contrario en los estatutos, las demás decisiones se aprobarán por mayoría absoluta de los asociados.

3.23.2. Sociedad en comandita simple: cada gestor tendrá un voto en las decisiones de la junta de socios. Los votos de los comanditarios se computarán conforme al número de cuotas sociales de las que cada uno sea titular.

Las decisiones que requieren mayoría especial, son:

a) Las decisiones relativas a la administración de la sociedad corresponden a los gestores quienes podrán tomarlas en la forma prevista en los estatutos.

b) La cesión de partes de interés de un socio gestor o colectivo requiere de la aprobación unánime de este tipo de socios; la cesión de las cuotas de un comanditario, del voto unánime de los demás comanditarios.

c) Las reformas estatutarias se aprobarán por unanimidad de los socios colectivos y por mayoría absoluta de los votos de los comanditarios y deberán elevarse a escritura pública.

3.23.3. Sociedad en comandita por acciones: cada socio gestor tendrá un voto y los votos de los comanditarios se computarán conforme al número de acciones de cada uno de estos.

La aprobación de reformas estatutarias, salvo estipulación en contrario, requerirá de unanimidad de los socios colectivos y mayoría de los votos de las acciones de los comanditarios.

3.23.4. Sociedad de responsabilidad limitada: cada socio tendrá tantos votos cuantas cuotas posea en la sociedad. Las decisiones de la junta de socios se tomarán por un número plural de socios que represente la mayoría absoluta de las cuotas en que se halle dividido el capital social, salvo que en los estatutos se disponga de una mayoría superior.

La ley previó una mayoría especial para la toma de decisiones que impliquen reformas estatutarias, en las que se requiere el voto favorable de un número plural de asociados que represente, por lo menos, el 70% de las cuotas en que se halle dividido el capital social.

3.23.5. Sociedad anónima: cada accionista tiene derecho a emitir tantos votos cuantas acciones posea. Las decisiones que requieren mayoría especial son:

a) Distribución de utilidades, que requiere el voto favorable de no menos del 78% de las acciones representadas en la reunión, salvo que en los estatutos se fije una mayoría decisoria superior.

b) <Literal corregido por la Circular 9 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Colocación de acciones ordinarias sin sujeción al derecho de preferencia, para lo cual se requiere el voto favorable de no menos del 70% de las acciones representadas en la reunión.

Notas de Vigencia

Legislación Anterior

c) Pago de dividendos en acciones para lo cual se requerirá el voto de no menos del 80% de las acciones representadas en la reunión.

Para las reformas estatutarias se requiere el voto de la mayoría de las acciones presentes y/o debidamente representadas. En cualquier caso, los estatutos pueden crear mayorías especiales para la toma de decisiones.

3.23.6. SAS: las determinaciones se adoptarán mediante el voto favorable de un número singular o plural de accionistas que represente cuando menos la mitad más una de las acciones presentes, salvo que en los estatutos se prevea una mayoría decisoria superior para algunas o de las decisiones, sin perjuicio de regulaciones especiales atinentes al voto singular o múltiple que descarten la aplicación de esta norma.

Para incluir o modificar las siguientes disposiciones en los estatutos sociales, es necesaria la aprobación del 100% de las acciones suscritas que componen el capital suscrito:

a) Prohibición de negociación de acciones emitidas hasta por 10 años.

b) Autorización previa de la asamblea de accionistas para la transferencia de acciones.

c) Previsión de causales de exclusión de accionistas.

d) Pacto arbitral o amigable composición para la resolución de conflictos societarios.

e) Transformación de la SAS en cualquiera de los tipos societarios consagrados en el Código de Comercio.

3.24. MAYORÍAS ESPECIALES EN LA TOMA DE DECISIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL. Además de lo mencionado en el numeral anterior para cada tipo societario, existen otras mayorías especiales que se deben tener en cuenta:

3.24.1. Repartición de utilidades líquidas: para distribuir por debajo del 50% las utilidades líquidas o incluso acordar la no distribución, se requiere el voto afirmativo de un número plural de asociados que represente por lo menos el 78% de las acciones, cuotas o partes de interés que se encuentren representadas en la reunión.

Cuando la suma de la reserva legal, estatutaria u ocasional excediere del 100% del capital suscrito, el porcentaje obligatorio de utilidades líquidas a repartir será del 70%, a menos que se obtenga la mayoría calificada del 78% de los votos presentes en la reunión.

En los términos del artículo 38 de la Ley 1258 de 2008, estas disposiciones han sido excluidas en la SAS a menos que en los estatutos se contemple lo contrario.

3.24.2. Colocación de acciones sin sujeción al derecho de preferencia: para colocar acciones sin sujeción al derecho de preferencia, se requiere el voto favorable del 70% de los votos presentes en la reunión del máximo órgano social.

3.24.3. Pago el dividendo en acciones: para pagar el dividendo en acciones, se requiere el voto favorable del 80% de las acciones presentes, salvo que exista situación de control, pues en este caso solo procede respecto de los accionistas que acepten recibir el dividendo en forma de acciones liberadas.

3.24.4. Aprobación de estados financieros: los asociados que a su vez tengan la calidad de administradores o de empleados de la sociedad no podrán votar los estados financieros ni las cuentas de fin de ejercicio. La mayoría decisoria para la aprobación de los estados financieros, se integrará por las cuotas, o acciones de quienes tengan aptitud para votar, esto es, descontando previamente aquellas de las que sean titulares las personas inhabilitadas. Esta prohibición no aplica para las SAS, por disposición de la Ley 1258 de 2008.

3.24.5. Elección del revisor fiscal: para elegir al revisor fiscal se requiere la mayoría absoluta de la asamblea o junta de socios. En las comanditarias por acciones, el revisor fiscal será elegido por la mayoría de votos de los comanditarios.

3.24.6. Orden del día: en las reuniones extraordinarias no es procedente la aprobación del orden del día ya que deben ocuparse del que fue propuesto en la convocatoria, sin embargo, una vez agotados los puntos a tratar podrán ocuparse de otros temas siempre que así lo decida la asamblea por mayoría de los votos presentes.

3.25. ACTAS DE LAS REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma o por las personas de la reunión que se designen para tal efecto y firmadas por el presidente y el secretario de la misma.

En la elaboración de las actas deben observarse las siguientes reglas:

3.25.1. Serán numeradas cronológicamente y en forma continua, de modo que el número de la primera reunión del año lleve el número siguiente a la de la última reunión del año anterior.

3.25.2. Las actas deben incluir al menos, la siguiente información:

a) Número consecutivo del acta.

b) Ciudad donde se efectúa la reunión.

c) Fecha y hora en la que se realiza la reunión.

d) Fecha en que se convocó, salvo que se trate de una reunión universal.

e) Indicación de quien hizo la convocatoria y la calidad en que la efectuó.

f) Medio utilizado para convocar la reunión.

g) Lugar donde se llevó a cabo la reunión.

h) Nombre de la sociedad.

i) Verificación del quórum y lista de socios que asisten en las sociedades de personas o las acciones que están representadas en la reunión. Si concurren a través de apoderado, se indicará su nombre y si el asociado es una persona jurídica o un incapaz, se indicará en qué calidad actúa su representante.

j) El orden del día.

k) La indicación de las personas que actúen o se designen como presidente y secretario y el número de votos con que fueron elegidos.

l) Las decisiones adoptadas con el número de votos que se emitieron a favor, en contra o en blanco.

m) Las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión.

n) Las designaciones efectuadas.

o) La fecha y hora de clausura de la reunión.

p) El original del acta debe firmarse por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión o, en su defecto, por el revisor fiscal, así como por las personas comisionadas para aprobar el acta, en caso de haber sido nombrada una comisión para tal efecto.

q) Los estados financieros de fin de ejercicio, sus notas y demás anexos, así como los informes del representante legal, de la junta directiva y del revisor fiscal, deben incluirse en el cuerpo del acta o como anexos a ella, en la forma como hayan sido presentados a los asociados durante la reunión.

3.26. LINEAMIENTOS ADICIONALES PARA ELABORAR LAS ACTAS. Además de lo indicado en el numeral anterior, quienes actúen como secretarios en las reuniones del máximo órgano social o de junta directiva, deberán tener en cuenta las siguientes instrucciones:

3.26.1. Al finalizar la sesión, es conveniente hacer un receso para elaborar el acta con el fin de que sea sometida a aprobación antes de que la reunión concluya y deberá indicar el número de votos con que esta es aprobada. Si tal procedimiento no es factible, la propia asamblea o junta de socios puede nombrar una comisión de dos o más personas para que la apruebe (ver numeral 3.19 del presente capítulo).

3.26.2. El original del acta debe firmarse por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión o, en su defecto, por el revisor fiscal, así como por las personas comisionadas para aprobar el acta, en caso de haber sido nombrada una comisión para tal efecto.

3.26.3. En las sociedades con accionista único las determinaciones que le correspondan a la asamblea serán adoptadas por aquel. En estos casos, el accionista dejará constancia de tales determinaciones en actas debidamente asentadas en el libro correspondiente de la sociedad. Estas actas podrán ser firmadas por el accionista único.

3.26.4. En los casos de reuniones no presenciales y en la toma de decisiones por escrito, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que concluyó la reunión o se recibieron los votos y deberán ser suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad (ver artículo 3.2.6 del presente capítulo).

3.27. ERRORES EN LAS ACTAS. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario de la reunión, pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Cuando se trate de hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.

Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación a pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos, la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.

3.28. TOMA DE DECISIONES SIN NECESIDAD DE REUNIÓN. El derecho societario colombiano prevé que los órganos de una sociedad puedan tomar decisiones sin que para ello deban reunirse. En estos casos, el representante legal de la sociedad será el encargado de enviar la información necesaria para la toma de las decisiones de que se trate, para lo cual las proposiciones correspondientes se deben redactar de modo que se pueda votar en sentido afirmativo o negativo.

Todos los asociados o miembros de junta que tengan vocación de ejercer sus derechos políticos serán destinatarios de la comunicación mediante la cual se invite a la toma de una decisión por escrito. Al no tratarse de una reunión, se debe prever el tiempo en el que se espera recibir la respuesta, sin que este pueda exceder un mes desde su envío.

En ningún caso, el silencio podrá ser interpretado como un voto a favor o en contra, so pena de resultar viciadas con ineficacia las decisiones, en los eventos en que algún miembro no se manifieste, o exceda el término legal exigido.

Vencido el término para recibir los documentos, el representante legal informará a los asociados o miembros de junta las decisiones que hubieren sido aprobadas o negadas. En esta revisión se deberán considerar los plazos y la mayoría prevista en la ley (5 días y la totalidad de los miembros del órgano respectivo).

En los casos de reuniones no presenciales o mixtas y del mecanismo de toma de decisiones por escrito, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los 30 días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo.

Finalmente, es preciso señalar que bajo esta modalidad de toma de decisiones no es posible celebrar reuniones ordinarias del máximo órgano social.

TÍTULO V.

JUNTA DIRECTIVA.

3.29. ELECCIÓN DE MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA POR PARTE DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL. Siempre que se trate de elegir a dos o más personas para integrar una misma junta, comisión o cuerpo colegiado, se aplicará el sistema de cociente electoral. El sistema de cociente electoral, se aplicará de la siguiente forma:

3.29.1. Se suman el número total de votos válidos emitidos, incluidos los votos en blanco.

3.29.2. La cifra anterior se divide por el número de cargos principales a proveer.

3.29.3. El número de votos a favor de cada lista se dividirá por el cociente obtenido según la operación realizada en el numeral 3.29.2.

3.29.4. El cociente obtenido indica el número de cargos a que tiene derecho cada lista.

3.29.5. Si se agotan las listas con cocientes en número entero, se acudirá al residuo de cada una de las operaciones.

3.29.6. Los cargos restantes se proveerán en atención al número mayor obtenido en el residuo por cada lista, hasta agotar el número de miembros requeridos.

3.29.7. En caso de empate de los residuos, se decidirá a la suerte.

3.30. REEMPLAZO DE UN SOLO MIEMBRO DE LA JUNTA DIRECTIVA. Si se trata de reemplazar a un solo miembro, ya sea porque renunció o porque es removido por el máximo órgano social y el suplente no puede reemplazarlo, la nueva elección deberá hacerse aplicando el sistema del cociente electoral, eligiendo nuevamente la totalidad de la junta directiva a menos que la(s) vacante(s) se provea(n) por unanimidad o por la totalidad de las cuotas o acciones que conforman el capital de la sociedad.

3.31. PERSONAS JURÍDICAS COMO MIEMBRO DE JUNTAS DIRECTIVAS. Las personas jurídicas podrán ser miembros de junta directiva y ejercerán sus funciones como director a través de su representante legal.

3.32. ELECCIÓN DE MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA EN LA SAS. La SAS no estará obligada a tener junta directiva, a menos que se pacte lo contrario en los estatutos sociales. En caso de inexistencia de la junta directiva, la totalidad de las funciones de administración y representación legal le corresponderán al representante legal designado por el máximo órgano social.

En caso de pactarse en los estatutos la creación de una junta directiva, existe una gran discrecionalidad frente al número de miembros principales y suplentes y podrán ser designados mediante el método que se prefiera.

En caso de designar este órgano, los estatutos deberán incorporar las normas sobre su funcionamiento, si no se hiciere, este órgano se regirá por lo previsto en las normas de la sociedad anónima.

3.33. PROHIBICIONES PARA SER MIEMBRO DE JUNTA DIRECTIVA. Ninguna persona podrá ser designada ni ejercer, en forma simultánea, un cargo directivo en más de cinco juntas, siempre que los hubiere aceptado. Esta restricción busca no solo favorecer una diversidad en la composición de las juntas directivas de las sociedades cerradas colombianas sino también facilitar el ejercicio diligente del encargo de parte de los designados.

Tampoco podrá haber en las juntas directivas una mayoría cualquiera formada con personas ligadas entre sí por matrimonio, o por parentesco dentro del tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad, o primero civil, excepto en las sociedades reconocidas como de familia⁽³⁾.

Ninguna persona podrá ser miembro de juntas directivas de dos personas jurídicas que sean competidoras.

3.34. PRECISIONES ADICIONALES PARA LAS REUNIONES DE JUNTA DIRECTIVA. La junta directiva se reunirá de forma ordinaria y extraordinaria según lo previsto en los estatutos y podrán realizar reuniones presenciales, no presenciales o mixtas, según lo dispuesto en las normas vigentes y en esta circular.

Se reunirá y decidirá con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros. Esta norma no se puede pactar en contrario, pero es posible incluir un quórum superior en los estatutos sociales.

Las deliberaciones y determinaciones de la junta directiva deben constar en actas, cuyos originales han de asentarse en el libro correspondiente. En las actas se debe encontrar la constancia histórica de las deliberaciones del órgano directivo de la sociedad.

CAPÍTULO IV.

SUPRESIÓN DE LA INSCRIPCIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EN EL REGISTRO MERCANTIL.

Al tratarse de consideraciones principalmente de orden contable, su contenido ha sido trasladado al capítulo I de la CBC, denominado “Libros de contabilidad y papeles del comerciante”.

CAPÍTULO V.

ADMINISTRADORES.

Los administradores son los encargados de la gestión permanente de los asuntos sociales. Si bien el derecho societario reconoce la existencia de un margen discrecional para el ejercicio de su encargo, diversas normas consagran deberes de conducta específicos que deben ser tenidos en cuenta. Tanto los asociados, los terceros y los mismos administradores deben tener claro el alcance de los deberes y responsabilidades que le corresponden a estos funcionarios. En estas instrucciones se busca ilustrar a unos y otros sobre el régimen legal vigente con lo que se busca, más allá de facilitar el cumplimiento de la ley, la reducción de conflictos intrasocietarios y el adecuado ejercicio de los derechos por parte de los interesados.

GENERALIDADES Y DEBERES.

5.1. CONCEPTO DE ADMINISTRADOR. Se considera administrador al representante legal, el liquidador, los miembros de las juntas o consejos directivos, el factor y quienes de acuerdo con los estatutos detenten o ejerzan funciones administrativas. Por lo anterior, no se trata solo de un tema de nominación del cargo sino del alcance de las funciones que a estos funcionarios corresponden. Así mismo, también se considerarán administradores a los suplentes de los administradores, sin perjuicio de que solo puedan llegar a responder por sus deberes como tal, cuando en casos de ausencia temporal o definitiva de los principales, actúen efectivamente.

Podrán ser administradores tanto personas naturales como jurídicas. En el caso de las últimas, la responsabilidad sobre el cumplimiento de los deberes y obligaciones recaerá sobre la persona jurídica y sobre quien actúe como su representante legal.

5.2. PRINCIPIOS Y DEBERES GENERALES QUE ORIENTAN LA CONDUCTA DE LOS ADMINISTRADORES. Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Tales principios y deberes que deben orientar la conducta de los administradores se deben entender de la siguiente forma:

5.2.1. Buena fe: es un principio de derecho que presume que las actuaciones de las personas son legítimas, exentas de fraude o cualquier otro vicio. En el contexto de los administradores, su aplicación significa que deben obrar frente a todas las exigencias de la actividad de la sociedad y de los negocios que esta celebre y no solamente respecto de los aspectos formales que su actividad demande. Se entiende como el obrar con la conciencia recta, con honradez y lealtad.

5.2.2. Lealtad: es el actuar recto y positivo que le permite al administrador realizar cabal y satisfactoriamente el objeto social de la sociedad, para lo cual debe evitar que en situaciones en las que se presente conflicto de intereses, dicho administrador se beneficie injustamente a expensas de la compañía o de sus asociados. Al respecto el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, reitera el deber de lealtad y expresa que las actuaciones de los administradores deben adelantarse en interés de la sociedad y de forma expresa señala el legislador que se debe considerar el interés de los asociados, de manera que resulta claro que, si los intereses de los asociados se apartan de los fines de la sociedad, deben prevalecer los intereses de esta última.

5.2.3. Diligencia de un buen hombre de negocios: hace relación a que las actuaciones de los administradores deben ejecutarse con la diligencia que tendría un profesional, un comerciante sobre sus propios asuntos, de manera que su actividad siempre debe ser oportuna y cuidadosa, verificando que la misma esté ajustada a la ley y a los estatutos, lo que supone un mayor esfuerzo y una más alta exigencia para los administradores en la conducción de la empresa.

La diligencia del buen hombre de negocios, lleva implícitos deberes como el de informarse suficientemente antes de tomar decisiones, para lo cual el administrador debe asesorarse y adelantar las indagaciones necesarias, el de discutir sus decisiones especialmente en los órganos de administración colegiada y, por supuesto, el deber de vigilancia respecto al desarrollo y cumplimiento de las directrices y decisiones adoptadas.

5.3. DEBERES ESPECÍFICOS DE LOS ADMINISTRADORES. En cumplimiento de sus funciones y de los deberes generales descritos en el numeral anterior, los administradores también deberán tener en cuenta que sus actuaciones se ajusten a los siguientes deberes específicos:

5.3.1. Adecuado desarrollo del objeto social: los administradores deben adelantar las gestiones para que se lleven a cabo las actividades comprendidas en el objeto social, tendientes a la consecución de los fines perseguidos en los estatutos sociales.

5.3.2. Cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias: los administradores deberán observar y velar por el cumplimiento de los estatutos sociales, así como por las disposiciones legales y reglamentarias de cualquier naturaleza que deban ser tenidas en cuenta para el adecuado funcionamiento de la sociedad y sus relaciones con terceros, tales como aquellas de naturaleza laboral, fiscal, ambiental, comercial, contable, de protección al consumidor, de propiedad intelectual y respeto de las normas sobre competencia, protección de datos personales, entre otras.

5.3.3. Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la revisoría fiscal: suministrar de manera oportuna la información necesaria, adecuada, completa, organizada y soportada, para el cabal desarrollo de las actividades relacionadas con la revisoría fiscal.

5.3.4. Guardar la reserva comercial e industrial de la sociedad: los administradores deberán dar cumplimiento al artículo 61 del Código de Comercio, el cual establece que los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Política y mediante orden de autoridad competente. Esto incluye el ejercicio del derecho de inspección, con sus limitaciones (ver Circ. Básica Jurídica, Tít. III, Cap. III), el derecho de los revisores fiscales y demás funcionarios de la sociedad a acceder a la información necesaria para el cumplimiento de sus funciones y deberes, y el de las autoridades de supervisión como la Superintendencia de Sociedades, cuando requiera información específica en ejercicio de sus funciones legales.

5.3.5. Obligación de abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada: se entiende que es información privilegiada aquella a la cual solo tienen acceso directo ciertas personas (como es el caso de los administradores) en razón de su profesión u oficio, la cual, por su carácter, está sujeta a reserva, ya que de conocerse podría ser utilizada con el fin de obtener provecho o beneficio para sí o para un tercero.

Para considerarse privilegiada, la información debe tener la idoneidad suficiente para ser utilizada y a su vez debe versar sobre hechos concretos y referidos al entorno societario o al ámbito dentro del cual actúa la sociedad.

5.3.6. Algunos eventos en los que se configura uso indebido de información privilegiada: se considera que se configura uso indebido de la información privilegiada, cuando quien la posee y está en la obligación de mantenerla en reserva, incurre en cualquiera de las siguientes conductas, independientemente de que su actuación le reporte beneficios o no:

a) Suministro de información privilegiada a quienes no tengan derecho a acceder a ella.

b) Uso de información privilegiada con el fin de obtener provecho propio o de terceros.

c) Ocultamiento de información privilegiada en perjuicio de la sociedad o en beneficio propio o de terceros, lo cual supone usarla solo para sí y abstenerse de transmitirla a la sociedad, en perjuicio de esta.

d) Uso indebido de información privilegiada, cuando existiendo la obligación de darla a conocer no se haga pública y sea divulgada en un medio cerrado o no se divulgue de manera alguna.

5.3.7. Algunos eventos en los que no se configura uso indebido de información privilegiada: se considera que no se configura el uso indebido de la información privilegiada cuando se presentan eventos como los siguientes:

a) Cuando el máximo órgano social autorice expresamente al administrador el levantamiento de la reserva. En caso de que dicho levantamiento cause un daño a la sociedad, el administrador y quienes hayan autorizado el levantamiento, deberán indemnizar los perjuicios que por ello hayan causado.

b) Cuando la información se les suministre a las autoridades facultadas para requerirla previa solicitud, caso en el cual se debe tener en cuenta el artículo 15 de la Constitución Política que consagra que, para efectos tributarios, judiciales y de inspección, vigilancia y control, las autoridades pueden exigir la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados en los términos que señale la ley.

c) Cuando es puesta a disposición de los órganos que tienen derecho a conocerla, tales como la asamblea general de accionistas, la junta de socios, la junta directiva, el revisor fiscal, los asesores externos y los asociados en ejercicio del derecho de inspección, teniendo en cuenta la limitación establecida en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995.

5.3.8. Obligación de dar un trato equitativo a todos los asociados y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos: los administradores deben obrar con imparcialidad en el tratamiento de todos sus asociados, sin hacer distinciones entre mayoritarios y minoritarios.

De acuerdo con lo anterior, la administración debe permitir a los asociados o a sus representantes debidamente facultados la inspección sobre los libros y papeles de la sociedad en los términos establecidos en la ley, es decir, que debe garantizar el efectivo ejercicio de ese derecho suministrando los documentos solicitados por los asociados o sus apoderados, siempre y cuando no se trate de secretos industriales o información que de ser divulgada pueda ser utilizada en detrimento de la sociedad.

En consecuencia, debe procurarse una atención diligente a las solicitudes de información presentadas por los asociados y, en caso de tratarse del ejercicio del derecho de inspección en las instalaciones de la sociedad, debe destinarse un lugar apropiado en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal, para que los llamados a ejercer el derecho de inspección puedan realizar su consulta.

5.3.9. Obligación de abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o conflicto de intereses, sin autorización del máximo órgano social: el numeral 7º del artículo 23 de la Ley 222 de 1995 en realidad incluye dos conductas diferentes. De un lado supone un deber de abstención en operaciones en las que se identifique conflicto de intereses, pero así mismo, en actividades que impliquen competencia con la sociedad, en ambos casos sin autorización expresa del máximo órgano social. Sin embargo, la ley impone que en ambos casos el administrador deba abstenerse, informar al órgano competente y solicitar su autorización (ver numeral 5.4 del presente capítulo).

5.4. PRECISIONES SOBRE EL DEBER DE ABSTENERSE DE PARTICIPAR POR SÍ O POR INTERPUESTA PERSONA EN INTERÉS PERSONAL O DE TERCEROS, EN ACTIVIDADES QUE IMPLIQUEN COMPETENCIA CON LA SOCIEDAD O EN ACTOS RESPECTO DE LOS CUALES EXISTA CONFLICTO DE INTERESES. A continuación, se aclaran los conceptos establecidos en las normas y se imparten orientaciones a los administradores cuando se encuentren frente a un posible acto que implique competencia con la sociedad o conflicto de intereses:

5.4.1. Alcance y definición de actos de competencia: entiende esta entidad que son “actos de competencia” aquellos que implican concurrencia entre el ente societario y el administrador, o un tercero en favor del cual este tenga la vocación de actuar, toda vez que cada uno de ellos persigue la obtención de un mismo resultado, tal como ocurre cuando varios pretenden la oferta de unos productos o servicios o el posicionamiento en un mercado en el que ellos concurren.

Esta disposición legal les prohíbe a los administradores que participen en actividades que impliquen competencia con la sociedad, sin calificar la forma como se desarrolle esa competencia; es decir, sin precisar si la actividad implica una práctica restrictiva de la competencia o competencia desleal. Para estos efectos lo que trasciende es el hecho de participar en actividades que impliquen competencia y nada más.

En consecuencia, no puede el administrador argumentar en su favor que los actos de competencia no tienen el calificativo de desleales, pues tal condición no fue prevista en la ley.

Para determinar si existen o no actos de competencia, será necesario establecer cuáles son las actividades que constituyen el objeto social de la sociedad, su actividad económica, sus líneas de productos o servicios, el mercado al cual se encuentran dirigidos, el ámbito de acción territorial, entre otros.

5.4.2. Alcance y definición de conflictos de intereses: existe conflicto de intereses cuando no es posible la satisfacción simultánea de dos intereses; por una parte, el que se encuentra en cabeza del administrador o un tercero y, por la otra, el interés de la sociedad.

En este mismo sentido, se considera que existe un conflicto de intereses si el administrador cuenta con un interés que pueda nublar su juicio objetivo en el curso de una operación determinada, así como cuando se presenten circunstancias que

configuren un verdadero riesgo de que el discernimiento del administrador se vea comprometido.

Algunos eventos posibles de conflicto de intereses:

a) Cuando un pariente del administrador contrata con la sociedad o tiene un interés económico en la operación.

b) Cuando el administrador celebra operaciones con personas naturales o jurídicas con las cuales, tenga una relación de dependencia.

c) Cuando el administrador demanda a la sociedad, así dicha demanda sea atendida por el representante legal suplente.

d) Cuando el administrador celebra conciliaciones laborales a su favor.

e) Cuando el administrador como representante legal gira títulos valores de la sociedad, a su favor.

f) Cuando los miembros de la junta directiva aprueban la determinación del ajuste del canon de arrendamiento de bodegas de propiedad de dichos administradores.

g) Cuando los miembros de la junta directiva aprueban sus honorarios si dicha facultad no les ha sido expresamente delegada en los estatutos.

5.4.3. Conflicto de intereses y competencia indirecta (por interpuesta persona): la participación en actos de competencia o de conflicto de intereses por parte de los administradores puede ser directa, cuando el administrador personalmente realiza los actos de competencia; o, indirecta, cuando el administrador a través de un tercero desarrolla la actividad de competencia, sin que sea evidente o notoria su presencia.

Por lo anterior, los administradores podrían estar incurriendo en competencia o conflicto de interés por interpuesta persona cuando además de los requisitos expuestos previamente, la sociedad celebra operaciones con alguna de las siguientes personas:

a) El cónyuge o compañero permanente del administrador, o las personas con análoga relación de afectividad.

b) Los ascendientes, descendientes y hermanos del administrador o del cónyuge del mismo. Los cónyuges de los ascendientes, de los descendientes y de los hermanos del administrador o del cónyuge del mismo.

c) Los asociados del administrador, en sociedades que no tengan la calidad de emisores de valores, o en aquellas sociedades en las cuales, dada su dimensión, el administrador conozca la identidad de sus consocios.

d) Personas con las cuales el administrador, tenga una relación de dependencia.

5.4.4. Actuación del administrador en caso de conflicto de intereses o competencia con la sociedad: el administrador es la persona llamada a identificar en cada caso si se encuentra en situaciones que puedan representar actos de competencia o conflictos de intereses que deba tener en cuenta. Por lo tanto, deberá estudiar cada situación a efecto de determinar si puede incurrir o está desarrollando actos que impliquen competencia con la sociedad o conflictos de interés u proceder conforme a los siguientes lineamientos:

a) En caso de que el administrador encuentre que está en alguna de las situaciones mencionadas, deberá abstenerse de participar en esas actividades salvo autorización expresa del máximo órgano social.

A estos efectos, se debe tener en cuenta que la duda respecto a la configuración de los actos de competencia o de conflicto de interés, no exime al administrador de la obligación de abstenerse de participar en las actividades respectivas.

b) El administrador que incurra en conductas que impliquen conflicto de intereses o competencia con la sociedad en violación del régimen que acá se explica, responderá solidaria e ilimitadamente por los perjuicios que ocasione con esa conducta.

c) Una vez identificadas las situaciones de conflicto de intereses o competencia con la sociedad, el administrador deberá convocar al máximo órgano social, cuando quiera que se encuentre legitimado para hacerlo o, poner en conocimiento su situación a las personas facultadas para ello, con el fin de que procedan a efectuar la convocatoria, en la cual se deberá incluir como punto del orden del día la solicitud de autorización para la actividad que le representa conflicto o competencia con la sociedad.

d) Durante la reunión, el administrador suministrará toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. La información relevante debe tener la idoneidad suficiente para que el máximo órgano social logre conocer la dimensión real del asunto y pueda, así, determinar la viabilidad de la autorización que le interesa al administrador o, en caso contrario, obrar de otra manera.

e) Cuando el administrador ostente la calidad de asociado, deberá abstenerse de participar en la decisión y, en consecuencia, sus partes de interés, cuotas o acciones no podrán ser tomadas en cuenta para determinar el quórum, ni mucho menos la mayoría decisoria.

f) Es preciso advertir que la prohibición para los administradores está referida a la participación en los actos que impliquen conflicto de intereses o competencia con el ente societario. En este orden de ideas, cuando el administrador que tenga alguna participación en un acto de competencia o se encuentre en una situación de conflicto, sea miembro de un cuerpo colegiado –como sería el caso de la junta directiva– para legitimar su actuación no es suficiente abstenerse de intervenir en las decisiones, pues la restricción, como quedó dicho, tiene por objeto impedir la participación en actos de competencia o en actos respecto de los cuales exista una situación de conflicto, salvo autorización expresa del máximo órgano social, mas no su intervención en la decisión.

5.4.5. Intervención del máximo órgano social: el máximo órgano social, al adoptar la decisión, no puede perder de vista que el bienestar de la sociedad es el objetivo principal de su trabajo y de su poder, razón por la cual habrá lugar a la autorización cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad. Por tanto, para determinar la viabilidad de la misma, la junta o la asamblea evaluarán, entre otros, los factores económicos, la posición de la sociedad en el mercado y las consecuencias del acto sobre los negocios sociales.

Para la intervención del máximo órgano social, deberán tenerse en cuenta lo siguiente:

a) Cuando el administrador tenga la calidad de asociado, deberá abstenerse de participar en la respectiva decisión y, en consecuencia, sus partes de interés, cuotas o acciones no podrán ser tomadas en cuenta para determinar el quórum, ni mucho menos la mayoría decisoria.

b) Los administradores que obtengan la autorización con información incompleta, falsa o a sabiendas de que la operación ocasionaría perjuicios a la sociedad, no podrán ampararse en dicha autorización para exonerarse de responsabilidad por sus actos y, en consecuencia, deberán responder frente a la sociedad, los socios o terceros perjudicados.

c) Los socios que hayan autorizado expresamente la realización de un acto respecto del cual exista conflicto de interés o competencia con la sociedad, que perjudique los intereses de esta, serán responsables solidaria e ilimitadamente por los daños que los actos autorizados ocasionen, salvo que dicha autorización se haya obtenido de manera engañosa en los términos del literal anterior.

d) Finalmente, si el máximo órgano social no imparte su autorización, el administrador deberá abstenerse de ejecutar los actos de competencia o aquellos generadores de la situación de conflicto. En caso de desacato, podrá ser removido de su cargo y estará sujeto a la responsabilidad de que trata el artículo 200 del Código de Comercio. Lo anterior, sin perjuicio de las consecuencias frente a la validez de los actos específicos.

5.4.6. Nulidad de los actos en conflicto de intereses o competencia con la sociedad: en la medida que lo dispuesto en el artículo 23 numeral 7º de la Ley 222 de 1995 constituye una norma imperativa, el Decreto 1925 de 2009, incorporado en el Decreto 1074 de 2015 (DUR del Sector Comercio, Industria y Turismo), es consecuente en advertir que los actos de los administradores que violen este deber específico de conducta son susceptibles de declararse nulos. Para ello se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

a) La declaratoria de nulidad de los actos en conflicto de intereses o en competencia con la sociedad supone una declaración judicial por parte del juez competente para ello. El proceso judicial para obtener la declaratoria de nulidad absoluta de los actos ejecutados en contra de los deberes de los administradores consagrados en el numeral 7º del artículo 23 de la Ley 222 de 1995, se adelantará mediante el proceso legalmente establecido, de conformidad con el artículo 233 de la Ley 222 de 1995; sin perjuicio de otros mecanismos de solución de conflictos establecidos en los estatutos (p. ej. arbitraje).

b) Salvo los derechos de terceros que hayan obrado de buena fe, declarada la nulidad, se restituirán las cosas a su estado anterior, lo que podría incluir, entre otros, el reintegro de las ganancias obtenidas con la realización de la conducta sancionada, sin perjuicio de las acciones de impugnación de las decisiones, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 191 y siguientes del Código de Comercio.

c) Mediante este mismo trámite, el administrador que obre contrariando lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, será condenado a indemnizar a quien hubiese causado perjuicios. El juez competente, según lo establecido en la ley, podrá sancionar a los administradores con multas y/o con la inhabilidad para ejercer el comercio, sin perjuicio de la responsabilidad penal que dicha conducta pudiese generar.

5.5. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES EN SEDE ADMINISTRATIVA, EN CASO DE VIOLACIÓN A LOS DEBERES DE LOS ADMINISTRADORES. Existen facultades administrativas y judiciales respecto del cumplimiento de los deberes de los administradores. Si bien es cierto que las infracciones a los deberes de los administradores, pueden dar lugar al inicio de una actuación administrativa, también es cierto que el alcance de las facultades de la Superintendencia de Sociedades en sede administrativa o judicial es diferente.

En relación con sociedades sujetas a supervisión, esta superintendencia puede pronunciarse en sede administrativa sobre el incumplimiento de los deberes de los administradores, tales como la existencia de conflictos de interés y actos de competencia, previa formulación de la queja por quien se encuentre legitimado para hacerlo, conforme a lo dispuesto en el artículo 87 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 152 del Decreto 19 de 2012, y en particular lo dispuesto en su numeral 3º.

En caso de existir mérito, se seguirá el procedimiento administrativo sancionatorio previsto en el artículo 47 y siguientes de la Ley 1437 de 2011. De comprobarse la infracción correspondiente se impondrán las sanciones previstas en la ley.

Es de señalar que, la intervención en sede administrativa no comprende la competencia para declarar nulidades, medidas cautelares, restituciones ni indemnizaciones producto de la responsabilidad de los administradores, asuntos que conocerán y decidirán las árbitros designados para ello, los jueces, o bien esta entidad en ejercicio de sus funciones jurisdiccionales, en este último caso, de acuerdo al artículo 24, numeral 5º, literal b) del Código General del Proceso, mediante proceso verbal y previa demanda, según lo dispuesto en el referido código.

Por su parte, la Superintendencia de Sociedades, también ha sido investida por el legislador de funciones de orden judicial y administrativo completamente regladas. En ese sentido, los usuarios deberán evaluar adecuadamente cuales de las funciones asignadas a la entidad responden de mejor forma a sus expectativas y a la intención de satisfacer los intereses de los afectados.

En ese sentido, si la intención de un interesado es buscar que los efectos de un acto del administrador en conflicto de intereses se declaren nulos o que se pretenda la indemnización de los perjuicios que este funcionario le ha causado a la sociedad al realizar actos de competencia en su contra, la presentación de una queja administrativa no será la vía procesal adecuada, pues en ejercicio de sus funciones como supervisor, se reitera, no puede declarar nulidades o buscar la reparación de eventuales perjuicios. La claridad con respecto a la función y posibles resultados de una actuación determinada debe ser tenida en cuenta para que la actuación oportuna de la Superintendencia de Sociedades no cree falsas expectativas o alargue innecesariamente la resolución de los conflictos empresariales.

Por último, es preciso observar que los actos de competencia desleal, son del conocimiento exclusivo de la Superintendencia de Industria y Comercio, entidad a la que le fueron asignadas de acuerdo con el artículo 24 numeral 1º del código general del proceso, funciones jurisdiccionales.

OTRAS LIMITACIONES Y SUPUESTOS DE RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES.

5.6. PROHIBICIONES Y LIMITACIONES LEGALES DE CONDUCTA A LOS ADMINISTRADORES. Además de los deberes hasta aquí desarrollados, existen otras disposiciones que imponen prohibiciones y limitaciones a los administradores.

5.6.1. Las prohibiciones a los administradores, entendidas como aquellas en las que el legislador ha establecido de manera expresa que los administradores no podrán incurrir en alguna de las siguientes conductas:

a) Representar, salvo en los casos de representación legal, en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, ni sustituir los poderes que les sean conferidos.

b) Votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de liquidación, salvo los suplentes que no hayan ejercido el cargo en dicho período.

c) Enajenar o adquirir, por sí o por interpuesta persona, acciones de la misma sociedad mientras estén en ejercicio de sus cargos, salvo en operaciones ajenas a motivos de especulación y que cuenten con la autorización de la junta directiva otorgada con las dos terceras partes de sus miembros excluido el del solicitante, o de la asamblea general, con el voto favorable de la mayoría ordinaria prevista en los estatutos, excluido el del solicitante.

d) Cuando se trate de administradores que ostenten la calidad de accionistas, no podrán celebrar acuerdos con otros accionistas comprometiéndose a votar en igual o determinado sentido en las asambleas.

e) Ser designados o ejercer en forma simultánea, un cargo directivo en más de cinco juntas aun tratándose de sociedades matrices y sus subordinadas, siempre que los hubiere aceptado.

f) Formar en las juntas directivas, mayorías con personas ligadas entre sí por matrimonio o por parentesco dentro del tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad o primero civil, excepto en las sociedades reconocidas como de familia. En este orden de ideas, para que una sociedad tenga el carácter de familia, debe existir entre dos o más socios un parentesco de consanguinidad hasta el segundo grado (padre, madre, hijos y hermanos) o único civil (padre o madre adoptante e hijo adoptivo), o estar unidos entre sí matrimonialmente, siempre y cuando los socios así relacionados ejerzan sobre la sociedad un control económico, financiero o administrativo.

5.6.2. Las limitaciones a los administradores, entendidas como aquellas en las que las disposiciones del ordenamiento societario han establecido que el administrador no puede actuar, salvo que tenga autorización del máximo órgano social respectivo:

a) Las atribuciones van hasta el límite señalado en los estatutos sociales, el cual está circunscrito en principio al desarrollo del objeto social. A falta de estipulación, los administradores podrán celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro este, conforme al régimen de cada tipo de sociedad, de acuerdo con los artículos 99 y 196 del Código de Comercio.

b) Para la celebración o ejecución de ciertas operaciones, los estatutos pueden contemplar que se requiera la aprobación de un órgano superior, como el máximo órgano social o la junta directiva, según sea el caso.

5.6.3. En relación con los administradores de las sociedades por acciones simplificadas, el artículo 38 de la Ley 1258 de 2008 suprimió entre otras, las limitaciones, prohibiciones y autorizaciones previas que regula el Código de Comercio respecto de los administradores de los demás tipos de sociedades, tales como la contenida en el artículo 185 del Código de Comercio sobre la imposibilidad de los administradores de votar los balances y cuentas de fin de ejercicio o representar acciones ajenas, o sustituir los poderes que les fueron conferidos; del artículo 202 y 404 del mismo código, para pertenecer máximo a cinco juntas directivas y lo relacionado con la imposibilidad de negociar acciones de la sociedad sin autorización previa, respectivamente.

En consideración a que el objeto social en la SAS puede ser indeterminado, también lo será en ese evento, la capacidad de la sociedad y las facultades de los administradores, salvo que en los estatutos se le hubieren pactado limitaciones.

5.7. CONDUCTAS ADICIONALES QUE DAN LUGAR A LA RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES EN EL RÉGIMEN SOCIETARIO. El régimen legal colombiano en materia de deberes y responsabilidades de los administradores ha significado que estos se puedan encontrar no solo en normas de orden societario o contable, sino en muchos otros temas. Dicho esto, a continuación, se presentan algunos eventos adicionales en donde las normas mercantiles incorporan supuestos de responsabilidad para los administradores:

5.7.1. Los administradores que realicen actos dispositivos sin que la sociedad haya hecho el registro en la cámara de comercio de la escritura de constitución o, si hay aporte de inmuebles, el correspondiente en la oficina de registro de instrumentos públicos, responderán solidariamente ante los asociados y terceros de las operaciones que celebren o ejecuten por cuenta de la sociedad.

5.7.2. En caso de nulidad por objeto o causa ilícitos, los asociados y quienes actúen como administradores responderán ilimitada y solidariamente por el pasivo externo y por los perjuicios causados. Además, quedarán inhabilitados para ejercer el comercio por el término de diez años.

5.7.3. Cuando el juez declara la nulidad de una decisión de la asamblea o de la junta de socios, los administradores podrían resultar obligados a:

a) Tomar las medidas necesarias para que se cumpla la sentencia, pues de lo contrario su negligencia los hará responsables de los perjuicios que ocasionen.

b) Indemnizar a la sociedad por los perjuicios derivados del cumplimiento de las decisiones anuladas, con derecho a repetir contra los asociados que las aprobaron.

5.7.4. Los administradores y el revisor fiscal (si lo hubiere), responden en sede judicial, por los perjuicios que causen a la sociedad, a los asociados y a terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros y por la indebida restricción al derecho de inspección de los asociados.

Los administradores que no permitan el desarrollo de las funciones del revisor fiscal, también podrán ser responsable de los perjuicios que cause a la sociedad.

5.7.5. Cuando la sociedad anónima se forma, se inscribe o se anuncia sin especificar que tiene la calidad “sociedad anónima” o de las letras “S.A.”; los administradores responderán solidariamente de las operaciones sociales que celebren.

5.7.6. Los administradores responderán solidariamente ante los asociados y terceros por los perjuicios causados cuando inician nuevas operaciones sociales a pesar de encontrarse la sociedad en estado de cesación de pagos y cuando no convocan de inmediato a los asociados para informarlos sobre dicho estado.

5.7.7. Cuando se pueda verificar razonablemente el acaecimiento de la causal de disolución por el no cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha, los administradores sociales se abstendrán de iniciar nuevas operaciones, distintas a las del giro ordinario de los negocios y convocarán inmediatamente al máximo órgano social para informar de manera completa y documentada sobre dicha situación, con el fin de que el máximo órgano social adopte las decisiones pertinentes respecto a la continuidad o la disolución y liquidación de la sociedad, so pena de responder solidariamente por los perjuicios que causen a los asociados o a terceros por el incumplimiento de este deber.

Sin perjuicio de lo anterior, los administradores sociales deberán convocar al máximo órgano social de manera inmediata, cuando del análisis de los estados financieros y las proyecciones de la sociedad se puedan establecer deterioros patrimoniales y riesgos de insolvencia, so pena de responder solidariamente por los perjuicios que causen a los asociados o a terceros por el incumplimiento de este deber.

5.7.8. El factor debe indemnizar a la sociedad proponente por los perjuicios derivados del incumplimiento de las normas contables, fiscales y administrativas relativas al establecimiento administrado.

5.7.9. El liquidador responde frente a la sociedad, los asociados y terceros cuando realiza operaciones o actos ajenos a la inmediata liquidación privada de la sociedad.

5.7.10. Tratándose de la SAS, el artículo 27 de la Ley 1258 de 2008, señala que las reglas relativas a la responsabilidad de administradores contenidas en la Ley 222 de 1995, le serán aplicables tanto al representante legal de la sociedad, como a su junta directiva y demás órganos de administración si los hubiere.

En tal sentido, responden por el incumplimiento de las funciones consagradas en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, así como de los deberes de buena fe, lealtad y diligencia.

Las personas naturales o jurídicas que, sin ser administradores de una SAS, se inmiscuyan en una actividad positiva de gestión, administración o dirección de la sociedad, incurrirán en las mismas responsabilidades y sanciones aplicables a los administradores.

5.8. RÉGIMEN DE RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES. Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente por los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros, salvo que no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión, o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten (ver numerales 5.2, 5.3, 5.6 y 5.7 del presente capítulo).

Cuando la ley advierte que no serán responsables los administradores que no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión, o aquellos que hayan votado en contra de la decisión que imponga una u otra, en el entendido de que no la ejecuten, se busca que los miembros de las juntas directivas y todos los administradores en general, expresen individualmente su criterio sobre los asuntos en los que deben participar, dejando en las actas o en los documentos relacionados con su gestión, la evidencia sobre sus opiniones y el sentido y razón de su voto o decisión.

Es de advertir que no basta con votar en contra o con la constancia en el acta respectiva, si el administrador ejecuta u obra conforme a la decisión adoptada, pues en esos casos el origen de su responsabilidad será ese comportamiento.

De otro lado, la culpa del administrador ha de presumirse cuando incumple sus funciones, se extralimita en el ejercicio de ellas, e igualmente cuando infringe la ley o los estatutos.

También se presumirá la culpa cuando los administradores hayan propuesto o ejecutado la decisión sobre distribución de utilidades sin que estas estén justificadas por balances reales y fidedignos, casos en los cuales responderán por las sumas dejadas de repartir o distribuidas en exceso y por los perjuicios a que haya lugar.

Para la configuración de esa presunción y el consecuente traslado de la carga de la prueba, se deberá acreditar el supuesto de hecho correspondiente, esto es, la infracción de la ley o de los estatutos, incluyendo los supuestos especiales relacionados con la distribución de utilidades.

En el evento en que el administrador de la sociedad sea una persona jurídica, la responsabilidad recaerá sobre ella y sobre quien actúe como representante legal de la misma.

El legislador dispone que las cláusulas del contrato social que tiendan a absolver a los administradores de las responsabilidades antes mencionadas, o a limitarlas al importe de las cauciones que hayan prestado para ejercer sus cargos, se tendrán por no escritas. Los seguros que cubran la conducta de los administradores son frecuentes y plenamente admisibles, sin que por supuesto se entienda que el monto asegurado representa una limitación a la responsabilidad que les pueda ser asignada.

5.9. ACCIÓN SOCIAL DE RESPONSABILIDAD. La acción social de responsabilidad corresponde al derecho que tiene toda sociedad para acudir a los órganos jurisdiccionales con el fin de reclamar la satisfacción de una pretensión mediante un proceso. Dicha pretensión es de condena y consiste en la declaración por parte del juez de la responsabilidad patrimonial de los administradores para obtener la reparación de los perjuicios que por dolo o culpa el o los administradores ocasionen a la sociedad.

Los requisitos de procedibilidad de dicha acción están establecidos en el artículo 25 de la Ley 222 de 1995. En este caso, el sujeto activo de la acción es la sociedad y el sujeto pasivo es el administrador que haya ocasionado el perjuicio. Si bien es cierto que la legitimada para dar inicio a tal acción es la sociedad misma, cuando esta no lo hace, estarán legitimados en su lugar, de manera subsidiaria, los administradores, el revisor fiscal, cualquiera de los socios y hasta los acreedores que representen por lo menos el 50% del pasivo externo, en interés de la sociedad. Para el caso de los acreedores, podrán ejercer la acción siempre y cuando el patrimonio de la sociedad no sea suficiente para satisfacer sus créditos.

Con el propósito de facilitar que el máximo órgano social pueda conocer una proposición para ejercer esta acción, la ley consagra un régimen excepcional en materia del órgano competente para convocar a la reunión del máximo órgano social, en asuntos objeto de decisión en reuniones extraordinarias, en tema de mayorías decisorias e inclusive en cuanto se refiere a representación judicial de la sociedad.

En efecto, en cuanto a la convocatoria la ley establece que únicamente pueden llamar a reuniones los administradores, el revisor fiscal y la entidad que ejerza inspección, vigilancia y control sobre la sociedad; sin embargo, el artículo en mención señala que los socios que representen no menos del 20% de las cuotas en que se divida el capital social podrán convocar directamente para efectos de decidir sobre el inicio de una acción del tipo señalado⁽⁴⁾.

Así mismo, aún en reunión extraordinaria podrá tomarse la decisión de iniciar la acción contra los administradores, sin que el punto se haya incluido en el orden del día, pese a lo dispuesto en el artículo 425 del Código de Comercio.

El diseño legal de esta acción posibilita a un administrador, al revisor fiscal o cualquier asociado en “interés de la sociedad” para acudir a la jurisdicción con la finalidad de lograr hacer responsables a los administradores por los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad. Inclusive, la ley consagra un supuesto específico en que los acreedores de la sociedad podrían estar legitimados, cuando sus acreencias representan por lo menos el 50% del pasivo externo de la sociedad y el patrimonio de esta no es suficiente para pagar sus deudas. No obstante, esta legitimación subsidiaria en cabeza de estos otros sujetos exige que medie una decisión del máximo órgano social en la forma indicada.

Así, si transcurren tres meses de adoptada la decisión de ejercer la acción social de responsabilidad y esta no se ha entablado directamente por la sociedad, los demás administradores, el revisor fiscal, los asociados y, aún, los acreedores quedan legitimados en causa para iniciarla. Tal circunstancia procede solo en los términos del artículo 25 de la Ley 222 de 1995, pues la regla es que quien tiene la representación judicial de la sociedad es el representante legal.

La decisión para el ejercicio de esta acción, se tomará por la mitad más una de las cuotas, acciones o partes de interés representadas en la reunión.

Así que son dos las consecuencias de la decisión del máximo órgano social de adelantar contra el administrador una acción social de responsabilidad, la primera, abre la puerta para acudir ante la jurisdicción y la segunda, impone la remoción del administrador contra el cual se adelantará la acción.

Es oportuno precisar que de conformidad con la disposición invocada, la decisión de iniciar la acción social de responsabilidad “implicará la remoción de los administradores”, luego es claro que no se requiere adoptar dos decisiones diferentes: la de iniciar la acción y la de la remoción, sino que acordada con el lleno de los requisitos pertinentes la primera, per se, se genera la segunda, obviamente respecto del administrador contra el cual se hubiere aprobado la iniciación de la acción referida.

Si el ejercicio de la acción social de responsabilidad se autoriza respecto del representante legal y este no cuenta con un suplente, el máximo órgano social deberá disponer lo necesario para designar su reemplazo en el menor tiempo posible. En todo caso, la designación de cualquier reemplazo deberá atender los requisitos de quórum y mayorías necesarios para tomar esta decisión.

Ahora bien, la posibilidad de presentar una proposición al máximo órgano social sobre el ejercicio de esta acción no está limitada temporalmente, así que siempre que los asociados consideren que los administradores han ocasionado algún perjuicio a la sociedad, el administrador será removido y cualquiera de los sujetos mencionados, podrán acudir ante la jurisdicción para que se condene al resarcimiento de los perjuicios⁽⁵⁾.

Entendida como conflicto societario en los términos del artículo 24 (entre la sociedad y sus administradores), numeral 5º, literal b) del Código General del Proceso, la acción social de responsabilidad podrá intentarse ante la Superintendencia de Sociedades, quien conocerá a prevención en ejercicio de funciones jurisdiccionales.

Por último, con el objeto de que sea pública la decisión de la acción social de responsabilidad que tiene como consecuencia la remoción del administrador, es necesario que sea inscrita en el registro mercantil el acta contentiva de la misma.

5.10. ACCIÓN INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD. La acción individual de responsabilidad corresponde al derecho que tiene toda persona para acudir a la jurisdicción ordinaria, con el fin de reclamar la satisfacción de una pretensión mediante un proceso. Dicha pretensión es de condena y consiste en la declaración por parte del juez de la responsabilidad directa del administrador por los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a los socios o a terceros.

A diferencia de lo mencionado en el numeral anterior, esta acción no pretende resarcir daños ocasionados a la sociedad, sino los daños directos a socios o terceros, generados como consecuencia del incumplimiento doloso o culposo en el ejercicio de su cargo. En ese sentido, los daños deben ser directos y no derivados de una afectación al patrimonio social.

CAPÍTULO VI.

AUTORIZACIÓN DE REFORMAS ESTATUTARIAS - FUSIONES Y ESCISIONES.

GENERALIDADES.

6.1. COMPETENCIA. Corresponde a la Superintendencia de Sociedades autorizar las reformas estatutarias consistentes en fusión y escisión de (i) sociedades mercantiles y empresas unipersonales vigiladas, (ii) sociedades sometidas a control y (iii) sociedades sometidas a la supervisión de otra entidad siempre y cuando dicha autoridad no cuente con la facultad de autorizar fusiones y escisiones.

Para los efectos del presente capítulo, se utilizará el término “entidad(es) empresarial(es)”, para hacer referencia a sociedades y empresas unipersonales que realicen operaciones de reformas estatutarias consistentes en fusión y escisión.

6.2. TIPOS DE AUTORIZACIÓN. Existen dos regímenes de autorización para solemnizar reformas estatutarias consistentes en fusión y escisión: el régimen de autorización particular y el régimen de autorización general.

Bajo el régimen de autorización particular, le corresponde a la Superintendencia de Sociedades en ejercicio de sus funciones, autorizar previamente las reformas estatutarias de fusión y escisión, de conformidad con las disposiciones de este capítulo.

Bajo el régimen de autorización general, la operación de fusión o escisión correspondiente se entenderá autorizada si se cumplen con los supuestos que adelante se explican, sin perjuicio de la verificación posterior que pueda hacer la Superintendencia de Sociedades y de la obligación de cumplir con la totalidad de los requisitos de transparencia y revelación señalados por la ley o en esta Circular para este tipo de reformas.

6.3. FUSIONES O ESCISIONES EN LAS QUE PARTICIPAN SIMULTÁNEAMENTE SOCIEDADES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Y OTRAS ENTIDADES CON FACULTADES DE AUTORIZACIÓN. Cuando en una operación de fusión o escisión participen en forma simultánea, sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades y otras entidades del Estado que tengan competencia para autorizar dichas reformas, el respectivo proceso requerirá autorización particular por parte de esta Superintendencia, únicamente en el evento en que la sociedad resultante continúe vigilada por la Superintendencia de Sociedades.

Lo anterior, sin perjuicio de las autorizaciones que deben expedir los otros entes de supervisión.

REGÍMENES DE AUTORIZACIÓN.

6.4. ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN GENERAL. Sin que sea necesario expedir un acto administrativo de carácter particular, se entienden autorizadas de manera general por parte de la Superintendencia de Sociedades, las fusiones y escisiones realizadas por:

6.4.1. Autorización general frente a vigiladas: las entidades empresariales vigiladas por la Superintendencia de Sociedades que se encuentren en las causales de vigilancia contempladas en el artículo 2.2.2.1.1.1 del Decreto 1074 de 2015 (activos o ingresos) y que no cumplan lo dispuesto en el numeral 6.9.4 del presente capítulo y;

6.4.2. Autorización general en caso de supervisión residual: cuando la Superintendencia de Sociedades deba conocer de una autorización bajo este capítulo al no tener expresamente asignada esa facultad otra autoridad de supervisión y siempre que no se supere los montos de activos o ingresos señalados en el artículo 2.2.2.1.1.1 del Decreto 1074 de 2015 como causal de vigilancia y que tampoco esté incurso en los eventos previstos en el numeral 6.9.4 del presente capítulo, la operación de fusión o escisión que realice la entidad empresarial, se entenderá sometida al régimen de autorización general.

Las entidades empresariales que a pesar de cumplir con alguno de los anteriores supuestos estén incursas en alguna de las causales del régimen de autorización previa (numeral 6.9.4 de este capítulo) se entenderán excluidas del régimen de autorización general y, por lo tanto, deberán solicitar la autorización expresa de la correspondiente fusión o escisión.

6.5. REQUISITOS DE TRANSPARENCIA Y REVELACIÓN. Las entidades empresariales referidas en el numeral 6.4 anterior, que pretendan solemnizar reformas estatutarias consistentes en fusión y escisión bajo el régimen de autorización general, deben cumplir con la totalidad de los requisitos de transparencia y revelación que a continuación se enumeran, sin perjuicio del cumplimiento de los requisitos señalados en la ley para este tipo de reformas:

6.5.1. El medio y antelación sobre la convocatoria a la reunión del máximo órgano social en la cual se adoptará la decisión de la reforma estatutaria correspondiente, debe ser verificable. Igualmente, se deberá poder verificar la inclusión del punto de la reforma en el orden del día, junto con la advertencia a los asociados de que podrán ejercer el derecho de retiro.

6.5.2. La constancia en los archivos de la sociedad de que los documentos que sirvieron de fundamento para tomar la decisión sobre la reforma estatutaria fueron puestos a disposición a los asociados con la debida antelación establecida en la ley según el tipo societario⁽⁶⁾.

6.5.3. El aviso sobre el compromiso de fusión o escisión, el cual se deberá publicar de la siguiente manera:

a) Si se trata de fusión, en un diario de amplia circulación nacional.

b) Si trata de escisión, en un diario de amplia circulación nacional y en un diario de amplia circulación en el domicilio social de cada una de las sociedades participantes. La publicación podrá hacerse en un solo diario, si este tiene amplia circulación nacional y amplia circulación en el domicilio social de cada una de las sociedades participantes (ver numeral 6.13.2 del presente capítulo).

c) En cualquier caso, se debe contar con el soporte de envío de la comunicación o aviso a los acreedores sociales de la fusión o escisión en la misma fecha en que se realice la publicación.

6.6. GARANTÍA DE LOS DERECHOS DE LOS ACREEDORES. La comunicación a que se refiere el literal c del numeral 6.5.3 anterior, tiene como efecto garantizar que, en los casos en que sea procedente de conformidad con lo previsto en la ley, los acreedores puedan exigir garantías satisfactorias y suficientes para el pago de sus créditos. Para los efectos, deberán tenerse en cuenta las siguientes reglas:

6.6.1. Los acreedores de las entidades empresariales participantes de la fusión o escisión dispondrán de un término de 30 días hábiles siguientes a la fecha del último aviso, durante el cual podrán acudir a las oficinas de la administración que funcionen en su domicilio principal, para verificar la información a que tienen acceso en virtud de la reforma estatutaria. Para estos efectos, se podrá disponer el uso de repositorios de información digital u otros instrumentos tecnológicos que salvaguarden la reserva de la información.

6.6.2. Adicionalmente, durante el término señalado en el numeral anterior, los representantes legales de las sociedades intervinientes deberán poner a disposición de los acreedores de todas las sociedades participantes en cualquiera de estas reformas estatutarias, un informe que contendrá los requisitos señalados en el siguiente numeral. Lo anterior, sin perjuicio de las excepciones dispuestas en la ley.

Bajo el régimen de autorización general, la entidad empresarial podrá solemnizar la reforma estatutaria correspondiente, una vez hayan transcurrido los 30 días señalados en el numeral 6.6.1 y no hayan sido solicitadas garantías por parte de los acreedores.

Adicionalmente, respecto de una escisión a la que le resulte aplicable el régimen de autorización general, la reforma podrá solemnizarse antes del término indicado, siempre y cuando los activos de la sociedad escindente y de las beneficiarias, representen por lo menos el doble de su pasivo externo.

6.7. ESPECIFICACIONES SOBRE EL INFORME A LOS ACREEDORES. El informe de que trata el numeral 6.6.2 anterior, deberá contener lo siguiente:

6.7.1. Nombres, NIT y domicilio de las sociedades participantes en la operación.

6.7.2. Motivos de la operación proyectada y las condiciones en que se realizará.

6.7.3. Estados financieros de las sociedades participantes junto con sus notas, acompañados del dictamen del revisor fiscal y según las especificaciones dispuestas en el numeral 4.2 del capítulo IV de la CBC.

6.7.4. Estado de situación financiera y estado de resultados que presenten la integración patrimonial a la fecha de corte de los estados financieros que sirvieron de base para la aprobación del compromiso de fusión o escisión, conforme a lo que se dispone, según sea el caso, en los numerales 4.3.1.1, 4.3.2.1 y 4.4.1, del capítulo IV de la CBC.

6.7.5. En el caso de las inversiones permanentes en acciones, cuotas o partes de interés, será necesario indicar la cantidad, porcentaje de participación en el capital, nombre del receptor de la inversión y valor en libros.

6.7.6. Número, naturaleza, estado y cuantía de los procesos en contra de las sociedades intervinientes en la operación y el valor provisionado.

6.7.7. La discriminación detallada (listados e identificados) y valor de cada uno de los activos y pasivos que se transfieren o se integran en la reforma estatutaria.

6.7.8. Respecto de la valoración de los activos deberá hacerse de acuerdo a lo señalado en el numeral 4.2.3 del capítulo IV de la CBC.

6.7.9. Un análisis simplificado del método de valoración utilizado, así como la explicación de la proyección de las sinergias que se obtendrán con el proceso de fusión y escisión.

6.8. DEBER DE INFORMACIÓN SOBRE FUSIONES Y ESCISIONES SUJETAS AL RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN GENERAL. Cuando se trate de fusiones o escisiones sometidas al régimen de autorización general, los representantes legales de las entidades empresariales involucradas en la operación remitirán a la Superintendencia de Sociedades, copia del certificado de existencia y representación legal en el que conste la inscripción de la respectiva reforma estatutaria, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la inscripción de la operación en el registro mercantil.

En caso de estimarlo procedente, la Superintendencia de Sociedades podrá requerir los documentos que soportaron la reforma estatutaria, así como cualquier otro adicional para verificar la legalidad y el cumplimiento de los requisitos de transparencia y revelación de la operación, respecto de los derechos de los asociados y de los acreedores. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de las sociedades intervinientes en la reforma estatutaria de cumplir con los requisitos establecidos en la ley para este tipo de reformas y de conservar los documentos que sirvieron de base para llevar a cabo la reforma estatutaria, durante el término de 10 años, conforme a la normatividad vigente.

En cualquier caso, será obligación de los representantes legales de las sociedades intervinientes en la reforma estatutaria, verificar que efectivamente la operación se encuentra dentro del régimen de autorización general, so pena de las consecuencias jurídicas que podría implicar la desatención a lo señalado en los numerales siguientes.

6.9. ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN PARTICULAR. La Superintendencia de Sociedades autorizará, de forma previa y mediante un acto administrativo de carácter particular, la formalización de las reformas estatutarias consistentes en fusión o escisión que realicen las entidades empresariales sometidas a su control o vigilancia, así como de las sociedades que se encuentren sometidas a la supervisión de otra entidad del Estado distinta a la Superintendencia de Sociedades que no cuente con las referidas facultades de autorización cuando se cumplan los siguientes supuestos:

6.9.1. Las entidades empresariales controladas o aquellas vigiladas por la Superintendencia de Sociedades por una causal distinta a las señaladas en el artículo 2.2.2.1.1.1 del Decreto 1074 de 2015 (activos o ingresos) o en las que se verifique la existencia de esta causal y otra de las causales establecidas en el mismo Decreto 1074 de 2015.

6.9.2. Las entidades empresariales sometidas a la supervisión de otra autoridad que no cuente con facultades de autorización de reformas consistentes en fusión y escisión y cuyos activos o ingresos totales al cierre del ejercicio sean iguales o superiores a los montos establecidos en el artículo 2.2.2.1.1.1 del Decreto 1074 de 2015. También aplicará a aquellas que, a pesar de no cumplir con los montos de activos o ingresos, cumplen con algún otro de los criterios dispuestos en el numeral 6.9.4. siguiente.

6.9.3. Las sociedades operadoras del sistema de salud que realicen una reforma estatutaria de escisión que tenga como efecto una disminución de capital, deberán solicitar autorización ante la Superintendencia Nacional de Salud. Si la escisión no tiene como efecto una disminución de capital, se aplicará lo dispuesto en el presente régimen para la autorización general o previa por parte de esta superintendencia.

6.9.4. Las entidades empresariales que cumplen con los criterios para llevar a cabo la reforma bajo el régimen de autorización general, pero que están en alguna de las situaciones relacionadas a continuación:

a) Que la situación financiera de alguna de las sociedades participantes en los procesos de fusión o escisión, presente en los estados financieros que sirven de base para dicha operación, una o más obligaciones vencidas cuyo incumplimiento sea superior a 90 días, que representen el 20% o más del total del pasivo externo.

b) Que en una situación de control por subordinación entre la sociedad absorbente y absorbida, exista registrado un crédito mercantil adquirido (plusvalía) como producto de la compra de acciones o cuotas en la controlada y que, a la fecha de la fusión no ha sido amortizado en su totalidad (ver CBC, Cap. IV, num. 4.3.2.4).

c) Que alguna de las sociedades resultantes de la escisión (escindente o beneficiaria), sea una sociedad extranjera, siempre y cuando los activos de la misma, sean inferiores al doble del pasivo externo.

d) Que el capital de la sociedad resultante de la fusión sea inferior a la suma de los capitales de las sociedades fusionadas siempre que dicha disminución implique un efectivo reembolso de aportes.

e) Que en el proceso de fusión o escisión participe una sociedad en estado de liquidación y que cumpla con los criterios de vigilancia señalados en el artículo 2.2.2.1.1.1 del Decreto 1074 de 2015.

f) Que alguna de las sociedades participantes en el proceso de fusión o escisión, según sea el caso, tenga obligaciones originadas en emisión de bonos en el exterior o en Colombia.

g) Alguna de las sociedades intervinientes en el proceso de fusión o escisión, según sea el caso, posea pasivos pensionales.

h) Las sociedades incurran en cualquiera de las irregularidades establecidas en los literales a), b), c), o d) del artículo 84 de la Ley 222 de 1995, detectadas por esta superintendencia o por la que resulte competente, con motivo de una investigación, siempre y cuando no haya sido archivada la actuación.

En los trámites de autorización particular de reformas estatutarias de fusión o escisión de sociedades o empresas unipersonales, que son objeto de supervisión de otra autoridad del Estado en virtud de la actividad o el servicio que prestan, pero que no cuentan con facultades subjetivas para autorizar estas reformas, la Superintendencia de Sociedades informará a la entidad respectiva acerca de la solicitud para que dicho supervisor, si lo considera pertinente, se pronuncie en relación con el impacto o eventual afectación de la operación en relación con el ejercicio de sus competencias.

REQUISITOS PARA SOLICITAR LA AUTORIZACIÓN DE LA REFORMA ESTATUTARIA.

6.10. DOCUMENTACIÓN EN COMÚN PARA LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARTICULAR DE FUSIÓN O ESCISIÓN. Para la solicitud de autorización particular, todas las entidades empresariales participantes en la reforma, nacionales o extranjeras, deberán presentar los siguientes documentos, salvo que los mismos obren en los archivos de la entidad, circunstancia que deberá informarse en el escrito de la solicitud, indicando el número de radicación y la fecha:

6.10.1. Solicitud suscrita por el representante legal o apoderado de la sociedad solicitante.

6.10.2. Poder debidamente otorgado, en el evento de actuarse por intermedio de apoderado.

6.10.3. Copia simple de la escritura pública o documento privado de constitución de la sociedad o empresa unipersonal.

6.10.4. Documento en el que se compilen los estatutos vigentes de las sociedades participantes.

6.10.5. Copia completa del acta que contenga lo sucedido en la reunión del máximo órgano social en la cual se haya adoptado la reforma respectiva.

a) El acta deberá estar debidamente autorizada, con constancia de su aprobación, la inclusión de la constancia de los asociados que votaron en contra de la decisión, la indicación de la fecha de corte de los estados financieros base de la reforma estatutaria y el cumplimiento de los demás requisitos legales.

b) Para el caso de las empresas unipersonales, copia del documento privado mediante el cual se adoptó la reforma, suscrito por el representante legal.

c) Como parte integral del acta deberá incluirse el compromiso de fusión o el proyecto de escisión, según corresponda.

6.10.6. Cuando con ocasión de la reforma haya lugar a que los asociados hagan uso del derecho de retiro, deberá remitirse un listado de los asociados ausentes y disidentes en la reunión del órgano social en que se aprobó la reforma y una certificación suscrita por el representante legal en la que conste si este derecho se ejerció o no y, en caso afirmativo, el nombre de los asociados que lo hicieron y las condiciones en que se efectuó o se proyecta efectuar la opción de compra o el reembolso de los aportes, según corresponda (ver CBC, Cap. IV, num. 4.6).

6.10.7. En el evento en que la sociedad tenga bonos en circulación, deberá acreditarse el cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 2555 de 2010. Siempre que se convoque a los tenedores de bonos a asamblea de tenedores de bonos, cuyo objeto sea decidir sobre fusiones, escisiones u operaciones que surtan efectos similares, la entidad emisora deberá elaborar un informe, con el propósito de ilustrar a los tenedores de bonos, sobre el tema que se somete a su consideración y los efectos del mismo sobre sus intereses de forma amplia y suficiente.

a) En el informe deberá incluirse toda la información financiera, administrativa, legal y de cualquier otra naturaleza que sea necesaria para la toma de la decisión. La antigüedad de esta información no deberá exceder de tres meses con respecto a la fecha de realización de la asamblea.

b) Dicho informe deberá complementarse con el concepto de la entidad que ejerza las funciones de representante legal de los tenedores de los bonos.

c) Cada uno de los informes deberá ser presentado a la asamblea de tenedores, según corresponda por un funcionario de nivel directivo de la entidad que lo elaboró, quien deberá estar adecuadamente calificado con respecto al tema en cuestión.

6.10.8. Copia del aviso de convocatoria preparado con la antelación señalada en la ley.

6.10.9. Certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal (si lo hubiere) de la entidad empresarial, o por el representante legal de la empresa unipersonal, en donde conste si el acuerdo de fusión o el proyecto de escisión se mantuvo a disposición de los asociados en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad en su domicilio principal, durante el término previsto en la ley para cada tipo de sociedad.

6.10.10. Aportar los estados financieros desagregados a nivel de subcuenta, de todas las entidades empresariales que estén involucradas en el proceso, acompañados de sus notas, en cuya elaboración se deberán cumplir las normas contables aplicables (ver CBC, Cap. IV, num. 4.2), los cuales deberán estar certificados, en los términos de los artículos 37 de la Ley 222 de 1995 y dictaminados si hubiere revisor fiscal, en los términos del artículo 38 de la ley mencionada, para lo cual deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

a) La fecha de corte de los estados financieros preparados para decidir sobre la fusión o escisión, deberá cumplir lo señalado en el numeral 4.2 del capítulo IV de la CBC.

b) El dictamen del revisor fiscal, cuando sea procedente, deberá referirse a los aportes a la seguridad social integral, en los términos de los artículos 3.2.1.6 y 3.2.1.7 del Decreto 780 de 2016. En el evento de que la sociedad no esté obligada a tener revisor fiscal, quien suscribirá esta certificación será el contador de la sociedad (ver CBC, Cap. IV, num. 4.2.2).

6.10.11. Certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal (o el contador en caso que no esté obligada a tener revisor fiscal), de cada una de las entidades empresariales que vayan a participar en el proceso de fusión o escisión, en donde conste el medio utilizado para la comunicación del proyecto de fusión o escisión a cada acreedor, comunicación que se deberá realizar en la misma fecha en la que se realice la publicación del aviso de prensa.

6.10.12. Certificación suscrita por el representante legal y por el revisor fiscal (si lo hubiere), en donde conste si los acreedores de la sociedad absorbida o de las sociedades participantes en la escisión solicitaron garantías adicionales. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 222 de 1995.

6.10.13. Si ha transcurrido un lapso superior a 3 meses entre la fecha de corte de los estados financieros utilizados en la aprobación de la fusión o escisión y la fecha en que se vaya a presentar la solicitud ante la Superintendencia de Sociedades, deberá entregarse una certificación respecto de la no ocurrencia de eventos que hubieren podido afectar significativamente la situación de la persona jurídica, entre la fecha de corte de los mencionados estados financieros y la presentación de la solicitud ante la entidad, la cual deberá estar suscrita por el representante legal y el revisor fiscal si procede.

6.10.14. Copia de los estudios técnicos elaborados para determinar el valor actual de los activos de las entidades participantes en el proceso, o resumen de los mismos en los cuales conste, por lo menos, su monto discriminado por unidades o grupos homogéneos y el método utilizado para la valuación. Deberá tenerse en cuenta lo dispuesto en el numeral 4.2.3 del capítulo IV de la CBC.

6.10.15. Copia completa de los estudios técnicos efectuados para determinar la relación de intercambio, cuando sea del caso, los cuales deberán realizarse utilizando métodos de reconocido valor técnico. A este documento deberá adjuntarse el archivo de cálculo correspondiente en Excel u otro medio magnético idóneo (ver CBC, Cap. IV, num. 4.3.5.1).

6.10.16. Los demás documentos que se exigen para cada trámite específico, de conformidad con los numerales posteriores y cualquier información adicional que sirva para determinar la transparencia de la operación y la protección de los derechos de los acreedores y asociados minoritarios.

6.11. DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA PARA LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARTICULAR DE UNA FUSIÓN. Además de la documentación enunciada en el numeral anterior, previo a realizar la reforma estatutaria de fusión, deberá remitirse la siguiente documentación específica por parte de las entidades empresariales nacionales o extranjeras participantes en la reforma, salvo que se encuentre en los archivos de la Superintendencia de Sociedades, circunstancia que deberá informar en el escrito de solicitud, indicando el número de radicación y fecha en que fue enviada la información:

6.11.1. Compromiso de fusión, el cual forma parte integral del acta, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 173 del Código de Comercio.

6.11.2. Hoja de trabajo en medio magnético, presentada en un aplicativo de hoja de cálculo (p. ej. Excel), conforme a las especificaciones realizadas en los numerales 4.3.1.2 o 4.3.2.3, según sea el caso, del capítulo IV de la CBC.

6.11.3. Adicionalmente, deberá aportarse una nota técnica complementaria de explicación o de ajustes por las operaciones recíprocas o de eliminación entre compañías si da lugar a esa circunstancia, o los ítems o activos que se aportan y los que reciben, los cuales comprenden las operaciones a llevar cabo y se pueden constituir como soporte contable y cuyas especificaciones se encuentran incluidas en los numerales 4.3.1.2 o 4.3.2.3, según sea el caso, del capítulo IV de la CBC.

6.11.4. El aviso de fusión que cumpla con lo previsto en el artículo 174 del Código de Comercio y el numeral 6.5.3 de la presente circular.

6.11.5. En caso de requerir autorización para llevar a cabo una integración empresarial por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, sea bajo el régimen de notificación o autorización particular que se surte ante esa autoridad de supervisión, el solicitante deberá acreditar que se presentó la solicitud de autorización o se realizó la notificación correspondiente. En todo caso, la Superintendencia de Sociedades no emitirá pronunciamiento hasta conocer la decisión de fondo de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cuando no sea necesaria la autorización por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio por no cumplirse los requisitos de ley, así deberá indicarlo bajo gravedad de juramento el representante legal y revisor fiscal (cuando lo hubiere). Este juramento se entenderá prestado con la sola afirmación que haga para el efecto mediante certificación respectiva. En este caso, el solicitante deberá, además, presentar copia autorizada del acta resultante de la reunión del máximo órgano social en la cual conste que dicho órgano ha sido documentado sobre el particular.

6.11.6. Los demás documentos que la Superintendencia de Sociedades estime pertinente requerir en el curso del procedimiento de autorización para garantizar la legalidad y transparencia de la operación y la protección de los derechos de acreedores y asociados minoritarios.

6.12. FUSIÓN ABREVIADA EN LA SAS. Las sociedades por acciones simplificadas que se pretendan fusionar por el mecanismo de fusión abreviada, deberán cumplir con los documentos básicos y especiales señalados en artículos precedentes para solemnizar la reforma estatutaria de fusión y tener en cuenta las siguientes aclaraciones:

6.12.1. Si la fusión fue aprobada por los representantes legales o por las juntas directivas de las sociedades participantes en el proceso de fusión, no se requerirán actas del máximo órgano social, sino los respectivos documentos según la naturaleza del órgano que aprobó la fusión (acta de reunión de la junta directiva o documento en que conste la aprobación del representante legal), a menos que estatuariamente se haya dispuesto que la fusión deba ser aprobada por el máximo órgano social, caso en el cual se deberá allegar el acta de la reunión de dicho órgano.

6.12.2. Cuando la SAS tenga más de un accionista deberá comunicarse el texto del acuerdo de fusión con el lleno de los requisitos legales señalados en el artículo 173 del Código de Comercio, a cada uno de los accionistas con el fin de que estos, dentro del término de 8 días señalado en la ley, tengan la posibilidad de ejercer el derecho de retiro.

6.12.3. El texto del acuerdo de fusión será publicado en un diario de amplia circulación nacional. En caso de que sea procedente, los terceros interesados acreedores podrán exigir garantías necesarias y/o suficientes.

6.13. DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA PARA LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARTICULAR DE UNA ESCISIÓN. Además de la documentación en común para llevar las reformas estatutarias de que trata este capítulo, que se encuentran en el numeral 6.10, la solicitud de autorización particular para solemnizar la reforma estatutaria de escisión deberá estar acompañada de los documentos que se enuncian a continuación, salvo que los mismos reposen en los archivos de la entidad, situación que se deberá manifestar con el escrito de solicitud, indicando el número de radicación y la fecha en que fueron aportados:

6.13.1. El proyecto de escisión, que forma parte integral del acta con sus correspondientes anexos.

6.13.2. El aviso de escisión que deben publicar los representantes legales de las entidades empresariales participantes en la escisión, deberá ser publicado en un diario de amplia circulación nacional y en un diario de amplia circulación en el domicilio social de cada una de las entidades participantes. Deberá acreditarse con la solicitud, las dos publicaciones indicadas. En el caso en que en el domicilio social de una de las sociedades intervinientes exista un diario regional de amplia circulación, se hará en este⁽⁷⁾.

6.13.3. Hoja de trabajo del proyecto de escisión en medio magnético presentada en un aplicativo de hoja de cálculo (p. ej. Excel), en donde se incluya la información financiera de la(s) entidad(es) empresarial(es) interviniente(s) y el de la(s) nueva(s) entidades(es) empresariales(es) beneficiaria(s) o resultante(s), con las especificaciones dispuestas en el numeral 4.4.1.6 del capítulo IV de la CBC.

6.13.4. Nota técnica complementaria de explicación de los ajustes y/o eliminaciones, cuyas especificaciones se encuentran incluidas en el numeral 4.4.1.6 del capítulo IV de la CBC.

6.13.5. Cuando la operación de escisión tenga como efecto una integración empresarial que exija permiso de la Superintendencia de Industria y Comercio, se deberá dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 6.11.5 del presente capítulo.

6.14. DOCUMENTACIÓN ADICIONAL CUANDO EN LA REFORMA ESTATUTARIA INTERVENGAN UNA O MÁS SOCIEDADES EXTRANJERAS. Además de los documentos enunciados en los numerales 6.10, 6.11 y 6.13 de este capítulo, en caso de que en la reforma sujeta a autorización de la Superintendencia de Sociedades intervengan una o más sociedades extranjeras, deberán allegar los siguientes documentos, traducidos al idioma castellano:

6.14.1. Certificado que acredite la existencia de la sociedad expedido por la autoridad extranjera correspondiente, debidamente apostillado o legalizado, junto con la respectiva traducción oficial, si es del caso y con la debida cadena de autenticaciones.

6.14.2. Certificado o documento equivalente en donde se evidencie la(s) persona(s) facultadas para actuar en nombre de la sociedad, expedido por la autoridad extranjera correspondiente o por quien esté facultado de acuerdo con la ley aplicable, debidamente apostillado o legalizado, junto con la respectiva traducción oficial, si es del caso, y con la debida cadena de autenticaciones.

6.14.3. Copia simple del documento de constitución de la sociedad extranjera, con su respectiva traducción oficial al castellano, así como el documento que compile los estatutos vigentes de la sociedad extranjera también en idioma castellano.

6.14.4. Documento mediante el cual los accionistas de la sociedad extranjera autorizan realizar el proceso de fusión con la sociedad colombiana, debidamente certificado por quien tiene la representación legal de la compañía, junto con la respectiva traducción oficial, si es del caso y con la debida cadena de autenticaciones.

6.14.5. Estados financieros de la sociedad extranjera, con idéntica fecha de corte al de los propuestos para la reforma por la sociedad colombiana, expresados en pesos colombianos, suscritos por un contador público acreditado en el país de origen, acompañados de sus notas y revelaciones, así como del informe del auditor, si lo hubiere, traducidos al idioma castellano (ver CBC, Cap. IV, num. 4.5).

6.14.6. Certificado de composición accionaria de la sociedad extranjera, suscrito por el representante legal de la sociedad, junto con la respectiva traducción oficial, si es del caso.

6.14.7. Los demás que solicite la Superintendencia de Sociedades en el transcurso del estudio de la solicitud de autorización.

Cuando en este capítulo se haga mención al revisor fiscal, para los casos de las sociedades extranjeras deberá entenderse que se está haciendo referencia a un auditor externo o figura similar propia de la jurisdicción de la sociedad.

Cuando en la jurisdicción de la sociedad extranjera no se pueda emitir alguno de los documentos señalados en este capítulo, se aportará el documento equivalente conforme a la ley aplicable en esa jurisdicción y de no existir uno similar se deberá certificar de esta manera por el representante legal de la sociedad extranjera.

TÍTULO IV.

DERECHO DE RETIRO.

6.15. DERECHO DE RETIRO EN OPERACIONES DE FUSIÓN Y ESCISIÓN. El derecho de retiro previsto en la ley deberá ejercerse de acuerdo con las reglas previstas para el mismo en la normatividad aplicable, artículos 12 al 17 de la Ley 222 de 1995. Sin perjuicio de lo anterior, deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

6.15.1. Los titulares de este derecho son los socios ausentes o disidentes en la reunión en la que se aprobó la decisión de llevar a cabo la operación.

6.15.2. Las causales para que proceda son, entre otras, las previstas en el artículo 12 de la Ley 222 de 1995.

6.15.3. Para ejercer este derecho, los accionistas deberán tener en cuenta las condiciones y procedimientos establecidos en la ley.

6.16. CONDICIONES ADICIONALES PARA EL REEMBOLSO DE LAS ACCIONES, CUOTAS O PARTES DE INTERÉS AL SOCIO QUE EJERCE SU DERECHO DE RETIRO. Además de lo previsto en los artículos 12 a 17 de la Ley 222 de 1995, se deberá tener en cuenta que:

6.16.1. El reembolso que se ocasione como consecuencia del ejercicio del derecho de retiro que genera una disminución de capital social, no requerirá de autorización particular de esta Superintendencia de Sociedades.

6.16.2. Cuando esta superintendencia establezca que en un caso concreto el reembolso afecta de manera sustancial la prenda común de los acreedores, para proteger los derechos de los mismos, dentro de los dos meses siguientes a la adopción de la respectiva decisión, podrá determinar, de oficio o a solicitud de parte, la improcedencia del derecho de retiro en la totalidad de las acciones, cuotas o partes de interés, o en la porción correspondiente de estas que no sean compradas por los demás asociados, ni readquiridas por la sociedad.

6.17. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES PARA DIRIMIR DISCREPANCIAS SOBRE LA EXISTENCIA DEL DERECHO DE RETIRO. La Superintendencia de Sociedades asumirá el conocimiento de aquellos casos en los que la discrepancia sobre la existencia de la causal de retiro ocurra en una sociedad sobre la cual esta Superintendencia ejerza inspección, vigilancia o control y, adicionalmente, la diferencia no estuviera sujeta a lo previsto en un pacto arbitral.

La solicitud deberá presentarla el accionista o el asociado que pretenda ejercer el derecho de retiro, o el representante legal de la sociedad comercial. En la solicitud se indicará la causal que se invoca y los motivos que la generan. La solicitud se acompañará de los siguientes documentos:

6.17.1. Las pruebas que permitan acreditar la calidad de asociado. Respecto de sociedades por acciones se anexará copia de los títulos o, en su defecto, certificación suscrita por el revisor fiscal de la compañía, en la que conste su condición de accionista.

6.17.2. Copia íntegra de los estatutos sociales vigentes.

6.17.3. Copia del acta contentiva de la reunión del máximo órgano social en la cual se adoptó la decisión que origina el ejercicio del derecho de retiro.

6.17.4. Copia de la comunicación escrita que el asociado le envió al representante legal de la sociedad con constancia de recibo o radicación.

6.17.5. Copia del aviso de convocatoria a la reunión en que se ocupó de la transformación, fusión o escisión que dio origen al ejercicio del derecho de retiro.

6.17.6. Explicación y prueba de la desmejora de los derechos patrimoniales del socio que ejerce el derecho de retiro.

6.17.7. Dirección del solicitante y dirección de la sociedad para las notificaciones que a cada uno corresponde.

6.17.8. Los demás documentos que la Superintendencia de Sociedades estime pertinente requerir en el curso del procedimiento.

TÍTULO V.

PROCEDIMIENTO PARA EMITIR LA AUTORIZACIÓN Y PRUEBA DE LA REFORMA ESTATUTARIA.

6.18. PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN PARTICULAR Y OBLIGACIONES POSTERIORES. Para expedir el acto administrativo que contiene la autorización particular para el perfeccionamiento de la reforma estatutaria de fusión o escisión, se tendrá en cuenta lo siguiente:

6.18.1. La Superintendencia de Sociedades revisará que la solicitud se haya acompañado de todos los documentos indicados en este capítulo y en la ley aplicable, necesarios para el inicio del estudio.

6.18.2. En caso de faltar documentación, la Superintendencia de Sociedades procederá a requerir al solicitante para que complete la solicitud; transcurrido el plazo otorgado sin que se reciba respuesta se entenderá desistido el trámite.

6.18.3. La Superintendencia de Sociedades puede solicitar para su análisis y evaluación cualquier información adicional que considere pertinente para cada caso en particular, con el fin de garantizar la transparencia de la operación y la protección de los derechos de los acreedores y asociados minoritarios.

6.18.4. Una vez la documentación se encuentre completa, la Superintendencia de Sociedades procederá a su estudio de fondo.

6.18.5. Dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha de ejecutoria de la resolución por medio de la cual se autorice solemnizar la respectiva reforma, los representantes legales de las entidades resultantes de la fusión o escisión, enviarán a la Superintendencia de Sociedades el certificado de existencia y representación legal de las sociedades en el que conste la inscripción de la respectiva reforma.

6.18.6. En los casos que requieran escritura pública para el perfeccionamiento de la reforma estatutaria de fusión o escisión, con la escritura se deberán protocolizar los documentos señalados en la ley, así como copia de los estados financieros completos que sirvieron de base para la reforma estatutaria.

6.19. SANCIONES O MULTAS POR INCUMPLIMIENTO. Podrán ser sujeto de investigación de conformidad con las facultades establecidas en la ley, los sujetos respecto de los cuales se verifique el incumplimiento de las siguientes obligaciones:

6.19.1. Realizar los trámites para formalizar la reforma estatutaria consistente en fusión o escisión, sin haber obtenido la autorización particular de que trata este capítulo.

6.19.2. No haber enviado los documentos que den cuenta de la formalización de la reforma estatutaria dentro del término previsto.

6.19.3. No conservar los documentos de transparencia y revelación cuando se trata de sociedades sometidas al régimen de autorización general.

CAPÍTULO VII.

MATRICES, SUBORDINADAS Y GRUPOS EMPRESARIALES.

DE LA SITUACIÓN DE CONTROL Y GRUPO EMPRESARIAL.

7.1. FINALIDAD DE LA OBLIGACIÓN DE INSCRIBIR EN EL REGISTRO MERCANTIL LA SITUACIÓN DE CONTROL O GRUPO EMPRESARIAL. Para proteger el orden público económico, el legislador consideró de suma importancia conocer las personas que ejercen el control de las estructuras societarias, no solo para establecer adecuados controles al régimen de propiedad en cumplimiento de su función social y lucha contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo, sino también para que sea posible dar cumplimiento a situaciones societarias que impliquen la desestimación de la personalidad jurídica cuando se utilice la sociedad en fraude a la ley o en perjuicio de terceros, la responsabilidad subsidiaria o solidaria de la matriz y los socios en eventos de insolvencia o, para la comprobación de la realidad de las operaciones celebradas entre una sociedad y sus vinculados, entre otros.

La Superintendencia de Sociedades está facultada para adelantar las investigaciones administrativas tendientes a declarar la situación de control o la conformación de un grupo empresarial y ordenar su inscripción en el registro mercantil, e igualmente, adelantar las investigaciones para ordenar la modificación de estas inscripciones.

La revelación de la situación de control o de grupo empresarial es de interés público, por cuanto existe un riesgo para las diferentes personas que interactúan con las sociedades, al no conocer la identidad de los verdaderos controlantes y de todas las entidades vinculadas.

Si bien el derecho societario permite que una o varias personas puedan constituir y controlar una o varias sociedades, también impone la obligación a las matrices o controlantes de solicitar la inscripción de esta realidad en el registro mercantil. Esto implica que cualquier interesado, al consultar un certificado de existencia y representación legal de una sociedad, pueda tener la posibilidad de informarse sobre su vinculación a situaciones de control o de grupo empresarial que se ejerzan de forma directa o indirecta.

7.2. CONTROL Y GRUPOS EMPRESARIALES. La situación de control se configura cuando el poder de decisión de una sociedad se encuentra sometido a la voluntad de otra(s) persona(s) natural(es) o jurídica(s) de cualquier naturaleza. Cuando dicho control se ejerce de forma directa, la controlada se denomina filial; cuando el control se ejerce a través de otras subordinadas, la controlada se denomina subsidiaria.

Para que exista grupo empresarial, se requiere, además de la subordinación o control, la existencia de unidad de propósito y dirección (ver numeral 7.6 del presente capítulo)

7.3. INSCRIPCIÓN, MODIFICACIÓN Y CANCELACIÓN DE LA SITUACIÓN DE CONTROL O GRUPO EMPRESARIAL. Las personas jurídicas o naturales que sean matrices o controlantes, nacionales o extranjeras, están obligadas a efectuar la inscripción de la situación de control o grupo empresarial, ante las respectivas cámaras de comercio.

La obligación de inscribir la situación de control o el grupo empresarial en el registro mercantil, se encuentra a cargo de la matriz o controlante y no se contempla distinción alguna respecto de la nacionalidad de la matriz o controlante, ya sea que se trate de personas naturales o jurídicas. Así, las personas naturales y jurídicas extranjeras, que participan en sociedades domiciliadas en Colombia y actúen en las mismas como matrices o controlantes, deberán someterse a las leyes colombianas para estos efectos.

Una vez se configure la existencia de la situación de control o del grupo empresarial o la misma sufra alguna modificación, las matrices o controlantes tienen la obligación de solicitar la inscripción correspondiente en el registro mercantil de la circunscripción de cada uno de los vinculados, dentro de los 30 días hábiles siguientes a su configuración.

La inscripción se debe efectuar mediante la presentación de un documento privado que contenga el nombre, domicilio, nacionalidad, actividad de los vinculados y el presupuesto que da lugar a la situación de control o grupo empresarial. Tal documento privado deberá estar suscrito por parte del representante legal de la matriz o controlante.

En el evento que esta inscripción no se realice dentro de los 30 días hábiles siguientes a la configuración de la situación de control o del grupo empresarial o a la modificación de la misma, la Superintendencia de Sociedades, de oficio o a petición del interesado, podrá ordenar la inscripción en el registro mercantil, e imponer las sanciones a que haya lugar.

7.4. CONTROL INDIVIDUAL O CONJUNTO. El control puede ser ejercido de manera individual por parte de una persona natural o jurídica o por parte de una pluralidad de personas, caso en el cual se trata de control conjunto.

Conforme a lo anterior, existe control conjunto, cuando una pluralidad de personas controla una o más sociedades, cuando manifiestan una voluntad de actuar en común, distinta de la “affectio societatis”, mediante circunstancias tales como la participación conjunta en el capital de varias empresas, la coincidencia en los cargos de representación legal de las mismas, la actuación en bloque en los órganos sociales, entre otras. Las circunstancias que den lugar a la determinación del control conjunto deberán ser apreciadas de forma particular en cada caso en concreto. En los casos de control conjunto, la inscripción de que trata el artículo 30 de la Ley 222 de 1995 debe ser hecha por todos los controlantes conjuntos.

El análisis sobre la aplicación del régimen de matrices, subordinadas y grupos empresariales, no puede hacerse solamente desde la perspectiva de cada sociedad considerada aisladamente, sino que es necesario determinar si existe una intención de los asociados de proyectar la operación de negocios a través de una pluralidad de sociedades. Lo anterior, de acuerdo con lo previsto en el artículo 260 y en el parágrafo 1º del artículo 261 del Código de Comercio, que consagran de forma expresa que matrices o controlantes pueden ser una o más personas naturales o jurídicas.

La consagración del control conjunto ha permitido el reconocimiento de la condición del control que desde hace mucho tiempo se presenta especialmente en las llamadas sociedades cerradas, con cuyo concurso se han estructurado varios de los más importantes conglomerados del país.

7.5. PRESUNCIONES DE CONTROL. Las normas societarias establecieron algunas presunciones legales de subordinación para el control societario, de acuerdo con las siguientes modalidades, las cuales no son taxativas, como quiera que el control no se limita únicamente a los supuestos previstos en el artículo 261 del Código de Comercio:

7.5.1. Control interno por participación: se verifica cuando se posea más del 50% del capital en la subordinada, sea directamente o por intermedio o con el concurso de las subordinadas, o las subordinadas de estas.

7.5.2. Control interno por el derecho a emitir votos constitutivos de mayoría mínima decisoria: esta modalidad se presenta cuando se tiene el poder de voto en el máximo órgano social, o por tener el número de votos necesario para elegir la mayoría de los miembros de la junta directiva, si la hubiere.

7.5.3. Control externo: esta forma de control, también denominada “subordinación contractual”, se verifica mediante el ejercicio efectivo de influencia dominante en las decisiones de los órganos de administración, en razón de un acto o negocio celebrado con la sociedad controlada o con sus asociados.

7.5.4. Control no societario: se ejerce por una o varias personas naturales o jurídicas de naturaleza no societaria, sea directa o indirectamente, conforme a los supuestos previstos de control, en los términos del parágrafo 1 del artículo 261 del Código de Comercio, siempre que se verifique que el controlante, en cualquier caso:

a) Posea más del 50% del capital.

b) Configure la mayoría mínima decisoria para la toma de decisiones.

c) Ejerza influencia dominante en la dirección o toma de decisiones de la entidad.

7.5.5. Control societario indirecto: cuando el control sea ejercido por intermedio o con el concurso de las entidades de naturaleza societaria o no societaria, sobre las cuales el controlante, a su vez, ejerce control.

7.6. PRESUPUESTOS PARA ESTABLECER LA EXISTENCIA DEL GRUPO EMPRESARIAL. Para que exista grupo empresarial, deberá cumplirse con los requisitos dispuestos en el numeral 7.2 del presente capítulo.

Existe unidad de propósito y dirección cuando la existencia y actividades de todas las entidades persigan la consecución de un objetivo determinado por la matriz o controlante en virtud de la dirección que ejerce sobre el conjunto de vehículos societarios, sin perjuicio del desarrollo individual del objeto social o actividad de cada una de ellas.

También frente a la unidad de propósito y dirección debe tenerse en cuenta que es lo suficientemente amplia y comprende diversas hipótesis que pueden presentarse en la realidad empresarial, siempre que prevalezca la atribución de la matriz para intervenir activamente en la toma de decisiones que afectan a las subordinadas, para la ejecución de los designios definidos por la matriz. Esto incluye, entre otros, la definición y aplicación de estrategias, políticas, planes y orientaciones económicas, administrativas o financieras.

El simple hecho de que la matriz persiga que sus subordinadas sean rentables, no compone la existencia de grupo empresarial, salvo que dicho objetivo se encuentre acompañado de una injerencia de aquella en cuanto a la disposición planificada y sistemática de objetivos determinados, que han de ejecutarse por los sujetos que conforman el grupo, al tiempo que deben someterse a su evaluación y control directo o indirecto estableciendo una clase de relación de interdependencia.

Se puede afirmar que se presenta unidad de propósito y dirección, cuando la relación de las entidades involucradas a través de la subordinación presenta una finalidad, que es determinada por la matriz o controlante y asumida por las subordinadas, encaminada a la ejecución de un fin o designio que se asume en beneficio del grupo, sin perjuicio de la actividad correspondiente a cada uno de los sujetos que lo componen.

Para los efectos anteriores, se pueden considerar, entre otros, los siguientes aspectos, para determinar la existencia de grupo empresarial:

a) El objeto social de las sociedades puede ser semejante en cuanto a su alcance, e incluso también complementario cuando las mismas se dedican a la actividad económica relacionada, pero su objeto puede ser diverso y verificarse la unidad de propósito y dirección entre los sujetos controlados y la matriz.

b) La composición del capital de las sociedades, se estructura con la participación de los mismos asociados.

c) La administración de las sociedades está a cargo de una junta directiva, la cual se encuentra en las sociedades vinculadas y subordinadas, conformada en su mayoría por las mismas personas naturales o jurídicas.

d) La representación legal de las sociedades se encuentra a cargo de las mismas personas que figuran como representantes de las otras sociedades vinculadas.

Estos hechos como algunos otros que frecuentemente conoce esta superintendencia, permiten establecer que entre las sociedades no existe una total independencia en su administración, puesto que aparece identidad entre las personas que ejercen las funciones de dirección en ellas, de lo cual resulta que se verifica la unidad en la dirección de las empresas.

En cuanto se refiere a la unidad de propósito, por la determinación de los objetivos por parte de la matriz o controlante, en virtud de la dirección que ejerce sobre el conjunto de sujetos, será necesario atenerse a las políticas de las empresas, las cuales estarán plasmadas en las decisiones de los máximos órganos sociales y de las juntas directivas, según sea el caso y los administradores, junto con la manera como ambas sociedades vienen desarrollando su actividad empresarial, tanto en sus relaciones recíprocas y con los terceros.

OBLIGACIONES PARA REVELAR LA SITUACIÓN DE CONTROL Y/O GRUPO EMPRESARIAL.

7.7. OBLIGACIÓN DE REVELAR LA SITUACIÓN DE CONTROL O GRUPO EMPRESARIAL Y FORMALIDADES. Le corresponde a la matriz o controlante calificar el cumplimiento de los supuestos para declarar la situación de control por subordinación o la existencia del grupo empresarial.

Tanto la situación de control, como la situación de grupo empresarial o cualquier modificación al respecto, debe ser inscrita ante el registro mercantil de la cámara de comercio de la respectiva circunscripción, dentro de los 30 días siguientes a la configuración de la situación de control o del grupo empresarial. Ello, porque se trata de las dos situaciones particulares definidas por la ley, en las cuales se verifican relaciones entre las matrices o controlantes y las sociedades subordinadas, con efectos y consecuencias jurídicas que son de alguna manera distintas en cada caso.

La inscripción debe efectuarse mediante la presentación de un documento privado que contenga el nombre, domicilio, nacionalidad, actividad de los vinculados, señalándose, además, la respectiva presunción que da lugar a la situación de control, o grupo empresarial, de acuerdo con lo señalado en las leyes vigentes.

De acuerdo con lo expresado, la sociedad matriz, lo mismo que las sociedades subordinadas en cada caso, deberán proceder a efectuar la inscripción del documento privado ante la cámara de comercio de su circunscripción, dando también cumplimiento a las demás obligaciones que se derivan de su carácter. Entre ellas, por ejemplo, la preparación y presentación de estados financieros de propósito general consolidados o combinados; la presentación del informe especial para los administradores de las sociedades en grupo empresarial, entre otras.

Por otra parte, si existen discrepancias sobre los supuestos que originan la situación de grupo empresarial, las sociedades no vigiladas por la Superintendencia Financiera, deberán formular solicitud en tal sentido a esta entidad, para proceder a efectuar el estudio correspondiente y determinar por acto administrativo la existencia del grupo empresarial, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 28 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020 modificado parcialmente por el Decreto 1380 de 2021.

7.8. CRITERIOS QUE DEBEN CUMPLIRSE PARA LA INSCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN DE CONTROL O GRUPO EMPRESARIAL. Para el adecuado cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, las matrices o controlantes nacionales o extranjeras, deben tener en cuenta los siguientes criterios:

7.8.1. Revelar el controlante real. De acuerdo con el artículo 260 del Código de Comercio, deberá revelarse como controlante a aquella persona que tenga el poder de decisión sobre una sociedad, bien sea de forma directa o indirecta; por ello, no se debe limitar a inscribir a una persona que esté en la mitad de la estructura empresarial pues esto constituiría un registro incompleto.

7.8.2. Determinar si la modalidad de control es individual o conjunto.

7.8.3. Indicar la fecha de configuración del control, que es fundamental para determinar la oportunidad en el cumplimiento de la obligación de revelación.

7.8.4. Relacionar todas las sociedades vinculadas al grupo empresarial o situación de control.

7.8.5. Incluir en la revelación de la situación de control o grupo empresarial a las sociedades en liquidación, cuando sea procedente.

7.8.6. Indicar las entidades por medio de las cuales se ejerce el control, en los casos de control indirecto.

7.8.7. De igual manera, es preciso señalar que no constituyen excepciones para el cumplimiento de la obligación de inscripción de la situación de control o grupo empresarial, las siguientes circunstancias:

a) Temporalidad: la ley no establece condiciones de carácter temporal para la configuración del control; por ello, el control puede presentarse por un período corto o largo tiempo, siempre que se den los presupuestos de que tratan los artículos 260 y 261 del Código de Comercio y, en esa misma forma, se debe cumplir con la obligación de registro. La intención de vender acciones en un tiempo determinado no exonera al controlante o matriz del deber de revelar en el registro mercantil el control durante el período en que se encuentre incurso en tal situación.

b) El tamaño de la matriz o las sociedades vinculadas: el cumplimiento de la obligación no está condicionado al volumen de activos, patrimonio o ingresos de la matriz o de los sujetos vinculados.

7.9. OBLIGACIÓN DE REVELACIÓN SEGÚN LA NACIONALIDAD DE LA MATRIZ O CONTROLANTE. El artículo 30 de la Ley 222 de 1995, establece la obligación a cargo de la matriz o controlante de inscribir la situación de control o de grupo empresarial en el registro mercantil. Los artículos 260 y 261 del Código de Comercio y 26 y 28 de la Ley 222 de 1995, no contemplan distinción alguna respecto de la nacionalidad de la matriz o controlante, ya sea que se trate de personas naturales o jurídicas, en lo que respecta a la obligación de inscribir la situación de control o grupo empresarial en el registro mercantil.

Lo anterior, en concordancia con el artículo 20 del Código Civil, que dispone las reglas relativas a la aplicación de las leyes colombianas respecto de la propiedad de bienes y la ejecución de contratos en Colombia, sin hacer distinción respecto de la nacionalidad de las personas vinculadas a esos bienes o contratos.

Por lo tanto, las personas naturales y jurídicas extranjeras que participan en sociedades y actúen en las mismas dentro de las presunciones legales del control o grupo empresarial, deberán someterse a las leyes colombianas de acuerdo con las normas mencionadas arriba del Código de Comercio y la Ley 222 de 1995.

Así, a las matrices o controlantes extranjeras, domiciliadas en el exterior, les son aplicables también las obligaciones de la inscripción en el registro mercantil, de las situaciones de control o grupo empresarial que se verifiquen en Colombia. Esto de conformidad con lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, por lo que también estarán expuestas a las sanciones señaladas por la misma ley en caso de su incumplimiento.

Lo mismo se predica de los vinculados domiciliados en el país en cuanto al incumplimiento de su obligación de presentar para su inscripción, el documento privado, en el registro mercantil correspondiente a su circunscripción, en el plazo de 30 días siguientes a la configuración del control o grupo empresarial.

En el evento que exista una sociedad colombiana en calidad de matriz y sociedades domiciliadas en el extranjero como subordinadas, debe registrarse esta situación en la cámara de comercio del domicilio de la sociedad matriz.

7.10. ALCANCE DEL CONCEPTO DE VINCULACIÓN. En cuanto al alcance del concepto de “vinculación” (L. 222/95, arts. 30 y 31), es preciso señalar que el mismo corresponde a un concepto genérico que comprende, tanto las relaciones de subordinación que pueden existir entre las entidades, como los casos de vinculación económica, sean por participación o cualquiera otra causa que determine las relaciones entre las sociedades.

7.11. FACULTAD PARA COMPROBAR OPERACIONES ENTRE VINCULADOS. La Superintendencia de Sociedades, al igual que las demás autoridades de supervisión, frente a sus supervisados, tiene la competencia para comprobar la realidad de las operaciones celebradas entre una sociedad y sus vinculados y, en aquellos casos en que se verifique la irrealidad de las operaciones o su celebración en condiciones diferentes a las del mercado, en perjuicio del Estado, asociados o terceros, puede imponer sanciones y ordenar la suspensión de las operaciones.

OBLIGACIONES DERIVADAS DE LA EXISTENCIA DE CONTROL O GRUPO EMPRESARIAL.

7.12. INFORME ESPECIAL DE LOS ADMINISTRADORES DE LAS SOCIEDADES DEL GRUPO EMPRESARIAL. Los administradores de la matriz y de las subordinadas de un grupo empresarial deberán presentar un informe a la asamblea general de accionistas o la junta de socios en la que se exprese la intensidad de la relación económica existente entre estas, el cual debe incluir los aspectos señalados en la ley. Este informe deber ser presentado en la fecha estipulada en los estatutos o la ley para llevar a cabo las reuniones ordinarias. Esta superintendencia podrá, en cualquier momento, solicitar el informe y constatar la veracidad del contenido del mismo (ver capítulo III, de esta circular sobre reuniones de máximo órgano social).

7.13. OBLIGACIONES DEL GRUPO EMPRESARIAL CON MATRIZ EXTRANJERA. Cuando las subordinadas residentes en el país están sujetas a las políticas y procedimientos que imparte la casa matriz en el exterior, se puede concluir que respecto de las mismas se podrían verificar los supuestos de grupo empresarial.

En consecuencia, proceden las obligaciones legalmente señaladas y recogidas en el presente capítulo, que se aplicarán según el tipo de entidad matriz o controlante.

De los efectos legales derivados del carácter de matriz o controlante extranjera con operaciones en Colombia, se resaltan los siguientes:

7.13.1. La elaboración del documento privado que contenga la declaración de la situación de control o grupo empresarial y la inscripción del mismo y de toda modificación en el registro mercantil de la cámara de comercio correspondiente al domicilio de cada una de las subordinadas.

7.13.2. La elaboración y presentación del informe especial para grupos empresariales (ver numeral 7.12 del este capítulo).

7.13.3. La combinación de los estados financieros en cabeza de la subordinada en Colombia con el mayor patrimonio (ver lo dispuesto al respecto en el numeral 2.2.5.del capítulo II de la CBC).

7.13.4. La prohibición de participación recíproca o de imbricación (ver numeral 7.15 del presente capítulo).

7.13.5. La responsabilidad subsidiaria de la matriz o controlante en los procesos de insolvencia de la subordinada, cuando la situación de insolvencia o de liquidación judicial haya sido producida por causa o con ocasión de las actuaciones que haya realizado la sociedad matriz o controlante en virtud de la subordinación y en interés de esta o de cualquiera de sus subordinadas y en contra del beneficio de la sociedad en reorganización o en proceso de liquidación judicial.

7.14. ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS. Los administradores de la matriz o entidades controlantes deberán preparar, presentar y difundir los estados financieros de propósito general consolidados. Para efectos de lo anterior, deberá atenderse a lo dispuesto en el numeral 2.2.1 del capítulo II de la CBC y en las siguientes instrucciones generales:

7.14.1. Matriz o controlante extranjera con subordinada colombiana: en relación con la combinación de estados financieros en los casos de subordinadas colombianas con matrices domiciliadas en el exterior, es preciso indicar que, si bien la matriz extranjera no está obligada a observar las normas contables colombianas, la combinación de las subordinadas debe llevarse a cabo de acuerdo con lo señalado en el artículo 35 de la Ley 222 de 1995 y en el numeral 2.2.5 del capítulo II de la CBC.

7.14.2. Matriz o controlante colombiana con subordinadas en el extranjero: cuando la matriz es colombiana, debe preparar y difundir estados financieros consolidados, de acuerdo a la ley y a lo dispuesto en el numeral 2.2.1 del capítulo II de la CBC.

En el evento que exista una sociedad colombiana en calidad de matriz y sociedades domiciliadas en el extranjero como subordinadas, debe registrarse la situación en la cámara de comercio del domicilio de la sociedad matriz y cumplir con todas las normas establecidas para matrices o controlantes.

7.15. PROHIBICIÓN DE PARTICIPACIÓN DE SOCIEDADES SUBORDINADAS EN SUS MATRICES O CONTROLANTES (IMBRICACIÓN). Los negocios que celebren las sociedades subordinadas contrariando la prohibición de tener participación patrimonial en las sociedades que la controlen o dirijan, son ineficaces.

7.16. SANCIONES. La Superintendencia de Sociedades, así como la Superintendencia Financiera de Colombia, en su caso, están legalmente facultadas para hacer exigible el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la existencia de control o grupo empresarial y, por ende, declarar su existencia, ordenar la inscripción correspondiente ante la cámara de comercio, e imponer las sanciones a que haya lugar, a las sociedades y a los administradores responsables de tal omisión.

CAPÍTULO VIII.

LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA.

GENERALIDADES DE LA LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA.

La liquidación voluntaria de una sociedad es un mecanismo reglado mediante el cual se finaliza la vida jurídica de la misma, para lo cual se deben organizar patrimonialmente las deudas en que se hubieran incurrido en el curso de su actividad empresarial. Ahora bien, si bien se trata de una liquidación que responde a su propia iniciativa, de ahí el calificativo de voluntaria, a diferencia de la que ocurre por decisión administrativa o con la intervención de un juez, este tipo de liquidación no está exenta de cumplir ciertos requisitos y pasos, necesarios para que el cierre ordenado de la sociedad, se haga respetando los derechos de los acreedores de esta. En el régimen que adelante se explica, se señala su alcance, las etapas y los eventos en los que es posible solicitar o esperar una participación por parte de la Superintendencia de Sociedades.

8.1. LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA. La liquidación voluntaria surge como consecuencia inmediata del acaecimiento de la causal de disolución y el agotamiento de su procedimiento implica la extinción de la sociedad. El régimen de liquidación privada para sociedades comerciales está previsto en el Código de Comercio y se trata de un proceso privado, en el que, por regla general o salvo excepciones o acciones expresamente consagradas en la regulación vigente, no interviene autoridad pública.

8.2. LA PARTICIPACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES EN LOS PROCESOS DE LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA. Corresponde a la Superintendencia de Sociedades realizar el nombramiento del liquidador e impartir aprobación del estado de inventario del patrimonio social, cuando se adelanten procesos de liquidación voluntaria y únicamente en los casos que se enuncian en este numeral y conforme a las facultades de designación otorgadas en el numeral 6º del artículo 84 de la Ley 222 de 1995, el artículo 2.2.2.1.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y lo establecido por el artículo 124 de la Ley 1116 de 2006.

8.2.1. CASOS EN LOS QUE SE HACE LA DESIGNACIÓN DE LIQUIDADOR: la designación del liquidador por parte de la Superintendencia de Sociedades procederá, exclusivamente, en los siguientes eventos:

a) Cuando se trate de sociedades vigiladas por esta entidad que adelanten una liquidación voluntaria de conformidad a lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 1429 de 2010 y que a pesar de haber agotado los medios previstos en la ley o en el contrato para hacer la designación del liquidador, no han logrado acuerdo al respecto.

Se debe tener en cuenta que el artículo 24 de la Ley 1429 de 2010 resulta aplicable en los supuestos en virtud de los cuales la disolución requiera de declaración por parte del máximo órgano social.

b) Cuando después de terminado el proceso de liquidación voluntaria aparezcan nuevos bienes de la sociedad, o cuando el liquidador haya dejado de adjudicar bienes inventariados, cualquiera de los asociados o de los acreedores externos relacionados en el inventario del patrimonio social, podrá solicitar la designación de un liquidador para realizar la adjudicación de los mismos (L. 1429/2010, art. 27).

Si bien el llamado a hacer esa adjudicación adicional es el liquidador que concluyó el trámite inicial, si han transcurrido más de 5 años o dicha persona no está en capacidad o disposición para hacerlo, los interesados podrán acudir a la Superintendencia de Sociedades para que designe un nuevo liquidador.

c) Finalmente, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 1429 de 2010, en concordancia con lo previsto en el artículo 31 de la Ley 1727 de 2014, cuando las sociedades, sucursales o empresas unipersonales vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, queden incursas en causal de disolución por depuración del Registro Único Empresarial o se presuman no operativas conforme a lo previsto en el artículo 144 de la Ley 1955 de 2019, cualquier persona que demuestre un interés legítimo, podrá solicitar a la entidad, el correspondiente nombramiento del liquidador (ver numeral 8.5 del presente capítulo).

8.2.2. CASOS EN LOS QUE SE APRUEBA EL INVENTARIO DEL PATRIMONIO SOCIAL: la Superintendencia de Sociedades deberá aprobar el estado de inventario del patrimonio social de una sociedad en liquidación voluntaria solamente respecto de sociedades anónimas, sociedades en comandita por acciones y sucursales de sociedad extranjera, vigiladas o controladas por esta superintendencia, siempre que se de alguno de los siguientes eventos:

a) Cuando, de conformidad con el estado de inventario del patrimonio social, los activos no alcancen para cubrir el pasivo externo de la sociedad.

b) Cuando tengan a su cargo pasivos por concepto de pensiones de jubilación, bonos o títulos pensionales, en el momento en que finalicen sus negocios en el país o cuando se disuelvan, según sea el caso.

PROCEDIMIENTO DE DESIGNACIÓN DE LIQUIDADOR.

8.3. DESIGNACIÓN CUANDO LOS ASOCIADOS NO SE PONGAN DE ACUERDO. Cuando se den los presupuestos mencionados en el literal a del numeral 8.2.1 de este capítulo, cualquiera de los asociados podrá acudir directamente o a través de apoderado, ante la Superintendencia de Sociedades para que se designe liquidador, aun cuando en los estatutos sociales se hubiere pactado cláusula compromisoria. En el escrito de solicitud, deberá acreditarse que se han agotado todos los medios legales para el nombramiento del liquidador, para lo cual podrá presentarse la correspondiente afirmación, que se entiende hecha bajo la gravedad de juramento.

Mientras se resuelve la solicitud, en el entretanto y de conformidad con el artículo 227 del Código de Comercio fungirán como liquidadores las personas que figuren inscritas como representantes legales en el registro mercantil de la sociedad.

Para estos efectos, se deberán allegar los siguientes documentos:

8.3.1. Estatutos sociales vigentes.

8.3.2. Constancia de las convocatorias para la reunión del máximo órgano social, en las que se pretendía designar al liquidador.

8.3.3. Copia del acta del máximo órgano social, en la cual consten las deliberaciones sobre la designación del liquidador o de la fallida reunión.

Una vez se eleve la solicitud, se dará traslado de este escrito a la sociedad por un término de 15 días, para que se pronuncie o controvierta los hechos en los que se fundamenta la solicitud. Si vencido el término la sociedad manifiesta su conformidad, la Superintendencia de Sociedades procederá a nombrar al liquidador de la lista de auxiliares de la justicia, una vez surtido el procedimiento correspondiente ante el comité de registro de especialistas de la misma entidad. En caso contrario o en caso de que la sociedad no se pronuncie, se dará inicio a la investigación que corresponda para determinar si procede el nombramiento.

8.4. DESIGNACIÓN EN CASO DE ADJUDICACIÓN ADICIONAL DE ACTIVOS. Cuando se den los presupuestos mencionados en el literal b) del numeral 8.2.1 de este capítulo, además de los asociados, cualquiera de los acreedores externos relacionados en el inventario del patrimonio social podrá acudir a la Superintendencia de Sociedades para que se designe el correspondiente liquidador, cuando después de terminado el proceso de liquidación voluntaria, aparezcan nuevos bienes de la sociedad, o cuando el liquidador haya dejado de adjudicar bienes inventariados.

Lo anterior, siempre y cuando hayan transcurrido mínimo 5 años desde la aprobación de la cuenta final de liquidación o cuando el liquidador que adelantó la liquidación de la sociedad no puede justificadamente adelantar el trámite de adjudicación adicional.

No obstante, a pesar de haber transcurrido más de 5 años, la adjudicación adicional podrá llevarse a cabo por el liquidador que adelantó el trámite liquidatorio, siempre que esté en disposición de efectuarla y los interesados estén de acuerdo.

Para la solicitud de designación de liquidador, los interesados deberán presentar los siguientes documentos:

8.4.1. Copia de la cuenta final de la liquidación en la que conste la fecha de su aprobación por el órgano social competente.

8.4.2. Documento en el que conste la justificación del liquidador anterior para no adelantar la adjudicación adicional, en caso de que la solicitud se eleve bajo este supuesto. En caso de renuencia del liquidador anterior o imposibilidad manifiesta, el solicitante deberá acreditarlo al menos sumariamente.

8.4.3. Inventario del patrimonio social aprobado presentado por el liquidador anterior.

8.4.4. Documento contentivo de la relación de los nuevos bienes que aparezcan después del cierre de la liquidación o de aquellos dejados de adjudicar por el liquidador y que estén debidamente inventariados.

8.4.5. Prueba sumaria que acredite la propiedad de la sociedad sobre los bienes descritos en el numeral anterior. En el caso de bienes sujetos a registro, deberá allegarse copia del certificado correspondiente, con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses.

8.4.6. Documento en el que obren las direcciones de notificación de los asociados y, en caso de tenerla, del liquidador anterior.

Una vez se acrediten los supuestos relacionados, la Superintendencia de Sociedades procederá a nombrar al liquidador de la lista de auxiliares de la justicia, una vez surtido el procedimiento correspondiente ante el comité de registro de especialistas de la misma entidad.

8.5. DESIGNACIÓN PARA SOCIEDADES NO OPERATIVAS O POR DEPURACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL. En estos casos, ante la solicitud correspondiente, la Superintendencia de Sociedades designará como liquidador de la sociedad al representante legal, en los términos del artículo 227 del Código de Comercio.

Ante la ausencia del representante legal y su falta de designación por el órgano competente de la sociedad, cualquier persona que demuestre un interés legítimo para ello, tales como el administrador de la sociedad involucrada en el proceso liquidatorio, los asociados, los acreedores sociales y/o cualquier autoridad pública interesada en que se adelante la liquidación podrá elevar la solicitud a la Superintendencia de Sociedades para que sea designado.

Se entiende que hay una falta de designación por parte del órgano competente cuando ha pasado un tiempo razonable sin que se haya realizado la misma.

La solicitud de la designación del liquidador deberá ir acompañada de una prueba sumaria del interés legítimo del solicitante y de la falta de designación por el órgano competente. Acreditado lo anterior, la Superintendencia de Sociedades procederá a nombrar al liquidador de la lista de auxiliares de la justicia, una vez surtido el procedimiento correspondiente ante el comité de registro de especialistas de la misma entidad.

8.6. NOMBRAMIENTO DEL LIQUIDADOR Y FIJACIÓN DE HONORARIOS. La Superintendencia de Sociedades, una vez adelantado el trámite de la solicitud y acreditados por parte del solicitante los requisitos correspondientes mencionados en los numerales anteriores, procederá a nombrar al liquidador en los términos del inciso final de los numerales 8.3, 8.4 y 8.5 del presente capítulo.

En el evento de la designación del liquidador por adjudicación adicional, los honorarios estarán a cargo de los adjudicatarios. En los demás casos, en el acto administrativo en el cual se nombre al liquidador, se debe indicar que los honorarios del mismo deberán ser fijados por el máximo órgano social. De no existir acuerdo en cuanto al monto de los honorarios, la Superintendencia de Sociedades podrá solicitar al juez del concurso, su admisión a un proceso de liquidación judicial en los términos de la Ley 1116 de 2006, exclusivamente respecto de sus vigiladas.

PROCEDIMIENTO DE APROBACIÓN DEL ESTADO DE INVENTARIO DEL PATRIMONIO SOCIAL.

8.7. APROBACIÓN DEL ESTADO DE INVENTARIO DEL PATRIMONIO SOCIAL. La Superintendencia de Sociedades aprobará el estado de inventario del patrimonio social de las sociedades anónimas, las sociedades en comandita por acciones y sucursales de sociedad extranjera sometidas a su vigilancia o control, conforme con lo dispuesto en el numeral 8.2.2 del presente capítulo.

8.8. FECHA DE CORTE DEL ESTADO DE INVENTARIO DEL PATRIMONIO SOCIAL. La fecha de corte del estado de inventario del patrimonio social corresponderá al mes en el cual quede inscrita en el registro mercantil el acta o el documento que contiene la declaratoria de disolución de la sociedad o de la terminación de los negocios en Colombia, cuando se trate de una sucursal de sociedad extranjera.

Cuando la disolución o terminación de los negocios en el país de la sociedad o sucursal de sociedad extranjera provenga del vencimiento de su término de duración, la fecha del estado de inventario corresponderá al mes en el cual expiró dicho término.

8.9. DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA APROBACIÓN DEL ESTADO DE INVENTARIO DEL PATRIMONIO SOCIAL. La solicitud para que la Superintendencia de Sociedades imparta aprobación del estado de inventario del patrimonio social, deberá acompañarse de los siguientes documentos:

8.9.1. Copia del acta o documento en el que conste la disolución. Para el caso de las sucursales de sociedades extranjeras, debe protocolizarse la resolución otorgada por el órgano competente de la casa matriz mediante la cual fue acordada la liquidación de la sucursal en Colombia, junto con la respectiva traducción oficial, si es del caso y con la debida cadena de autenticaciones.

8.9.2. Original o fotocopia de la página completa del periódico de circulación regular del domicilio social, en el cual fue publicado el aviso dirigido a los acreedores sociales, informándoles sobre el estado de liquidación en que está la sociedad o sucursal de sociedad extranjera.

8.9.3. Estado de inventario del patrimonio social para su aprobación. El inventario debe incluir la relación pormenorizada de los activos y pasivos sociales de conformidad con lo que se disponga en la CBC.

8.9.4. Conforme al artículo 234 del Código de Comercio, el inventario deberá ser presentado personalmente ante la Superintendencia de Sociedades, tanto por el liquidador, como un contador público cuando el liquidador no tenga tal calidad.

8.10. CERTIFICACIÓN Y/O DICTAMEN DEL ESTADO DEL INVENTARIO DEL PATRIMONIO SOCIAL. El liquidador y/o el contador público que elaboró el estado del inventario del patrimonio social debe certificarlo, dejando constancia expresa de que antes de emitir este estado financiero, se realizó un inventario físico de todos y cada uno de los bienes de propiedad del ente económico, así como de todas y cada una de las obligaciones a su cargo.

Cuando exista revisor fiscal, el estado del inventario del patrimonio social deberá ser dictaminado en los términos que se dispongan en la Circular Básica Contable de la Superintendencia de Sociedades.

8.11. OPORTUNIDAD PARA SOLICITAR A LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES APROBACIÓN DEL ESTADO DEL INVENTARIO DEL PATRIMONIO SOCIAL. La sociedad, dentro del mes siguiente a la fecha en que quedó disuelta respecto de los asociados y terceros, deberá solicitar a la Superintendencia de Sociedades la aprobación del estado financiero de inventario del patrimonio social.

En el evento en que no sea solicitada dicha aprobación en el término indicado en el párrafo anterior, esta superintendencia está facultada para imponer sanciones o multas hasta de 200 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Cuando la disolución provenga del vencimiento del término de duración de la sociedad, el corte del estado de inventario del patrimonio social deberá corresponder al mes en el cual expiró la fecha de duración de la misma, en los demás casos, será el mes en el cual quede inscrita en el registro mercantil el acta o documento contentivo de la disolución del ente económico.

En el evento de que la sociedad tenga pensionados a su cargo, deberá remitir los documentos que demuestren que ha elevado la solicitud para efectuar la conmutación pensional y obtener el concepto previo favorable del Ministerio de Trabajo, así como la autorización de esta entidad.

8.12. PRESENTACIÓN ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. El estado financiero del inventario del patrimonio social deberá ser presentado personalmente ante la Superintendencia de Sociedades, por el liquidador y el contador que lo suscribieron, bajo juramento de que refleja fielmente la situación patrimonial de la sociedad disuelta o de la sucursal de sociedad extranjera. Para ello, deberán acercarse al grupo de notificaciones administrativas de esta entidad, o al grupo que cumpla esta función, o a la respectiva intendencia regional, de lo cual dejarán constancia en un acta.

Si el liquidador tiene la calidad de contador público, la presentación personal podrá efectuarse solamente por el liquidador, quedando constancia de ambas calidades.

8.13. TRASLADO DEL ESTADO DE INVENTARIO DEL PATRIMONIO SOCIAL. Una vez presentado el inventario del patrimonio social con el lleno de los requisitos antes señalados, esta entidad correrá traslado del mismo a los asociados y acreedores por un término de 10 días hábiles, con el fin de que durante este término y 5 días más, pueda objetarse por falsedad, inexactitud o error grave, si a ello hay lugar.

8.14. TRÁMITE DE OBJECIONES AL ESTADO DE INVENTARIO DEL PATRIMONIO SOCIAL. Una vez recibidas esta entidad ordenará correr traslado de la misma al liquidador de la sociedad por 3 días hábiles, con el fin de que durante ese término descorra la objeción.

El liquidador puede solicitar pruebas y acompañar los documentos que considere pertinentes para descorrer la objeción.

La Superintendencia de Sociedades decidirá la objeción una vez haya analizado el escrito del liquidador y practicado las pruebas; o cuando analizado dicho escrito determine que no hay pruebas que practicar; o cuando ha transcurrido el término del traslado de la objeción y el liquidador no la descorre. La decisión consistirá en admitir la objeción y en tal caso, ordenar las correcciones a que haya lugar, o rechazar la misma.

8.15. APROBACIÓN DEL INVENTARIO DEL PATRIMONIO SOCIAL. Efectuado el traslado del estado de inventario del patrimonio social, tramitadas las objeciones y hechas las rectificaciones a que haya lugar, o vencido el término del traslado sin que hubieren sido formuladas objeciones por parte de los acreedores, el Superintendente de Sociedades emitirá una resolución aprobando el estado de inventario del patrimonio social, y ordenará que ejecutoriada dicha providencia, sea devuelto al liquidador copia de lo actuado, con el fin de efectuar el registro correspondiente ante la cámara de comercio respectiva.

8.16. RESPONSABILIDAD DE LOS LIQUIDADORES. Los liquidadores serán responsables ante asociados y terceros de los perjuicios que les cause por violación o negligencia en el cumplimiento de sus deberes. Lo anterior, por cuanto el liquidador asume la totalidad de las funciones administrativas del ente económico y, como administrador que es, debe obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios.

Contra los administradores que hayan ocasionado algún perjuicio a la sociedad, se puede adelantar la acción social de responsabilidad, decisión que de ser aprobada por el máximo órgano social implica la remoción automática del liquidador (L. 222/95, art. 25 y L. 1429/2010, art. 28).

El liquidador debe tener presente que los bienes inventariados determinan los límites de su responsabilidad respecto de los asociados y de terceros. Adicionalmente, se debe tener presente que las acciones de los asociados y terceros contra los liquidadores prescribirán en 5 años contados a partir de la fecha de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

8.17. LIQUIDACIÓN PRIVADA DE SOCIEDADES SIN PASIVOS EXTERNOS. La Superintendencia de Sociedades no imparte aprobaciones o autorizaciones cuando se adelanta una liquidación privada de sociedades que no cumplen con lo dispuesto en el numeral 8.2 del presente capítulo.

Así las cosas, en aquellos casos en que, una vez confeccionado el estado de inventario del patrimonio social conforme a la ley, se ponga de manifiesto que la sociedad carece de pasivo externo, el liquidador de la sociedad convocará, de modo inmediato, a una reunión de asamblea general de accionistas o junta de socios, con el propósito de someter a su consideración tanto el mencionado estado de inventario como la cuenta final de la liquidación.

En caso de comprobarse que, en contra de lo consignado en el estado de inventario del patrimonio social, existen obligaciones frente a terceros, los asociados se harán solidariamente responsables frente a los acreedores.

Esta responsabilidad se extenderá hasta por un término de 5 años contados a partir de la inscripción en el registro mercantil del acta que contiene el inventario y la cuenta final de liquidación.

8.18. REACTIVACIÓN DE SOCIEDADES Y SUCURSALES EN LIQUIDACIÓN. El máximo órgano social podrá decidir sobre la reactivación de la sociedad o sucursal de la sociedad extranjera, siempre que el pasivo externo no supere el 70% de los activos sociales y siempre que no se haya iniciado la distribución de los remanentes a los asociados.

Esta decisión se tomará por la mayoría prevista en la ley para la transformación y los asociados ausentes o disidentes podrán ejercer el derecho de retiro. Así mismo, se deberá dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley 1429 de 2010.

CAPÍTULO IX.

REGÍMENES ESPECIALES.

COMPAÑÍAS MULTINIVEL.

9.1. DEFINICIONES. Para los fines de la presente circular, los siguientes términos tienen el alcance que a continuación se indica:

9.1.1. Actividad multinivel: es toda actividad organizada de mercadeo, de promoción, o de ventas, desarrollada por sociedades mercantiles, incluyendo a las sucursales de sociedades extranjeras, en la que confluyan los siguientes elementos:

a) La búsqueda o la incorporación de personas naturales o jurídicas, para que estas a su vez incorporen a otras personas naturales o jurídicas, con el fin último de vender determinados bienes o servicios.

b) El pago, la obtención de compensaciones u otros beneficios de cualquier índole, y/o las ganancias a través de descuentos sobre el precio de venta, como contraprestación directa por la venta de bienes y servicios realizada por las personas incorporadas.

c) La coordinación, dentro de una misma red comercial, de las personas incorporadas al desarrollo de la respectiva Actividad Multinivel.

En caso de que no coincidan estos 3 elementos, no se considerará actividad multinivel.

La actividad multinivel siempre debe llevar implícita la venta de bienes o servicios en desarrollo de un contrato de vinculación, por lo tanto, la sociedad que desarrolle esta actividad deberá suscribir un contrato con un vendedor independiente bajo el cual se ejecutan las ventas de bienes o servicios, ya sea por el vendedor directamente o por parte de los integrantes de las redes conformadas por estos.

9.1.2. Vendedor independiente: persona natural comerciante o persona jurídica que ejerce actividades mercantiles, que tiene relaciones exclusivamente comerciales con las compañías que ejercen la actividad multinivel y que recibe por ello un pago, compensación o beneficio.

El pago, la compensación o beneficio que recibe el vendedor surge por las ventas que este hace directamente o por la comisión que generan las ventas que hacen los otros vendedores que incorporó a su red comercial, sin que la sola incorporación de nuevos vendedores genere algún tipo de compensación o beneficio económico, así se realice por medio de reembolso. En consecuencia, siempre debe mediar una relación de causalidad directa entre la venta de bienes y servicios con el pago, compensación o beneficio y esto deberá constar en las relaciones contractuales y los hechos económicos reflejados en la contabilidad de la empresa.

9.1.3. Contrato de vinculación: es aquel contrato de adhesión mediante el cual se materializa la relación comercial entre la sociedad multinivel y sus vendedores independientes. Deberá constar por escrito y contener como mínimo las siguientes estipulaciones previstas en la Ley 1700 de 2013:

a) Objeto del contrato.

b) Derechos y obligaciones de cada una de las partes.

c) Tipo de plan de compensación.

d) Requisitos de pago.

e) Forma y periodicidad de pago.

f) Datos generales de las partes.

g) Causales y formas de terminación.

h) Mecanismos de solución de controversias.

i) Dirección de la oficina u oficinas de la sociedad multinivel abiertas al público.

No se podrán incluir en los contratos de vinculación, cláusulas expresamente prohibidas por la ley como:

(i) De permanencia y/o exclusividad;

(ii) Abusivas que generen desigualdad contractual y;

(iii) Que obliguen a los vendedores independientes a realizar la compra o adquisición de un inventario mínimo, superior al pactado y aceptado previamente.

Tampoco se podrá incluir cláusulas que impliquen la renuncia a los derechos que la ley prevé para los vendedores, so pena de que estas se consideren inexistentes. En consecuencia, los vendedores pueden ejercer como tal en otras empresas multinivel y dar por terminado el contrato en forma unilateral y en cualquier tiempo, además, el vínculo es de naturaleza comercial y no laboral.

Lo anterior, sin perjuicio de que, en ejercicio de la autonomía de la voluntad privada, en el contrato se pacten otros aspectos siempre que sean concordantes con la regulación de la actividad.

9.1.4. Planes de compensación: es la forma de retribución que tienen los vendedores independientes por las ventas que ellos hacen o las que hacen los otros vendedores que ha integrado a su red comercial. En el contrato deberá indicarse de manera clara, lo siguiente:

a) El pago, recompensas o beneficios que se ofrecen a los vendedores independientes en razón a la venta de bienes y/o servicios y deben tener relación de causalidad directa.

b) Regulación de rangos o cambios en la situación de los vendedores independientes dentro de la respectiva red comercial, valga mencionar, premios, reconocimientos, bonos económicos, requisitos en volumen de productos o dinero, vinculación de nuevos vendedores independientes, logros de descendencia, entre otros.

No podrá estipularse un plan de compensación en el que el disfrute de créditos en puntos o derechos de reconsumo de productos o servicios promovidos, sea mayor al 50% del alcance o cubrimiento del plan, y el vendedor independiente podrá rechazarla en caso de que así se haya estipulado.

La sociedad debe poner en conocimiento del vendedor independiente, previamente a la firma del contrato de vinculación, el contenido del plan de compensación. Además, el mismo debe encontrarse a disposición de los vendedores independientes de manera permanente en la oficina abierta al público y en la página web de la sociedad, si cuenta con esta.

Cualquier modificación al plan de compensación debe ser informada debida y oportunamente al vendedor, quien conserva su derecho de retiro en cualquier momento. Esto sin perjuicio de reportar igualmente a la Superintendencia de Sociedades, sobre dichas modificaciones.

9.2. REQUISITOS PARA EL EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD. Quienes ofrezcan sus bienes o servicios en Colombia a través de la comercialización en red o mercadeo multinivel, deben cumplir los siguientes requisitos:

9.2.1. Ser sociedades mercantiles constituidas y establecidas con el lleno de los requisitos legales vigentes en la legislación colombiana. Las sociedades extranjeras, que pretendan desarrollar directamente en Colombia la actividad de mercadeo multinivel, deben establecer una sucursal en el territorio colombiano.

En consecuencia, las personas naturales y las entidades sin ánimo de lucro, no podrán desarrollar directamente actividades de comercialización en red o mercadeo multinivel en Colombia, ni ser representantes comerciales de sociedades extranjeras que realicen dichas actividades en el país.

9.2.2. Hacer constar en el registro mercantil que realizan la comercialización de sus productos o servicios en red o a través del sistema de mercadeo multinivel. Igualmente, deberá inscribir en dicho registro los establecimientos de comercio que tenga.

9.2.3. Tener como mínimo una oficina física abierta al público de manera permanente, ello, independientemente de si utiliza publicidad en redes sociales y sitios web.

PAR.–No se aceptarán direcciones web, virtuales o apartados aéreos como únicas indicaciones de localización de la compañía multinivel o de envío de correspondencia.

9.3. DERECHOS DEL VENDEDOR INDEPENDIENTE: la Ley 1700 de 2013 establece los derechos mínimos que tienen los vendedores, los cuales están enfocados en permitirle tener la información mínima necesaria sobre el modelo de negocio, sus derechos, obligaciones y especialmente de los productos o servicios sobre los que gira la venta motivo de la relación contractual. El conocimiento claro del negocio y las condiciones del plan de compensación sujeto a la ley, permite al vendedor decidir de manera informada si acepta los términos del contrato. Si bien es cierto que los derechos de los vendedores independientes se encuentran consagrados en el artículo 5 de la Ley 1700 de 2013, con un propósito principalmente pedagógico, a continuación, se señala una lista de los siguientes derechos:

9.3.1. Formular preguntas, consultas, elevar solicitudes y obtener respuestas precisas de la compañía, antes, durante y después de su vinculación, sobre los productos o servicios vendidos, el contenido, alcance y sentido de cualquiera de las cláusulas de los contratos que lo vinculen, las compensaciones o recompensas y los objetivos concretos.

9.3.2. Percibir las compensaciones, comisiones o ventajas a los que tiene derecho en razón a su actividad, incluyendo las que hayan quedado pendientes de pago una vez terminado el contrato.

9.3.3. Conocer de manera previa a la firma del contrato, el contenido de los planes de compensación, así como todos los demás documentos en los cuales se incluyan condiciones que puedan afectar el desarrollo de la relación contractual, tales como códigos de ética, códigos de conducta, términos y condiciones o políticas de la sociedad.

9.3.4. Ser informado con precisión, de las características de los bienes y servicios promocionados, y del alcance de las garantías que correspondan a dichos bienes y servicios.

9.3.5. Terminar en cualquier tiempo, y de forma unilateral, el vínculo contractual, mediante escrito dirigido a la sociedad multinivel.

9.3.6. Suscribirse como vendedor independiente de una o más sociedades multinivel.

9.3.7. Recibir una explicación clara y precisa sobre los beneficios, incluyendo el plan de compensación, a que tiene derecho.

9.3.8. Recibir de la respectiva sociedad multinivel, información suficiente y satisfactoria sobre las condiciones y la naturaleza jurídica del negocio al que se vincula.

9.3.9. Recibir de manera oportuna e integral en cantidad y calidad, los bienes y servicios ofrecidos por la sociedad multinivel.

9.4. DEBERES DE LAS EMPRESAS MULTINIVEL. Con el propósito de garantizar la transparencia en la actividad, la buena fe y los derechos de quienes participen en la misma, sea vendedores o consumidores, las empresas dedicadas al desarrollo de esta actividad tienen como mínimo los siguientes deberes:

9.4.1. De información: según la normatividad vigente, la empresa tiene deberes de información, entre ellos:

a) Hacia los vendedores sobre el modelo de negocio de venta multinivel o comercialización en red, el plan de compensación y las características, calidad, garantía y demás especificaciones técnicas de los bienes o servicios que ofrece.

b) Sobre los requisitos y obligaciones que les impone el estatuto del consumidor.

c) Hacia la Superintendencia de Sociedades frente al reporte del inicio de la actividad multinivel y el envío de la información anual, periódica y específica que le sea requerida.

d) A los ciudadanos en general frente a la promoción de los bienes y servicios, para lo cual deberán especificar sus características y condiciones técnicas.

9.4.2. De cumplimiento:

a) De los requisitos indicados en la Ley 1700 de 2013, para su constitución, funcionamiento, prohibiciones legales, y en general respetar el marco legal del ejercicio de la actividad.

b) De los compromisos a los que se obligó con sus vendedores independientes en el término y forma previstos en el contrato y el plan de compensación.

9.5. ACTIVIDADES PROHIBIDAS. Nuevamente, y sin perjuicio de ser reiterativos frente al contenido del artículo 11 de la Ley 1700 de 2013, debe ser claro que no está permitido desarrollar actividades comerciales en la modalidad de multinivel o mercadeo en red con los siguientes productos y/o servicios:

9.5.1. Servicios o productos cuya prestación constituya la actividad principal de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

9.5.2. Venta o colocación de valores, incluyendo los que están enumerados en la Ley 964 de 2005 y los demás valores mediante los cuales se capten recursos del público, tales como acciones, bonos, papeles comerciales, certificados de depósito de mercancías, cualquier título o derecho resultante de un proceso de titularización, cualquier título representativo de capital de riesgo, certificados de depósito a término, aceptaciones bancarias, cédulas hipotecarias y cualquier título de deuda pública.

9.5.3. Servicios relacionados con la promoción y la negociación de valores.

9.5.4. Alimentos altamente perecederos, u otros que deban ser sometidos a cuidados especiales para su conservación por razones de salubridad pública.

9.5.5. Bienes o servicios que requieran para su uso, aplicación o consumo, prescripción por parte de un profesional de la salud.

La ley faculta a la Superintendencia de Sociedades para solicitar conceptos técnicos, sobre los bienes y servicios que se comercializan o promueven, dentro del marco de las competencias legales asignadas a la Superintendencia Financiera de Colombia, la Superintendencia de Industria y Comercio, el Invima y el Viceministerio de Turismo. Lo anterior para contar con información y elementos de juicio suficientes y decidir si una actividad específica constituye actividad multinivel, sin perjuicio de dar traslado a las autoridades o entidades competentes para conocer de otros actos específicos, como sería la protección al consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011.

Es la Superintendencia de Sociedades quien determina si una actividad constituye actividad multinivel y sobre la verdadera naturaleza de los bienes y servicios que se promocionan, primando la realidad económica sobre la forma jurídica.

Quien participe en la actividad multinivel debe tener presente cuál es la moneda de curso legal en Colombia y cuáles no cuentan con respaldo y regulación estatal, como mecanismo de autocuidado, prevención y protección de sus derechos económicos.

9.6. RÉGIMEN LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. A las compañías que ejercen actividades de comercialización en red o mercadeo multinivel en Colombia, incluyendo las sucursales de sociedades extranjeras, les aplica la Ley 1700 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las circulares e instrucciones que imparta la Superintendencia de Sociedades.

Igualmente, estarán obligadas a cumplir lo dispuesto en el Código de Comercio, las leyes que lo adicionan y modifican, sus estatutos, la Ley 1480 de 2011 “Estatuto del consumidor” y su reglamentación, así como dar cumplimiento a lo dispuesto por la Superintendencia de Sociedades para el autocontrol y gestión del riesgo integral de LA/FT/FPADM, incluyendo el deber de reporte de operaciones sospechosas a la UIAF.

9.7. COMPETENCIA DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Sin perjuicio de las funciones de otras entidades del Estado, la vigilancia de las sociedades comerciales y sucursales de sociedades extranjeras que comercialicen sus productos o servicios en red o a través de los sistemas de mercadeo multinivel, así como el desarrollo mismo de sus actividades, le corresponde a la Superintendencia de Sociedades.

Por lo tanto, la supervisión que ejerce la Superintendencia de Sociedades respecto de estas compañías es también de carácter objetivo, de modo que además del ámbito societario y contable, aborda los aspectos relacionados con la actividad que desarrollan sin que esto incluya el ejercicio de las funciones de protección a los consumidores, las cuales se rigen por las normas generales sobre la materia. En consecuencia, le corresponde a la Superintendencia de Sociedades, determinar: (i) si una actividad o conjunto de actividades comerciales específicas constituyen actividades Multinivel y (ii) la verdadera naturaleza de los distintos bienes o servicios que se promocionen mediante dichas actividades, para lo cual deberá conocer y analizar su modelo de negocio, habida cuenta que prima la realidad económica sobre la forma jurídica.

Para ejercer esta función, la Superintendencia de Sociedades a través de circular externa ha instruido a las sociedades que desarrollen esta actividad, para que, al dar inicio a la misma, le reporten la información necesaria en la forma y términos previstos en tal acto administrativo. En consecuencia, no es posible que una sociedad desarrolle la actividad y se anuncie al público como vigilada por la Superintendencia de Sociedades, cuando previamente no ha reportado la información necesaria para validar el modelo de negocio y su apego al marco legal.

Por lo expuesto, cualquier queja relativa a la sociedad o al desarrollo de su actividad multinivel, deberá ser presentada ante la Superintendencia de Sociedades. Por el contrario, las quejas sobre la promoción, calidad, garantía de los bienes, así como las acciones o procesos por posible violación de los derechos de consumidores, deberán presentarse ante la autoridad competente según lo dispuesto en la Ley 1480 de 2011-Estatuto del consumidor.

9.8. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Esta superintendencia además de las facultades previstas en los artículos 82 a 87 de la Ley 222 de 1995, tiene respecto de las sociedades que desarrollan actividades multinivel o de mercadeo en red, las siguientes facultades consagradas en el artículo 8 de la Ley 1700 de 2013 y desarrolladas en el Decreto 1074 de 2015:

9.8.1. Realizar, de oficio o a solicitud de parte, visitas de inspección a las compañías y a sus puntos de acopio, bodegas y oficinas registradas, ejerciendo, de ser procedente, el principio de coordinación administrativa con otras autoridades para este fin.

9.8.2. Revisar los libros de contabilidad y exigirles aclaraciones sobre su información contable y su política de contabilización, incluidos los soportes, según sea necesario para el cumplimiento de sus funciones.

9.8.3. Adelantar los procedimientos administrativos y sancionatorios respecto de quienes ejerzan irregular o indebidamente la actividad de comercialización en red o mercadeo multinivel.

9.8.4. Impartir órdenes para que se ajusten a las disposiciones legales, en su formación, funcionamiento y desarrollo de su objeto social.

9.8.5. Imponer sanciones o multas, sucesivas o no, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos.

9.8.6. Emitir órdenes de suspensión preventiva de todas o algunas de las actividades a determinada compañía multinivel, cuando cuente con evidencia que permita suponer que la misma está ejerciendo actividades multinivel sin dar cumplimiento a los requisitos o exigencias legales, o contra expresa prohibición legal. Las órdenes de suspensión se harán efectivas sin perjuicio de que se interpongan recursos contra la decisión, tal como lo señala el Decreto 1074 de 2015. Además, podrá interponerse la medida como mecanismo transitorio, mientras se obtiene concepto técnico sobre los bienes y servicios.

9.8.7. Ejercer las facultades de intervención otorgadas por el Decreto Legislativo 4334 de 2008, cuando advierta que a través de la actividad de comercialización en red o mercadeo multinivel se realizan operaciones de captación o recaudo de dinero del público, sin la debida autorización estatal.

9.9. REPORTES. Con el propósito de ejercer la supervisión por parte de la Superintendencia de Sociedades, mediante circular externa, se dispuso que las compañías que inician la comercialización de bienes o servicios por el sistema multinivel, deben informarlo oportunamente a la Superintendencia de Sociedades para que esta verifique que la actividad se está realizando cumpliendo con los requisitos legales. Solo a partir de esta validación, se incluyen en la lista pública de sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, para que puedan anunciar en su publicidad, que se encuentran vigiladas por esta entidad.

De igual modo, aquellas que ya están desarrollando la actividad multinivel, deberán informar a la Superintendencia de Sociedades los cambios o modificaciones que realicen respecto de su modelo de negocio, documentación o información inicialmente reportada.

SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE AUTOFINANCIAMIENTO COMERCIAL-SAPAC.

9.10. DEFINICIONES. Para los fines de la presente sección, los siguientes términos tienen el alcance que a continuación se indica:

9.10.1. Autofinanciamiento: es la constitución de grupos de personas, con el fin de conformar un fondo común con aportes periódicos de sumas de dinero destinados a autofinanciarse en la adquisición de bienes o servicios a través de la suscripción de un contrato de adhesión con una sociedad autorizada para esta operación.

9.10.2. Sociedad administradora de planes de autofinanciamiento-SAPAC: empresa autorizada por la Superintendencia de Sociedades para diseñar, implementar y administrar los planes de autofinanciamiento comercial.

9.10.3. Certificado de compra: documento que representa el derecho del suscriptor a la destinación del importe que ha acumulado para la adquisición del bien y/o servicio, en los términos del contrato.

9.10.4. Grupo: número determinado de suscriptores que conforman un fondo común destinado al plan de autofinanciamiento.

9.10.5. Plan de autofinanciamiento: es la modalidad que ofrece una compañía de autofinanciamiento, soportado en una nota técnica, para la adquisición de bienes o servicios elegidos por el suscriptor.

9.10.6. Soporte: Es la nota técnica compuesta por un estudio económico, matemático o estadístico y el clausulado del contrato correspondiente que debe ser autorizado por la Superintendencia de Sociedades.

9.10.7. Nota técnica: es el documento soporte que describe y sustenta las metodologías utilizadas para determinar el valor de las cuotas de ingreso, cuotas netas, las entregas, y en general la sostenibilidad del plan y de los grupos.

9.10.8. Proveedor: persona natural o jurídica que, conforme a los términos y condiciones del contrato, suministra a los suscriptores adjudicados los bienes y/o servicios previstos en el contrato. Tratándose de vehículos automotores usados el proveedor podrá ser persona natural.

9.10.9. Suscriptor: persona natural o jurídica, que ha celebrado un contrato de adhesión o administración con la SAPAC y ha efectuado los pagos iniciales previstos en el contrato.

9.10.10. Evidencia formal: análisis de la formalización e institucionalización de un determinado principio, normativa o estándar dentro de la organización, lo que soporta y hace exigible su cumplimiento.

9.10.11. Evidencia factual: análisis de la efectiva aplicación de un determinado principio, normativa o estándar en la administración cotidiana de la organización, con independencia de si están normados o no.

9.11. MARCO LEGAL. Desde el Decreto 1941 de 1986, derogado parcialmente por el Decreto 497 de 1987, conforme al Decreto 1736 de 2020 modificado por el Decreto 1380 de 2021 en concordancia con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.1.1.5 numeral 1º del Decreto 1074 de 2015, la Superintendencia de Sociedades ejerce la vigilancia y control sobre las sociedades administradoras de planes de autofinanciamiento comercial, de forma similar a como lo hace la Superintendencia Financiera de Colombia en funciones de vigilancia y control, de acuerdo con lo previsto en el Decreto 663 de 1993 parcialmente modificado por la Ley 510 de 1999, reglamentada por el Decreto 2211 de 2004, incorporado en el Decreto 2555 de 2010.

En ese sentido, de conformidad con lo dispuesto en los numerales 3º, 4º y 5º del artículo 326 del Decreto 663 de 1993, la Superintendencia de Sociedades ejercerá las funciones de control y vigilancia, supervisión, prevención y sanción sobre las sociedades administradores de planes de autofinanciamiento comercial, para lo cual podrá tomar posesión inmediata de sus bienes, haberes y negocios, y adelantar los respectivos procesos liquidatorios conforme a lo previsto en el estatuto orgánico del sistema financiero.

Conforme a lo expuesto, las referencias que el estatuto orgánico del sistema financiero hace, respecto a la Superintendencia Financiera y al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, se entenderán hechas a la Superintendencia de Sociedades. Por su parte, las que se hacen al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se entenderán referidas al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Sin perjuicio de lo establecido en la presente circular, las SAPAC deben dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 222 de 1995, el Código de Comercio y leyes que lo adicionan y modifican y los decretos que lo reglamenten, así como a lo dispuesto en sus estatutos.

9.12. OBJETO SOCIAL Y TIPO SOCIETARIO DE LAS SAPAC. El objeto social principal y exclusivo de las sociedades administradoras de planes de autofinanciamiento comercial será la administración de los planes, provenientes del aporte periódico de sumas de dinero destinadas a la formación de fondos que conforman un grupo de personas con el fin de autofinanciar la adquisición de bienes o servicios autorizados.

Las SAPAC deberán constituirse bajo la forma de sociedades anónimas y deberán acreditar las condiciones que se prevén en esta circular. Para operar deben contar con autorización previa de la Superintendencia de Sociedades.

En desarrollo de lo previsto en el artículo 99 del Código de Comercio, se entenderán incluidos en el objeto social los actos directamente relacionados con el mismo y aquellos actos que tengan como finalidad ejercer los derechos o cumplir las obligaciones legales o convencionalmente derivadas de la existencia y actividad de la sociedad.

No están permitidos planes cuyo fin sea la entrega de dinero, el otorgamiento de préstamos a los suscriptores, ni los planes para adquisición de inmuebles.

9.13. CAPITAL SOCIAL. Las SAPAC deberán tener para su autorización un capital pagado no inferior a 3.800 salarios mínimos mensuales legales vigentes. Este monto de capital se debe mantener a lo largo de su funcionamiento.

Las SAPAC podrán invertir en cualquier activo lícito, nacional o extranjero, siguiendo para ello los procedimientos y cumpliendo las condiciones legales correspondientes establecidas por la Superintendencia Financiera de Colombia para las compañías de seguros generales.

9.14. INDICADOR DE SOLIDEZ - PATRIMONIO TÉCNICO. Las SAPAC deberán mantener un indicador obligatorio expresado en términos porcentuales para obtener un nivel adecuado de solidez patrimonial.

El indicador de solidez para las SAPAC, no podrá ser inferior al 9% para el cierre del ejercicio de cada año, conforme se señala en los parámetros del anexo N.1 de esta circular y demás normas que lo modifiquen o adicionen.

9.14.1. Plan de ajuste: cuando una SAPAC prevea que va a incumplir o presente defectos en el indicador de solidez, los cuales no puedan ser resueltos y afecten en forma significativa su capacidad operativa, deberá remitir a la Superintendencia de Sociedades dentro de los dos meses siguientes a que se identifique el incumplimiento un plan de ajuste, para su aprobación.

El plan de ajuste deberá estar aprobado previamente por la junta directiva y remitirse suscrito por el representante legal y el presidente de la junta directiva. El plazo del plan de ajuste podrá ser de 6 meses, prorrogable por una sola vez a criterio de esta superintendencia y deberá contener como mínimo, las explicaciones sobre los motivos que originaron u originarán el defecto respectivo, un estudio fundamentado de análisis financiero en el que se evalúen las principales variaciones de las cuentas en donde se causen los mayores cambios que conllevan a dicho defecto y, a partir de este diagnóstico establecer objetivos, metas y estrategias de corto plazo para ajustarse al indicador correspondiente.

El plan de ajuste deberá determinar, de manera exacta, oportuna y cuantificable, proyectos específicos en materia de crecimiento o de la distribución del total de activos o determinadas categorías de ellos, incrementos patrimoniales, entre otros aspectos.

Dichas variables deberán proyectarse en escenarios de tiempo en los estados financieros, en donde se pueda evidenciar la fecha en la cual se empezará a cumplir con el indicador.

La aprobación del plan de ajuste, no exime de la responsabilidad que les corresponde a las SAPAC por el incumplimiento del indicador de solidez.

Cuando la Superintendencia de Sociedades verifique que una SAPAC ha incumplido cualquiera de las condiciones, metas o compromisos del plan de ajuste, podrá ordenar que se suspenda la suscripción de nuevos planes de autofinanciamiento y adoptar otras medidas de supervisión hasta tanto se cumpla con el ajuste del indicador de solidez.

9.14.2. Sanciones por incumplimiento del indicador de solidez: la Superintendencia de Sociedades verificará la estricta aplicación de lo previsto respecto al indicador de solidez. Cualquier incumplimiento dará lugar a las sanciones respectivas establecidas por la ley, sin perjuicio de otras medidas que pudieran ser adoptadas para garantizar el adecuado respaldo de la operación por parte de las sociedades.

9.15. NIVEL DE APALANCAMIENTO. El pasivo externo de las SAPAC, incluido el endeudamiento que adquieran para facilitar o acelerar entregas, no podrá exceder de 10 veces el valor de su patrimonio. La adecuación deberá hacerse con cortes semestrales al último día de junio y de diciembre. El representante legal y el revisor fiscal de las SAPAC certificarán la relación y sus valores ante la Superintendencia de Sociedades con la misma periodicidad en la que se realicen los cortes semestrales antes mencionados.

En todo lo que no se regule de manera especial en esta circular u otra circular que profiera la Superintendencia de Sociedades, las SAPAC deberán acogerse a las disposiciones sobre sociedades mercantiles y, en especial de las sociedades anónimas.

9.16. RESTRICCIONES. No está permitida la entrega de dinero por parte de las SAPAC al suscriptor. Los planes de autofinanciamiento solo podrán realizarse a través de moneda de curso legal en Colombia.

Se permitirán planes a suma fija o variable con destino a la adquisición de bienes o servicios, en cuyo caso el dinero debe ser girado directamente al proveedor del bien o servicio, para lo cual la sociedad podrá informar al suscriptor de la posibilidad de acceder a esquemas de financiamiento con entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia para efectos de cubrir el saldo del precio del bien o servicio que el usuario seleccione.

9.17. LICENCIAS. Las SAPAC no serán responsables de ninguna autorización gubernamental o similar que se requiera para la adquisición, posesión u operación de los bienes o servicios a que haya lugar.

9.18. ADMINISTRACIÓN DEL DINERO DE LOS PLANES DE AUTOFINANCIAMIENTO. El dinero aportado por los suscriptores de los planes de autofinanciamiento para la conformación de los grupos, será recibido y administrado por las SAPAC a través de un contrato celebrado con una entidad fiduciaria autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia. Dichos recursos no son un ahorro individual de cada suscriptor y, por ende, solo podrá disponer de los recursos en los términos pactados en el contrato y en esta circular. Las SAPAC serán las fideicomitentes del contrato con la fiduciaria y a su vez serán las beneficiarias del mismo, junto con los suscriptores, según sea el caso.

9.19. PRINCIPIOS PARA LA RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA EN LA GESTIÓN DE LAS SAPAC. Las SAPAC deberán adoptar e implementar un conjunto de principios compuestos de políticas, estrategias, prácticas, procedimientos, metodologías, controles y límites que, de manera integrada y coordinada, le permitan contar con una estrategia de negocio, buenas prácticas de gobernanza, fijación del apetito de riesgo, una gestión técnica de los riesgos inherentes, una correcta protección de los consumidores y adecuados procesos de negocio.

Los principios deberán cumplirse acorde con el perfil y estrategia de riesgo, el plan de negocio, el tamaño y la complejidad de los planes de autofinanciamiento que adopten. Serán los administradores los responsables de implementar las medidas apropiadas y efectivas para asegurar que los principios sean cumplidos y se pueda verificar su cumplimiento de forma tal que se evalúe cómo se ejerce la responsabilidad de la sociedad en la adopción de las medidas.

9.19.1. Principio 1. Estrategia y proceso: las SAPAC deben contar con una estrategia que alinee sus actividades con su proceso misional.

Las sociedades deberán contar con planes estratégicos para definir cómo los recursos y sus procesos se alinearán con un conjunto de metas dentro de un período definido. Los planes estratégicos incluirán varios objetivos de alto nivel que abarquen varios años y se revisarán a intervalos regulares. Los planes estratégicos deben facilitar la comprensión y la comunicación de la forma en que la sociedad persigue su propósito misional.

Los planes estratégicos deben incluir medidas que se utilizan para evaluar su desempeño. Pueden ser herramientas útiles para comunicarse con las partes interesadas sobre la estrategia, pero no son una estrategia en sí mismas.

Deberá existir coherencia entre la estrategia, el plan de negocio y la gestión de los riesgos, los niveles de capital y liquidez y el marco de gobierno corporativo. Por tal razón, se deben definir e implementar políticas claras de conocimiento y cumplimiento por parte de todos los funcionarios de las SAPAC, las cuales se deben ver reflejadas en las responsabilidades y facultades que ellos desempeñan. Tales políticas deben estar soportadas e implementadas a través de procesos documentados, procedimientos, metodologías, controles y/o límites apropiados para gestionar los riesgos.

La estrategia es una responsabilidad clave de la junta directiva. La forma en que la junta directiva desempeña su papel en el desarrollo de la estrategia variará según las características de la sociedad. Si bien la aprobación de la estrategia corresponde a la junta directiva, su desarrollo corresponde a la alta dirección.

Cuando así lo ordene la superintendencia, el(los) representante(s) legal(es) de la(s) SAPAC deberá(n) dar lectura en las reuniones de la junta directiva de las observaciones u órdenes que le hayan sido impartidas por la entidad, de lo cual se dejará constancia en la respectiva acta.

9.19.2. Principio 2. Gobernanza y apetito de riesgo: la junta directiva es responsable de la gobernanza, la gestión y la dirección estratégica de las SAPAC, salvo en materias reservadas legalmente a la asamblea general de accionistas. Como resultado, la junta directiva tiene la máxima responsabilidad por las actividades y desempeño de la sociedad.

Para lograr una buena gobernanza en la sociedad deben estar bien definidos, documentados y entendidos los siguientes temas en torno a este órgano de dirección:

a) Funciones y competencias.

b) Reglamento de funcionamiento.

c) Conformación.

d) Nombramiento y reelección de los miembros.

e) Desvinculación de los miembros.

f) Retribución de los miembros.

g) Evaluación periódica.

h) Deberes y derechos de los miembros.

i) Reuniones.

j) Política de delegación de facultades y,

k) Comités de apoyo.

La junta directiva debe adoptar un papel activo en la definición del apetito de riesgo y garantizar que el mismo esté en línea con el plan de negocio, niveles de capital, indicador de solidez, y situación financiera de las SAPAC, teniendo en cuenta la evolución de las condiciones macroeconómicas y del entorno.

Para una adecuada gestión, las SAPAC deben establecer el apetito de riesgo, es decir, el(los) nivel(es) y tipos de riesgos que la sociedad está dispuesta a asumir de acuerdo con su tolerancia al riesgo, plan de negocio y fortaleza financiera. En este sentido, las SAPAC deben hacer la declaración de apetito de riesgo aprobada por la junta directiva, la cual debe contener un resumen claro y comprensivo de los riesgos y niveles de riesgo que está dispuesta a asumir para llevar a cabo su plan de negocio. De esta forma, la declaración de apetito de riesgo es un informe escrito en donde el gobierno de la sociedad comunica los diferentes tipos de riesgo que las SAPAC están dispuestas a aceptar, asumir o evitar para lograr sus objetivos. Este informe incluye declaraciones cualitativas y cuantitativas formuladas respecto a ganancias, capital, medidas de riesgo, liquidez y otras medidas relevantes según sea necesario (activos, cartera, inversiones, entre otros). También debe informar sobre los riesgos que son más difíciles de cuantificar, tales como los estratégicos, el reputacional y el comportamental, así como los de lavado de activos, financiación del terrorismo, proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción entre otros.

La junta directiva debe comprometerse activamente en la gestión adecuada de los riesgos de las SAPAC y en establecer una estructura organizacional que facilite su desarrollo, de forma tal que los diferentes organismos de dirección, administración, control y fiscalización puedan llevar a cabo sus responsabilidades de manera coordinada y que facilite la toma de decisiones. Para ello la sociedad debe contemplar como mínimo las siguientes funciones y responsabilidades:

a) El representante legal debe, bajo la dirección y supervisión de la junta directiva, dirigir, ejecutar y supervisar el diseño, implementación y cumplimiento del sistema de gestión de riesgo de la sociedad, de tal manera que sea consistente con el apetito y tolerancia al riesgo de las SAPAC, así como con el plan de negocio y las condiciones del entorno económico y del mercado. Para lo anterior debe contar con reportes y mecanismos de seguimiento que sean eficaces y pertinentes, y atender de manera oportuna las recomendaciones y requerimientos en materia de gestión de riesgos realizados por los miembros de la alta gerencia, la unidad de administración de riesgos y los órganos de control y fiscalización.

b) Las SAPAC deben contar con una unidad o área de administración de riesgos que sea funcional y organizacionalmente independiente de las áreas de negocio o generadoras de utilidades. Esta unidad o área debe tener acceso directo a la junta directiva, al comité de riesgos, al representante legal y las líneas de negocio que generan o pueden generar riesgos, así como a los registros, información y personal de las SAPAC. Adicionalmente debe contar con las competencias necesarias, nivel jerárquico, poder de decisión y recursos suficientes para cumplir con sus funciones y responsabilidades, así como con la autoridad para hacer seguimiento a las medidas tomadas por la administración, en respuesta a los problemas identificados y a las recomendaciones efectuadas.

c) Las SAPAC deben contar con un comité de riesgos, que debe sesionar de manera ordinaria por lo menos una vez dentro del mes calendario, conformado por un número impar de miembros, como mínimo 3, que acrediten conocimiento y experiencia en la administración y gestión de riesgos, los cuales deben ser designados por la junta directiva, quien a su vez debe adoptar el reglamento para su funcionamiento. En el comité se deben discutir las estrategias de riesgo de forma agregada y por tipo de riesgo, la gestión de capital y liquidez, y realizar recomendaciones al representante legal y la junta directiva. Para este propósito el comité debe generar un reporte regular de los riesgos, del perfil de riesgos y su correspondencia con el apetito de riesgo, estado de la cultura de riesgos y la adecua da implementación del apetito de riesgo, planes de mitigación y cumplimiento de los límites de riesgo.

d) Las SAPAC deben contar con una unidad o área de auditoría interna que tenga autonomía y autoridad suficiente para llevar a cabo una supervisión independiente de las áreas que audita en relación con la calidad y efectividad de la administración de riesgos y para desarrollar sus actividades. Así mismo debe tener acceso directo a los representantes legales, a la junta directiva, al comité de riesgos, al comité de auditoría y a los registros, información y personal de la SAPAC.

Adicionalmente, la supervisión realizada por la auditoria interna es un proceso dinámico que debe: (i) estar focalizado en los riesgos más importantes o relevantes que enfrenta la SAPAC y (ii) contar con un proceso de planeación anual que identifique claramente los objetivos y alcance de su trabajo.

e) El revisor fiscal de las SAPAC debe pronunciarse sobre la gestión de riesgos, la gestión de los auditores internos y el seguimiento a las recomendaciones y acciones de la administración. Adicionalmente, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 209 del Código de Comercio, el revisor fiscal debe informar de manera oportuna y permanente a la asamblea de accionistas, a la junta directiva y a la Superintendencia de Sociedades, las irregularidades materiales que advierta en el cumplimiento de sus tareas. Dicho reporte debe estar debidamente documentado y debe señalar cuales fueron las pruebas aplicadas, los resultados alcanzados, las acciones seguidas y la respuesta de la SAPAC frente a sus observaciones, así como las correcciones llevadas a cabo por la sociedad.

f) Las SAPAC deben contar con los sistemas y el soporte tecnológico necesarios para garantizar el funcionamiento eficiente, eficaz y oportuno de sus procesos, gestión de riesgos y el cumplimiento de los requerimientos normativos. Adicionalmente debe contar con procedimientos que permitan realizar un control adecuado del cumplimiento de las políticas y límites establecidos en la gestión de riesgos, y con un plan de conservación, custodia y seguridad de la información tanto documental como electrónica.

g) Las SAPAC deben contar con un sistema de información suficiente que le permita medir la exposición a los diferentes riesgos, identificar el perfil de riesgo de la sociedad, definir el apetito de riesgo y gestionar adecuadamente los riesgos. Las bases de datos deben mantenerse constantemente actualizadas y deben contar con mecanismos que garanticen la calidad y consistencia de la información. Adicionalmente deben existir procedimientos adecuados y oportunos de atención de las solicitudes de actualización o rectificación de la información que presenten los suscriptores.

El sistema de información de las SAPAC debe ser efectivo, veraz, eficiente y oportuno en la generación de reportes, tanto internos como externos, y garantizar la adecuada gestión de los riesgos, la toma decisiones informadas y el cumplimiento de los requerimientos normativos.

9.19.3. Principio 3. Gestión del riesgo: con el propósito de lograr una adecuada medición y reporte de los riesgos inherentes a la actividad de autofinanciamiento comercial como son crédito, mercado, operacional y liquidez, así como asignar el deterioro (provisiones), el capital y la liquidez necesaria para cubrir estos riesgos, las SAPAC deben definir, desarrollar e implementar los siguientes lineamientos para cada riesgo inherente, de acuerdo al tamaño y la complejidad de las actividades desarrolladas, y en todo caso asegurar las evidencias formales y factuales⁽⁸⁾ demostrables ante el supervisor.

Las SAPAC pueden usar como guía de referencia en la construcción de su marco de gestión de riesgos lo señalado en la Circular Externa 18 de 2021 de la Superintendencia Financiera de Colombia, y demás normas que la modifiquen, complementen, sustituyan o adicionen.

El papel de la junta directiva es entender el riesgo de la organización, tomar decisiones basadas en este entendimiento y supervisar un marco que gestione el riesgo de forma continua.

Para ello, la junta directiva debe aprobar el marco de apetito de riesgo (MAR) de la sociedad, que se refiere al conjunto de políticas, metodologías, procedimientos, controles y límites a partir del cual las SAPAC establecen, comunican y monitorean el apetito de riesgo, entendido como la exposición al riesgo que están dispuestas a asumir dentro del normal desarrollo de su operación. El MAR incluye la declaración del apetito por el riesgo, los límites de riesgo y un esquema de roles y responsabilidades de los empleados o cargos que supervisan su implementación y monitoreo. El MAR debe considerar los riesgos tanto financieros como no financieros que enfrenta las SAPAC, así como los que afectan la reputación de la sociedad y a sus partes relacionadas (accionistas, empleados, proveedores, suscriptores, entre otros). Para su adecuado funcionamiento, el MAR debe estar alineado con el plan de negocios, el desarrollo de estrategias y los esquemas de planificación de capital.

Dentro del proceso de gestión de riesgos, las SAPAC deben llevar a cabo las siguientes etapas en la gestión de sus riesgos inherentes:

a) Identificación: consiste en determinar los riesgos inherentes a las actividades que desarrollan las SAPAC.

b) Medición: se refiere a evaluar y/o cuantificar la exposición a los riesgos implícitos a la actividad y su potencial impacto, a partir de una aproximación cualitativa y cuantitativa a los mismos.

c) Control: busca establecer los mecanismos tendientes a mitigar la posibilidad de ocurrencia y/o impacto de los riesgos, así como minimizar la posibilidad de ocurrencia y/o impacto de los mismos. Los controles que implementen las SAPAC le deben permitir conocer el grado de cumplimiento de sus políticas, procedimientos y límites, y el marco regulatorio, así como contar con información financiera y de gestión confiable, oportuna y completa.

d) Monitoreo: se relaciona con el seguimiento permanente y efectivo a las fuentes de riesgo, a los niveles de exposición, a la efectividad de los controles implementados y al posible impacto de la materialización de los riesgos.

Las SAPAC deben como mínimo definir y adoptar políticas en relación con la gestión de riesgos, gobierno de riesgos, control y sistemas de información para gestionar los riesgos. Las políticas deben propender porque exista coherencia entre el plan de negocio, la estrategia y gestión de los riesgos, los niveles de capital y liquidez y el marco de gobierno corporativo, y deben estar soportadas e implementadas a través de procedimientos, metodologías, controles y/o límites apropiados para gestionar los riesgos.

Los riesgos inherentes al autofinanciamiento comercial, son:

a) Riesgo de crédito: es la posibilidad de que las SAPAC incurran en pérdidas y disminuyan el valor de sus activos como consecuencia de que una contraparte incumpla sus obligaciones. Para propósitos del riesgo de crédito, se entiende como contraparte al suscriptor en su calidad de deudor y sus codeudores, que resulten o puedan resultar directa o indirectamente obligados al pago de la deuda o cartera en un plan de autofinanciamiento comercial.

En consecuencia, deben contar con una adecuada gestión del riesgo de crédito que les permita tener una visión integral de todas las exposiciones al mismo. Este proceso debe incluir el ciclo de vida completo del suscriptor en su calidad de deudor, para lo cual deben existir políticas, procedimientos, límites, metodología de medición y sistemas de información correspondientes.

b) Riesgo de mercado: es la posibilidad de que las SAPAC incurran en pérdidas asociadas a la disminución del valor de sus activos o de los recursos de los suscriptores que se encuentran en patrimonios autónomos administrados por una sociedad fiduciaria, por lo que deben contar con una adecuada gestión del riesgo de mercado que les permita tener una visión integral del mismo en el desarrollo de su negocio, para lo cual deben existir, las políticas, los procedimientos, los límites y metodologías de medición correspondientes.

c) Riesgo operacional: es la posibilidad de que las SAPAC incurran en pérdidas por las deficiencias, fallas o inadecuado funcionamiento, de los procesos, la tecnología, la infraestructura o el recurso humano, así como por la ocurrencia de acontecimientos externos asociados a estos. Este riesgo incluye el riesgo legal, el riesgo reputacional y el riesgo de ciberseguridad.

En consecuencia, las SAPAC deben desarrollar, implementar y mantener una gestión del riesgo operacional acorde con su estructura, tamaño y actividades realizadas directamente o a través de terceros, de forma tal que les permita identificar, medir, controlar y monitorear eficazmente este riesgo. Para llevar a cabo dicha gestión deben existir las políticas, procedimientos, límites, metodologías, modelos y sistemas de información correspondientes.

Las SAPAC pueden decidir si transfiere, mitiga, acepta o evita el riesgo operacional en los casos en que esto sea posible. La utilización de ciertas medidas, como la contratación de un seguro o tercerización (outsourcing), puede ser fuente generadora de otros riesgos operacionales, los cuales deben ser a su vez administrados por las SAPAC.

De acuerdo con su estructura, tamaño y actividad, las SAPAC deben definir, implementar, probar y mantener un proceso para administrar la continuidad del negocio, el cual incluya elementos como: prevención y atención de emergencias, administración de la crisis, planes de contingencia y capacidad de retorno a la operación normal. Para tal efecto las SAPAC deben elaborar un plan de continuidad del negocio tomando como referencia la NTC 5722/ISO 22301.

d) Riesgo de liquidez: si bien el manejo de los recursos de las SAPAC está a cargo de sociedades fiduciarias mediante patrimonios autónomos, la sociedad puede enfrentar problemas de liquidez para atender sus obligaciones con terceros o eventualmente tener que responder con recursos propios a los suscriptores, con lo cual están expuestas a este riesgo.

El riesgo de liquidez se refiere a la posibilidad de que una SAPAC incurra en pérdidas asociadas a la contingencia de no poder cumplir plenamente, de manera oportuna y eficiente, los flujos de caja esperados e inesperados, vigentes y futuros, sin afectar el curso de las operaciones diarias o su condición financiera. Esta contingencia (riesgo de liquidez de fondeo) se manifiesta en la insuficiencia de activos líquidos por parte de las tesorerías de cada uno de los grupos que administra y/o en la necesidad de asumir costos inusuales de fondeo. A su turno, la capacidad de la SAPAC para generar o deshacer posiciones financieras a precios de mercado se ve limitada bien sea porque no existe la profundidad adecuada del mercado o porque se presentan cambios drásticos en las tasas y precios (riesgo de liquidez de mercado).

Las SAPAC deben contar con una adecuada gestión del riesgo de liquidez que les permita identificar, medir, controlar y monitorear eficazmente el riesgo al que están expuesta en desarrollo de sus operaciones.

Las SAPAC deben establecer la dimensión y naturaleza de su exposición e identificar las medidas prudenciales (colchones de liquidez, nivel de activos líquidos, coberturas, entre otros), así como las decisiones oportunas a adoptar para la adecuada mitigación del riesgo incorporando planes específicos para la diversificación y consecución de diferentes fuentes de fondeo.

e) Las SAPAC deben dar cumplimiento a lo dispuesto por la Superintendencia de Sociedades para el autocontrol y gestión del riesgo integral de LA/FT/FPADM, incluyendo el deber de reporte de operaciones sospechosas a la UIAF.

f) Pruebas de desempeño: las pruebas de desempeño de los modelos de medición empleados por las SAPAC tienen como propósito determinar su consistencia y confiabilidad, asertividad de los indicadores estimados y límites contemplados. Estas pruebas consisten fundamentalmente en un proceso de revisión permanente por parte de las SAPAC sobre el modelo interno utilizado y de la validación de los supuestos, parámetros y juicios expertos que subyacen para el cálculo de los indicadores del modelo.

Las pruebas de desempeño deben realizarse al menos una vez al mes. Los resultados de las pruebas y la metodología empleada por las SAPAC para su realización deben estar documentados, ser presentados al comité de riegos y estar a disposición de la Superintendencia de Sociedades.

g) Pruebas de resistencia: las SAPAC deben realizar pruebas que le permitan evaluar su resistencia ante escenarios adversos en los que se afecte su liquidez, a partir de la identificación de los niveles de liquidez y los descalces en diferentes horizontes de tiempo, y la cuantificación de las exposiciones a futuras crisis de liquidez y el impacto sobre los flujos de caja de las SAPAC.

Los modelos diseñados e implementados para el desarrollo de las pruebas deben corresponder con el tamaño, complejidad, perfil y apetito de riesgo de cada SAPAC, contar con una solidez estadística adecuada de modo que se puedan utilizar como un insumo en la toma de decisiones sobre la gestión de riesgos y en el desarrollo del plan de contingencia.

La frecuencia de las pruebas de resistencia, su revisión y actualización debe realizarse como mínimo trimestralmente. Las SAPAC deben estar en capacidad de aumentar la periodicidad de las pruebas bajo escenarios especiales por cambios en las condiciones del mercado, o eventos de crisis.

h) Los supuestos, parámetros, análisis, medición y resultados de estas pruebas deben encontrarse documentados, ser presentados al comité de riegos y estar a disposición de la Superintendencia de Sociedades.

9.19.4. Principio 4. Protección del consumidor: la junta directiva debe desarrollar una comprensión de quiénes son sus partes interesadas, cuál es su relación con la sociedad y qué responsabilidades tiene la sociedad con ellos, si las hubiera. Entre las partes interesadas más importantes para las SAPAC están los suscriptores de los planes de autofinanciamiento, sus potenciales clientes y por tanto deberá dar cumplimiento de las normas de protección al consumidor contenidas en la Ley 1480 de 2011, y demás normas que la complementen o remplacen.

La Superintendencia de Sociedades se ocupa de atender las reclamaciones efectuadas por los suscriptores de los planes respecto del cumplimiento de los compromisos en cada uno de ellos y el contrato suscrito, con sus soportes. Los otros asuntos relativos a la publicidad, calidad, garantía y entrega de los bienes y servicios que ofrezcan directamente las SAPAC y demás asuntos relativos a la protección del consumidor serán de conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio o de la autoridad que corresponda.

a) Trato justo a los clientes: las SAPAC deben tener como política que las condiciones en las que se contratan los bienes o servicios sean explicadas a los clientes con la máxima claridad. Ello implica informar de manera sencilla, pero rigurosa, de todos los aspectos relacionados con la contratación y que puedan tener implicaciones en la relación del cliente con la sociedad, prestando especial cuidado en no incurrir en explicaciones complejas o tecnicismos que dificulten su comprensión.

Se debe poner especial cuidado en la redacción de los contratos, buscando aplicar los mejores estándares en la materia, y en particular, en no contemplar cláusulas abusivas y condiciones carentes de equidad o que incluyan cobros carentes de justificación y/o facultades de decisión e interpretación unilateral.

b) Adecuada gestión de conflictos de intereses: la junta directiva debe aprobar las políticas para prevenir, detectar, manejar y revelar conflictos de intereses en las SAPAC. Asimismo, establecer la obligación de los miembros de junta directiva de comunicar y abstenerse en las deliberaciones y votaciones en aquellos casos que los vinculan a un conflicto de intereses. La junta directiva administra los conflictos de intereses que surjan en su interior. Respecto de los administradores, deberá darse aplicación a lo dispuesto en el numeral 7º del artículo 23 de la Ley 222 de 1995.

La política de manejo de conflicto de intereses debe ser elaborada considerando los más altos estándares éticos y los intereses de la sociedad, siendo la junta directiva la encargada de supervisar su cumplimiento.

c) Gestión diligente de peticiones, quejas y reclamos (PQRS): las SAPAC deben contar con definiciones claras sobre peticiones, quejas y reclamos, los tiempos de respuesta para cada una de ellas y contar con personal responsable de atender las PQRS.

Los contratos para la prestación de los servicios ofrecidos por las SAPAC suelen ser de adhesión. Respecto de estos, le asiste la libertad a los potenciales clientes de suscribirlo aceptando las condiciones del negocio; no obstante, al presentarse situaciones en las que se vislumbre el incumplimiento por parte de las SAPAC de alguna de las cláusulas impuestas contractualmente por estas sociedades, y siempre que no se trate de temas ajenos a este organismo como el de la protección al consumidor, le asiste al suscriptor la facultad de exigir la observancia de las mismas, para lo cual podrá acudir a esta superintendencia para que, en ejercicio de sus funciones administrativas, tome las acciones que le competan respecto del cumplimiento de las normas.

d) Transparencia en comercialización y publicidad: las SAPAC tienen la responsabilidad de verificar la veracidad y exactitud de la información divulgada en la publicidad que realicen, y deben rectificar, suspender y/o cancelar la que contravenga lo señalado en el estatuto del consumidor y lo dispuesto en esta circular. En cuanto al ofrecimiento de los planes, se deberá especificar la información al cliente y se le deberá informar claramente acerca de las condiciones y beneficios por acceder a un plan. Las SAPAC responderán por la información que sus asesores comerciales entreguen a los suscriptores del plan.

Resulta conveniente que, en la comercialización y contacto con el cliente, este sepa distinguir entre el aporte periódico para el fondo común, y un crédito ofrecido por una entidad del sector financiero, de modo que su decisión de vincularse parta del debido conocimiento sobre las ventajas y/o desventajas de cada uno.

e) Protección de la información de los suscriptores: las SAPAC deben contar con una política de información y comunicación aprobada por la junta directiva en la cual se define de manera formal, ordenada e integral los lineamientos y criterios para la clasificación, manejo, salvaguarda y difusión de la información que la sociedad genera o recibe, de acuerdo a lo establecido en las normas de habeas data y protección de datos personales.

9.20. AUTORIZACIÓN DE FUNCIONAMIENTO DE LAS SAPAC. Las sociedades anónimas que pretendan ofrecer al público planes de autofinanciamiento comercial para la adquisición de bienes o servicios, requieren autorización previa de funcionamiento por parte de la Superintendencia de Sociedades.

9.20.1. Presentación: los interesados deberán radicar la solicitud de autorización de funcionamiento ante la Superintendencia de Sociedades, aportando los documentos que se enuncian a continuación y, en el detalle que encuentran en la página de la entidad sección “trámites y servicios”:

a) Copia actualizada de los estatutos certificada por el representante legal y revisor fiscal, junto con un listado de las reformas estatutarias y la fecha en que fueron inscritas en el registro mercantil, y el certificado de existencia de representación legal expedido 5 días antes a la fecha de radicación.

b) Certificación sobre la composición accionaria suscrita por representante legal y revisor fiscal, con identificación de los accionistas y en caso de que uno o algunos sean personas jurídicas deben identificar el beneficiario real. De los accionistas, se exigirán los documentos previstos por la Superintendencia de Sociedades.

c) Lista de administradores, adjuntando la hoja de vida de cada uno con soportes y certificado de antecedentes penales y disciplinarios.

d) Hoja de vida soportada de revisoría fiscal.

e) Certificación del capital suscrito y pagado otorgada por el representante legal y el revisor fiscal.

f) Un juego completo de estados financieros del último ejercicio y si no ha pasado un año desde la constitución, con corte al mes anterior a la fecha de la solicitud.

La Superintendencia de Sociedades se reserva el derecho de solicitar la información adicional que considere pertinente.

9.20.2. Aviso: cuando se reciba la documentación completa, la Superintendencia de Sociedades ordenará a la sociedad la publicación de un aviso sobre la intención de obtener la autorización para ejercer como SAPAC, en un diario de amplia circulación nacional, en su página web y en sus oficinas, en el cual se exprese el nombre de la sociedad, el monto de su capital y el lugar donde va a funcionar, todo ello de acuerdo con la información suministrada con la solicitud.

Tal aviso será publicado en dos ocasiones, con un intervalo no superior a siete (7) días comunes, con el propósito de que los terceros puedan presentar oposiciones en relación con dicha intención, a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de la última publicación. El aviso además será publicado por la Superintendencia de Sociedades en su página web.

9.20.3. Decisión y vigencia: la Superintendencia de Sociedades decidirá sobre la autorización de funcionamiento después del término indicado en el numeral anterior, sin que se hayan presentado oposiciones o habiéndose presentado, las mismas hayan sido subsanadas por parte de la sociedad y aceptadas por la Superintendencia. La vigencia de la autorización será indefinida, pero podrá ser suspendida o revocada por la Superintendencia de Sociedades en ejercicio de sus facultades de supervisión.

Las SAPAC podrán solicitar la cancelación de su autorización de funcionamiento en cualquier momento.

9.21. AUTORIZACIÓN DE PLANES DE AUTOFINANCIAMIENTO. Las SAPAC serán libres de diseñar los planes de autofinanciamiento, y para su promoción e implementación deben solicitar autorización por parte de la Superintendencia de Sociedades, acompañada de los siguientes documentos:

9.21.1. Características del plan:

a) Denominación del plan.

b) Descripción de los bienes o servicios que serán adquiridos.

c) Plazo de duración del plan.

d) Número contemplado de suscriptores.

e) Número de adjudicaciones probables por asamblea con base al número contemplado de suscriptores y modalidades de adjudicación.

f) Tipo de cuota: fija o variable.

g) Valor mínimo y máximo del plan.

9.21.2. Soporte técnico: es la nota técnica que describe y sustenta las metodologías utilizadas para determinar el valor de la cuota de ingreso, cuota neta, las entregas, y en general la sostenibilidad del plan y de los grupos, la cual debe contener como mínimo:

a) Terminología y notación: la nota técnica debe ajustarse a la notación matemática y estadística reconocida, y debe estar explícitamente definida.

b) Las SAPAC deben mantener actualizadas sus notas técnicas, así como la remisión oportuna de dichas actualizaciones a la Superintendencia de Sociedades.

c) Identificación del bien o servicio y rangos de valor objeto del plan de autofinanciamiento, indicando el nombre y la fecha de elaboración y/o actualización de la nota técnica.

d) Se debe realizar una enumeración y descripción clara del bien o servicio, así como el mercado objetivo al cual va dirigido, incluyendo los supuestos que se utilicen en la simulación del plan los cuales deben estar consignados y sustentados en la nota técnica. Tales hipótesis pueden ser financieras y/o económicas u otras referidas a cualquier supuesto relevante.

e) En relación con los grupos, se debe establecer el número de suscriptores por grupo, el rango de precios del bien o servicio, estableciendo el mínimo y el máximo en función a la variable que definan las SAPAC, el número de suscriptores por cada mes de plazo del plan y el número mínimo de suscriptores para iniciar el plan.

f) En el evento en que se utilicen estudios o estadísticas para sustentar cualquiera de las variables o parámetros utilizados en la simulación, se deben anexar en medio digital los datos consolidados indicando la fuente de los mismos.

g) La nota técnica debe consignar y sustentar los procedimientos técnicos, fórmulas y parámetros utilizados, incluyendo gastos y comisiones y la forma en que se aplican. Si estos factores varían, se debe indicar de manera precisa los rangos en los cuales se encuentran. Así mismo, se requiere el mínimo de bienes y servicios a adjudicar por cada asamblea y la utilidad esperada de la SAPAC.

En los planes que han sido previamente autorizados por la Superintendencia de Sociedades, sí la sociedad llegase a realizar modificaciones en el plazo o número de suscriptores, no requerirá autorización, pero si informarlo a esta superintendencia.

No será necesaria la remisión de las modificaciones que se hagan a los planes previamente aprobados cuando no se afecten las variables que hacen parte del estudio económico, matemático o estadístico, pero de ellos se deberá remitir copia a la Superintendencia de Sociedades, indicando claramente en qué consistió la modificación.

En todo caso, esta superintendencia podrá, en cualquier momento ordenar las modificaciones correspondientes a fin de adecuar los planes a las exigencias legales a que haya lugar.

9.21.3. Contrato: las SAPAC deberán aportar con la solicitud de autorización, el modelo o modelos de contratos que utilizarán en cada plan según el bien o servicio, el cual debe cumplir los requisitos que se describen más adelante en el punto referente a “vinculación y contratos”, sin perjuicio de las adendas que se puedan adicionar.

9.22. NÚMERO DE INTEGRANTES DE LOS GRUPOS. Los grupos estarán conformados por planes sobre bienes homogéneos que entre si no difieran en su valor en más de lo que matemáticamente se soporte, en defecto de nota técnica, en más de 30 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

El grupo debe estar integrado por el máximo de suscriptores que se concluya en la nota técnica correspondiente o en defecto de esta, que la relación sea de 3 suscriptores por cada mes de plazo de duración de un plan determinado.

Las SAPAC podrán iniciar actividades con un grupo, siempre y cuando el número de suscriptores no sea inferior al porcentaje que se soporte en la nota técnica o en su defecto, al 60% del número total previsto para la formación del mismo.

Si transcurrido el plazo que se señale en el contrato para cada tipo de plan, no logra configurarse un grupo, las SAPAC devolverán en la forma y tiempo pactados en el contrato, las sumas aportadas por los suscriptores, para lo cual se pagará un interés equivalente al indicador bancario de referencia (IBR a tres meses), a la fecha en que sea tomada la decisión de que definitivamente el grupo no logró configurarse.

Las SAPAC podrán, entre planes homogéneos conforme lo establezcan las notas técnicas, trasladar suscriptores, equilibrar tesorerías o aportar recursos propios sin generar costo a los suscriptores. En el evento de no utilizar estos mecanismos, podrán recurrir a la fusión o liquidación del grupo. En todo caso es deber de las SAPAC responder por el cumplimiento de lo acordado en el plan.

9.23. FUSIÓN Y LIQUIDACIÓN DE GRUPOS. Si por cualquier razón el número de suscriptores que se encuentren afiliados a un grupo se reduce al punto en que el valor recaudado en un grupo no permita la adquisición del bien o servicio a adjudicarse, las SAPAC podrán fusionarlo con otro grupo, cuando no sean incompatibles entre sí, de acuerdo con lo previsto en la nota técnica respectiva. De esta situación deberá informar oportunamente al suscriptor.

Si es imposible la fusión, se procederá a la liquidación del grupo respectivo. A quienes aún no hubieren recibido el bien o servicio, les será reintegrado lo pagado.

Las SAPAC podrán reemplazar suscriptores con tres o más cuotas en mora o suscriptores retirados por suscriptores al día en el pago. De la misma forma, las SAPAC podrán ocupar números de participación en blanco, por suscriptores al día en el pago. En todo caso, los suscriptores que entren a formar parte de un grupo previamente constituido, deberán:

9.23.1. Aportar las cuotas necesarias para igualar el número de cuotas pagadas por todos los suscriptores del grupo.

9.23.2. Hacer parte de un grupo con número de cuotas similares a las que el suscriptor haya pagado al momento de integrar este nuevo grupo o,

9.23.3. Prorrogar el contrato por un término igual al número de cuotas que dejaron de pagar, con los reajustes a que haya lugar.

Será deber de las SAPAC garantizar la solvencia de las tesorerías de cada uno de los grupos, para lo cual debe valorar este aspecto en el cálculo técnico o matemático que le permita cumplir con los compromisos financieros adquiridos con los suscriptores.

9.24. INFORMACIÓN PREVIA Y PUBLICIDAD. La información previa y la publicidad de las SAPAC debe observar lo dispuesto en el estatuto del consumidor y en esta circular.

Las infracciones al estatuto del consumidor, referente a la publicidad e información del cliente serán asuntos que conocerá la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las funciones que le competen a la Superintendencia de Sociedades como supervisor de la sociedad y el desarrollo de su objeto social.

9.24.1. Información previa al suscriptor: las SAPAC deben difundir permanentemente, a través de su página web, los planes y contratos autorizados y vigentes.

Cualquier información que divulguen las SAPAC debe permitir a los suscriptores conocer la operatividad del sistema, así como sus derechos y obligaciones frente a las SAPAC, en especial:

a) Las responsabilidades y penalidades de las partes contratantes.

b) Las garantías y requisitos adicionales exigidos a los suscriptores adjudicados para la entrega del bien y/o servicio.

c) Las cuotas a ser cobradas, el monto al que ascienden, su cálculo y cualquier otra información relevante relacionada.

d) La consulta en centrales de riesgo y verificación de la capacidad de pago esperada como requisito para entregar el bien adjudicado con cuotas aún pendientes de pago.

e) La diferencia financiera entre un plan de autofinanciamiento comercial y un crédito bancario, resaltando las ventajas y desventajas de cada uno.

Las SAPAC deben informar a la Superintendencia de Sociedades toda actualización de, información que realice en su página web que pueda incidir en la relación con sus clientes, del(los) contrato(s) y de los demás documentos informativos sobre la adquisición de bienes y/o servicios a través de los planes. Es responsabilidad de las SAPAC que la información que difunda se encuentre actualizada, sea clara y correcta.

La difusión de la información a través de la página web de las SAPAC debe realizarse en un espacio de fácil acceso y guardar correspondencia con la información que está difunda en sus oficinas de atención al público o por cualquier otro medio.

Las SAPAC deben entregar al suscriptor, con anterioridad a la firma o aceptación del contrato, la “Cartilla para el suscriptor” emitida por esta superintendencia, el clausulado del contrato, el valor de la cuota y demás información que resulte relevante para la toma de decisión de vinculación por parte del suscriptor.

9.24.2. Prácticas de mercadeo y publicidad: en programas publicitarios debe aludirse a la circunstancia de que las SAPAC se encuentran vigiladas por la Superintendencia de Sociedades solamente cuando su funcionamiento como tal haya sido previamente autorizado por esta entidad.

En la difusión de la publicidad correspondiente a productos o servicios que se ofrezcan de manera conjunta con otras entidades no vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, el nombre, logo, símbolo o sigla de la entidad vigilada deberá estar ubicada en la parte inferior izquierda guardando siempre el tamaño, proporción e igualdad entre las dos empresas.

Bajo ninguna circunstancia podrá ofrecerse que el bien o servicio será recibido en un momento determinado, salvo en los planes en donde las SAPAC lo garanticen con sus propios recursos o a través de endeudamiento.

Para utilizar en su publicidad la palabra “ahorro”, se debe indicar que se trata de un sistema de autofinanciamiento para adquirir un bien o servicio determinado.

Las SAPAC serán responsables por las infracciones a las obligaciones contenidas en este numeral por actos directos o por un acto realizado indirectamente a través de intermediarios, corredores o fuerza de venta que promocionen o vendan los planes ofrecidos por las SAPAC.

9.24.3. Asesores comerciales: los asesores comerciales deben estar debidamente capacitados acerca del autofinanciamiento comercial y los planes que ofrecen las SAPAC, incluyendo la normativa en materia de protección al consumidor y transparencia de información, comprendidas en el marco legal vigente.

La capacitación que se proporcione a los asesores comerciales en temas de protección al consumidor y temas de transparencia, entre otros, debe estar debidamente documentada mediante archivos físicos o informáticos, los cuales deben estar a disposición de la Superintendencia de Sociedades en todo momento.

Los asesores comerciales de las SAPAC, deberán brindar a los potenciales suscriptores la información real sobre el sistema de autofinanciamiento comercial y las SAPAC serán responsable por dicha información, la cual en ningún caso podrá ser errada y/o engañosa.

La información suministrada, deberá coincidir con la realidad jurídica y económica del plan, bien o servicio que se ofrezca, y del límite de responsabilidad de las SAPAC para que el potencial suscriptor no se forme una idea errónea sobre sus obligaciones y derechos en el negocio o sobre sus ventajas reales.

Los asesores comerciales, deberán indagar la capacidad de pago del potencial suscriptor antes de celebrar el contrato con el fin de determinar si sus ingresos le permitirán cubrir la cuota bruta de ahorro. Lo anterior se probará mediante documento elaborado bajo los requisitos de confiabilidad, integridad de la información y las demás características señaladas en la Ley 527 de 1999 y el Código General del Proceso, en caso de requerirse por las partes y/o autoridad competente que la solicite.

Igualmente, los asesores deberán advertir al suscriptor sobre la necesidad de contar con capacidad de pago al momento de llegar a ser adjudicado el bien o servicio sin que se hubiere terminado el pago de las cuotas del ahorro, dado que a partir de ese momento adquieren la condición de deudores de las SAPAC.

Así mismo, los asesores comerciales no podrán garantizar en nombre de las SAPAC la adjudicación del bien o servicio en un tiempo determinado, teniendo en cuenta que la misma debe sujetarse a los términos y procedimientos previstos en el plan que suscriben.

Las SAPAC deberán realizar una gestión de verificación con el suscriptor sobre el entendimiento del plan a adquirir y la información suministrada por el asesor comercial, la cual podrá consistir en una llamada telefónica y de la que deberá quedar el soporte correspondiente.

9.25. VINCULACIÓN Y CONTRATOS. El proceso de vinculación de un potencial suscriptor a un plan de autofinanciamiento comercial inicia con la solicitud de vinculación, continúa con la verificación de la capacidad de pago, la formalización del contrato, la llamada de verificación, y finaliza con el recaudo de la cuota de ingreso, la cuota de administración y la primera cuota bruta del plan.

Cumplidas estas etapas el suscriptor se habrá vinculado a un plan de autofinanciamiento comercial.

9.25.1. Solicitud de vinculación: la solicitud de vinculación de un potencial suscriptor a un plan de autofinanciamiento comercial puede realizarse de manera presencial o no presencial, mediante el diligenciamiento de un formulario o a través de canales digitales. La información del potencial suscriptor puede obtenerse por cualquier medio que tenga valor probatorio.

Las SAPAC podrán iniciar el proceso de vinculación una vez obtenga como mínimo la información básica, socioeconómica y financiera del potencial suscriptor conforme a su perfil de riesgo, para lo cual se requiere información sobre su actividad económica, la procedencia de sus ingresos y sus egresos.

La información mínima que deben obtener las SAPAC del potencial suscriptor es la siguiente:

a) Nombre y apellido(s).

b) Tipo y número de documento de identificación.

c) Fecha de nacimiento.

d) Fecha de expedición del documento de identificación.

e) Nacionalidad.

f) Género.

g) Dirección y domicilio.

h) Ciudad.

i) Departamento.

j) Número telefónico.

k) Correo electrónico.

l) Dirección de envío de información y correspondencia (residencia, lugar de trabajo o correo electrónico).

m) Nombre, domicilio e identificación del beneficiario.

Es indispensable que, en caso de no poder ubicar al suscriptor, las SAPAC cuenten con la información necesaria para contactar al familiar o beneficiario que haya sido designado para recibir los recursos aportados, si por alguna razón el plan finaliza sin la recepción del bien o servicio.

La información socioeconómica y financiera mínima requerida por las SAPAC debe ser:

a) Información del bien o servicio a autofinanciar: descripción del bien o servicio, precio o monto, plazo del plan, valor cuota de vinculación, valor cuota bruta mensual, valor cuota de administración.

b) Actividad económica (empleado, independiente), tipo de contrato y término (laboral, de prestación de servicios u otro, a término fijo, indefinido), empresa donde labora, teléfono de la empresa, tiempo de servicio, cargo actual, profesión u oficio, nivel de escolaridad, valor salario o ingreso mensual, número de personas a cargo.

c) Información financiera: ingresos mensuales (honorarios, comisiones, arrendamientos, otros), egresos mensuales (gastos familiares, arrendamientos, crédito de vivienda, otros créditos, otros pagos).

Adicionalmente, se requiere la autorización del potencial suscriptor para poder ser consultado en centrales de riesgo y dar cumplimiento a las reglas sobre tratamiento de datos personales establecidas en la Ley 1581 de 2012.

En caso que el proceso se realice mediante formulario en papel se requiere firma manuscrita del potencial suscriptor con su respectiva huella dactilar. Si la información del formulario se diligencia utilizando otros medios, las SAPAC deben garantizar que la solicitud de vinculación se realice a través de medios que tengan valor probatorio para certificar la plena identificación del potencial suscriptor.

9.25.2. Verificación de la capacidad de pago esperada: a partir de la información recibida de parte del potencial suscriptor, las SAPAC deben evaluar su capacidad de pago de acuerdo con las políticas de riesgo de crédito establecidas, para lo cual debe asumir que el potencial suscriptor podrá obtener el bien o servicio en las primeras asambleas de adjudicación.

Las políticas de riesgo de crédito deben precisar las características básicas cuando los suscriptores les corresponda asumir la deuda, así como los niveles de tolerancia frente al riesgo. Para el otorgamiento de la deuda, las SAPAC deben basarse en el conocimiento del suscriptor, en su capacidad de pago y en las características del contrato que incluyen, entre otras, las condiciones financieras de la deuda, las garantías, las fuentes de pago y las condiciones macroeconómicas a las que pueda estar expuesto el suscriptor.

La evaluación de la capacidad de pago esperada del potencial suscriptor es importante para poder determinar la probabilidad de incumplimiento de su posible deuda. Para estos efectos debe entenderse que el mismo análisis debe hacérsele al codeudor. Para evaluar esta capacidad de pago esperada las SAPAC deben analizar al menos la siguiente información del potencial suscriptor:

a) Los flujos de ingresos y egresos, así como su flujo de caja.

b) La solvencia a través de indicadores como el nivel de endeudamiento, la calidad y composición de los activos, pasivos, patrimonio y contingencias.

c) Información sobre el cumplimiento pasado y presente de sus obligaciones. La atención oportuna de las cuotas o instalamentos, entendiéndose como tales cualesquier pagos derivados de una operación crediticia que deba efectuar en una fecha determinada. Adicionalmente, se tendrá en cuenta su historial financiero y crediticio, proveniente de centrales de riesgo o de cualquier otra fuente de información que resulte relevante.

d) El número de veces que su crédito haya sido reestructurado y las características de la(s) respectiva(s) reestructuración(es). Se entenderá que entre más operaciones reestructuradas tenga, mayor será el riesgo de no pago de la obligación. No obstante, la condición de deudor reestructurado no puede ser la única variable a tener en cuenta al momento del otorgamiento de la deuda.

e) Los posibles efectos de los riesgos financieros a los que está expuesto su flujo de caja considerando distintos escenarios en función de variables económicas (tasas de interés, tasas de cambio, crecimiento de los mercados, entre otros), que

puedan afectar su capacidad de pago. Igualmente, se debe examinar la calidad de los flujos de caja teniendo en cuenta la volatilidad de los mismos.

Evaluada la capacidad de pago esperada del potencial suscriptor frente a las políticas de riesgo de crédito establecidas por las SAPAC, se determinará la viabilidad de la vinculación.

9.25.3. Formalización del contrato: las SAPAC tendrán libertad de configurar los términos que regularán la relación contractual en cada uno de los planes que ofrezcan, cumpliendo las disposiciones sobre protección al consumidor, de acuerdo con los siguientes parámetros:

a) Consensualidad y prueba: el contrato de autofinanciamiento comercial es consensual y puede celebrarse por las partes por escrito, de manera verbal o cualquier otro medio idóneo susceptible de ser reproducido. Sin embargo, las SAPAC deberán remitir al suscriptor una copia impresa o digital de los términos contractuales antes de la primera asamblea en que participe. En caso que el contrato se celebre de manera verbal, esta última modalidad de contratación se probará mediante cualquier medio idóneo susceptible de ser reproducido, en caso de ser requerido por las partes y/o autoridad competente que lo solicite. Al momento que se celebre el contrato, cualquiera sea la modalidad, el suscriptor deberá conocer de manera clara las características del bien o servicio que va a adquirir a través del plan; hecho que debe ser susceptible de acreditarse, en caso de ser necesario.

b) Contrato de adhesión: el contrato de autofinanciamiento comercial será de adhesión, y la Superintendencia de Sociedades revisa que su contenido esté conforme al marco legal. En consecuencia, se debe entregar toda la información posible de las SAPAC al suscriptor para que haga la debida diligencia previa.

9.25.4. Requisitos mínimos del contrato: sin perjuicio de lo ordenado en esta circular, los contratos deberán incluir como mínimo los siguientes requisitos:

a) Identificación de las partes.

b) Número de participantes.

c) Bien o servicio que se pretende adquirir o el monto hasta el que se aportará y el bien o servicio en que se invertirá.

d) Períodos en los que se realizarán las asambleas, requisitos para participar en las asambleas.

e) Número de pagos periódicos del plan elegido por el suscriptor y la duración del plan.

f) Requisitos para la entrega del bien o la prestación del servicio financiado.

g) Las causas que justifiquen la no entrega del bien o la prestación del servicio financiado.

h) Los seguros que sean necesarios y a cargo de quien estará el pago de las primas.

i) Los costos adicionales que se causen con motivo de la adquisición, entrega del bien o prestación del servicio, y quién debe asumirlos.

j) Forma y plazo de devolución al retiro voluntario o incumplimiento del suscriptor.

k) Posibilidad de fusión y liquidación de grupos.

l) Las obligaciones contraídas y los derechos adquiridos por cada una de las partes.

m) Posibilidad de retracto del contrato, y

n) Fecha en que se suscribe.

9.25.5. Celebración: los contratos se podrán celebrar, ya sea mediante la firma de un contrato por las dos partes del negocio jurídico o mediante la formulación de una oferta por parte de las SAPAC, a través de cualquier medio idóneo susceptible de ser reproducido en caso de requerirse por las partes y/o autoridad competente que la solicite. La oferta deberá ser aceptada incondicionalmente por el suscriptor.

Las SAPAC deben garantizar y acreditar, cuando fuere del caso, utilizando medios probatorios idóneos para ello, que el potencial suscriptor recibió, entendió y aceptó las características, riesgos y beneficios implícitos en un plan de autofinanciamiento comercial. El potencial suscriptor debe ser consciente de los beneficios y riesgos que asume al vincularse a un plan de autofinanciamiento comercial y solo cuando esto ocurra puede suscribir el contrato con la SAPAC.

9.25.6. Retracto: los suscriptores tendrán derecho de retracto en las condiciones previstas para ello en el estatuto del consumidor.

El suscriptor podrá dentro del plazo que otorga el estatuto del consumidor ejercer el derecho de retracto.

No se incluirán como participantes en una asamblea a los suscriptores que hayan celebrado contratos dentro de los cinco (5) días hábiles anteriores a la realización de la misma. En el caso que dentro de este término un suscriptor dé por terminado el contrato, la SAPAC deberá devolver los aportes pagados.

9.25.7. Cesión del contrato: el suscriptor podrá ceder sus derechos y obligaciones derivadas del contrato, previa aceptación de la SAPAC. Las SAPAC podrán ofrecer al suscriptor alternativas de cesión a favor de terceros, quienes asumirán los riesgos de la operación de manera incondicional y sin que las SAPAC asuman alguna responsabilidad en dicha cesión; las SAPAC podrán cobrar por su servicio de intermediación en la cesión en los términos que acuerde con el suscriptor. Lo anterior, se probará por cualquiera de los medios a los que se hace referencia en el numeral denominado “Celebración”.

9.26. DEVOLUCIONES. Cuando por incumplimiento o retiro voluntario del suscriptor que no se haya beneficiado con adjudicación, o cuando por aplicación de la garantía mínima prevista en las disposiciones sobre protección al consumidor se termine el contrato, el suscriptor tendrá derecho a la devolución de las cuotas netas, sin que haya lugar al reconocimiento de intereses. Para obtener esa devolución el suscriptor deberá presentar la información de la cuenta bancaria a la que se hará la devolución, a través de los canales autorizados por las SAPAC. Presentada esa información, la devolución de los aportes se hará dentro del mes siguiente a la terminación del plazo del plan escogido, conforme lo establecido en el contrato.

Al mes siguiente de la terminación del plazo del plan escogido, las cuotas netas de los suscriptores que se hayan retirado del grupo deberán reclasificarse en el patrimonio autónomo a una cuenta especial de acreedores que se denominará “Cuotas por devolver”. Por lo tanto, a partir de la fecha de dicha terminación, los suscriptores tendrán derecho a solicitar la devolución de las cuotas netas exigibles.

Es deber de las SAPAC, procurar que la devolución de las cuotas por terminación anticipada del contrato se haga dentro del mes siguiente y se tendrá como practica insegura que mantenga dichos recursos transcurridos seis (6) meses siguientes a la finalización del plan.

9.27. VARIACIONES EN EL PRECIO DEL BIEN O SERVICIO. A opción del suscriptor, según se pacte en el contrato y de acuerdo al plan correspondiente, las cuotas podrán o no sufrir variaciones. En los planes para lograr un monto de dinero aplicable a un bien o servicio, las cuotas permanecerán iguales durante el plazo. En los demás planes, las variaciones en el precio del bien servicio serán de cargo del suscriptor.

Será factible que se ofrezcan planes en los que se pague una prima de riesgo para que las SAPAC aseguren que no habrá modificaciones en el valor de las cuotas durante todo o parte del contrato, siempre que la posibilidad se soporte en el estudio económico, matemático o estadístico que haga parte de la nota técnica.

En todo caso, se podrán ofrecer planes en que el monto de las cuotas se mantenga sin modificaciones a partir de la entrega del último bien o servicio.

9.28. SEGUROS. Para la entrega del bien objeto del contrato, el suscriptor deberá tomar un seguro que ampare dicho bien contra los riesgos que podrían afectar la garantía del bien y uno de vida en relación con el suscriptor, por el valor del plan adjudicado, ambos con la SAPAC como beneficiario.

Para los dos seguros, las SAPAC deberán contar con una póliza colectiva o de grupo a la que podrá adherir el suscriptor, sin perjuicio de que este adquiera una póliza con una aseguradora diferente, en los términos que señalen las SAPAC. En todo caso, el suscriptor se compromete a efectuar las renovaciones de las pólizas según lo pactado en el contrato de autofinanciamiento. De lo contrario, las SAPAC deberán cobrar al suscriptor el valor correspondiente de la póliza global que se empiece a causar por la no renovación de su póliza particular.

9.29. CUOTAS.

9.29.1. Cuota de ingreso o admisión: es aquella suma que deberá pagarse a las SAPAC en el momento de la celebración contrato.

El valor de la cuota de ingreso o admisión será libremente establecido por las SAPAC.

Esta cuota no será imputable al valor del bien o servicio. Se entiende causada cuando el suscriptor participa en la primera asamblea y, en consecuencia, a partir de ese momento no procede su rembolso.

Esta suma podrá ser cancelada por el suscriptor en un solo pago o diferida, según el plan de autofinanciamiento adquirido.

9.29.2. Cuota neta: es el porcentaje de bien expresado en cuotas que se paga mensualmente, el cual puede ser lineal, es decir, el resultado de dividir el valor del bien o servicio entre el número de cuotas pactadas en el contrato, o variable, según el estudio económico, matemático o estadístico realizado para el efecto.

En los planes que corresponda, las cuotas netas variables serán reajustadas en la misma proporción en que varíe el precio que tenga el bien o servicio objeto del contrato, con base en la referencia externa, autónoma e independiente o, en la forma que se haya previsto en el respectivo contrato.

9.29.3. Cuota de administración: es aquella suma de dinero acordada en el contrato como contraprestación a la administración de los programas, respetando las normas de protección al consumidor.

9.29.4. Cuota bruta: es el resultado de sumar la cuota neta, la cuota de administración y los impuestos que fuere el caso pagar. El pago de todas las cuotas brutas debe efectuarse directamente en las cuentas que para el efecto disponga o contrate la fiduciaria. La cuota de ingreso y admisión será consignada en la cuenta que las SAPAC señalen para ese propósito.

9.29.5. Plazos para el pago de las cuotas: los suscriptores deberán pagar las cuotas mensuales conforme lo prevea el contrato, a fin de participar en cada asamblea mensual. De lo contrario, no podrán participar en la respectiva asamblea.

Es deber de las SAPAC llevar un registro claro y oportuno de los pagos realizados por cada suscriptor, discriminado por fechas y por cada concepto que corresponda.

9.29.6. Anticipo en cuotas: los suscriptores podrán pagar cuotas por adelantado. De acuerdo con lo anterior, las SAPAC, conjuntamente con el suscriptor, definirán en el contrato la forma como se aplicarán los pagos anticipados, que podrán ser imputados a reducir el plazo pactado o al valor de la cuota mensual siguiente.

Cuando no haya estipulación contenida en el contrato respecto del pago anticipado de cuotas, las SAPAC imputarán dichos pagos a las cuotas futuras que se causen de manera mensual. Cuando las cuotas pagadas sean aplicadas para reducir el plazo pactado, no podrán ser posteriormente reajustadas.

Cuando los anticipos sean pagados con el fin de reducir el valor de la cuota mensual, este será aplicado en la proporción pagada, quedando su diferencia sujeta a las variaciones de precio que sufra el bien o servicio.

El valor de las cuotas pagadas en forma extraordinaria será liquidado conforme al valor de la cuota bruta que esté vigente para la siguiente asamblea.

9.29.7. Mora en el pago de las cuotas: el suscriptor que pague las cuotas atrasadas las pagará al valor que tenga la cuota para la asamblea siguiente, lo cual lo habilitará a participar en dicha asamblea.

Las SAPAC darán por terminado el contrato cuando el suscriptor no adjudicatario esté en mora en el pago de tres cuotas, salvo que el usuario y las SAPAC manifiesten por escrito la suspensión temporal del contrato, en los términos que se haya previsto en el mismo.

En relación con la fusión de los grupos, cuando el suscriptor quede suspendido, tendrá la calidad de retirado para determinar la reducción del grupo. Cuando el suscriptor que haya sido suspendido se reactive, lo hará en un grupo que corresponda al número de cuotas que hubiese pagado, junto con las que pague al momento de reactivarse.

Finalizado el término de suspensión sin que el suscriptor haya reanudado el pago correspondiente, se dará por terminado el contrato y se aplicará la normativa para devolución de cuotas.

Cuando el suscriptor adjudicado con bien o servicio haya incurrido en mora en el pago de las cuotas, deberá pagarlas con los reajustes vigentes a la fecha del pago y cubrir los gastos de cobro judicial, extrajudicial y los intereses moratorios como se hayan previsto en el contrato.

9.29.8. Retiro anticipado de recursos: los suscriptores que manifiesten su intención de no continuar con un plan de autofinanciamiento comercial, pueden aplicar al retiro anticipado de sus recursos, mediante un sorteo mensual en cada asamblea de adjudicación.

Para efectos de mitigar problemas de liquidez, el retiro anticipado se podrá permitir a un suscriptor solamente después de haber hecho aportes al plan durante 6 meses consecutivos y el sorteo ocurrirá dentro de los 90 días calendario siguientes a la presentación de la solicitud, para participar en las siguientes asambleas.

Las SAPAC también podrán incluir en sus planes el retiro anticipado de recursos, mínimo a un suscriptor al mes, según las alternativas técnicas previstas dentro de la nota técnica, de conformidad con los estudios matemáticos, estadísticos o económicos.

De resultar beneficiado con el sorteo, al suscriptor le serán devueltas únicamente las cuotas netas aportadas, de no ser beneficiado en los sorteos, el suscriptor recibirá sus aportes netos a la finalización del plazo del plan elegido.

La posibilidad de retiro anticipado de los recursos en los planes de autofinanciamiento comercial debe incorporarse dentro de las notas técnicas futuras de las SAPAC y su correspondiente efecto en la liquidez de los grupos y tarifación del producto.

9.30. ADJUDICACIÓN.

9.30.1. Asambleas: la asamblea es la reunión de suscriptores en la que son adjudicados los bienes o servicios, por sorteo, por oferta o en desarrollo de los incentivos que las SAPAC hayan establecido para promocionar el sistema o para adelantar entregas. Dicha reunión será realizada por lo menos una vez al mes, a la cual la Superintendencia de Sociedades, cuando lo considere necesario, podrá enviar un delegado.

Las asambleas de adjudicación podrán realizarse por medios virtuales, evento en el cual deberán anunciar previamente si van a utilizar este medio, asegurándose que los participantes tienen acceso al medio o mecanismo virtual. De la grabación de la asamblea se guardará una copia junto con el acta que se levante de lo ocurrido en la asamblea, así como de la lista de suscriptores participantes y suscriptores favorecidos por sorteo, por oferta y para devolución.

Dado que el sistema de autofinanciamiento no es un esquema de suerte ni de rifa, sino de ahorro programado, no será necesaria la presencia de la oficina de apoyo a localidades. Sin embargo, cuando se promueva el sistema con promociones que incluyan rifas se deberá cumplir con las normas vigentes en materia de sorteos. Mensualmente será entregado como mínimo un bien o servicio por sorteo o por oferta.

Para participar en su primera asamblea, el suscriptor debe consignar en las cuentas autorizadas por las SAPAC, el pago inicial, esto es, la cuota de ingreso o admisión, la cuota neta, la cuota de administración y los respectivos impuestos, con la anticipación establecida en el contrato.

La formulación de la oferta se probará mediante cualquier medio idóneo susceptible de ser reproducido, en caso de requerirse por las partes y/o autoridad competente que la solicite.

Con anterioridad a cada asamblea las SAPAC deberán elaborar un listado de suscriptores habilitados. Podrán participar en la asamblea, únicamente los suscriptores que se encuentren al día en el pago de sus cuotas.

Cuando un suscriptor habilitado para participar de la asamblea de adjudicación no sea incluido en la lista de participantes en el sorteo, las SAPAC deberán eximirlo de pago de tantas cuotas como sorteos no participó. Las SAPAC serán responsable del adecuado y oportuno registro de los pagos que realice el suscriptor, para lo cual deberá llevar un estado de cuenta individual por cada suscriptor.

No será tenida en cuenta la adjudicación realizada a un suscriptor en mora o retirado que por error haya sido incluido en la lista de participantes, evento en el cual el bien o servicio debe adjudicarse al suscriptor con derecho a participar en la asamblea.

El suscriptor que pague la cuota en forma extemporánea perderá el derecho de participar en la asamblea.

Las SAPAC deberán llevar un registro consecutivo de todas las actas de las asambleas de adjudicación.

9.30.2. Adjudicación de un bien o servicio: toda adjudicación debe realizarse dentro de la asamblea.

Los resultados de estas adjudicaciones deberán ser comunicados a los suscriptores beneficiados con adjudicación y publicados en la página web de las SAPAC, así como en la cartelera del domicilio principal, sucursales y agencias y, demás canales oficiales de comunicación que esta utilice.

Las SAPAC deberá informar al suscriptor adjudicado los requisitos que debe cumplir y las garantías que debe otorgar para recibir el bien o servicio correspondiente, las cuales no podrán ser adicionales a las informadas al momento de la celebración del contrato. Cuando un suscriptor dentro de un mismo grupo salga favorecido por sorteo, por oferta o por sistema de incentivos, prevalecerá la adjudicación por sorteo.

9.30.3. Sobre la oferta: para que una oferta sea aceptada deberá hacerse por un número exacto de cuotas brutas, las cuales serán liquidadas al valor que tengan el día de la asamblea. La oferta debe ser presentada con la anticipación establecida en el contrato, la cual deberá hacerse de manera reservada. Cada suscriptor solo podrá efectuar una oferta por asamblea. Es deber de las SAPAC informar al suscriptor sobre el procedimiento y los canales o medios disponibles para presentar la oferta.

En el evento en que un suscriptor presente dos o más ofertas solamente se tomará en cuenta la mayor oferta presentada. Si se hace oferta por un número de cuotas que exceda al de las faltantes para finalizar el respectivo plan, solo se tomará en cuenta el número de cuotas faltantes.

Las ofertas serán comunicadas a la asamblea por el funcionario oficialmente designado por el presidente y en presencia de los suscriptores asistentes o sus apoderados. En todo caso, será válida la oferta siempre y cuando sea comunicada a través de cualquier medio adecuado para hacerla conocer a los destinatarios. Si en una asamblea fueron presentadas dos o más ofertas equivalentes y va a entregarse un solo bien o servicio por este sistema, el suscriptor favorecido será decidido a la suerte.

La sociedad debe adjudicar por oferta tantos bienes o servicios, de acuerdo con la liquidez de los grupos, considerando las ofertas en orden decreciente al número de cuotas contenidas en cada una de ellas. Cuando la mayor oferta presentada, sumada al saldo de caja no sea suficiente para la adjudicación del bien o servicio, el oferente podrá completar el faltante.

En el caso que a un suscriptor se le adjudique un bien o servicio por oferta y no cumpla con los requisitos exigidos para que le sea entregado, la opción corresponderá a la oferta que ocupó el segundo puesto en la misma asamblea, siempre y cuando la liquidez del grupo lo permita. Si el primer oferente ya pagó las cuotas ofrecidas, estas serán devueltas dentro de los 10 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo fijado.

El pago de lo ofertado por el suscriptor al que le ha sido adjudicado el bien o servicio deberá hacerse dentro de los 5 días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en que la sociedad le comunique por escrito al suscriptor la adjudicación. Dicha oferta debe ser consignada en la cuenta del patrimonio autónomo del grupo y cuando la oferta se haga efectiva y se adjudique el bien o servicio, la suma se imputará al pago de cuotas futuras.

9.30.4. Descontinuación del bien o servicio: si el bien o servicio es descontinuado o su importación se termina, seguirá rigiendo para el grupo el último valor del bien o servicio descontinuado, con una variable trimestral que será calculada sobre el alza ponderada que haya tenido ese bien o servicio durante el último año.

En este caso, si el suscriptor no cambia el bien al que aspira y resulta adjudicado, podrá acogerse a las dos alternativas establecidas en el numeral titulado “Alternativas para el suscriptor favorecido” de esta circular y, en caso que el suscriptor no acepte alguna de las alternativas propuestas, podrá solicitar a las SAPAC la entrega de las cuotas netas aportadas, descontando el valor de la cuota de ingreso o admisión, administración y el IVA.

9.30.5. Plazo para cumplir los requisitos de la entrega: en el contrato se determinará el plazo con que el suscriptor favorecido cuenta para acreditar el cumplimiento de los requisitos exigidos con el fin de obtener la entrega del bien o servicio objeto del mismo.

Si el suscriptor allega los documentos solicitados y las SAPAC no los rechazan, ni hacen reparos dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de recibo, se entenderá que fueron aceptados los requisitos y documentos acreditados.

Cuando el suscriptor favorecido por sorteo no diere oportuno cumplimiento a los requisitos para hacer la entrega del bien, las SAPAC procederán a dejar sin efectos la adjudicación y según lo decida el suscriptor, procederá a dar por terminado el contrato o a reactivarlo como suscriptor no adjudicatario.

9.30.6. Alternativas para el suscriptor favorecido: dentro del plazo señalado en el artículo anterior el suscriptor favorecido podrá:

a) Escoger un bien de mayor valor, para lo cual podrá pagar la diferencia de contado o adquirir un crédito para ese fin con una entidad financiera, antes de la entrega del bien o servicio.

b) Escoger un bien de menor valor, siempre y cuando sea garantía suficiente para el grupo, en este caso la diferencia de precio se abonará en la forma que el adjudicado disponga. Si existe un remanente a su favor se le devolverá en el momento de terminación del plazo establecido como duración del grupo.

En los dos eventos anteriores, el plazo para entregar los documentos se contará a partir de la fecha en que el suscriptor haya comunicado su decisión a la SAPAC.

9.30.7. Certificado de compra: cuando resulte adjudicado el bien o servicio del plan, el suscriptor podrá escogerlo libremente entre los proveedores que reúnan los términos y condiciones previstas en el contrato, para lo cual las SAPAC expedirán un certificado de compra en su beneficio y dirigido al proveedor. En los planes de cuota fija el certificado se expedirá por el valor acordado en el plan. En los planes de cuota variable el incremento en el precio del bien o servicio estará a cargo del suscriptor.

El suscriptor beneficiario o adjudicado podrá optar por el proveedor exclusivo y directo que le propongan las SAPAC o el que este considere bajo las mejores ofertas del mercado, siempre y cuando se ajuste a los lineamientos de las SAPAC.

En caso que el proveedor sea una persona jurídica debe aportar un certificado de existencia y representación legal en el que conste la vigencia de su registro mercantil y, una certificación de que tiene para disposición el bien o servicio que adquirirá el adjudicatario.

En caso de que el proveedor sea una persona natural, debe aportar el documento que demuestre la propiedad del bien a vender y que se encuentra libre de limitaciones a la trasferencia de dominio. Lo anterior, sin perjuicio de que las SAPAC soliciten otros documentos para expedir el certificado de compra.

No obstante, las SAPAC no adquirirán ninguna obligación frente al suscriptor del plan, en relación con el bien o servicio, ni con su entrega por parte del proveedor escogido por el suscriptor.

9.31. ADQUISICIÓN. Salvo en los casos en que el suscriptor escoja al proveedor, la entrega del bien o servicio deberá hacerse en los plazos establecidos en el contrato, que no podrán superar 50 días hábiles a la fecha en que el suscriptor acredite el cumplimiento de los requisitos exigidos por cada SAPAC.

Vencido este término, si las SAPAC, por razones de caso fortuito o fuerza mayor no pueden dar cumplimiento a la entrega del bien o servicio, deberán acreditar al suscriptor tal situación y acordarán con este un bien o servicio sustituto previamente establecido e informado en el contrato. En caso de no llegar a un acuerdo, el suscriptor adjudicado podrá escoger, entre recibir el monto total de la adjudicación presentando la respectiva garantía real o recibir las cuotas netas aportadas.

9.32. BIENES RECIBIDOS EN DACIÓN EN PAGO O PAGO DIRECTO. Cuando sean recibidos bienes en dación en pago, los dineros obtenidos por la negociación de los mismos deberán registrarse a la obligación del suscriptor o adjudicatario.

9.33. TOMA DE POSESIÓN Y LIQUIDACIÓN FORZOSA ADMINISTRATIVA. La Superintendencia de Sociedades, podrá ordenar la liquidación forzosa administrativa de las SAPAC, y para ello deberá aplicar, en cuanto sean pertinentes, las normas de las instituciones financieras previstas en el estatuto orgánico del sistema financiero.

En todo caso, el liquidador deberá atender el marco contable previsto para las sociedades que no cumplen con la hipótesis de negocio en marcha y rendir los informes y reportes que requiera la Superintendencia de Sociedades, en la forma y términos que establezca.

La Superintendencia de Sociedades designará al liquidador de la lista y siguiendo el procedimiento previsto para los liquidadores de la insolvencia empresarial, quien podrá ser persona natural o jurídica. La superintendencia estará facultada para ordenar su remoción por incumplimiento de la ley o sus órdenes.

QWE

9.34. RÉGIMEN DE TRANSICIÓN. Las SAPAC tendrán hasta el 1º de enero de 2024 para dar cumplimiento a las nuevas instrucciones dispuestas en la presente circular, referentes a capital social, indicador de solidez, nivel de apalancamiento, retiro anticipado de recursos y principios para la responsabilidad demostrada en la gestión de las SAPAC. Los demás aspectos acá señalados rigen desde la fecha de publicación de la presente circular.