RESOLUCIÓN 169 DE 2005

(noviembre 25)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 2 de la Resolución 397 de 2008 de la Secretaría de Hacienda de Bogotá>

SECRETARÍA DE HACIENDA

Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá D.C.

EL SECRETARIO DE HACIENDA DE BOGOTÁ D.C.

En uso de sus facultades legales y en especial de la conferida en el artículo 5o del Decreto Distrital 175 del 4 de junio de 2004,

CONSIDERANDO:

Que en el proceso de implementación de la Gestión de las Obligaciones Contingentes, en las Entidades Distritales reguladas en el Decreto Distrital 175 de 2004, se ha determinado la necesidad de clarificar y ajustar el tratamiento contable desarrollado en el numeral 4.3. del "Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá D.C." adoptado mediante la Resolución No. 866 del 8 de septiembre de 2004.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <Artículo derogado por el artículo 2 de la Resolución 397 de 2008 de la Secretaría de Hacienda de Bogotá> Modificar el numeral 4.3., Procedimiento de Registro Contable de las Obligaciones Contingentes, del "Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá D.C.", anexo que hace parte integral de esta Resolución.

ARTÍCULO 2o. <Artículo derogado por el artículo 2 de la Resolución 397 de 2008 de la Secretaría de Hacienda de Bogotá> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y mantiene vigente los demás numerales del Manual.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los veinticinco (25) días del mes de noviembre de dos mil cinco (2005).

PEDRO A. RODRÍGUEZ TOBO

Secretario de Hacienda

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO CONTABLE DE LAS OBLIGACIONES CONTINGENTES

Numeral 4.3. del Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá D.C."

4.3.4.1 REGISTRO CONTABLE - Sentencias y Conciliaciones Flujo-grama del Registro Contable por Proceso

a. Reconocimiento de la pretensión inicial:

En el momento en que sea notificada la demanda, la entidad registrará en cuentas de orden de control, el valor de las pretensiones originadas en las demandas de terceros contra el ente público.

Así mismo, con el objeto que los estados contables a 31 de diciembre de cada vigencia revelen la realidad de las obligaciones contingentes, las pretensiones que se hayan notificado en el último trimestre deberán ser valoradas al cierre del ejercicio y registradas en las cuentas de orden acreedoras - Responsabilidades Contingentes; para el efecto, cada entidad es responsable de gestionar las actividades requeridas para tal efecto.

Si es realmente imposible realizar dicha valoración, la entidad debe revelar en las notas a los estados contables esta situación, detallando los procesos que fueron notificados indicando su valor y los motivos por los cuales no fueron valorados.

Supuesto: La entidad del Distrito XYZ ha sido notificada de una demanda por valor de $1.000 millones, por concepto de la expropiación del predio residencial de la familia Fernández Torres, instaurada por Julián Fernández Torres, Expediente No. 5000 de febrero 20 de 2005.

CÓDIGO	CUENTA	DEBE	HABER
99	ACREEDORAS POR CONTRA
9915	Acreedoras de control por contra
991590	Otras cuentas acreedoras de control	1.000
991590xx	Litigios y Demandas
93	ACREEDORAS DE CONTROL
9390	Otras cuentas acreedoras de control
939090	Otras cuentas acreedoras de control	1.000
939090xx	Litigios y Demandas
939090xxxx	Tercero (Nombre e Identificación del Demandante, No. Y Fecha de Expediente, etc....)
Sumas iguales		1.000	1.000

b. Reconocimiento de la primera valoración de la contingencia:

Luego de aplicada la metodología de valoración para las obligaciones contingentes judiciales expedida por la SHD a los procesos notificados, se afectarán las Cuentas de Orden Acreedoras-Responsabilidades Contingentes.

Supuesto:

De conformidad con la metodología de valoración aplicada por primera vez al proceso del Expediente No. 5000 de febrero 20 de 2005, la valoración determina que la contingencia judicial se estima en $300 millones:

- Reconocimiento de la contingencia

CÓDIGO	CUENTA	DEBE	HABER
99	ACREEDORAS POR EL CONTRARIO
9905	Responsabilidades contingentes por el contrario
990505	Litigios y demandas	300
91	RESPONSABILIDADES CONTINGENTES
9120	Litigios y demandas
9120xx	Subcuenta correspondiente	300
Tercero (Nombre e Identificación del Demandante, No. Y Fecha de Expediente, etc...)
Sumas iguales		300	300

c. Reconocimiento de las actualizaciones periódicas mediante la valoración trimestral:

Dado que la Metodología de Valoración, según lo establece el numeral 4.2.5, Gráfico 8 Cronograma de Valoración de Obligaciones Contingentes, debe aplicarse en forma trimestral y teniendo en cuenta el compromiso de los entes públicos distritales de actualizar el dato de la valoración de los procesos con esa periodicidad, mientras no se haya surtido alguna novedad en el proceso, las valoraciones continuarán reconociéndose de acuerdo con el registro anterior.

Supuesto: En el mes de junio la entidad XYZ efectúa una segunda valoración al proceso del Expediente No. 5000 de febrero 20 de 2005, se determina que la valoración corresponde a $400 millones.

Valor primera valoración	$300 millones
Valor de la segunda valoración	$400 millones
Valor del registro del trimestre en la contabilidad	$100 millones
CODIGO	CUENTA	DEBE	HABER
99	ACREEDORAS POR CONTRA
9905	Responsabilidades contingentes por el contrario
990505	Litigios y demandas	100
91	RESPONSABILIDADES CONTINGENTES
9120	Litigios y demandas
9120xx	Subcuenta correspondiente	100
Tercero (Nombre e Identificación del Demandante, No. Y Fecha de Expediente, etc...)
Sumas iguales		100	100

Como se observa, la valoración trimestral a los procesos sobre los cuales no se han proferido fallos desfavorables para la entidad, no afecta su situación patrimonial; por ende, su reconocimiento en cuentas de orden acreedoras contingentes.

d. Reconocimiento de los fallos proferidos por autoridad:

d.1. Fallo desfavorable para la entidad:

Si se produce un fallo desfavorable para la entidad, se reconocerá un pasivo estimado, afectando el gasto por provisiones para contingencias. Así mismo, simultáneamente se reversarán las cuentas de orden acreedoras por responsabilidades contingentes constituidas inicialmente.

Para el registro de los fallos es necesario analizar varios aspectos, que dan lugar al ajuste correspondiente, tales como:

Situación	Registro
El fallo expresa el valor de la obligación por la cual la entidad debe responder al demandante.	El valor del fallo se reconoce en el pasivo estimado afectando el gasto por provisiones. El saldo de la cuenta de orden acreedora por responsabilidades contingentes que a la fecha se encuentra reflejado en la información contable se cancelará
El fallo no establece valor alguno	El valor de reconocimiento del pasivo estimado corresponderá al valor del saldo de la cuenta de orden acreedora por responsabilidades contingentes que a la fecha se encuentra reflejada en la información contable, es decir el valor de la valoración del proceso realizada hasta la fecha. Con el propósito de no duplicar el reconocimiento de tal hecho en el sistema contable de la entidad, se debe proceder a reversar el saldo de las cuentas de orden acreedoras por responsabilidades contingentes.
De acuerdo con las características del proceso, previo análisis, la entidad decide no presentar recurso alguno, reconocer y cumplir con el fallo desfavorable proferido.	La entidad deberá reconocer el pasivo real por el valor proferido en el fallo de la autoridad competente, y reversará el saldo de las cuentas de orden por responsabilidades contingentes. Para ello el abogado responsable del proceso informará por escrito tal decisión.

Supuesto: La entidad distrital XYZ, fue notificada del primer fallo del proceso con Expediente No. 5000 del 20 de febrero de 2005, desfavorable para la entidad, el cual establece que debe reconocerse al demandante la suma de $600 millones.

- Se registra el pasivo estimado por el valor del fallo proferido por la autoridad competente.

CÓDIGO	CUENTA	DEBE	HABER
53	PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
5314	Provisión para contingencias
531401	Litigios o demandas	600
27	PASIVOS ESTIMADOS
2710	Provisión para contingencias
271005	Litigios y demandas	600
Tercero (Nombre e Identificación del Demandante, No. Y Fecha de Expediente, etc...)
Sumas iguales		600	600

- En forma simultánea, se reversa el saldo del proceso registrado y valorado reflejado en las cuentas de orden acreedoras por responsabilidades contingentes.

CÓDIGO	CUENTA	DEBE	HABER
91	RESPONSABILIDADES CONTINGENTES
9120	Litigios y demandas
9120xx	Subcuenta correspondiente	400
Tercero (Nombre e Identificación del Demandante, No. Y Fecha de Expediente, etc...)
99	ACREEDORAS POR CONTRA
9905	Responsabilidades contingentes por contra
990505	Litigios y demandas	400
Sumas iguales		400	400

Supuesto: La entidad distrital XYZ, fue notificada del primer fallo del proceso con Expediente No. 5000 del 20 de febrero de 2005, desfavorable para la entidad, el cual no establece valor alguno.

- Se registra el pasivo estimado por el valor de la valoración que presentaba el proceso a la fecha.

CÓDIGO	CUENTA	DEBE	HABER
53	PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
5314	Provisión para contingencias
531401	Litigios o demandas	400
27	PASIVOS ESTIMADOS
2710	Provisión para contingencias
271005	Litigios y demandas	400
Tercero (Nombre e Identificación del Demandante, No. Y Fecha de Expediente, etc...)
Sumas iguales		400	400

- En forma simultánea se reversa el saldo del proceso reflejado en las cuentas de orden acreedoras por responsabilidades contingentes.

CÓDIGO	CUENTA	DEBE	HABER
91	RESPONSABILIDADES CONTINGENTES
9120	Litigios y demandas
9120xx	Subcuenta correspondiente	400
Tercero (Nombre e Identificación del Demandante, No. Y Fecha de Expediente, etc...)
99	ACREEDORAS POR CONTRA
9905	Responsabilidades contingentes por contra
990505	Litigios y demandas	400
Sumas iguales		400	400

d.2. Fallo a favor de la entidad: Cuando se profiera un fallo favorable para la entidad, continuará reflejándose la valoración en cuentas de orden acreedoras por responsabilidades contingentes. Se continuarán realizando las actualizaciones periódicas en forma trimestral, las cuales de acuerdo con el análisis de los diferentes criterios a evaluar pueden incrementar o disminuir la valoración realizada en el periodo inmediatamente anterior.

e. Valoraciones posteriores a fallos

Los procesos que hayan tenido un fallo desfavorable para la entidad, continuarán actualizándose en forma trimestral mediante la aplicación de la metodología de valoración para obligaciones contingentes. El registro corresponderá a la afectación del Pasivo Estimado registrado en forma inicial.

Supuesto: La entidad distrital XYZ, realiza la valoración del proceso con Expediente No. 5000 del 20 de febrero de 2005, del cual se ha proferido un primer fallo desfavorable para la entidad, por $600 millones, y una valoración anterior de $400. El resultado de la última valoración corresponde a $300 millones.

- Se registra la disminución de la valoración afectando el pasivo estimado, si la situación se presenta dentro del mismo período fiscal se disminuirá el gasto por provisiones. De lo contrario, se afectará el Ingreso Extraordinario por concepto de Recuperaciones. Recordemos que la primera valoración se canceló, por lo tanto no se tiene en cuenta para este registro.

Valor del pasivo estimado (saldo)	$600
Valor de la última valoración	$300
Valor a registrar	$300
CÓDIGO	CUENTA	DEBE	HABER
27	PASIVOS ESTIMADOS
2710	Provisión para contingencias
271005	Litigios y demandas	300
Tercero (Nombre e Identificación del Demandante, No. Y Fecha de Expediente, etc...)
53	PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
5314	Provisión para contingencias
531401	Litigios o demandas	300
Sumas iguales		300	300

Los procesos que hayan tenido un fallo favorable para la entidad, continuarán actualizándose en forma trimestral mediante la aplicación de la metodología y seguirá reflejándose su valoración en las cuentas de orden acreedoras por responsabilidades contingentes, hasta cuando el fallo quede ejecutoriado.

f. Fallos definitivos

f.1. Fallos desfavorables para la entidad

Con la conciliación, el pronunciamiento judicial o la sentencia de los laudos arbitrales y las transacciones debidamente ejecutoriadas (en contra de la entidad) se procede al registro del pasivo real.

Supuesto: La entidad distrital XYZ, fue notificado del fallo definitivo del proceso con Expediente No. 5000 del 20 de febrero de 2005. Se determina que la obligación por la cual debe responder la entidad equivale a $350 millones

Saldos contables a la fecha del Expediente:

Pasivo Estimado	$300 millones
Fallo definitivo desfavorable para la entidad	$350 millones
Valor a registrar	$50 millones

- Procede a registrarse el pasivo real por el valor del fallo definitivo,

Cuando exista diferencia en el monto de la provisión para contingencias producto de subestimaciones o sobreestimaciones, debe procederse a la contabilización del ajuste por la diferencia afectando las cuentas de actividad financiera, económica y social.

CÓDIGO	CUENTA	DEBE	HABER
27	PASIVOS ESTIMADOS
2710	Provisión para contingencias
271005	Litigios y demandas	300
Tercero
58	OTROS GASTOS
5810	Extraordinarios
581032	Intereses sobre sentencias y conciliaciones	50
24	CUENTAS POR PAGAR
2460	Créditos judiciales
246002	Sentencias y conciliaciones	350
Tercero
Sumas iguales		350	350

Cancelación del pasivo real:

De acuerdo con el fallo definitivo la entidad debe responder ante el demandante, para el efecto se disminuirá el pasivo real que corresponda, afectando el disponible de la entidad.

CÓDIGO	CUENTA	DEBE	HABER
24	CUENTAS POR PAGAR
2460	Créditos judiciales
246002	Sentencias y conciliaciones	350
Tercero
11	EFECTIVO (1)
1110	Bancos y Corporaciones
111005	Cuenta corriente bancaria	350
Sumas iguales		350	350

(1) El registro para la Administración Central y Fondos de Desarrollo Local se hará de acuerdo con el Instructivo No. 27 de 2002.

Simultáneamente se afectarán las cuentas de orden (de control), constituidas inicialmente, con el valor de la pretensión. Para el supuesto el valor de la pretensión equivalía a $1.000 millones

CÓDIGO	CUENTA	DEBE	HABER
93	ACREEDORAS DE CONTROL
9390	Otras cuentas acreedoras de control
939090	Otras cuentas acreedoras de control	1.000
Litigios y Demandas
Tercero
99	ACREEDORAS POR CONTRA
9915	Acreedoras de control por contra
991590	Otras cuentas acreedoras de control	1.000
Litigios y Demandas
Sumas iguales		1.000	1.000

f.2. Fallo favorable para la entidad

- Cuando se han surtido fallos previos en contra de la entidad

Se procede a reversar la totalidad de los registros originados en las instancias previas, es decir el Pasivo Estimado y el Gasto por Provisión para Contingencias.

Supuesto: La entidad XYZ fue notificada de un fallo a su favor proferido por la última instancia. El comportamiento del proceso refleja que los anteriores fallos habían sido desfavorables para la entidad, no obstante no habían determinado cuantía alguna, razón por la cual en el pasivo estimado se reconoció el valor por las valoraciones calculadas de $500 millones.

El reconocimiento de las valoraciones mencionadas se llevó a cabo en las vigencias 2004 y 2005, por $300 y $200 millones respectivamente:

CÓDIGO	CUENTA	DEBE	HABER
27	PASIVOS ESTIMADOS
2710	Provisión para contingencias
271005	Litigios y demandas	500
Tercero
48	OTROS INGRESOS
4810	Extraordinarios
481008	Recuperaciones	300
53	PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
5314	Provisión para contingencias
531401	Litigios o demandas	200
Sumas iguales		500	500

Es importante precisar que cuando el fallo definitivo sea proferido en una vigencia diferente a la causación del pasivo estimado, se afectará el Ingreso Extraordinario por concepto de Recuperaciones, en razón a que el registro no se origina: (i) en la vigencia anterior; (ii) equivocaciones matemáticas; ó (iii) aplicación equívoca de los principios o normas contables.

Simultáneamente se reversa el registro correspondiente al reconocimiento de la pretensión inicial reflejado en cuentas de orden acreedoras de control.

CÓDIGO	CUENTA	DEBE	HABER
93	ACREEDORAS DE CONTROL
9390	Otras cuentas acreedoras de control
939090	Otras cuentas acreedoras de control	1.000
939090xx	Litigios y Demandas
939090xxxx	Tercero (Nombre e Identificación del Demandante, No. Y Fecha de Expediente, etc...)
99	ACREEDORAS POR CONTRA
9915	Acreedoras de control por contra
991590	Otras cuentas acreedoras de control	1.000
991590xx	Litigios y Demandas
Sumas iguales		1.000	1.000

- Cuando los fallos proferidos fueron a favor de la entidad

Se procede a reversar las cuentas de orden acreedoras contingentes registradas en forma periódica (trimestral) como resultado de las valoraciones resultantes de la aplicación de la metodología.

Igualmente se reversa el registro inicial correspondiente a la notificación de la pretensión, reconocida en cuentas de orden de control.

4.3.4.2 REGISTRO CONTABLE - Operaciones de Crédito Público

Mientras se dan las condiciones para la implementación de la valoración de este tipo de obligaciones originadas por el otorgamiento de avales o garantías para respaldar la adquisición de una deuda, el registro de la garantía que otorgue la entidad distrital se reconocerá en cuentas de orden de control. Esta garantía se disminuirá a medida que la entidad garantizada realice los abonos a capital y/o intereses que puedan afectar el valor de la misma.

Supuesto: La Secretaría de Hacienda ha otorgado una garantía a la Empresa XYZ por el préstamo realizado por esa entidad con la Banca Multilateral por valor de $68.000 millones, por un plazo de 15 años.

CÓDIGO	CUENTA	DEBE	HABER
99	ACREEDORAS POR CONTRA
9915	Acreedoras de control por contra
991590	Otras cuentas acreedoras de control	68.000
991590xx	Garantías y Avales Otorgados
93	ACREEDORAS DE CONTROL
9390	Otras cuentas acreedoras de control
939090	Otras cuentas acreedoras de control	68.000
939090xx	Garantías y Avales otorgados
Tercero
Sumas iguales		68.000	68.000

4.3.4.3 REGISTROS CONTABLES - Contratos Administrativos

Se refiere a las obligaciones pecuniarias sometidas a condición que pueden tener un impacto adverso representativo sobre las finanzas del Distrito y de las entidades reguladas, claramente diferenciadas de los eventos contingentes generados por los riesgos inherentes a la ejecución normal de los contratos administrativos de las entidades públicas y que cumplen con una o más de las condiciones establecidas en el capítulo 4. Proceso básico de la Gestión del presente Manual.

De acuerdo con lo anterior la entidad procederá a valorar el riesgo inherente a su otorgamiento en forma trimestral, aplicando para el efecto la Metodología de valoración, según lo establece el numeral 4.2.5 Gráfico 8 Cronograma de Valoración de Obligaciones Contingentes.

Con relación a la Metodología, es importante precisar que en ese mismo numeral se establece que: "Dada la especificidad de los casos a valorar, no existe una metodología homogénea de valoración. Por lo tanto, las entidades deberán desarrollar sus propias metodologías de valoración, con base en lo estipulado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante Circular No. 0004 del 21 de septiembre de 2001. En todos los casos, las valoraciones que realicen las entidades distritales deberán someterse a la revisión de la Secretaria de Hacienda de Bogotá D.C."

Las valoraciones afectarán en forma periódica las cuentas de orden acreedoras por responsabilidades contingentes durante el tiempo en que no se produzca o suceda el hecho o condición que dé lugar al reconocimiento y pago de la garantía.

Si llegaré a suceder el hecho que origine la obligatoriedad de cumplir con la garantía pactada, la entidad debe reconocer un pasivo estimado, afectando para ello la provisión para contingencias. Por otra parte, se reversará en esta proporción las cuentas de orden acreedoras por responsabilidades contingentes.

Una vez el contratista presente el documento soporte para reclamar su derecho, la entidad reclasificará la obligación estimada a un pasivo real y procederá a su pago.

Si la condición no vuelve a ocurrir o nunca ocurre y el contrato sobre el cual se otorgó la garantía, se liquida, se procederá a efectuar la reversión de las responsabilidades contingentes reconocidas por efecto de las valoraciones realizadas en forma periódica.

Supuesto: La entidad XYZ, otorgó una garantía sobre un Contrato de Transporte Masivo de Pasajeros de la troncal de las Américas, firmado el 30 de enero de 2004, la cual está sujeta al transporte de un máximo número de pasajeros en forma trimestral.

- Durante la vigencia 2004 se cumplieron las metas de transporte. No obstante dado su comportamiento, la valoración trimestral realizada a 31 de diciembre de 2004 fue de $100 millones

CÓDIGO	CUENTA	DEBE	HABER
99	ACREEDORAS POR CONTRA
9905	Responsabilidades contingentes por contra
990511	Garantías contractuales	100
91	RESPONSABILIDADES CONTINGENTES
9128	Garantías contractuales
9128xx	Subcuenta correspondiente	100
Sumas Iguales		100	100

- En el trimestre de marzo de 2005 se determinó que la afluencia de pasajeros fue de 9.500.000, mientras que la meta proyectada fue de 22 millones de personas.

Una vez realizado el análisis, la entidad determinó que se debe cumplir con los términos de la garantía, asumiendo la diferencia de pasajeros dejados de transportar. Para el efecto se determinó el valor del contingente en $70 millones

Reconocimiento del pasivo estimado:

CÓDIGO	CUENTA	DEBE	HABER
53	PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
5314	Provisión para contingencias
531405	Garantías Contractuales	70
27	PASIVOS ESTIMADOS
2710	Provisión para contingencias
271009	Garantías Contractuales	70
Tercero
Sumas iguales		70	70

Simultáneamente se reversa la cuenta de orden acreedora contingente por el valor de la valoración que corresponda.

CÓDIGO	CUENTA	DEBE	HABER
91	RESPONSABILIDADES CONTINGENTES
9128	Garantías contractuales
9128xx	Subcuenta correspondiente	70
99	ACREEDORAS POR CONTRA
9905	Responsabilidades contingentes por contra
990511	Garantías contractuales	70
Sumas Iguales		70	70

- El Contratista presenta el documento soporte para reclamar el derecho adquirido sobre la garantía por valor de $70 millones

CÓDIGO	CUENTA	DEBE	HABER
27	PASIVOS ESTIMADOS
2710	Provisión para contingencias
271009	Garantías Contractuales	70
Tercero (Nombre e Identificación del Demandante, No. Y Fecha de Expediente, etc...)
24	CUENTAS POR PAGAR
2460	Créditos Judiciales
2460xx	Según corresponda
Tercero		70
Sumas iguales		70	70

El pago por parte de la entidad se realizará afectando el disponible y por ende disminuyendo el pasivo a favor del contratista, para las entidades del sector descentralizado.

Para el caso de la Administración Central y Local el registro corresponderá a la aplicación del procedimiento establecido para realizar los pagos. (Instructivo No. 27 de 2001).

JORGE CASTAÑEDA MONROY

Contador General de Bogotá D.C.