DECRETO 176 DE 1998

(febrero 10)

REGISTRO DISTRITAL N. 1595. 10, FEBRERO, 1998. PÁG. 3

<NOTA DE VIGENCIA: Decreto derogado por el artículo 69 del Decreto 854 de 2001 de la Alcaldía Mayor de Bogotá>

ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

 Por el cual se efectúan unas delegaciones

EL ALCALDE MAYOR DE SANTA FE DE BOGOTÁ D.C.

En uso de sus facultades legales establecidas en los artículos 40 y 92 del Decreto Ley 1421 de 1993 y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 92 del Decreto Ley 1421 de 1993, establece que el Alcalde Mayor será el Representante Legal de los Fondos de Desarrollo Local, ordenador de sus gastos, y que podrá delegar respecto a cada Fondo la totalidad o parte de dichas funciones.

Que en desarrollo de esta norma el Alcalde Mayor expidió los Decretos 533 y 698 de 1993 y 050 de 1994, por medio de los cuales delegó en los Alcaldes Locales las facultades inherentes a la contratación.

Que el Decreto 022 de enero 8 de 1998, adicionado por el Decreto 121 enero 28 de 1998, suspendió temporalmente la delegación conferida a los Alcaldes Locales las facultades en materia de contratación de Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital.

Que el artículo 40 del Decreto Ley 1421 de 1993 establece que el Alcalde Mayor podrá delegar las funciones que le asignen la Ley y los Acuerdos, entre otros funcionarios, en los Secretarios, Jefes de Departamento Administrativo, Gerentes o Directores de entidades descentralizadas.

Que el artículo 93 del Decreto Ley 1421 de 1993, establece que las funciones técnicas y administrativas necesarias para la normal operación de los Fondos de Desarrollo Local, serán cumplidas por los funcionarios que el Alcalde Mayor y otras entidades Distritales pongan a disposición de la respectiva localidad.

Que las funciones asignadas a los alcaldes locales en el Decreto Ley 1421 de 1993, demandan un alto grado de atención y la actividad contractual se ha constituido en una responsabilidad adicional que le distrae de las actividades de gobierno local encaminadas a la atención de la comunidad, apreciación sustentada en los informes de evaluación efectuados por los organismos de control.

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento entre otros, en los principios de igualdad, eficacia, economía y celeridad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones y que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.

Que para dar cumplimiento a los preceptos consitucionales es necesario determinar un procedimiento de contratación que permita comprometer los recursos de las localidades de manera técnica, eficiente, con las mayores ventajas económicas, de calidad y control  

En mérito de lo expuesto,

DECRETA:

ARTÍCULO 1o. <Decreto derogado por el artículo 69 del Decreto 854 de 2001 de la Alcaldía Mayor de Bogotá> Delegar en las Entidades del Sector Central y en los Establecimientos Públicos, la facultad para contratar, ordenar los gastos y pagos con cargo al presupuesto de los Fondos de Desarrollo Local, buscando los costos y condiciones económicas más favorables, con las más altas especificaciones técnicas y el cumplimiento de estrictos programas de aseguramiento de la calidad por parte de los contratistas.

PARÁGRAFO 1o. Los proyectos deben obedecer a una detallada programación que implique previo a su ejecución, contar con los estudios, diseños, licencias, permisos y presupuestos necesarios para evitar sobrecostos, adiciones y demoras diferentes a las causadas por circunstancias imprevistas a la voluntad de las partes.

Dentro del costo del proyecto se incluirá el valor de la elaboración de los estudios y diseños, al igual que el valor estimado para la interventoría cuando a ello hubiere lugar.

PARÁGRAFO 2o. Los proyectos de inversión de las localidades podrán ser complementados con recursos de confinanciación de las entidades ejecutoras cuando estas sean concurrentes con los planes, programas y proyectos de la Administración Central.

ARTÍCULO 2o. <Decreto derogado por el artículo 69 del Decreto 854 de 2001 de la Alcaldía Mayor de Bogotá> Los organismos y entidades designarán los gastos y pagos de los programas, subprogramas y proyectos de conformidad con la distribución que mediante instructivo establezca el Alcalde Mayor.

ARTÍCULO 3o. <Decreto derogado por el artículo 69 del Decreto 854 de 2001 de la Alcaldía Mayor de Bogotá> Los organismos y entidades designarán el personal para conformar bajo su dirección las Unidades Ejecutivas de Localidades, necesarias para dar cumplimiento a la delegación conferida.

Las Unidades Ejecutivas de Localidades de cada una de las entidades contarán con un grupo interdisciplinario, que atenderá mínimo los aspectos relativos a planeación, revisión y elaboración de componentes técnicos y legales con el fin de lograr una contratación exitosa bajo los principios y procedimientos establecidos en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos reglamentarios.

ARTÍCULO 4o. <Decreto derogado por el artículo 69 del Decreto 854 de 2001 de la Alcaldía Mayor de Bogotá> Delegar en los Alcaldes Locales la facultad de contratar, ordenar los gastos y pagos, correspondientes a la prioridad legitimidad institucional o la que haga sus veces en el Plan de Desarrollo Local.

ARTÍCULO 5o. <Decreto derogado por el artículo 69 del Decreto 854 de 2001 de la Alcaldía Mayor de Bogotá> Delegar en los Alcaldes Locales la facultad de celebrar convenios interadministrativos de coofinanciación, así como la de celebrar y vigilar el cumplimiento de los convenios de comodato mediante los cuales se deben entregar a las entidades locales los equipos adquiridos en desarrollo de las facultades previstas en el artículo 1o. del presente Decreto.

ARTÍCULO 6o. <Decreto derogado por el artículo 69 del Decreto 854 de 2001 de la Alcaldía Mayor de Bogotá> Ordenar a la Secretaría de Gobierno contratar una auditoría de Gestión, encargada de verificar la eficiencia del procedimiento aquí establecido. La coordinación de las Unidades Ejecutivas de las Localidades estará a cargo de la Secretaría de Gobierno, a través de la Subsecretaría de Asuntos Locales.

ARTÍCULO 7o. <Decreto derogado por el artículo 69 del Decreto 854 de 2001 de la Alcaldía Mayor de Bogotá> El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, entre otras los Decretos 533 y 698 de 1993, 050 de 1994 y la Resolución 1058 de 1994.

Publíquese y Cúmplase

Dado en Santa Fe de Bogotá ,D.C., a los 10 feb de 1998

  

ENRIQUE ESPINOSA LONDOÑO

Alcalde Mayor

DIRECTIVA No. 003

DE. ALCALDE MAYOR

PARA. Secretarios de Gobierno, Educación, Salud, Hacienda; directores DABSS, DAAC,  IDCT,  IDRD,  IDU Gerente EAAB, Alcaldes Locales.

La Alcaldía Mayor ha expedido el Decreto No. 176 de febrero 1998 y el Instructivo denominado "Procedimiento General de Contratación de Localidades", encaminados a asegurar la eficacia en la ejecución de los recursos asignados a los Fondos de Desarrollo Local.

En consecuencia, se requiere poner inmediatamente en marcha las siguientes acciones.

1. Organizar en cada entidad las Unidades Ejecutivas de Localidades, (UEL) , asignando funcionarios de las más altas calidades personales y profesionales, que se dediquen de manera exclusiva al desarrollo de este programa.

2. Designar, dentro de la semana siguiente al recibo de esta directriz como responsable de la Unidad Ejecutiva de Localidades, (UEL), un funcionario de alto nivel, quien contará con el apoyo y accesibilidad al director o secretario correspondiente.

3. Las entidades ejecutoras deberán prestar toda su capacidad e infraestructura técnica y operativa, para agilizar los trámites presupuestales y de contratación. Igualmente deberán presentar propuestas tendientes al mejoramiento contínuo del proceso.

4. Las entidades ejecutoras deberán presentar mensualmente los informes sobre la marcha del programa, de acuerdo al instructivo de procedimiento. General de Contratación de Localidades", identificando además de los avances alcanzados, las dificultades encontradas y las soluciones diseñadas para superar sin demora tales dificultades.

Para el caso particular de los recursos a ejecutar por parte de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Santa Fe de Bogotá, en consideración a su naturaleza jurídica de Empresa Industrial y Comercial de Servicios Públicos, se procederá a celebrar contrato Interadministrativo, con el fin de iniciar la contratación de los recursos afines a su objetivo social.

Para el efecto la secretaría General de la Empresa coordinará con la Subsecretaría de Asuntos Locales de la Secretaría de Gobierno, la Dirección de Presupuesto, de la Secretaría de Hacienda y Subsecretaría de Asuntos Legales de la Alcaldía Mayor, la celebración y términos del convenio.

La Secretaría de Gobierno deberá citar a más tardar el viernes 13 de febrero el Comité de Seguimiento del Programa, con el objeto de unificar criterios, definir cronográmas e iniciar actividades que incluyan procesos públicos de capacitación al respecto con los ediles y los alcaldes locales.

ENRIQUE ESPINOSA LONDOÑO

Alcalde Mayor

INSTRUCTIVO

I. ETAPA CONTRAACTUAL

A. ALCALDIA LOCAL.

La Alcaldía Local enviará a la Unidad  Ejecutiva de Localidades, (UEL), para dar inicio al proceso contractual pertinente la siguiente documentación.

1. Solicitud de contratación de los proyectos discriminando el rubro, programas y subprograma al que pertenecen de acuerdo al Plan de Inversión.

2. Análisis de conveniencia del objeto a contratar de que trata el numeral 7 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

3. Certificados de disponibilidad presupuestal (artículo 25 Nal 6 de la Ley 80 de 1993), preparados por el analista económico del FDL, según forma preestablecida.

4. Estudios, diseños y proyectos previos, en cumplimiento a lo ordenado por el numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, preparados por el interventor del FDL.

Dentro del presupuesto del proyecto, debe incluirse, de ser necesario el valor de la elaboración de los estudios y diseños si estos no existen, lo mismo que el valor estimado para la interventoría que se contratará con cargo al mismo proyecto.

5. Las autorizaciones, aprobaciones, licencias y permisos previas que ordena el numeral 7 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

6. Los términos de referencia con sus componentes técnico-económico, financiero y jurídico preparados por el FDL.

Todos los formatos y minutas modelo serán preparados y comunicados a las alcaldías Locales y a las Entidades delegatarias por la Secretaria del Gobierno.

b. UNIDAD EJECUTIVA DE LOCALIDADES DE CADA ENTIDAD.(UEL)

Recibidos los documentos anteriores la UEL procederá a iniciar los trámites conduncentes a la celebración del contrato iniciación del proceso de selección según sea el caso UEL, la cual quedará establecida.

Evaluará la viabilidad técnica de la solicitud.

Si la solicitud no es viable, y no es posible efectuar los ajustes en la misma UEL, la devolverá con precisas observaciones para ser ajustada por el Alcalde Local.

Si la solicitud es viables, previo el proceso de selección objetiva de acuerdo a la cuantía del fondo destinatario del contrato, se adjudicará y elaborará la minuta del contrato.

Surtido de perfeccionamiento del contrato UEL, procederá a numerarlo de acuerdo con la siguiente codificación.

NN 00 0000 00 00

Iniciales entidad delegataria número localidad No. consecutivo contrato No, modificación, partiendo de 0 para el principal.

Ejemplo. Contrato Principal No. 17 celebrado en el año 1998, por la UEL del instituto de Desarrollo Urbano, correspondiente a la localidad 16.

IDU -16-0017-00-98

5. Una copia se entregará al responsable de presupuesto del FDL con el fin de que efectúe el registro presupuestal correspondiente. De este trámite, el responsable de presupuesto del FDL semanalmente acudirá a la UEL para dar fe del registro mediante sello impuesto en lo anverso de la última hoja de contrato original, con anotación del rubro, y la fecha en que se efectúo la reserva definitiva.

6. El contratista beneficiario de la adjudicación, por su parte, procederá a constituir la Garantía Unica, pagar el impuesto de timbre a que haya lugar y publicar el contrato en el registro Distrital en la UEL.

7. Aprobada la garantía y efectuado el registro presupuestal, el contrato se entiende perfeccionado y desde ese momento el interventor y el contratista podrán suscribir el acta de iniciación o dar la orden de entrega de los bienes según sea el caso. Para el efecto la UEL enviará a la localidad copia completa de los documentos del proceso.

8. La UEL, elabora la orden de pago y el anticipo y la relación de giro debidamente firmadas por el ordenador de gasto con sus aportes respectivos y los remite al FDL el cual quedará establecido en las minutas de los contratos.

9. En caso de que la entidad delegataria sea una empresa descentralizada, el pago lo hará la tesorería de la misma, informando al alcalde local y a la Secretaría de Gobierno mensualmente.

El responsable de presupuesto del FDL revisa la documentación y asigna la clave de seguridad a la relación de giro correspondiente, la registra y la tramita directamente a la Dirección Distrital de Tesorería para su pago.

Este mismo trámite se efectuará para los pagos inherentes a cada contrato.

c. LA SECRETARIA DE HACIENDA

1. Realizará los pagos.

2. La Dirección Distrital de Tesorería presentará un informe mensual a cada localidad sobre los pagos efectuados.

 II.  ETAPA CONTRACTUAL

A. ALCALDE LOCAL.

1. La Alcaldía Local ejercerá la supervisión general de todos los contratos de su localidad, lo cual quedará establecido en las minutas de los contratos.

2. En cuanto a los pagos el responsable de presupuesto de la Localidad revisa la documentación y asigna la clave de seguridad a la relación de giro correspondiente, la registra y tramita directamente a la Dirección Distrital de Tesorería para su pago.

B. UNIDAD EJECUTIVA DE LOCALIDADES

La UEL de la entidad competente coordinará los pagos relativos a los contratos, de acuerdo a lo contemplado en la cláusula de forma de pago de cada contrato.

1. Hacer el seguimiento técnico y asesorar las alcaldías en la ejecución de los contratos.

2. Evaluar la solicitud de adiciones, prorrogas, aclaraciones conjuntamente con el Alcalde Local.  

3. Elabora la orden de pago y la relación de giro debidamente firmadas por el ordenador del gasto UEL con sus soportes respectivos y los remite al FDL responsable del presupuesto.

SECRETARIA DE HACIENDA

1.  Realizará los pagos

2.  La Dirección Distrital de Tesorería presentara un informe mensual a cada Localidad sobre los pagos efectuados.

III.  ETAPA DE LIQUIDACION

A. ALCALDE LOCAL.

La Alcaldía Local coordinará dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha de terminación del plazo contractual , la elaboración de las actas de liquidación de conformidad al modelo establecido por la Secretaría de Gobierno. Para tal efecto adjuntará al proyecto los documentos pertinentes y una vez firmada por el interventor, el contratista y el supervisor general, lo enviará para visto bueno del ordenador del gasto y del pago de la UEL.

B. UNIDAD EJECUTIVA DE LOCALIDADES.

1. Aprueba el de liquidación correspondiente y ordena el último pago de ser pertinente.

2. Envía copia de la liquidación al Alcalde Local, para su archivo y efectos presupuestales.

C. SECRETARIA DE HACIENDA.

1. Realizará los pagos

2. La Dirección Distrital de Tesorería presentará informe mensual a cada localidad sobre los pagos efectuados.

IV. INFORMES ORGANISMOS DE CONTROL.

Los responsables de cada Area del FDL serán los encargados de presentar los informes a los organismos de control de acuerdo con sus funciones estableciendo para el efecto los procedimientos para el flujo eficiente de la información.

V. INDICADORES DE GESTION.

Para lograr un seguimiento efectivo del proceso, cada una de las partes implicadas deberá presentar informes mensuales que permitan a la Alcaldía Mayor, a través de la Secretaría de Gobierno, hacer un detallado seguimiento de ejecución de estos recursos.

Los indicadores a considerar para la evaluación serán las siguientes.

A. De calidad de los proyectos presentados.

Cada UEL informará mensualmente a la Subsecretaría de Asuntos Locales la relación entre el número de proyectos recibidos y el número de proyectos contratados, discriminado por localidad.

B. De tiempo de los procesos de contratación.

El Alcalde Local informará mensualmente  a la Subsecretaría de Asuntos Locales la fecha de solicitud de contratación y la fecha de firmó del contrato, discriminado por entidad.

La Secretaría de Gobierno establecerá para cada uno de los procedimientos contractuales, los tiempos de Ley mínimos y máximos, para efectos de obtener una medida de tiempo promedio por proceso.

En todo caso se tendrá como fecha para efectos del indicador aquella en la que se radicó la solicitud posteriormente viable, por parte de la UEL, descontando así los tiempos de devolución para correcciones.

C. De tiempo y eficiencia en los procesos de pago.

1. El Alcalde Local deberá informar mensualmente  a la Subsecretaría de Asuntos Locales la relación entre el día que solicitó los pagos y la fecha en que se ordenó el pago correspondiente, discriminado por entidad.

2. La Secretaría de Hacienda informará mensualmente a la Subsecretaría de Asuntos Locales la relación entre los pagos solicitados y los devueltos por mal elaboración, discriminados por entidad.

D. De eficiencia en los procesos de liquidación.

El Alcalde Local, Informará mensualmente a la Subsecretaría de Asuntos Locales las liquidaciones efectuadas, discriminando la fecha de vencimiento, contractual la fecha de envío de la liquidación a la UEL, y la fecha de aprobación de la misma por parte del ordenador de la UEL.

La información necesaria para la aplicación de las fórmulas de cada indicador será presentada el primer viernes de cada mes.

La Subsecretaría de Asuntos Locales tendrá una semana para preparar el informe consolidado.

El tercer martes de cada mes el Comité de Seguimiento evaluará la información y sugerirá los correctivos y ajustes al procedimiento aquí establecido en áreas de su eficiencia y agilidad.

El Comité de Seguimiento estará conformado de la siguiente forma.

1. El Alcalde Mayor o su delegado

2. Tres Alcaldes Locales elegidos por la reunión de todos los Alcaldes Locales,

3. La designación deberá efectuarse dentro de los 5 días siguientes a la fecha del presente instructivo.

3. El responsable de cada UEL

4. El Secretario de Gobierno o su Delegado.

5. El Secretario General o su Delegado

6. El Secretario de Hacienda o su Delegado.

 ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO.

Alcalde Mayor.