Resolución 2 de 2022 SDHBOG
RESOLUCIÓN 2 DE 2022
(septiembre 2)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA
Por la cual se actualiza el Manual para el Manejo y Control Contable de Cajas Menores.
EL CONTADOR GENERAL DE BOGOTÁ D.C. (E),
En uso de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren los literales c), e), j) y n) del Artículo 38 del Decreto Distrital 601 del 22 de diciembre de 2014, y
CONSIDERANDO:
Que el Artículo 269 de la Constitución Política determina el marco general sobre la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno por parte de las Entidades y Organismos del Sector Público.
Que el Decreto Distrital 192 del 2 de junio de 2021, “Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones”, estableció el funcionamiento de las cajas menores y los avances en efectivo.
Que el Artículo 1 de la Resolución 156 de 2018 de la Contaduría General de la Nación modificó la Resolución 354 de 2007, indicando que el Régimen de Contabilidad Pública “estará conformado por: a) el Referente Teórico y Metodológico de la Regulación Contable Pública; b) el Marco Normativo para Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, o que Captan o Administran Ahorro del Público con sus respectivos elementos; c) el Marco Normativa para Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público con sus respectivos elementos; d) el Marco Normativo para Entidades de Gobierno con sus respectivos elementos; e) el Marco Normativo para Entidades en Liquidación con sus respectivos elementos; f) la Regulación del Proceso Contable y del Sistema Documental Contable; y g) los Procedimientos Transversales”.
Que el literal a) del Artículo 3 de la Ley 87 de 1993(1) establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación y operacionales de la respectiva Entidad.
Que el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable, Anexo a la Resolución No. 193 de 2016,(2) expedida por la Contaduría General de la Nación, “orienta a los responsables de la información financiera de las entidades en la realización de las gestiones administrativas necesarias para garantizar la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel a que se refieren los marcos conceptuales de los marcos normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública'.
Que la Circular Externa 014 del 28 de febrero de 2018, emitida por la Dirección Distrital de Contabilidad, actualizó el Procedimiento Contable - CUD” aplicable a las Entidades de Gobierno de Bogotá D.C.(3)
Que de acuerdo con las modificaciones de la normativa, es procedente actualizar los lineamientos generales que permitan garantizar el manejo y control contable de los recursos de los Fondos Fijos de Caja Menor, expedidos mediante la Resolución DDC- 000001 del 12 de mayo de 2009.
Que en cumplimiento del Artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, el presente Acto Administrativo estuvo publicado en el portal LEGALBOG, desde el día 8 de junio de 2022 hasta el día 15 de junio de 2022, sin que se recibieran observaciones por parte de la ciudadanía.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. OBJETO. El objeto de la presente resolución es actualizar el Manual para el Manejo y Control Contable de Cajas Menores, anexo que hace parte integral de esta resolución.
ARTÍCULO 2. CAMPO DE APLICACIÓN. Las disposiciones contenidas en la presente resolución son aplicables a los órganos que conforman el Presupuesto Anual, los Fondos de Desarrollo Local, las Subredes Integradas de Salud E.S.E. y las Empresas Industriales y Comerciales del Estado financiadas con transferencias del Sector Central.
ARTÍCULO 3. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución DDC- 000001 del 12 de mayo de 2009.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C. el 2 de septiembre de 2022.
JUAN CAMILO SANTAMARÍA HERRERA
Contador General de Bogotá D.C. (E)
SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA
DIRECCIÓN DISTRITAL DE CONTABILIDAD
MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL CONTABLE DE LAS CAJAS MENORES
Bogotá D.C., 2 de septiembre de 2022
Claudia Nayibe López Hernández
Alcaldesa Mayor
Juan Mauricio Ramírez Cortés
Secretario Distrital de Hacienda
Juan Carlos Thomas Bohórquez
Subsecretario Técnico
Marcela Victoria Hernández Romero
Directora Distrital de Contabilidad
Juan Camilo Santamaría Herrera
Subdirector de Consolidación, Gestión e Investigación
Reinaldo Cabezas Cuellar
Subdirector de Gestión Contable de Hacienda
Martha Azucena Palacios Abril
Kelly Tatiana Cervera Horta
Asesoras de Despacho
Colaborador
Jairo Antonio Rojas Castiblanco
Equipo de Investigación
Marlene Herminia Lara Villalba
Yury Liset Suárez Rodríguez
María Cecilia Romero Romero
Camilo Andrés Orjuela Segura
CONTENIDO
| PRESENTACIÓN........................................................................................................... | 1 | |
| I. | OBJETIVOS........................................................................................................ | 2 |
| II. | BASE JURIDICA................................................................................................. | 3 |
| III. | GENERALIDADES............................................................................................. | 4 |
| 1. | DEFINICIÓN........................................................................................................ | 4 |
| 2. | CAMPO DE APLICACIÓN................................................................................ | 4 |
| 3. | CONSTITUCIÓN................................................................................................. | 4 |
| 3.1. | Formalidades...................................................................................................... | 4 |
| 3.2. | Cuantías máximas mensuales autorizadas.................................................. | 5 |
| 3.3. | Requisitos para el primer giro de la Caja Menor......................................... | 6 |
| 4. | FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE LA CAJA MENOR.............................. | 6 |
| 4.1. | Responsable del manejo................................................................................. | 6 |
| 4.2. | Funciones del Responsable............................................................................ | 7 |
| 4.3. | Cambio del Responsable del Fondo de Caja Menor................................. | 9 |
| 4.4. | Funcionamiento y manejo de dineros........................................................... | 9 |
| 5. | DESTINACIÓN.................................................................................................... | 10 |
| 5.1. | Procedimientos................................................................................................... | 11 |
| 5.2. | Pagos con cheque o transferencia................................................................. | 11 |
| 5.3. | Documentos soporte de los reembolsos....................................................... | 11 |
| 6. | PROHIBICIONES................................................................................................ | 12 |
| 7. | LEGALIZACIÓN PARCIAL Y SOLICITUD DE REEMBOLSO..................... | 13 |
| 7.1. | Solicitud de reembolso..................................................................................... | 13 |
| 7.2. | Giro del reembolso............................................................................................ | 14 |
| 8. | LEGALIZACIÓN DEFINITIVA........................................................................... | 14 |
| 9. | CANCELACIÓN DE UNA CAJA MENOR...................................................... | 15 |
| 10. | CLASES DE CONTROL.................................................................................... | 15 |
| 10.1. | Control fiscal....................................................................................................... | 15 |
| 10.2. | Vigilancia administrativa................................................................................... | 16 |
| IV. | PROCEDIMIENTO CONTABLE....................................................................... | 17 |
| 1. | GIRO PARA LA CREACIÓN DE LA CAJA MENOR..................................... | 17 |
| 1.1. | Sector Central y Órganos de Control............................................................. | 17 |
| 1.2. | Fondos de Desarrollo Local............................................................................. | 18 |
| 1.3. | Establecimientos Públicos............................................................................... | 18 |
| 1.3.1. | Con recursos de Cuenta Única Distrital -CUD............................................. | 18 |
| 1.3.2. | Con recursos propios........................................................................................ | 19 |
| 1.4. | Empresas............................................................................................................. | 19 |
| 2. | UTILIZACION DE RECURSOS Y SOLICITUD DE REEMBOLSO............. | 19 |
| 3. | GIRO DEL REEMBOLSO.................................................................................. | 20 |
| 3.1. | Sector Central y Órganos de Control.............................................................. | 20 |
| 3.2. | Fondos de Desarrollo Local............................................................................. | 21 |
| 3.3. | Establecimientos Públicos............................................................................... | 21 |
| 3.3.1. | Con recursos CUD............................................................................................. | 21 |
| 3.3.2. | Con recursos propios........................................................................................ | 22 |
| 3.4. | Empresas............................................................................................................ | 22 |
| 4. | LEGALIZACION DEFINITIVA............................................................................ | 22 |
| 4.1. | Sector Central y Órganos de Control.............................................................. | 23 |
| 4.2. | Fondos de Desarrollo Local............................................................................. | 24 |
| 4.3. | Establecimientos Públicos............................................................................... | 25 |
| 4.3.1. | Con recursos de Cuenta Única Distrital-CUD>............................................ | 25 |
| 4.3.2. | Con recursos propios........................................................................................ | 26 |
| 4.4. | Empresas............................................................................................................ | 27 |
| 5. | REGISTROS EN LIBROS AUXILIARES DE CONTROL DE CAJA MENOR............................................................................................................... | 27 |
| ANEXO No. 1- MODELO DE COMPROBANTE PROVISIONAL DE CAJA MENOR............................................................................................................................ | 29 | |
PRESENTACIÓN
En el ejercicio de las funciones públicas se presentan necesidades urgentes, imprevistas, inaplazables e imprescindibles, que por su prioridad y cuantía no pueden ser atendidas por los canales normales de contratación, por lo que es preciso disponer de mecanismos ágiles y oportunos que respondan a esas necesidades concretas, tales como el uso de recursos a través de las cajas menores.
Para este efecto, la creación y el adecuado uso de las Cajas Menores apunta al cumplimiento de esa meta con miras a no paralizar las operaciones ordinarias de los Entes y Entidades Públicos Distritales, razón por la cual el presente documento, en cumplimiento de la normativa vigente, recopila los aspectos jurídicos, presupuestales y tesorales para la creación, operación, control y cancelación del Fondo Fijo de Caja Menor y define el tratamiento contable para cada una de estas etapas.
La actualización del Manual para el Manejo y Control Contable de las Cajas Menores se emite mediante la Resolución No. DDC-000002 del 2 de septiembre de 2022, se sustenta en los Nuevos Marcos Normativos Contables en convergencia a Normas Internacionales(1), en las Resoluciones No. 193 de 2016(2), 156 de 2018(3) y demás lineamientos aplicables expedidos por la Contaduría General de la Nación, así como, en la normatividad legal vigente, Decreto 192 de 2021, con el objeto de brindar una herramienta para la uniformidad de los registros contables.
I. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Actualizar el tratamiento contable de los Fondos Fijos de Caja Menor atendiendo la nueva normatividad emitida por la Contaduría General de la Nación, con el fin de brindar una herramienta adecuada a los responsables de su manejo, para el ejercicio de sus funciones, que les permita conocer y aplicar los procedimientos y responsabilidades relacionados con el manejo de estos fondos, los que podrán ser complementados y ajustados a las necesidades específicas de cada Ente o Entidad Pública Distrital.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
a) Establecer en forma clara y precisa los métodos y procedimientos para el manejo contable de los Fondos Fijos de Caja Menor en los Entes y Entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital(4), los Fondos de Desarrollo Local, y las Subredes Integradas de Salud E.S.E. y las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, financiadas con transferencias del Sector Central.(5)
b) Recopilar los aspectos jurídicos, presupuestales y tesorales vigentes para la creación, operación, control y cancelación del Fondo Fijo de Caja Menor, de forma que los servidores públicos responsables de este apliquen los procedimientos establecidos con el fin de obtener una mayor eficiencia en su labor.
c) Propender porque la gestión contable de los recursos públicos manejados a través de los Fondos Fijos de Caja Menor se ajuste a los principios de relevancia y representación fiel de la información financiera.
II. BASE JURÍDICA
Decreto 1625 de 2016, artículo 1.6.1.4.40, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario en materia tributaria”.
Decreto Distrital 714 de 1996, “Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital” y sus modificatorias.
Decreto Distrital 192 de 2021, “Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones” y sus modificatorios.
Resolución No. SDH-000323 del 9 de diciembre de 2017, “Por la cual se dictan directrices para la apertura, manejo, control y cierre de cuentas bancarias de las entidades que forman parte del presupuesto anual del Distrito Capital y los Fondos de Desarrollo Local” y sus modificatorias.
Circular DDT-6 de 2019, “Directrices para la apertura, manejo, control y cierre de cuentas bancarias distritales, identificación cuentas bancarias distritales exentas del GMF”
Las siguientes resoluciones expedidas por la Contaduría General de la Nación:
Resolución No. 414 de 2014, "Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable para algunas empresas sujetas a su ámbito y se dictan otras disposiciones" y sus modificatorias.
Resolución No. 533 de 2015, “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones" y sus modificatorias.
Resolución No. 193 de 2016, “Por la cual se Incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable” y sus modificatorias.
Resolución No. 037 de 2017, “Por la cual se regula el Marco Normativo para Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, o que Captan o Administran Ahorro del Publico”, y sus modificatorias.
Resolución No. 156 de 2018, "Por la cual se modifica la Resolución 354 de 2007, que adoptó el Régimen de Contabilidad Pública, estableció su conformación y definió su ámbito de aplicación" y sus modificatorias.
III. GENERALIDADES
1. DEFINICIÓN
Las Cajas Menores son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos de los Entes y Entidades, y tiene como destinación, según lo dispone el artículo 58 del Decreto Distrital 192 de 2021, sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la Resolución de constitución respectiva y en todo caso enmarcados dentro de las políticas de racionalización del gasto.
2. CAMPO DE APLICACIÓN
Las disposiciones contenidas en el presente Manual son aplicables a los órganos que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital(4), las Empresas Industriales y Comerciales del Estado financiadas con transferencias del Sector Central, las Subredes Integradas de Salud E.S.E y los Fondos de Desarrollo Local.
3. CONSTITUCIÓN
3.1. Formalidades
Las Cajas Menores se constituyen únicamente para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Jefe de la respectiva Entidad Pública Distrital(6), definida en el campo de aplicación del presente documento, en la cual se indican claramente los siguientes aspectos(7):
a. Cuantía
b. Responsable: Cargo y nombre del servidor público asignado como responsable de su manejo
c. Finalidad
d. Discriminación de los gastos que se puedan realizar de acuerdo con la normatividad vigente
e. Unidad ejecutora
f. Indicación de la cuantía y de los rubros presupuestales que se afectan, sin exceder el monto mensual asignado a la Caja Menor y en ningún caso el límite establecido por el estatuto de contratación para compras directas.
El artículo 56 de la norma en cita establece que el monto y número de cajas menores son determinados por el Representante Legal; este número no puede ser superior a dos (2) por cada Entidad Pública Distrital. Cuando se requiera un mayor número de Cajas Menores se debe elevar solicitud motivada, suscrita por el Ordenador del Gasto de la Entidad, para aprobación de la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto. En todo caso, la sumatoria del valor de las Cajas Menores no debe superar la cuantía máxima mensual establecida en la reglamentación vigente, en especial el Decreto Distrital 192 de 2021.
El Parágrafo del referido artículo 56 señala los casos especiales: En el caso de la Secretaría de Educación del Distrito se tiene, además, una Caja Menor por cada Fondo de Servicios Educativos. Así mismo, en la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia, se puede constituir otra Caja Menor para la Cárcel Distrital y en la Secretaría Distrital de Integración Social, se puede constituir una Caja Menor por cada Centro Operativo Local, Comisaría de Familia y Centro de Desarrollo Social, teniendo en cuenta que la sumatoria de estas no puede exceder la cuantía autorizada por el Decreto Distrital 192 de 2021. Igualmente, en las Subredes Integradas de Servicios de Salud E.S.E, para adquisición de materiales y suministros asistenciales.
3.2. Cuantías máximas mensuales autorizadas(8)
Las cuantías máximas mensuales autorizadas para las Cajas Menores en las Entidades Públicas Distritales se determinan en función del presupuesto anual de cada vigencia fiscal, así:
| VALOR DEL PRESUPUESTO EN SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES (S.M.M.L.V.) | MAXIMA CUANTÍA MENSUAL EN S.M.M.L.V | ||
| MENOS DE | 15.000 | 25 | |
| 15.001 | A | 25.000 | 45 |
| 25.001 | A | 55.000 | 110 |
| 55.001 | A | 100.000 | 150 |
| 100.001 | A | 200.000 | 180 |
| 200.001 | A | 300.000 | 200 |
| 300.001 | En adelante | 350 | |
Para determinar las cuantías anteriores, se excluye del presupuesto de gastos e inversiones lo correspondiente a transferencias presupuestales y servicio de la deuda pública, según lo establece el Parágrafo 1 del artículo 61 arriba citado.
Se precisa en el Parágrafo 2 de dicho artículo que cuando en una entidad exista más de una caja menor, la sumatoria de los montos de éstas, no podrá ser superior a las cuantías antes señaladas.
El Jefe de la Entidad Pública Distrital adopta mediante resolución las cuantías máximas mensuales autorizadas para cada Caja Menor, teniendo en cuenta el rango presupuestal en el que se encuentre y el salario mínimo mensual legal vigente para la vigencia fiscal respectiva.
3.3. Requisitos para el primer giro de la Caja Menor
El primer giro constituye el inicio operativo de la Caja Menor, para el cual se requiere:
a) Que se haya expedido el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) previo, por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura y la proyección del número de reembolsos que se pretendan realizar en el respectivo año, respetando los límites en las cuantías establecidas anteriormente(9).
b) Que exista resolución de constitución de la(s) Caja(s) Menor(es), expedida por el Jefe de la Entidad Pública Distrital(10).
c) Que se haya producido el acto administrativo mediante el cual se nombre al responsable del manejo y administración de la Caja Menor de la Entidad, este requisito puede ser incluido en el mismo acto administrativo de constitución de la Caja Menor(11).
d) Que los recursos de caja menor estén amparados por póliza de manejo vigente, aprobada con anterioridad al primer giro(12).
e) Que se hayan surtido los trámites bancarios pertinentes, cuando su manejo se realiza a través de una cuenta corriente(13), entre ellos:
- Certificación de exención del cuatro (4) por mil (Gravámenes a los Movimientos Financieros).
- Autorización de apertura de la cuenta corriente.
- Si la cuenta bancaria es diferente a la utilizada para este fin en el año anterior, la anterior debe ser saldada.
4. FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE LA CAJA MENOR
4.1. Responsable del manejo
La Entidad Pública Distrital designa a un servidor público responsable de la Caja Menor capacitado para su adecuado manejo(14), debidamente autorizado mediante acto administrativo y amparado mediante póliza de manejo ante una entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado por el monto total del valor de la caja menor(15).
Para propender por la independencia con funciones que tengan que ver con el manejo y control de bienes y de recursos monetarios, de preferencia este servidor debe ser distinto al Jefe de Bodega o Almacén, Tesorero, Pagador, Jefe o Responsable de la Contabilidad, o quien desempeñe actividades de control y manejo del Ente o Entidad(16).
Ahora bien, de acuerdo con el Artículo 87 del Decreto Distrital 714 de 1996(17), la facultad para la ordenación del gasto está en cabeza del Representante Legal de cada Entidad Pública Distrital, quien puede delegarla en servidores públicos del nivel directivo y debe ser ejercida teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales vigentes. Los servidores públicos a quienes se les entregue recursos para constituir cajas menores y efectuar gastos por caja menor, responden penal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar(18).
4.2. Funciones del Responsable
Son funciones del Responsable del manejo de las Cajas Menores las siguientes:
a) Llevar y mantener al día los libros para el debido control y registro de las operaciones realizadas con los fondos de caja menor, tales como el libro de bancos, caja, gastos y demás que se requieran, bajo los términos señalados en el artículo 64 del Decreto Distrital 192 de 2021, indicando la fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor según los comprobantes que respalden cada operación, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan.
Las respectivas dependencias financieras de los Entes y Entidades Públicas Distritales deben efectuar arqueos periódicos y sorpresivos, independientemente de la verificación por parte de las oficinas de auditoria o control interno(19).
b) Ejecutar los recursos de caja menor de acuerdo con lo indicado por el Estatuto General de Contratación Administrativa, teniendo en cuenta que, en atención a la característica de urgente de los recursos de este fondo, para la adquisición de bienes y servicios no pueden utilizarse los procesos de selección que establecen las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, los decretos reglamentarios y las normas administrativas y fiscales(20).
c) Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de los fondos, manteniendo la liquidez necesaria para atender los requerimientos de bienes o servicios.
d) Elaborar mensualmente la conciliación bancaria de la cuenta corriente correspondiente, con la cual se determina la veracidad de los movimientos según extracto y el libro auxiliar, efectuar el control de los registros pendientes por concepto de descuentos y abonos por diferentes conceptos y solicitar las correcciones a la entidad bancaria si hubiere lugar a ello. Estas conciliaciones pueden ser requeridas en cualquier momento por la autoridad fiscal, por la Oficina de Control Interno o por el ordenador del gasto del Ente o Entidad Pública Distrital, para los fines pertinentes(21).
e) Responder por el buen manejo y utilización de los fondos entregados(22).
f) Efectuar las deducciones (Retención en la fuente, retención de ICA, retención de IVA, entre otros) a que hubiere lugar, por cada compra o servicio que se solicite, de acuerdo con las normas tributarias vigentes del orden nacional y distrital(23).
Es importante precisar que la relación mencionada en el párrafo anterior puede diferir en las Entidades Públicas Distritales, de acuerdo con la forma como internamente hayan definido sus propios procedimientos y los aplicativos o sistemas que hayan desarrollado o adquirido para manejar, controlar, verificar, registrar y pagar estos descuentos, en cumplimiento a la autonomía de que gozan, de acuerdo con las normas de control interno, las cuales deben adoptar para garantizar el cumplimiento y desarrollo de sus funciones.
No obstante, se puede tomar como ejemplo el siguiente cuadro:
| CONCEPTO DEL GASTO | VALOR BRUTO | |
| Equipo y aparatos de radio, televisión y comunicaciones | xxx | |
| Pasta o pulpa, papel y productos de papel; impresos y artículos relacionados | xxx | |
| Servicios de transporte de pasajeros | xxx | |
| Servicios de transporte de carga | xxx | |
| Servicios de mensajería | xxx | |
| Servicio de copia y reproducción | xxx | |
| Derechos de uso de productos de propiedad intelectual y otros productos | xxx | |
| Otros servicios profesionales y técnicos n.c.p. | xxx | |
| Servicios de mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo de transporte | xxx | |
| Impuestos | xxx | |
| Tasas y derechos administrativos | xxx | |
| Contribuciones | xxx | |
| Multas y sanciones | xxx | |
| Total Valor Bruto (1) | XXX | |
| DEDUCCIONES | ||
| Concepto de la deducción | VALOR BASE | VALOR DEDUCIDO |
| Retefuente honorarios (x%) | xx | X |
| Retefuente servicios (x%) | xx | X |
| Reteica (x%) | xx | X |
| Reteiva (x%) | xx | X |
| Total Deducciones (2) | X | |
| Valor Neto: Valor Bruto menos Deducciones (1-2) | XX | |
4.3. Cambio del Responsable del Fondo de Caja Menor(24)
Cuando se cambie en forma definitiva el Responsable de la Caja Menor, debe hacerse una legalización, efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.
Cuando el Responsable de la Caja Menor se encuentre en una situación administrativa de que trata el ordenamiento jurídico vigente, el servidor público que haya ordenado la constitución de la respectiva Caja Menor puede mediante Resolución encargar su manejo a otro servidor público debidamente afianzado, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de esta, lo que debe constar en el libro respectivo.
4.4. Funcionamiento y manejo de dineros(25)
Las Cajas Menores funcionan contablemente como un fondo fijo y su movimiento únicamente debe tener relación directa con la creación, aumento, disminución y su cancelación definitiva.
El manejo de los dineros se hace de la siguiente manera:
a) Manejo con cuenta corriente
Los dineros que constituyen las Cajas Menores se manejan a través de cuenta corriente oficial autorizada por la Dirección Distrital de Tesorería(26), deben estar marcadas como exentas al gravamen a movimientos financieros.(27) Las Entidades, sus representantes legales y los servidores públicos debidamente facultados para el manejo de la caja menor son responsables de administrar y controlar la apertura, el manejo y la administración de las cuentas bancarias de caja menor, cumpliendo las correspondientes directrices, destinaciones y restricciones establecidas en la normatividad vigente y de verificar el cierre definitivo de cualquier cuenta que no se ajuste a dichas condiciones.(28)
b) Manejo en efectivo
El manejo del dinero de Caja Menor se hace a través de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se puede manejar en efectivo hasta una cuantía no superior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Estos recursos deben ser administrados por el servidor público facultado, debidamente asegurado.(29)
c) Manejo combinado en efectivo y cuenta corriente.
Aquellas cajas menores que por necesidades del servicio deban mantener recursos disponibles en dinero efectivo, a pesar de que su cuantía amerite manejo en cuenta corriente, pueden mantener en efectivo un valor que no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes(30)
La reposición de los fondos manejados en efectivo se realiza en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal ni del setenta por ciento (70%) del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.(31) Para este fin, el responsable solicita autorización al Ordenador de la Caja Menor para ordenar el reembolso respectivo, justificando los gastos mediante los documentos que soporten las operaciones efectuadas.
5. DESTINACIÓN(32)
Los fondos que constituyen las Cajas Menores solo pueden utilizarse para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Adquisición de Bienes y Servicios en el caso de los Entes y Entidades del Presupuesto Anual y Fondos de Desarrollo Local y de Gastos Generales en las Empresas Industriales y Comerciales financiadas con transferencias del Sector Central y Subredes Integradas de Servicios de Salud, que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios e imprevistos, descritos en la resolución de constitución de la caja menor respectiva.
En casos excepcionales, el jefe del respectivo Ente o Entidad Pública Distrital puede destinar Cajas Menores para sufragar gastos con cargo a proyectos de inversión, con la debida justificación del gasto y que igualmente cumplan con las características señaladas en el párrafo anterior(33).
5.1. Procedimientos
Los procedimientos para realizar gastos por Caja Menor deben ajustarse a lo normado en cada Entidad Pública Distrital para la adquisición de bienes y servicios, en concordancia con lo establecido en la Ley de Contratación Pública y normas reglamentarias.
5.2. Pagos con cheque o transferencia
Cuando se realicen pagos mediante cheque, éste debe girarse únicamente a nombre del proveedor, con el correspondiente sello restrictivo indicado por la DDT y Pagadurías o Tesorerías(34). Cuando se realice mediante transferencia esta debe ser abonada a una cuenta cuyo titular sea el proveedor del bien o servicio.
5.3. Documentos soporte de los reembolsos
Para efectos de la comprobación de cada gasto, por ejemplo, mediante facturas, recibos, cuentas y demás documentos que expida el proveedor o el prestatario del servicio, éstos deben cumplir los siguientes requisitos:
a) La factura de venta de talonario o de papel y la factura electrónica se consideran para todos los efectos como una factura de venta. La factura de talonario o de papel, sólo tiene validez en los casos en que el sujeto obligado a facturar presente inconvenientes tecnológicos que le imposibiliten facturar electrónicamente(35), según la normatividad tributaria vigente, debe contener los siguientes requisitos(36):
- Estar denominada expresamente como factura de venta.
- Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.
- Fecha de su expedición
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
- Valor total de la operación.
- El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
- Indicar la calidad de retenedor de impuesto sobre las ventas
Los documentos equivalentes a la factura de venta establecidos en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, deberán expedirse con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario.
Así mismo, en relación con las compras realizadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, se debe cumplir con los requisitos exigidos por la normatividad vigente.
b) Los documentos no pueden presentar enmendaduras o tachones.
c) Por regla general, no se realizan compras de bienes a través de las cajas menores, sin embargo, de realizarse por necesidad del servicio, se debe gestionar el ingreso a la bodega o almacén, mediante los documentos establecidos para tal fin, de acuerdo con lo estipulado en los procedimientos operativos internos(37).
d) La factura o documento equivalente debe ser entregado al responsable de bodega o almacén o quien haga sus veces, este es el soporte para elaborar los comprobantes de ingreso y salida de los bienes adquiridos con fondos de Caja Menor(38)
e) Cuando sea estrictamente necesario que una compra la realice un servidor público distinto al Responsable de la Caja Menor, tal movimiento debe soportarse a través de recibos provisionales, los cuales serán reemplazados por el(os) comprobante(s) definitivos y legalizados dentro de los tres días hábiles siguientes al desembolso. En caso contrario, la responsabilidad total de la compra recae sobre el servidor público que firmó el recibo provisional y se informa a las instancias correspondientes sobre la posible responsabilidad (Ver Anexo No.1)
6. PROHIBICIONES(39)
De acuerdo con el Decreto Distrital 192 de 2021, no se pueden realizar erogaciones con fondos de Caja Menor para las siguientes operaciones:
a) Fraccionar compras de un mismo bien y/o servicio en una misma fecha.
b) Adquirir bienes o servicios destinados a Entes o entidades diferentes a la cual esté adscrita la Caja Menor.
c) Realizar cualquier pago por concepto de contratos.
d) Realizar pagos por concepto de servicios personales, y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones de acuerdo con el Catálogo Integrado de Clasificación Presupuestal.
e) Efectuar préstamos.
f) Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas.
g) Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacén o se encuentre contratada.
h) Efectuar contrataciones o realizar gastos para atender servicios de alimentación con destino a reuniones de trabajo.
i) Pagar gastos que no contengan los documentos soporte que se exigen para su legalización(40).
j) Efectuar reintegros por obligaciones adquiridas con anterioridad a la expedición del CDP requerido para la constitución de la Caja Menor(41).
k) Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalado en el acto de creación(42).
Se exceptúan de estas prohibiciones los servicios personales que por concepto de honorarios se deben reconocer y pagar a los auxiliares de la justicia que actúan en los diferentes procesos judiciales, de cobro coactivo y administrativo, de conformidad con las competencias de los respectivos Entes y Entidades establecidas para tal fin
7. LEGALIZACIÓN PARCIAL Y SOLICITUD DE REEMBOLSO(43)
7.1. Solicitud de reembolso
La solicitud de reembolso se efectúa una vez al mes en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, ni del 70% del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados y de acuerdo con el Programa Anual Mensualizado de Caja.
Esta solicitud se debe presentar ante el Ordenador de la Caja Menor a través del formato establecido por la Entidad Pública Distrital para el efecto, el cual debe anexar las facturas, recibos, comprobantes de ingreso al almacén y demás soportes con la firma del Responsable de la Caja Menor, que justifiquen el gasto.
Los documentos soporte del reembolso, se deben conservar de manera ordenada; para tal efecto, deberán tener en cuenta las tablas de retención documental establecidas en desarrollo del sistema de gestión documental(44), y atender las siguientes consideraciones:
- Que los gastos se refieran al objeto y funciones de la entidad y se ejecuten estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales.
- Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la Resolución de Constitución.
- Que los documentos presentados sean los originales, tengan el nombre y/o razón social, el número del documento de identidad o NIT, el objeto, la cuantía y se encuentren firmados por los acreedores en el caso que lo ameriten.
- Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal y al período que se está legalizando.
- Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor según el caso, excepto los gastos notariales y procesales, gastos de transporte por mensajería y por procesos de fiscalización y cobro.
- Que se haya expedido la Resolución de Constitución del Fondo de Caja Menor que autoriza el gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 87 del Decreto Distrital 714 de 1996, Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital.
Con la aprobación del reembolso, se diligencia el documento que ordena el reembolso de recursos del Fondo de Caja Menor, en el sistema de información utilizado por la Entidad Pública Distrital que se encuentre dentro del ámbito de aplicación de este Manual.
7.2. Giro del reembolso
Una vez surtidas las etapas para la aprobación del reembolso, el Tesorero, Pagador o quien haga sus veces, con base en el documento de pago utilizado, gira su valor a nombre de la Entidad Pública Distrital a la que pertenezca, mediante los mecanismos que para el efecto establezca la Dirección Distrital de Tesorería o las tesorerías o pagadurías correspondientes.
8. LEGALIZACIÓN DEFINITIVA
Dado que la Caja Menor opera únicamente durante una vigencia fiscal (Anual), su legalización definitiva se debe realizar en las fechas que establezca la Dirección Distrital de Tesorería para los Fondos Fijos con recursos de Cuenta Única Distrital, y las Tesorerías o Pagadurías de los Establecimientos Públicos y Empresas Públicas Distritales cuando se manejan con recursos propios, y en todo caso antes del 28 de diciembre del año fiscal respectivo(45).
Para el efecto, el servidor público Responsable de la Caja Menor presenta la relación de los gastos, diligenciando los formatos establecidos, anexando los comprobantes de pago hasta la fecha de cierre y el recibo de pago en donde conste el reintegro de los dineros no utilizados.
En la legalización definitiva se deben tener en cuenta las formalidades establecidas en el numeral 7.1. para gestionar un reembolso, su diferencia consiste en indicar en el texto cabecera del documento de pago que se trata del cierre de caja menor, por lo tanto, no habrá lugar a reembolso de dinero.
La legalización definitiva de la Caja Menor al finalizar cada vigencia no implica saldar o cerrar en forma definitiva la cuenta corriente ante el banco respectivo(46), esta debe quedar con saldo cero ($0) y puede utilizarse en la vigencia siguiente para los mismos fines. Si cambia el Responsable de la Caja Menor en dicha vigencia es necesario realizar un nuevo registro del nombre y de la firma ante la entidad bancaria, con base en los actos administrativos correspondientes. El cierre de la cuenta corriente se presenta en el evento que la Caja Menor se cancele en forma definitiva o cambie su denominación.
Dado el manejo de recursos públicos de la Caja Menor, el responsable de la misma responde penal y pecuniariamente por el incumplimiento de manera oportuna de la legalización parcial y definitiva, y, por el manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar(47).
9. CANCELACIÓN DE UNA CAJA MENOR(48)
Cuando se considere que el funcionamiento de una Caja Menor es innecesario e inconveniente, esta puede ser cancelada por disposición de la misma autoridad que ordenó su constitución por voluntad propia o a petición de autoridad competente.
La cancelación se ordena mediante Resolución después de haberse efectuado la legalización de todos los gastos que se hubieren realizado y el reintegro de los dineros no utilizados por parte del Responsable de la Caja Menor, como se indica en el numeral anterior, de acuerdo con los procedimientos descritos en el presente Manual.
El reconocimiento contable corresponde al realizado para la legalización definitiva por cierre de vigencia, ilustrado en el numeral 4 del procedimiento contable de este Manual.
10. CLASES DE CONTROL
10.1. Control fiscal
El Control Fiscal del manejo de las Cajas Menores es responsabilidad de la Contraloría de Bogotá D.C(49), de acuerdo con los métodos que establezca para tal efecto.
10.2. Vigilancia administrativa
La Oficina de Control Interno de cada Ente o Entidad Pública Distrital o quien haga sus veces debe velar por el cumplimiento de las disposiciones administrativas, sin que por ello se diluya la responsabilidad que compete al Responsable del manejo y al Ordenador del Gasto de la Caja Menor, para adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos(50).
IV. PROCEDIMIENTO CONTABLE
El reconocimiento contable para cada etapa del ciclo del manejo de una Caja Menor se presenta a continuación, con independencia del control que realice el Responsable a los recursos del Fondo de Caja Menor través de sus libros auxiliares de caja menor.
Es de precisar que las Entidades Públicas Distritales, deberán atender los lineamientos de operatividad del sistema BogData, que la Secretaría Distrital de Hacienda establezca para las transacciones presupuestales y tesorales necesarias para la constitución, legalización y reembolso de sus cajas menores.
1. GIRO PARA LA CREACIÓN DE LA CAJA MENOR
El Ordenador del Gasto de la Entidad Pública Distrital ordena a la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda o a su Tesorería o Pagaduría cuando corresponde a recursos propios, el traslado del valor del Fondo de Caja Menor a la cuenta bancaria donde se manejan estos recursos o el giro de los recursos al responsable del Fondo Fijo cuando se maneja en efectivo; reconociendo de esta manera, el inicio operativo de la Caja Menor:
1.1. Sector Central(51) y Órganos de Control(52)
| ENTES DEL SECTOR CENTRAL Y ORGANOS DE CONTROL | SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA | ||||||
| Código | Cuenta | DB | CR | Código | Cuenta | DB | CR |
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | 57 | OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES | ||||
| 1105 | Caja | 5705 | Fondos entregados | ||||
| 110502 | Caja Menor | XX | 5705XX | Según corresponda | XX | ||
| 110502XX | Por cada Caja Menor | Tercero: Entes Sector Central y Órganos de Control | |||||
| 47 | OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES | 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||||
| 4705 | Fondos recibidos | 1110 | Depósitos en instituciones financieras | ||||
| 4705XX | Según corresponda | XX | 1110XX | Según corresponda | XX | ||
| Tercero: SDH | |||||||
| TOTAL | XX | XX | TOTAL | XX | XX | ||
1.2. Fondos de Desarrollo Local
| FONDOS DE DESARROLLO LOCAL | SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA | ||||||
| Código | Cuenta | DB | CR | Código | Cuenta | DB | CR |
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | 29 | OTROS PASIVOS | ||||
| 1105 | Caja | 2902 | Recursos recibidos en administración | ||||
| 110502 | Caja Menor | XX | 290201 | En administración | XX | ||
| 110502XX | Por cada Caja Menor | Tercero: Fondo de Desarrollo Local | |||||
| 19 | OTROS ACTIVOS | 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||||
| 1908 | Recursos entregados en administración | 1110 | Depósitos en instituciones financieras | ||||
| 190801 | En administración | XX | 1110XX | Según corresponda | XX | ||
| Tercero: SDH | |||||||
| TOTAL | XX | XX | TOTAL | XX | XX | ||
1.3. Establecimientos Públicos(53)
1.3.1. Con recursos de Cuenta Única Distrital -CUD
| ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS | SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA | ||||||
| Código | Cuenta | DB | CR | Código | Cuenta | DB | CR |
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | 57 | OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES | ||||
1105 | Caja | 5705 | Fondos entregados | ||||
| 110502 | Caja Menor | XX | 5705XX | Según corresponda | XX | ||
| 110502XX | Por cada Caja Menor | Tercero: Establecimiento Público | |||||
| 47 | OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES | 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL FFFCTIVO | ||||
| 4705 | Fondos recibidos | 1110 | Depósitos en instituciones financieras | ||||
| 4705XX | Según corresponda | XX | 1110XX | Según corresponda | XX | ||
| Tercero: SDH | |||||||
| TOTAL | XX | XX | TOTAL | XX | XX | ||
1.3.2. Con recursos propios
| ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS | |||
| Código | Cuenta | DB | CR |
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||
| 1105 | Caja | ||
| 110502 | Caja Menor | XX | |
| 110502XX | Por cada Caja Menor | ||
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||
| 1110 | Depósitos en instituciones financieras | ||
| 1110XX | Según corresponda | XX | |
| TOTAL | XX | XX | |
1.4. Empresas(54)
| EMPRESAS | |||
| Código | Cuenta | DB | CR |
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||
| 1105 | Caja | ||
| 110502 | Caja Menor | XX | |
| 110502XX | Por cada Caja Menor | ||
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||
| 1110 | Depósitos en instituciones financieras | ||
| 1110XX | Según corresponda | XX | |
| TOTAL | XX | XX | |
2. UTILIZACIÓN DE RECURSOS Y SOLICITUD DE REEMBOLSO
La Entidad Pública Distrital reconoce el valor de los bienes o de los gastos adquiridos durante el mes con recursos del Fondo de Caja Menor, así:
| ENTIDAD PÚBLICA DISTRITAL | |||
| Código | Cuenta | DB | CR |
| 16 | PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO | ||
| 16XX | Según corresponda | ||
| 16XXXX | Según corresponda | XX | |
| 51 | DE ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN | ||
| 5111 | Generales | ||
| 5111XX | Según corresponda | XX | |
| 24 | CUENTAS POR PAGAR | ||
| 2490 | Otras cuentas por pagar | ||
| 249090 | Otras cuentas por pagar | XX | |
| ENTIDAD PÚBLICA DISTRITAL | |||
| Código | Cuenta | DB | CR |
| Tercero: Responsable de la Caja Menor | |||
| 2436 | Retención en la fuente e impuesto de timbre | ||
| 2436XX | Según corresponda | XX | |
| Tercero: DIAN/SHD | |||
| TOTAL | XX | XX | |
3. GIRO DEL REEMBOLSO
El Ordenador del Gasto de la Entidad Pública Distrital, de acuerdo con lo descrito en el numeral 7.1. de las generalidades del presente documento, ordena a la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda o a la Tesorerías o Pagaduría correspondientes el giro de los recursos utilizados a la cuenta bancaria del Fondo de Caja Menor. Este hecho económico se reconoce así:
3.1. Sector Central y Órganos de Control
| ENTES DEL SECTOR CENTRAL Y ÓRGANOS DE CONTROL | SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA | ||||||
| Código | Cuenta | DB | CR | Código | Cuenta | DB | CR |
| 24 | CUENTAS POR PAGAR | 57 | OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES | ||||
| 2490 | Otras cuentas por pagar | 5705 | Fondos entregados | ||||
| 249090 | Otras cuentas por pagar | XX | 5705XX | Según corresponda | XX | ||
| Tercero: Responsable de la Caja Menor | Tercero: Entes Sector Central y Órganos de Control | ||||||
| 2436 | Retención en la fuente e impuesto de timbre | 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||||
| 2436XX | Según corresponda | XX | 1110 | Depósitos en instituciones financieras | |||
| Tercero: DIAN/SHD | 1110XX | Según corresponda | XX | ||||
| 47 | OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES | 24 | CUENTAS POR PAGAR | ||||
| 4705 | Fondos recibidos | 2436 | Retención en la fuente e impuesto de timbre | ||||
| 4705XX | Según corresponda | XX | 2436XX | Según corresponda | XX | ||
| Tercero: SDH | Tercero: DIAN/SHD | ||||||
| TOTAL | XX | XX | TOTAL | XX | XX | ||
3.2. Fondos de Desarrollo Local
| FONDOS DE DESARROLLO LOCAL | SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA | ||||||
| Código | Cuenta | DB | CR | Código | Cuenta | DB | CR |
| 24 | CUENTAS POR PAGAR | 29 | OTROS PASIVOS | ||||
| 2490 | Otras cuentas por pagar | 2902 | Recursos recibidos en administración | ||||
| 249090 | Otras cuentas por pagar | XX | 290201 | En administración | XX | ||
| Tercero: Responsable de la Caja Menor | Tercero: Fondo de Desarrollo L ocal | ||||||
2436 | Retención en la fuente e impuesto de timbre | 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||||
| 2436XX | Según corresponda | XX | 1110 | Depósitos en instituciones | |||
| Tercero: DIAN/SHD | 1110XX | Según corresponda | XX | ||||
| 19 | OTROS ACTIVOS | 24 | CUENTAS POR PAGAR | ||||
| 1908 | Recursos entregados en administración | 2436 | Retención en la fuente e impuesto de timbre | ||||
| 190801 | En administración | XX | 2436XX | Según corresponda | XX | ||
| Tercero: SDH | Tercero: DIAN/SHD | ||||||
| TOTAL | XX | XX | TOTAL | XX | XX | ||
3.3. Establecimientos Públicos
3.3.1. Con recursos CUD
| ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS | SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA | ||||||
| Código | Cuenta | DB | CR | Código | Cuenta | DB | CR |
| 19 | OTROS ACTIVOS | 57 | OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES | ||||
| 1908 | Recursos entregados en administración | 5705 | Fondos entregados | ||||
| 190801 | En administración | XX | 5705XX | Según corresponda | XX | ||
| 190801XX | Descuentos tributarios | Tercero: Establecimiento Público | |||||
| Tercero: SDH | 29 | OTROS PASIVOS | |||||
| 24 | CUENTAS POR PAGAR | 2902 | Recursos recibidos en administración | ||||
2490 | Otras cuentas por pagar | 290201 | En administración | XX | |||
| 249090 | Otras cuentas por pagar | XX | 290201XX | Descuentos tributarios Establecimientos Públicos | |||
| Tercero: Responsable de la Caja Menor | Tercero: Establecimiento Público | ||||||
| 47 | OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES | 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||||
| ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS | SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA | ||||||
| Código | Cuenta | DB | CR | Código | Cuenta | DB | CR |
| 4705 | Fondos recibidos | 1110 | Depósitos en instituciones financieras | ||||
| 4705XX | Según corresponda | XX | 1110XX | Según corresponda | XX | ||
| Tercero: SDH | |||||||
| TOTAL | XX | XX | TOTAL | XX | XX | ||
Nota: Los Establecimientos Públicos Distritales disminuyen la cuenta por pagar y el valor de los descuentos los registra como Recursos entregados en administración. La Oficina de Gestión de Pagos de la DDT, dentro de los dos primeros días del mes siguiente, girará a cada uno de los Establecimientos Públicos Distritales el monto de los descuentos acumulados en el mes anterior, a la cuenta bancaria que se establezca. Cada Establecimiento Público Distrital liquida, presenta y paga la declaración correspondiente.
3.3.2. Con recursos propios
| ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS | |||
| Código | Cuenta | DB | CR |
| 24 | CUENTAS POR PAGAR | ||
| 2490 | Otras cuentas por pagar | ||
| 249090 | Otras cuentas por pagar | XX | |
| Tercero: Responsable de la Caja Menor | |||
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||
| 1110 | Depósitos en instituciones financieras | ||
| 1110XX | Según corresponda | XX | |
| TOTAL | XX | XX | |
3.4. Empresas
| EMPRESAS | |||
| Código | Cuenta | DB | CR |
| 24 | CUENTAS POR PAGAR | ||
| 2490 | Otras cuentas por pagar | ||
| 249090 | Otras cuentas por pagar | XX | |
| Tercero: Responsable de la Caja Menor | |||
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||
| 1110 | Depósitos en instituciones financieras | ||
1110XX | Según corresponda | XX | |
| TOTAL | XX | XX | |
4. LEGALIZACION DEFINITIVA
La Entidad Pública Distrital legaliza o cierra el Fondo de Caja Menor, de acuerdo con la documentación soporte y atendiendo lo descrito en el numeral 7 de la sección IV Generalidades.
4.1. Sector Central y Órganos de Control
4.1.1. Causación de los gastos y bienes adquiridos con el Fondo de Caja Menor
| ENTES CONTABLES PÚBLICOS | |||
| Código | Cuenta | DB | CR |
| 16 | PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO | ||
| 16XX | Según corresponda | ||
| 16XXXX | Según corresponda | XX | |
| 51 | DE ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN | ||
| 5111 | Generales | ||
| 5111XX | Según corresponda | XX | |
| 24 | CUENTAS POR PAGAR | ||
| 2436 | Retención en la fuente e impuesto de timbre | ||
| 2436XX | Según corresponda | XX | |
| Tercero: DIAN/SHD | |||
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||
| 1105 | Caja | ||
| 110502 | Caja Menor | XX | |
| 110502XX | Por cada Caja Menor | ||
| TOTAL | XX | XX | |
4.1.2. Reintegro de los dineros no utilizados de la Caja Menor
| ENTES CONTABLES PÚBLICOS | SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA | ||||||
| Código | Cuenta | DB | CR | Código | Cuenta | DB | CR |
| 57 | OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES | 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||||
| 5770 | Operaciones de enlace | 1110 | Depósitos en instituciones financieras | ||||
572080 | Recaudos | XX | 1110XX | Según corresponda | XX | ||
| Tercero: SDH | 24 | CUENTAS POR PAGAR | |||||
| 24 | CUENTAS POR PAGAR | 2436 | Retención en la fuente e impuesto de timbre | ||||
| 2436 | Retención en la fuente e impuesto de timbre | 2436XX | Según corresponda | XX | |||
| 2436XX | Según corresponda | XX | Tercero: DIAN/SHD | ||||
| Tercero: DIAN/SHD | 47 | OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES | |||||
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | 4720 | Operaciones de enlace | ||||
| 1105 | Caja | 472080 | Recaudos | XX | |||
| 110502 | Caja Menor | XX | Tercero: Entes Sector Central y Órganos de Control | ||||
110502XX | Por cada Caja Menor | ||||||
| TOTAL | XX | XX | TOTAL | XX | XX | ||
4.2. Fondos de Desarrollo Local
4.2.1. Causación de los gastos y bienes adquiridos con el Fondo de Caja Menor
| FONDOS DE DESARROLLO LOCAL | |||
| Código | Cuenta | DB | CR |
| 16 | PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO | ||
| 16XX | Según corresponda | ||
| 16XXXX | Según corresponda | XX | |
| 51 | DE ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN | ||
| 5111 | Generales | ||
| 5111XX | Según corresponda | XX | |
| 24 | CUENTAS POR PAGAR | ||
| 2436 | Retención en la fuente e impuesto de timbre | ||
| 2436XX | Según corresponda | XX | |
| Tercero: DIAN/SHD | |||
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||
| 1105 | Caja | ||
| 110502 | Caja Menor | XX | |
| 110502XX | Por cada Caja Menor | ||
| TOTAL | XX | XX | |
4.2.2. Reintegro de los dineros no utilizados de la Caja Menor
| FONDOS DE DESARROLLO LOCAL | SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA | ||||||
| Código | Cuenta | DB | CR | Código | Cuenta | DB | CR |
| 19 | OTROS ACTIVOS | 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||||
| 1908 | Recursos entregados en administración | 1110 | Depósitos en instituciones financieras | ||||
| 190801 | En administración | XX | 1110XX | Según corresponda | XX | ||
| Tercero: SDH | 24 | CUENTAS POR PAGAR | |||||
| 24 | CUENTAS POR PAGAR | 2436 | Retenión en la fuente e impuesto de timbre | ||||
| 2436 | Retención en la fuente e impuesto de timbre | 2436XX | Según corresponda | XX | |||
2436XX | Según corresponda | XX | Tercero: DIAN/SHD | ||||
| Tercero: DIAN/SHD | 29 | OTROS PASIVOS | |||||
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | 2902 | Recursos recibidos en administración | ||||
| 1105 | Caja | 290201 | En administración | XX | |||
| 110502 | Caja Menor | XX | Tercero: Fondo de Desarrollo Local | ||||
| 110502XX | Por cada Caja Menor | ||||||
| TOTAL | XX | XX | TOTAL | XX | XX | ||
4.3. Establecimientos Públicos
4.3.1. Con recursos de Cuenta Única Distrital-CUD
4.3.1.1. Causación de los gastos y bienes adquiridos con el Fondo de Caja Menor
| ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS | |||
| Código | Cuenta | DB | CR |
| 16 | PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO | ||
| 16XX | Según corresponda | ||
| 16XXXX | Según corresponda | XX | |
| 51 | DE ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN | ||
| 5111 | Generales | ||
| 5111XX | Según corresponda | XX | |
| 24 | CUENTAS POR PAGAR | ||
| 2436 | Retención en la fuente e impuesto de timbre | ||
| 2436XX | Según corresponda | XX | |
| Tercero: DIAN/SHD | |||
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||
| 1105 | Caja | ||
| 110502 | Caja Menor | XX | |
| 110502XX | Por cada Caja Menor | ||
| TOTAL | XX | XX | |
4.3.1.2. Reintegro de los dineros no utilizados de la Caja Menor
| ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS | SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA | ||||||
| Código | Cuenta | DB | CR | Código | Cuenta | DB | CR |
| 57 | OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES | 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||||
| 5720 | Operaciones de enlace | 1110 | Depósitos en instituciones financieras | ||||
| 572080 | Recaudos | XX | 1110XX | Según corresponda | XX | ||
| Tercero: SDH | 29 | OTROS PASIVOS | |||||
| 19 | OTROS ACTIVOS | 2902 | Recursos recibidos en administración | ||||
| 1908 | Recursos entregados en administración | 290201 | En administración | ||||
| 190801 | En administración | 290201XX | Descuentos tributarios | XX | |||
| 190801XX | Descuentos tributarios | XX | Tercero: Establecimiento Público | ||||
| Tercero: SDH | 47 | OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES | |||||
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | 4720 | Operciones de enlace | ||||
| 1105 | Caja | 472080 | Recaudos | XX | |||
| 110502 | Caja Menor | XX | Tercero: Establecimiento Público | ||||
| 110502XX | Por cada Caja Menor | ||||||
| TOTAL | XX | XX | TOTAL | XX | XX | ||
4.3.2. Con recursos propios
4.3.2.1. Causación de los gastos y bienes adquiridos con el Fondo de Caja Menor
| ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS | |||
| Código | Cuenta | DB | CR |
| 16 | PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO | ||
| 16XX | Según corresponda | ||
| 16XXXX | Según corresponda | XX | |
| 51 | DE ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN | ||
| 5111 | Generales | ||
| 5111XX | Según corresponda | XX | |
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||
| 1105 | Caja | ||
| 110502 | Caja Menor | XX | |
| 110502XX | Por cada Caja Menor | ||
| 24 | CUENTAS POR PAGAR | ||
| 2436 | Retención en la fuente e impuesto de timbre | ||
| 2436XX | Según corresponda | XX | |
| Tercero: DIAN/SHD | |||
| TOTAL | XX | XX | |
4.3.2.2. Reintegro de los dineros no utilizados de la Caja Menor
| ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS | |||
| Código | Cuenta | DB | CR |
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||
| 1110 | Depósitos en instituciones financieras | ||
| 1110XX | Según corresponda | XX | |
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||
| 1105 | Caja | ||
| 110502 | Caja Menor | XX | |
| 110502XX | Por cada Caja Menor | ||
| TOTAL | XX | XX | |
4.4. Empresas
4.4.1. Causación de los gastos y bienes adquiridos con el Fondo de Caja Menor
| EMPRESAS | |||
| Código | Cuenta | DB | CR |
| 16 | PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO | ||
| 16XX | Según corresponda | ||
| 16XXXX | Según corresponda | XX | |
| 51 | DE ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN | ||
| 5111 | Generales | ||
| 5111XX | Según corresponda | XX | |
| 24 | CUENTAS POR PAGAR | ||
| 2436 | Retención en la fuente e impuesto de timbre | ||
| 2436XX | Según corresponda | XX | |
| Tercero: DIAN/SHD | |||
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||
| 1105 | Caja | ||
| 110502 | Caja Menor | XX | |
| 110502XX | Por cada Caja Menor | ||
| TOTAL | XX | XX | |
4.4.2. Reintegro de los dineros no utilizados de la Caja Menor
| EMPRESAS | |||
| Código | Cuenta | DB | CR |
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||
| 1110 | Depósitos en instituciones financieras | ||
| 1110XX | Según corresponda | XX | |
| 11 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO | ||
| 1105 | Caja | ||
| 110502 | Caja Menor | XX | |
| 110502XX | Por cada Caja Menor | ||
| TOTAL | XX | XX | |
5. REGISTROS EN LIBROS AUXILIARES DE CONTROL DE CAJA MENOR
Todo servidor público responsable del manejo y administración de una Caja Menor debe llevar libros auxiliares que le permitan controlar las operaciones que realice con cargo a los recursos de dicha caja.
Los libros auxiliares del responsable de caja menor contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la Caja Menor con base en los documentos soporte.
El libro auxiliar de bancos (para el manejo de la cuenta corriente)
| SE DEBITA CON: | SE ACREDITA CON: |
| Las consignaciones | Los pagos efectuados en cheque |
| Las notas crédito del banco | Las notas débito expedidas por el banco |
| Los traslados realizados por la Tesorería | Los retiros con destino a satisfacer los pagos en efectivo |
| Los ajustes a que haya lugar | Los ajustes a que haya lugar |
| El retiro del saldo por cierre del periodo fiscal | |
El libro auxiliar de caja (manejo de efectivo)
| SE DEBITA CON: | SE ACREDITA CON: |
| Los traslados de la cuenta corriente del fondo fijo para ser manejados en efectivo | Los pagos en efectivo por la compra de bienes y servicios |
| Los ajustes a que haya lugar | Los ajustes a que haya lugar |
| El reintegro del saldo por cierre del periodo fiscal | |
ANEXO No. 1- MODELO DE COMPROBANTE PROVISIONAL DE CAJA MENOR
NOTA: Este modelo de formato solo se utiliza cuando la adquisición de los bienes o servicios se realiza por persona diferente al Responsable de manejo de la Caja Menor.
Debe ser legalizado dentro de los tres (3) días siguientes a la entrega del dinero mediante las respectivas facturas o comprobantes y el reintegro del dinero sobrante si el valor del gasto fue menor al dinero entregado en forma provisional.
1. Resoluciones No. 414 de 2014, 533 de 2015, 037 de 2017 de la Contaduría General de la Nación y sus modificatorias.
2. Por la cual se Incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable.
3. "Por la cual se modifica la Resolución No. 354 de 2007, que adoptó el Régimen de Contabilidad Pública, estableció su conformación y definió su ámbito de aplicación” y como parte integrante del Régimen de Contabilidad Pública: a) el Referente Teórico y Metodológico de la Regulación Contable Pública (Resolución 628 de 2015); b) el Marco Normativo para Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, o que Captan o Administran Ahorro del Público (Resolución 037 de 2017); c) el Marco Normativo para Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público (Resoluciones 414 de 2014 y 139 de 2015); d) el Marco Normativo para Entidades de Gobierno (Resolución 533 de 2015); e) el Marco Normativo para Entidades en Liquidación (Resolución 611 de 2017); f) la Regulación del proceso contable y del sistema documental contable (Resolución 525 de 2016); y g) los Procedimientos transversa]es (Resolución 192 de 2016).
4. Entes del Sector Central (Secretarías, Departamentos Administrativos y Unidades Administrativas Especiales sin Personería Jurídica), Órganos de Control, Establecimientos Públicos, Universidad Distrital Francisco José de Caldas
5. Decreto 192 de 2021, artículo 55.
6. Manual de Políticas Contables de la Entidad Contable Pública Bogotá emitido por la Dirección Distrital de Contabilidad.” Para efectos de este documento y de aquellos documentos que en adelante regulen el proceso contable se determinan las siguientes denominaciones:
Entes Públicos Distritales: Son aquellos que conforman la ECP Bogotá D.C.; estos se denominan también Entes Públicos o solamente Entes.
Entidades de Gobierno Distritales: Son aquellas entidades contables públicas que aplican el Marco Normativo para Entidades de Gobierno (incluida la ECP Bogotá D.C.); a lo largo de este Manual, estas se denominan también como Entidades. Empresas Públicas Distritales: Son aquellas empresas que aplican los Marcos Normativos de Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, Captan o Administran Ahorro del Público y el de Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público, que hacen parte de Bogotá D.C.
Entidades Públicas Distritales: Bajo esta terminología se agrupan las denominaciones de Entidades de Gobierno Distritales y Empresas Públicas Distritales.”
7. Decreto Distrital 192 de 2021, artículo 57
8. Decreto192 de 2021, artículo 61
9. Decreto 192 de 2021, artículo 59
10. Decreto 192 de 2021, artículo 57 y 65
11. Decreto 192 de 2021, artículo 57
12. Decreto 192 de 2021, artículo 77
13. Circular DDT-6 de 2019, “Directrices para la apertura, manejo, control y cierre de cuentas bancarias distritales, identificación cuentas bancarias distritales exentas del GMF” Y sus modificatorias
14. Decreto 192 de 2021, artículo 63
15. Decreto 192 de 2021, artículo 65
16. Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”
17. “Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital.”
18. Decreto 192 de 2021, artículo 78
19. Decreto 192 de 2021, artículo 64
20. Concepto No. 80112-EE89981 de 2011 de la Contraloría General de la República
21. Resolución No. SDH-000323 de 2017. Artículo 4
22. Decreto 192 de 2021, artículo 78
23. Decreto 192 de 2021, artículo 67
24. Decreto 192 de 2021, artículo 70
25. Decreto 192 de 2021, artículo 58
26. Resolución No. SDH-000323 del 9 de diciembre de 2017, artículo 3
27. Resolución No. SDH-000323 del 9 de diciembre de 2017, artículo 5
28. Resolución No. SDH-000323 del 9 de diciembre de 2017, artículo 4
29. Decreto 192 de 2021, artículo 63
30. Decreto 192 de 2021, artículo 63
31. Decreto 192 de 2021, artículo 69
32. Decreto 192 de 2021, artículo 58
33. Decreto 192 de 2021, artículo 58, parágrafo.
34. Estatuto Tributario Nacional, artículo 771-5
35. Artículo 616-1 del Estatuto Tributario y sus modificatorias
36. Artículo 617 del Estatuto Tributario y sus modificatorias
37. Numeral 3.2.2. de la Resolución DDC - 000001 de 2019 “Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales”
38. Numeral 3.2.2. de la Resolución DDC - 000001 de 2019 “Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales”
39. Decreto 192 de 2021, artículo 62
40. Decreto 192 de 2021, artículo 68, numeral 3
41. Decreto 192 de 2021, artículo 68, numeral 5
42. Decreto 192 de 2021, artículo 58
43. Decreto Distrital 192 de 2021, artículo 68 y 69
44. Norma de Proceso Contable y Sistema Documental Contable del Régimen de Contabilidad Pública. Numeral 5.1. Medios y tiempo de conservación.
45. Decreto Distrital 192 de 2021, artículo 68
46. Resolución SDH- 000323 de 2017, artículo 4
47. Decreto Distrital 192 de 2021, artículo 78
48. Decreto Distrital 192 de 2021, artículo 71
49. Decreto 403 de 2020, artículo 2 '“Por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal'”
50. Decreto 192 de 2021, artículo 72
51. Secretarías, Departamentos Administrativos, Unidades Administrativas Especiales sin Personería Jurídica
52. Con excepción de la Contraloría de Bogotá D.C. que respecto al manejo de los recursos se comporta como un Establecimiento Público por tener NIT y Tesorería propia.
53. Establecimientos Públicos, Unidades Administrativas Especiales con Personería Jurídica y Universidad Distrital Francisco José de Caldas y Contraloría de Bogotá
54. Subredes Integradas de Salud E.S.E. y las Empresas Industriales y Comerciales del Estado financiadas con transferencias del Sector Central
