RESOLUCIÓN 47 DE 2019

(marzo 19)

<Fuente de Archivo interno entidad emisora>

SECRETARIA  DE HACIENDA DE BOGOTÁ

Por medio de la cual se imparten instrucciones en cumplimiento del cronograma de actividades requeridas para atender las conclusiones del.Informe Final de Visita del Autorregulador del Mercado de Valores - AMV

LA SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA

En uso de las facultades que le confiere el artículo 4, literales.a) y o) del Decreto Distrital 601 de 2014, modificado por el artículo 1 del Decreto Distrital 364 de 2015, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 4, literales a) y o) del Decreto Distrital 601 de 2014, modificado por el artículo 1 del Decreto Distrital 364 de 2015,. corresponde al Despacho de la Secretaría Distrital de Hacienda formular, orientar, coordinar y ejecutar las políticas tributaria, presupuestal, contable y de tesorería del Distrito Capital, así como establecer las políticas generales de la Secretaría Distrital de Hacienda, velar por el adecuado y oportuno cumplimiento de sus funciones, organizar el funcionamiento de la entidad, y proponer ajustes a la organización interna y demás disposiciones que regulan los procedimientos y trámites administrativos internos.

Que mediante Resolución 1171 de 2006, la Superintendencia Financiera de Colombia autorizó a la Corporación Autorregulador del Mercado - AMV para funcionar como autorregulador del mercado de valores dentro de los términos establecidos en el artículo 26 de la Ley 964 de 2005.

Que en atención a lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley 964 de 2005, mediante Resolución 2095 de 2008 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia se aceptó la inscripción de Bogotá Distrito Capital en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores - RNAMV, como intermediario de valores, con base en lo cual desde diciembre 24 de 2008 Bogotá D.C. fue admitido como miembro del AMV.

Que en concordancia con esa calidad, mediante Resolución SDH-259 de 2009 este Despacho dispuso que las dependencias de la Secretaría Distrital de Hacienda deben comprometerse a conocer y cumplir el Reglamento y los Estatutos del AMV y la normativa relacionada con la intermediación en el mercado de valores. Así mismo, ordenó ajustar la estructura funcional y organizacional de la Entidad, su manual de funciones y las políticas, procesos y procedimientos relacionados directa o indirectamente con dicha intermediación por parte de la SDH y asignó a cada área responsable los productos específicos que debían crear, actualizar o modificar.

Que mediante el Decreto Distrital 152 de 2016 se autorizó la participación de la Secretaría Distrital de Hacienda como director representante de Industria de los miembros Clase "A" en el Consejo Directivo del Autorregulador del Mercado de Valores "AMV".

Que el Alcalde Mayor de Bogotá, mediante el Decreto Distrital 216 de 2017, ratificó el compromiso de mantener la membresía de Bogotá D.C. en el AMV y en consecuencia, mediante el artículo 37 del citado Decreto Distrital se dispuso que para la gestión financiera, operativa y de riesgos, la Secretaría Distrital de Hacienda se acogerá a los estándares y buenas prácticas a nivel nacional e internacional y de los organismos autorreguladores, adaptadas al tamaño y complejidad de las operaciones de la Entidad.

Que el AMV diseñó el plan anual de actividades para el 2018 con fundamento en la identificación de riesgos relevantes para el mercado de valores y bajo el entendimiento de la autorregulación como un mecanismo, a través del cual los actores del mercado acuerdan la implementación de determinadas normas de conducta y controles, las cuales tienen como propósito la profesionalización de sus participantes, y la prevención y disuasión de conductas contrarias a la normatividad que rige la actividad de intermediación.

Que como parte del plan se contempló la visita de supervisión a la Secretaría Distrital de Hacienda, con el fin de verificar los siguientes aspectos: evaluar las características operativas, y financieras de una muestra de operaciones celebradas por la SDH; evaluar las políticas y procedimientos establecidas por la Secretaría para la adecuada administración de conflictos de interés y otras relacionadas con el proceso de inversiones; verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Carta Circular No. 83 de 2017, emitida por AMV en relación con “Control al cumplimiento deber de certificación”-, evaluar los procedimientos y políticas asociados al cumplimiento del deber de documentación en el mercado mostrador - OTC, identificar las actividades de seguimiento y control sobre este tipo de negociación; evaluar los controles, políticas y procedimientos asociados al funcionamiento de ios mecanismos de grabación de voz y datos.

Que como resultado de la visita, el AMV presentó a la Secretaría Distrital de Hacienda el Informe Final de Visita de, 26 de noviembre de 2018, en el cual realizó una recomendación para las políticas y procedimientos para,a prevención del uso de dispositivos de comunicación en,a Mesa de Negociación; y advertencias respecto de las políticas y procedimientos para la adecuada administración de conflictos de interés y otras relacionadas con el proceso de inversiones, de los deberes relacionados con la certificación de profesionales, deber de documentación de las operaciones celebradas en el mercado mostrador y funcionamiento de los mecanismos de grabación de voz y datos.

Que a entidad dispuso mesas de trabajo para revisar y corregir las fallas evidenciadas, estableciendo un cronograma con el fin de señalar actividades, responsables y plazos al interior de,a Secretaría..

Que en atención al mencionado Cronograma, respecto de la advertencia del AMV “2.2. Deberes relacionados con la certificación de profesionales: Bajo ese entendido, y dado que la Carta Circular en cita estableció un régimen de transición, para que los intermediarios de valores implementarán y/o ajustarán políticas y procedimientos relacionados con el cumplimiento al deber de certificación para la intermediación de valores, el cual venció el 31 de diciembre de 2017, AMV advierte a la Secretarla acerca de la necesidad de adoptarlas medidas que considere para atenderlas instrucciones contenidas en la norma referida Carta Circular 83 2017 AMV en el menor tiempo posible", esta Secretaría estableció las siguientes actividades para solventar la precitada advertencia:

- “2.2.2. Preparar proyecto de acto administrativo para la firma de la Secretaria Distrital de Hacienda, mediante el cual (1) Se designe a la persona responsable de la verificación del cumplimiento de las políticas y procedimientos relacionados con el deber de certificación de PNVs; (2) Se solicite a la Oficina de Control interno (sic) incorpore el control respectivo en cada Plan Anual de Auditoría, (3) Instruyendo a la DDT para que incorpore un informe de seguimiento a certificaciones en cada uno de los sucesivos informes integrales de gestión que esa dependencia debe presentar a la Afta Dirección, (4) Se solicite a la DGC apoyar mediante el seguimiento administrativo sobre las certificaciones, renovaciones e informes, (5) Instruir sobre las medidas que se adoptarán en aquellos casos en los que no se acredite a tiempo una certificación vigente tales como suspensión de actividades”.

“2.2.3. Preparar proyecto de acto administrativo para firma de la Secretaria Distrital de Hacienda, mediante el cual se requiera y asigne a todos los PNVs obligadas, de manera específica, cumplir con sus deberes de certificación, renovación oportuna e informe periódico al delegado para verificar certificaciones. Lo anterior, con fundamento en el Manual de Funciones vigente para SDH, en el cual, para cada uno de los respectivos cargos contiene como función común a todos la de: “Cumplir las demás funciones contenidas en las leyes, decretos, acuerdos e instructivos internos o las que le sean asignadas acordes a la naturaleza, nivel y requisitos del cargo.”

“2.2.4. El servidor público que sea designado por el Despacho como responsable de verificación del cumplimiento de las políticas y procedimientos relacionados con el deber de certificación de PNVs presentará informe a la Secretaria Distrital de Hacienda, con copia al Comité Directivo SDH, con corte actualizado a la fecha de ese primer informe, y seguirá presentándolo en los períodos sucesivos. ”,

- 2.2.5. Revisión de manuales de funciones y perfiles de cargos PNV para que, de manera expresa en cada descripción de cargo que requiera de certificación, se incorpore dicho requerimiento y también se elimine cualquier referencia para los cargos en los que no se establezca de manera expresa este requisito”.

Que la Carta Circular No. 83 de 2017 del AMV a la que hace referencia el mencionado informe final de visita establece las políticas y procedimientos que como mínimo los miembros deben observar relacionadas con el cumplimiento del deber de certificación para la intermediación de valores:

- Procesos de revisión de los manuales de funciones y perfiles de cargos de las “personas naturales vinculadas”'- PNV, orientados a garantizar que para quienes requieran de uña certificación, se incorpore dicho requerimiento de forma clara en tales documentos y que de ninguna manera ese requisito se exija para los cargos no sujetos al mismo. Dentro de estos procesos debe establecerse de manera concreta el rol que tendrán las áreas de control y las áreas de gestión humana.

- Políticas para garantizar que los profesionales que en virtud de la calidad de suplentes tengan la posibilidad de desarrollar, de manera ocasional, una actividad cuyo ejercicio requiera de certificación, la acrediten en la modalidad y especialidad respectiva.

- Políticas para garantizar que los profesionales que requieren de una certificación surtan con la antelación debida el proceso de renovación.

Procesos de verificación mensual de las certificaciones que hayan perdido vigencia en el mes anterior y seguimiento a las medidas adoptadas en relación con las PNV que, en el mismo periodo, no hayan renovado a tiempo su certificación.

- Procedimientos que determinen el seguimiento que se hará respecto de la vigencia de las certificaciones de las PNV, a partir del uso de los mecanismos de consulta del AMV, sobre la vigencia de las certificaciones, exámenes de idoneidad profesional y antecedentes personales.

- Procedimientos para la asignación y actualización de los usuarios en el SIAMV, en relación con los perfiles de consulta, pagador y programador.

Que en ese orden, la persona que será designada para la verificación del cumplimiento de las políticas y procedimientos respecto a los deberes de certificación deberá presentar ante el órgano de dirección un informe de resultados de los procedimientos de control correspondientes, así como de las posibles fallas o incumplimientos identificados, junto con las medidas correctivas adoptadas en los casos que resulte pertinente. Este informe deberá presentarse mínimo con una periodicidad semestral.

Que en conclusión, en ejercicio de las funciones asignadas a este Despacho, en armonía con lo previsto en el artículo 37 del Decreto Distrital 216 de 2017, mediante el presente acto se emiten instrucciones de obligatorio acatamiento para dar cumplimiento a la normativa mencionada y en consideración a los compromisos adquiridos con el AMV, plasmados en el cronograma de actividades para atender las recomendaciones y advertencias contenidas en el Informe Final de Visita del Autorregulador del Mercado de Valores.

Que en la medida en que este acto administrativo imparte instrucciones a algunos servidores públicos de la entidad, mas no establece ningún tipo de regulación, el proyecto de Resolución no fue publicado en el Portal Web de la Secretaría Distrital de Hacienda, en los términos del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. El o la Subdirector(a) de Planeación Financiera e Inversiones de la Dirección Distrital de Tesorería será el responsable de verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos relacionados con el deber de certificación de todos los servidores públicos hacendarios que actualmente ostentan la calidad de Personas Naturales Vinculadas - PNVs sujetas al deber de certificación, de conformidad con el reglamento del AMV.

ARTÍCULO 2. Todos los servidores públicos que ostentan la calidad de Personas Naturales Vinculadas - PNVs en la Secretaría Distrital de Hacienda y que tienen el deber de certificación en los términos del reglamento del AMV, deben estar certificados para poder realizar transacciones en el mercado de valores reservadas a operadores certificados. Adicionalmente, deberán realizar el proceso de actualización de antecedentes y seguimiento a la inscripción en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores - RNPMV, e informarán de forma inmediata todas las novedades, presentando los soportes del caso, al jefe de su área con copia al Subdirector de Planeación Financiera e Inversiones de la Dirección Distrital de Tesorería y a la Subdirección de Talento Humano.

Los jefes de las áreas de la Dirección Distrital de Tesorería en las cuales laboran los servidores públicos y el o la Jefe de la Oficina de Análisis y Control de Riesgo, deben prevenir que quien no cumpla con el deber de certificación no realice en el mercado de valores transacciones reservadas a operadores certificados.,

A su turno, la Subdirección de Talento Humano realizará el control administrativo de las certificaciones y sus renovaciones en la hoja de vida de cada servidor público que tenga la calidad de PNV.

ARTÍCULO 3. A más tardar con corte a 31 de marzo de 2019 y en lo sucesivo, con periodicidad semestral, el Subdirector de Planeación Financiera e inversiones presentará al Subsecretario Técnico un informe de control con el contenido previsto en la Carta Circular No. 83 de 2017 del AMV, o con el contenido de la Carta o acto que a sus veces.

ARTÍCULO 4. Las respectivas dependencias hacendarías y la Subdirección de Talento Humano deberán revisar el Manual de Funciones y los perfiles de los cargos de los servidores públicos de la Dirección Distrital de Tesorería y de la Jefe de la Oficina de Análisis y Control de Riesgo, sujetos al deber de certificación en forma permanente o como suplentes de otros, para que de manera expresa, antes de 31 de diciembre de 2019, se incorpore este requerimiento en cada descripción de cargo y adicionalmente, se elimine cualquier referencia a la exigencia de certificación para los cargos a los cuales no aplica ese deber.

ARTÍCULO 5. El Director de Informática y Tecnología velará porque desde esa dependencia se preste el apoyo técnico requerido para cumplir con los compromisos que conforman el Cronograma de Actividades presentado al AMV, en particular en lo referente al deber de documentar las operaciones celebradas y el funcionamiento de los mecanismos de grabación de voz y datos.

ARTÍCULO 6. La Oficina de Control Interno de la Entidad incorporará las actividades necesarias de monitoreo, evaluación y control relacionadas con el cumplimiento de estos deberes e instrucciones en los Planes Anuales de Auditoría, en concordancia con las normas y procedimientos aplicables.

ARTÍCULO 7. La presente resolución rige a partir del día siguiente a la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que sean contrarias.

COMUNíQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C.,

BEATRIZ ELENÁ ARBELÁEZ MARTINEZ

Secretaria Distrital de Hacienda