DECRETO 1840 DE 2015

(septiembre 16)

Diario Oficial No. 49.637 de 16 de septiembre de 2015

MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO

<NOTA DE VIGENCIA: Decreto derogado por el Decreto 1008 de 2020>

Por el cual se adiciona un Capítulo al Libro 2, Parte 2, Título 2 del Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, y se dictan otras disposiciones.

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

en uso de sus facultades constitucionales, en especial las conferidas en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y en desarrollo del artículo 14 de la Ley 1527 de 2012 y el artículo 143 de la Ley 1753 de 2015.

CONSIDERANDO:

Que el artículo 14 de la Ley 1527 de 2012, creó el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza y designó al Ministerio de Hacienda y Crédito Público como su administrador.

Que el artículo 143 de la Ley 1753 de 2015, modificó el artículo 14 de la Ley 1527 de 2012 y estableció que el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza, será administrado por las Cámaras de Comercio, las cuales lo publicarán en la página web del Registro Único Empresarial y Social (RUES), con el fin exclusivo de permitir el acceso directo de cualquier persona a la información que se encuentra en él publicada y de esta forma permitir que se constate que la respectiva entidad operadora se encuentra debidamente registrada.

Que el parágrafo transitorio del citado artículo 143, señaló que dentro de los tres (3) meses siguientes a la entrada en vigencia de la Ley 1753 de 2015, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público transferirá a las Cámaras de Comercio la información para la administración del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranzas (Runeol).

Que en consecuencia, resulta pertinente establecer el trámite que deberán seguir las entidades operadoras de libranza para efectuar la anotación electrónica en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo (Runeol) a que se refiere el artículo 14 de la Ley 1527 de 2012, teniendo en cuenta que son las Cámaras de Comercio las encargadas de su administración, puesta en operación, mantenimiento y continuidad.

Que la Superintendencia de Industria y Comercio - SIC, como entidad encargada de la supervisión, vigilancia y control de la Cámaras de Comercio, participó en la elaboración del presente decreto.

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.1.2.10 del Título 2, Parte 1, Libro 2 del Decreto número 1081 de 2015, el proyecto de decreto fue sometido a consulta pública nacional desde el 18 de agosto de 2015 hasta el 21 de agosto de 2015, en la página web del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con el fin de recibir comentarios y observaciones por parte de los interesados.

DECRETA:

ARTÍCULO 1o. El Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, tendrá un nuevo Capítulo 49 con el siguiente texto:

“CAPÍTULO 49

REGISTRO ÚNICO NACIONAL DE ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZA

SECCIÓN 1

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 2.2.2.49.1.1. Objetivo. El presente capítulo tiene por objeto reglamentar el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo (Runeol), el cual consiste en la anotación electrónica que realizarán las Cámaras de Comercio de manera virtual, con el fin de darle publicidad a los operadores de libranza o descuento directo que cumplan con los requisitos establecidos en la ley, en las demás normas reglamentarias y complementarias, así como también a las entidades operadoras a las que se les haya asignado el código único de reconocimiento a nivel nacional.

Artículo 2.2.2.49.1.2. Del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo (Runeol). En el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo administrado por las Cámaras de Comercio se efectuará la anotación electrónica de inscripción, actualización, renovación y cancelación de los operadores de libranza de que trata el artículo 14 de Ley 1527 de 2012.

Artículo 2.2.2.49.1.3. Administración del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo. En cumplimiento de lo establecido en el artículo 143 de la Ley 1753 de 2015, a partir de la entrada en vigencia del presente Capítulo, las Cámaras de Comercio administrarán el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo (Runeol), y serán las entidades autorizadas por mandato de la ley para dar publicidad al Código Único de Reconocimiento asignado a la entidad operadora de libranza o descuento directo.

Artículo 2.2.2.49.1.4. Obligaciones del administrador del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo (Runeol). Las Cámaras de Comercio en su función de administrador del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo (Runeol), deberán:

1. Revisar la información y los documentos exigidos como requisitos para la anotación electrónica de las entidades operadoras de libranza o descuento directo.

2. Realizar la anotación electrónica de inscripción, actualización y renovación a los operadores de libranza o descuento directo que cumplan con los requisitos establecidos para tal fin.

3. Efectuar la cancelación de los registros de los operadores de libranza o descuento directo que no cumplan con los requisitos establecidos en la Ley 1527 de 2012, o que se encuentren incursos en alguna de las causales contempladas en el artículo 2.2.2.49.2.14. del presente capítulo.

4. Asignar el código único de reconocimiento a cada entidad operadora de libranza o descuento directo.

5. Publicar en la página web del Registro Único Empresarial y Social (RUES), la información que identifique a los operadores de libranza o descuento directo que hayan obtenido el código único de reconocimiento mencionado, creado por el artículo 14 de la Ley 1527 de 2012.

6. Tener a disposición del empleador, de la entidad pagadora o del público en general, los documentos de que trata el artículo 2.2.2.49.2.6. del presente capítulo.

7. Conservar los documentos soporte de la información suministrada por los operadores conforme a las tablas de retención documental establecidas para tal fin, conforme a la Ley 594 de 2000 y en las demás disposiciones legales vigentes.

PARÁGRAFO: Para efectos de la consulta de las tasas comparativas publicadas por las Superintendencias, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 9o de la Ley 1527 de 2012, estas se consultarán mediante un vínculo de acceso desde la página web del Runeol, a la dirección electrónica que las Superintendencias tengan establecido para tal fin.

SECCIÓN 2

TRÁMITE PARA LA ANOTACIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO NACIONAL DE ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZA O DESCUENTO DIRECTO (RUNEOL)

Artículo 2.2.2.49.2.5. Registro de usuarios para el uso de la plataforma electrónica del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranzas. Las Entidades Operadoras de Libranza solicitarán a la Cámara de Comercio las anotaciones electrónicas de su inscripción, actualización, renovación o cancelación voluntaria a través del servicio electrónico dispuesto para ello en la página web del Registro Único Empresarial y Social (RUES). Para el uso de la plataforma, los operadores de libranza deberán crear previamente una cuenta de usuario que permitirá validar su acceso al servicio, así como verificar la identidad del sujeto que realiza la transacción.

Artículo 2.2.2.49.2.6. Requisitos generales para la anotación electrónica en el Runeol. Para efectos de la anotación electrónica en el Runeol, el operador deberá cumplir los siguientes requisitos:

1. Diligenciar totalmente los campos del formulario electrónico dispuesto para tal efecto.

2. Adjuntar copia digital del certificado de vigencia del contrato con bancos de datos de información financiera, crediticia y de servicios, donde se acredite la obligación de reportar la información a dichas entidades, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 5o de la Ley 1527 de 2012.

PARÁGRAFO 1o. Las sociedades comerciales, las sociedades mutuales, las cooperativas y los Institutos de Fomento y Desarrollo Regional (INFIS), deberán contemplar explícitamente en su objeto social la realización de operaciones de libranza, el origen lícito de sus recursos y cumplir con las demás exigencias legales vigentes.

PARÁGRAFO 2o. Las entidades operadoras de libranza que por su naturaleza jurídica o su régimen especial no se inscriben en el Registro Mercantil o en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro de las Cámaras de Comercio, deberán acreditar su existencia y representación legal con el certificado o documento equivalente expedido por la entidad que reconoce su personería jurídica, con una vigencia no superior a treinta (30) días.

Artículo 2.2.2.49.2.7. Solicitud de anotación electrónica de inscripción en el Runeol. La solicitud de la anotación electrónica de inscripción se hará a través del Registro Único Empresarial y Social (RUES), mediante el diligenciamiento del formulario único electrónico adoptado por las Cámaras de Comercio, al cual se anexará digitalmente la documentación exigida en el presente capítulo.

La información mínima obligatoria que debe contener el formulario será:

1. Nombre o razón social

2. NIT

3. Domicilio principal

4. Dirección

5. Teléfono

6. Dirección de notificación

7. Correo electrónico

8. Nombre del representante legal, tipo y número de identificación

9. Entidad que ejerce vigilancia o control sobre el operador.

Para el caso de los patrimonios autónomos, dicho requisito se cumplirá con la prueba como persona jurídica de la entidad administradora del mismo y la certificación de existencia del patrimonio autónomo expedido por dicha entidad administradora. Adicionalmente, se deberá identificar el contrato de fiducia mercantil, número de contrato, nombre del patrimonio autónomo y el NIT.

A cada entidad operadora de libranza o de descuento directo que cumpla con todos los requisitos, se le asignará un código único de reconocimiento a nivel nacional, el cual contendrá como parte principal el Número de Identificación Tributaria (NIT), y se le abrirá un expediente virtual en el cual se archivarán los documentos relacionados con su anotación electrónica de inscripción como operador. Por lo tanto, ningún operador podrá identificarse con un código único de reconocimiento diferente al asignado.

Artículo 2.2.2.49.2.8. Verificación de información. Las Cámaras de Comercio deberán verificar la vigencia de la certificación expedida por los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y de servicios, donde se acredite la obligación de reportar la información de las operaciones de libranza a dichas entidades.

En el caso de las sociedades comerciales, la verificación se hará contra los archivos del RUES y en el caso de los INFIS, contra los documentos que autorizan su creación y sus estatutos, en los términos del parágrafo 1 del artículo 2.2.2.49.2.6. de este capítulo.

Así mismo, cuando se trate de patrimonios autónomos la verificación se hará con el certificado de vigencia del contrato de fiducia mercantil, el cual señale expresamente que el objeto del contrato permite la realización de operaciones de libranza o de descuento directo.

PARÁGRAFO 1o. Las entidades cesionarias de créditos de libranza, en los términos definidos en el parágrafo 1o del artículo 3o de la Ley 1527 de 2012, deberán tener la condición de entidades operadoras de libranza y haberse registrado como tales en el Runeol previamente a la cesión del contrato, con el fin de que reciban directamente de las entidades pagadoras las cuotas de los créditos de libranza cedidos a su favor.

La exigencia anterior, no será aplicable cuando los créditos objeto de cesión se encuentren en mora y el cesionario desista de usar la autorización de descuento dada por el deudor al empleador o entidad pagadora.

PARÁGRAFO 2o. Los documentos a que se hace referencia en el presente artículo deberán tener una vigencia no mayor a treinta (30) días calendario.

Artículo 2.2.2.49.2.9. Formulario Único Electrónico. Las Cámaras de Comercio, adoptarán el formulario único aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio, para solicitar la anotación electrónica de inscripción, actualización, renovación y cancelación. Dicho formulario se entenderá incorporado al formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES) como uno de sus anexos.

Artículo 2.2.2.49.2.10. Trámite para la anotación electrónica de inscripción en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo. Para efectos de la anotación electrónica de inscripción en el Runeol, los interesados deberán seguir el trámite que se indica a continuación, ante la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio que tenga el operador:

1. La entidad operadora de libranzas o descuento directo interesada deberá, por intermedio de su representante legal o en el caso de los patrimonios autónomos del representante legal de la sociedad fiduciaria, diligenciar el formulario único electrónico de inscripción inicial a través de la página web del RUES.

2. Las Cámaras de Comercio tendrán un término de quince (15) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud, para revisar el formulario electrónico y los documentos soportes requeridos para la anotación electrónica de inscripción.

3. En caso de presentarse errores o inexactitudes susceptibles de ser subsanadas, las Cámaras de Comercio informarán de tal situación al solicitante vía correo electrónico, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud. El solicitante tendrá hasta un (1) mes contado a partir del requerimiento de las Cámaras de Comercio para completar o hacer los ajustes que correspondan a la solicitud.

4. En el evento en que el solicitante no subsane la solicitud dentro del término señalado se entenderá que ha desistido del trámite, en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA).

5. Si la solicitud se ajusta a los requerimientos exigidos, las Cámaras de Comercio, procederán a la asignación del Código Único de Reconocimiento a nivel nacional al que se refiere el inciso segundo del artículo 14 de la Ley 1527 de 2012, y lo publicarán en la página web del Registro Único Empresarial y Social (RUES), al mismo tiempo que informa al operador de esta situación a través de correo electrónico.

Una vez efectuada la anotación electrónica de inscripción del operador en el Runeol, para realizar correcciones, cambios o adicionar información al registro, el interesado deberá realizar el trámite establecido en el artículo 2.2.2.49.2.11 del presente capítulo.

Artículo 2.2.2.49.2.11. Actualización de la información del Runeol. Cuando se presenten cambios en los datos que obren en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o descuento directo, el operador deberá diligenciar el formulario de actualización con los datos que pretende modificar, acompañado de los documentos en formato digital pertinentes que acrediten la actualización.

Cuando en alguno de los registros administrados por las Cámaras de Comercio se surta una modificación o actualización, que modifique la información mínima obligatoria prevista en el artículo 2.2.2.49.2.7 de este capítulo, la misma se deberá actualizar de manera automática en el Runeol.

PARÁGRAFO 1o. Las sanciones en firme impuestas por las Superintendencias, a los operadores de libranza o descuento directo, deberán ser reportadas por estas a la Cámara de Comercio correspondiente para ser publicadas en el Runeol.

PARÁGRAFO 2o. Para efectos de la actualización del Runeol, se seguirá el trámite y términos establecidos en los numerales 1, 2, 3 y 4 del artículo 2.2.2.49.2.10. del presente capítulo. Una vez transcurridos dichos términos, si la Cámara de Comercio encuentra que la solicitud se ajusta a los requerimientos exigidos, procederá con la actualización, según sea el caso.

Artículo 2.2.2.49.2.12. Renovación Anual del Runeol. El Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo (Runeol), tendrá una vigencia anual y deberá renovarse dentro del período comprendido entre el 1o de enero y el 31 de marzo de cada año, sin importar cuál hubiere sido la fecha de la inscripción inicial o renovación por parte del operador de libranzas o descuento directo.

PARÁGRAFO 1o. Si el interesado no solicita la renovación del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo dentro del término establecido, cesarán sus efectos, así como la solidaridad del empleador o entidad pagadora en el pago o descuento con destino al operador, respecto de los desembolsos realizados con posterioridad a la no renovación, hasta tanto realice una nueva inscripción y le sea otorgado un nuevo Código Único de Reconocimiento que lo acredite como operador de libranza o descuento directo.

La cesación de los efectos a que se refiere el párrafo anterior no tiene carácter sancionatorio y, en consecuencia, la existencia de periodos continuos de permanencia en el registro no podrá ser exigida como requisito para celebrar operaciones de libranza o descuento directo, sin perjuicio de que el Código Único de Reconocimiento sea solicitado nuevamente con posterioridad.

La cesación de efectos antes mencionada, no afecta la obligación principal contraída entre los asalariados, contratistas, afiliados o pensionados y la entidad operadora de libranza.

PARÁGRAFO 2o. Para efectos de la renovación del Runeol, se seguirá el trámite y términos establecidos en los numerales 1, 2, 3 y 4 del artículo 2.2.2.49.2.10. del presente capítulo. Una vez transcurridos dichos términos, si la Cámara de Comercio encuentra que la solicitud se ajusta a los requerimientos exigidos, procederá con la renovación.

Artículo 2.2.2.49.2.13. Abstención de la inscripción, actualización o renovación. La Cámara de Comercio, se abstendrá de realizar la inscripción, actualización o renovación, en los siguientes eventos:

1. Cuando existan diferencias o inconsistencias entre la información consignada en el formulario y la documentación de soporte establecida en este capítulo.

2. Cuando no se adjunten los documentos digitales necesarios; cuando se presenten sin las formalidades requeridas; cuando los datos contenidos en el formulario presentado por el operador no coincidan con los contenidos en el registro mercantil o cuando los documentos no contengan los datos e información que se exige para cada uno de ellos.

3. Cuando la duración del operador se encuentre vencida o la entidad se encuentre en período liquidatorio, de conformidad con el certificado de existencia y representación legal.

4. Cuando no se ha cumplido con la obligación de renovación de la matrícula mercantil o del registro correspondiente.

5. Cuando se haya suspendido o perdido la personería jurídica del operador de libranza o descuento directo.

6. Cuando se encuentre que no cumple con los requisitos establecidos en el literal e) del artículo 2o de la Ley 1527 de 2012, o lo establecido en el inciso 1o del artículo 143 de la Ley 1753 de 2015.

La Cámara de Comercio informará a la entidad operadora de libranza o descuento directo, de manera virtual, las razones de la abstención; una vez el operador realice las correcciones del caso, podrá presentar nuevamente los documentos para proseguir con el trámite correspondiente.

PARÁGRAFO. La anotación electrónica, los requerimientos y la publicidad en el Runeol, son meros actos de trámite y contra ellos no procede recurso alguno.

Artículo 2.2.2.49.2.14. Causales de cancelación del código único de reconocimiento de operadores de libranza o descuento directo. Son causales para la cancelación del Código Único de Reconocimiento otorgado para descuentos por nómina a través de libranza las siguientes:

1. Suspensión o pérdida de la personería jurídica del operador de libranza o descuento directo.

2. Disolución, fusión, escisión o liquidación de la empresa, entidad, asociación o cooperativa que actúa como operador de libranza o descuento directo y esta sea la entidad disuelta, absorbida, escindida o liquidada.

3. No adjuntar los documentos soportes actualizados para la renovación del registro, dentro del plazo establecido en el artículo 2.2.2.49.2.12. del presente capítulo.

4. Por solicitud escrita allegada de manera virtual por el representante legal del operador de libranza o descuento directo.

5. Por orden judicial o de la autoridad de vigilancia, supervisión y control correspondiente.

6. Cuando con posterioridad a la inscripción, se encuentre que la autoridad judicial ha declarado la falsedad de alguno de los documentos soporte del registro.

7. En el caso de los patrimonios autónomos, por acaecimiento de una de las causales establecidas en el artículo 1240 del Código de Comercio.

8. Para el caso de los patrimonios autónomos, se hará por solicitud del representante legal de la entidad administradora.

PARÁGRAFO 1o. La entidad de vigilancia, supervisión y control del operador de libranza o descuento directo, deberá informar el acaecimiento de las causales establecidas en los numerales 1, 2 y 5 del presente artículo. Para el efecto, las Cámaras de Comercio pueden establecer mecanismos electrónicos para recibir la información mencionada.

PARÁGRAFO 2o. La cancelación del Código Único de Reconocimiento a través del sistema de libranza o descuento directo, tendrá como efecto que el empleador o la entidad pagadora dejará de ser solidariamente responsable por los no pagos al operador de libranza, hasta tanto sea asignado el correspondiente Código Único de Reconocimiento.

La cancelación mencionada en el párrafo anterior, no afecta la obligación principal contraída entre los asalariados, contratistas, afiliados o pensionados, y la entidad operadora de libranza o descuento directo.

Artículo 2.2.2.49.2.15. Consulta del Runeol. Corresponde al empleador o entidad pagadora la consulta del Runeol, con el fin de verificar la inscripción de la respectiva entidad operadora, de tal manera, que no podrá exigirle a esta última o la Cámara de Comercio constancia o prueba de tal hecho.

Artículo 2.2.2.49.2.16. Régimen de transición. El Registro Único Nacional de Operadores de Libranza o Descuento Directo, entrará nuevamente en operación conforme a lo dispuesto en el parágrafo transitorio del artículo 143 de la Ley 1753 de 2015. A partir de dicha fecha deberá estar en funcionamiento la consulta en línea de la información de que trata el artículo 14 de la Ley 1527 de 2012.

Artículo 2.2.2.49.2.17. Costos de Administración del Runeol. La contraprestación a cargo de quien solicite el registro será establecida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

PARÁGRAFO Transitorio. Una vez entre nuevamente en operación el Runeol, los operadores de libranza o descuento directo obligados a renovar su inscripción, podrán hacerla sin costo alguno hasta el 31 de diciembre de 2015, de acuerdo con la información que transfiera el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a las Cámaras de Comercio.

ARTÍCULO 2. VIGENCIA. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 16 de septiembre de 2015.

JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN

La Ministra de Comercio, Industria y Turismo,

CECILIA ÁLVAREZ-CORREA GLEN.