CIRCULAR EXTERNA 100-000005 DE 2023

(octubre 27)

Diario Oficial No. 52.564 de 30 de octubre de 2023

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Señores

Administradores, apoderados, contadores y revisores fiscales de sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras, empresas unipersonales, cámaras de comercio y entidades sin ánimo de lucro extranjeras con negocios permanentes en Colombia.

Referencia: Política de Supervisión de la Delegatura de Supervisión Societaria.

La Superintendencia de Sociedades, en procura de seguir contribuyendo al crecimiento económico y social del país, mediante la protección del orden público económico y la generación de valor a los supervisados, actualizó su misión con el fin de “Contribuir al crecimiento y preservación de las empresas del país mediante políticas de prevención, acompañamiento y supervisión de las sociedades y las Cámaras de Comercio, propiciando buenas prácticas empresariales con impacto social, ambiental y de gobierno corporativo”, así como su visión de “ser reconocida como la entidad que acompaña a las sociedades y cámaras de comercio del país, fortaleciendo el tejido empresarial y social, mediante su recuperación, conservación y formalización”.

Esto, con el propósito de facilitar el cumplimiento de su misión y visión, y considerando que se amplió el número de sujetos supervisados: i) en relación con las cámaras de comercio, como consecuencia de lo dispuesto en el artículo 70 de la Ley 2069 de 2020 o “Ley de Emprendimiento”, que asignó a la Superintendencia de Sociedades la competencia de supervisión integral sobre los entes camerales del país desde el 1 de enero de 2022; y ii) en relación con las entidades sin ánimo de lucro extranjeras con negocios permanentes en Colombia, de conformidad con lo establecido en el Decreto número 326 del 8 de marzo de 2023, que asignó al Superintendente de Sociedades, las funciones de inspección, vigilancia y control sobre las mismas.

Adicionalmente, en el marco de las bases del Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026, “Colombia Potencia Mundial de Vida”, expedido a través de la Ley 2294 de 2023, específicamente la referida a “Sostenibilidad y crecimiento empresarial”, se apuesta por el papel protagónico de las MiPymes en el desarrollo socio-productivo del país; en línea con el desarrollo de la Política de Reindustrialización que lidera el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, para transitar a una economía de conocimiento, productiva y sostenible, en la que es fundamental el trabajo articulado con las cámaras de comercio para que estas ejecuten programas de desarrollo empresarial, considerando su conocimiento de las dinámicas empresariales en sus jurisdicciones.

Con base en lo expuesto, se considera necesario actualizar la Política General de Supervisión de la Delegatura de Supervisión Societaria, en aras de concretar y unificar las directrices bajo las cuales se realizarán las funciones de inspección, vigilancia y control sobre los distintos sujetos bajo supervisión.

Como consecuencia de lo anterior, esta Política de Supervisión tiene como finalidad velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias en materia jurídica y contable por parte de las sociedades comerciales, empresas unipersonales, sucursales de sociedades extranjeras, cámaras de comercio y entidades sin ánimo de lucro extranjeras con negocios permanentes en Colombia, según las normas que apliquen para cada caso.

Para tal fin, la presente Política de Supervisión se encuentra soportada en 3 pilares fundamentales: 1. la prevención, 2. el acompañamiento y, 3. la supervisión oportuna y cercana al usuario, a través de los cuales se propone fortalecer los procesos de gobernanza, transparencia y responsabilidad social de los supervisados, contribuyendo a su formalización, conservación y a la mitigación de los efectos que genera el incumplimiento normativo.

En ese orden, se precisa con relación a estos pilares, lo siguiente:

1. Prevención

Se realizará a través de la pedagogía, para lo cual, la Superintendencia de Sociedades enfocará sus esfuerzos en divulgar, reforzar, explicar y retroalimentar a los supervisados sobre el conocimiento de las normas que les son aplicables, que redunden, de un lado, en el cumplimiento normativo y de otro lado, en la divulgación de buenas prácticas empresariales. Para tal fin, se continuará con el desarrollo de las siguientes actividades:

1.1. Crear espacios para la difusión y refuerzo sobre la normatividad existente, para lograr el entendimiento adecuado de las facultades de supervisión de la Superintendencia de Sociedades, así como de las instrucciones impartidas por esta Entidad, para tratar de prevenir la comisión de infracciones, lo cual será adelantado a través de cursos, seminarios, foros y en general, eventos de formación y actualización presenciales o virtuales. En este pilar, también se tendrán en cuenta aquellas sociedades sobre las cuales se trazan planes nacionales de desarrollo como las Mipymes.

Se propenderá por la consolidación de alianzas con entidades públicas y privadas para la realización de estos espacios, así como para la promoción y difusión de las normas y buenas prácticas relacionadas con el cumplimiento normativo.

En materia de formalización de las personas que ejercen actividades comerciales sin estar inscritos en el registro mercantil, se trabajará en asocio con las cámaras de comercio para la promoción, capacitación, refuerzo y entendimiento de los beneficios que genera la formalización y la matrícula mercantil para quienes ejercen profesionalmente el comercio, así como las dificultades que implica no formalizar su actividad.

1.2. Divulgar a través de redes sociales y de la página web de la Superintendencia de Sociedades, infografías y demás contenidos de interés tales como: videos, podcasts, cartillas, folletos, guías prácticas, conceptos y cronogramas de eventos, destinados a promover el cumplimiento de las normas aplicables y las buenas prácticas empresariales.

1.3. Publicar anualmente el libro de Pronunciamientos Administrativos, con las principales decisiones emitidas al interior de la Delegatura de Supervisión Societaria.

1.4. Difundir las principales infracciones cometidas y sancionadas como instrumento que contribuya a la prevención de su ocurrencia, así como remitir oficios pedagógicos de carácter general siempre que no se adelanten actuaciones de carácter particular, para la adopción de buenas prácticas enfocadas al cumplimiento normativo.

1.5. <Numeral derogado por la Circular 100-300003 de 2025>

1.6. Diagnosticar las principales causas de inobservancia de las normas con el objetivo de realizar actividades de pedagogía.

2. Acompañamiento

Si bien, a través de la pedagogía, la Superintendencia de Sociedades brinda acompañamiento a sus supervisados, se requiere a su vez de la implementación de actuaciones preventivas en el marco de la ley, tendientes a preservar el orden público, de cara a las irregularidades que se observen, el incumplimiento de las normas aplicables o situaciones que revelen riesgos de insolvencia tratándose de sociedades comerciales, o bien, riesgos asociados al cumplimiento de las funciones atribuidas a las cámaras de comercio y a las Esales extranjeras con negocios permanentes en Colombia que amenacen los asuntos objeto de supervisión de esta Superintendencia.

En ese sentido, la Superintendencia de Sociedades gestionará el riesgo mediante el análisis permanente del entorno económico y del resultado que arroje el sistema de alertas tempranas adoptado por la entidad, con el propósito de identificar situaciones de riesgo de insolvencia en las sociedades comerciales, y en su operación para las cámaras de comercio, o incumplimientos normativos que permitan una actuación oportuna y temprana en aras de tratar de mitigar la afectación al orden público económico, en los asuntos de competencia de la entidad.

Igualmente, a partir del análisis de la información suministrada por las Esales extranjeras con negocios permanentes en Colombia, impartirá las órdenes a que hubiere lugar, a efectos de que se cumplan los mandatos constitucionales y legales aplicables en la materia.

Las alertas económicas se aplican a todas las sociedades comerciales que envían información financiera al cierre de cada periodo y permiten identificar algunos deterioros que reflejan escenarios de riesgo. A partir de lo anterior, la Entidad podrá desplegar actuaciones en el marco de sus competencias sobre aquellas sociedades que revistan mayor interés de supervisión. En este sentido, se definirá una muestra de sociedades que, por sus señales de riesgo y otros criterios e instrumentos de selección, serán objeto de gestión para el período que se determine.

Según la clasificación del interés de supervisión, se definirán las acciones y/o planes de acompañamiento preventivo, que pueden incluir, programación de acciones pedagógicas personalizadas, el seguimiento sobre las que representan riesgo mayor de insolvencia para que presenten planes de mejoramiento, o alianzas con las cámaras de comercio para que en los planes de jornadas gratuitas de conciliación y arbitraje social, incluyan a las sociedades de su región que puedan representar riesgo de insolvencia, riesgo de sector o priorización según política de Gobierno. Lo pertinente, se replicará en la medida que resulte aplicable respecto de las Esales extranjeras con negocios permanentes en Colombia.

Con relación a las cámaras de comercio, el sistema de alertas tempranas se hará con base en indicadores financieros y no financieros, informes de los revisores fiscales y otras fuentes de información relevante. Conforme a los resultados obtenidos, se identificarán las cámaras de comercio que presenten un alto interés de supervisión y que requieran de una actuación prioritaria, o que se encuentren en una situación coyuntural específica, que requiera alguna medida especial de supervisión.

Dentro de este pilar, se desarrollarán las siguientes actividades:

2.1. Implementar planes de trabajo, según criterios de la alta dirección, para que las empresas inspeccionadas que reportan estados financieros anualmente y resulten con mayor interés de supervisión, adopten planes de mejoramiento para su fortalecimiento empresarial y mitigación de riesgos.

2.2. Implementar planes de trabajo, según criterios de la alta dirección, sobre las micro y pequeñas empresas inspeccionadas que reportan información financiera a la Superintendencia de Sociedades.

2.3. Implementar acciones periódicas sobre las cámaras de comercio, que reflejen mayor riesgo de incumplimiento normativo.

2.4. Implementar acciones periódicas de supervisión a las Esales extranjeras con negocios permanentes en Colombia, a efectos de que se cumplan los mandatos constitucionales y legales aplicables en la materia y objeto de supervisión por esta Entidad.

2.5. Cuando exista una situación económica coyuntural, y con el propósito de conocer la situación de los supervisados, a criterio de la alta dirección, se elaborarán encuestas sobre las principales problemáticas afrontadas, así como de las estrategias implementadas para superar el incumplimiento, la crisis, el riesgo de insolvencia para las sociedades, o los riesgos asociados a su actividad para las cámaras de comercio.

2.6. <Numeral modificado por la Circular 100-300003 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> En materia de supervisión cambiaria, se desarrollará una actuación operativa de carácter preventiva y de seguimiento con base en los siguientes criterios:

a) Respecto a las sociedades receptoras de inversión de capital del exterior con inversión que haya sido normalizada a partir del año 2023, se realizará seguimiento a los movimientos de la inversión conforme al reporte del Banco de la República, mediante oficio, mínimo cada 2 años, durante el mes de junio del año siguiente al cumplimiento de dicho término.

b) Respecto a las sociedades receptoras de inversión de capital del exterior e inversionistas extranjeros con inversión extranjera (en sociedades nacionales) registrada en el Banco de la República hasta el 2023, pendientes de normalizar la inversión, se hará seguimiento mediante requerimientos de información y validación con reportes del Banco de la República hasta que se establezca que la inversión registrada quedó normalizada, de acuerdo con el plan de trabajo acordado al interior de la dependencia y atendiendo la capacidad operativa.

c) Respecto a las sociedades receptoras de inversión de capital del exterior e inversionistas extranjeros con inversión inicial (en sociedades nacionales) registrada a partir del 31 de diciembre de 2024, identificadas de acuerdo con el reporte del Banco de la República, se realizará un seguimiento a los movimientos de la inversión.

En esa medida, una vez transcurrido un plazo mínimo de tres (3) años contados desde la fecha en que se realizó la inversión, se emitirá un oficio que incluirá pautas de pedagogía y buenas prácticas, así como un requerimiento de información para verificar la destinación de los recursos declarados inicialmente como inversión y la normalización de la inversión registrada ante el Banco de la República.

3. Supervisión oportuna y cercana al usuario

La Superintendencia de Sociedades emitirá instrucciones, circulares y/o guías en las que fijará criterios técnicos en materia jurídica y contable que faciliten el cumplimiento de las normas aplicables en aquellos temas que así lo requieran.

En este sentido, se continuará con el desarrollo de las siguientes acciones:

3.1. Ejecutar actividades de verificación de cumplimiento, a través de la supervisión in situ o extra situ⁽¹⁾, de oficio o a petición de parte, sujetas a los requisitos de ley, con el fin de recaudar información y documentación relevante, o adelantar otras actuaciones que resulten necesarias, para la verificación del cumplimiento de las normas aplicables, los estatutos, las órdenes e instrucciones de la Superintendencia de Sociedades.

En desarrollo de la supervisión extra situ, esta Superintendencia podrá adelantar diligencias de toma de información de manera virtual cuando por las necesidades del servicio se requiera, con el fin de verificar, a través de medios tecnológicos, el cumplimento normativo aplicable y realizar actividades pedagógicas o iniciar otras actuaciones administrativas.

3.2. Ejecutar actividades de supervisión ex ante, cuando la normatividad así lo imponga se verificarán los trámites societarios que requieran autorización de esta Superintendencia en aras de proteger los derechos de los asociados y acreedores. Por su parte, en el marco de las sociedades sometidas a control, la Superintendencia de Sociedades hará seguimiento a los planes de mejoramiento para vigilar la superación de situaciones críticas de orden jurídico, contable, económico o administrativo, según el caso.

3.3. Crear planes de normalización, a fin de apoyar a los supervisados a regularizar situaciones de incumplimiento, tales como, de inscripciones de situaciones de control o grupo empresarial, incluyendo sanciones pedagógicas que fortalezcan el conocimiento de los supervisados sobre sus actividades, así como la conmutación de multas por obligaciones de hacer para promover la formalización y la renovación de la matrícula mercantil, según criterios de política institucional y en casos específicos.

3.4. Vincular a los equipos de la Superintendencia de Sociedades en la actualización de la normatividad interna, relativa a resoluciones, circulares y manuales, espe cialmente en la Circular Básica Jurídica, la cual debe ser una guía práctica para el cumplimiento normativo y la prestación de servicios por parte de la Entidad. Igualmente, de manera constante y progresiva se elaborarán guías en el portal de trámites con el propósito de facilitar la radicación y verificación de completitud de documentos para cada trámite a cargo de la Delegatura.

3.5. Elaborar, actualizar y consolidar acuerdos con otras autoridades de supervisión y con entidades públicas y privadas para complementar la información con que cuenta la Superintendencia de Sociedades y generar acciones tendientes al ejercicio coordinado de sus funciones. Para tales efectos, se propenderá por articular acciones con entidades tales como el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, el Ministerio del Trabajo, el Ministerio de Salud y Protección Social, el Ministerio del Deporte, la Sociedad de Activos Especiales, el Banco de la República, la Contraloría General de la República, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y las Superintendencias Financiera de Colombia, de Industria y Comercio, Nacional de Salud, de Servicios Públicos y de Transporte, entre otras.

3.6. Realizar seguimiento periódico a planes, programas y estrategias de mejoramiento adoptados por los supervisados, según las directrices que se impartan para el efecto, a fin de apoyar la regularización de situaciones de incumplimiento o riesgo señaladas en este documento.

3.7. Fortalecer la compilación y simplificación de las circulares vigentes para facilitar su divulgación y consulta, así como el impulso y gestión en los trámites que deban adelantarse ante la Entidad.

3.8. Desarrollar la función de supervisión, como policía administrativa, bajo los principios consagrados en la Constitución Política y la ley, considerando el objetivo de preservación del orden público económico y la fiscalización gradual y paulatina que ejerce la Superintendencia de Sociedades, mediante las cuales se podrá:

a) Solicitar, confirmar y analizar la información que se requiera sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de las entidades supervisadas, con el fin de verificar el cumplimiento de las disposiciones asignadas por la ley, y requerir las explicaciones o ajustes que sean necesarios de manera motivada, constructiva y de acuerdo al marco normativo vigente.

b) Adelantar todas las actuaciones y procedimientos administrativos con celeridad y transparencia, garantizando además la prevalencia del derecho sustancial sobre el formal, como también dando cumplimiento a las prohibiciones de exigir requisitos que no estén previstos en la ley y documentos que reposen en la Entidad, salvo aquellos documentos que se requieran para validar la legalidad de los actos.

c) Practicar investigaciones administrativas por el incumplimiento de las normas aplicables, estatutos u órdenes e imponer, si hubiere lugar a ello, las sanciones previstas en la ley, para garantizar su cumplimiento y que den cuenta de la importancia de conocer el marco jurídico regulatorio, lo cual no reemplaza ni hace las veces de las acciones judiciales que contempla la ley para determinados asuntos.

d) Indicar en la resolución de formulación de cargos, con el fin de garantizar los principios de eficacia, economía y celeridad en los procedimientos administrativos sancionatorios, el porcentaje en que se reducirá el valor de la sanción a imponer en caso de reconocimiento o aceptación expresa de la infracción antes del decreto de pruebas.

e) Indicar en la resolución de formulación de cargos en materia cambiaria, con el propósito de facilitar el allanamiento y considerando la responsabilidad objetiva prevista para dicho régimen sancionatorio, la posible multa a imponer, con el fin de que los investigados puedan ejercer de forma informada su derecho a allanarse.

f) Propender porque se adopten, según criterios de política institucional y en casos específicos, planes para implementar el uso de sanciones alternativas que permitan conmutar el pago de sanciones pecuniarias por el cumplimiento de una obligación de hacer en asuntos de su competencia.

Es importante tener en cuenta que las investigaciones administrativas sancionatorias solo están dirigidas a garantizar la vigencia y eficacia del ordenamiento jurídico y, por ello, no tienen una función indemnizatoria ni buscan declarar la nulidad de alguna actuación en particular, pues para ello existen otras vías de orden judicial cuya competencia al interior de la Superintendencia de Sociedades corresponde a otras Delegaturas en ejercicio de funciones jurisdiccionales. Por lo tanto, los supervisados y los usuarios de los servicios de la Superintendencia de Sociedades deberán tener en cuenta la diferencia de las funciones administrativas y judiciales de la Entidad.

4. Enfoque de supervisión frente a determinadas funciones

4.1. Cámaras de Comercio

a) Registros Públicos

La Superintendencia de Sociedades impartirá instrucciones y ejecutará acciones, inclusive coordinadas con sus supervisados, para la correcta administración de las bases de datos de registros, que permitan su óptimo y permanente funcionamiento y actualización, facilitando el acceso a la información, garantizando la seguridad informática, la publicidad de los actos y documentos en ellos inscritos, así como la facultad certificadora de los entes camerales.

De esta manera, la Superintendencia de Sociedades buscará facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública que se administra a través de los registros públicos que supervisa, a fin de que sea fuente de conocimiento para los empresarios y factor de colaboración en el trámite y la gestión administrativa.

Dada la importancia y efectos legales de los registros públicos atribuidos a las cámaras de comercio, la Superintendencia de Sociedades buscará que estas entidades garanticen que cuentan con el personal idóneo, calificado y continuamente actualizado para el adecuado cumplimiento de estas funciones.

b) Juntas Directivas

Teniendo en cuenta la importancia de las funciones que cumplen los miembros de las Juntas Directivas de las cámaras de comercio, que como cuerpo colegiado, constituyen el máximo órgano de dirección de estas entidades y con el fin de evitar que estos actúen al margen de los principios de buena fe, lealtad, diligencia, confidencialidad y respeto que la ley señala, la Superintendencia de Sociedades hará especial énfasis en que se priorice el interés general que caracteriza la función administrativa descentralizada, y se adopten y apliquen buenas prácticas de gobierno corporativo, como base para lograr una cultura de cumplimiento normativo y de ejercicio ejemplarizante de la función de estos órganos, que debe ser sinónimo de honor, transparencia, ética y responsabilidad.

De forma complementaria, la Superintendencia de Sociedades enfocará sus esfuerzos en lograr que las elecciones de los miembros de las Juntas Directivas de las cámaras de comercio se adelanten con el rigor que exige la ley.

c) Formalización y emprendimiento

La Superintendencia de Sociedades realizará acciones y generará estrategias encaminadas a impulsar, facilitar y promover la función de formalización a cargo de las cámaras de comercio y en verificar que estas realicen actividades que contribuyan al desarrollo empresarial en sus respectivas jurisdicciones, en pro de conformar empresas socialmente responsables y sostenibles.

d) Programas de desarrollo empresarial

La Superintendencia de Sociedades adoptará acciones de seguimiento a la ejecución de los programas de desarrollo empresarial por parte de las cámaras de comercio, y de acompañamiento a los empresarios de su jurisdicción, según lineamientos del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y adoptados a través de los planes anuales de trabajo.

4.2. Entidades sin ánimo de lucro extranjeras con negocios permanentes en Colombia

Se adelantarán las siguientes actividades en el marco de la presente política de supervisión:

4.2.1 Publicar y socializar las instrucciones generales para este tipo de entidades, dirigidas a ejercer las funciones de inspección y vigilancia para que sus rentas se conserven y sean debidamente aplicadas y para que en todo lo esencial se cumpla con la voluntad de los fundadores.

4.2.2 Realizar actividades de supervisión para promover la renovación del registro de Entidades extranjeras sin ánimo de lucro con negocios permanentes en Colombia y las demás que se establezcan en el artículo 862 de la Ley 2294 de 2023 y en los decretos reglamentarios correspondientes.

4.2.3 Establecer acciones de coordinación interinstitucional con otras autoridades para una adecuada supervisión.

Todo lo anterior, bajo los principios de participación, transparencia y publicidad que rigen las actuaciones y procedimientos administrativos.

Esta Circular Externa rige a partir de la fecha de su publicación, y: i) deroga parcialmente el Memorando 100-010610 del 26 de noviembre de en el 2019, mediante el cual se expidió la Política General de Supervisión para el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control frente a las sociedades sometidas a su cargo, en lo que respecta a su aplicación en la Delegatura de Inspección, Vigilancia y Control, hoy Delegatura de Supervisión Societaria; ii) deroga el Memorando 300-011842 del 26 de diciembre de 2019 referente a la aplicación de la Política de Supervisión en Materia Cambiaria; iii) deroga la Circular Externa 100-000013 del 11 de agosto de 2021, sobre la Política de Supervisión Societaria y Contable y; iv) deroga la Circular Externa 100-000018 del 28 de diciembre de 2021, referente a la Política de Supervisión de Cámaras de Comercio.

Publíquese y cúmplase.

El Superintendente de Sociedades,

Billy Escobar Pérez

NOTAS AL FINAL:

1. Visitas in situ: son aquellas visitas remotas o presenciales que hará la Superintendencia de Sociedades a sus supervisados, con o sin previo aviso. Supervisión extra situ: son los requerimientos de información por escrito que hará la Superintendencia de Sociedades a supervisados y aquellas diligencias de tomas de información virtual.

2. “Artículo 86. Disolución de entidades sin ánimo de lucro. Las entidades sin ánimo de lucro que tengan el deber legal de registrarse ante la Cámara de Comercio de su domicilio principal, deberán hacerlo dentro de los doce (12) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley.

Una vez culminado el plazo señalado en el inciso anterior sin que se hubiera cumplido con la obligación de registro, la autoridad competente de inspección, vigilancia y control de plano deberá declarar de oficio la disolución y cancelación de su personería jurídica.

También las entidades sin ánimo de lucro, que no renueven su matrícula mercantil por un término de tres (3) años o que no envíen la información requerida por su respectiva autoridad de inspección, vigilancia y control durante tres (3) años consecutivos, se presumirán como no activas, y la autoridad competente de inspección, vigilancia y control de plano deberá declarar de oficio la disolución y cancelación de su personería jurídica.

Una vez se encuentre en firme la decisión, las entidades de que trata el presente artículo, quedarán disueltas y en estado de liquidación, por lo que perderán su personería jurídica, y solo podrán realizar los actos necesarios para adelantar su proceso de liquidación.

PARÁGRAFO. El Gobierno nacional reglamentará la aplicación del procedimiento objeto del presente artículo”.