CIRCULAR EXTERNA 156-000005 DE 2011

(diciembre 20)

Diario Oficial No. 48.290 de 21 de diciembre de 2011

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

<NOTA DE VIGENCIA: Circular subrogada por la Circular 4 de 2013>

Señores:

REPRESENTANTES LEGALES, REVISORES FISCALES, CONTADORES PÚBLICOS, PROMOTORES SOCIEDADES COMERCIALES, SUCURSALES DE SOCIEDADES EXTRANJERAS Y EMPRESAS UNIPERSONALES.

Referencia: sociedades admitidas a la promoción de un acuerdo de reestructuración (Nominador Superintendencia de Sociedades y Cámaras de Comercio), de reorganización o que estén adelantando un proceso concordatario.

1. Información Financiera

Las sociedades destinarias de esta Circular están Compelidas a presentar los estados financieros de fin de ejercicio, acompañados del dictamen para aquellas sociedades obligadas a tener el cargo de revisor fiscal, los cuales serán enviados en los formatos diseñados por esta entidad para la remisión de información financiera, utilizando la aplicación informática de la Superintendencia de Sociedades, para lo cual deben seguir las instrucciones que se impartan al efecto.

De igual manera, la Superintendencia de Sociedades podrá solicitar, en cualquier momento, la información financiera que requiera de estas sociedades.

2. Certificaciones.

Salvo el plazo señalado en el numeral 2.3.1 de esta circular, las sociedades que hayan sido admitidas a la promoción de un acuerdo de reestructuración ante esta Superintendencia o ante las Cámaras de Comercio, en los términos de la Ley 550 de 1999 o estén adelantando un concordato en los términos del Decreto 350 de 1989, Ley 222 de 1995 o un acuerdo de reorganización, en los términos de la Ley 1116 de 2006, deberán enviar certificación suscrita conjuntamente por el Representante Legal, el Contador, el Revisor Fiscal (en caso de que exista la obligación legal de tenerlo) y el Promotor, cuya fecha deberá estar determinada al último día hábil de marzo, junio y septiembre de cada año y remitirse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al corte señalado anteriormente, en la que conste:

2.1 Para aquellas sociedades que se encuentren adelantando la ejecución de un ACUERDO DE REESTRUCTURACIÓN:

a) Si la sociedad viene cumpliendo con el pago oportuno de las obligaciones causadas con posterioridad al inicio de la negociación del acuerdo de reestructuración. De existir obligaciones vencidas de este tipo, deberá enviarse el detalle de las mismas, indicando expresamente: concepto, fecha de origen, cuantía y el vencimiento de la obligación.

b) Si la promoción proviene de un acuerdo concordatario deberán certificar, en los mismos términos indicados anteriormente, si la sociedad ha cumplido con el pago oportuno de las obligaciones causadas con posterioridad al inicio del proceso concordatario y al inicio de la negociación del referido acuerdo de reestructuración.

c) Si la sociedad viene cumpliendo con el pago oportuno de las obligaciones establecidas en dicho acuerdo, con el Código de Conducta Empresarial incluido en el mismo y si el Comité de Vigilancia se ha venido reuniendo con la periodicidad establecida en el acuerdo.

Se exhorta a los señores representante legal y al promotor que, frente a eventos de incumplimiento, tanto de obligaciones reestructuradas como aquellas posacuerdo, la deudora deberá proceder al pago de dichas acreencias en los términos y plazo señalado por el artículo 35 de la Ley 550 de 1999 y a remitir constancia del mismo a esta Superintendencia.

Surtido el plazo legal y si persistiere dicho incumplimiento, el promotor, sin necesidad de mediar requerimiento de esta Superintendencia, deberá proceder a convocar a reunión de acreedores de conformidad con lo previsto en el numeral 5 y el parágrafo 1o de la citada norma, lo cual deberá acreditar dentro de los diez días siguientes al vencimiento del plazo legal, allegando constancia o el ejemplar del diario donde realizó la publicación del aviso y el certificado donde obre inscripción de la convocatoria en el registro mercantil.

Teniendo en cuenta que el promotor debe evitar incurrir en situaciones que puedan alterar su independencia e imparcialidad, absteniéndose de generar un interés directo o indirecto en el acuerdo de reestructuración, según lo establece el artículo 72 de la Ley 550 de 1999 y demás disposiciones complementarias, este organismo requiere además que su labor coadyuve el requerimiento de los deberes a cargo de los administradores de las sociedades en reestructuración.

Así mismo el promotor Jebe velar por la reunión periódica del Comité de Vigilancia, del cual hace parte y por la divulgación oportuna y completa de la información financiera y contable hacia los destinatarios de la misma, entre ellos, este ente de supervisión.

2.2 Para aquellas sociedades que se encuentren EN CONCORDATO:

a) El pago oportuno de las obligaciones establecidas en el acuerdo concordatario suscrito entre la sociedad y sus acreedores, en los términos señalados en el mismo, y

b) El pago oportuno de las obligaciones causadas con posterioridad al inicio del proceso concordatario y al inicio de la negociación del referido acuerdo, las cuales son preferenciales.

2.3 Para aquellas sociedades que se encuentren EN REORGANIZACIÓN:

2.3.1 Durante la etapa de negociación y dentro de los diez días siguientes al vencimiento del plazo señalado para la difusión de la información financiera trimestral (artículo 19 numeral 5, Ley 1116 de 2006):

a) Si la deudora elaboró los estados financieros básicos actualizados y produjo la información relevante para evaluar su situación y llevar a cabo la negociación.

b) La identificación del medio idóneo a través del cual se realizó la difusión de aquella información, excepción hecha de aquellas sociedades que, por el respectivo trimestre, remitieron estados financieros utilizando la aplicación informática de la Superintendencia de Sociedades.

En la difusión por mensaje de datos a que se refiere el artículo 19 numeral 5 de la Ley 1116 de 2006, los administradores de la sociedad deudora deberán diseñar e implementar un sistema de control interno que comprenda las medidas de administración de la seguridad para mantener los atributos de la información revelada por dicho medio en red abierta, de conformidad con la Ley 222 de 1995, en concordancia con la ley 1341 de 2009 y las disposiciones de la Comisión de Regulación de Comunicaciones, en especial, la Resolución 2258 de 2009.

2.3.2 Durante la etapa de ejecución:

a) Si la sociedad viene cumpliendo con el pago oportuno de las obligaciones causadas con posterioridad a la firma del acuerdo o a la validación del mismo por esta Superintendencia. De existir obligaciones vencidas de este tipo, deberá indicar el concepto, la fecha de origen y de vencimiento de la obligación.

b) Si la deudora está cumpliendo con el pago oportuno de las obligaciones establecidas en dicho acuerdo, con el Código de Gestión Ética Empresarial, de responsabilidad social incluido en el mismo y si el Comité de vigilancia se ha venido teniendo con la periodicidad establecida en el acuerdo.

3. Sanciones

El incumplimiento de las órdenes impartidas en esta Circular para el envío de la información dará lugar a la imposición de multas hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de conformidad con el numeral 29, artículo 2o del Decreto 1080 de 1996, independientemente de la calidad de inspección, vigilancia o control en que se encuentre el ente económico.

Es de advertir que el suministro de datos contrarios a la realidad, o la expedición de constancias o certificaciones contrarias a la realidad, o la orden, realización o encubrimiento de falsedades en los estados financieros o en sus notas, podría configurar el delito de falsedad en documento privado de conformidad con el artículo 289 de Código Penal, delito penado con prisión de dieciséis (16) a ciento ocho (108) meses.

Por cuanto la información financiera remitida a la Superintendencia de Sociedades debe venir certificada por el Representante Legal y el Revisor Fiscal, o por el contador, en caso que no estén en la obligación de proveer el cargo de Revisor Fiscal, tales personas serán responsables de las inexactitudes o errores que en su revisión se determine y podrán ser sancionadas conforme a lo previsto en la ley.

La Superintendencia de Sociedades compulsará copias a la Fiscalía General de la Nación de cualquier hecho o circunstancia que pudiese ser constitutiva de un hecho punible en los términos descritos en esta Circular.

Los plazos señalados para el envío de la información aquí solicitada serán improrrogables.

Esta circular recoge lo establecido en la Circular Externa 003, del 28 de diciembre de 2007, expedida por la Superintendencia de Sociedades.

Publíquese y cúmplase.

El Superintendente de Sociedades,

LUIS GUILLERMO VÉLEZ CABRERA.