CIRCULAR EXTERNA 100-000004 DE 2013

(mayo 31)

Diario Oficial No. 48.813 de 6 de junio de 2013

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 5 de 2016>

Señores

Representantes Legales, Contadores, Revisores Fiscales y Personas Naturales Comerciantes.

Referencia: presentación de información financiera períodos intermedios y fin de ejercicio personas jurídicas y naturales admitidas a un trámite o proceso concursal recuperatorio.

1. Ámbito de Aplicación

Esta Superintendencia con base en las facultades de Inspección, Vigilancia y Control otorgadas por la ley, podrá solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa, a las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en la forma, detalle y términos que considere procedentes de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, numerales 2 y 3 del artículo 7o del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012. Adicionalmente el numeral 1 del artículo 5o de la Ley 1116 de 2006, faculta a la Superintendencia de Sociedades en su calidad de Juez Concursal para solicitar u obtener, en la forma que estime conveniente, la información que requiera para la adecuada orientación del proceso de insolvencia.

En tal sentido esta superintendencia cuenta con suficientes facultades para requerir información a todas las sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras y, a las personas naturales comerciantes que estén negociando o ejecutando un acuerdo de reorganización de los previstos en la Ley 1116 de 2006 (bien sea proceso de reorganización o de validación judicial de un acuerdo extrajudicial de reorganización), así como a las empresas que se encuentren negociando o ejecutando un acuerdo de reestructuración en los términos de la Ley 550, cuyo nominador sea la Superintendencia de Sociedades y a las sociedades comerciales donde el nominador fuesen las cámaras de comercio.

2. Plazo para la presentación de los estados financieros a esta entidad

El plazo para presentar los informes requeridos en la presente circular vencerá, a más tardar el quinto (5o) día hábil del mes subsiguiente a la fecha del período intermedio correspondiente. Así:

Fecha de Corte	Plazo para la presentación
A 31 de marzo	5 primeros días hábiles de mayo
A 30 de junio	5 primeros días hábiles de agosto
A 30 de septiembre	5 primeros días hábiles de noviembre
A 31 de diciembre	A más tardar el 31 de marzo de cada año

Lo anterior, sin perjuicio del plazo y el medio establecido en el numeral 5 del artículo 19 de la Ley 1116 de 2006, para poner a disposición de los acreedores, la información señalada en dicha norma.

Nota: El plazo para la presentación de la información financiera a 31 de marzo de 2013, será hasta el 30 de junio de 2013.

Los plazos fijados en esta circular serán IMPRORROGABLES. El incumplimiento de las órdenes impartidas en está circular dará lugar a las sanciones de ley conforme a lo previsto en la Ley 222 de 1995, Ley 1116 de 2006 y Decreto 1023 de 2012.

3. Quiénes y cómo deben presentar estados financieros de períodos intermedios a esta entidad

3.1. Personas naturales comerciantes

Las personas naturales comerciantes que se encuentren negociando o ejecutando un acuerdo de reorganización cuyo juez sea la Superintendencia de Sociedades, de conformidad con el numeral 5 del artículo 19 de la Ley 1116 de 2006, deberán allegar a esta Superintendencia dentro de los plazos establecidos en el numeral 2 de esta circular, en forma trimestral, la siguiente información:

1. Estados Financieros básicos: el balance general, el estado de resultados, el estado de cambios en el patrimonio, el estado de cambios en la situación financiera, y el estado de flujos de efectivo, en medio físico (impresos), detallados a 4 dígitos PUC, suscritos por el respectivo comerciante y el contador que los preparó y acompañados de las notas por ser parte integral de los mismos.

Lo anterior, sin perjuicio de la excepción establecida en el artículo 1o del Decreto 1878 de 2008. Esto es que las empresas comerciales, que se encuentren en las condiciones previstas en el numeral 3 del artículo 2o de la Ley 590 de 2000, modificado por el artículo 2o de la Ley 905 de 2004, es decir, cuya planta de personal no sea superior a los diez (10) trabajadores o, sus activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes, solo estarán obligadas aportar el balance general y el estado de resultados. Entiéndase por empresa, toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica.

2. Informe del contador que los preparó, en el que deberá expresar claramente si el comerciante ha efectuado en forma correcta y oportuna los aportes al sistema de seguridad social, de acuerdo con lo establecido en el artículo 11 del Decreto 1406 del 28 de julio de 1999. En estos deberá certificarse si el deudor viene cumpliendo con el pago oportuno de las obligaciones adquiridas con posterioridad a la fecha de iniciación del proceso de reorganización y en el caso de haberse confirmado o autorizado el acuerdo, si el deudor viene cumpliendo con los términos establecidos en el mismo.

3. Informe del deudor en el que se indique el estado actual del proceso de reorganización, señalando las situaciones que han afectado en forma positiva el avance; o impedido en forma negativa el normal desarrollo de la negociación o la ejecución del acuerdo en caso de que para la fecha ya se hubiese suscrito, expresando entre otros:

a) Problemas que se hayan presentado con el promotor, con los acreedores, con la Superintendencia de Sociedades u otros;

b) Acreedores que han presentado mayor dificultad en la conciliación del crédito y en la negociación del acuerdo, proponiendo las posibles soluciones;

c) Controversias que se hayan presentado con trabajadores, sector financiero o cualquier otro integrante en el proceso;

d) Los acreedores con mayores derechos de voto y grado de avance de la negociación.

e) Cualquier otro factor o aspecto que en forma particular haya afectado el normal desarrollo de la negociación;

f) Cumplimiento en el pago de los pasivos adquiridos con posterioridad al inicio del proceso de reorganización, así como las gestiones adelantadas para no incurrir en mora en el pago de las mismas. En caso de que se encuentre ejecutando el acuerdo de reorganización deberá informar sobre el estado de cumplimiento del mismo.

3.2. Sociedades, Empresas Unipersonales y Sucursales de Sociedades Extranjeras que estén negociando o ejecutando un acuerdo de reorganización de los previstos en la Ley 1116 de 2006 y empresas en negociación o ejecución de un acuerdo de reestructuración cuyo nominador sea la Superintendencia de Sociedades y a las sociedades comerciales cuyo nominador fuesen las cámaras de comercio.

Con el objeto de optimizar la presentación de los estados financieros que por ley deben efectuar, esta Entidad ha rediseñado el Informe denominado “Información Periódica Acuerdo Recuperatorio - (Informe 30)”, cuya finalidad es la de estandarizar la forma de presentación de los diferentes tipos de información que deben remitir estas empresas, mediante la herramienta tecnológica de supervisión y control llamada Storm User.

El Informe 30 - Información Periódica Acuerdo Recuperatorio, debe ser diligenciado por las sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras que estén negociando o ejecutando un acuerdo de reorganización en los términos de la Ley 1116 de 2006, así como aquellas empresas en negociación o ejecución de un acuerdo de reestructuración de conformidad con la Ley 550 de 1999, cuyo nominador sea la Superintendencia de Sociedades y a las sociedades comerciales cuyo nominador fuesen las cámaras de comercio, en lo sucesivo deberán remitir estados financieros de períodos intermedios, a marzo, junio y septiembre de cada año, como los de fin de ejercicio; diligenciados en miles de pesos.

3.2.1. Documentos Adicionales

Para dar por recibidos los estados financieros, es necesario que se allegue dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al envío de la información financiera, la documentación que se relaciona a continuación:

a) Certificación de los Estados Financieros, en original, con las firmas autógrafas del representante legal, contador y revisor fiscal si lo hubiere;

b) Estados financieros impresos;

c) Notas a los estados financieros, ya que son parte integral de los estados financieros;

d) Certificación suscrita conjuntamente por el Representante Legal, el Contador, el Revisor Fiscal (en caso de que exista la obligación legal de tenerlo), en la que se indique si el deudor viene cumpliendo con el pago oportuno de las obligaciones causadas con posterioridad al inicio del procedimiento o proceso recuperatorio (550 o 1116). De existir obligaciones vencidas de este tipo, deberá indicar el concepto, la fecha de origen y de vencimiento de la obligación.

Si la sociedad ya suscribió un acuerdo de reestructuración con sus acreedores en los términos de la Ley 550 de 1999, que se les haya confirmado o autorizado un acuerdo de reorganización conforme a la Ley 1116, deberán certificar, en los mismos términos indicados, si la empresa viene cumpliendo con el pago oportuno de las obligaciones establecidas en dicho acuerdo.

Adicionalmente, deberá señalar si se viene cumpliendo con el Código de Conducta Empresarial, y si el Comité de vigilancia o de acreedores se ha venido reuniendo con la periodicidad establecida en el acuerdo para el caso de los acuerdos de Ley 550 y tratándose de acuerdos de los acuerdos confirmados o autorizados en los términos de la Ley 1116 deberá indicarse si el deudor viene dando cumplimiento al Código de Gestión Ética Empresarial y de responsabilidad social, si el Comité de acreedores se ha venido reuniendo con la periodicidad establecida en el acuerdo así como la fecha de la anterior reunión anual de acreedores, e informar la fecha de la próxima.

Además, la certificación deberá señalar si la empresa se encuentra incursa en alguna causal de terminación del acuerdo, bien sea las generales establecidas en la ley o las especiales pactadas en el acuerdo.

Nota: en los casos de los acuerdos de reestructuración regulados por la Ley 550 de 1999, la certificación deberá acompañarse de la firma del Promotor a fin de acreditar que este tuvo conocimiento de la misma y, en caso de verificarse los supuestos del artículo 35 de la Ley 550 de 1999, proceda a ejercer la facultad de Convocatoria de la Reunión de Acreedores que dicha norma le atribuye, sin que medie requerimiento de esta Superintendencia. Así mismo en cumplimiento de sus funciones el promotor deberá solicitar, por lo menos con la misma periodicidad, la expedición de dicha certificación;

e) Información relevante para evaluar la situación del deudor tanto para llevar a cabo la negociación como para la ejecución del acuerdo, en donde al menos deberá explicar lo siguiente:

– Beneficios o dificultades relativas al giro ordinario de los negocios, tales como: declaratoria de caducidad de contratos, factores climáticos, celebración de nuevos contratos etc., y su efecto en el estado de resultados a nivel de ingresos operacionales, utilidad bruta, operativa y neta.

– Cumplimiento de las cifras estimadas en las proyecciones del flujo de caja (porcentaje de cumplimiento). En caso de existir desfases, es necesario que se explique el origen de los mismos y su incidencia en la situación económica y financiera del deudor.

– Reacción del sector financiero, proveedores y trabajadores, frente al proceso, indicando sus posiciones en cuanto al suministro de nuevos recursos, servicios, insumos etc.

– Cumplimiento en el pago de los pasivos adquiridos con posterioridad al inicio del proceso de reorganización, así como las gestiones adelantadas para no incurrir en mora en el pago de las mismas.

– En el evento de haber realizado venta de activos, otorgado garantías que recaigan sobre bienes de la empresa, o pagos de acreencias causadas con anterioridad a la fecha de admisión al proceso de reorganización deberán informarlo e indicar el número y fecha de la providencia que autorizó la operación.

– Cualquier otro factor o aspecto que en caso particular sea relevante en la situación financiera del deudor;

f) Indicar el estado actual del proceso de reorganización, señalando las situaciones que han afectado en forma positiva el avance o impedido en forma negativa, el normal desarrollo de la negociación o la ejecución del acuerdo en caso de que para la fecha ya se hubiese suscrito, informando entre otros:

– Problemas que se hayan presentado con el promotor, con los acreedores, con la Superintendencia de Sociedades u otros.

– Acreedores que han presentado mayor dificultad en la conciliación del crédito y en la negociación del acuerdo, proponiendo las posibles soluciones.

– Controversias que se hayan presentado con, trabajadores, sector financiero o cualquier otro integrante en el proceso.

– Los acreedores con mayores derechos de voto y grado de avance de la negociación.

– Cualquier otro factor o aspecto que en forma particular haya afectado el normal desarrollo de la negociación.

Es importante aclarar que para recibir los documentos adicionales, se debe referenciar en el documento remisorio el número de radicación que se genera cuando se envían satisfactoriamente los estados financieros vía web, es decir, cuando esta Entidad ha recibido el archivo con extensión STR. Sin este número de radicación no se recibirán los documentos adicionales.

4. Empresas en concordato y personas naturales no comerciantes, admitidas a un proceso de insolvencia recuperatorio por la Superintendencia de Sociedades

Las sociedades que estén adelantando un concordato en los términos del Decreto 350 de 1989, Ley 222 de 1995 y las personas naturales no comerciantes que tengan la condición de controlantes de sociedades mercantiles o que formen parte de un grupo de empresas (Artículo 532 Ley 1564 del 12 de julio de 2012) admitidas a un proceso de insolvencia por la Superintendencia de Sociedades, solo deberán enviar una certificación suscrita conjuntamente por el Representante Legal, el Contador, el Revisor Fiscal (cuando exista la obligación legal de tenerlo) tratándose de concordatos y por el deudor persona natural en el otro caso, en la que se indique si el deudor viene cumpliendo con:

a) El pago oportuno de las obligaciones establecidas en el acuerdo concordatario o de reorganización, celebrado por el deudor y sus acreedores, en los términos señalados en el mismo, y

b) El pago oportuno de las obligaciones causadas con posterioridad al inicio del proceso concordatario o de reorganización, las cuales son preferenciales.

Dicha certificación debe hacer especial referencia al cumplimiento de obligaciones por retenciones de carácter obligatorio, a favor de autoridades fiscales, por descuentos efectuados a los trabajadores, o por aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. Igualmente en caso de existir mesadas pensionales, bonos y títulos pensionales exigibles a cargo de la compañía, será necesario detallar su situación en la certificación en referencia;

c) Adicionalmente, en caso de que el deudor haya realizado venta de activos, otorgando garantías que recaigan sobre sus bienes, o pagos de acreencias causadas con anterioridad a la fecha de admisión al proceso, sin respetar los términos del acuerdo deberán informarlo en detalle.

Se advierte a las empresas en concordato, que para reportar la información financiera de fin de ejercicio, deberán estarse a lo que esta Superintendencia disponga en la circular que se expida para el efecto.

5. Vigencia de las instrucciones impartidas mediante esta circular

La presente circular es de carácter obligatorio para todas las empresas aquí descritas, hasta la fecha en que esta Superintendencia declare terminado el acuerdo de reorganización o se inscriba en el registro mercantil la noticia sobre la terminación del acuerdo de reestructuración.

6. Registro y acceso a los servicios electrónicos de la Superintendencia de Sociedades

a) Registro. La Superintendencia de Sociedades en su portal www.supersociedades.gov.co tiene disponible la sección Servicios Electrónicos, para el registro de sus supervisados y la creación de la contraseña.

SECCIÓN	UTILIDADES
	– Registro Sociedades Nuevas – Obtener y/o recuperar contraseña – Descarga del Certificado Digital para Sociedades Vigiladas y/o Controladas.
	–El software de Diligenciamiento de Información para cada uno de los tipos de informes solicitados por la Superintendencia – Actualización de Software – Manual del Usuario y las cartillas de diligenciamiento –Consulte las Preguntas más frecuentes acerca de la instalación, operación y diligenciamiento de la información requerida por la Superintendencia.
	– Enviar archivo con extensión STR generado en el aplicativo STORM – Consultar el estado del envío – Descargar archivo de años anteriores –Consulta de errores de envío.

b) Descarga e instalación. Así mismo, en el portal empresarial www.supersociedades.gov.co en la sección Software para el Diligenciamiento, subsección Software, se encuentra el aplicativo STORM y los manuales de descarga, instalación y diligenciamiento.

Una vez instalado el aplicativo, encontrará que este contiene todos los informes requeridos por la Superintendencia de Sociedades y no es necesario instalarlo más de una vez para diligenciar cualquier informe solicitado. Esto se puede hacer de manera sencilla, creando un nuevo informe dentro del mismo programa;

c) Ubicación de los archivos generados por el aplicativo. Los archivos con extensión STR que se generan desde el aplicativo STORM, se almacenan en una carpeta según la versión del sistema operativo instalado en el computador en que se ingresa la información.

En Windows XP la ruta es:

C:\Documents and Settings\<Nombre del usuario>\StormUser\inf_enviados

Para versiones Vista y 7 de Windows, la ruta es:

C:\Users\<Nombre del usuario>\StormUser\inf_enviados

d) Envío de la Información. La Superintendencia de Sociedades ha implementado el servicio electrónico de recepción a través del portal empresarial, en la sección de Informes Electrónicos permitiendo a las sociedades registradas enviar la información requerida por esta entidad, (archivo generado con extensión .STR) así como consultar y descargar los archivos de información financiera que hayan sido anteriormente presentados ante la Superintendencia de Sociedades.

En la misma sección se encuentra la opción de consultar el estado del envío del informe, en donde al presentarse satisfactoriamente, el número de radicación se generará, el que deberá tener en cuenta para realizar el posterior radicado de los documentos adicionales.

En procura de prestar un mejor servicio a todos los usuarios, la Superintendencia de Sociedades ofrece en el portal empresarial dentro de su sección Software para el diligenciamiento, subsección de Capacitaciones Virtuales, una serie de videos que facilitan la descarga, instalación, diligenciamiento y envío de la información a la Superintendencia de Sociedades, por cuanto muestran paso a paso cada uno de estos procedimientos.

7. Generalidades

a) Cifras en miles de pesos. La presentación de los valores en los estados financieros, deberá hacerse en miles de pesos, esto es, Eliminando los tres últimos dígitos. Ejemplo: si la cifra es $2.567.450 deben diligenciar $2.567;

b) La información enviada a esta Superintendencia mantiene la reserva y solo podrá ser utilizada en los términos que la ley establece;

c) No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar;

d) Los archivos con extensiones STR, XML y XLS que se generan a partir del aplicativo STORM, no deben cambiarse ni en estructura, ni en nombre, así como no cambiar la ubicación de los mismos en el disco local;

e) Es de advertir que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, incurren en delito sancionado con prisión de uno a seis años. (Artículo 43 Ley 222 de 1995);

f) La utilización de los medios electrónicos en el portal empresarial.

www.supersociedades.gov.co está disponible las veinticuatro (24) horas del día.

Esta circular rige a partir de la fecha de su publicación y recoge lo establecido en la Circular Externa número 156-000005 del 20 de diciembre de 2011, expedida por la Superintendencia de Sociedades.

Publíquese y cúmplase.

El Superintendente de Sociedades,

LUIS GUILLERMO VÉLEZ CABRERA.