Circular 1 de 2021 ANCP

CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2021

(febrero 10)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - COLOMBIA COMPRA EFICIENTE

Para:	ALCALDÍAS MUNICIPALES DE DEPARTAMENTO (ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y DESCENTRALIZADA, SOLO LAS RELACIONADAS EN EL ANEXO No. 1), ÓRGANOS DE CONTROL, ÓRGANOS AUTÓNOMOS Y CUALQUIER OTRA ENTIDAD INCLUIDA EN EL ANEXO No. 1 DE ESTA CIRCULAR.
Asunto:	OBLIGATORIEDAD EN EL USO DEL SECOP II VIGENCIA 2021

Resumen de Notas de Vigencia

La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, en cumplimiento de las funciones conferidas por el artículo 3, numerales 2 y 5 del Decreto Ley 4170 de 2011, actuando como ente rector del Sistema de Compras Estatales y administrador del Sistema Electrónico de Contratación Pública - SECOP, tiene competencia para difundir políticas públicas, planes, programas y normas que promuevan las mejores prácticas en contratación estatal, razón por la cual expide la presente circular, con el propósito de emitir directrices sobre la obligatoriedad del uso del SECOP II en el año 2021.

El Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP fue creado por el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, como punto único de ingreso de información y de generación de reportes para las entidades estatales y la ciudadanía, contando con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos. El SECOP lo administra la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, en cumplimiento de las funciones otorgadas por el numeral 8 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011.

Con fundamento en los boletines trimestrales del sector TIC^[1] publicados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones correspondiente al estado de conectividad en todo el territorio nacional, y, de acuerdo con el análisis efectuado por la Subdirección de Estudios de Mercado y Abastecimiento Estratégico sobre el porcentaje de penetración de internet fijo en todos los municipios del país, el cual toma como base la relación entre el número de acceso a internet fijo y la población total de cada municipio, se identifican las entidades que ingresan con uso obligatorio en SECOP II para la presente vigencia.

De acuerdo con los resultados obtenidos, la penetración de internet fijo en Colombia es del 14.2%; el 6% de los municipios registra una penetración de internet fijo mayor al total nacional y el 45% de los municipios tiene una penetración de internet menor a 1%.

En consecuencia, y dado que el porcentaje de penetración de internet fijo es un insumo que permite tener un panorama general sobre el acceso a internet en los municipios del país que pueden implementar la plataforma transaccional SECOP II, y que a su vez, las entidades que ingresan con obligatoriedad para la vigencia 2021 fueron seleccionadas a partir de su comportamiento histórico a nivel de procesos de contratación y valor total contratado, la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, con el fin de articular los sistemas de información de gestión contractual pública, instruye a las Entidades Estatales identificadas en el Anexo No. 1 para que acaten las siguientes directrices:

1. Fecha y alcance de la obligatoriedad del SECOP II en 2021

Para la vigencia 2021, todos los procesos de contratación de las entidades relacionadas en el Anexo No.1 de esta circular deberán gestionarse, exclusivamente en el SECOP II. La medida aplica para todas las modalidades de selección del Estatuto General de Contratación Pública (licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa, contratación mínima cuantía).

Así mismo, aplica para la publicación del Plan Anual de Adquisiciones de 2021 y para todos los procesos de contratación que inicien las entidades que tienen un régimen especial de contratación.

Están exceptuados de la medida las asociaciones público-privadas -APP-, los contratos donde existan más de dos partes y los concursos de arquitectura, los cuales deberán publicarse a través del SECOP I.

Lo anterior aplica, de acuerdo con la distribución relacionada en el Anexo No. 1 de las entidades que ingresaron el 1 de enero, y que van a incorporarse a partir del 1 de abril, 1 de julio y 1 de octubre de 2021 respectivamente.

Todos los procesos de contratación creados en el SECOP I antes del 1 de enero, 1 de abril, 1 de julio y 1 de octubre de 2021 por parte de las entidades estatales de acuerdo con la distribución del Anexo No. 1, podrán continuar siendo gestionados en esta plataforma.

Todas las entidades del Estado colombiano deben seguir gestionando en el SECOP II los procesos de contratación con ESALES (Decreto 092 de 2017), teniendo en cuenta que este decreto consagra en el artículo 9 que las entidades privadas sin ánimo de lucro deben estar registradas en el SECOP. El SECOP II es la única versión de la plataforma que permite el registro de proveedores toda vez que es transaccional. Adicionalmente, el SECOP II es el medio para acreditar los indicadores de idoneidad, eficiencia, economía, eficacia y manejo del Riesgo definidos por la respectiva Entidad Estatal.

Las Entidades Estatales pueden publicar los documentos de los subcontratos reportados por las ESALES, una vez esté creado el proceso en el módulo “Régimen Especial”, por medio de la sección “documentos de ejecución del contrato”.

Ahora bien, en el marco de la actual pandemia que vive el país generada por el virus coronavirus COVID - 19, las Entidades Estatales que no se encuentren relacionadas en el Anexo No. 1 y requieran utilizar la plataforma SECOP II para gestionar todos sus procesos de contratación o, simplemente, aquellos procesos que sean estratégicos para el funcionamiento o cumplimiento de metas de la entidad lo podrán realizar. Para esto, las entidades deberán solicitar a la mesa de servicio de la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente la habilitación de los módulos correspondientes de acuerdo con el régimen de contratación aplicable.

Tenga en cuenta que, SECOP II es una herramienta transaccional en donde todo el proceso de contratación se realiza en línea y en tiempo real, por lo cual, dejará trazabilidad de todas las acciones que generan los usuarios que hacen parte de la cuenta de la entidad estatal y que gestionan los procesos de contratación en la plataforma.

Cualquier entidad que se encuentre incluida en el Anexo No. 1 de la presente Circular tendrá que utilizar el SECOP II a partir de las fechas establecidas en todas las modalidades de selección del Estatuto General de Contratación Pública (licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa, contratación mínima cuantía) a diferencia de las excepciones ya previstas.

Las Entidades Estatales que ingresan con obligatoriedad en el 2021 les será suspendida la opción de publicar nuevos procesos en el SECOP I a partir de las fechas mencionadas anteriormente. Antes de la fecha de inicio de publicación en SECOP II las Entidades que hayan adelantado procesos de contratación, están en la obligación de cumplir con el deber de publicidad en el SECOP I de los documentos expedidos en virtud de la actividad contractual que se desprende del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, el cual, se encuentra regulado por el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, donde se establece que, las Entidades Estatales están obligadas a publicar los documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.

Así las cosas, para dar publicidad a los contratos que hayan sido expedidos por lo menos tres (3) días antes de la fecha de obligatoriedad y, en cumplimiento de lo preceptuado en el artículo 2.2.1.1.1.7 <sic, 2.2.1.1.1.7.1> del Decreto 1082 de 2015, las Entidades relacionadas en el Anexo No.1 deberán solicitar a la ANCP-CCE la habilitación del SECOP I, relacionando la cantidad de contratos y los días que requieren la habilitación para dar cumplimiento a la publicación de la información relativa a su contratación.

Por consiguiente, la Agencia únicamente administra el SECOP, pero no es responsable de las acciones u omisiones de las Entidades en la plataforma. Siendo así, debe resaltarse que la responsabilidad por la publicación tardía de los procesos corresponde a la Entidad contratante y por ende es decisión de esta tomar las medidas necesarias y asumir acciones o consecuencias que correspondan y se deriven por el incumplimiento de un deber legal.

2. Oferta institucional de capacitación

Para que las entidades se preparen para adoptar el SECOP II, la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente - ofrece las siguientes alternativas de capacitación:

a. Capacitación virtual

La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente pone a disposición de las Entidades del Estado Colombiano que ingresan con obligatoriedad para la vigencia 2021, el minisitio de capacitación del SECOP II ubicado en el siguiente enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/secop-ii, es un espacio creado para conocer, aprender y enseñar sobre las diferentes funcionalidades de la plataforma a partir de los roles que desempeñan de los diferentes actores del Sistema de Compra Pública.

Las entidades estatales cuentan con la sección Compradores donde les explicamos de manera pedagógica, paso a paso, cómo utilizar las funcionalidades del SECOP II de acuerdo con la etapa del proceso de contratación que desee adelantar la Entidad.

Por otro lado, las personas que provean sus bienes y servicios al Estado colombiano cuentan con la sección Proveedores, donde les enseñamos desde cómo registrarse en la plataforma hasta cómo acceder a oportunidades de negocio en el SECOP II y en general cómo participar en los procesos de contratación que adelantan las entidades.

Para el caso de los ciudadanos, veedores, auditores y en general quienes ejercen control a la compra pública hemos dispuesto la sección Ciudadanos, donde aprenderán cómo realizar la búsqueda de los procesos de contratación y cómo acceder, a través de la vista pública, a los expedientes electrónicos del SECOP II.

b. Capacitación teórico-práctica

Con la finalidad de prevenir y mitigar el impacto que puede generar la propagación de la pandemia, la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente- dictará capacitaciones teórico-prácticas a través de medios virtuales hasta que las autoridades competentes indiquen nuevas medidas relacionadas con respecto a este problema de salud pública.

Para poder programar las capacitaciones, las Entidades incluidas en el Anexo No. 1 deben enviar al correo secopii@colombiacompra.gov.co los datos de contacto (nombres y apellidos, cargo, correo electrónico y teléfono) de la persona (funcionario) quien será el responsable de coordinar las condiciones necesarias para desarrollar la capacitación con los profesionales que sean designados por la Agencia; de igual manera, se coordinarán los temas logísticos y técnicos para poder ejecutar las sesiones de capacitación con la entidad. La información debe ser enviada con mínimo 2 semanas de anticipación a la fecha de obligatoriedad.

Es de reiterar que las capacitaciones se realizarán de forma virtual o excepcionalmente de forma presencial donde se encuentre ubicada la entidad, en este último caso, la entidad territorial deberá garantizar las condiciones de bioseguridad, cubrir los gastos de tiquetes y viáticos correspondientes de los funcionarios de la Agencia. Cabe recordar que, los desplazamientos se desarrollarán hasta que las autoridades competentes indiquen nuevas medidas relacionadas con respecto a este problema de salud pública, lo cual no implica una ampliación de los términos de obligatoriedad, por lo cual la alternativa principal seguirá siendo la modalidad virtual.

JOSÉ ANDRÉS O'MEARA RIVEIRA

Director General

Agencia Nacional de Contratación Pública

Colombia Compra Eficiente

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. Boletines trimestrales del sector TIC https://colombiatic.mintic.gov.co/679/w3-channel.html

ANEXO NO. 1.

ENTIDADES CON USO OBLIGATORIO DEL SECOP II EN 2021.

Entidades que ingresaron con uso obligatorio el 1 de enero de 2021

Organismos de control