DECRETO 2620 DE 2014

(diciembre 17)

Diario Oficial No. 49.368 de 17 de diciembre de 2014

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

Por el cual se modifica y adiciona el Decreto número 2460 de 2013.

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren los numerales 11 y 20 del artículo 189 de la Constitución Política, el artículo 552-2 del Estatuto Tributario, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 555-2 del Estatuto Tributario el Registro Único Tributario (RUT) constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Que la disposición antes señalada establece que los mecanismos y términos de implementación del Registro Único Tributario (RUT), así como los procedimientos de inscripción, actualización, suspensión y cancelación, grupos de obligados, formas, lugares, plazos, convenios y demás condiciones, serán las que para el efecto reglamente el Gobierno nacional.

Que conforme con el parágrafo 3o del artículo 50 del Decreto número 2972 de 2013, los inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio, independientemente de la modalidad o vehículo utilizado para efectuar la inversión deben identificarse con el número de Identificación Tributaria NIT, para lo cual el administrador de la inversión deberá realizar, a nombre de estos, su inscripción en el Registro Único Tributario (RUT). En tal sentido, se requiere reglamentar los requisitos y procedimientos necesarios para la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT).

Que con el fin de unificar en el Decreto número 2460 de 2013 las disposiciones emitidas frente a la inscripción del Registro Único Tributario (RUT) de los establecimientos permanentes y las sociedades o entidades consideradas nacionales por tener su sede efectiva de administración en el territorio colombiano, es necesario incorporar al mismo algunas disposiciones de los Decretos número 3026 y 3028 de 2013.

Que para desarrollar eficazmente las funciones asignadas a la U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), así como para garantizar la debida notificación de los actos administrativos, facilitar el cumplimiento de las obligaciones y simplificar los trámites en especial el relacionado con la solicitud de cancelación de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), es necesario reglamentar los documentos requeridos para adelantar este trámite.

Que en cumplimiento de los artículos 3o y 8o de la Ley 1437 de 2011, el proyecto de decreto fue publicado en la página web de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, (DIAN).

DECRETA:

ARTÍCULO 1o. Modifíquese el numeral 1 del artículo 4o del Decreto número 2460 de 2013, el cual quedará así:

“1. IDENTIFICACIÓN

Identificación de las Personas Naturales. La identificación de las personas naturales está conformada por los nombres y apellidos, tipo y número de documento de identificación, fecha y lugar de expedición del documento de identificación o el que haga sus veces, fecha y lugar de nacimiento, y el número de identificación tributaria otorgado en el exterior para los extranjeros que lo posean.

Identificación de las Personas Jurídicas y asimiladas. La identificación de las personas jurídicas y asimiladas está conformada por la razón social el Número de Identificación Tributaria (NIT) adicionado con un dígito de verificación y el número de identificación tributaria otorgado en el exterior para las personas jurídicas o entidades extranjeras que lo posean.

Identificación de las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades entidades extranjeras que realicen operaciones a través de establecimientos permanentes diferentes a sucursales de sociedades extranjeras y oficinas de representación extranjera. La identificación deberá incluir las letras EP al final de su razón social para las personas jurídicas o al final del número de identificación para el caso de las personas naturales, y en caso de tener más de un establecimiento permanente las letras EP2 o EP más el número de establecimiento permanente que corresponda.

El Número de Identificación Tributaria (NIT), es asignado por la U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y permite la individualización inequívoca de los inscritos, para todos los efectos, en materia tributaria, aduanera y de control cambiario y, en especial, para el cumplimiento de las obligaciones de la misma naturaleza.

La U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, (DIAN), dentro de los seis (6) meses siguientes a la vigencia del presente decreto, habilitará en el Registro Único Tributario, (RUT) los campos requeridos con el fin de incluir el número de identificación tributaria otorgado en el exterior para los extranjeros, así como el desarrollo de los sistemas de información que permitan incluir la fecha y lugar de nacimiento de las personas naturales, garantizando la reserva y las condiciones de uso, y manejo salvaguarda de esta información”.

ARTÍCULO 2o. Adiciónese el artículo 5o del Decreto número 2460 de 2013 con el siguiente literal:

“p) Los inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio, independientemente de la modalidad o vehículo utilizado para efectuar la inversión”.

ARTÍCULO 3o. Modifíquese el artículo 9o del Decreto número 2460 de 2013, el cual quedará así:

“Artículo 9o. Formalización de la inscripción, actualización y solicitud de cancelación en el Registro Único Tributario (RUT).

Se entiende por formalización de la inscripción, de la actualización o de la cancelación del Registro Único Tributario (RUT), el proceso de autenticación, validación e incorporación de la información, suministrada virtual o físicamente, por el obligado ante la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), o demás entidades Autorizadas, y la expedición del respectivo certificado.

El trámite de inscripción, actualización y solicitud de cancelación en el Registro Único Tributario (RUT), se podrá realizar de forma presencial:

a) Directamente por el interesado o por quien ejerza la representación legal, acreditando la calidad correspondiente;

b) A través de apoderado debidamente acreditado, el cual no requiere tener la calidad de abogado.

De forma electrónica a través de la página web de la U.A.E. Dirección de Impuestos Aduanas Nacionales (DIAN), se podrán formalizar los siguientes trámites:

a) Inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) para las personas naturales del régimen simplificado del impuesto a las ventas que no realicen actividades mercantiles, previa verificación de información que realizará el sistema.

b) Actualización del Registro Único Tributario (RUT) para las personas naturales, previa verificación de información que realizará el sistema.

c) Actualización y solicitud de cancelación del Registro Único Tributario (RUT), con mecanismo de firma respaldado con certificado digital, para aquellos inscritos a quienes la U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), le ha asignado tal mecanismo.

PARÁGRAFO. Las personas naturales que se encuentren en el exterior, podrán enviar la solicitud de inscripción o actualización del Registro Único Tributario (RUT), a través del sistema de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de la página web de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, (DIAN), anexando escaneado su documento de identidad y pasaporte, en donde conste la fecha de salida del país.

Una vez la U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, (DIAN) formalice el respectivo trámite, enviará a la dirección electrónica informada el Registro Único Tributario (RUT) certificado.

Lo anterior, sin perjuicio de que la U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) realice controles migratorios a que hubiere lugar.

ARTÍCULO 4o. Modifíquese el literal a) del artículo 10 del Decreto número 2460 de 2013, el cual quedará así:

“a) Personas jurídicas y asimiladas:

1. Fotocopia del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal para quienes no se encuentran obligados a registrarse ante Cámara de Comercio, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes, expedido por la Autoridad correspondiente, teniendo en cuenta que si en dicho documento se señala un término de vigencia superior a un (1) mes este será válido.

2. Fotocopia del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general con exhibición del original, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

3. Constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros activa, a nombre de la persona jurídica o asimilada, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o cooperativas de ahorro y crédito o cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito Autorizadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria para adelantar actividad financiera, inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas (Fogacoop) o el último extracto de la misma.

Para la apertura de la cuenta, la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), expedirá un documento donde informa el NIT provisional que le será asignado a la nueva persona jurídica, el cual, deberá ser activado dentro de los quince (15) días siguientes a su expedición, con la presentación de la constancia de titularidad de la cuenta corriente o de ahorros. Si vencido el término anterior el usuario no ha presentado la constancia de titularidad de la cuenta corriente o de ahorros, el NIT provisional no tendrá validez, no obstante, si la apertura de cuenta fue solicitada dentro del término señalado y la entidad bancaria toma un tiempo superior al mismo para realizar la apertura, se podrá reactivar el NIT.”

ARTÍCULO 5o. Adiciónese el artículo 10 del Decreto número 2460 de 2013 con los siguientes literales:

“f) Inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio.

1. Fotocopia del documento de identidad del representante legal del administrador de la inversión en Colombia, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general con exhibición del original, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga fecha de expedición mayor de seis (6) meses.

2. Constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros activa, a nombre de la persona jurídica, en este caso del administrador de la inversión en Colombia, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o cooperativas de ahorro y crédito o cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito Autorizadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria para adelantar actividad financiera, inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas (Fogacoop) o el último extracto de la misma.

3. Certificación expedida por el representante legal del administrador de la inversión en Colombia donde informe el número de identificación en el exterior, país de origen y nombres y apellidos o razón social del inversionista de portafolio, según sea el caso.

g) Inversionistas de capital del exterior de portafolio que inviertan a través de los sistemas de cotización de valores del extranjero mediante acuerdos o convenios de integración de bolsas de valores de que trata el Título 6 del Libro 15 de la Parte 2 del Decreto número 2555 de 2010, así como aquellos acuerdos o convenios que se suscriban cuyo objeto sea lograr la interconexión de los depósitos centralizados de valores del extranjero o entidades homólogas bajo la calidad de depositantes directos en los depósitos centralizados de valores locales de conformidad con el parágrafo del artículo 12 de la Ley 964 de 2005.

1. Fotocopia del documento de identidad del representante legal del depósito centralizado de valores local; con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general con exhibición del original, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga fecha de expedición mayor de seis (6) meses.

2. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia del depósito centralizado de valores local.

3. Certificación expedida por el representante legal del depósito centralizado de valores local en el que conste la razón social del depósito centralizado de valores del extranjero, su identificación para efectos tributarios en el exterior, la fecha de celebración del acuerdo de interconexión entre depósitos centralizados, el objeto de dicho acuerdo y el certificado de existencia y representación legal expedido por la Autoridad competente del país de origen de la entidad.

Los depósitos centralizados de valores, en virtud de los acuerdos de interconexión están en la obligación de suministrar a la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) la información que esta requiera sobre los inversionistas de capital del exterior de portafolio para efectuar cruces de información.

En caso de que en la operación de inversión de capital del exterior de portafolio intervenga un custodio en los términos del Decreto número 1243 de 2013, este estará obligado a efectuar la inscripción en el Registro Único Tributario de los inversionistas de capital del exterior de portafolio en los términos del literal f) del presente artículo.

h) Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras que realicen operaciones a través de establecimientos permanentes diferentes a sucursales.

Personas naturales sin residencia en Colombia.

1. Fotocopia del documento de identidad del solicitante, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general con exhibición del original, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayo a seis (6) meses.

2. Declaración, que se entiende presentada bajo la gravedad del juramento, en donde consten las circunstancias que dan lugar a la existencia de un establecimiento permanente en Colombia, y copia de los documentos o actos que soporten dicha declaración, cuando a ello haya lugar.

3. Constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros activa, a nombre de la persona natural sin residencia en Colombia con establecimiento permanente en el país, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o la Superintendencia de Economía Solidaria o el último extracto de la misma.

Sociedades y entidades extranjeras

1. Original del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal de la oficina principal, en idioma español, debidamente apostillado o, si es del caso, autenticado ante el Cónsul o el funcionario Autorizado.

2. Copia del documento o acto mediante el cual se acordó que la sociedad o entidad llevaría a cabo actividades constitutivas de establecimiento permanente en Colombia o declaración, que se entiende presentada bajo la gravedad del juramento, donde consten las circunstancias que dan lugar a la existencia de un establecimiento permanente en Colombia.

3. Fotocopia del documento de identidad del representante legal o del apoderado de la sociedad en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de un apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo, y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general con exhibición del original, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

4. En caso de actuar a través de apoderado de la sociedad en Colombia se requiere presentar fotocopia del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior, en idioma español, debidamente apostillado, o si es del caso autenticado ante el Cónsul o el funcionario Autorizado.

5. Constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros activa, a nombre de la sociedad o entidad extranjera con establecimiento permanente en el país, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o la Superintendencia de Economía Solidaria o el último extracto de la misma.

i) Sociedades o entidades consideradas nacionales por tener su sede efectiva de administración en el territorio colombiano.

1. Original del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal de la sociedad o entidad, en idioma español, debidamente apostillado o autenticado ante el Cónsul o el funcionario Autorizado.

2. Documento o acto mediante el cual se informa el domicilio donde tendrá la sede efectiva de administración en el territorio nacional.

3. Fotocopia del documento de identidad del representante legal o del apoderado de la sociedad en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de un apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo, y fotocopia del documento de identidad del poderdante, original del poder especial o copia simple del poder general con exhibición del original, junto con la certificación, de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

4. En caso de actuar a través de apoderado de la sociedad en Colombia se requiere presentar fotocopia del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior en idioma español, debidamente apostillado o extendido ante el Cónsul o funcionario Autorizado.

5. Constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros activa, a nombre de la sociedad o entidad, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o la Superintendencia de Economía Solidaria o el último extracto de la misma”.

ARTÍCULO 6o. Adiciónese el artículo 10 del Decreto número 2460 de 2013 con los siguientes parágrafos:

“Parágrafo 5o. La condición de importador ocasional deberá acreditarse presentando el documento que pruebe la necesidad de cambio de la modalidad de importación para una mercancía que ingresó inicialmente por la modalidad de importación de viajeros, menajes, o tráfico postal y envíos urgente, o que ingresa con destino a personal diplomático colombiano que regresa de misiones en el exterior.

PARÁGRAFO 6o. La formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) de las sociedades o entidades consideradas nacionales por tener su sede efectiva de administración en el territorio colombiano que tengan previamente registrada una sucursal o una inversión extranjera directa en Colombia, se tendrá como una actualización en el RUT de dicha sucursal o entidad según corresponda”.

ARTÍCULO 7o. Modifíquese el numeral 3 del artículo 14 del Decreto número 2460 de 2013 el cual quedará así:

“3. Cuando por información suministrada por el interesado, a las entidades con las cuales la U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), tenga convenio de intercambio de información.

Para el caso de las Cámaras de Comercio, la U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) facilitará la consulta de la información necesaria para la correcta construcción del reporte de la información que envían las Cámaras de Comercio, necesaria para la actualización de oficio del registro de los clientes, garantizando la confidencialidad y seguridad de la información”.

ARTÍCULO 8o. Modifíquese el literal d) del artículo 17 del Decreto número 2460 de 2013 y adiciónese los literales f), g) y h) en el numeral 1:

“d) Por sustitución o cancelación definitiva de la inversión extranjera directa.

f) Por el cese definitivo de la inversión de portafolio del exterior, sin perjuicio de su posterior reactivación, a solicitud de parte, con el cumpliendo de los requisitos de que trata el artículo 10 del presente decreto”.

g) Por el cese de actividades a través de establecimiento permanente en Colombia.

h) Por el cambio de la sede efectiva de administración fuera del territorio nacional, sin perjuicio de su posterior reactivación, a solicitud de parte, con el cumplimiento de los requisitos de que trata el artículo 10 del presente decreto”.

ARTÍCULO 9o. Adiciónese el Decreto número 2460 de 2013 con el siguiente artículo:

“Artículo 17-1. Documentos para la solicitud de cancelación de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT). Además de los requisitos exigidos para la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), se deberán acreditar los siguientes documentos:

1. Personas jurídicas y asimiladas.

Documento mediante el cual se acredite que la organización se encuentra liquidada, para quienes no se encuentren obligados a registrarse ante Cámara de Comercio.

2. Entidades de derecho público.

Copia del acto administrativo por medio del cual se escinden, fusionen, suprimen, disuelven y/o liquiden entidades de derecho público.

3. Inversionistas extranjeros directos sin domicilio en Colombia.

Comunicación suscrita por el representante legal de la sociedad extranjera o por la persona natural inversionista o el apoderado del inversionista que se encuentre previamente informado en la sección de representación del Registro, donde informe la cancelación de la inversión en Colombia o cambio de titular de la inversión, en idioma español, debidamente apostillada o, si es el caso, autenticado ante el Cónsul o el funcionario Autorizado.

En caso de personas jurídicas, documento que acredite la existencia y representación legal de la sociedad en el país de origen, en idioma español, debidamente apostillada o, si es el caso, autenticado ante el Cónsul o el funcionario Autorizado.

Fotocopia del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior, en idioma español, debidamente extendido ante el Cónsul o el funcionario que la ley local Autorice para ello.

4. Inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio.

Documento mediante el cual el representante legal del administrador de la inversión de capital de portafolio del exterior o del depósito centralizado de valores local, según corresponda, informe el cese de la inversión de portafolio y el número de identificación en el exterior, país de origen y nombres y apellidos o razón social del inversionista de portafolio.

5. Consorcios y Uniones Temporales.

Fotocopia del acta o documento donde conste la terminación del contrato de colaboración empresarial, suscrita por los integrantes del consorcio o unión temporal o sus representantes legales.

Fotocopia del acta de finalización del contrato suscrita con la entidad contratante, en los casos que conforme a la ley o al contrato, sea obligatoria la liquidación.

En el evento que no se haya ejecutado el contrato, comunicación suscrita por la entidad que adjudicó la licitación o contrato dejando constancia del hecho.

6. Sucesiones ilíquidas.

Documento expedido por Juez o Notario donde conste la terminación del proceso o fotocopia de la escritura de liquidación de la sucesión cuando se adelantó ante Notario o de la sentencia debidamente ejecutoriada cuando el proceso se adelantó ante Juez.

En el evento de no realizar proceso de sucesión, manifestación verbal o escrita del representante o herederos en la que informe que el fallecido no dejó masa sucesoral que haya implicado el inicio de dicho procedimiento.

7. Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras que realicen operaciones a través de establecimientos permanentes.

Documento en el que se haga constar o se declare el cese de actividades en Colombia.

8. Sociedades o entidades consideradas nacionales por tener su sede efectiva de administración en el territorio colombiano.

Documento en el que se haga constar o se declare que la sede efectiva de administración no se encuentra en el territorio nacional.

PARÁGRAFO. Cuando el trámite de solicitud de cancelación lo adelante directamente el interesado, el representante legal o el apoderado que se encuentre previamente registrado en la sección de representación del formulario del obligado, no será necesario adjuntar fotocopia de su documento de identidad, bastará con la exhibición del documento original.

ARTÍCULO 10. Modifíquese el artículo 23 del Decreto número 2460 de 2013 el cual quedará así:

“Artículo 23. Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga los Decretos números 2788 de 2004, 4714 de 2008, 2645 de 2011 y 2820 de 2011, el artículo 10 del Decreto número 3026 de 2013, el artículo 11 del Decreto número 3028 de 2013 y las demás normas que le sean contrarias”.

ARTÍCULO 11. VIGENCIA. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá D. C., a 17 de diciembre de 2014.

JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

MAURICIO CÁRDENAS SANTAMARÍA.