Circular 30 de 2013 MSPS
CIRCULAR CONJUNTA 30 DE 2013
(septiembre 2)
Diario Oficial No. 48.918 de 19 de septiembre de 2013
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
| PARA: | ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO Y SUBSIDIADO, INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD PÚBLICAS Y PRIVADAS Y ENTIDADES TERRITORIALES. |
| DE: | MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL Y SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD. |
| ASUNTO: | PROCEDIMIENTO DE ACLARACIÓN DE CARTERA, DEPURACIÓN OBLIGATORIA DE CUENTAS, PAGO DE FACTURACIÓN POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y RECOBROS. |
| FECHA: | 2 de septiembre de 2013 |
El Ministerio de Salud y Protección Social y la Superintendencia Nacional de Salud, considerando la problemática de la información de cartera del sector salud y con el fin de dar continuidad a las acciones de depuración, aclaración de cartera y compromisos de pago, se permite informar el procedimiento de saneamiento y aclaración de cuentas del sector salud, previas las consideraciones que se esbozan a continuación:
1. OBJETIVO DE LA CIRCULAR CONJUNTA
El objetivo de la presente circular, es establecer un procedimiento de saneamiento y aclaración de cuentas del sector salud a través del cruce de información entre las Entidades Responsables de Pago (ERP) (EPS del régimen contributivo y subsidiado, y Entidades Territoriales) e Instituciones Prestadoras del Servicio de Salud (IPS) tanto públicas como privadas, y como resultado de estos cruces, determinar el estado de las cuentas; si hay coincidencia, fijar y suscribir los compromisos obligatorios de pago y aclarar y depurar la información que no coincide entre los actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS). De este proceso se excluyen las entidades en intervención forzosa administrativa para liquidar, cuyo proceso se rige por el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero EOSF. En cuanto a las Entidades en Intervención Forzosa Administrativa para Administrar, el procedimiento podrá adelantarse hasta la suscripción de los compromisos de aclaración de cuentas.
2. MARCO NORMATIVO
El artículo 1o del Decreto número 1281 de 2002 señaló la obligación de utilizar social y económicamente los recursos financieros disponibles del sector salud con eficiencia y oportunidad, entendiéndose por eficiencia la mejor utilización social y económica de los recursos financieros disponibles para que los beneficios que se garantizan con los recursos del Sector Salud de que trata la norma en cuestión, se presten en forma adecuada y oportuna; y por oportunidad, los términos dentro de los cuales cada una de las entidades, instituciones y personas, que intervienen en la generación, el recaudo, presupuestación, giro, administración, custodia o protección y aplicación de los recursos, deberán cumplir sus obligaciones, en forma tal que no se afecte el derecho de ninguno de los actores a recibir el pronto pago de los servicios a su cargo y, fundamentalmente, asegurando que se garantice el acceso y la prestación efectiva de los servicios de salud a la población del país.
De conformidad con el artículo 5o ibídem, quienes administren recursos del Sector Salud y quienes manejen información sobre la población incluyendo los regímenes especiales o de excepción del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) de que trata el artículo 279 de la Ley 100 de 1993, harán parte del Sistema Integral de Información del Sector Salud para el control de la afiliación, del estado de salud de la población y de los recursos y responderán por su reporte oportuno, confiable y efectivo de conformidad con las disposiciones legales y los requerimientos del Ministerio de Salud y Protección Social.
Así mismo, señala el inciso segundo del citado artículo 5o del Decreto número 1281 de 2002 que “corresponde al Ministerio de Salud y Protección Social definir las características del Sistema de Información necesarias para el adecuado control y gestión de los recursos del sector salud y a la Superintendencia Nacional de Salud, de conformidad con tales definiciones, impartir las instrucciones de carácter particular o general que resulten necesarias para el adecuado cumplimiento de sus funciones de inspección, vigilancia y control.
Cuando el incumplimiento de los deberes de información no imposibilite el giro o pago de los recursos, se debe garantizar su flujo para la financiación de la prestación efectiva de los servicios de salud. En todo caso, procederá la imposición de las sanciones a que haya lugar por parte de la Superintendencia Nacional de Salud y las demás acciones de carácter administrativo, disciplinario o fiscal que correspondan”.
Igualmente, en los artículos 114, 121, 122, 126, 133 y 135 de la Ley 1438 de 2011 se establece la obligación de las diferentes entidades del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) de reportar información relacionada con la prestación de servicios y sus estados financieros, y se asigna la competencia a la Superintendencia Nacional de Salud para conciliar conflictos derivados de devoluciones de facturas entre los diferentes agentes del Sistema.
De otro lado, los numerales 11, 12 y 13 del artículo 130 de la Ley 1438 de 2011, señalan que el efectuar cobros al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) con datos inexactos o falsos, no reportar oportunamente la información solicitada por el ente regulador competente y obstruir las investigaciones e incumplir las obligaciones de información, son conductas que vulneran tanto el Sistema General de Seguridad Social en Salud, como el derecho a la salud.
El artículo 25 del Decreto número 4747 de 2007 consagra el registro conjunto de trazabilidad de la factura, para efectos de contar con un registro sistemático del cobro, glosas y pago de servicios de salud, para lo cual el Ministerio de la Protección Social hoy Ministerio de Salud y Protección Social establecerá la estructura y operación de un registro conjunto de trazabilidad de la factura.
El artículo 43.4.1. de la Ley 715 de 2001, establece como responsabilidad de los departamentos y distritos la de ejercer en su jurisdicción la vigilancia y el control del aseguramiento en el Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) y en los regímenes de excepción definidos en el artículo 279 de la Ley 100 de 1993. Así mismo, la misma norma establece en el artículo 43.1.5 la responsabilidad de los departamentos y distritos de vigilar y controlar el cumplimiento de las políticas y normas técnicas, científicas y administrativas que expida el Ministerio de Salud, hoy Ministerio de Salud y Protección Social, así como las actividades que desarrollan los municipios de su jurisdicción, para garantizar el logro de las metas del sector salud, sin perjuicio de las funciones de inspección y vigilancia atribuidas a las demás autoridades competentes.
3. REPORTE OBLIGATORIO DE INFORMACIÓN DE CARTERA
Las Entidades Responsables de Pago (ERP) e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) con la periodicidad aquí definida, deberán reportar al Ministerio de Salud y Protección Social mediante el procedimiento de que trata la presente Circular, a través de la plataforma PISIS del portal Sispro, la información de facturas, recobros, reclamaciones y novedades de pago relacionadas con la prestación de servicios de salud y las facturas pagadas por giro directo a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) de acuerdo con el monto certificado por las Entidades Promotoras de Salud del Subsidiado. La Superintendencia Nacional de Salud, accederá a esta información y con el apoyo de los departamentos hará seguimiento a las depuraciones que se originen en este procedimiento.
Las entidades pagadoras y las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud destinatarias de la presente circular, reportarán la información con las especificaciones y plazos aquí establecidos.
4. RESPONSABILIDADES DE LOS ACTORES
4.1. Ministerio de Salud y Protección Social
a) Apoyar a las Entidades Responsables de Pago (ERP) (EPS del régimen contributivo y subsidiado, así como de las Entidades Territoriales) e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) tanto públicas como privadas, para acceder y reportar la información a través de la plataforma Pisis del portal Sispro;
b) Administrar el sistema de información y disponer la mesa de ayuda técnica para dar soporte a las entidades destinatarias de la presente Circular, mediante la plataforma Pisis;
c) Validar y cargar la información reportada en la base de datos;
d) Retroalimentar a las entidades vía correo electrónico sobre las inconsistencias de sus archivos;
e) Una vez terminado el plazo de reporte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes realizará el cruce de información y dispondrá los resultados en el portal del Sispro para consultas de las entidades;
f) Disponer la información recibida y procesada en el sistema para ser consultada por parte de los actores, con el propósito de avanzar en la aclaración de cuentas.
4.2. Superintendencia Nacional de Salud
a) Efectuar en el marco de sus competencias, inspección, vigilancia y control de las acciones adelantadas en virtud del procedimiento establecido en la presente circular;
b) Realizar el proceso de verificación de los resultados en la depuración de la cartera y sus respectivos avances;
c) Efectuar el seguimiento al proceso de aclaración de cuentas y adelantar los procesos sancionatorios correspondientes contra los actores destinatarios de la presente Circular, que incumplan con el reporte de información;
d) Sin perjuicio de las investigaciones administrativas a que haya lugar por el incumplimiento de la presente circular, la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación podrá convocar de oficio para realizar audiencias de conciliación a las partes que incumplan los compromisos de pago suscritos.
4.3. Departamentos y/o Secretarías de Salud Departamentales.
I. Con relación al reporte de información y aclaración de cuentas:
a) Reportar con la periodicidad definida en esta Circular a través de la plataforma Pisis del Ministerio de Salud y Protección Social, la información de facturas de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) por servicios no cubiertos con subsidios a la demanda con cargo a las entidades territoriales y los recobros presentados por las EPS-S, de acuerdo con el Anexo Técnico número 1 que hace parte integral de la presente Circular;
b) Terminado el plazo para reportar la información de cada periodo, las entidades tendrán máximo dos (2) días calendario para enviar el respectivo archivo corregido. Si se presentaran nuevas inconsistencias en el archivo, la opción es que la entidad envíe la información de la factura con inconsistencias actualizada, en el siguiente reporte;
c) Revisar y analizar los cruces de su información dispuestos en la plataforma del sistema Pisis del Ministerio de Salud y Protección Social, previo a la convocatoria de las mesas de saneamiento de cartera;
d) Los representantes legales de las entidades territoriales deberán asistir a cada una de las mesas de saneamiento de cartera que se convoquen por la autoridad respectiva en desarrollo de este procedimiento. En el evento que el representante legal no pueda asistir, deberá delegar las funciones en algún funcionario mediante poder especial, quien debe contar con la facultad y la información para proponer y suscribir compromisos de pago;
e) En el evento que se realicen compromisos de depuración de las facturas o recobros, la entidad territorial deberá disponer de los medios para realizar dichas depuraciones (correo electrónico o cita en sede). En el siguiente periodo de reporte de información a través de la plataforma Pisis del Ministerio de Salud y Protección Social, deberán enviarse las respectivas actualizaciones de las facturas o recobros, conforme a los anexos técnicos que hacen parte integral de la presente Circular;
f) En el evento en que se realicen compromisos de pago, la entidad territorial deberá dar cumplimiento a lo acordado en los plazos señalados para el efecto. En el siguiente periodo de reporte de información a través de la plataforma Pisis del Ministerio de Salud y Protección Social, deberán enviarse las respectivas actualizaciones de las facturas o recobros, conforme a los anexos técnicos que hacen parte integral de la presente circular;
g) Una vez realizada la depuración de facturas, recobros o realizados los pagos, la entidad territorial deberá depurar sus estados financieros.
II. Con relación a la coordinación de las mesas de saneamiento de cartera
a) Convocar, organizar y dirigir las mesas de saneamiento de cartera y aclaración de cuentas en su jurisdicción;
b) Convocar a todas las Entidades Promotoras de Salud (EPS) de los regímenes contributivo y subsidiado, a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) públicas y privadas que operen en el respectivo departamento y a los municipios certificados de su jurisdicción;
c) Organizar anualmente cuatro (4) mesas de saneamiento de cartera y aclaración de cuentas, en las siguientes fechas:
| Mesa | Fecha | Información |
| 1 | A más tardar el 28 de febrero | Periodo octubre - diciembre año anterior |
| 2 | A más tardar el 30 de mayo | Periodo enero - marzo |
| 3 | A más tardar el 30 de agosto | Periodo abril - junio |
| 4 | A más tardar el 30 de noviembre | Periodo julio - septiembre |
d) Disponer en cada una de las mesas de saneamiento de cartera, los cruces de información recibidos para el respectivo periodo de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) y de las Entidades Promotoras de Salud (EPS) que operen en el territorio, para lo cual, deberá solicitar al Ministerio de Salud y Protección Social el permiso para acceder a la información del Sistema de Información de Protección Social (Sispro);
e) Disponer para cada mesa de saneamiento de cartera, de los formatos y los elementos necesarios para firmar los respectivos compromisos de depuración de la información y compromisos de pago de las obligaciones por parte de las Entidades Responsables de Pago (ERP);
f) Revisar los poderes correspondientes de las personas que asisten a cada una de las mesas de saneamiento de cartera;
g) Informar a la Procuraduría Provincial respectiva, dentro de los diez (10) días calendario siguientes al desarrollo de la mesa de saneamiento de cartera, las Entidades Promotoras de Salud (EPS) e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), previamente convocadas, que no participaron de ella;
h) Hacer seguimiento a la depuración de los estados financieros de las Empresas Sociales del Estado (ESE) que operan en el respectivo departamento, cuando se encuentre que las facturas ya han sido canceladas por parte de las Entidades Promotoras de Salud (EPS);
i) Hacer seguimiento a los compromisos de pago efectuados por parte de las Entidades Promotoras de Salud (EPS) tanto del régimen subsidiado como del régimen contributivo. En el evento en que las Entidades Promotoras de Salud (EPS) incumplan los compromisos adquiridos de pagar por giro directo, el departamento deberá informar mensualmente a la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social del Ministerio de Salud y Protección Social, los montos no girados de acuerdo con el formato “Compromiso de Pago_X”.
4.4. Entidades Promotoras de Salud (EPS)
a) Reportar con la periodicidad definida en esta Circular, a través de la plataforma Pisis, del Ministerio de Salud y Protección Social, la información detallada de las facturas de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) por servicios prestados a los afiliados al Régimen Subsidiado de Salud con cargo a las EPS-S y de los afiliados al Régimen Contributivo con cargo a las EPS, de acuerdo con el Anexo Técnico número 1, que hace parte integral de la presente circular;
b) Reportar con la periodicidad definida en esta Circular, a través de la plataforma Pisis del Ministerio de Salud y Protección Social, la información detallada de los recobros con cargo a las entidades territoriales departamentales, de acuerdo con el Anexo Técnico número 2 que hace parte integral de la presente circular;
c) Reportar con la periodicidad definida en esta Circular a través de la plataforma Pisis del Ministerio de Salud y Protección Social, la información de las facturas pagadas por giro directo a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) de acuerdo con el monto certificado por las Entidades Promotoras de Servicios de Salud (EPS) del Régimen Subsidiado, de acuerdo con el Anexo Técnico número 3. Esta información de las facturas pagadas por giro directo debe ser coincidente con la información de giro directo remitida mediante el Anexo Técnico número 2 de la Resolución número 2320 de 2011 modificada por la Resolución número 2977 de 2011 y las que las modifiquen, adicionen o sustituyan;
d) Terminado el plazo para reportar la información de cada periodo, las entidades tendrán máximo dos (2) días calendario para enviar el respectivo archivo corregido. Si se presentaran nuevas inconsistencias en el archivo, la opción es que la entidad envíe la información de la factura con inconsistencias actualizada, en el siguiente reporte;
e) Revisar y analizar los cruces de su información dispuestos en la plataforma del sistema Pisis del Ministerio de Salud y Protección Social, previamente a la convocatoria de las mesas de saneamiento de cartera, coordinadas por el departamento;
f) Los representantes legales de las Entidades Promotoras de Salud (EPS) deberán asistir a cada una de las mesas de saneamiento de cartera, programadas en los distintos departamentos donde operan. En el evento que el representante legal no pueda asistir, deberá delegar las funciones en algún funcionario mediante poder especial, quien debe contar con la facultad y la información para proponer y suscribir compromisos de pago;
g) En el evento que se realicen compromisos de depuración de las facturas o recobros, las Entidades Promotoras de Salud - EPS deberán disponer de los medios para realizar dichas depuraciones (correo electrónico o cita en sede). En el siguiente periodo de reporte de información a través de la plataforma PISIS del Ministerio de Salud y Protección Social, deberán enviarse las respectivas actualizaciones de las facturas o recobros, conforme a los anexos técnicos que hacen parte integral de la presente Circular;
h) En el evento que se realicen compromisos de pago, laS Entidades Promotoras de Salud (EPS) deberá indicar el mecanismo a través del cual, realizará el pago (giro directo o pago por tesorería) y el detalle de las facturas a pagar. En el siguiente periodo de reporte de información a través de la plataforma Pisis del Ministerio de Salud y Protección Social, deberán enviarse las respectivas actualizaciones de las facturas, conforme a los anexos técnicos que hacen parte integral de la presente circular;
i) En el evento que se realice la depuración de facturas, recobros o efectuados los pagos, las Entidades Promotoras de Salud (EPS), deberán depurar sus estados financieros;
j) Los Revisores Fiscales de las Entidades Promotoras de Salud (EPS) podrán usar la información reportada para el dictamen a los Estados Financieros, garantizando que los ajustes a los registros contables se hagan conforme a los resultados de la actividad de aclaración y cruce.
4.5. Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS)
a) Reportar con la periodicidad definida en esta Circular a través de la plataforma Pisis del Ministerio de Salud y Protección Social, la información de sus facturas por servicios prestados a los afiliados al Régimen Subsidiado de Salud con cargo a las EPS-S, de los afiliados al Régimen Contributivo con cargo a las EPS y de la población pobre no asegurada con cargo a las entidades territoriales, de acuerdo con el Anexo Técnico número 2 que hace parte integral de la presente circular;
b) Terminado el plazo para reportar la información de cada periodo, las entidades tendrán máximo dos (2) días calendario para enviar el respectivo archivo corregido. Si se presentaran nuevas inconsistencias en el archivo, la opción es que la entidad envíe la información de la factura con inconsistencias actualizada, en el siguiente reporte;
c) Revisar y analizar los cruces de su información dispuestos en la plataforma del sistema Pisis del Ministerio de Salud y Protección Social, previamente a la convocatoria de las mesas de saneamiento de cartera, coordinadas por el departamento;
d) Los representantes legales de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) deberán asistir a cada una de las mesas de saneamiento de cartera, programadas en el respectivo departamento donde opera. En el evento que el representante legal no pueda asistir, deberá delegar las funciones en algún funcionario mediante poder especial, quien deberá contar con la facultad y la información para proponer y suscribir compromisos de pago;
e) Una vez realizada la depuración de facturas o recibidos los pagos, las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) deberán depurar sus estados financieros. En el siguiente periodo de reporte de información a través de la plataforma Pisis del Ministerio de Salud y Protección Social, deberán enviarse las respectivas actualizaciones de las facturas, conforme a los Anexos técnicos que hacen parte integral de la presente circular;
f) Los Revisores Fiscales de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) podrán usar la información reportada para el dictamen a los Estados Financieros, garantizando que los ajustes a los registros contables se hagan conforme a los resultados de la actividad de aclaración y cruce.
5. PROCEDIMIENTO
5.1. Periodo de reporte de información
Las Entidades Responsables de Pago (ERP) y las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) deberán reportar al Ministerio de Salud y Protección Social la información a través de la plataforma Pisis, conforme con los anexos técnicos y las condiciones que se definen a continuación.
5.2 Periodo de reporte para los Anexos Técnicos 1 y 2
-- Primer Cargue
Contiene la información de Facturas Pendientes de Pago con corte a septiembre 30 de 2013, de las IPS por servicios prestados a los afiliados al Régimen Subsidiado de Salud con cargo a las EPS-S, de los afiliados al Régimen Contributivo con cargo a las EPS y de la población pobre no asegurada con cargo a las Entidades Territoriales o de los recobros que presentan las EPS-S con cargo a las Entidades Territoriales.
<Fecha modificada por la Circular 41 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
| Anexo Técnico 1 y 2 Periodo de información | Fecha límite de recepción de la información* | Fecha inicial de la información | Fecha de corte de la información |
| 1998-01-01 a 2013-06-30 | 1o de enero de 1998 | 30 de septiembre de 2013 |
-- Cargues Trimestrales
Estos se realizarán cada trimestre del año, empezando en el cuarto trimestre del año 2013.
Información de facturas radicadas o recobros radicados en el periodo de reporte y de las facturas reportadas o recobros reportados en periodos anteriores que hayan tenido alguna actualización en los datos (Anexo Técnico 1 y 2), de las IPS por servicios prestados a los afiliados al Régimen Subsidiado de Salud con cargo a las EPS-S, de los afiliados al Régimen Contributivo con cargo a las EPS y de la población pobre no asegurada con cargo a las Entidades Territoriales o de los recobros que presentan las EPS-S con cargo a las Entidades Territoriales.
| Anexo Técnico 1 y 2 Periodo de información | Fecha límite de recepción de la información* | Fecha inicial de la información | Fecha de corte de la información |
| enero - marzo | 30 de abril | 1o de enero | 31 de marzo |
| abril - junio | 31 de julio | 1o de abril | 30 de junio |
| julio - septiembre | 31 de octubre | 1o de julio | 30 de septiembre |
| octubre - diciembre | 31 de enero | 1o de octubre | 31 de diciembre |
5.2 Periodo de Reporte para Anexo Técnico 3
-- Primer cargue:
Contiene la información de facturas pagadas a las IPS con el giro directo de EPS del Régimen Subsidiado, con corte a septiembre 30 de 2013.
<Fecha modificada por la Circular 41 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
| Anexo Técnico 3 Periodo de Información | Fecha límite de recepción de la información* | Fecha inicial de la información | Fecha de corte de la información |
| 2011-08-01 a 2013-06-30 | 1o de agosto de 2011 | 30 de septiembre de 2013 |
-- Cargues mensuales:
Estos se realizarán cada mes del año, empezando con la información de giros del mes de octubre de 2013.
Contiene la información de facturas pagadas a las IPS con el giro directo de EPS del Régimen Subsidiado, de cada mes de giro.
| Anexo Técnico 3 Periodo de Información | Fecha límite de recepción de la información* | Fecha inicial de la información | Fecha de corte de la información |
| Enero | 15 de febrero | 1o de enero | 31 de enero |
| Febrero | 15 de marzo | 1o de febrero | 28 o 29 de febrero |
| Marzo | 15 de abril | 1o de marzo | 31 de marzo |
| Abril | 15 de mayo | 1o de abril | 30 de abril |
| Mayo | 15 de junio | 1o de mayo | 31 de mayo |
| Junio | 15 de julio | 1o de junio | 30 de junio |
| Julio | 15 de agosto | 1o de julio | 31 de julio |
| Agosto | 15 de septiembre | 1o de agosto | 31 de agosto |
| Septiembre | 15 de octubre | 1o de septiembre | 30 de septiembre |
| Octubre | 15 de noviembre | 1o de octubre | 31 de octubre |
| Noviembre | 15 de diciembre | 1o de noviembre | 30 de noviembre |
| Diciembre | 15 de enero | 1o de diciembre | 31 de diciembre |
En el caso que la fecha límite de recepción de la información sea un día no hábil, la información deberá ser enviada el siguiente día hábil del respectivo mes.
6. ANEXOS TÉCNICOS
A continuación se establecen las estructuras de los reportes de las Entidades Responsables de Pago (ERP) (EPS del régimen contributivo y subsidiado, así como de las Entidades Territoriales) e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) tanto públicas como privadas, que deben diligenciar y enviar a través de la plataforma Pisis del Ministerio de Salud y Protección Social, en el primer reporte de información y en los reportes periódicos sucesivos.
| Anexo | Contenido | Responsable del reporte |
| Anexo Técnico número 1 | Información de facturas radicadas en el periodo de reporte y de las facturas reportadas en periodos anteriores que hayan tenido alguna actualización en los datos (Anexo Técnico 1) o en el caso del primer reporte solo contendrá las facturas pendientes de Pago a la fecha de corte, de las IPS por servicios prestados a los afiliados al Régimen Subsidiado de Salud con cargo a las EPS-S, de los afiliados al Régimen Contributivo con cargo a las EPS y de la población pobre no asegurada con cargo a las entidades territoriales o de los recobros que presentan las EPS-S con cargo a las Entidades Territoriales. | EPS de los Regímenes Subsidiado y Contributivo y Entidades Territoriales. |
| Anexo Técnico número 2 | Información de facturas radicadas en el periodo de reporte y de las facturas reportadas en periodos anteriores que hayan tenido alguna actualización en los datos (Anexo Técnico 2) o en el caso del primer reporte solo contendrá las facturas pendientes de Pago a la fecha de corte, de las IPS por servicios prestados a los afiliados al Régimen Subsidiado de Salud con cargo a las EPS-S, de los afiliados al Régimen Contributivo con cargo a las EPS y de la población pobre no asegurada con cargo a las entidades territoriales o de los recobros que presentan las EPS-S con cargo a las Entidades Territoriales. | Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud públicas y privadas y las EPS del Régimen Subsidiado. |
| Anexo Técnico número 3 | Reporte de información de las facturas pagadas durante el periodo del reporte, a las IPS con el giro directo de EPS. | EPS del régimen subsidiado |
Datos del Primer reporte de información:
| Anexo | Contenido | Responsable del reporte |
| Anexo Técnico número 1 | Información de Facturas Pendientes de Pago con corte a septiembre 30 de 2013. | EPS de los Regímenes Subsidiado y Contributivo y Entidades Territoriales. |
| Anexo Técnico número 2 | Información de facturas pendientes de pago con corte a septiembre 30 de 2013. | Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud públicas y privadas y las EPS del Régimen Subsidiado. |
| Anexo Técnico número 3 | Reporte de información de las Facturas Pagadas a las IPS con el giro directo de EPS del Régimen Subsidiado, con corte a septiembre 30 de 2013. | EPS del Régimen Subsidiado |
Datos del Reporte Periódico de información:
| Anexo | Contenido | Responsable del reporte |
| Anexo Técnico número 1 | Información de facturas radicadas en el periodo de reporte y de las facturas reportadas en periodos anteriores que hayan tenido alguna actualización en los datos (Anexo Técnico 1). | EPS de los Regímenes Subsidiado y Contributivo y Entidades Territoriales. |
| Anexo Técnico número 2 | Información de facturas radicadas en el periodo de reporte y de las facturas reportadas en periodos anteriores que hayan tenido alguna actualización en los datos (Anexo Técnico 2). | Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud públicas y privadas y las EPS del Régimen Subsidiado. |
| Anexo Técnico número 3 | Reporte de información de las facturas pagadas durante el periodo del reporte, a las IPS con el giro directo de EPS. | EPS del régimen subsidiado. |
Los anexos técnicos hacen parte integral de esta Circular Externa y su diligenciamiento se debe ajustar a los parámetros allí establecidos.
6.1. Características de los anexos técnicos
Los anexos técnicos se deberán enviar en archivos planos de tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a) En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha;
b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión .txt;
c) Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes;
d) El separador de campos debe ser coma (,) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que correspondan a descripciones no deben incluir el carácter especial coma (,);
e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos comas, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1,,dato3;
f) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial;
g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos en que se permitan valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales;
h) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guión, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos;
i) Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo;
j) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios;
k) Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero;
l) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro;
m) Los archivos deben estar firmados digitalmente.
6.2. Plataforma para el envío de los Anexos Técnicos
El Ministerio de Salud y Protección Social, dispondrá de la plataforma Pisis del portal Sispro, para que las entidades que reportan la información envíen los archivos desde sus instalaciones.
Si aún la entidad no tiene usuario en el portal del Sispro deberá solicitar el usuario, para acceder a la plataforma Pisis a través del link www.sispro.gov.co.
Para garantizar la seguridad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos garantizando su integridad, confidencialidad y aceptación. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta, aprobada por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo.
6.3. Soporte y Asistencia Técnica
Con el propósito de brindar asesoría para el reporte de los archivos y demás temas relacionados con el reporte de información de facturas y recobros de saneamiento de cartera, las entidades pueden enviar sus inquietudes a la dirección de correo electrónico: soportepisis@synapsis-it.com
7. DEPURACIÓN O REGISTRO CONTABLE DE LA INFORMACIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS
Una vez las cuentas hayan sido validadas y conciliadas, las Entidades Responsables de Pago (ERP) (EPS del régimen contributivo y subsidiado, así como de las Entidades Territoriales) e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), deberán actualizar esta información en sus estados financieros, de tal forma que en los mismos se reflejen dichos ajustes de forma explícita a más tardar en el siguiente corte contable. El informe de los estados financieros actualizados debe ser enviado a la Superintendencia Nacional de Salud, en los términos y conforme a la normativa vigente.
El Ministro de Salud y Protección Social,
ALEJANDRO GAVIRIA URIBE.
El Superintendente Nacional de Salud,
GUSTAVO ENRIQUE MORALES.
REPORTE DE INFORMACIÓN POR PARTE DE LAS ENTIDADES RESPONSABLES DE PAGO (ERP).
Las Entidades Responsables de Pago (ERP) (EPS de contributivo y subsidiado y Entidades Territoriales), enviarán a través de la plataforma Pisis del Ministerio de Salud y Protección Social, los archivos planos con la información de facturas de IPS, así
| Responsable del reporte | Información a Enviar |
| EPS del Régimen Subsidiado | Información de facturas radicadas de las IPS por servicios prestados a los afiliados al Régimen Subsidiado de Salud con cargo a las EPS-S. |
| EPS del Régimen Contributivo | Información de facturas radicadas de las IPS por servicios prestados a los afiliados al Régimen Contributivo de Salud con cargo a las EPS. |
| Entidades Territoriales | La Información de facturas radicadas de las IPS por servicios no cubiertos con subsidios a la demanda con cargo a las entidades territoriales o por recobros radicados de las EPS del Régimen Subsidiado. |
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
1.1. Estructura y especificación del nombre de los archivos
El nombre de los archivos de la información que debe ser enviada por las Entidades Responsables de Pago (ERP), debe cumplir con el siguiente estándar:
| Componente del Nombre de Archivo | Valores Permitidos o Formato | Descripción | Longitud Fija | Requerido |
| Módulo de información | SAC | Identificador del módulo de información: Saneamiento de Cartera | 3 | SÍ |
| Tipo de Fuente | 160 | Fuente de la Información - Entidades responsables del pago ERP | 3 | SÍ |
| Tema de información | FEPA | Información de Facturas reportada por Entidades responsables de pago | 4 | SÍ |
| Fecha de Corte | AAAAMMDD | Fecha de corte de la información reportada, correspondiente al último día calendario del período de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador. | 8 | SÍ |
| Tipo de identificación de la entidad reportadora | XX | Tipo de identificación de la entidad fuente de la información. -Para el caso de entidades territoriales el tipo de identificación es: MU (Municipio). DE (Departamento). DI (Distrito). -Para las demás entidades el tipo de identificación es NI (NIT). | 2 | SÍ |
| Número de identificación de la entidad reportadora | XXXXXXXXXXXX | Código o número de identificación de la entidad que reporta de acuerdo al tipo del campo anterior - Para el caso de NI. Este campo contiene el número de NIT de la entidad sin dígito de verificación. - Para el caso de MU (Municipio). DE (Departamento). DI (Distrito), este campo contiene el código Divipola del DANE del departamento o distrito o municipio que reporta. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: Para NI: 000860120380 Para MU o DI: 000000025777 Para DE: 000000000025 | 12 | SÍ |
| Extensión del archivo | .TXT | Extensión del archivo plano. | 4 | SÍ |
NOMBRE DE ARCHIVO
| Tipo de Archivo | Nombre de Archivo | Longitud |
| Archivo de la información de facturas de saneamiento de cartera a reportar por las ERP entidades responsables de pago | SAC160FEPAAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxx.txt SAC160FEPAAAAAMMDDDExxxxxxxxxxxx.txt SAC160FEPAAAAAMMDDDIxxxxxxxxxxxx.txt SAC160FEPAAAAAMMDDMUxxxxxxxxxxxx.txt | 36 |
1.2. Estructura del contenido del archivo
El archivo de la información de facturas de saneamiento de cartera a reportar por las Entidades Responsables de Pago (ERP) (Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo (EPS), Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS-S) y Entidades Territoriales), está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las facturas del periodo reportado.
Cada registro está conformado por campos, los cuales, van separados por coma (,).
1.2.1. Registro Tipo 1 – Registro de control
Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.
| No | Nombre del Campo | Longitud Máxima del Campo | Tipo | Valores Permitidos | Requerido |
| 1 | Tipo de registro | 1 | N | 1: valor que significa que el registro es de control | SÍ |
| 2 | Tipo de Identificación de la entidad que reporta | 2 | A | Tipo de identificación de la entidad fuente de la información. -Para el caso de entidades territoriales el tipo de identificación es: MU (Municipio). DE (Departamento). DI (Distrito) -Para las demás entidades el tipo de identificación es NI (NIT). | SÍ |
| 3 | Número de identificación de la entidad que reporta | 12 | N | Código o número de identificación de la entidad que reporta de acuerdo al tipo del campo anterior, en este caso no se usa ningún carácter de relleno - Para el caso de NI, este campo contiene el número de NIT de la entidad sin dígito de verificación. - Para el caso de MU (Municipio). DE (Departamento). DI (Distrito), este campo contiene el código Divipola del DANE del departamento o distrito o municipio que reporta. | SÍ |
| 4 | Razón social | 250 | A | Razón social de la entidad reportadora de la información | SÍ |
| No | Nombre del Campo | Longitud Máxima del Campo | Tipo | Valores Permitidos | Requerido |
| 5 | Fecha inicial del período de la información reportada | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de inicio del período de información reportada. | SÍ |
| 6 | Fecha final del período de la información reportada | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y debe concordar con la fecha de corte del nombre del archivo. | SÍ |
| 7 | Número total de registros de detalle contenidos en el archivo | 10 | N | Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo. | SÍ |
1.2.2. Registro Tipo 2 – Registro de Detalle de Facturas
Mediante el Registro Tipo 2 la Entidad Responsable de Pago (ERP), reportará el detalle de las facturas presentadas por las IPS o los recobros presentados por las EPS-S.
| No | Nombre del Campo | Longitud Máxima del Campo | Tipo | Valores Permitidos | Requerido |
| 1 | Tipo de registro | 1 | N | 2: valor que significa que el registro es de detalle | SÍ |
| 2 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| 3 | Tipo identificación ERP | 2 | A | Tipo de identificación de la entidad fuente de la información. -Para el caso de entidades territoriales el tipo de identificación es: MU (Municipio). DE (Departamento). DI (Distrito). -Para las demás entidades el tipo de identificación es NI (NIT). | SÍ |
| 4 | Número identificación ERP | 12 | N | Código o número de identificación de la entidad que reporta de acuerdo al tipo del campo anterior, en este caso no se usa ningún carácter de relleno - Para el caso de NI, este campo contiene el número de NIT de la entidad sin dígito de verificación. - Para el caso de MU (Municipio), DE (Departamento) y DI (Distrito), este campo contiene el código Divipola del DANE del departamento o distrito o municipio que reporta. | SÍ |
| 5 | Razón Social de la IPS / Razón Social de la EPS-S | 250 | A | Corresponde a la razón social de la IPS a la cual corresponde la factura o la EPS del Régimen Subsidiado cuando se trate de un recobro | SÍ |
| 6 | Tipo identificación IPS / Tipo identificación EPS-S | 2 | A | El único valor válido es: NI (NIT) tanto para la IPS como para la EPS-S | SÍ |
| 7 | Número identificación IPS / Número identificación EPS-S | 12 | N | Corresponde al número de identificación de la IPS o el número de identificación de la EPS-S. Número de NIT sin dígito de verificación | SÍ |
| 8 | Tipo de Cobro | 1 | A | F: Si corresponde a una factura presentada por una IPS. R: Si corresponde a un recobro presentado por una EPS-S. | SÍ |
| 9 | Prefijo de la factura o No. de recobro de la ERP | 6 | A | Prefijo de la factura o recobro, en caso de no tener prefijo, dejar en blanco | NO |
| 10 | Número de la Factura / No. recobro de la ERP | 20 | N | Número de la factura presentada por la IPS o Recobro presentada por la EPS-S | SÍ |
| 11 | Indicador de actualización de la factura o recobro | 1 | A | Indicador de si la factura se reporta por primera vez, se actualiza o se elimina: I: Ingresar factura o recobro (reportada por primera vez) A: Actualizar factura o recobro E: Eliminar factura o recobro | SÍ |
| 12 | Valor de la factura o recobro | 15 | D | Valor de la factura o recobro, a cancelar por la entidad responsable del pago. El formato de este campo permite 2 decimales opcionales, el separador de decimal es el punto. No debe utilizarse el separador de miles. Ej.: 12340500.45 | SÍ |
| 13 | Fecha de emisión de la factura o recobro | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Fecha en la cual se emitió la factura por parte de la IPS o el recobro por parte de la EPS - S. | SÍ |
| 14 | Fecha de presentación de la factura o recobro | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Fecha en la cual se presentó la factura o recobro ante la Entidad Responsable del Pago, es decir fecha de radicado. | SÍ |
| 15 | Fecha devolución de la factura o recobro | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Fecha en la cual se devolvió la factura o el recobro por la Entidad Responsable del Pago. Si no hubo devolución, dejar en blanco. | NO |
| 16 | Valor total pagos aplicados a esta factura o recobro | 15 | D | Sumatoria de pagos que se hayan efectuado a la factura o recobro. El formato de este campo permite 2 decimales opcionales, el separador de decimal es el punto. No debe utilizarse el separador de miles. Ej.: 12340500.45 | SÍ |
| 17 | Valor glosa aceptada | 15 | D | Valor glosa aceptada de la factura o recobro. Según los registros de la ERP Entidad Responsable del Pago. El formato de este campo permite 2 decimales opcionales, el separador de decimal es el punto. No debe utilizarse el separador de miles. Ej.: 12340500.45 | SÍ |
| 18 | Glosa fue respondida | 2 | A | SÍ NO | SÍ |
| 19 | Saldo factura o recobro | 15 | D | Saldo pendiente de cancelación de la factura o recobro. Debe ser igual al valor de la factura o recobro menos la glosa aceptada y menos los pagos aplicados. El formato de este campo permite 2 decimales opcionales, el separador de decimal es el punto. No debe utilizarse el separador de miles. Ej.: 12340500.45 | SÍ |
| 20 | Factura o recobro se encuentra en cobro jurídico | 2 | A | SÍ NO | SÍ |
| 21 | Etapa en que se encuentra el proceso | 1 | N | 0= No se encuentra en proceso 1= Admisión de demanda 2= Mandamiento de pago 3= Audiencia previa de conciliación 4= Pruebas 5= Alegato de conclusiones 6= Sentencia 1o instancia 7= Reposición y apelación 8= Sentencia 2o instancia | SÍ |
REPORTE DE INFORMACIÓN DE FACTURAS DE IPS Y EP-S REPORTADAS POR LAS IPS Y LAS EPS-S.
Las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), enviarán a través de la Plataforma PISIS del Ministerio de Salud y Protección Social los archivos planos con la información de sus facturas que hayan presentado ante las Entidades Responsables de Pago ERP (Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo (EPS), Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS-S) y Entidades Territoriales) así como las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS-S), los archivos planos con la información de sus recobros que hayan presentado ante Entidades Territoriales Departamentales, así:
| Responsable del reporte | Información a enviar |
| Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud tanto públicas como privadas o Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS-S) | -- Información de facturas radicadas de IPS por servicios prestados a los afiliados al Régimen Subsidiado de Salud con cargo a las EPS-S. -- Información de facturas radicadas de IPS por servicios prestados a los afiliados al Régimen Contributivo de Salud con cargo a las EPS. -- Información de facturas radicadas de IPS por servicios no cubiertos con subsidios a la demanda con cargo a las Entidades Territoriales. -- Información de recobros radicados de EPS-S con cargo a las Entidades Territoriales. |
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
1.1. Estructura y especificación del nombre de los archivos
El nombre de los archivos de la información que debe ser enviada tanto por las IPS como por las EPS-S, debe cumplir con el siguiente estándar:
| Componente del Nombre de Archivo | Valores Permitidos o Formato | Descripción | Longitud Fija | Requerido |
| Módulo de información | SAC | Identificador del módulo de información: Saneamiento de Cartera | 3 | SÍ |
| Tipo de Fuente | 165 | Fuente de la Información - Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS - Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS-S) | 3 | SÍ |
| Tema de información | FIPS | Información de Facturas reportada por IPS o recobros reportados por EPS-S | 4 | SÍ |
| Fecha de Corte | AAAAMMDD | Fecha de corte de la información reportada, correspondiente al último día calendario del período de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador. | 8 | SÍ |
| Tipo de identificación de la entidad reportadora | XX | Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información: NI | 2 | SÍ |
| Número de identificación de la entidad reportadora | XXXXXXXXXXXX | Número de NIT de la entidad reportadora, sin dígito de verificación. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 000860999123 | 12 | SÍ |
| Extensión del archivo | .TXT | Extensión del archivo plano. | 4 | SÍ |
NOMBRES DE ARCHIVOS
| Tipo de Archivo | Nombre de Archivo | Longitud |
| Archivo de la información de facturas de saneamiento de cartera a reportar por las IPS o recobros reportados por EPS-S | SAC165FIPSAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxx.txt | 36 |
1.2. Estructura del contenido del archivo
El archivo de la información de facturas de saneamiento de cartera a reportar por las IPS o recobros reportados por EPS, está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las facturas o recobros del periodo reportado.
Cada registro está conformado por campos, los cuales, van separados por coma (,).
1.2.1. Registro Tipo 1 – Registro de Control
Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.
| No | Nombre del Campo | Longitud Máxima del Campo | Tipo | Valores Permitidos | Requerido |
| 1 | Tipo de registro | 1 | N | 1: valor que significa que el registro es de control | SÍ |
| 2 | Tipo de Identificación de la entidad que reporta | 2 | A | NI : NIT | SÍ |
| 3 | Número de identificación de la entidad que reporta | 12 | N | Número de identificación sin dígito de verificación, en este caso no se usa ningún carácter de relleno | SÍ |
| 4 | Razón social | 250 | A | Razón Social de la entidad reportadora de la información | SÍ |
| 5 | Fecha inicial del período de la información reportada | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de inicio del período de información reportada. | SÍ |
| 6 | Fecha final del período de la información reportada | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y debe concordar con la fecha de corte del nombre del archivo. | SÍ |
| 7 | Número total de registros de detalle contenidos en el archivo | 10 | N | Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo. | SÍ |
1.2.2. REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE DE FACTURAS O RECOBROS
Mediante el Registro Tipo 2, las IPS reportan el detalle de las facturas y EPS-S reportan el detalle de los recobros presentados a las Entidades Responsables de Pago (ERP).
| No | Nombre del Campo | Longitud Máxima del Campo | Tipo | Valores Permitidos | Requerido |
| 1 | Tipo de registro | 1 | N | 2: valor que significa que el registro es de detalle | SÍ |
| 2 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| 3 | Tipo identificación ERP | 2 | A | Tipo de identificación de la entidad responsable de pago. -Para el caso de entidades territoriales el tipo de identificación es: MU (Municipio). DE (Departamento). DI (Distrito). -Para las demás entidades el tipo de identificación es NI (NIT). | SÍ |
| 4 | Número identificación ERP | 12 | N | Código ó número de identificación de la Entidad que es Responsable de Pago de acuerdo al tipo del campo anterior, en este caso no se usa ningún carácter de relleno. - Para el caso de NI, este campo contiene el número de NIT de la entidad sin dígito de verificación. - Para el caso de MU (Municipio). DE (Departamento). DI (Distrito), este campo contiene el código Divipola del DANE del departamento o distrito o municipio que reporta. Ejemplo: Para NI: 860120380 Para MU o DI: 11001 Para DE: 25 | SÍ |
| 5 | Razón social de la ERP | 250 | A | Corresponde a la razón social de la ERP ante la cual se presentó la factura o recobro. | SÍ |
| 6 | Tipo identificación IPS / Tipo identificación de la EPS-S. | 2 | A | El único valor válido es: NI (NIT) | SÍ |
| 7 | Número identificación IPS / Número identificación de la EPS-S | 12 | N | Corresponde al número de identificación de la IPS o EPS-S, número de NIT sin dígito de verificación, en este caso no se usa ningún carácter de relleno | SÍ |
| 8 | Tipo de Cobro | 1 | A | F: Si corresponde a una factura presentada por una IPS. R: Si corresponde a un recobro presentado por una EPS-S. | SÍ |
| 9 | Prefijo de la factura o No recobro de la ERP | 6 | A | Prefijo de la factura o recobro, en caso de no tener prefijo, dejar en blanco | NO |
| 10 | Número de la Factura o No recobro de la ERP | 20 | N | Número de la factura o recobro | SÍ |
| 11 | Indicador de actualización de la factura o recobro | 1 | A | Indicador de si la factura se reporta por primera vez, se actualiza o se elimina: I: Ingresar factura o recobro (reportada por primera vez) A: Actualizar factura o recobro E: Eliminar factura o recobro | SÍ |
| 12 | Valor de la factura o recobro | 15 | D | Valor de la factura o recobro, a cancelar por la entidad responsable del pago. El formato de este campo permite 2 decimales opcionales, el separador de decimal es el punto. No debe utilizarse el separador de miles. Ej: 12340500.45 | SÍ |
| 13 | Fecha de emisión de la factura o recobro | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Fecha en la cual se emitió la factura por parte de la IPS o recobro por parte de la EPS-S. | SÍ |
| 14 | Fecha de presentación de la factura o recobro | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Fecha en la cual se presentó la factura o recobro ante la Entidad Responsable del Pago, es decir fecha de radicado. | SÍ |
| 15 | Fecha devolución de la factura o recobro | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Fecha en la cual se devolvió la factura o recobro por la Entidad Responsable del Pago. Si no hubo devolución, dejar en blanco. | NO |
| 16 | Valor total pagos aplicados a esta factura o recobro | 15 | D | Sumatoria de pagos que se hayan efectuado a la factura o recobro. El formato de este campo permite 2 decimales opcionales, el separador de decimal es el punto. No debe utilizarse el separador de miles. Ej: 12340500.45 | SÍ |
| 17 | Valor glosa aceptada | 15 | D | Valor glosa aceptada de la factura o recobro. Según la notificación de la Glosa de la ERP. El formato de este campo permite 2 decimales opcionales, el separador de decimal es el punto. No debe utilizarse el separador de miles. Ej: 12340500.45 | SÍ |
| 18 | Glosa fue respondida | 2 | A | SÍ NO | SÍ |
| 19 | Saldo factura o recobro | 15 | D | Saldo pendiente de cancelación de la factura o recobro. Debe ser igual al valor de la factura o recobro menos la glosa aceptada y menos los pagos aplicados. El formato de este campo permite 2 decimales opcionales, el separador de decimal es el punto. No debe utilizarse el separador de miles. Ej: 12340500.45 | SÍ |
| 20 | Factura o recobro se encuentra en cobro jurídico | 2 | A | SÍ NO | SÍ |
| 21 | Etapa en que se encuentra el proceso | 1 | N | 0= No se encuentra en proceso 1= Admisión de demanda 2= Mandamiento de pago 3= Audiencia previa de conciliación 4= Pruebas 5= Alegato de conclusiones 6= Sentencia 1o instancia 7= Reposición y apelación 8= Sentencia 2o instancia | SÍ |
REPORTE DE INFORMACIÓN DE FACTURAS PAGADAS A IPS CON EL GIRO DIRECTO DE LAS EPS.
Las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS-S), enviarán a través de la plataforma PISIS del Ministerio de Salud y Protección Social, los archivos planos con la información de las facturas de IPS a las cuales, se les han hecho pagos con el giro directo mensual.
| Responsable del reporte | Información a enviar |
| EPS del Régimen Subsidiado | Información de las facturas pagadas a las IPS con el giro directo de EPS. |
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
1.1. Estructura y especificación del nombre de los archivos
El nombre de los archivos de la información de facturas de giro directo que debe ser enviada por las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado EPS-S, debe cumplir con el siguiente estándar:
| Componente del Nombre de Archivo | Valores Permitidos o Formato | Descripción | Longitud Fija | Requerido |
| Módulo de información | SAC | Identificador del módulo de información: Saneamiento de Cartera | 3 | SÍ |
| Tipo de Fuente | 140 | Fuente de la Información - EPS Entidades Promotoras de Salud | 3 | SÍ |
| Tema de información | FAGI | Información de Facturas de Giro Directo | 4 | SÍ |
| Fecha de Corte | AAAAMMDD | Fecha de corte de la información reportada, debe estar directamente relacionada con la fecha de corte del reporte de Giro Directo. Es el último día calendario del período de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador. | 8 | SÍ |
| Tipo de identificación de la entidad reportadora | XX | Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información: NI | 2 | SÍ |
| Número de identificación de la entidad reportadora | XXXXXXXXXXXX | Número de NIT de la entidad reportadora, sin dígito de verificación. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 000860999123 | 12 | SÍ |
| Extensión del archivo | .TXT | Extensión del archivo plano. | 4 | SÍ |
NOMBRES DE ARCHIVOS
| Tipo de Archivo | Nombre de Archivo | Longitud |
| Reporte de información de EPS-S sobre facturas de IPS a las cuales se les hacen pagos con el giro directo mensual. | SAC140FAGIAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxx.txt | 36 |
1.2. Estructura del contenido del archivo
El archivo de la información de facturas de IPS a las cuales, se les hacen pagos con el valor del giro directo mensual, está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las facturas de IPS a las cuales, se les ha realizado pago con el giro directo mensual.
Cada registro está conformado por campos, los cuales, van separados por coma (,).
1.2.1. Registro tipo 1 – Registro de Control
Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.
| No | Nombre del Campo | Longitud Máxima del Campo | Tipo | Valores Permitidos | Requerido |
| 1 | Tipo de registro | 1 | N | 1: valor que significa que el registro es de control | SÍ |
| 2 | Tipo de Identificación de la entidad que reporta | 2 | A | NI : NIT | SÍ |
| 3 | Número de identificación de la entidad que reporta | 12 | N | Número de identificación sin dígito de verificación, en este caso no se usa ningún carácter de relleno. | SÍ |
| 4 | Código de la EPS | 6 | A | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS. | SÍ |
| 5 | Fecha inicial del período de la información reportada | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de inicio del período de información reportada. | SÍ |
| 6 | Fecha final del período de la información reportada | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y debe concordar con la fecha de corte del nombre del archivo. Último día calendario del mes o periodo que se está reportando. | SÍ |
| 7 | Número total de registros de detalle contenidos en el archivo | 10 | N | Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo. | SÍ |
| 8 | Valor total de facturas que se pagan con el giro directo | 22 | D | Sumatoria del valor de pago de las facturas que se pagan con el giro directo. Corresponde a la suma del campo “Valor pagado a la factura con el giro del mes” de los registros Tipo 2. El formato de este campo permite 2 decimales opcionales, el separador de decimal es el punto. No debe utilizarse el separador de miles. Ej: 12340500.45 | SÍ |
1.2.2. Registro Tipo 2 – Registro de Detalle de Facturas
Mediante el Registro Tipo 2, la EPS-S reporta el detalle de las facturas de IPS a las cuales, se les realizó pago con el giro directo mensual. Los campos a diligenciar corresponden a los datos del estado de la factura al momento del giro directo.
| No | Nombre del Campo | Longitud Máxima del Campo | Tipo | Valores Permitidos | Requerido |
| 1 | Tipo de registro | 1 | N | 2: valor que significa que el registro es de detalle | SÍ |
| 2 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| 3 | Tipo identificación IPS | 2 | A | El único valor válido es: NI (NIT) | SÍ |
| 4 | Número identificación IPS | 12 | N | Corresponde al número de identificación de la IPS a la cual corresponde la factura, número de NIT sin dígito de verificación, en este caso no se usa ningún carácter de relleno | SÍ |
| 5 | Razón Social de la IPS | 250 | A | Corresponde a la razón social de la IPS a la cual corresponde la factura | SÍ |
| 6 | Prefijo de la factura | 6 | A | Prefijo de la factura, en caso de no tener prefijo, dejar en blanco | NO |
| 7 | Número de la Factura | 20 | N | Número de la factura | SÍ |
| 8 | Fecha de prestación del servicio o egreso | 10 | F | Fecha de prestación del servicio o egreso. Este campo solo se diligencia en caso de facturas que se refieran al servicio prestado a un único usuario. | NO |
| 9 | Fecha de emisión de la factura | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Fecha en la cual se emitió la factura por parte de la IPS. | SÍ |
| 10 | Número de autorización | 10 | N | Número sin decimales, dado por la entidad responsable del pago. | NO |
| 11 | Fecha de la autorización | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Fecha en la cual se autorizó el servicio por parte de la entidad responsable del pago. | NO |
| 12 | Valor de la factura | 15 | D | Valor de la factura, a cancelar por la entidad responsable del pago. El formato de este campo permite 2 decimales opcionales, el separador de decimal es el punto. No debe utilizarse el separador de miles. Ej: 12340500.45 | SÍ |
| 13 | Fecha de presentación de la factura | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Fecha en la cual se presentó la factura ante la entidad responsable del pago – Fecha de Radicación. | SÍ |
| 14 | Año y mes del giro directo | 7 | C | En formato AAAA-MM, año y mes del giro directo con el cual realizó pago a la factura | |
| 15 | Valor pagado a la factura con el giro directo | 20 | D | Valor pagado a la factura con el giro directo del año y mes informado en el campo anterior. El formato de este campo permite 2 decimales opcionales, el separador de decimal es el punto. No debe utilizarse el separador de miles. Ej: 12340500.45 | SÍ |
| 16 | Forma de contratación a la cual corresponde la factura | 1 | N | 1: Capitación 2: Evento – otra | SÍ |
| 17 | Fecha devolución | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Fecha en la cual se devolvió la factura por la entidad responsable del pago. Si no hubo devolución, dejar en blanco. | NO |
| 18 | Valor total pagos aplicados a esta factura | 15 | D | Sumatoria de pagos que se hayan efectuado a la factura. El formato de este campo permite 2 decimales opcionales, el separador de decimal es el punto. No debe utilizarse el separador de miles. Ej: 12340500.45 | SÍ |
| 19 | Valor glosa aceptada | 15 | D | Valor glosa aceptada de la factura. Según los registros de la ERP entidad responsable del pago. El formato de este campo permite 2 decimales opcionales, el separador de decimal es el punto. No debe utilizarse el separador de miles. Ej: 12340500.45 | SÍ |
| 20 | Glosa fue respondida | 2 | A | SÍ NO | SÍ |
| 21 | Saldo factura | 15 | D | Saldo pendiente de cancelación de la factura. Debe ser igual al valor de la factura menos la glosa aceptada y menos los pagos aplicados. El formato de este campo permite 2 decimales opcionales, el separador de decimal es el punto. No debe utilizarse el separador de miles. Ej: 12340500.45 | SÍ |
| 22 | Factura se encuentra en cobro jurídico | 2 | A | SI NO | SÍ |
| 23 | Etapa en que se encuentra el proceso | 1 | N | 0= No se encuentra en proceso 1= Admisión de demanda 2= Mandamiento de pago 3= Audiencia previa de conciliación 4= Pruebas 5= Alegato de conclusiones 6= Sentencia 1o instancia 7= Reposición y apelación 8= Sentencia 2o instancia | SÍ |
COMPROMISO DE PAGO
Pago de Cuentas de las Entidades Responsables del Pago-ERP con las IPS Públicas y Privadas o Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado
El Ministerio de Salud y Protección Social y Superintendencia Nacional de Salud, actuando en el marco del Decreto-ley número 1281 de 2002 y la Ley 1438 de 2011, expidieron la Circular Conjunta número ______ del __ de septiembre del 2013, mediante la cual se solicitó información relativa a las cuentas por pagar de las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado EPS-S, las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo EPS y las Entidades Territoriales con las cuentas por cobrar de las Instituciones Prestadoras de Salud (IPS) y las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado EPS con el objetivo de contribuir al saneamiento y aclaración de cuentas del sector a través del cruce de información entre las Entidades Responsables del Pago-ERP (EPS-S, EPS y ET) con las IPS Públicas y Privadas o Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado. Como resultado se obtuvo:
| Valor que coincide | Coincide Información Básica y no Valor | Valor que reportó EPS y la IPS no | Valor que reportó IPS y la EPS no |
| $ | $ | $ | $ |
De conformidad con lo anterior, ante la Entidad Territorial, el Representante Legal, Gerente o responsable de la Entidad Responsable del Pago (EPS o EPS-S o ET), se compromete a realizar el pago de acuerdo con las siguientes condiciones y plazos:
Entidad Beneficiaria del Pago
IPS o EPS-S: __________________________________________
Nit de la IPS o EPS-S: __________________________
Entidad Responsable del Pago (EPS o EPS-S o ET)
EPS o EPS-S o ET: _________________________
Nit de la EPS: _______________________
Fecha de Pago: ________________ _________________ ___________________ _____________________
Valor a Pagar: ________________ _________________ ____________________ ______________________
Forma de Pago: ________________ _________________ ____________________ _____________________
Las partes se comprometen a reflejar dichos ajustes de forma explícita en sus estados financieros a más tardar en el siguiente corte contable, los cuales serán remitidos a la Superintendencia Nacional de Salud en los términos y condiciones normativas vigentes.
Entidad Responsable del Pago (EPS o EPS-S o ET) Entidad Beneficiaria del Pago (IPS o EPS-S)
Firma: _________________________ Firma: _____________________________
Nombre: ________________________ Nombre: ___________________________
C.C.: _________________________ C.C.: ______________________________
Cargo: ________________________ Cargo: _____________________________
E-mail: ________________________ E-mail: _____________________________
COMPROMISO DE DEPURACIÓN DE CARTERA ENTRE LAS PARTES
Saneamiento y Aclaración de Cuentas de las Entidades Responsables del Pago-ERP con las IPS Públicas y Privadas o Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado
El Ministerio de Salud y Protección Social y Superintendencia Nacional de Salud, actuando en el marco del Decreto Ley 1281 de 2002 y la Ley 1438 de 2011, expidieron la Circular Conjunta No. ______ del ___ de septiembre del 2013, mediante la cual se solicitó información relativa a las cuentas por pagar de las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado EPS-S, las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo EPS y las Entidades Territoriales con las cuentas por cobrar de las Instituciones Prestadoras de Salud (IPS) y las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado EPS-S con el objetivo de contribuir al saneamiento y aclaración de cuentas del sector a través del cruce de información entre las Entidades Responsables del Pago-ERP (EPS-S, EPS y ET) con las IPS Públicas y Privadas o Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado.
De conformidad con lo anterior, antes las Entidades Territoriales, las Entidades Responsables del Pago-ERP (EPS-S, EPS y ET) con las IPS Públicas y Privadas o Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, se comprometen a realizar depuración de cartera y determinar los saldos pendientes, previo a la celebración de la audiencia de conciliación ante la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación.
Entidad Responsable del Pago (EPS o EPS-S o ET): _________________________
NIT de la Entidad Responsable del Pago: __________________________________
Entidad Beneficiaria del Pago (IPS o EPS-S): _______________________________
NIT de la Entidad Beneficiaria del Pago: ___________________________________
El Representante Legal, Gerente o responsable de la Entidad Responsable del Pago y el Representante Legal, Gerente o responsable de la IPS o Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, se comprometen a realizar la depuración en un plazo de __ días hábiles contados a partir de la suscripción del presente compromiso.
Entidad Responsable del Pago (EPS o EPS-S o ET) Entidad Beneficiaria del Pago (IPS o EPS)
Firma: _________________________ Firma: _____________________________
Nombre: ________________________ Nombre: ___________________________
C.C.: _________________________ C.C.: ______________________________
Cargo: __________________________ Cargo: _____________________________
E-mail: __________________________ E-mail: _____________________________
